Note relative à la réglementation des stages. Juin 2015

Direction de la Formation, de la Vie étudiante et de l Insertion professionnelle Service Central de Gestion des Etudiants Note relative à la réglementation des stages Juin 2015 La présente note, organisée par thématique, est destinée à être utilisée par l ensemble des personnels de l établissement ayant un lien avec les stages, de l organisation à la mise en paiement de la gratification. Elle a un double objectif : - Présenter un état des lieux le plus clair et lisible possible de la réglementation actuelle - Définir la politique de l établissement en tant qu établissement d enseignement et organisme d accueil Le guide des stages étudiants 2015 (consultable sur l intranet Vie des formations/gestion des étudiants/stages) viendra compléter utilement cette note. Attention! Les éléments de cette note concernent exclusivement les étudiants inscrits en formation initiale. Les périodes en milieu professionnel inscrites dans le cadre d un contrat de professionnalisation ou d apprentissage relèvent de la législation propre à ces dispositifs (régime spécifique droit du travail). Textes de référence - Loi n 2013-660 du 22 juillet 2013 relative à l'enseignement supérieur et à la recherche - Loi n 2014-788 du 10 juillet 2014 tendant au développement, à l encadrement des stages et à l amélioration du statut des stagiaires - Décret n 2014-1420 du 27 novembre 2014 relatif à l encadrement des périodes de formation en milieu professionnel et des stages - Code de l éducation : o Partie législative : articles L. 124-1 à L. 124-20 o Partie réglementaire : articles D. 124-1 à D. 124-9 Définition - Le stage est défini comme suit (art. L. 124-1 Code de l Education) : Il s agit de «périodes temporaires de mise en situation en milieu professionnel au cours desquelles l'élève ou l'étudiant acquiert des compétences professionnelles et met en œuvre les acquis de sa formation en vue d'obtenir un diplôme ou une certification et de favoriser son insertion professionnelle». - Le stage est intégré dans un cursus comprenant un volume pédagogique horaire de 200h minimum en présence des étudiants par année d enseignement (art. D124-2 du code de l éducation). 1

Les diplômes d université (DU) qui intègrent un stage dans leur maquette doivent comporter le volume minimum de 200 heures d'enseignement, comme pour les diplômes nationaux. - Le stage fait l'objet d'une restitution de la part du stagiaire donnant lieu à évaluation de la part de l'établissement et à attribution de crédits européens, le cas échéant (art. D. 124-1 code de l éducation) Recherche de stage - L établissement a l obligation d appuyer et d accompagner des étudiants dans leur recherche de stage correspondant à leur cursus et à leurs aspirations et de favoriser un égal accès des étudiants aux stages (art. L124-2 du code de l éducation). A l UJF, la CELAIO est en charge de cette mission. Les offres de stage sont intégrées toute l année dans l application P Stage. La liste des organismes accueillant des stagiaires UJF est également consultable sur cet outil. Convention - La convention de stage devra être signée par l établissement d enseignement, l organisme d accueil, le stagiaire, l enseignant référent et le tuteur de stage (art. D124-4 du code de l éducation). - La convention de stage comporte des mentions obligatoires, elle est élaborée en référence à une convention-type définie par le ministère (cf. arrêté ministériel du 29 décembre 2014 publié au JORF n 0034 du 10 février 2015) - Obligation de faire figurer dans la convention les compétences à acquérir lors du stage (art. L124-2 du code de l éducation). La définition et l affichage des compétences sont à définir par l établissement d enseignement. A l UJF, une extraction de la fiche RNCP sera mise à disposition des équipes pédagogiques pour décliner les compétences spécifiques au stage dès la rentrée 2015/16. Déroulement - Pas de stage pour exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent, pour faire face à un accroissement temporaire d activité de l organisme d accueil, pour occuper un emploi saisonnier ou remplacer un salarié ou agent en cas d absence ou de suspension de son contrat de travail (art. L124-7 du code de l éducation) - Délai de carence entre deux conventions de stage fixé au tiers de la durée du stage précédent pour occuper un poste similaire (art. L124-11 du code de l éducation). Ce délai de carence n est plus obligatoire si le premier stagiaire a rompu son stage avant le terme prévu dans sa convention de stage de sa propre initiative. 2

