2/14 Section I : Objet Domaine d application ARTICLE 1: OBJET Les statuts du GASSEM sont complétés par le présent Règlement Intérieur qui traite des rapports internes de l Association. ARTICLE 2: DOMAINE Le Règlement Intérieur a force de loi entre les membres du GASSEM et entre membres de l Association et les organismes étatiques ou internationaux. Dans l intérêt de l Association, les membres sont invités à respecter scrupuleusement ses prescriptions et à soumettre les violations de ses dispositions aux instances compétentes. Section II : Placement des cartes -Cotisations -Elections - Décisions ARTICLE 3: APPARTENANCE AU GASSEM L adhésion au GASSEM donne droit à la carte de membre conformément à l article 8 des Statuts et la possession de la carte du GASSEM, régulièrement transcrite dans les registres de la Comité Exécutif National, constitue la preuve de l appartenance au GASSEM. ARTICLE 4 : GRATUITÉ DES FONCTIONS La fonction de membre du Bureau Exécutif est gratuite. ARTICLE 5 : PERSONNEL Le GASSEM peut employer du personnel ou solliciter des prestataires extérieurs, soit à plein temps soit pour des missions ponctuelles à durée déterminée. Dans chaque cas, il sera établi un contrat dont les termes seront conformes à la législation en vigueur dans le pays hôte. ARTICLE 6 : CONDITIONS DE TRAVAIL Le personnel employé par le GASSEM est soumis aux mêmes conditions de travail que tous les employés du secteur privé du pays où il se trouve. Il est astreint à la rigueur, à la ponctualité et à l honnêteté. ARTICLE 7 : PROCÉDURE Sous réserve des dispositions des Statuts, celui ou celle qui désire devenir membre doit remplir et signer le formulaire de demande d admission fourni par le GASSEM et le transmettre, avec la cotisation requise, au Responsable désigné de son OCB, lequel le transmet avec la cotisation, sans délai (72 heures au plus), en déposant cette somme dans un compte ouvert indiqué. ARTICLE 8 : DÉMISSION Un membre peut cesser de faire partie du GASSEM en adressant un avis à cet effet au Secrétariat Général de la Comité Exécutif National.
3/14 ARTICLE 9 : SUSPENSION EXCLUSION ET PROCÉDURE D'APPEL Après audition, le Bureau Exécutif National peut suspendre un membre pour une cause déterminée ; cette décision prend effet immédiatement. Le Président du Bureau Exécutif National en avise par écrit le membre et le Secrétaire Général dans les dix (10) jours de la date de la décision. Ce membre peut en appeler au Comité Exécutif National du GASSEM qui en décide en dernier ressort après consultation élargie et minutieuse. L'appel doit être fait par écrit adressé au Secrétaire Général du Bureau Exécutif National dans les quarante-cinq (45) jours de la date de réception de la décision. Dans le cas d un délégué National la saisie sera adressée au S.G. du Bureau Exécutif qui désignera une commission pour l audition. ARTICLE 10 COTISATION Il existe plusieurs types de cotisations (facultatives ou obligatoires). Ces cotisations peuvent être décidées soit au niveau national ou au niveau international. Ces cotisations sont validées et réparties par le Bureau Exécutif International. Les droits d adhésion 10.000 FCFA Cotisation mensuelle 5.000 FCFA Les cotisations exceptionnelles s élèvent à : 25.000FCFA pour les membres simples répartis comme suit ; - 5.000 FCFA pour la confection de la carte de membre - 5.000 FCFA pour l adhésion automatique au Fonds de Solidarité de la Diaspora (F.S.D) : - 10.000 FCFA pour l adhésion automatique au Fonds de Garantie du pays hôte: - 3.000 FCFA réservé à la Comité Exécutif National ; pour son fonctionnement ; - 2.000 FCFA réservé au Bureau International. Les membres Fondateurs doivent quant à eux apporter une contribution de 100.000 F.CFA pour le fonds de roulement de base du GASSEM La cotisation peut être acquittée en deux tranches et chaque versement doit faire l objet d un reçu. Une cotisation annuelle est instaurée pour le fonctionnement du GASSEM. Son montant est proposé par chaque Comité Exécutif National après validation du B.E.I ARTICLE 11: ÉLIGIBILITÉ INTERNE Le membre du GASSEM régulièrement inscrit, en règle avec ses cotisations et détenant sa carte de membre est éligible à tous les postes de responsabilité.
