Société du Canal de Provence et d aménagement de la région provençale Initiatives Chantier Optimisation Editique Reprographie Etude v0.8c
Sommaire Rappel L existant Les objectifs Les solutions alternatives
Rappel 3 Dans le cadre de la démarche «Maitrise des FG», une étude est lancée pour optimiser les coûts et les moyens d éditique et de reprographie. Cette étude est pilotée par L. REIG et s appuie sur F. BONNADIER et B. SABATIER (MSMG), G. DALLARD (PCA) et M. LOPEZ (2SI) Ces moyens se répartissent en grandes familles : Une éditique centrale (2SI) Une reprographie centrale (MSMG) Des photocopieurs en libre service (services) Des imprimantes partagées et individuelles (services) Le périmètre de cette étude a concerné dans un premier temps les équipements centraux d éditique et de reprographie des services 2SI et MSMG (établissement du programme du bâtiment B, investissements ou renouvellement de divers matériels des services) Les équipements départementaux (photocopieurs, imprimantes De l eau pour tous, départementales durablement et locales) font l objet d une étude détaillée.
L existant Inventaire des équipements centraux 4 Les équipements centraux d éditique et de reprographie concernés par le périmètre de cette étude sont : Pour le 2SI : Une imprimante XEROX DOCUTECH 128HLC (nécessite hydrométrie contrôlée) Une machine de mise sous pli PITNEY BOWES DI 600 Pour MSMG (réflexion en cours sur optimisation des équipements) : Un copieur noir et blanc Ricoh 907 Pro Un copieur couleur Canon Advance 9060 Un copieur couleur Canon Advance 5030 Un traceur OCE TDS 700 noir et blanc avec plieuse Un traceur OCE Color Wave 650 couleur Une Offset RIOBY 520X (Une photo des équipements est fournie en annexe 1)
L existant Répartition des copies 5 Répartition des copies A4 2014 imprimées par 2SI et MSMG (hors plans et Offset) versus les autres équipements SCP Colonne1 Nombre de copies A4 2SI Editique centrale 377 000 MSMG Reprographie N&B et C. 888 943 SCP Photocop. libre service 747 440 SCP Imprim. Départ. Locales 1 125 500 Total 3 138 883
L existant Evolution annuelle des copies 6 Evolution annuelle du nombre de copies A4 imprimés par 2SI et MSMG (hors plans et Offset) versus les autres équipements SCP. Equipement Nb de copies A4 2012 Nb de copies A4 2013 Nb de copies A4 2014 2014 vs 2013 2014 vs 2012 2SI Editique centrale 704 951 535 000 377 000-30% -47% MSMG Reprographie N&B et C. 910 187 980 000 888 943-9% -2% SCP Photocopieurs en libre service 976 900 974 520 747 440-23% -23% SCP Imprimantes départemantales et locales 1 097 800 1 084 851 1 125 500 4% 3% TOTAL 3 689 838 3 574 371 3 138 883-12% -15%
L existant Répartition des dépenses 7 Total des dépenses 2014 d impression et de reprographie pour les copies A4 imprimées par 2SI (hors mise sous plis) et MSMG (hors plans et offset) versus les autres équipements SCP.
