Water Quality Information Management for Atlantic, Ontario, Manitoba, Pacific and Saskatchewan Regions

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1 Question and Answer Document #2 Date: August 29 th, 2013 RFP Reference number: Closing Date: September 9 th, 2013 Closing Time and Time Zone: Project Title: 14:00 EST Water Quality Information Management for Atlantic, Ontario, Manitoba, Pacific and Saskatchewan Regions Français à suivre To All Bidders: This is to advise all bidders of a question and answer pertaining to this Request for Proposal. Question 8: The system must be operational on October 1, 2013, the same day as the start of the contract, leaving very little preparation time. What is the expected date the contract will be awarded? Answer 8: The week of September 23, Question 9: Is it Health Canada s expectation that that the Contractor will develop add ons to the existing water quality management system(s), or provide a separate, replacement data management information system? Answer 9: Health Canada expects the Contractor to provide a separate replacement data management information system. Question 10: If the Contractor is expected to expand on the capabilities of the existing system, please provide some information on the nature of the existing system, such as: Does each region use the same water quality management system or are there multiple versions?

2 Is there a preferred water quality management system, and if so in what region does it currently operate? Please provide some technical details relating to the preferred system such as current platform, original developer/ provider, current Service Provider (if any), etc. Is it possible to obtain access to the existing water quality management system/ Service Provider to review the system s functionality? Answer 10: The 5 Regions currently use the same water quality management system. The Contractor will not be expanding the capabilities of the existing system because the current system is not the property of Health Canada. Health Canada does not prefer any specific water quality management system. However, the new system must meet all of the requirements outlined in the RFP and in the individual regional annexes A to E. The current system is provided on a separate secure site. Authorized users log into the system which is accessed through the current service provider s server. The Contractor is responsible for making sure that the internet connection (IP address) between Health Canada Regions/First Nations Authorities and the Contractor's server is secure and the site is physically separated from other clients using the same Service application. The Contractor will not have access to the existing water quality management system/service Provider to review its functionality. Question 11: If Health Canada is anticipating the implementation of a replacement data management information system, please provide the following information. Is there an existing solution that has been reviewed and which meets Health Canada s Requirement? If we were to use available software, is Health Canada agreeable to an annual software licensing/ maintenance fee beyond the limits of this contract? If a customized solution is required, is the October 1, 2013, Transition Date expected to be for transfer of data entry in to the replacement system, or can the current water quality management system(s) continue to be used by the Regions while the customized system is being developed and implemented? Answer 11: Any solution can be used by the Contractor as long as it is available on a secure platform and meets IT Security standards at the federal level; confidentiality requirements; and PIA and Threat Risk Assessment requirements.

3 Health Canada expects authorized users to be able to log into the water quality data management system from the Contractor s server. New software will not be downloaded onto Health Canada or First Nation community computers. Any anticipated annual software licensing /maintenance fee must be included in the bidder s proposal. As of October 1, 2013, the current water quality data management system being used by Manitoba, Ontario and Pacific Regions will no longer be in operation. On October 1, 2013 the new system must be operational for Manitoba, Ontario and Pacific Regions. Health Canada data from 2012 to 2013 for all 5 Regions must be fully transferred into the Contractor s system by October 31, Health Canada data from 2003 to 2011 inclusive, for all 5 Regions must be fully transferred into the system by December 31, Question 12: With respect to the On-Site Training Sessions, an indication of total hours has been presented; however, for the purposes of determining associated travel costs, is it possible to provide an indication as to the number of on-site training events/ locations to be conducted in each region? Answer 12: Atlantic Region: One 2 day on-site training event in one facility location Ontario Region: One 2-day on-site training event in one facility in each of the four locations (i.e. Sioux Lookout, Thunder Bay West, Thunder Bay East and Southern Ontario) Manitoba Region: One 2-day on-site training event in two different facility locations Saskatchewan: Five 2-day on-site training events in a few different facility locations (exact number unknown at this time) Pacific Region: Five 2 day on-site training events in one facility location Question 13: In Table A on page 7 and in other parts of the RFP, the Saskatchewan contract end date is listed as May 31, However, the contract ends on March 31, So, pricing for Option Years 1 and 2 should be based on a start date for all five regions, including Saskatchewan, of April 1, 2014.