4/14 ARTICLE 12: DROIT DE VOTE Le membre qui dispose de sa carte dispose de son droit de vote sans restriction. Dans les cas prévus par les Statuts, le vote par procuration est autorisé. ARTICLE 13: QUORUM - MAJORITÉ Sauf dispositions contraires des Statuts, les décisions de toutes les instances du GASSEM sont valablement prises au quorum des 2/3 et à la majorité relative (moitié des membres présents ou représentés). ARTICLE 14: LA PÉTITION La direction du Bureau Exécutif National qui a perdu la confiance de ses membres, peut être mise en cause par voie de pétition. La pétition signée par les 3/5ème des membres du C.E.N demandant la déchéance de la direction est transmise au Président International. Dès qu il est saisi, le Président désigne en son sein un rapporteur chargé de dresser un rapport sur la régularité de la forme de la pétition. Si la pétition est régulière, le Président déclare que le cas est un conflit collectif visé à l article 28 des Statuts et entend les moyens des pétitionnaires. La Commission des conflits, saisie, nomme immédiatement 05 (cinq) délégués parmi les sages qui se rendent sur les lieux et qui, à défaut de conciliation procèdent, dans le mois en cours à la saisine du Président pour procéder au renouvellement de la direction de la Comité Exécutif National. Sur rapport des délégués, le Bureau Exécutif International entérine les élections ou décide un complément d information. Lorsque la décision des commissions n est pas entérinée par le Bureau Exécutif International, le renouvellement est décidé en présence du Président ou de son représentant. ARTICLE 15: COMMISSION DES CONFLITS L instruction des conflits est confiée à une Commission des Conflits dont la liste des membres est arrêtée par le FORUM. Section III Organe et Administration ARTICLE 16 : LE FORUM La préparation du forum est dévolue à une commission technique. Cette commission technique est proposée par le Secrétaire Général International et approuvée par le Président International. Le Forum est formé de délégués choisis par les Comités Exécutifs Nationaux. Le quota de chaque Comité Exécutif National est arrêté par le Bureau International au prorata du nombre d adhérents et de la régularité des cotisations.
5/14 Sont membres de droit, les membres du Comité Exécutif International, et du Comité Exécutif National. Des observateurs sont admis : leur liste est arrêtée par le Bureau Exécutif International. Le Forum se réunit valablement s il s assure des 2/3 de ses membres et ses décisions sont prises à la majorité des 2/3 des membres présents ou représentés. Le Forum siège alors valablement s il réunit la majorité absolue des délégués OCB et prend ses décisions à la majorité simple des membres présents ou représentés. Tous les Forums se tiennent au Sénégal. Si le quorum de la majorité absolue n est pas atteint, on observe un délai d au moins six mois, le Président International convoque une nouvelle Assemblée Générale Internationale. Celle-ci siège alors quel que soit le nombre des délégués présents et prend ses décisions à la majorité simple des membres présents et représentés. ARTICLE 17 : LA CONVENTION INTERNATIONALE La Convention Internationale est l organe suprême d administration de l Association. Elle se réunit 01 (une) fois tous les deux ans à des dates fixées par le Bureau International et se tient au Sénégal. Elle est composée de délégués nationaux et comprend en outre : - les membres du Comité Exécutif International, - les membres des Comités Exécutifs Nationaux, - les membres du Bureau Exécutif International, - des observateurs de l Administration sénégalaise ou d autres Associations ayant le même but que le GASSEM. La Convention Internationale fait le point de l application des directives du Forum, analyse la situation économique et sociale et environnementale des sénégalais de l Extérieur en tenant compte de la conjoncture internationale et fixe de nouveaux objectifs pour l Association. La Convention Internationale est dirigée par un bureau de 11 (onze) membres proposés par le Président International. Elle se tient valablement si elle réunit les 2/3 du nombre des délégués des sections. Ses décisions sont prises à la majorité relative des votants. Dans la limite maximum de 02 (deux) mandats, le vote par représentation est possible. ARTICLE 18 : LE BUREAU EXÉCUTIF NATIONAL Le bureau Exécutif national comprend : 11 (onze membres) - Un Président - Un Vice Président
