CHARIVARI 11eme édition 30-31 aout 2014 Premier Festival Médiéval Fantastique d Auvergne Association BILLOM Renaissance 63160 Billom Contact : Corinne LAMBERT 06 99 35 96 43 - lespetitskorrigans@bbox.fr Sophie COLLAS 06 63 79 71 80 scollas@sfr.fr www.billomrenaissance.fr
Sommaire DOSSIER DE SPONSORING ET DE MECENAT 2014 I- Billom Renaissance 1. Présentation 2. Objectifs 3. Les acteurs II-L association et l équipe 1. L association et ses valeurs. 2. Les bénévoles 3. Publics cibles 4. Partenaires et sponsors III- La Communication 1. La couverture médiatique IV-Sponsoring et Mécénat 1. Nos besoins 2. Les Avantages pour vous 3. Les Contreparties pour le sponsoring et/ou le mécénat V- Contact VI- Annexes 1. Les Comptes 2. Les Contreparties 3. Les Photos
I-Billom Renaissance 1-Présentation du Charivari Le Contexte Une petite ville du Puy de Dôme qui a conservé son patrimoine médiéval. Des habitants qui veulent animer leur quartier laissé à l abandon tout en le faisant découvrir et redécouvrir aux visiteurs. Ces mêmes habitants qui souhaitent échanger rencontrer et partager. L idée La mise en place d un festival médiéval fantastique mêlant spectacle de rue, animations interactives le tout totalement gratuit. Depuis onze années maintenant ce Charivari populaire est devenu pour le territoire indispensable. L ambition Au départ un petit groupe d habitant du quartier historique de Billom souhaite mettre en place des animations de rues pour dynamiser et surtout faire découvrir le patrimoine conservé du Billom Médiéval. 2 bouts de ficelles et beaucoup de pugnacité et d ingéniosité plus tard, le Charivari était né. L an passé, nous avons fêté les 10 ans de cette manifestation. Les supports Un site web: www.billomrenaissance.fr Des pages sur les réseaux sociaux Des supports papiers tels que set de table, programme des festivités Des interviews radios et tv
2-Objectifs de Billom Renaissance. Promouvoir toutes actions culturelles. Susciter le charme de l imaginaire abrité dans ces petites ruelles, par la déambulation des festivaliers. Ouvrir ainsi le domaine du conte, de l imaginaire et de l enfance qui dort en chacun de nous pendant un weekend. Travailler en partenariat avec des associations de Billom, source de richesse d échange et de convivialité : les Grands Goussiers, la MLC avec le tir à l arc, les commerçants de Billom, le collège Notre Dame. Offrir une vitrine du Pays d Art et d Histoire en valorisant le patrimoine architectural du quartier médiéval et assurer de manière ludique la transmission de l histoire de Billom à la jeune génération. Développer un lien intergénérationnel et une mixité sociale. Proposer des spectacles gratuits pour un public varié. 3-Les acteurs La programmation, dans le but d émerveiller le public, s articule autour de disciplines culturelles éclectiques : Un concert le samedi soir avec une programmation différente chaque année Du théâtre de rue, un magicien, de la jonglerie, des échassiers, des conteurs, un spectacle de feu chorégraphié et pyrotechnique, de l escrime médiéval, des archers, des jeux en bois médiévaux, de la musique et des danses médiévales sous forme de spectacles. D un jeu de rôle grandeur nature avec résolution d énigmes autour de la gastronomie médiévale avec un thème autour des livres de Michèle Barrière (venue de l auteur) et de l historique de Billom. D ateliers d initiation et de pratique pour les enfants et les adultes : jeux en bois, campement médiéval avec démonstration d armes, forge, poterie démonstration de métiers anciens, préparation de potions D un concours de costumes et d archerie pour que la population locale s approprie le CHARIVARI : lié à notre histoire, un Roy des aulx est couronné chaque année en partenariat avec la confrérie des Grands Goussiers. D un marché d artisans d arts et d exposition d artistes locaux. D une déambulation sonore : le charivari où tous les festivaliers ont le droit de faire le plus de bruit D un repas médiéval animé.
