UN Campus, Platz der Vereinten Nationen 1, 53113 Bonn, Germany Postal Address: PO Box 260129, 53153 Bonn, Germany Tel. +49 (0) 228 815 2800 Fax: +49 (0) 228 815 2898/99 E-mail: secretariat@unccd.int Web-site: www.unccd.int Date: 31 January 2014 Ref.: MC/lmt-001 Cc: mnd/mc/rbc/ebr Dear National Focal Points, Dear Reporting Officers, Subject: 2014 reporting exercise I am glad to inform that the secretariat and the GM have implemented a number of improvements to the performance review and assessment of implementation system (PRAIS), in accordance with decision 16/COP.11, with a view to making the reporting and review process more simple and effective and sharply increasing the quantity and quality of information to be reviewed by the CRIC. Among the main methodological and technological improvements in the PRAIS: Reduced number of performance indicators: in accordance to the feedback provided by Parties on e-smart criteria, some performance indicators have been discarded. For other indicators, the compilation will be done by the secretariat or the GM on the basis of information provided by country Parties in their reports. As a result of this process, the number of performance indicators has been reduced from 14 to 11 for affected country Parties (ACPs), and from 10 to 8 for developed country Parties (DCPs); Unified financial annex: the format for reporting on financial flows has been significantly simplified and enhanced, with the merging of the Standard Financial Annex and Programme and Project Sheet into one Unified Financial Annex. The total number of required fields has thus been reduced by 70% and the number of Relevant Activity Codes by 60%; Simplified templates: reporting templates for country Parties and other reporting entities have been revisited according to the completeness of reports submitted in the last two reporting cycles, the analysis made of the information and its actual use according to the analytical framework, and its utility in the review process at CRIC 9 and CRIC 11. The number of required fields has thus been reduced by 40 % in the ACP template, and by 65 % in the DCP template; Separate reporting manual: reporting guidelines have been revised and compiled in a separate manual, which will be made available online in the six UN official languages. The new layout of the reporting template makes it an effective tool for communication, awareness-raising and advocacy at national and international levels; Improved on-line reporting platform: The format of the new reporting templates (fillable Adobe PDF files) facilitates off-line compilation of reports, and makes the submission much more user friendly. Draft reports can be saved and edited off-line if required, and be uploaded by National Focal Points or reporting officers through a new secure on-line submission facility. The new online reporting platform will be open for submissions of report starting from May 2014 while access to the old PRAIS portal will be discontinued for the time of the reporting; To National Focal Points and Reporting Officers Country Parties of the UNCCD Celebrate 20 Years of Land Stewardship
Page 2 Knowledge management and information sharing: the new PRAIS platform will also have a clear function in disseminating valuable convention-related information for local and national decision-making on desertification, land degradation and drought (DLDD). To this end, the PRAIS system will be equipped with data mining functionalities starting from July 2014. In addition, the United Nations Environment Programme (UNEP), in consultation with the secretariat and the Global Mechanism, will submit a proposal for a Global Support Programme (GSP) for consideration by the Global Environment Facility (GEF). The programme aims at developing further the national capacity to monitor the implementation of action programmes and to report to the governing bodies of the UNCCD; and improving knowledge management and information sharing at national, regional and global levels. Technical assistance on the 2014 reporting process is expected to be delivered mainly through a training workshop in each Regional Implementation Annex and enhanced capacity of our Regional Coordination Units. The GSP is expected to complement the GEF funding for enabling activities on reporting and alignment; those countries that have not requested such funding for enabling activities are kindly invited to undertake the necessary actions to secure the same. In this regard, we would like to invite you to visit the UNCCD website (http://www.unccd.int/en/programmes/reporting-review-and-assessment/pages/defaultnew.aspx); familiarize