COMPTE RENDU de l Assemblée Générale annuelle du Jeudi 2 Avril 2015 Les personnalités présentes et excusées : Statut Identité Qualité Présent Excusé Représenté BOUVIER Marie-Christine Présidente ROY Frédéric Vice Président CAILLE Christine Trésorière GOLDER Yves Conseiller LAGACHE Etienne Conseiller OUI MAS Manuel Conseiller OUI GRIMALDI Christelle NON DICOSTANZO Christophe MARLIN Helen Les membres HEISS Michel titulaires OUI HEISS Frédéric FONTAINE Sacha NON CITERNE Patrick NON SEEGMULLER Jean-Charles MERY Jean-Christophe OUI TACAIL Christophe RAYNAL Gilles OUI Permanent AFDE ANTHONY Michel Responsable communication et développement Invités Monsieur Stéphane STEENO Expert comptable (Cabinet CA-CL) Le quorum est validé puisque 9 membres sont présents et 5 sont représentés, sur un total de 17 adhérents. 1
Discours d ouverture de Madame la Présidente La Présidente remercie les membres présents et ouvre l Assemblée Générale annuelle à 10h00 par un discours qui rappelle les points forts de 2014 : - Le développement de l AFDE, point primordial pour son fonctionnement et son rayonnement - La visibilité de l AFDE (site web, newsletter, présence sur des événements professionnels) pour que les donneurs d ordre aient le réflexe AFDE pour tout projet de déménagement - La formation pour les adhérents, qui n est pas une vocation pour l AFDE mais un point important et différenciant vis-à-vis des autres sociétés. D autant plus que les adhérents AFDE en sont demandeurs. Ces trois projets sont un travail sur la durée (recrutement, actions de communication et mise en place de formations) mais sont essentielles pour la viabilité et la crédibilité de l AFDE. Présentation des états financiers de l exercice 2014 Monsieur Stéphane STEENO, expert comptable du Cabinet CACL présente les états financiers de l exercice clos le 31 décembre 2014. A l appui de son intervention, les participants disposent dans la chemise des «états financiers» et des différents documents présentant les comptes de fin d exercice. o Bilan ; o Comptes de résultat ; o Détail des comptes. A l issue de l intervention de Monsieur STEENO, Madame la Présidente invite les participants à émettre des avis ou des demandes éventuelles d explications complémentaires. Madame la Présidente demande à l assemblée d approuver les comptes présentés et de donner quitus de gestion au Conseil d administration de l AFDE. L assemblée approuve à l unanimité les comptes présentés. L assemblée donne quitus de gestion au Conseil d administration 2
Intervention de la Trésorière, Madame Christine CAILLE Madame Christine CAILLE présente à l assemblée le budget prévisionnel 2015. Ce budget fait apparaître : Les produits : o La cotisation 2015 des membres titulaires : 35 000 (Avec l intégration des cotisations de nouvelles adhésions ; objectifs 2015 pour Anthony MICHEL) o La cotisation 2015 des membres partenaires : 23 000 (Avec l intégration des cotisations de nouvelles adhésions ; objectifs 2015 pour Anthony MICHEL) o Une recette liée à l organisation de la formation commerciale (à raison de 8 participants) : 2 160 Le total des produits est donc fixé à 60 160. Les charges : o Salaires, charges, formation, taxe d apprentissage : 40 000 o Dépenses courantes : 18 751. Le total des charges est de 58 754. L exercice 2015 devrait donc présenté un résultat positif de 1 406. Monsieur STEENO, expert comptable, explique ce résultat par le fait que l amortissement de l investissement de la refonte complète du site web de l AFDE a été étalé sur 4 années. Madame la Présidente demande à l assemblée de voter le budget prévisionnel 2014. L assemblée approuve à l unanimité le budget prévisionnel présenté Christophe Dicostanzo souligne le fait que, comparativement aux deux années précédentes, désormais l AFDE a la maîtrise de ses coûts et que le développement de l AFDE est dorénavant lié au recrutement de nouveaux adhérents. 3
Compte-rendu des activités et actions en cours pour 2014/2015 Intervention d Anthony MICHEL sur les objectifs de développement de l AFDE Anthony MICHEL a présenté un tableau faisant apparaitre la liste des membres actuels à l AFDE : o On compte 18 adhérents. Dernières adhésions : Seegmuller en Septembre 2014 et Bretagne Macé Déménagements au 1 er Avril 2015. A noter la démission de la société Robert Déménagements. o On compte 15 partenaires. Dernières adhésions : olf en Juin 2014 et Collect us en Octobre 2014. A noter la démission de la société Renfort Services. Dans le cadre des engagements envers les donneurs d'ordre, l'afde garantit la bonne solvabilité et la bonne application de la règlementation du travail par ses membres au regard des documents administratifs à fournir à chaque début d année : 12 adhérents sur 18 sont à jour. Dans le cadre de la promotion de ses membres via le site web et la newsletter, l AFDE a