4 Answer 13: Table A summarizes the end dates of existing service contracts in place for the water data management system currently being used by each Region. These contract expiry dates cannot be changed. When calculating the proposal cost, the bidder is to take into consideration that only Ontario, Manitoba, and Pacific regions will be under the contract for six (6) months from October 1, 2013 to March 31, For Option Year 1costs, the bidder is to take into consideration that only Manitoba, Ontario, Pacific, and Atlantic Regions will receive services for one (1) full year starting on April 1, 2014 while Saskatchewan Region will only receive services for ten (10) months, starting on June 1, The cost for Option Year 2 should be based on the assumption that all 5 Regions will be using the new water management system for one (1) full year from April 1, 2015 to March 31, Question 14: In Section 1.3.1, the first sentence states The period of the Contract will be for 9 months starting October 1, 2013 and ending March 31, However, October 1, 2013 to March 31, 2014 is a 6 month period, so should we submit pricing based on a 6 month period? Answer 14: Please refer to Question and Answer document 1 (amendment 1), as well as amended RFP document. Question 15: Since the existing contracts for Saskatchewan and Atlantic Regions do not expire until March 31, 2014, should the price proposal not include pricing for these two regions for the October 1, 2013 to March 31, 2014 period? Answer 15: No. Atlantic Region s existing contract ends March 31, Saskatchewan Region s existing contract ends on May 31, Therefore the price proposal for the six (6) month period will not include Atlantic nor Saskatchewan regions. Atlantic and Saskatchewan Regions will fall under Option Year 1 and Option Year 2 only. Refer to Answer 13 for further explanation. Question 16: Security requirements Section E3.7 The security agreement mentioned in this section states that Part I is to be completed at returned at the soonest does this need to be done prior to submitting the proposal?

5 Answer 16: Please refer to amended RFP document. The bidder does not need to meet security requirements when the bid is submitted. However, the bidder is required to meet all contract security requirements at time of contract award. Documents will be provided once bidder has been selected. Question 17: In the table of contents, on page 3, reference is made to sections Relevant Work Experience and References, however in the main document, on page 67, there is no content about these sections. Shall we ignore these sections, or do they need to be included? Answer 17: Sections and do not exist. However, does specify that bidders are to provide background information about the company, including its legal name and the province in which it is incorporated. Include proof of Professional Designation, and one reference. In addition, bidders need to meet the mandatory requirements in Section Question 18: Answer 18: In section E3.7, at the bottom page 27 the instructions are not clear. It states A. Complete Part 1 and return at your soonest. From looking through the RFP document and Annex H, it is not clear what we are to complete, and specifically what Part 1 refers to. Please clarify. Please refer to amended RFP document. Documents will be provided once bidder has been selected. Question 19: Regarding Section on Page 22 of the RFP, it is not clear what is expected from the Contractor with respect to preparation of the National Performance Indicators Report and the REHM questionnaire. Does Health Canada require us to: 1. Develop these reports templates in the system so that Health Canada staff can print them out exactly in the format that is currently being used, or 2. Have us prepare the reports and provide them to each Region, or 3. Simply have the ability for the Region s to extract the data from the system to insert into these reports? Answer 19: Health Canada requires all three methods. Any updated report templates will be provided to the bidder upon award of contract.

6 The bidder is expected to prepare and provide the National Performance Indicators Report and the REHM questionnaire by the following dates listed in the table below: Key Deliverable Drinking Water Performance Indicators National Report Deliverable Due Date Draft Preliminary: February 28th Final Report: May 31 st REHM Questionnaire April 15 th The system needs to allow data extraction by each region for their individual monthly reporting needs. ALL OTHER TERMS AND CONDITIONS OF THE REQUEST FOR PROPOSAL REMAIN UNCHANGED.