L existant - Conclusion 2SI et MSMG disposent : de compétences spécifiques, d équipements spécifiques, d équipements similaires pour l impression de masse à partir de fichiers d édition au format PDF. Matériel XEROX HLC 128 PITNEY BOWES NX01 RICOH 907 PRO CANON ADVANCE 9060 et 5030 RIOBY 520X OCE TDS 700 OCE WAVE 650 Service 2SI 2SI MSMG MSMG MSMG MSMG Type de matériel Imprima nte N&B Mise sou pli Copieur N&B Equipements similaires Copieur couleur OFFSET 8 Traceur N&B et couleur Une mutualisation de ces équipements d impression de masse peut être envisagée en centralisant les équipements 2SI chez MSMG. Conditions techniques préalables à la mutualisation : 2SI doit optimiser les éditions RECET (supprimer les éditions non utilisées) 2SI doit transformer les éditions RECET papier en PDF pour édition par MSMG ou autre MSMG doit être en capacité d imprimer sans bord pour les éditions avec TIP
Les objectifs 9 Etudier des solutions alternatives permettant d optimiser les coûts internes d impression et de reprographie : Changer le matériel d impression 2SI pour l adapter à la nouvelle volumétrie Réaffecter les travaux entre 2SI et MSMG Poursuivre l optimisation des matériels MSMG (nombre d équipements, contrats de location ) Confier à un prestataire les travaux du 2SI et/ou de MSMG Maintenir dans l attente de GEKO l éditique RECET en respectant les délais d envoi des documents aux clients (recouvrement, interventions sur réseau,.) Valider l hypothèse de suppression de l espace «éditique» dans le bâtiment B rénové
Les solutions alternatives Pré-requis 10 Pour les impressions centrales du 2SI : Destination Format Copies % Client Papier 45 000 11,94% Papier et PDF 126 865 33,65% Total Client 171 865 45,59% SCP Papier 205 135 54,41% Total SCP 205 135 54,41% Total général 377 000 100,00% Dans les 205 135 copies papier pour SCP : o Supprimer les éditions non utilisées (4.000 copies selon enquête utilisateurs) o Transformer en PDF, les copies papier SCP restantes (29.000 copies selon enquête utilisateurs) o Pour le solde des 172.135 copies restantes, une stratégie de réduction est à arrêter. Pour les éditions Clients, regrouper dans un même lot journalier certaines éditions comme les propositions de mensualisation (28.000 copies réparties sur 5 traitements entre Déc. et Jan.) ou les échéanciers de mensualisation (15.000 copies réparties sur 2 traitements en Jan. et Déc.) afin d optimiser leur traitement ou les sous-traiter.
Les solutions alternatives étudiées 11 Solution S1 : Adapter l équipement du 2SI à la production RECET et GEKO Solution S2 : Délocaliser l impression et la mise sous plis des éditions 2SI chez MSMG en mutualisant le matériel : L imprimante XEROX n&b actuelle du 2SI est revendue Une nouvelle imprimante XEROX couleur, moins puissante et moins contraignante, est louée et est installée chez MSMG en remplacement d un copieur RICOH existant Ce nouvel équipement assure les éditions du 2SI et les travaux de reprographie du MSMG : o 2SI prépare les éditions à partir du système central o Les éditions préparées sont envoyées par réseau pour impression chez MSMG Solution S2.1 : MSMG sous-traite en externe l impression, la mise sous plis, l affranchissement et la distribution des éditions RECET à destination des clients Solution S3 : Sous-traiter en externe l ensemble des travaux du 2SI et du MSMG
Solution S1 : Adapter les équipements 2SI Solution : Remplacer l équipement actuel par une location d un nouvel équipement couleur moins performant en vitesse et moins onéreux à l entretien L équipement actuel a une capacité de plus de 1 millions de copies par mois alors que la production mensuelle est de 30.000 copies Solution nécessitant de conserver un espace éditique plus réduit (équipement de 3m de longueur versus 10 m) mais sans prescriptions techniques particulières (hygrométrie.) 12 Equipement Coût annuel de fonctionnement Modèle Caractéristiques DT128HLC 128 ppm N&B + 1 couleur VERSANT 2100 100 ppm principales n&b + quadri color n&b + quadri color Prix d'achat 127 000 77 700 0 98 106 0 Acquisition / Location Achat Achat Location Achat Achat Amortissement annuel (5 0 15 540 0 19 621 0 Loyer location 0 0 18 272 0 22 652 Forfait support 39 347 16 620 16 620 13 716 13 716 Cout page supplémentaire 0 714 714 519 519 Cout consommables spécifiques 1 315 0 0 0 0 Total coût annuel Copies annuelles J75 76 ppm 40 662 32 874 35 606 33 856 36 887 377 000 377 000 377 000 377 000 377 000 Prix de revient de la copie 0,1079 0,0872 0,0944 0,0898 0,0978 Situation actuelle Dépenses 2014
Solution S2 Transfert des équipements 2SI vers MSMG 13 Solution : Le nouvel équipement de la solution S1 est installé chez MSMG en remplacement d un équipement actuel dans le cadre d une optimisation globale des moyens Impacts : Les équipements d impression et de mise sous plis du 2SI sont transférés à MSMG MSMG doit adapter son organisation et ses moyens pour assurer les nouveaux travaux tout en respectant les délais d envoi des documents au client (recouvrement, interventions sur réseau,.) MSMG adapte ses locaux pour accueillir les nouveaux équipements et consommables (papier, enveloppes, machine de mise sous plis, ) Gains : On réduit le nombre d équipements et de fait on réduit les consommables, contrats de support, Le nouvel équipement assure les travaux d impression du 2SI et de reprographie de MSMG : le coût copie est encore moins onéreux. L intégralité du processus, de l impression à la distribution, est assuré par la même équipe.