II L association et l équipe 1. L association et ses valeurs Billom Renaissance est une association régie par la loi 1901 regroupant toutes personnes portant un intérêt particulier au quartier médiéval de Billom. Ainsi habitants et sympathisants se retrouvent derrière deux objectifs forts : Préserver et valoriser le patrimoine du quartier Redynamiser et faire découvrir le quartier à travers des animations. Depuis le début les mêmes valeurs sous-tendent nos actions : La gratuité avec l accès à la culture pour tous La convivialité avec les festivaliers, les troupes, les bénévoles La sincérité et l authenticité Le partage et l échange entre association La citoyenneté par la dynamisation du tissu social 2. Les bénévoles Comme toute association Billom Renaissance ne serait rien sans l implication de ses bénévoles. Les membres du bureau Les administrateurs reponsable des commissions Les adhérents
Tout d abord des adhérents; 35 au total. Puis un conseil d administration constitué par les responsables de commission. Puis comme toute association un bureau restreint par choix puisque les décisions importantes sont toujours prises collégialement par l ensemble des adhérents. Les commissions. Les adhérents de Billom Renaissance ne voulant pas se perdre dans des réunions interminables sont répartis dans des commissions permettant d alléger et d avancer plus rapidement dans chaque tâche. 11 commissions Animation qui contacte et fait un premier tri dans le choix des professionnels intervenant sur le festival. Elle s occupe également de la logistique pour l accueil des troupes. Mécénat/Sponsoring chargée de chercher des partenaires. Communication qui s occupe de promouvoir la manifestation. Enigme qui se creuse les méninges pour trouver le jeu de piste (grandeur nature) sachant plaire aux petits comme aux grands Cuisine qui a la grande responsabilité de nourrir bénévoles, festivaliers et troupes du vendredi soir au dimanche soir. Musique qui trouve Le Groupe du concert du samedi soir et s occupe de la logistique. Buvette qui abreuve des milliers de personne sur 2 jours. Campement qui s occupe de la mise en place de la vie de camp médiéval, d initiation à l archerie médiévale ainsi que d atelier retraçant les us et coutumes de cette époque. Artisan qui est en relation avec les marchands et artisans s installant pour 2 jours sur place. Décoration qui intervient pour que le quartier médiéval prenne un air de «Charivari» le temps d un weekend. Informatique qui gère nos pages sur les réseaux sociaux et notre site internet. Tout au long de l année qui précède la manifestation les commissions se réunissent chacune avec leurs participants et travaillent à la préparation du festival. Selon les périodes certaines ont plus de travail que d autres. Les adhérents peuvent choisir de s impliquer dans plusieurs commissions selon leurs
compétences et leur gout. DOSSIER DE SPONSORING ET DE MECENAT 2014 Pour autant et dès que les dates arrivent à grands pas, tous les bénévoles donnent un coup de main pour distribuer les flyers et affiches, décorer les rues, et le jour J distribuer les repas, se mettre au service des visiteurs, assurer la sécurité et même préparer le terrain pour les chevaux! Cette organisation en groupe de travail est une force puisque nous sommes capables d accueillir plus de 6000 festivaliers, de servir plus de 600 repas et d engager des troupes professionnelles pour assurer une dizaine de spectacles de qualité. 