yourself with the revised templates and guidelines for the 2014 reporting exercise, and initiate the compilation of the information required. The secretariat will soon make available an online help-desk facility, including a section on questions and answers, to promptly respond to your queries. We would also like to request you to formally communicate to the secretariat any changes in the National Focal Point and country reporting officer (full name, affiliation, e-mail address and other contact details), in order to facilitate access to the on-line platform in due time for them to upload the national report. Kindly be informed that, in order to compile and analyze the information submitted and prepare for the next session of the CRIC, national reports are expected to be submitted via the on-line facility by 30 June 2014. Looking forward to receiving an increasing number of quality reports from all country Parties, I remain Sincerely yours, Monique Barbut Executive Secretary
Campus de l ONU, Platz der Vereinten Nationen 1, 53113 Bonn, Allemagne Adresse postale: C.P. 260129, 53153 Bonn, Allemagne Tél. +49 (0) 228 815 2800 Fax: +49 (0) 228 815 2898/99 Courriel: secretariat@unccd.int Site Web: www.unccd.int Date: Le 31 janvier 2014 Réf.: MC/lmt-001 Cc: mnd/mc/rbc/ebr Madame, Monsieur, Objet: Elaboration des rapports nationaux 2014 J ai le plaisir de vous informer que le Secrétariat et le Mécanisme mondial ont apporté diverses améliorations au système d examen des résultats et d évaluation de la mise en œuvre (PRAIS) conformément à la décision 16/COP.11, afin de rendre le processus d examen et d élaboration des rapports plus simple et plus efficace et d accroître la quantité et la qualité des informations à examiner par le CRIC. Les principales améliorations méthodologiques et techniques apportées au portail sont les suivantes: Nombre d indicateurs de résultats réduit: Certains indicateurs de résultats ont été éliminés suite aux informations communiquées par les Parties au sujet du critere «e-smart». Pour d autres indicateurs la compilation sera faite par le Secrétariat ou par le Mécanisme mondial sur la base des informations transmises par les pays Parties dans leurs rapports. Grâce à ce processus, le nombre d indicateurs de résultats est passé de 14 à 11 pour les pays touchés Parties et de 10 à 8 pour les pays développés Parties. Annexe financière unifiée: Le format de présentation des rapports sur les flux financiers a été sensiblement simplifié et améliorée avec la fusion de l Annexe financière standard et de la Fiche sur les programmes et les projets en une seule Annexe financière unifiée. Ainsi, le nombre total de champs nécessaires a été réduit de 70 % et le nombre de codes d activité de 60 %. Modèles de présentation simplifies: Les modèles de présentation des rapports des pays Parties et d autres entités soumises a l obligation de rapport ont été revus sur la base de l état de complétion des rapports présentés lors des deux derniers cycles rapports, de l analyse faite des informations, de leur exploitation effective selon le cadre analytique établi et de leur utilité dans le processus d examen lors des neuvième et onzième sessions du CRIC. Le nombre de champs nécessaires a été réduit de 40 % dans le modèle de présentation s appliquant aux pays touchés Parties et de 65 % dans le modèle s appliquant aux pays développés Parties. Un manuel d élaboration de rapport distinct: Les directives et indications concernant l élaboration des rapports ont été révisées et regroupées dans un manuel distinct, qui sera rendu disponible en ligne (Internet) dans les six langues officielles de l ONU. La nouvelle présentation du modèle de rapport en fait un outil efficace de communication, de sensibilisation et de plaidoyer au plan national et international. Plate-forme de rapport en ligne améliorée: La présentation des nouveaux modèles de rapport (à remplir sous Adobe LiveCycle en PDF) facilite la compilation de rapports en différé et rend leur présentation beaucoup plus conviviale. Des projets de rapports peuvent être sauvegardés et révisés en différé au besoin, puis téléchargés par les Points Focaux Nationaux ou par les responsables nationaux des rapports grâce à un nouveau dispositif sécurisé de soumission en ligne. La nouvelle plate-forme de présentation en ligne permettra de présenter des rapports à partir de mai 2014 tandis que l accès à l ancien portail PRAIS sera invalidé durant la période d élaboration des rapports. Aux Points focaux nationaux et aux Responsables nationaux des rapports Pays Parties à la Convention Célébration de 20 ans de bonne intendance des sols