7 Question et réponse Document #2 Date : 29 aout 2013 Numéro de référence de DP : Date de clôture : 9 septembre 2013 Heure de clôture : TITRE DU PROJET : 14:00 (HNE) Gestion de l information sur la qualité de l eau pour les régions de l Atlantique, de l Ontario, du Manitoba, du Pacifique et de la Saskatchewan À tout soumissionnaire : Ceci est pour aviser tous les soumissionnaires des questions et réponses concernant cette demande de proposition Question 8: Le système doit être opérationnel le 1 er octobre 2013, soit le même jour que le début du marché, ce qui laisse très peu de temps de préparation. À quelle date le marché devrait il être attribué? Réponse 8: La semaine du 23 septembre Question 9: Est-ce que Santé Canada s attend à ce que l entrepreneur fasse des ajouts au(x) système(s) actuel(s) de gestion de la qualité de l eau, ou à ce qu il fournisse un système d information de gestion des données de remplacement? Réponse 9: Santé Canada s attend à ce que l entrepreneur fournisse un système informatique distinct de gestion des données de remplacement. Question 10: Si l on s attend à que l entrepreneur développe les capacités du système actuel, veuillez fournir de l information sur la nature de ce système, par exemple : Est-ce que toutes les régions se servent du même système de gestion de la qualité de l eau ou existe-t-il plusieurs versions? Y a-t-il un système de gestion de la qualité de l eau qui est privilégié et, si c est le cas, dans quelle région est-il actuellement utilisé? Veuillez fournir des précisions techniques sur le système privilégié, comme la plateforme actuelle, le développeur/fournisseur initial, le fournisseur actuel de services (s il y a lieu), etc. Peut-on avoir accès au système actuel/fournisseur de services de gestion de la qualité de l eau afin de passer en revue les fonctions du système?

8 Réponse 10: Les cinq régions utilisent actuellement le même système de gestion de la qualité de l eau. L entrepreneur ne sera pas tenu d augmenter les capacités du système existant, car le système actuel n est pas la propriété de Santé Canada. Quant au choix du système de gestion de la qualité de l eau, Santé Canada n a aucune préférence. Toutefois, le nouveau système devra répondre à toutes les exigences décrites dans la DP, ainsi que dans chacune des annexes régionales A à E. Le système actuel est accessible sur un site sécurisé distinct. Les utilisateurs autorisés se connectent au système par le biais du serveur du fournisseur de service actuel. L entrepreneur doit s assurer que la connexion Internet (adresse IP) entre son serveur et les régions de Santé Canada/les autorités des Premières Nations est sécuritaire et que le site est physiquement séparé des autres clients utilisant la même application du Service. L entrepreneur n aura pas accès au système de gestion de la qualité de l eau existant et ne pourra pas consulter le fournisseur de service pour examiner la fonctionnalité du système. Question 11: Réponse 11: Si Santé Canada s attend au remplacement du système d information de gestion des données, veuillez fournir l information suivante : A-t-on examiné une solution actuellement disponible qui répondrait aux exigences de Santé Canada? Si nous devions utiliser un logiciel disponible, est-ce que Santé Canada serait disposé à accepter des droits annuels de licence/mise à jour au-delà des limites de ce marché. Si une solution sur mesure est demandée, est-ce que la date de transition du 1 er octobre 2013 est prévue pour le transfert de l entrée des données dans le système de remplacement, ou les régions peuvent-elle continuer d utiliser le(s) système(s) actuel(s) de gestion de la qualité de l eau pendant la conception et la mise en œuvre du système? L entrepreneur peut choisir la solution voulue, pourvu que celle-ci puisse être utilisée sur une plateforme sécurisée et qu elle soit conforme aux normes fédérales de sécurité de la TI. La solution doit aussi répondre aux exigences en matière de confidentialité, de même qu en matière d EFVP et d évaluation des menaces et des risques. Santé Canada s attend à ce que les utilisateurs autorisés soient capables de se connecter au système de gestion des données sur la qualité de l eau à partir du serveur de l entrepreneur. Le nouveau logiciel ne sera pas téléchargé dans les ordinateurs de Santé Canada ni des communautés des Premières Nations. Tous les frais annuels prévus concernant l octroi de licences et la maintenance du logiciel doivent être inclus dans la proposition du soumissionnaire. À compter du 1 er octobre 2013, le système de gestion des données sur la qualité de l eau actuellement utilisé dans les régions du Manitoba, de l Ontario et du Pacifique ne sera plus en fonction. Le nouveau système devra être opérationnel