3. Public ciblé Notre public est large car la programmation est faite pour plaire au plus grand nombre. Famille, jeunes et moins jeunes. L implication du public local autour des différents concours proposés est importante et il répond présent et se costume très volontiers. Les festivaliers attendent chaque année le retour du charivari le dernier week-end d août et sont de plus en plus nombreux à venir et à revenir : C est ainsi que tenant compte des taux et provenance de fréquentation selon les enquêtes réalisées lors des 3 dernières années, nous pouvons affirmer que sur une fréquentation croissante de 6000 personnes en 2013 : 8% des festivaliers viennent du territoire français voire de l Europe. 70% viennent de la Communauté de Commune Billom St Dier Vallée du Jauron qui regroupe 22% du Puy de Dôme 15 460 habitants
4-Partenaires et Sponsors - Partenaires - Partenariat avec la municipalité : soutien technique, logistique mise à disposition d hébergement pour loger les différentes troupes et aussi financier. - Partenariat avec la communauté de communes de Billom St Dier Vallée du Jauron. - Soutien financier du conseil général par la DALD et la manifestation d envergure. - Travail en partenariat avec des associations de Billom, source de richesse d échange et de convivialité : les grands Goussiers sont présents, la MLC avec le tir à l arc, les commerçants de Billom, le collège Notre Dame. - Partenariat avec France bleu. - Sponsors Depuis 10 ans maintenant un certain nombre de commerçants et d entreprise nous sponsorisent en figurant sur les programmes et des sets de table. III- La Communication. 1. La couverture médiatique La couverture médiatique régionale et nationale participe aussi à un rayonnement de plus en plus large du charivari. Presse écrite : La Montagne, Le Paysan d Auvergne, Puy de Dôme en fête, le semeur hebdo, INFO Radio : France Bleu Pays d Auvergne, France Inter, RVA. Partenariat avec France bleue : 4 interviews la semaine avant et publicité 3 fois par jour à l antenne 15 jours avant le charivari. Tv : France 3, Clermont 1 ère
Affichage : En 2013, une campagne d affichage sur le coté gauche des bus de la t2c pendant une semaine sur 21 communes de Clermont communauté. Flyer, affiches, banderoles : La communication du Charivari se fait par des flyers et des affiches distribuées dans la communauté de commune et ses environs, des sets de tables proposés aux restaurateurs de la communauté de commune. Banderole annonçant le festival dans Billom. Inscription sur des sites médiévaux et mise en ligne d un nouveau site internet : www.billomrenaissance.fr Mise en place de panneau en bois annonçant le festival sur les ronds points de Pont Du Château, kilomètre lancé, et entrée de ville de Billom IV-Sponsoring 1. Nos Besoins Pour nous, il est très important d avoir un équilibre entre fonds propres et publics et entre les différents pôles de fonctionnement du charivari (cf annexe budget): ainsi si un des pôles est déficitaire tout le fonctionnement financier du charivari n est pas remis en cause. Nous nous efforçons d équilibrer notre budget chaque année, c est pourquoi la manifestation a atteint sainement ses 10 ans. Afin d atteindre nos objectifs de programmation, nous avons besoin : De contribution financière et ou matérielle: 2- Les Avantages pour vous Pour les mécènes : Pour l image de votre entreprise : Excellent vecteur de communication, le mécénat ou sponsoring vous permettra d améliorer l image externe de votre entreprise, d impliquer votre personnel autour d un projet commun et de permettre un enrichissement culturel et humain. Avantage fiscal : Le mécénat est un don non déductible fiscalement qui donne droit à une réduction d impôt sur les bénéfices de l entreprise donatrice de 60 % de la somme versée limitée à 0,5 % (ou 5 pour mille) du chiffre d affaires annuel hors taxes. Un mécanisme de report sur 5 ans a été institué dans le cas où le plafond serait atteint*.
