Ivana Taylor Bill Jelen Analyse marketing et reporting avec Excel
3 Formules Entrer une formule Les données du problème Pour obtenir les valeurs des ventes futures fondées sur une certaine hypothèse de taux de croissance, vous devez utiliser une formule. Comment s y prendre Observez la feuille de calcul présentée ci-dessous. Le montant des ventes pour l année 2006 s élève à 1 774 000. Ce montant apparaît en B3, et le taux de croissance pour 2007 a été saisi en B5. En B7, la formule =B3*B5 fait le produit de la valeur saisie en B3 par celle saisie en B5. EN COULISSES Des calculs dynamiques Dans un classeur, dès qu un changement survient, toutes les formules sont recalculées instantanément.
42 Analyse marketing et reporting avec Excel Figure 3 1 Dans cette cellule, on a fait appel à une simple multiplication pour calculer le montant des ventes prévisionnelles. Si vous entrez un nouveau taux en B5, Excel recalcule immédiatement la cellule B7 pour adapter son résultat au nouveau taux. Plus en détail Figure 3 2 Excel recalcule le montant des ventes prévisionnelles dès que le taux de croissance est modifié. Il y a trois façons d entrer cette formule. Si vous êtes un fanatique du clavier, vous pouvez directement taper =B3*B5 dans la cellule B7. Si vous préférez la souris, commencez par taper le signe =, puis, utilisez la souris pour cliquer sur B3, tapez *, et enfin, utilisez à nouveau la souris pour cliquer sur B5. Mais la méthode la plus rapide est sans doute d utiliser les touches de direction. C est la méthode de prédilection de ceux qui ont connu la préhistoire du tableur avec Lotus 1-2-3. 1. Tapez =. 2. Pressez quatre fois la touche de direction vers le haut pour atteindre la cellule B3. 3. Tapez *.
Formules 43 4. Pressez deux fois la touche de direction vers le haut pour atteindre la cellule B5. 5. Pressez la touche Retour. Opérateurs Voici les principaux opérateurs : Signe Plus (+) Addition Signe Moins (-) Soustraction Astérisque (*) Multiplication Barre de division (/) Division Accent circonflexe (^) Exposant Esperluette (&) Concaténation Parenthèses () Agir sur l ordre des opérations Voyons à présent quelques exemples d utilisation : Tableau 3 1 Principaux opérateurs et leur utilisation pour construire les formules Pour additionner deux cellules Signe + =A1+A2 Pour soustraire une cellule d une autre Signe - =A2-A1 Pour multiplier deux cellules Astérisque =A1*A2 Pour diviser une cellule par une autre Barre de division =A2/A1 Pour élever une cellule à une certaine Accent circonflexe =A1^3 puissance Pour calculer une racine Accent circonflexe, mais avec une puissance =256^(1/4) inférieure à 1. Cette formule calcule la racine quatrième de 256 Pour concaténer du texte Esperluette =A1&A2 Ordre des opérations Le moteur de calcul d Excel exécute les opérations dans un ordre précis. Exposants Multiplications et divisions de la gauche vers la droite Additions et soustractions de la gauche vers la droite
44 Analyse marketing et reporting avec Excel Si vous considérez la formule=a2+b2*c2^d2, Excel commence par calculer C2^D2. Puis il multiplie B2 par le résultat qu il vient de trouver. Et enfin, il finit par ajouter A2 avant de renvoyer le résultat final dans la cellule. Vous pouvez intervenir sur cet ordre en ajoutant des parenthèses : =(A2+B2)*C2^D2. Les fonctions préprogrammées Parallèlement aux opérateurs de base, Excel offre plus de 350 fonctions préprogrammées très puissantes. Certaines fonctions comme SOMME sont d un accès immédiat, mais la découverte des autres fonctions ne pose pas de réel problème. Si vous devez faire la somme de valeurs saisies dans des cellules contiguës, il est plus simple et plus rapide d utiliser =SOMME(A2:A5) que de mettre en œuvre l addition de base pour écrire =A2+A3+A4+A5. Plus vous avez de données à additionner, plus le choix de la fonction SOMME devient crucial. Il est bien évident qu entrer une formule comme =SOMME(A2:A999) est beaucoup plus rapide que de saisir quelque chose comme =A2+A3+A4+ +A999. Figure 3 3 Excel ne peut même pas calculer une formule comme celle qui apparaît ici. Aussi, par pitié, n essayez pas de saisir une chose aussi monstrueuse. Utilisez plutôt la fonction SOMME comme cela est décrit ci-dessus.
