Vérification de la santé et de la sécurité au travail (SST)

Conseil national de recherches du Canada Vérification de la santé et de la sécurité au travail (SST) Vérification interne, CNRC SEPTEMBRE 2010

1.0 Sommaire et conclusion Contexte Ce rapport présente les résultats de la vérification de la santé et de la sécurité au travail au Conseil national de recherches du Canada (CNRC). La décision de mener cette vérification a été approuvée par le président, à la suite de la recommandation formulée par le Comité de la vérification, de l'évaluation et de la gestion des risques 1, le 19 mars 2008, dans le cadre du Plan de vérification interne axé sur les risques du CNRC pour 2008-2009 à 2010-2011. La vérification a porté sur les pratiques de gestion en SST au niveau de l'administration centrale et dans un échantillon de six instituts, direction et programmes (IDP) pour la période d avril 2006 à août 2009. Des renseignements supplémentaires ont été rassemblés entre août 2009 et mars 2010 afin de valider les résultats de la vérification et déterminer les progrès réalisés par la direction pour donner suite à ces résultats. Le CNRC doit observer la législation fédérale en matière de SST, y compris le Code canadien du travail Partie II (CCT Partie II) et ses règlements d application. Le Conseil du Trésor a aussi mis en place une Politique sur la sécurité et la santé au travail ainsi qu une Directive sur la santé et la sécurité au travail 2. Bien que le CNRC ne soit pas obligé d observer la Politique sur la SST du Conseil du Trésor, compte tenu de son statut d établissement public dans l'annexe II de la Loi sur la gestion financière, il a choisi de faire partie du Conseil national mixte de la Fonction publique du Canada, et il est donc tenu, aux termes des conventions collectives, de suivre la Directive sur la SST du Conseil du Trésor ainsi que la Directive sur la 1 En janvier 2009, ce Comité du Conseil a été remplacé par le Comité de vérification ministérielle, lorsque le Conseil du Trésor en a nommé les membres. 2 Depuis le 31 mai 2010, le Conseil national mixte héberge la Directive sur la SST du Conseil du Trésor, qui a été élaborée par des agents négociateurs participants et des employeurs de la fonction publique. Le document n a pas changé et continue de s appliquer comme auparavant. Septembre 2010 3

santé et la sécurité au travail du Conseil national mixte. Tout comme le CCT Partie II et ses règlements d application, la directive du Conseil du Trésor se veut une norme minimale qui doit être complétée par les politiques et les procédures sur la santé et la sécurité au travail de l'employeur. Objectif, portée et méthode de la vérification L'objectif global de cette vérification est de fournir l'assurance que le cadre de contrôle de la gestion employé par le CNRC est adéquat et efficace et que le CNRC se conforme aux lois et aux règlements sur la SST, y compris au CCT Partie II, ainsi qu aux politiques et aux lignes directrices sur la SST du Conseil du Trésor et du CNRC. Étant donné la nature très technique de l exercice, l'équipe de vérification du CNRC a fait appel aux services externes de spécialistes de la SST qualifiés et d une firme de vérification pour l'appuyer dans ses travaux de vérification. La vérification a porté sur des éléments clés du cadre de contrôle de la gestion de la SST du CNRC et a centré son attention sur les pratiques de gestion en SST appliquées dans un échantillon de six IDP. Les vérificateurs n ont pas cherché à obtenir l'assurance que les employés travaillaient constamment de manière sécuritaire et que les lieux de travail étaient libres de risque excessif; ils ont cependant fait des observations ponctuelles des lieux de travail et des pratiques de travail dans les IDP choisis aux fins de l'examen. La vérification a été menée à l'aide d une série de critères de vérification détaillés qui visaient à répondre à l'objectif de la vérification relativement auquel nous avons tiré nos observations, nos évaluations et nos conclusions. Avant de définir les critères de vérification de manière définitive, nous les avons évalués sur le plan de leur importance et du risque le plus élevé. Ces critères de vérification ont été formulés à partir des exigences du CCT Partie II et de ses règlements d application, de la Politique sur la SST du Conseil du Trésor et des exigences énoncées dans la norme Z1000 de l'association canadienne de normalisation (CSA). Septembre 2010 4