Solution S2. 1 - Transfert des équipements 2SI vers MSMG et externalisation des éditions RECET Clients 14 Solution : Dans les éditions 2SI transférées à MSMG, les éditions RECET à destination des clients sont externalisées chez un prestataire (édition, mise sous pli et affranchissement) Impacts : Les éditions Clients sous traitées (Factures et Journalières) doivent êtres modifiées pour ajouter le code OMR (lecture optique pour découpage par client et par traitement) et pour transformation en PDF Gain économique : non (surcoût d affranchissement, non utilisation de machines en place)
Solution S2. 1 - Transfert des équipements 2SI vers MSMG et externalisation des éditions Clients 15 Factures RECET 2SI Prestataire Coût de revient impression 2014 en /copie 0,2028 0,0913 Coût de revient mise sous plis 2014 en /pli 0,1484 0,1607 Affranchissement en /pli 0,4970 0,7057 Coût copie 0,8482 0,9577 Copies / an 77 000 77 000 Budget / an 65 311 73 743 Editions journalières RECET / 94.500 copies par an 2SI Prestataire Coût de revient impression + mise sous pli 2014 en /copie 0,3512 0,3400 Affranchissement en /pli 0,4970 0,5600 Coût copie 0,8482 0,9000 Copies / an 94 500 94 500 Budget / an 80 155 85 050 Budget TOTAL 145 466 158 793 Coût de la modification des programmes de mise à page (OMR, PDF) A chiffrer Avantage financier de la solution : Sur la base des éditions actuelles du 2SI, la solution d externalisation n est pas avantageuse et le sera d autant moins que cet équipement 2SI/MSMG assurera les travaux du 2SI et de MSMG
Solution S3 Externalisation complète 16 Solution : Externaliser l ensemble des traitements d éditique et de reprographie du 2SI et de MSMG. Impacts : Toutes les éditions papier du 2SI doivent êtres transformées en PDF pour transmission électronique au prestataire ; Les éditions Clients doivent êtres modifiées pour ajouter le code OMR (lecture optique pour découpage par client et par traitement) Réduction ou fermeture totale de l atelier reprographie selon le degré d externalisation : Maintien d un «service minimum» pour les petits travaux et façonnage? Gestion en direct par les services ou fonction d interface avec le prestataire (commandes, livraisons physiques, paiements )? Gestion du parc de photocopieurs libre-service? Renégociation ou solde des contrats de location des équipements? Vente des matériels dont la SCP est propriétaire? Reclassement des personnels? Probable hausse des coûts surtout pour les travaux de faible importance ou spécifiques (non examiné dans le sous détail)
Conclusion : Propositions 17 Proposition du groupe : Préconisation de la solution S2 Revente de l équipement 2SI existant Location d un nouvel équipement d impression positionné chez MSMG Déplacement de l équipement 2SI de mise sous plis chez MSMG Validation de la préconisation par le CODIR et autorisation de lancement du projet pour mise en œuvre : Planning Organisation Budget RH v 11/2/13 p17