9 dans les régions du Manitoba, de l Ontario et du Pacifique à compter du 1 er octobre Toutes les données de Santé Canada de 2012 à 2013 cumulées dans les cinq régions devront être transférées dans le système de l entrepreneur avant le 31 octobre Toutes les données de Santé Canada datant de 2003 à 2011, inclusivement, qui ont été cumulées dans les cinq régions devront être transférées dans le système avant le 31 décembre Question 12: En ce qui concerne les «séances de formation sur place», un nombre total d heures a été indiqué. Toutefois, afin d établir les coûts de déplacement connexes, est-il possible de donner une indication du nombre d événements/d emplacements de formation sur place correspondant à chaque région? Réponse 12: Région de l Atlantique : une séance de formation de deux jours sur place dans un site d installation. Région de l Ontario : une séance de formation de deux jours sur place dans une installation de chacun des quatre sites (c.-à-d. Sioux Lookout, Thunder Bay- Ouest, Thunder Bay-Est et Sud de l Ontario). Région du Manitoba : une séance de formation de deux jours sur place dans deux sites d installation différents. Saskatchewan : cinq séances de formation de deux jours sur place dans quelques sites d installation différents (le nombre exact reste à déterminer). Région du Pacifique : cinq séances de formation de deux jours sur place dans un site d installation. Question 13: Réponse 13: Selon le tableau A de la page 7 et d autres parties de la DP, le marché de la Saskatchewan prend fin le 31 mai Toutefois, le contrat se termine le 31 mars Donc, les prix pour les années optionnelles 1 et 2 devraient être basés sur la date de début pour les cinq régions, y compris la Saskatchewan, soit le 1 er avril Le tableau A donne un aperçu des dates de fin des contrats de service existants pour le système de gestion des données sur la qualité de l eau actuellement utilisé dans chaque région. Les dates d expiration de ces contrats ne peuvent pas être modifiées. Lors du calcul du coût de la proposition, le soumissionnaire doit tenir compte du fait que seules les régions de l Ontario, du Manitoba et du Pacifique seront liées au contrat pendant six (6) mois, soit du 1 er octobre 2013 au 31 mars Quant aux coûts liés à l année d option 1, le soumissionnaire doit tenir compte du fait que seules les régions du Manitoba, de l Ontario, du Pacifique et de l Atlantique recevront des services pendant une (1) année complète à compter du