6/14 - Un Secrétaire Général, - Un Secrétaire Général Adjoint - Un Secrétaire Administratif - Un Secrétaire Administratif Adjoint, - Un Secrétaire à l Organisation, - Un Secrétaire à l Organisation Adjoint, - Un Secrétaire aux Affaires Sociales, - Un Secrétaire à l information et à la Presse, - Un Trésorier - Un Trésorier adjoint La désignation à chaque fonction est faite en élection interne au sein du Comité Exécutif National Le scrutin peut être soit à main levée soit par bulletin secret. L élection est obligatoirement individuelle et ne peut être une élection par liste. Chaque Comité Exécutif National doit avoir : - un registre sur lequel seront inscrits les noms des membres qui la constituent, assortis de tous les renseignements nécessaires à l identification, - un registre des élections des membres du bureau de la Comité Exécutif National, - un registre des délibérations - Toutes ces données seront inscrites sur un Progiciel de Gestion Intégré Ces registres tenus par le Secrétaire Administratif doivent être à jour et mis à la disposition de la direction du GASSEM sur simple réquisition. Le Bureau de la COMITÉ EXÉUTIF NATIONAL se réunit régulièrement le 2 ième samedi de chaque mois. ARTICLE 19 : LE BUREAU EXÉCUTIF INTERNATIONAL A Composition Le B.E.I du GASSEM comprend : 1 18 (dix huit membres) - Le Président. - Le 1 er Vice- Président. - Le 2 ième Vice- Président chargé des finances. - Le 3 ième Vice- Président chargé de la coordination des Délégations Nationales. - Le Secrétaire Général - Le Secrétaire Général Adjoint
7/14 - Le Secrétaire Administratif - Le Secrétaire Administratif Adjoint - Le Trésorier Général - Le Trésorier Général Adjoint - Le Secrétaire à l organisation - Le Secrétaire à l organisation Adjoint - Le Secrétaire à l Information - Le Secrétaire à l Information Adjoint - Le Secrétaire chargé des relations extérieures, - Le Secrétaire chargé des relations extérieures Adjoint - Le Secrétaire chargé des affaires sociales - Le Secrétaire chargé des affaires sociales Adjoint. - Les conseillers techniques, Deux Commissaires aux Comptes élus pour un mandat de cinq ans. Ils sont chargés de vérifier à tous les niveaux les comptes du GASSEM et doivent produire chaque année un rapport Financier du GASSEM. 2 02 (deux) membres de droit par COMITÉ EXÉUTIF NATIONAL Le PRÉSIDENT représente le GASSEM dans tous les actes de la vie civile et au près des autorités de l administration. Il préside les réunions et ordonnance les dépenses après avis du Comité de Gestion. Il est désigné par l organe de tutelle compétente. Le 1 er Vice- PRÉSIDENT est chargé de l intérim en cas d empêchement du PRÉSIDENT. Il est désigné par le Comité Exécutif International. Le 2 ième Vice- PRÉSIDENT est chargé des finances. Il est désigné par le Comité Exécutif International. Le 3 ième Vice- PRÉSIDENT est chargé de la coordination des COMITÉ EXÉUTIF NATIONALS. Il est désigné par le Comité Exécutif International. Le Secrétaire Général convoque et adresse les Procès verbaux des réunions. Il est assisté par son adjoint. Ils sont désignés par le Comité Exécutif International. Le Secrétaire Administratif est chargé, sous la supervision du PRÉSIDENT d archiver tous les documents ayant trait à l ASSOCIATION et d enregistrer toutes les correspondances envoyés ou reçues au nom de l Association. Il est assisté par son adjoint. Ils sont désignés par le Comité Exécutif International. Le Trésorier Général gère les fonds de l Association, c est lui qui recouvre les cotisations, les droits d adhésion et autres recettes et exécute les dépenses