Suivi du stagiaire - Deux tuteurs sont obligatoires : Durée 1- un enseignant référent au sein de l établissement d enseignement : o il devra suivre à plusieurs reprises l'étudiant en stage (art. L124-1 Code Education). Ce suivi devra être défini et validé par l établissement d enseignement o il pourra encadrer au maximum 16 stagiaires (art. D124-3 Code Education) o il pourra proposer une redéfinition des missions du stagiaire en lien avec l organisme d accueil le cas échéant ; 2- un tuteur de stage au sein de l organisme d'accueil (art. L124-9 Code Education) : o il sera chargé de l'accueil et de l'accompagnement du stagiaire o il est garant au sein de l organisme d accueil du respect des stipulations pédagogiques de la convention prévues au 2 de l'article L. 124-2. o il ne pourra avoir plus d'un certain nombre de stagiaires à suivre simultanément (nombre fixé par un décret en Conseil d'etat à venir). - Durée du stage limitée à 6 mois dans le même organisme d accueil par année d enseignement (art. L124-5 du code de l éducation). A titre indicatif pour déterminer si le stage n excède pas une durée de 6 mois : 1 mois = 154 h, 6 mois = 132 jours = 924 h. - La durée maximale de 6 mois concerne uniquement les stages effectués dans le même organisme d accueil. Il est donc possible d effectuer plusieurs stages dans différents organismes d accueil dont la durée cumulée serait supérieure à 6 mois. Cependant, cela doit être compatible avec l organisation du cursus de formation. Exemple : dans le cas d une rupture du stage pour raisons pédagogiques (le stage proposé ne correspond pas aux attentes et la convention est dénoncée d un commun accord entre étudiant, organisme d accueil et établissement d enseignement), l étudiant peut refaire un stage dans un autre organisme d accueil, pour une durée de 6 mois sous réserve de validation par l équipe pédagogique. - La durée du stage, qu il soit effectué de façon continue ou de façon discontinue, est calculée en fonction de la présence effective de l'étudiant (art. L124-18 du code de l éducation) - Application des règles de l organisme pour ce qui concerne la durée de présence, le travail de nuit, le repos (art. L124-14 du code de l éducation) - Harmonisation du calcul de la durée du stage sur la base de 7 heures de présence effective correspondant à un jour de stage et 22 jours de présence effective correspondant à un mois de stage (art. D124-6 du code de l éducation) - Obligation de décompte des durées de présence du stagiaire (art. L124-14 du code de l éducation). L organisme d accueil devra établir un planning précis du temps de présence du stagiaire. A l UJF, un document type de synthèse du décompte est mis à disposition (voir Annexes 1 et 2 de cette note). 3

