Commission scolaire des Samares 27 octobre 2009
INTRODUCTION NOTRE MISSION Au, la mission en matière d entretien et de réparation est: A) de conserver le parc immobilier de la Commission scolaire des Samares en bon état; B) d offrir un service et support technique aux directions d établissements pour assurer un environnement propice aux services pédagogiques. 2
MISE EN OEUVRE Les actions entreprises ou à entreprendre pour assurer l atteinte des objectifs visés par la structure organisationnelle de l équipement et entretien se résument aux points suivants: Regrouper les équipes d entretien en deux centres (Archambault et St-Isidore) de service correspondant à la géographie du territoire de la commission scolaire; Assurer, pour l ensemble des écoles et des centres, un traitement uniforme des interventions du personnel d entretien; Définir des programmes et des normes d entretien préventif permettant de couvrir l ensemble des composantes des bâtiments, et ce, dans le but de réduire les interventions par requêtes et les appels d urgence; 3
MISE EN ŒUVRE (suite) Élaborer les normes de service aux établissements concernant la qualité, la quantité, le niveau de satisfaction des usagers; Mettre en place, à l intérieur du programme d entretien préventif, un processus continu d évaluation des travaux requis aux immeubles; Revoir les méthodes, les rôles et les responsabilités des concierges dans chacun des établissements; Voir au développement et la mise en place d indicateurs de performance permettant de mesurer la qualité du service, l atteinte des objectifs de performance ainsi que l application des programmes et des normes établies; 4
PARTAGE DES RESPONSABILITÉS Le partage des responsabilités s inscrit dans les orientations générales de la Commission scolaire des Samares en matière de décentralisation, de responsabilisation et d imputabilité des Services et des unités administratives. Le rôle du est d agir comme support et soutien aux unités. Selon ce partage, certains types de travaux pourraient relever des unités administratives en terme de coûts. Le intervient dans les unités pour procéder à l entretien et aux réparations préventives ou aux urgences signalées par les unités administratives via les requêtes de service (GRDS). 5
PARTAGE DES RESPONSABILITÉS (suite) Conséquemment, les coûts associés aux types de travaux décrits ci-après pourraient relever des établissements: 1- tous ajouts ou travaux en aménagement demandés par la direction d un établissement et qui ne sont pas de la réparation ou de l entretien; 2- tous travaux en aménagement et modifications demandés par les services de garde; 3- tous travaux de peinture de locaux de classe, administratifs ou autres endroits non prévus au programme prédéterminé; 4- toute fausse alarme intrusion et de feu résultant de mauvaises manutentions du personnel de l établissement. 6
RÔLE DE CHACUN On retrouvera dans les pages qui suivent, l ensemble des travaux qui peuvent relever soit du soit des unités administratives. Ces travaux peuvent être réalisés, selon le cas: par le personnel de l unité administrative; par les personnel du (secteur équipement et entretien ou secteur énergie); par des entreprises privées. Les unités administratives ont la responsabilité de favoriser la diminution des coûts énergétiques et de favoriser un programme de sensibilisation auprès des occupants (éclairage, portes, fenêtre, etc.). 7
RÔLE DE CHACUN PROJET Il effectue ou fait effectuer les travaux d entretien et de réparation spécialisés qui requièrent une expertise technique ou qui nécessitent des déboursés importants. Il assume les coûts associés à l énergie. Doivent maintenir en bon état, en tout temps, leur bâtiment. Doivent faire procéder aux vérifications et réparations qui s imposent le plus tôt possible. Soit via les concierges ou si impossible, en avisant le Service des ressources. La sécurité immédiate à l intérieur des établissements ainsi que sur les terrains relève de chaque unité administrative. 8