Formules 45 Entrer une fonction depuis le ruban Au niveau de l onglet Formules du ruban, vous pouvez voir la lettre grecque Σ. Ce bouton correspond à l insertion automatique de la fonction SOMME. Si, au lieu de cliquer directement sur le bouton, vous utilisez la liste déroulante, vous avez un accès direct aux fonctions MOYENNE, MAX, MIN, etc. Dans la figure ci-dessous apparaissent les chiffres de vente pour 999 modèles sur 5 ans. Or, vous souhaitez obtenir en ligne 1000 les totaux pour chaque année. Il vous suffit de : 1 Sélectionner la plage de cellules B1000:F1000. 2 Cliquer sur le bouton Σ. Excel entre automatiquement la somme dans les cinq colonnes. Figure 3 4 Sélectionnez les cellules devant afficher le total des chiffres de ventes pour chaque année. Le résultat apparaît dans la figure ci-dessous. Figure 3 5 Dès que le bouton de somme automatique est pressé, Excel entre la formule dans les cinq colonnes.
46 Analyse marketing et reporting avec Excel Vérifiez les formules de manière à vous assurer que la référence de la plage de cellules entrée automatiquement par Excel correspond bien à ce que vous souhaitez. Dans cet exemple, les années saisies en ligne 1 sont précédées d une apostrophe (invisible dans la cellule), ce qui leur confère une nature de texte. Sans cette précaution, la somme automatique aurait intégré cette première ligne à la référence de la plage de cellules à additionner. Excel introduit dans sa référence toutes les valeurs numériques qu il rencontre sur son passage, jusqu à ce qu il tombe sur une valeur de texte ou une autre formule. En utilisant le bouton Σ à partir d une cellule unique, Excel ne valide pas automatiquement la formule. Il se contente de vous la suggérer, et attend que vous appuyez Entrée pour valider cette formule. Figure 3 6 Pressez la touche Entrée pour valider votre formule. Immédiatement à droite du bouton Somme automatique, vous trouvez une flèche. Utilisez-la pour choisir une autre fonction comme Moyenne, Max ou Min. Sélectionnez la plage B1000:F1000, cliquez sur la flèche et choisissez Moyenne afin d entrer une formule capable de calculer la moyenne des ventes par modèle. Figure 3 7 Sélection de la fonction Moyenne à partir de la flèche liée au bouton Somme automatique.
Formules 47 Figure 3 8 Excel calcule la moyenne à partir des données de chacune des colonnes. Découvrir de nouvelles fonctions Comment procéder pour calculer la médiane pour chacune des colonnes? Vous pouvez soit cliquer sur le bouton fx qui se trouve à l extrême gauche du ruban, sous l onglet Formules, soit choisir cette fonction à partir de la liste déroulante attachée à l un des boutons présentant ces fonctions par thème, à partir du même onglet. Figure 3 9 Utilisez le bouton fx pour partir à la recherche de nouvelles fonctions. Les fonctions d Excel sont proposées à travers sept catégories, dont une divisée en quatre sous-catégories. Elles apparaissent sous la forme de sept boutons : Financier Logique Texte Date et heure Recherche et référence Maths et trigonométrie
48 Analyse marketing et reporting avec Excel Plus de fonctions Statistiques Ingénierie Cube Information Vous trouvez également les deux boutons suivants qui reprennent certaines des fonctions présentées dans les catégories ci-dessus : Utilisées récemment Somme automatique Retrouver une fonction au sein de sa catégorie n est pas nécessairement une tâche facile car la fonction SOMME, par exemple, est rangée dans les fonctions Maths et trigonométrie, alors que MOYENNE se trouve dans la catégorie Statistiques qui est elle-même une sous-catégorie du bouton Plus de fonctions. Figure 3 10 Déroulez la liste des fonctions appartenant à une catégorie à partir de la boîte de dialogue Insérer une fonction. Au lieu de vous perdre dans les méandres des diverses catégories, cliquez sur le bouton fx. À partir de la boîte de dialogue qui apparaît, tapez quelques mots dans la case de recherche et cliquez sur OK. Si vous