Opinion du vérificateur et conclusion Sous réserve des restrictions des échantillons utilisés et des procédures de vérification appliquées, nous concluons que, pour la période visée par notre vérification, le cadre de contrôle de la gestion en SST du CNRC doit être amélioré 3 afin de répondre aux besoins complexes en SST du Conseil national de recherches. Pour ce faire, il faut : mettre à jour les politiques et les programmes en SST afin qu ils répondent aux exigences législatives et qu ils répartissent correctement les responsabilités entre les superviseurs, la direction, le Groupe de SST du CNRC et les Comités locaux de santé et sécurité au travail (CSST); obtenir les services d un plus grand nombre de spécialistes de la SST au niveau des IDP afin de réduire la dépendance au CSST; élaborer et mettre en œuvre un plus grand nombre de programmes de prévention des risques au niveau des IDP; répondre aux besoins de formation en SST, notamment en ce qui concerne l'évaluation des employés, l'établissement du calendrier des cours de formation, l uniformité des cours offerts et la formation obligatoire pour certains groupes d employés; élaborer des outils qui permettraient au CSST de fonctionner plus efficacement, et établir des mesures de performance afin que la haute direction puisse évaluer plus efficacement la performance du CNRC en matière de SST. Pendant et après la vérification, nous avons pris note des mesures prises par la direction pour combler de manière proactive nombre des lacunes importantes du cadre de contrôle de la gestion en SST. Au moment où les inspections sur place ont été menées, nous avons constaté que les installations et l'équipement dans les lieux de travail examinés ainsi que les pratiques de travail des employés du CNRC étaient généralement sécuritaires et conformes aux règlements applicables, aux exigences du Conseil du Trésor et du CNRC en matière de santé et sécurité. Nous croyons que les fortes mesures de 3 Voir l'annexe pour la liste des évaluations globales possibles. Septembre 2010 5

sécurité mises en place pour les travailleurs et les lieux de travail sont très probablement attribuables aux employés du CNRC, qui pour la plupart possédaient à leur arrivée au CNRC des diplômes universitaires avancés dans leur discipline, des habitudes bien ancrées de sécurité et une connaissance adéquate des aspects de santé et de sécurité de leur travail. Bien que le CNRC ait une politique globale en santé et sécurité qui définit les rôles et les responsabilités en général, ainsi qu une série de programmes sur les risques particuliers en SST, le cadre de contrôle de la gestion en SST est surtout décentralisé, et un nombre limité de rapports et de mesures de la performance sont présentés à la haute direction. Le Groupe de SST du CNRC offre des conseils et des services précieux en matière de SST aux IDP, mais il n a pas le mandat nécessaire pour appuyer et surveiller l'élaboration et la mise en œuvre d un cadre de contrôle de surveillance complet de la gestion de la SST dans tout le CNRC. Notre vérification a révélé que de nombreuses pratiques de gestion traditionnelles n étaient pas entièrement appliquées à la gestion de la SST. C est le cas des pratiques suivantes : évaluation des besoins, établissement des objectifs, planification officialisée en vue d atteindre les objectifs, affectation des ressources conformément aux plans et aux stratégies, mise en œuvre, mesure et évaluation stratégique de la performance, et examen global des programmes. Au moment de notre vérification, la plupart des IDP dépendaient largement des membres volontaires des comités de santé et sécurité au travail (CSST) pour exercer les fonctions de leadership et de contrôle qui devraient normalement être exercés par les gestionnaires ou leurs représentants. Un des six IDP compris dans la vérification a mis en œuvre un cadre de contrôle de la gestion solide de la SST qui possède une capacité permanente suffisante pour assurer une mise en application soutenue et efficace. Au moment de notre vérification, les cinq autres IDP avaient surtout des systèmes de gestion informels Septembre 2010 6