demandé à chaque société un texte de présentation de leur structure et de leur activité. Un adhérent et deux partenaires n ont toujours pas envoyé ce document. Recrutement membres titulaires Anthony MICHEL a présenté un graphique faisant apparaitre le suivi de son travail de prospection sur un fichier «source» de 118 sociétés sélectionnées (critères AFDE) : 19 refusent d adhérer ; 4 dossiers ont été présentés et refusés par le CA ; 2 dossiers ont été présentés et validés par le CA ; 40 sont en cours de phoning ; 53 sont en cours de re-mailing. Recrutement membres partenaires Du point de vue du recrutement des partenaires, Anthony MICHEL travaille sur l approche de sociétés ayant comme activité l entretien de locaux. Plusieurs contacts sont en cours. 4
Projets 2014 - Contacts de donneurs d ordre Anthony MICHEL a présenté un graphique 13 donneurs d ordre ont contacté l AFDE dans le cadre de leur projets de déménagement 3 projets ont été réalisés par un membre de l AFDE ; 4 projets ont été réalisés par un déménageur extérieur ; 5 projets pour lesquels on ne connait pas le nom du déménageur retenu ; 1 projet est toujours en cours de réflexion. Sur ces 13 projets, la répartition géographique est la suivante : 11 projets ont été réalisés en Ile de France ; 2 projets ont été réalisés en Province. Les actions liées à la visibilité de l AFDE en 2014/2015 Anthony MICHEL a présenté un tableau faisant apparaître les 3 principaux axes de visibilité sur lesquels l AFDE axe sa communication : Les salons professionnels avec distribution de plaquettes commerciales Salon de l immobilier d entreprises, SIMI Décembre 2014 Salon des Achats Responsables Mars 2015 Salon des Achats et de l Environnement de Travail Avril 2015 Le site web (1 à 2 actualités sur un membre ou sur l évolution du métier pour la home page ; un focus adhérents/partenaire sur la home page ; la newsletter mensuelle sur l actualité et l activité de l AFDE) La presse (1 à 2 brèves par mois dans le guide Facilities, un article dans le DAF Magazine avec publication en Avril et un article dans le magazine Décisions Achats avec publication en Juin). La visibilité de l AFDE sur les réseaux sociaux (Facebook, Twitter, LinkedIn et Viadeo) est également en développement. 5
Les formations Une formation sur le logiciel MS Project a été mise en place, sur 3 jours, au cours du mois de Novembre 2014. Ce logiciel permet de gérer des projets de grande envergure en prévoyant les ressources (matérielles et humaines) consacrées ou à consacrer à un projet dont la durée peut varier de la journée à plusieurs mois voire davantage. Un questionnaire de satisfaction a été envoyé aux 6 participants. Sur les 5 réponses, on peut analyser que les stagiaires sont satisfaits de la formation. Logistique (horaires, lieu, matériel, environnement); Pédagogie (programme, contenu, formateur); Intérêt pour suivre une nouvelle formation organisée par l AFDE. Du fait du succès de cette formation, une deuxième session sera proposée ultérieurement. Une formation destinée aux «Commerciaux en transferts d entreprise» devait être organisée au cours de l année 2014. Celle-ci a été reportée deux fois pour cause d une indisponibilité du formateur. Les salariés des entreprises étant très demandeurs, la formation commerciale doit absolument être mise en place en 2015. De plus, toutes les conditions pour son organisation sont quasiment réunies, à savoir : Dates (5*2 jours, sur 3-4 mois ; à définir) ; Lieu validé ; Formateur (à définir) ; Programme validé ; Epreuve validée ; Système de notation validé ; Jury validé ; Inscriptions validées ; Organisme de formation validé. Le Conseil d Administration doit travailler très prochainement afin de trouver le formateur car cette professionnalisation est autant un moteur en interne pour le salarié et sa société mais également un argument de poids pour la communication vers les donneurs d ordre. Si Yves GOLDER a peut-être un contact, Christophe TACAIL propose de contacter un Cabinet conseil, qui travaillerait en freelance pour une question de disponibilité, puisque ces professionnels ont une autre approche du métier du déménagement. Cette idée est également proposée pour la mise en place de la formation à destination des contremaitres. Cette solution va être étudiée par le Conseil d Administration. 6