3- Les Contreparties pour le sponsoring et /ou le mécénat L affichage sur notre site www.billomrenaissance.fr du logo de votre entreprise, permettant d un simple clic d accéder à votre site. La taille et l ordre d affichage de votre logo seront proportionnels à l importance de votre soutien. La présentation de votre entreprise sur notre page partenaire et une description de l aide que vous nous apporterez. Dans tous les cas, l assurance d être tenu au courant de toutes les avancées de notre projet et d être invité à l ouverture du Festival. Différents pack de supports de communication vous seront proposés à différents tarifs (cf annexe.) V-Contact Par courrier : Association BILLOM RENAISSANCE OCAL RUE CARNOT 63160 Billom Par téléphone et par mail: Corinne LAMBERT 06 99 35 96 43 - lespetitskorrigans@bbox.fr Sophie COLLAS 06 63 79 71 80 - scollas@sfr.fr
VI- Annexes DOSSIER DE SPONSORING ET DE MECENAT 2014 1- Les comptes Bilan 2013 Dépenses 2013 Recettes 2013 Animations 18165 recettes Concerts vendredi et 3249,44 Repas +buvette 15036,50 samedi caterin 126,26 sponsors 2030 Frais de fonctionnement artisans 1160 Affranchissement/site 97,50 Total recettes 18226,50 Assurance 132 subventions communication Commune de Billom 6000 Affiches/ flyer/set de 3084,80 Communauté de 2000 table/bus communes Décorations DALD 2500 décors 713,66 Manifestation 2000 d envergure Buvette/repas Total subventions 12500 Buvette /repas 10716,83 Jeudi du pressoir 3055,00 Jeudi du pressoir adhésions 180 jeudi du pressoir 1896,00 total 38131,53 total 34462 Report années précédentes +4000
catering 0% recettes Divers 1% Jeudis du Pressoir 9% repas 19% Buvettes 25% Commune 18% ComCom 6% artisan 3% DALD 7% ME 6% Publicité 6% Jeudis du Catering pressoir 2013 0% dépenses Divers Charivari 5% Assurance 1% Concert 2013 0% 9% Communication 8% Décoration 2% Buvette 11% Repas 17% Animation 47% Comme vous pouvez le constater, la plus grande dépense est liée aux animations : Nous souhaitons, chaque année, émerveiller le public en augmentant le nombre d animations professionnelles de qualité. Nous tenons à vous signaler que 37 % des recettes provient des subventions, qui servent à régler en partie les cachets des troupes professionnelles, et 63 % provient de nos recettes propres liées à la météorologie car le festival ayant lieu en plein air: nous prenons un risque chaque année.
Budget prévisionnel 2014 Dépenses 2014 Recettes 2014 Animations 18500 recettes défraiement 300 Repas +buvette 11000 Sponsors/Mécènes 2000 Frais de fonctionnement Financement 5000 participatif artisans 1000 Affranchissement/site 350 Total recettes 19000 Assurance 140 subventions communication Commune de Billom 6000 Supports : Affiches/ 4000 Communauté de 2000 flyer/set de table communes Décorations DALD 2000 décors 480 Manifestation 2000 d envergure Buvette/repas Total subventions 12000 Buvette /repas 9600 adhésions 370 total 33370 total 33370
2-Contreparties DOSSIER DE SPONSORING ET DE MECENAT 2014 Pack 1. Set de table mis en place pour les repas médiévaux du samedi et du dimanche. Tirage à 600 exemplaires. Plusieurs formats encarts disponible. Tarif : A partir de 50 pour un encart de 7cm x 8 cm. Pack 2*. Plaque Forest PVC impression quadri. Format à partir de 50x50. A partir de 90 (pièce). Affichage pendant le festival du vendredi au dimanche soir sur des stands parapluie aux entrées du festival. Pack 3*. 1 banderole 173 cm x hauteur 72 cm. mise en place du vendredi au dimanche sur le lieu des repas. Tarif : 150 euros Pack 4. Pochette couvert. Un seul sponsor, une lisibilité. Format 23x7cm Tarif : 400 euros Pack 5*. Pack 1+ 2+3. Tarif en conséquence. Pack 6. Votre logo sur l affichage des bus T2C qui annonce le Charivari pendant 1 semaine sur Clermont communauté. Tarif selon la taille de l encart. De plus pour tous les packs, votre logo et lien vers votre page seront présents sur notre site pendant l année (voir condition mécène). *Pack 2, 3 et 5 possibilités de passer une convention pluriannuelle. La 1 ère année vous payez l impression et l affichage, les années suivantes seulement l affichage.
Le Charivari c est Beaucoup de monde, Du feu, Des invités de marque