Sont considérés comme des jours de présence effective du stagiaire et pris en compte pour le calcul de la durée du stage (art. L124-13 du code de l éducation) : - Les congés / autorisations d absence légaux : grossesse, paternité ou adoption - Les congés et autorisations d absence définis à l avance et inscrits sur la convention de stage (exemple : journée prévue par l établissement pour regrouper les stagiaires ou pour une action pédagogique que le stagiaire a l obligation de suivre). En outre, pour les stages dont la durée est supérieure à 2 mois, la convention doit prévoir des possibilités de congés et d autorisations d absence dans la limite de 2,5 jours par mois. En revanche, ces jours de congés ou autorisations d absence ne sont pas pris en compte dans le calcul de la gratification. - Obligation de délivrer une attestation de fin de stage mentionnant la durée effective totale du stage ainsi que le montant de la gratification le cas échéant (art. D124-9 du code de l éducation). A l UJF, L attestation figure en annexe du modèle de convention de stage 2015/2016 et sera disponible sur Pstage à la rentrée 2015. Gratification - La gratification est obligatoire dès lors que la durée du stage est supérieure à deux mois pour tous les établissements d accueil (art. L124-6 du code de l éducation) y compris les Etablissements Publics de Santé et les collectivités territoriales - Tout organisme d accueil peut décider de verser une gratification pour une durée de stage inférieure ou égale à deux mois (art. L124-6 alinéa 1, art. D.124-8 du code de l éducation). A l UJF, il a été décidé de ne pas accorder de gratification pour les stages de moins de 2 mois à l exception du dispositif Stages d Excellence. - L obligation de gratification est déclenchée à compter du 45 ème jour, soit la 309 ème heure, pour tous les organismes d accueil. - Elle est calculée à l heure de présence effective de l étudiant (art. D 124-6 du code de l éducation). Elle n est donc pas forfaitaire. Elle est versée mensuellement. - Pour les stages dans les organismes de droit public, les congés, autorisations d absence et jours fériés ne sont pas gratifiés car ils sont soumis à cotisation sociale. - A partir de la rentrée 2015, la convention indiquera un montant de gratification par heure. 4

Taux horaire minimal de la gratification obligatoire des stagiaires au-delà de 2 mois de stage Date de signature de la convention de stage Gratification minimale par heure de stage L'indemnité ne peut pas être inférieure à Franchise de cotisations sociales Entre le 1 er janvier 2015 et le 31 août 2015 3,30 13,75 % du plafond de la Sécurité sociale, soit 24 x 0,1375 = 3,30 Dans la limite de 3,30 par heure effectuée Entre le 1 er septembre et le 31 décembre 2015 3,60 15 % du plafond de la Sécurité sociale, soit 24 x 0,15 = 3,60 Dans la limite de 3,60 par heure effectuée - Pour information, un simulateur de calcul de la gratification : http://www.servicepublic.fr/simulateur/calcul/gratification-stagiaire - Elle est due à compter du premier jour du premier mois du stage, pour chaque heure de présence du stagiaire, sans préjudice du remboursement de frais ou d avantages offerts (restauration, hébergement, transports) (art. L124-6, D124-8 du code de l éducation). A l UJF, la gratification ne fait pas l objet d un lissage mais d un traitement mois par mois (cf. Annexes 1 et 2). - Les organismes de droit public ne peuvent pas définir une gratification supérieure au taux fixé (cf. tableau cidessus et article D124-8 du code de l éducation). - La gratification est non imposable au titre de l impôt sur le revenu dans la limite du montant annuel du salaire minium de croissance (SMIC) (art. 81 bis du code des impôts) - Les étudiants ont la possibilité de racheter jusqu à deux trimestres de stages pour la retraite si le stage a été gratifié (art. L351-17 du code de la sécurité sociale, art. D124-9 du code de l éducation). La demande est à faire par l étudiant dans les deux années suivant la fin du stage et sur présentation obligatoire de l attestation de fin de stage. Protection et sécurité sociale - Interdiction de confier des tâches dangereuses, pour sa santé et sa sécurité, au stagiaire (art. L124-14 du code de l éducation); - Accès des stagiaires aux droits et protections (droits des personnes, harcèlement ) dans les mêmes conditions que les salariés (art. L124-12 du code de l éducation) - Action récursoire nécessaire de l établissement d enseignement contre l organisme d accueil en cas d accident (art. L452-4 du code de la sécurité sociale) 5