Formules 49 tapez Moyenne, Excel vous suggère d utiliser non seulement la fonction MOYENNE, mais également la fonction MOYENNE.SI ou encore MOYENNE.HARMONIQUE et bien d autres fonctions encore. Figure 3 11 À partir d un mot, Excel ne vous suggère pas une fonction unique, mais il vous propose de nombreuses alternatives. En tapant Médiane dans la case de recherche, Excel renvoie une liste de fonctions comprenant MEDIANE mais également MODE, QUARTILE et bien d autres encore. BON À SAVOIR Découvrez la macro complémentaire Analysis Toolpak Environ un tiers des fonctions ne sont disponibles qu après l activation préalable de la macro complémentaire Analysis Toolpak. Si les fonctions que vous devez utiliser ne se limitent pas à SOMME et MOYENNE, prenez le temps d explorer la liste des fonctions et activez la macro complémentaire Analysis Toolpak. Pour cela : 1. Cliquez sur le bouton Office. 2. Cliquez sur le bouton Options Excel (dans le coin inférieur droit du grand menu Office). 3. Faites votre choix dans la fenêtre correspondant à la section Compléments. Parfois vous connaissez le nom de la fonction, mais vous avez oublié celui des arguments nécessaires à son calcul. Excel vous aide, puisque
50 Analyse marketing et reporting avec Excel dès la saisie de la parenthèse d ouverture, il vous indique le nom et l ordre des arguments au sein d un petit cartouche jaune qui apparaît juste sous votre saisie. Figure 3 12 Un petit cartouche jaune apparaît automatiquement et vous indique la syntaxe correcte pour saisir votre formule. Quoi qu il en soit, vous avez toujours la possibilité d utiliser le raccourci clavier Ctrl+A juste après avoir tapé la parenthèse d ouverture. Ce raccourci affiche la boîte de dialogue de l Assistant fonction qui vous aide à saisir vos arguments. Pour chaque argument, elle affiche une petite explication. Par exemple, dans la figure suivante, Excel suggère la solution à adopter pour travailler avec des versements trimestriels. Figure 3 13 Taper Ctrl+A immédiatement après la parenthèse d ouverture d une fonction affiche l assistant fonction, au niveau de l écran de saisie des arguments.
Formules 51 Si votre modèle prévoit des remboursements mensuels, vous pouvez utiliser B2/12, mais mieux vaut utiliser la formule (1+B2)^(1/12)-1. Figure 3 14 Entrer l argument Taux au sein de la boîte de dialogue de l assistant fonction. La saisie de tous les arguments affichés en gras est obligatoire. La saisie des arguments qui apparaissent en caractères non gras est optionnelle. Une fois l ensemble des arguments saisis, Excel vous indique le résultat et construit parallèlement la formule dans la cellule dans laquelle vous avez commencé votre saisie. Figure 3 15 Les résultats apparaissent instantanément dans la boîte de dialogue.
52 Analyse marketing et reporting avec Excel Si l aide dispensée au sein de cette boîte de dialogue s avère insuffisante, vous avez toujours la possibilité de cliquer sur le bouton Aide sur cette fonction. Vous disposez alors d une page complète d explications avec quelques exemples d utilisation. Figure 3 16 Accédez à une aide complète pendant la saisie de votre formule. Recopier une formule Si vous entrez une somme en passant par le bouton Somme automatique, vous pouvez sélectionner au préalable une plage de plusieurs cellules. Votre somme sera entrée dans toutes les cellules de la plage sélectionnée. En revanche, si vous choisissez Autres fonctions à partir du menu déroulant Somme automatique, lors de la validation de votre fonction, Excel ne l entrera que dans la première cellule de votre sélection (à moins que vous ne mainteniez la touche Ctrl appuyée pendant la validation de votre formule).
Formules 53 Dans ce cas, vous pouvez faire appel à la poignée de recopie. 1 Sélectionnez la cellule contenant la formule. B.A.-BA La poignée de recopie Vous remarquerez que dans le coin inférieur droit du cadre épais qui signale la cellule sélectionnée, apparaît un carré noir. C est ce que l on appelle la poignée de recopie. Lorsque vous amenez le curseur de votre souris au dessus de cette poignée, il se transforme en signe plus. 2 Cliquez sur la poignée de recopie et glissez vers la droite pour recopier la formule dans les cellules voisines. Figure 3 17 Le signe plus indique que vous êtes prêt à utiliser la poignée de recopie. Excel recopie la formule dans toutes les cellules balayées par votre cliquerglisser. Figure 3 18 Les résultats des diverses formules apparaissent au fur et à mesure du cliquer-glisser. ASTUCE Recopie express Si vous devez recopier une formule dans une colonne et que celle qui est située immédiatement à gauche n est pas vide, vous pouvez tenter un double-clic sur la poignée de recopie (au lieu du cliquer-glisser). Excel observe le comportement de la colonne de gauche et recopie la formule tant qu il trouve des valeurs, et dès qu il rencontre une cellule vide, il interrompt la recopie.