10 1 er avril 2014, tandis que la région de la Saskatchewan recevra des services seulement pendant dix (10) mois, à compter du 1 er juin Le coût lié à l année d option 2 doit être fondé sur l hypothèse que les cinq régions utiliseront le nouveau système de gestion de la qualité de l eau pendant une (1) année complète, soit du 1 er avril 2015 au 31 mars Question 14: Dans la section 1.3.1, la première phrase précise que le marché s étendra sur une période de neuf mois débutant le 1 er octobre 2013 et se terminant le 31 mars Toutefois, la période qui s écoule entre le 1 er octobre 2013 et le 31 mars 2014 est de six mois. Devrait on proposer des prix pour six mois? Réponse 14: Veuillez vous reporter au document 1 de questions et réponses (modification 1), de même qu à la DP modifiée. Question 15: Puisque les marchés actuels des régions de la Saskatchewan et de l Atlantique prennent fin le 31 mars 2014, est-ce que la proposition de prix devrait exclure les prix pour ces deux régions au cours de la période allant du 1 er octobre 2013 au 31 mars 2014? Réponse 15: Non. Le contrat actuel lié à la région de l Atlantique prend fin le 31 mars 2014, tandis que celui lié à la région de la Saskatchewan prend fin le 31 mai Par conséquent, la proposition de prix pour la période de six (6) mois n inclut pas les régions de l Atlantique et de la Saskatchewan. Les régions de l Atlantique et de la Saskatchewan seront assujetties à l année d option 1 et à l année d option 2 seulement. Reportez-vous à la Réponse 13 pour obtenir plus de précisions. Question 16: Réponse 16: Exigences relatives à la sécurité (section E3.7) Selon l entente sur la sécurité qui est mentionnée dans cette section, la partie I doit être remplie et retournée le plus tôt possible. Est-ce que cela doit être fait avant de soumettre la proposition? Veuillez vous reporter à la DP modifiée. Le soumissionnaire n est pas tenu de satisfaire aux exigences en matière de sécurité lorsqu il soumet sa proposition. Il doit toutefois répondre à toutes les exigences en matière de sécurité au moment de l attribution du contrat. Les documents seront fournis une fois que le soumissionnaire aura été retenu.

11 Question 17: Dans la table des matières, à la page 3, on fait référence aux sections (expérience professionnelle pertinente) et (références). Toutefois, dans le document principal, à la page 67, il n y a pas de texte dans ces sections. Devonsnous ne pas prêter attention à ces sections, ou doivent-elles être incluses? Réponse 17: Les sections et n existent pas. Toutefois, la section ne précise pas que les soumissionnaires doivent fournir des renseignements généraux sur l entreprise, notamment sa dénomination sociale et la province où l entreprise est constituée en société, de même qu une preuve de la désignation professionnelle et une référence. De plus, les soumissionnaires doivent respecter les exigences obligatoires figurant à la section Question 18: Réponse 18: Les directives fournies dans la section E3.7, à la page 31, ne sont pas claires. Il est indiqué «Veuillez SVP remplir la partie 1 et nous la renvoyer». D après l information contenue dans la DP et l annexe H, nous ne sommes pas certains de comprendre ce que nous devons remplir et, plus précisément, ce à quoi correspond la «partie 1». Pouvez-vous fournir des précisions? Veuillez vous reporter à la DP modifiée. Les documents seront fournis une fois que le soumissionnaire aura été retenu. Question 19: En ce qui concerne la section à la page 25 de la DP, qu attend on précisément de l entrepreneur quant au rapport national sur les indicateurs de rendement de l eau potable et le questionnaire du GRSE? Quelles sont les exigences de Santé Canada? 1. Que l entrepreneur élabore ces modèles de rapports dans le système, de sorte que le personnel de Santé Canada puisse les imprimer dans le format exact qui est utilisé présentement, ou 2. Que l entrepreneur prépare les rapports et les remette à chaque région, ou 3. Tout simplement que les régions puissent extraire les données du système et les insérer dans ces rapports. Réponse 19: Santé Canada exige les trois méthodes. Les modèles de rapport mis à jour seront transmis au soumissionnaire lors de l attribution du contrat. Le soumissionnaire devra préparer et soumettre le rapport national sur les indicateurs de rendement et le questionnaire pour les GRHM avant les dates indiquées dans le tableau ci-dessous :

12 Produit à livre Rapport national sur les indicateurs de rendement de l eau potable Questionnaire GRSE Date de livraison Ébauche préliminaire : 28 février Rapport final : 31 mai 15 avril TOUTES LES AUTRES MODALITÉS DE CETTE DEMANDE DE PROPOSITION DEMEURENT INCHANGÉES (LA VERSION FRANCAISE).