de la SST, sans ressource attitrée à la SST. Nous avons constaté que ces cinq IDP avaient des bas niveaux de conformité aux exigences de SST sur le plan de la conservation des documents, de l'exécution d évaluations des risques, de la formation en SST, de l'inspection et de la vérification des pratiques. Bien que nous ne portions pas de jugement sur la qualité de la réponse de la direction à cette préoccupation, nous avons noté que, suite à notre travail sur le terrain, des conseillers à plein temps ou à temps partiel avaient été affectés à la SST dans quatre des cinq IDP où la question était préoccupante. Au moment des inspections, dans tous les lieux de travail des six IDP inspectés, les pratiques de travail des employés et les conditions de santé et de sécurité des installations et de l'équipement étaient généralement conformes aux exigences des lois et des politiques. Lorsque des problèmes ont été observés, quelques-uns étaient graves et nécessitaient l'attention de la direction, mais la plupart étaient mineurs. Tous ces problèmes graves auraient pu être repérés de manière proactive si des personnes qualifiées dans le domaine de la sécurité avaient participé à la réalisation d inspections commandées par la direction. Pendant et après notre travail de vérification sur le terrain, la direction de tous les IDP examinés a donné suite de manière proactive à la plupart des problèmes graves, quelques-uns seulement restant en suspens en raison du délai plus long qui serait raisonnablement nécessaire pour les régler. Septembre 2010 7

Recommandations (toutes sont classées comme priorité ÉLEVÉE) 1. La politique globale du CNRC en matière de SST ainsi que les politiques et les programmes connexes devraient être mis à jour pour assurer la conformité aux exigences législatives et la répartition appropriée des responsabilités entre les superviseurs, les gestionnaires et les spécialistes locaux de la SST, le Groupe de SST du CNRC et les Comités locaux de santé et sécurité au travail (CSST). Lors de cette mise à jour, on veillera à : a) modifier la clause dans la politique sur la SST du CNRC qui permet aux directeurs généraux des IDP de déléguer des responsabilités en SST à leurs membres du CSST (6.1.4.6.a); b) définir clairement la responsabilité en matière de surveillance et d'application au niveau corporatif et; c) définir les rôles et les responsabilités du Groupe de SST du CNRC, y compris les rôles et responsabilités en ce qui concerne les conseils à offrir aux IDP sur leurs programmes de SST et la surveillance de ces programmes, la mise en application de la politique de SST du CNRC et la communication des renseignements complets sur la performance à la haute direction et au Comité national sur la santé et la sécurité au travail (CNSST). Réponse de la direction du CNRC Le CNRC accepte cette recommandation. Le comité permanent du Comité de la haute direction (CHD) supervisera un groupe de travail qui sera chargé d ébaucher la politique recommandée, y compris les exigences en matière de formation, d ici octobre 2010, à des fins d approbation par le CHD en novembre 2010. 2. Les IDP devraient retenir, de manière exclusive ou en partenariat avec d autres IDP, les services de spécialistes de la SST qui les aideraient à assumer leurs responsabilités en matière de SST et à réduire leur dépendance à l'égard des Septembre 2010 8