RÔLE DE CHACUN / BÂTISSE A) Est responsable des travaux majeurs en AMÉLIORATION, MODIFICATION ET TRANSFOR- MATION (AMT): Fondations; Planchers; Toitures; Structure; Fenestration; Murs extérieurs; Portes intérieures ou extérieures; Corrections ou modifications requises suite à des avis de la RBQ, CSST, Services incendies ou autres organismes réglementaires; Travaux de ventilation/ climatisation. Est responsable des travaux d entretien général et d entretien ménager relevant de la conciergerie; Assume les coûts de tous les ajouts ou travaux en aménagement demandés par la direction d un établissement et qui ne sont pas de la réparation ou de l entretien; Les travaux ou projets de modification en regard de l architecture que l unité administrative voudrait faire réaliser par l entreprise privée doivent au préalable, être soumis au Service des ressources pour s assurer que les transformations et matériaux sont en conformité avec les réglementations applicables en vigueur. 9
RÔLE DE CHACUN / BÂTISSE (suite) B) Est responsable des travaux non majeurs d entretien et de réparation aux: Portes et fenêtres et réparation de moustiquaires; Murs intérieurs et extérieurs Division amovibles Planchers, Plafonds Partitions de toilettes Quincaillerie, serrurerie Déglaçage Produits chimiques Sécurité (intrusion, incendie) CVAC (chauffage, ventilation, air climatisé) Plomberie, électricité, menuiserie Jeux Assume les coûts pour l ajout de nouveaux moustiquaires; Assume les coûts reliés aux travaux demandés au Service des ressources pour ajouter de nouveaux meubles, matériaux, appareils, accessoires ou équipements qui ne sont pas liés à une réparation ou un entretien. 10
RÔLE DE CHACUN / BÂTISSE (suite) C) Est responsable de la préparation, l opérationnalisation et le suivi des appels d offres concernant: Déneigement Tonte de gazon Déchets, eaux usées Plomberie, chauffage, électricité Peinture, lignage Terrains, clôtures, jeux Produits chimiques Eau potable Etc. L unité administrative doit assurer le suivi des contrats suivants: Déneigement Tonte de gazon Déchets 11
RÔLE DE CHACUN / ÉQUIPEMENT D) Est responsable des travaux identifiés suite à une inspection par des firmes spécialisées des divers équipements suivants: Interphones et accessoires Horloges centrales et périphériques Alarme intrusion Service de patrouille Alarme incendie Extincteurs et boyaux Paniers de ballon panier Rideaux diviseurs Ascenseurs Éclairage d urgence Est responsable des achats et remplacements des piles (pour horloges ou autres menus appareils); L unité administrative doit signaler au le plus vite possible toute anomalie concernant: Extincteurs Lumières d urgence Alarmes incendie Alarmes intrusion Ascenseurs 12
RÔLE DE CHACUN / ÉQUIPEMENT (suite) E) Assume les coûts de réparation et d entretien préventif liés aux: Systèmes de chauffage Systèmes de ventilation Systèmes de climatisation Systèmes de réfrigération Systèmes d humidification Systèmes de plomberie, électricité Déblocage d éviers, fontaines, cabinets de toilettes, drains de plancher. Est responsable des travaux mineurs de plomberie reliés au déblocage des éviers, toilettes, fontaines, drains de planchers. 13
RÔLE DE CHACUN / ÉLECTRICITÉ A) Est responsable des travaux liés aux systèmes de distribution électrique ainsi que les changements de ballasts, disjoncteurs, prises de courant, fusibles, éclairage extérieur, gymnase: Tenir à jour un registre comprenant toutes les modifications électriques pour chacune des unités administratives et ce, pour fin de demande de permis ou déclarations de travaux auprès des instances décisionnelles en la matière; Est responsable des travaux mineurs liés aux changements de lampes, luminaires, réflecteurs, lentilles pouvant être exécutés par les concierges. 14
RÔLE DE CHACUN / DIVERS Assume les coûts de réparation et d entretien des: Équipements de salles de musculation; Équipements de la piscine; Instruments de musique. Assume les coûts de réparation et d entretien des: Murs d escalade; Nouveaux modules de jeux extérieurs. 15