Page 2 Gestion des connaissances et partage des informations: La nouvelle plate-forme PRAIS aura pour fonction de diffuser des informations importantes sur la Convention en vue de la prise de décisions locales et nationales sur la DDTS (désertification, dégradation des terres et sécheresse). À cette fin, le système PRAIS sera équipé de fonctions de recherche à partir de juillet 2014. En outre, le Programme des Nations Unies pour l environnement (PNUE), en consultation avec le Secrétariat et le Mécanisme Mondial, va proposer un Programme global de soutien (PGS) qui sera soumis au FEM. Ce programme a pour but d accroître les capacités nationales de suivi de la mise en œuvre des programmes d action, d élaboration des rapports en vue de leur soumission aux organes directeurs de la Convention, et de gestion des connaissances et de partage d informations au niveau national, régional et mondial. It est attendu qu un appui technique pour l élaboration des rapports de 2014 sera donné, essentiellement sous la forme de session de formation pour chaque annexe régionale ainsi que de renforcement des capacités des unités de coordination régionale. Le PGS est prevu en complément du financement par le FEM d activités habilitantes relatives l élaboration des rapports et l alignement. Les pays qui n ont pas encore fait de demande de financement d activités habilitantes sont invités à prendre les dispositions nécessaires pour cela. Dans cette perspective, nous vous invitons à visiter le site Web de la Convention (http://www.unccd.int/en/programmes/reporting-review-and-assessment/pages/defaultnew.aspx), en vue de vous familiariser avec les modèles révisés et les directives pour l élaboration du rapport 2014, et de commencer à réunir les informations nécessaires. Le Secrétariat mettra en place bientôt un service d assistance en ligne (help desk), avec une section sur «questions et réponses». Nous vous invitons aussi à communiquer par lettre officielle au Secrétariat tout changement concernant le Point Focal National et le responsable national du rapport (nom complet, titre, adresse électronique et coordonnées) afin de leur fournir les codes d accès à la plate-forme en ligne en temps opportun, en vue du téléchargement du rapport national. Nous vous prions de bien vouloir noter qu en vue de la compilation et de l analyse des informations contenues dans les rapports dans la perspective de la prochaine session du CRIC, les rapports doivent absolument être soumis en ligne (via Internet) au plus tard le 30 juin 2014. Dans l espoir de recevoir un nombre accru de rapports de qualité de tous les pays Parties, je vous prie d agréer, Madame, Monsieur, l expression de ma considération distinguée. [Signé] Monique Barbut Secrétaire exécutive
UN Campus, Platz der Vereinten Nationen 1, 53113 Bonn, Germany Postal Address: PO Box 260129, 53153 Bonn, Germany Tel. +49 (0) 228 815 2800 Fax: +49 (0) 228 815 2898/99 E-mail: secretariat@unccd.int Web-site: www.unccd.int Estimados puntos focales nacionales, Estimados oficiales responsables del informe nacional: Asunto: Ejercicios de presentación de informes de 2014 Fecha: 31 de enero de 2014 Ref. : MC/lmt-001 Cc: mnd/mc/rbc/ebr Me complace informarles de que la secretaría y el Mecanismo Mundial (MM) han introducido varias mejoras en el sistema de examen del desempeño y evaluación de la aplicación (PRAIS), de conformidad con la decisión 16/COP.11, con objeto de simplificar y hacer más eficaz el proceso de presentación de informes y examen, y de mejorar notablemente la cantidad y calidad de la información que será examinada por el CRIC. Algunas de las principales mejoras metodológicas y tecnológicas introducidas en el PRAIS son las siguientes: Un menor número de indicadores del desempeño: atendiendo a los comentarios facilitados por las Partes sobre los criterios e-smart, se han descartado algunos indicadores del desempeño. Otros indicadores serán recopilados por la Secretaría o por el MM basándose en la información aportada por los países Partes en sus informes. Gracias a ese proceso, el número de indicadores del desempeño se ha reducido de 14 a 11 para los países Partes afectados, y de 10 a 8 para los países Partes desarrollados; Anexo financiero unificado: el formato de presentación de informes de los flujos financieros ha sido considerablemente simplificado y mejorado, al refundir el anexo financiero estándar y la ficha de programas y proyectos en un solo anexo financiero unificado. El número total de campos requeridos se ha reducido, por consiguiente, en un 70% y el número de códigos de actividad pertinentes en un 