membres des CSST. Le niveau d effort consacré à la SST par chaque IDP devrait être proportionnel au profil de risque professionnel. Réponse de la direction du CNRC Le CNRC accepte cette recommandation. Une analyse sera menée et un plan de dotation sera recommandé. Des spécialistes de la SST seront affectés à chaque IDP d ici mars 2011. 3. Chaque IDP devrait élaborer et mettre en œuvre un programme de prévention des risques (Partie 19 du Règlement canadien sur la santé et la sécurité au travail), afin de s assurer que des processus adéquats d évaluation des risques sont en place pour éclairer la planification des programmes de SST et la mise en œuvre des mesures de prévention et de protection. Le Groupe de SST du CNRC devrait revoir le plan et le calendrier de mise en œuvre de chaque IDP, faire le suivi des progrès réalisés par chaque IDP relativement au plan et faire rapport sur la mise en œuvre du plan au Comité de la haute direction et au Comité national sur la santé et la sécurité au travail (CNSST). Réponse de la direction du CNRC Le CNRC accepte cette recommandation. Le Groupe de SST du CNRC collaborera avec les IDP afin d élaborer des plans d action individuels pour les programmes de prévention des risques et d ergonomie interne. Ainsi : La lettre d appel aux IDP pour entreprendre la planification du programme et nommer un administrateur de programme était terminée en février 2010; L'article pour Zone intranet servant à annoncer le programme était terminé en juillet 2010; La formation à l'intention des administrateurs de programme était terminée en août 2010; Septembre 2010 9

La formation en ligne pourra être suivie par tous les employés du CNRC d ici septembre 2010; Les versions préliminaires des plans doivent être reçues par le Groupe de SST du CNRC d ici mars 2011; Les versions préliminaires des plans et des programmes examinés par le Groupe de SST du CNRC en consultation avec les IDP doivent être terminées d ici juin 2011; Les plans et les programmes doivent être parachevés et mis en œuvre d ici septembre 2011; Les programmes de prévention des risques sont surveillés de manière continue (les rapports annuels doivent être présentés au CNSST et au CHD d ici décembre 2011). 4. Les évaluations des besoins en formation en SST devraient être terminées en temps opportun pour que tous les employés et les travailleurs invités 4 puissent déterminer leurs besoins particuliers en formation sur la santé et la sécurité dans leur lieu de travail et leur emploi particulier. Le programme et les cours de formation en SST du CNRC et des IDP devraient être améliorés pour que la formation soit accessible sans délai aux travailleurs et que la formation sur des questions générales de SST soit normalisée et offerte uniformément dans tout le CNRC. Pour faire l'analyse permettant de déterminer si les employés ont suivi la formation requise, les cours suivis devraient être consignés au niveau des IDP pour chaque employé et surveillés par le Groupe de SST du CNRC. Réponse de la direction du CNRC Le CNRC accepte cette recommandation. Le Comité de la haute direction a approuvé en principe le financement d un système de formation en ligne et 4 Les travailleurs invités travaillent dans les immeubles du CNRC mais ne sont pas des employés du CNRC. Septembre 2010 10

d une série de cours qui seront offerts à tous les IDP. D ici à ce que l'outil de formation en ligne soit prêt, le Groupe de SST du CNRC aide les IDP à terminer la formation obligatoire en SST dans le cadre du programme d orientation des IDP offert à tous les employés et visiteurs. Les superviseurs feront les évaluations des besoins en formation de chaque employé et les directeurs généraux approuveront les plans de formation d ici juin 2011. Une fois que l'approbation sera accordée au financement de l'outil de formation en ligne : L équipe du projet du système de formation (EPSF) en SST sera nommée d ici octobre 2011; Le contrat sera accordé (après la période de la demande de propositions) d ici juin 2011; La formation de base sera terminée de 12 à 18 mois après l'achat du logiciel, et la formation spécialisée sera terminée de 18 à 30 mois après l'achat du logiciel. 5. Le CNRC devrait imposer une formation à tous les membres du CCST, aux directeurs généraux ainsi qu aux spécialistes de la SST des IDP afin de s assurer qu ils ont une connaissance adéquate et uniforme de leurs tâches, de leurs responsabilités et de leurs obligations. Le Groupe de SST du CNRC devrait fournir aux CSST un ensemble d outils qui les aideraient à remplir systématiquement leurs fonctions et qui devraient comprendre, par exemple, des agendas couvrant tous les sujets que le CSST doit examiner pendant le courant de l'année, des listes de contrôle pour des inspections, des formulaires de suivi des inspections ainsi qu un formulaire pour faire la consignation et le suivi des problèmes et des plaintes soumises au CSST par les employés. Septembre 2010 11