Transport et restauration - Accès des stagiaires au restaurant d entreprise ou aux titres restaurant et prise en charge des frais de transport (art. L124-13 du code de l éducation) - Les trajets effectués par les stagiaires accueillis au sein d un organisme de droit public entre leur domicile et le lieu où ils accomplissent leur stage sont pris en charge dans les conditions fixées par décret n 2010-676 du 21 juin 2010 instituant une prise en charge partielle du prix des titres d abonnement correspondant aux déplacements effectués par les agents publics entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail (art. D124-7 du code de l éducation) A l UJF, les transports seront pris en charge par la structure d accueil (laboratoires, composantes, etc.) à hauteur de 50% pour les étudiants de plus de 26 ans. Pour la restauration, la carte CROUS est prise en charge par le SASSE (Service Action Sociale Santé et Expertise) rattaché à la Direction des Ressources Humaines de l UJF. A noter : o o L étudiant de moins de 26 ans du site de Grenoble : possède à priori déjà une carte CROUS, bénéficie des tarifs spécifiques «jeune» pour les transports. L étudiant de moins de 26 ans hors site de Grenoble : peut obtenir une carte CROUS auprès du SASSE (DRH), bénéficie des tarifs spécifiques «jeunes» pour les transports. - Pour les stages en organismes de droit public, prise en charge des frais de déplacements dans le cadre d une mission (art. D. 124-7) - Accès des stagiaires aux activités sociales et culturelles de l organisme dans les mêmes conditions que les salariés (art. L124-16 du code de l éducation) A l UJF, toute demande doit être adressée au Service Action Sociale Santé et Expertise (SASSE - DRH) Contrôle - Inscription des stagiaires dans le registre unique du personnel (art. L1221-13, D1221-23-1, D.1221-25 du code du travail) - Les manquements pour non-respects de certaines dispositions du code du travail (art. L8223-1-1 et L8112-2 code du travail) sont passibles d une amende administrative prononcée par l autorité administrative (art. L124-17 du code de l éducation) ; 6

Interruption - En cas d interruption de stage, possibilité par l établissement de valider le stage ou de proposer une modalité alternative de validation ou encore possibilité d un report de la fin du stage dans les cas suivants (art. L124-15 du code de l éducation) : o un motif lié à la maladie, à un accident, à la grossesse, à la paternité, à l adoption o ou en accord avec l établissement en cas de non-respect des stipulations pédagogiques de la convention o ou en cas de rupture de la convention à l initiative de l organisme d accueil. Les modalités alternatives à définir feront l objet d une réflexion partagée en inter-universitaire. Evaluation - Evaluation par le stagiaire de la qualité de son accueil dans l organisme d accueil (art. L 124-4 du code de l éducation). A l UJF, le questionnaire d évaluation sera mis en ligne sur l application PStage très prochainement. Stage à l étranger - Un certain nombre de dispositions ne sont pas applicables à l étranger compte tenu du principe de territorialité de la loi (exemple : pas d obligation de gratification à l étranger) - La durée totale du stage, prolongations incluses, doit être dans la limite de la durée légale maximale de stage de 6 mois (soient 924 heures). - Nécessité de s assurer que l étudiant a souscrit les assurances nécessaires notamment hors Union Européenne (ex : couverture maladie à l étranger). - Une fiche pour certains pays d accueil relative à la protection sociale est annexée à la convention de stage. http://www.cleiss.fr/docs/regimes/index.html - Pour la sécurité du stagiaire, il est fortement recommandé de procéder à un échange préalable entre l établissement et l organisme d accueil sur les conditions de déroulement et d encadrement du stage. Pour les stages hors Union Européenne, il est demandé aux équipes pédagogiques et administratives une vigilance accrue concernant le lieu de déroulement du stage. A l UJF, sont interdits les stages qui se déroulent dans les pays dont l ensemble du territoire est classé «déconseillé sauf raisons impératives», et à fortiori «formellement déconseillé» par le Ministère des Affaires Etrangères. Pour les stages qui se déroulent dans des pays dont une partie du territoire est identifiée comme une zone «déconseillée sauf raison impérative» et à fortiori «formellement déconseillée», la composante devra se rapprocher du Service Central de Gestion des Etudiants pour avis. 7