8/14 ordonnancées par le Comité de Gestion. Son adjoint est chargé uniquement de la comptabilité et d enregistrer les pièces comptables. Il peut remplacer le Trésorier Général en cas d absence. Ils sont désignés par le Comité Exécutif International. Le Secrétaire à l organisation est chargé de l organisation matérielle de l Association. Il est assisté par son adjoint. Ils sont désignés par le Comité Exécutif International. Le Secrétaire à l Information est chargé de mettre à la disposition du GASSEM toute information utile et a en charge la communication. Il doit vendre l image de l Association. Il est le seul à s adresser aux médias sous le contrôle du Bureau Exécutif. Il est assisté par son adjoint. Ils sont désignés par le Comité Exécutif International. Le Secrétaire chargé des relations extérieures, est chargé de représenter l ASSOCIATION dans toutes les instances extérieures. Ainsi il est tenu de défendre les intérêts de l Association, de parler en son nom et de prendre des décisions si la situation l impose. Il est assisté par son adjoint. Ils sont désignés par le Comité Exécutif International. Le Secrétaire chargé des affaires sociales est chargé du volet social du GASSEM. Il est assisté par son adjoint. Ils sont désignés par le Comité Exécutif International. Deux Commissaires aux Comptes élus pour un mandat de cinq ans. Ils sont chargés de vérifier à tous les niveaux les comptes du GASSEM et doivent produire chaque année un rapport financier de l Association. Les conseillers techniques, ils assistent le bureau et donnent leurs avis techniques avant toute décision à caractère technique. Ils peuvent être sélectionnés en dehors des membres du GASSEM, dans ces conditions un accord de principe doit être signé entre les deux parties, après avis préalable du Comité Exécutif International. 2 02 (deux) membres de droit par COMITÉ EXÉUTIF NATIONAL La désignation à chaque fonction est faite parmi les membres du Comité Exécutif International durant le Forum par les membres du Comité Exécutif International. Le scrutin peut être soit à main levée soit par bulletin secret. L élection est obligatoirement individuelle. B Administration Le GASSEM doit avoir : - un registre sur lequel seront inscrits les noms des Comités Exécutifs Nationaux qui le constituent, assortis de tous les renseignements nécessaires à l identification de ses membres. - un registre des élections des membres du bureau du GASSEM,
9/14 - un registre des délibérations A ces registres il sera associé un progiciel de type PGI (Progiciel de Gestion Intégré), modulable, d une grande souplesse. Il permet d atteindre rapidement les objectifs organisationnels concernant par exemple la réduction des délais de traitement ou d'acheminement des flux d'informations. Ce progiciel permet : C Réunion - d avoir une traçabilité de toutes les actions menées dans le cadre des acquisitions des biens et services - de mettre les différents animateurs et opérateurs en temps réel au niveau d informations autorisées - d éviter les doubles-emplois, - permet à tout moment de faire des consultations multicritères, et d en produire les états correspondants. Le B.E.I tient quatre (4) séries de réunions : - Les réunions mensuelles entre le Président et les Présidents Comités Exécutifs Nationaux. - Les réunions ordinaires - Les réunions extraordinaires - Les réunions élargies à l une ou à l ensemble des structures. 1. Les réunions ordinaires Les réunions ordinaires se tiennent tous les deuxièmes mardis de chaque début de trimestre et sont élargies aux conseillers techniques et Présidents de Commission.. 2. Les réunions extraordinaires Les réunions extraordinaires sont convoquées à tout moment, sur l initiative du Président et ce, en cas d urgence et/ ou lorsque les circonstances l exigent. 3. Les réunions élargies Pour les réunions élargies à l une ou à l ensemble des structures, l initiative de la convocation est prise par le Président du BEI, à sa demande, ou à la demande du (ou des Président (s) de(s) commission(s) concernée(s). Ces réunions se tiennent avec le (s) Président (s) de la (des) commission(s) dont la présence est jugée nécessaire. Les convocations pour les réunions ordinaires sont adressées par l Agence d Exécution sous la supervision du Secrétaire Général, aux membres du Bureau au moins une semaine avant la date de la réunion.