Conclusion : Autres préconisations 18 Optimisation des moyens de reprographie au niveau société : Adaptation du parc de machines centralisées (et renégociation des contrats associés) pour répondre au besoins techniques (dont éditions issues du 2SI) et aux besoins quantitatifs Optimisation de l espace et de la chaine de production : réduction du nombre de machines (en maintenant une sécurité par redondance fonctionnelle), concentration des équipements (de l impression, à la mise sous plis et à l affranchissement) Optimisation en parallèle du parc de copieurs libre-service (avec gain qualitatif) et du parc de traceurs Sensibilisation des collaborateurs SCP à l utilisation des moyens centraux pour les travaux importants afin de réduire les coûts Maintien de l offset (matériel amorti) tant que compétence associée présente (B. Sabatier) puis revente et externalisation des travaux correspondants (entêtes, chimique) Organisation des effectifs en conséquence v 11/2/13 p18
Conclusion : Premières pistes pour les équipements départementaux 19 Chantier Optimisation Editique et reprographie (lot 2, équip. départementaux) : Analyse en cours d une solution logicielle pour gérer les flux d impression Benchmark réalisée chez CG13 pour la solution YSOFT SAFEQ (reporting et gestion des flux d impression) : o 2008 : 6.600 équipements / 50 Millions de copies o 2014 : 800 équipements / 20 Millions de copies Comment : o Réglage des impressions en Recto / Verso o Réglage des impressions en Noir et Blanc o Rétention des impressions : Il fait s identifier sur l équipement pour imprimer l édition o Besoin d une autorisation spécifique pour les autres types d impression o Suppression des éditions non récupérées sous 48 heures o v 11/2/13 p19
20 ANNEXES v 11/2/13 p20
Annexe 1 : L existant Fonctionnalités et usages des équipements 21 Matériel nnexxxhlc 128 PITNEY BOWES NX01 RICOH 907 PRO CANON ADVANCE 9060 CANON ADVANCE 5030 RIOBY 520X OCE TDS 700 OCE WAVE 650 Service 2SI 2SI MSMG MSMG MSMG MSMG Type de matériel Imprimante N&B Mise sou pli Copieur N&B Copieur couleur Copieur couleur OFFSET Traceur N&B Traceur couleur Fonctionnalités standard Impression laser, sans bord, recto verso, monochrome + bleu Mise sous pli de documents A4 et <A4 Impression laser recto verso noir et blanc Impression laser recto verso couleur Impression de qualité (imprimerie) sur différents supports Imprimante grand format (A0) N&B Imprimante grand format N&B et couleur Fonctionnalités non supportées Impression couleur Documents > A4 Impression sans bord Impression sans bord NA NA Caractéristiques spécifiques Impression sans bord (facture eau avec TIP, ) 3 entrées A4 et 1 entrée et Impression sur fond de encart page prédéfini 90 % des documents sont façonnés (agrafe, reluire simple, reluire avec chemise à élastique, chemises Clartex, ) Documents A4 et A3 à base autocopie de plusieurs feuillets, chemises de classement et docs de travail Les posters de Comm sont souvent contre-coller sur du carton, ou plastifiés ou collés sur du PVC. Utilisation SCP Editions RECET avec fonds de page avec ou sans préimprimés, de documents bureautiques sur papier à entête ou papier blanc (Annexe 2) Mise sous pli des courriers clients RECET, documents de comm (SMSE, Inf eau) Editions N&B et couleur et façonnage (90%) de documents : marchés, DCE, appels d'offres, notes internes, rapports internes et pour l'étranger, plaquettes de comm et autres, documents de travail Impression des Entêtes SCP pour 2SI (rappels, courriers, ), divers documents pour De l eau pour tous, SCP, durablement Editions N&B et couleur de plans pour les DCE et Marchés, pour les appels d offres, pour les rapports et notes diverses, plans de travail, posters de comm (foires et manifestations)