Les objectifs pour 2015 Les objectifs fixés à Anthony MICHEL Madame la Présidente a rappelé les objectifs, qualifiés d atteignables, pour l année 2015 : Le recrutement de membres : 5 adhérents (dont 3 au 30 Juin 2015) et 3 partenaires (dont 1 au 30 Juin 2015) Une visibilité plus importante : salons en province, communication envers les donneurs d ordre, publication dans la presse La mise en place de formations : priorité à celle destinée aux commerciaux, une 2 e session pour le logiciel MS Project. Elections des membres du Conseil d Administration Madame la Présidente a rappelé les mandats en cours : o Présidente : Marie-Christine BOUVIER ; o 1 er vice-président : Frédéric ROY ; o Trésorière : Christine CAILLE ; o Conseiller : Etienne LAGACHE ; o Conseiller : Yves GOLDER ; o Conseiller : Manuel MAS. Madame la Présidente a énoncé les postes vacants au Conseil d Administration ainsi que les candidatures qui lui ont été adressées. - Le poste de Vice-président est vacant et Christophe DICOSTANZO s est présenté. - Un poste de conseiller est vacant et Etienne LAGACHE s est présenté à sa propre succession. L ensemble des adhérents ont élu à l unanimité les deux candidats qui se sont présentés aux postes vacants du Conseil d Administration. 7
Vote pour la contribution exceptionnelle Madame la Présidente rappelle que cette contribution, votée lors de l Assemblée Générale extraordinaire du 26 Mars 2013, n a toujours pas été appelée. L objectif de cette contribution exceptionnelle (qui correspond à la moitié de la cotisation annuelle) est de financer des actions de communication pour la visibilité et le rayonnement de l AFDE. Madame la Présidente précise aussi que l AFDE doit trouver son rythme de fonctionnement au cours des 3 prochaines années. Dans le cas où la contribution exceptionnelle serait appliquée, elle serait intégralement remboursée aux adhérents. Le vote est appelé pour une possible utilisation de la contribution exceptionnelle au cours des 2 prochaines années. Sur les 14 bulletins de vote, nous comptons 13 «OUI» et 1 «BLANC». Questions diverses Madame la Présidente a expliqué une suggestion émanant du partenaire Marsh, qui a envoyé un mail à Anthony MICHEL, le 29 Janvier, suite à la relance du paiement de la cotisation 2015. «MARSH et d autres fournisseurs nous interrogeons sur les suggestions que nous pourrions vous adresser afin d amener vos adhérents à un engagement au moins de consultation des partenaires. Ceci pourrait être repris sous forme de charte. Ainsi, nous partenaires, aurions le sentiment de bénéficier d un traitement différent comparé à tout autre fournisseur non partenaire sans aucune contribution financière à votre organisation. J ouvre le débat et propose à l'afde de le mener à son terme. Si pour vous et pour raison il vous est impossible de mener ce genre de mission, nous consulterons alors les autres partenaires pour avis. L objectif e tant que vos adhe rents et les partenaires puissent de velopper une relation d e changes plus large et plus ouverte que celle d'aujourd'hui.» Madame la Présidente a présenté la réponse à cette suggestion, à savoir une modification sera apportée au Règlement intérieur puisqu un article sera intégré pour un «Engagement de consultation obligatoire des partenaires» lorsqu il s agit de compétences extérieures pour lesquelles l AFDE compte un partenaire. L ensemble des membres présents ont jugé «logique et légitime» cette proposition. 8
Michel HEISS a soulevé un problème rencontré sur son secteur géographique, à savoir une entreprise basée à la fois à Paris et à Montpellier remporte des appels d offre en Lorraine. Pour lui, le problème serait issu d un mémoire technique incomplet par rapport à ce concurrent et souhaiterait participer à une formation spécifique à ce sujet. Frédéric ROY rappelle que le thème de «comment constituer un mémoire technique de qualité» fait partie de la formation commerciale. Il est donc important que cette formation soit mise en place. Madame la Présidente précise aussi, que beaucoup d acheteurs ne connaissent pas notre métier, et que pour certains ils achètent à des prix anormalement bas. C est pourquoi un travail collaboratif avec la CDAF (Compagnie des dirigeants et acheteurs de France) est entrepris afin de faire prendre conscience des pratiques actuelles. Frédéric ROY a annoncé la publication officielle de l article annonçant la condamnation d un Conseil général ayant acheté un déménagement en dessous du prix légal. L objectif de l AFDE est de relayer cette information sur tous ses supports de communication et même de le diffuser en dehors de l AFDE, via la Chambre Syndicale, le Guide Facilites, le travail réalisé avec la CDAF, etc. Christophe DICOSTANZO a même soumis l idée d intégrer cet article dans le mémoire technique pour la réponse à de futurs appels d offre. Enfin, l AFDE souhaite faire appel à un juriste afin de prendre connaissance des différentes possibilités d actions de communication à mettre en place autour de cet événement. Les points prévus à l'ordre du jour de l Assemblée Générale annuelle du 2 Avril ayant été tous traités, la Présidente lève la séance à 12h00 et invite l ensemble des adhérents à participer au cocktail déjeunatoire. Madame la Présidente précise que les membres partenaires ont été également invités à ce cocktail. Fin du compte rendu. 9