54 Analyse marketing et reporting avec Excel Afficher les formules Les données du problème Imaginons qu un collaborateur vous envoie une feuille de calcul vraiment confuse. Comment pouvez-vous repérer rapidement les cellules contenant une formule? Figure 3 19 Voici l exemple d une feuille dans laquelle la visualisation des formules pourrait être utile pour mieux comprendre son fonctionnement. Comment s y prendre Excel propose un mode d affichage dans lequel on peut visualiser toutes les formules simultanément. 1 Utilisez le raccourci clavier Ctrl+". Ce raccourci correspond à la commande Afficher les formules, disponible à partir de l onglet Formules du ruban. Dans ce mode d affichage, Excel élargit toutes les colonnes car il estime qu il faut davantage de place pour afficher les formules que pour afficher leur résultat.
Formules 55 Figure 3 20 Affichage des formules. 2 Utilisez à nouveau le raccourci clavier Ctrl+" pour revenir au mode d affichage normal. Plus en détail Vous pouvez aussi passer par la commande Sélectionner les cellules pour sélectionner simultanément toutes les cellules contenant une formule : 1 À partir du ruban, activez l onglet Accueil et choisissez Rechercher et sélectionner > Sélectionner les cellules. 2 Dans la boîte de dialogue qui apparaît, cliquez sur Formules, puis sur OK. Figure 3 21 Cliquer sur l option Formules pour sélectionner simultanément toutes les cellules contenant des formules.
56 Analyse marketing et reporting avec Excel 3 Une fois les cellules sélectionnées, vous pouvez leur appliquer une couleur de fond afin de les repérer plus facilement, ou même donner un nom à cette sélection, afin de pouvoir la sélectionner par la suite, plus directement. Figure 3 22 Appliquer une couleur de fond à la sélection. Grâce à la couleur, il est plus facile de repérer les cellules contenant une formule, ce qui constitue un premier pas vers une meilleure compréhension du modèle. Références absolues N avez-vous jamais été plongé dans des abîmes de perplexité par des valeurs d erreur récalcitrantes apparues à l occasion de la recopie de formules? L expérience prouve que certaines approximations survenues lors de la manipulation des références en sont souvent la cause. En fait, une référence absolue désigne précisément l adresse d une cellule, et non pas le parcours à suivre pour atteindre cette cellule depuis la formule (parcours qui, par définition, désignera une autre cellule lorsque la formule sera recopiée).
Formules 57 Les données du problème Le tableau ci-dessous présente les chiffres de ventes pour divers modèles. Figure 3 23 Un tableau présentant des chiffres de ventes. Pour calculer les prévisions pour les années suivantes, entrez en C4 la formule =B4*1,05 et recopiez-la dans les autres cellules (en colonne et en ligne). Figure 3 24 Calculez les ventes prévisionnelles en recopiant une formule construite à partir d une référence relative et d une constante. Cela ne vous surprend peut-être pas, mais il est quand même très étonnant qu Excel décline les références pendant la recopie des formules, et fasse par exemple passer B4 à C5 lorsque la formule est recopiée de C4 en D5.