Annexe 1 : L existant Localisation des équipements et état général 22 Matériel XEROX HLC 128 PITNEY BOWES NX01 RICOH 907 PRO CANON ADVANCE 9060 et 5030 RIOBY 520X OCE TDS 700 OCE WAVE 650 Service 2SI 2SI MSMG MSMG MSMG MSMG Type de matériel Imprimante N&B Mise sou pli Copieur N&B Copieur couleur Copieur couleur Localisation Bâtiment B 1 étage Conditions spécifiques d utilisation Surface utilisée par le matériel Surface utilisée par les fournitures Hydrométrie et température de l air Etat général Achat 2008 5 ans Moyen (1) Support => 2018 Bâtiment B RdC Température de l air Marbrerie 2 étage Température de l air Marbrerie 2 étage Température de l air OFFSET Marbrerie 2 étage Température de l air 16 m2 10 m2 30 m² 60 m² (machines, annexes + labo) Papier + Consommables + Préimprimés + Enveloppes = 34 m2 Achat 2006 7 ans Bon Location 5 ans (06/12-08/16) 35 m² au total pour toutes les fournitures Location 5 ans (08/11 09/15) Achat Amortissement 5 ans 2008 Traceur N&B Traceur couleur Marbrerie 2 étage Température de l air 40 m² Achat TDS700 2008 Location 650 color wave 5 ans 2013 à 2018 Adéquation au besoin Surdimensionné Bon Evolution vers 2 machines multifonctions couleur n/b (Economie mais surtout sécurité) (1) En 2014, 10 interventions sur site du support XEROX et 75 hrs d arrêt, 84 hrs en 2013 et 41 hrs en 2012
Annexe 1 : L existant Production des équipements 23 Matériel XEROX HLC 128 PITNEY BOWES NX01 RICOH 907 PRO CANON ADVANCE 9060 et 5030 RIOBY 520X OCE TDS 700 OCE WAVE 650 Service 2SI 2SI MSMG MSMG MSMG MSMG Type de matériel Imprimante N&B Mise sou pli Copieur N&B Copieur couleur Copieur couleur OFFSET Traceur N&B Traceur couleur Performance 128 ppm Recto Verso 1,5 Million de copie / mois 3600 4000 cycles à l heure 90 ppm 60 ppm 30 ppm Volumétrie 2014 377.000 copies 146.006 plis 888.943 copies Dont 560.563 couleur et 328.380 n/b 232.000 impressions 8000 m² 2014 vs 2013 / 2012-30% / -47% 4% / 1% -9% / -2% -14% / -10% 7% / -19% Fait marquant Arrêt complet de la production DEPEN et de certaines éditions RECET (Promotion UV, Canal info) Copies couleur +22% Copies n/b -37% Activité en baisse et en augmentation dans les services
Annexe 1 : L existant Coûts de fonctionnement 24 Matériel XEROX HLC 128 PITNEY BOWES NX01 RICOH 907 PRO CANON ADVANCE 9060 et 5030 RIOBY 520X OCE TDS 700 OCE WAVE 650 Service 2SI 2SI MSMG MSMG MSMG MSMG Type de matériel Imprimante N&B Mise sou pli Copieur N&B Valeur d achat HT Type d acquisition Date d acquisition Amortissement 127 K Achat 2008 2008-2012 15 K Achat 2006 2006-2008 Copieur couleur OFFSET Traceur N&B et couleur Location Location Location Location Volumétrie 2014 377.000 copies 146.006 plis 888.943 copies 232.000 copies 8;000 m2 ETP 2014 sur base 1600 Hrs Emploi Echelle 0,44 TESM M1 0,20 TESM M3 2,2 ETP sur l ensemble de l activité repro + gestion de l atelier et du parc machine Coût de revient impression 2014 (hors amortissement achat matériel) 0,2028 /copie Consommable (encre + papier) Support logiciel et matériel 0,0405 /copie 0,1044 /copie Tout compris hors ETP ETP Coût de revient mise sous plis 2014 (hors amortissement achat matériel) Consommable 0,1449 /copie 0,092 /copie 0,053 /c. N&B 0,110 /c. Coul 0,0579 /copie 0,1484 /pli 0,0425 /pli Support matériel ETP 0,0132 /pli 0,0927 /pli