Réponse de la direction du CNRC Le CNRC accepte cette recommandation. Des exigences de formation obligatoire seront incluses dans la politique révisée (voir le Plan d action de la direction pour la recommandation n o 1) d ici octobre 2010. Le Groupe de SST s affaire présentement à élaborer des outils pour les comités de SST et les DG afin de les aider à accomplir leurs tâches. Il s agira d outils en ligne ainsi que de cours d enseignement traditionnel qui seront mis en place d ici mars 2011. Le CNSST offrira également des conseils et de l'aide. Les conseillers de SST des IDP seront visés par ces mesures. 6. Des mesures de la performance en SST du CNRC devraient être établies, et des cibles devraient être fixées pour chaque IDP. Les mesures de la performance devraient comprendre des indices de conformité à la réglementation en SST, des indices de mise en œuvre du programme de SST du CNRC ainsi que des mesures des activités du CSST. Les IDP devraient recueillir des renseignements, les tenir à jour, les analyser et les fournir à la direction des IDP et au Groupe de SST du CNRC aux fins de la surveillance. Le Groupe de SST du CNRC devrait préparer à l'intention de la haute direction du CNRC un rapport de la performance en SST qui comprendrait les mesures recommandées. Réponse de la direction du CNRC Le CNRC accepte cette recommandation. Le comité permanent du Comité de la haute direction déterminera des mesures de la performance appropriées d ici décembre 2010. Les mesures de la performance seront communiquées au Comité de la haute direction chaque année à compter de décembre 2011. À court terme, le Groupe de SST du CNRC effectuera des vérifications de la SST, en fonction des risques, au niveau des IDP. Septembre 2010 12

Énoncé d assurance En me fondant sur mon jugement professionnel à titre de dirigeante principale de la vérification, des procédures de vérification appropriées et suffisantes ont été suivies et assez d éléments probants ont été recueillis pour étayer l'exactitude des conclusions présentées ici. Ces conclusions reposent sur une comparaison des situations telles qu elles existaient alors, aux critères de vérification. Les éléments probants ont été recueillis conformément à la politique, aux directives et aux normes de vérification interne du Conseil du Trésor, et les procédures utilisées respectent les normes professionnelles de l'institut des vérificateurs internes 5. Jayne Hinchliff-Milne, CMA, Dirigeant principal de la vérification Membre de l'équipe de vérification du CNRC 6 Jean Paradis, Gestionnaire de la vérification, CA, CIA 5 Bien que la vérification ait été menée conformément aux normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne, la vérification interne du CNRC n a pas encore entrepris une évaluation externe quinquennale telle que requis. 6 L'équipe de vérification du CNRC a obtenu l'appui d une équipe de vérificateurs expérimentés d Orbis Risk Consulting et d experts en SST de Resource Environmental Associates, qui l ont aidé à effectuer la vérification. Septembre 2010 13

Annexe : Évaluations globales possibles Attention de la direction requise : Il y a des problèmes importants qui requièrent l'attention de la direction. Besoin d amélioration requis : Certains aspects des pratiques ou des processus sont conformes aux lois et aux règlements sur la SST ainsi qu aux politiques et aux directives du gouvernement du Canada et du CNRC concernant la santé et la sécurité au travail, mais il y a de nombreuses lacunes. Adéquat : La plupart des aspects des pratiques ou des processus sont conformes aux lois et aux règlements sur la SST ainsi qu aux politiques et aux directives du gouvernement du Canada et du CNRC concernant la santé et la sécurité au travail, mais il y a des possibilités d amélioration. Élevé : Tous les aspects des pratiques ou des processus sont conformes aux lois et aux règlements sur la SST ainsi qu aux politiques et aux directives du gouvernement du Canada et du CNRC concernant la santé et la sécurité au travail. Aucun besoin d amélioration n a été relevé. Septembre 2010 14