Fiche 4 Imprimer les fiches de dialogue A destination des Chefs d établissement et utilisateurs ayant reçu une délégation de responsabilité Cette fonctionnalité est accessible depuis le portail ARENA, en cliquant sur le lien «Suivre la procédure» de «Orientation». La fiche de dialogue exclusivement au format papier retrace chronologiquement les phases de l'orientation, circule entre l'établissement et les familles et doit être imprimée pour l'ensemble des élèves de l'établissement des paliers concernés par le module Orientation. L'impression de la fiche de dialogue se découpe en plusieurs documents : Le livret initial : contient la phase provisoire (2ème trimestre) et la phase définitive (3ème trimestre) jusqu'à la réponse de la famille à la proposition du conseil de classe. Le livret initial doit être distribué à tous les élèves au début de la campagne d'orientation. La phase de dialogue et appel : contient la phase de dialogue avec le chef d'établissement en cas de désaccord avec la proposition du conseil de classe et la phase d'appel. Ce document est imprimé uniquement pour les élèves concernés par cette phase après le refus de la famille concernant la proposition du conseil de classe. La notice explicative : Elle est imprimée pour un palier d'orientation. Elle est destinée à être photocopiée et insérée à l'intérieur du livret initial. La fiche peut être imprimée au format A3 ou A4, en recto/verso ou non. Chaque établissement choisit son mode d'impression. Un rappel sur l'identification de l'élève est placé au début de chaque page de la fiche et le nom du professeur principal est reporté sur la première page. La possibilité d'imprimer une fiche vierge est laissée à l'utilisateur (cas d'un élève arrivé en cours d'année et non encore inscrit dans Base Élèves Établissement). Les documents peuvent être imprimés pour l'ensemble des élèves d'un palier d'orientation ou par division ou par MEF ou pour un élève uniquement (selon les critères choisis). ORIENTATION «Suivre la procédure» - Fiche utilisateur Imprimer la fiche de dialogue Page 1 sur 5
De même, avant l'impression, les dates de retour de la fiche de dialogue dans l'établissement peuvent être précisées et figureront sur la fiche afin d'en informer les familles. Pour les paliers 6 ème et 4 ème, le chef d'établissement peut choisir les options dispensées dans son établissement, parmi les options paramétrées par le SAIO. Ainsi, seules les options proposées dans son établissement seront imprimées sur les fiches de dialogue distribuées aux familles. 1. Signature numérisée Cette fonctionnalité sert à enregistrer la signature du chef d'établissement. Une fois enregistrée, la signature est automatiquement insérée sur les fiches de dialogue. Cette fonctionnalité est utile si la fiche de dialogue est éditée par volets au fur et à mesure de l'avancée des phases de l'orientation. Pour définir une signature, il faut indiquer : le chemin vers le ficher image de la signature sur le poste client le nom du signataire La signature est disponible à deux emplacements au niveau de la fiche de dialogue : sur la dernière page du livret initial, si la proposition du conseil de classe (phase définitive) a été renseignée ; sur la page 1/2 au niveau de la phase de dialogue et appel, si l'entretien avec le chef d'établissement (désaccord de la famille) a été saisi. Si aucune signature n'existe pour l'établissement ou si la fiche est imprimée en début de procédure, la place est laissée au niveau de la fiche de dialogue pour que le chef d'établissement puisse signer manuellement ces 2 parties. La case à cocher "Ne plus utiliser la signature numérisée" permet de supprimer la signature pour l'établissement. Remarque : Une seule signature peut être enregistrée par établissement. ORIENTATION «Suivre la procédure» - Fiche utilisateur Imprimer la fiche de dialogue Page 2 sur 5
2. Paramétrage des options Cette fonctionnalité permet au chef d'établissement de choisir les options dispensées dans son établissement, à partir de la liste établie au niveau de l académie. Ainsi, seules les options proposées dans son établissement seront imprimées sur les fiches de dialogue distribuées aux familles. Cette fonctionnalité concerne uniquement les paliers 6 ÈME et 4 ÈME. Pour les collèges, les établissements ayant des élèves scolarisés sur les paliers 6ÈME et 4ÈME, les options paramétrées par le CSAIO au niveau du module "Préparer la procédure" sont affichées à l'écran avec pour chacune la possibilité de la cocher ou la décocher. Par défaut, toutes les options sont cochées. Pour les lycées, le message suivant est affiché sur la page : Les modifications apportées seront prises en compte uniquement si elles sont validées avec le bouton. 3. Impression des fiches de dialogue La fonctionnalité «impression des fiches de dialogue» permet : Sélectionner le document souhaité : le livret initial, au format «feuillet» ou «livret», ou la phase de dialogue et appel ; La description des documents et le mode opératoire pour l impression des fiches est disponible en cliquant sur. Imprimer la notice explicative du palier choisi ; ORIENTATION «Suivre la procédure» - Fiche utilisateur Imprimer la fiche de dialogue Page 3 sur 5
Préciser les dates de retour souhaitées, avec possibilité de les sauvegarder ; Les dates de retour de la fiche dans l'établissement figureront sur la fiche de dialogue afin d'en informer les familles. Sans saisie, la date sera à écrire au bas de la fiche dans la zone prévue à cet effet : «A remettre au professeur principal de la classe pour le../../» Imprimer une fiche vierge pour un palier donné, du document sélectionné avec les dates de retour souhaitées ; Imprimer les fiches pour une sélection d élèves, à partir d un palier, une division, un mef, un nom et un prénom. Les services académiques peuvent autoriser ou non l impression des fiches de dialogue, suivant l état d avancement de la préparation de la fiche de dialogue. Ainsi, si un établissement essaie d imprimer alors que l autorisation n est pas ouverte, le message suivant apparaît : Quand le CSAIO a modifié le paramétrage des options de l'académie, un message est affiché pour que l'établissement vérifie le paramétrage de ses options : ORIENTATION «Suivre la procédure» - Fiche utilisateur Imprimer la fiche de dialogue Page 4 sur 5
4. Impression des fiches au cours de la phase d orientation Le livret initial et la phase de dialogue et appel peuvent être imprimés à partir d autres menus du module Orientation Dialoguer avec les familles : Au niveau de la «Liste des élèves» : à partir de la fiche individuelle d orientation, possibilité d imprimer le livret initial. Au niveau de la «phase de dialogue et appel», il est possible d désaccords» qu au niveau de l «Appel»., aussi bien au niveau de la «Gestion des ORIENTATION «Suivre la procédure» - Fiche utilisateur Imprimer la fiche de dialogue Page 5 sur 5