LE RENFORCEMENT DE LA COORDINATION INTERNE La coordination interne est un instrument au service du Collège. Elle a pour objet d assurer, à tous les niveaux, le respect et l application rigoureuse des orientations et priorités politiques arrêtées par celui-ci et son Président. Dans un contexte de décentralisation accrue, la coordination interne doit être renforcée afin de garantir la cohérence et l efficacité de l action de la Commission ainsi que la qualité de ses initiatives. Elle doit intervenir aussitôt que possible de façon à éviter le recours à des arbitrages techniques dans les réunions de Chefs de cabinet. A cet effet, il y a lieu de prendre les mesures suivantes : mettre en place un système interactif d établissement des priorités et de programmation dans le cadre d un dialogue permanent avec le Parlement européen et le Conseil ; instaurer un débat annuel intégré d orientation politique en vue de la préparation de la procédure budgétaire et du programme de travail de la Commission ; accroître la responsabilité du service «chef de file» en tant que moteur premier d une vraie coordination de substance, respectueuse des priorités ; donner mandat au Secrétariat général de veiller, dès le début du processus, au respect des priorités politiques et à la cohérence des initiatives par rapport aux choix stratégiques du Collège et de son Président et de mettre sur pied à cet effet un système permanent de contrôle et d'alerte rapide; renforcer le rôle des groupes de Commissaires et des réunions hebdomadaires des Directeurs généraux notamment en matière d orientation, de programmation et de suivi ; établir un système de «fast-track» alternatif au système de consultation interservices à appliquer, sur une base ad-hoc et avec des garanties équivalentes, à la préparation de certaines initiatives tant au niveau des groupes de Commissaires que des groupes de coordination interservices ; confier au Secrétariat général l organisation, si nécessaire, de réunions mixtes des services/cabinets les plus concernés par une initiative ; prévoir exceptionnellement la prise en charge temporaire par le Secrétariat général, sur mandat spécifique du Collège ou de son Président, de la préparation de dossiers complexes et multidisciplinaires. Annexe : 1
ANNEXE : LES PRINCIPES DE LA COORDINATION INTERNE 1. Objectifs Une plus grande décentralisation et responsabilisation des services de la Commission a pour corollaire le besoin d une coordination et programmation accrues. Ce double besoin est renforcé par la localisation des Commissaires auprès de leurs services, par le caractère multidisciplinaire de nombreux dossiers, par la dispersion des compétences dans des services de plus en plus spécialisés et par la nécessité d appliquer des priorités rigoureuses aux activités et politiques de la Commission. D où la nécessité de renforcer la coordination interne autour des trois objectifs suivants : (a) (b) (c) Promouvoir une vraie culture de coopération (esprit maison) où la coordination est l affaire de tous, agissant le plus en amont possible du processus afin d orienter, canaliser et prévenir, tout en devenant plus substantielle et moins formelle. Faire respecter les orientations définies par le Président et les priorités politiques fixées ultérieurement par le Collège en établissant des priorités rigoureuses au niveau des directions générales et services compte tenu des ressources disponibles et/ou nécessaires. Assurer la cohérence de l action d ensemble et la qualité des documents. 2. Deux niveaux de responsabilité pour la coordination interne 2.1. L'acteur principal et premier de la coordination interne est le service responsable, à la fois dans le rôle d impulsion et d élaboration des initiatives de son ressort, pour lequel il devra être un relais fiable des priorités fixées par le Collège, et dans le rôle d organisateur et d animateur des groupes de coordination interservices ou de tout autre réseau ou enceinte de débat thématique. Le service responsable a notamment l obligation d associer à ses initiatives, dès leur conception, les autres services directement concernés et de tenir compte de leurs intérêts légitimes. Ces derniers ont l obligation de participer à la coordination dans un esprit coopératif. 2.2. L autre acteur est le Secrétariat général qui joue un rôle complémentaire de celui des services responsables. Il contribue sous la responsabilité du Président à la bonne préparation des décisions de la Commission. Sa position, reconnue par les services et les cabinets, lui permet d avoir une vue d ensemble, d aborder les questions avec un certain recul et d agir en toute neutralité. 2