10/14 Pour les autres réunions, les moyens appropriés seront utilisés pour informer les membres du B.E.I et préciser l ordre du jour, la date, l heure et le lieu. Dès la réception des convocations, pour les réunions ordinaires les membres du Bureau ont la possibilité de déposer au Secrétariat Général leurs propositions et amendements de l ordre du jour au plus tard 48 heures avant la date prévue pour la réunion. Aucune proposition de modification de l ordre du jour émanant d un membre du Bureau n est recevable lors de la réunion, sauf cas de force majeure. Les membres du BEI sont tenus, sauf cas de force majeure, de participer aux réunions pour lesquelles ils sont régulièrement convoqués. Deux absences consécutives non justifiées donnent lieu à un avertissement ; Trois absences consécutives non justifiées donnent lieu à un blâme. Les réunions faites en vidéoconférence doivent commencer à l heure indiquée sur les convocations. Leur durée ne peut excéder deux heures sauf dans un cas de force majeure. La présidence des réunions est assurée par le Président du BEI. En cas d empêchement de ce dernier, la présidence sera assurée par un Vice-président du BEI. Les réunions se tiennent conformément aux Statuts et Règlement Intérieur, quand le quorum d un tiers (1/3) des membres du BEI est atteint. Lorsque le quorum n est pas atteint lors de la première réunion, une seconde réunion est convoquée dans un délai de 3 (trois) jours. En cas de seconde convocation la réunion se tient quel que soit le nombre de participants. Les décisions sont prises selon la règle du consensus ou à défaut, à la majorité simple des membres présents lors de la réunion. Les membres du Bureau sont tenus au secret des délibérations. La violation de cette règle expose le contrevenant à des sanctions pouvant aller jusqu à la radiation. Les réunions sont de façon générale réalisées par vidéo conférence et se déroulent selon le rituel suivant : Au début de chaque réunion, le Président de séance rappelle l ordre du jour pour approbation du B.E.I. Tous les participants doivent écouter attentivement les différents orateurs. Les intervenants doivent respecter les prescriptions suivantes : - S inscrire sur la liste ouverte à cet effet, - Attendre leur tour de parole, - Eviter tout propos malveillant ou tendancieux, - Eviter d enliser la réunion en revenant sur les sujets qui ont fait l objet de délibération ou en évoquant des sujets qui ne figurent pas à l ordre du jour. La liste de présence est établie à chaque réunion, les noms de ceux qui bénéficient d une absence justifiée et ceux des absents communiqués.
11/14 Le Président assure la discipline de la séance lors des réunions. Il peut retirer la parole à tout intervenant. Chaque réunion est sanctionnée par un compte-rendu rédigé par le Secrétaire Général, qui sera approuvé lors de la prochaine réunion. Le PV sera mis sur la plateforme de type PGI par l Agence d Exécution. ARTICLE 20 : L AGENCE D EXÉCUTION L agence d exécution est choisie par le Bureau Exécutif International suivant les critères définis par le Comité Exécutif International et approuvés par le Forum. Elle est liée au GASSEM par une convention. L Agence d Exécution est l organe qui assiste le Bureau Exécutif International dans la mise en œuvre des résolutions du Forum et de la Convention Internationale L Agence d Exécution est chargée de : a) l élaboration des Termes de Référence pour des études techniques et financière; b) la mise en place d un site WEB pour l Association, de même que son animation; c) La mise à disposition d un progiciel de gestion intégré de tous les actes de types administratifs et financiers posés par les différents acteurs de l Association ; d) la supervision des projets initiés par les membres de l Association consistant à : I) l assistance et examen des projets des membres; II) III) l encadrement du crédit jusqu à son terme; la rédaction des correspondances ou des rapports à usages internes ou destinés à l extérieur. e) la participation aux réunions techniques internes ; f) La facilitation des réunions du BEI ; g) La contribution à l élaboration des rapports d activités mensuels ; h) La réalisation de toute tâche spécifique relevant de son domaine d expertise ; i) La gestion des membres d honneurs et des mécènes. ARTICLE 21 : LES COMMISSIONS NATIONALES SPÉCIALISÉES Les Commissions spécialisées sont des structures techniques temporaires ou permanentes : Elles sont chargées : De conduire la réflexion sur les problèmes dont elles sont saisies en vue de proposer au BEI des alternatives de solutions, du suivi de l exécution de l action retenue. Chaque Commission Spécialisée est composée de : - 1 Président,