58 Analyse marketing et reporting avec Excel Maintenant, au lieu d entrer 1,05 «en dur» dans la formule, entrez plutôt cette valeur en D1 (D1 a été formatée pour afficher un pourcentage), et en C4, modifiez la formule pour qu elle devienne =B4*D1. Vous obtenez le même résultat. Figure 3 25 Calculer un chiffre de ventes prévisionnelles à l aide d une formule mettant en œuvre deux références relatives. Mais hélas, lorsque vous recopiez cette formule dans les autres cellules, ça ne va pas. Toutes les prévisions sont à zéro! Figure 3 26 Recopier la formule précédente produit des résultats désastreux. Lorsque vous recopiez la formule de C4 vers C5, B4 se transforme en B5 (ce qui est parfait), mais D1 se transforme en D2, ce qui ne correspond absolument pas à vos attentes! Comment faire pour que D1 reste inchangée pendant la copie de la formule? Comment s y prendre Les références comme B4 ou D1 sont appelées références relatives. Lorsque vous copiez une formule utilisant ce type de références, elles se
Formules 59 déclinent. Dans la plupart des situations, ce comportement vous convient, mais parfois, vous voulez qu une référence désigne toujours la même cellule. C est le cas dans l exemple traité ici pour lequel vous souhaitez que votre formule pointe toujours sur la cellule D1 qui contient le taux de croissance que vous souhaitez appliquer à toutes vos prévisions. Pour figer cette référence, il faut la transformer en référence absolue. On opère cette transformation en ajoutant le symbole dollar ($) devant la lettre de la colonne et devant le numéro de la ligne. Dans notre exemple, il faut que la formule de la cellule C4 ressemble à =B4*$D$1. Dès lors, la recopie de la formule continue de transformer B4 en B5, B6, etc. alors que D1 demeure inchangée. Rien ne vous empêche de modifier la valeur de D1 et de vérifier l impact de ce changement sur toutes vos prévisions. Figure 3 27 Utiliser des références absolues pour appliquer simultanément à plusieurs formules une nouvelle valeur de paramètre. Vous n êtes pas obligé de figer les deux dimensions d une référence. Si vous voulez utiliser une référence comme =C$1 (seule la ligne est figée), vous utilisez une référence semi-relative. Cette semi-relativité peut d ailleurs être inversée, et vous pouvez utiliser une référence comme =$C1 (seule la colonne est figée). Plus en détail Pour faciliter la transformation d une référence relative en référence absolue, vous pouvez utiliser la touche F4. Pendant la construction de votre formule, appuyez la touche F4 immédiatement après avoir entré la référence à modifier. En utilisant cette touche plusieurs fois de
60 Analyse marketing et reporting avec Excel suite, vous faites passer votre référence par ses quatre états possibles (D1, $D$1, D$1 et $D1). Tableau 3 2 Cycle des divers états d une référence transformée par la touche F4 Presser F4 Résultat Nom de la référence État initial =D1 Relative Presser F4 une fois =$D$1 Absolue Presser F4 deux fois =D$1 Semi-relative en colonne Presser F4 trois fois =$D1 Semi-relative en ligne Presser F4 quatre fois =D1 Relative Formules matricielles Les données du problème Vous vous retrouvez avec 5 000 enregistrements consignant à chaque fois une quantité et un prix unitaire. Vous souhaitez calculer la somme des produits de chaque quantité par chaque prix unitaire. Figure 3 28 Un petit morceau des 5 000 enregistrements à partir desquels vous souhaitez calculer la somme des produits de chaque quantité par chaque prix unitaire. Comment s y prendre Vous pouvez toujours entrer la formule =C2*D2 en E2, recopier cette formule vers le bas, et faire la somme de l ensemble.
Formules 61 Figure 3 29 Procédure habituelle avec une simple fonction SOMME. Mais si vous n êtes intéressé que par le résultat final, il est inutile de faire tous ces produits intermédiaires. Vous pouvez alors mettre en œuvre une formule matricielle. 1 En D5001, entrez la formule =SOMME(C2:C5000*D2:D5000). 2 Cette formule peut paraître erronée, mais pour la valider, au lieu de presser simplement la touche Entrée, maintenez les touches Ctrl+Maj enfoncées pendant que vous actionnez la touche Entrée. Figure 3 30 Validez une formule matricielle à l aide des touches Ctrl+Maj+Entrée. La formule, une fois validée, est encadrée d accolades. Au moment où vous pressez les touches Ctrl+Maj+Entrée, Excel réalise les 5 000 produits, les additionne et renvoie le résultat dans la cellule en encadrant la formule par des accolades.
62 Analyse marketing et reporting avec Excel Figure 3 31 Utilisez une formule matricielle pour additionner les 5 000 produits. MNÉMOTECHNIQUE CME Si vous avez quelques difficultés à vous souvenir de la séquence de touches à presser pour valider les formules matricielles, retenez le sigle CME pour Ctrl+Maj+Entrée. Plus en détail Mettre en œuvre quelques formules matricielles ne pose pas de problème particulier. En revanche, si vous en abusez au sein d un même classeur, le temps nécessaire au calcul de toutes ces formules risque de vous paraître incroyablement long. Si c était le cas, vous pourriez toujours déconnecter le calcul automatique de votre classeur (en choisissant, à partir du ruban, l onglet Formules > Options de calcul > Manuel).