60%; Plantillas simplificadas: se han rediseñado las plantillas de presentación de informes destinadas a los países Partes y otras entidades notificantes tomando en consideración: la completitud de los informes presentados en los dos últimos ciclos de presentación de informes; un análisis de la información y de su utilización práctica con arreglo al marco analítico; y su utilidad en el proceso de examen en las reuniones CRIC 9 y CRIC 11. El número de campos requeridos se ha reducido, por consiguiente, en un 40% en la plantilla ACP, y en un 65% en la plantilla DCP; Manual exclusivo para la presentación de informes: las directrices de presentación de informes han sido revisadas y recopiladas en un manual exclusivo, que será ofrecido en línea en los seis idiomas oficiales de las Naciones Unidas. La nueva configuración de la plantilla de presentación de informes hace de ésta una herramienta eficaz de comunicación, sensibilización y fomento de las ideas a nivel nacional e internacional; Mejora de la plataforma de presentación de informes en línea: el formato de las nuevas plantillas de presentación de informes (Adobe PDF con campos activos de respuesta) facilita la recopilación de informes en formato digital y el proceso de presentación de los informes. Los proyectos de informe pueden ser guardados y modificados en formato digital en caso necesario, y pueden ser transmitidos electrónicamente por los puntos focales nacionales u oficiales informantes gracias a un nuevo servicio seguro de presentación en línea. La nueva plataforma de presentación de informes en línea estará lista para la presentación de informes a partir de mayo de 2014, y el antiguo portal PRAIS dejará de estar en servicio para el periodo de presentación de informes; A los puntos focales nacionales y los oficiales responsables del informe Países Partes en la CLD Celebrate 20 Years of Land Stewardship
Page 2 Gestión de los conocimientos y e intercambio de información: la nueva plataforma PRAIS tendrá también una función netamente definida con el fin de difundir información útil acerca de la Convención para la toma de decisiones sobre la DDTS a nivel local y nacional. A tal fin, a partir de julio de 2014 el sistema PRAIS estará equipado de funciones de análisis de datos. Además, el Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente (PNUMA), en consulta con la secretaría y el Mecanismo Mundial, presentará una propuesta de Programa de Apoyo Mundial (PAM) para someterla a la consideración del Mecanismo Mundial. El programa tiene por objeto desarrollar aún más la capacidad nacional para vigilar el cumplimiento de los programas de acción y de informar a los órganos rectores de la CLD; asimismo, mejorará la gestión de los conocimientos y el intercambio de información a nivel nacional, regional y mundial. Se espera prestar asistencia técnica sobre el proceso de presentación de informes de 2014 básicamente mediante un taller de formación respecto de cada anexo de aplicación regional y una mejora de la capacidad de nuestras unidades de coordinación regional. Se espera que el PAM complemente la financiación del FMAM para las actividades de facilitación sobre la presentación de informes y la alineación; se invita a los países que no hayan solicitado esos fondos a que adopten las medidas necesarias para obtenerlos. A ese respecto, los invitamos a visitar el sitio web de la CLD (http://www.unccd.int/en/programmes/reporting-review-and-assessment/pages/defaultnew.aspx), a familiarizase con las plantillas y directrices revisadas para el ejercicio de presentación de informes de 2014, y a emprender la recopilación de la información requerida. La secretaría tendrá pronto disponible un servicio de asistencia en línea, y en particular una sección de preguntas y respuestas, con el fin de un atender prontamente a sus preguntas. Deseamos también pedirles que comuniquen formalmente a la secretaría todo cambio acontecido en relación con los puntos focales nacionales y los oficiales informantes de los países (nombre completo, afiliación, dirección de correo electrónico y otros datos de contacto), a fin de facilitar el acceso a la plataforma en línea con antelación suficiente para transmitir electrónicamente el informe nacional. Tengan presente que, con el fin de recopilar y analizar la información presentada y de prepararse para la próxima reunión del CRIC, se espera que la presentación de los informes nacionales en línea tenga lugar no más tarde del 30 de junio de 2014. Confío en recibir un número mayor de informes de calidad de todos los países Partes. Los saluda atentamente: [firmado] Monique Barbut Secretaria Ejecutiva