12/14-1 Vice-président, - 2 Rapporteurs, - 3 des membres. Les Présidents de Commissions sont nommés par le Président du BEI sur proposition du chef d organe auquel il est rattaché. Les autres membres des commissions sont nommés par le Président du BEI sur proposition conjointe du chef d organe et du Président de la commission concernée. Des sous-commissions spécialisées peuvent être créées en cas de nécessité. Chaque souscommission est dirigée par un responsable désigné par le Président de la commission concernée. Domaines des Commissions Spécialisées Permanentes. 1. La Commission de l Éducation et de la Formation; - Création de structures de formation, - Formation continue et stages, - Intégration des élèves dans le système éducatif sénégalais, - Diplômes et équivalences, - Bourses d étude, - Alphabétisation fonctionnelle, - Conférences, séminaires, colloques etc. 2. La Commission des Affaires Sociales; - Assistance sociale, - Soutien aux familles démunies, - Jeunesse sport et loisirs - Lutte contre les fléaux sociaux, - Service médical. 3. La Commission des Affaires Générales; - Relations avec les partis politiques, - Relations avec les ONG et les organisations de défense des droits de l Homme, - Suivi et analyse de l actualité nationale et internationale. - Assistance des Sénégalais pour leur retour au pays. 4. La Commission des Projets et Équipements, - Etudes de projets, - Affaires domaniales - Coopérative d Habitats - Mutuelle d épargne et de Crédit 5. La Commission des Finances - Elaboration de budgets, - Suivi des dons, subventions et legs, - Sources diverses,
13/14 6. La Commission de la Communication et des Relations Publiques, - Emission (Radio et Télévision), - Bulletins et périodiques du GASSEM, - Presses et moyens audiovisuels, - Communication interne du GASSEM. - Chroniques Radio 7. La Commission des Arts et de la Culture, - Bibliothèques et documentation, - Archive, - Editions et traductions, - Arts et Culture. 8. La Commission des Affaires Juridiques et du Contentieux, - Réfléchit et propose des solutions aux questions juridiques relatives à la Communauté sénégalaise à l extérieur du Sénégal en tenant compte de la législation du pays hôte - Assure le rôle de conseil juridique. 9. Commission chargée de l organisation et de la mobilisation - Organisations des manifestations, - Assistance en matière d organisation, - Mobilisation. ARTICLE 22 : COMMISSAIRES AUX COMPTES Deux Commissaires aux Comptes élus pour un mandat de cinq ans par le C.E.I sur appel à candidature. Ils suivent et contrôlent la bonne gestion du BEI et des BEN En cas d absence ou d empêchement absolu d un ou des deux Commissaires aux Comptes, une assemblée générale extraordinaire est convoquée par le B.E.I en accord avec le CEI pour désigner un ou deux suppléants. ARTICLE 23 : RENOUVELLEMENT Tous les organismes du GASSEM sont obligatoirement renouvelés tous les 05 (cinq) ans, à une date fixée chaque fois par le Bureau Exécutif International. Section IV Ressources et Gestion des Fonds ARTICLE 24 : EMPLOI DE FONDS L emploi des fonds du GASSEM est déterminé par décision des Bureaux Exécutifs, soit au niveau des COMITÉ EXÉUTIF NATIONALS ou du Bureau Exécutif International du GASSEM.
14/14 ARTICLE 25 : RECETTES Les recettes du GASSEM se composent de : des cotisations des membres ; des dons et legs, des subventions de l Etat, des organismes internationaux et des partenaires au développement; ARTICLE 26 : DÉPENSES Les dépenses comprennent : les frais nécessités par l organisation et la gestion du GASSEM ; la promotion des activités susceptibles de favoriser le développement de ses membres. ARTICLE 27 : BUDGET Un budget est établi par chaque COMITÉ EXÉUTIF NATIONAL et est transmis au Bureau Exécutif International qui élabore le budget général qu il soumet au Comité Exécutif International. ARTICLE 28 : COMPTE BANCAIRE Un compte bancaire est ouvert pour chaque Comité Exécutif National dans chaque pays hôte ; et pour le BEI un compte est ouvert au Sénégal Tous ces comptes sont ouverts dans la même structure bancaire. Toute opération bancaire ou financière sur les fonds du GASSEM nécessite la signature conjointe du Président du Trésorier et du Secrétaire Général en cas d empêchement de l un d entre eux leur adjoint peut les suppléer. Les comptes bancaires sont ouverts au nom du Président, du Trésorier, et du Secrétaire Général ou de leurs adjoints au niveau des COMITÉS EXÉUTIFS NATIONALS ou du Bureau Exécutif International du GASSEM. ARTICLE 29 : CONTRÔLE A toute réquisition du Président ou des Commissaires aux Comptes, le Trésorier présentera tous les documents comptables, y compris les justificatifs.