Annexe 1 : L existant Activités comparées du 2SI et MSMG Fonctionnalités 2SI MSMG Activité principale Impression et mise sous plis de documents programmés issus du SI (RECET / AX) avec une organisation spécifique Reprographie et façonnage à la demande de documents (papier ou informatique) pour les services, pour l extérieur ou pour la communication Réalisation de pré-imprimés Non, achats externes ou MSMG Oui, fait sur site Réalisation de fonds de page pour intégrer les données du SI Oui, avec VIPP qui est connecté à RECET Impression monochrome / couleur Oui / Non Oui / Oui Reprographie de documents Non Oui Façonnage de documents Non Oui De l agrafage basique à des reliures plus élaborées. Mise sous pli de documents Oui et Prestataire DOCAPOSTE pour les gros volumes ou formats spécifiques Affranchissements des plis Confié à MSMG Oui Non Non 25 Organisation spécifique des ETP Service quotidien de préparation des éditions de 7h00 à 9h30 pour remise aux services Une équipe de 3 personnes (1 matin, 1 soir et 1 secours pour le matin ou le soir) Non
Annexe 2 Les équipements Imprimante XEROX DOCUTECH 128 HLC Mise sous pli PITNEY BOWES DI 600 Copieur noir et blanc RICOH 907 Pro Copieur couleur Canon Advance 9060 et 5030 Traceur OCE TDS 700 noir et blanc avec plieuse et OCE Color Wave 650 couleur Une Offset RIOBY 520X
Annexe 3 Les éditions RECET 2014 réalisés par 2SI Destination Format Travaux Copies % Client Papier Canal Info Annuel 0 0,00% Echéancier de facturation 17 000 4,51% Promotions UV 0 0,00% Proposition de mensualisation 28 000 7,43% Total Papier 45 000 11,94% Papier et PDFEditions journalières 39 819 10,56% Facture acompte EA 28 047 7,44% Facture définitive EA 44 953 11,92% Facture EIEU 4 322 1,15% Rappel AR 2 400 0,64% Rappel simple 7 324 1,94% Total Papier et PDF 126 865 33,65% Total Client 171 865 45,59% SCP Papier Divers éditions 76 162 20,20% Editions journalières 114 185 30,29% Etat des consommations 8 988 2,38% Justifications clients (CLIP40) 1 600 0,42% Test editions Etudes 4 200 1,11% Total Papier 205 135 54,41% Total SCP 205 135 54,41% Total général 377 000 100,00% Externalisable Facturation 77 322 Editions journalières 94 543 v 11/2/13 p27
Annexe 4 Exemples d édition RECET Edition sans fond de page et sans pré-imprimé (Remises SMC) Edition avec fond de page et pré-imprimé (facture eau) Les données fournies par l application Le tableau issu du fond de page VIPP Le RIB fourni par le pré-imprimé Edition prête à l emploi (intervention sur réseau) L application fournie l édition prête à l emploi dans un fichier PDF
Annexe 5 Production des éditions RECET Type d édition Edition simple sans préimprimé et sans fond de page (Mvts SMC) Application SI RECET Fond de page VIPP Pas de fond de page Codage du fichier d édition Routage de l édition CENTRAL LOCAL GED Edition centrale XEROX Stockage en GED Mise sous plis Destinataire Format Service SF Papier Edition avec préimprimé et avec fond de page (Facture Eau) RECET Ajout fond de page Codage fichier d édition CENTRAL LOCAL GED Client Papier Site Web SCP PDF Edition formatée (Interv. réseau) LAREDO Client Papier Site Web SCP PDF
Annexe 6 Utilisation des copieurs en libre service