En s'appuyant sur des moyens en ressources humaines renforcés ainsi que sur des nouveaux outils (Greffe 2000, CIS, programmation), le Secrétariat général exercera son rôle de conseil et de médiateur le plus en amont possible de la saisine de la Commission. Ceci permettra de prévenir tout conflit potentiel et parfois inutile et évitera en aval toute prolifération de réunions spéciales de chefs de cabinet. Le Secrétariat général informera le Président en temps utile de tout problème de coordination interne qui puisse compromettre la stratégie politique de la Commission, le programme de travail de celle-ci ou encore la cohérence de son action. 3. Programmation Le programme de travail de la Commission est l instrument approprié pour présenter la stratégie globale et identifier les implications opérationnelles des priorités politiques pour l activité de la Commission, notamment compte tenu des ressources disponibles et/ou nécessaires. Par rapport aux pratiques en vigueur, il y aura lieu de : combiner chaque année en un seul débat d orientation l établissement des priorités politiques et budgétaires. Ce débat permettra de fixer les paramètres à la fois pour l avant-projet de budget et pour le programme de travail. La mise en œuvre du système ABB (Activity Based Budgeting) facilitera cette convergence ; instaurer un dialogue avec le Parlement européen et le Conseil sur la façon de prendre en compte leurs contributions à la fixation des priorités, sur le calendrier du processus, etc.. Les présidents des trois institutions peuvent partager le même intérêt : faire respecter les priorités et organiser au mieux les activités au sein de leur institution. Dans ce contexte, l action du groupe des Commissaires présidé par le Vice-président chargé des relations avec le Parlement européen revêtira une importance particulière ; mettre à jour le programme de travail à intervalles réguliers, en principe tous les six mois, pour tenir compte notamment des développements externes et des indications politiques données par le Conseil européen, le Parlement européen, la Présidence du Conseil ou, encore, par l autorité budgétaire ; créer un réseau interne de responsables de la programmation composé de correspondants de haut niveau au sein des services et des cabinets ; réformer la structure, le processus et le calendrier d élaboration et le suivi du programme de travail afin de le rendre plus opérationnel, accessible et convivial. Le Secrétariat général veillera au respect des priorités et de la programmation (programme de travail) arrêtées par le Président et le Collège. Le Secrétariat général appuiera le Président et le Collège avec une programmation glissante, flexible et plus cohérente (cadre de référence). Il assistera le Président dans l organisation des travaux de la Commission. 3
4. Subsidiarité, proportionnalité, qualité Le Secrétariat général, en liaison avec le Membre de la Commission responsable du dossier sous examen et avec le Service juridique, veillera au respect des principes en matière de subsidiarité et de proportionnalité ainsi que des autres règles de bonne pratique législative. Il assurera aussi le respect par les services des dispositions en ce qui concerne la qualité des documents soumis à la Commission, tant du point de vue du contenu (clarté, concision) que de la forme (utilisation de Legiswrite, breveté). Il conseillera les services, si nécessaire, quant à l'adéquation entre le but recherché et la forme de l acte le plus approprié et économe. 5. Coordination générale Le Secrétariat général contribuera au développement de la culture de coopération au sein de l Institution. Il appuiera la coordination à tous les niveaux, l encouragera, la facilitera et y participera, en veillant à la bonne articulation de l ensemble des outils. Il développera des activités de conseil, d identification/diffusion des bonnes pratiques et de «reporting» en matière de coordination interne. Entre autres, le Secrétariat général : vérifiera si des mécanismes appropriés sont nécessaires pour assurer la coordination au niveau des services dans les cas particulièrement difficiles ou stratégiquement importants, saisira systématiquement la réunion hebdomadaire des directeurs généraux et des chefs de service des questions susceptibles de figurer à l ordre du jour des prochaines réunions de la Commission afin de procéder à leur examen quant au fond et de faire le point sur l état d avancement des travaux de préparation les concernant, saisira périodiquement la réunion hebdomadaire des directeurs généraux de la programmation à moyen terme des initiatives à venir dans le cadre de la mise en oeuvre du programme de travail de la Commission, saisira, le cas échéant, en fonction de la nature du problème, la réunion hebdomadaire des directeurs généraux, le GCOM, ou toute autre enceinte appropriée de coordination, examinera la possibilité que les réunions des groupes interservices remplacent, sous certaines conditions, les consultations interservices écrites et révisera la liste et la structure actuelles des groupes interservices et étudiera la création d un site WEB sur leurs activités ainsi qu une boîte aux lettres à la disposition des services pour faciliter la mise à jour régulière de la liste de ces groupes. 4
6. Coordination spécifique (a) (b) (c) (d) Le Secrétariat général organisera et assurera le suivi des groupes de Commissaires, des réunions hebdomadaires des directeurs généraux, celles des assistants et du GCOM. Dans certains cas, il sera utile que le Secrétariat général organise dès un stade précoce des réunions mixtes des services et des cabinets les plus concernés pour préparer notamment les dossiers importants dont la Commission est destinataire pour décision (remplacement partiel des réunions spéciales des chefs de cabinet). Il offrira sa capacité de médiation aux services concernés dans le but de favoriser les accords lorsqu une initiative est conflictuelle. Dans des cas exceptionnels et sur mandat du Collège ou de son Président, il prendra temporairement en charge des dossiers jugés sensibles et/ou nécessitant un effort renforcé de coordination. * * * 5