Association de baseball de la zone Noroît Noroît Statuts et règlements Version Novembre 1994 Révision Novembre 2005 Révision Octobre 2013
2 TABLE DES MATIÈRES Chapitre 1 Dispositions générales... 3 Chapitre 2 Joueurs... 5 Chapitre 3 Comité d administration... 6 Chapitre 4 Politiques internes... 14 Chapitre 5 Assemblée générale... 16 Chapitre 6 Dispositions additionnelles... 18
3 Chapitre 1 Dispositions générales 1.01 Nom et fonction Comité formé des représentants des associations participantes et enregistré, sous réserve de l approbation par Baseball Québec, sous le nom de l Association du baseball de la zone Noroît. Les associations participantes sont : - Baseball Amateur CRSA inc. ; - Association de baseball Sainte-Foy-Sillery ; - Association Donnacona / Pont-Rouge ; - Association de baseball mineur Saint-Marc-des-Carrières. 1.02 Territoire L Association du baseball de la zone Noroît a juridiction sur le territoire défini par le Conseil d Administration de la Fédération du Baseball Amateur du Québec (F.B.A.Q.) Région de Québec. 1.03 Buts a) La promotion du baseball amateur ; b) La formation des membres du comité d administration, des instructeurs, des arbitres, des marqueurs et des joueurs ; c) L enregistrement de ses membres ; d) Le développement des joueurs par la participation à des programmes d initiation, de participation et de compétition ; e) L organisation et l administration de ligues de baseball sectorielles ou intersectorielles si nécessaire ; f) La représentation du secteur à une (des) ligues (s) régionale (s) de baseball. 1.04 Affiliation L Association du baseball de la zone Noroît constitue le palier sectoriel de la F.B.A.Q. et possède son siège social situé au local fourni à cet effet par la ville. 1.05 Catégories L Association du baseball de la zone Noroît supporte la participation de ses membres dans les catégories moustique, pee-wee, bantam, et midget, de classe AA.
4 1.06 Réglementation Tous les règlements administratifs et de jeu de la F.B.A.Q. à l exception des règlements spécifiques de jeu des ligues auxquelles les équipes du secteur participent. Les règlements spécifiques de jeu des ligues de secteur, intersectorielles et régionales. 1.07 Personne-ressource Un permanent du Service des loisirs de la ville fournissant le support administratif peut siéger sur le comité comme observateur et personne-ressource.
5 Chapitre 2 Joueurs 2.01 Adhésion Pour être considéré comme joueur, il faut : a) être d âge à participer à l une ou l autre des catégories couvertes par la F.B.A.Q. et spécialement celles mentionnées à l article 1.05 du présent document ; b) être inscrit comme joueur dans une organisation faisant partie de son territoire.
6 Chapitre 3 Comité d administration 3.01 Membres du comité d administration a) Délégués i) Désignation Les membres délégués doivent être désignés par les organisations de chacune des associations participantes aux activités de la zone (voir la liste à l article 1.01). Une résolution à cet effet doit appuyer ces désignations et être présentée lors de la formation du comité. Ces personnes doivent idéalement être désignées suite à l assemblée générale annuelle des associations participantes. Il est recommandé que la nomination de ces personnes soit effectuée au plus tard le 1er décembre, afin de pouvoir débuter la préparation de la saison suivante. ii) Nombre de délégués par organisation Le nombre de représentants de chaque organisation se calcule en fonction du nombre de joueurs inscrits l année précédente, ayant un lieu de résidence sur le territoire de l organisation. 0 à 99 joueurs : 1 délégué 100 à 199 joueurs : 2 délégués 200 à 299 joueurs : 3 délégués 300 à 399 joueurs : 4 délégués 400 à 499 joueurs : 5 délégués et ainsi de suite. Chaque délégué a droit de vote s il est présent lors de la réunion. Une organisation peut envoyer un substitut pour remplacer un délégué absent à une réunion. Chaque association doit déterminer, au même moment de la désignation de leurs délégués, l identité de leur(s) substitut(s) officiel(s). Ce substitut officiel a droit de vote lorsqu il agit comme remplaçant d un délégué de son association. Il peut aussi assister aux réunions à titre d observateur avec droit de parole mais sans droit de vote.
7 b) Représentants des comités techniques Les représentants des comités techniques sont élus par les membres présents lors de l assemblée générale annuelle. En effet, contrairement aux délégués des associations participantes qui sont nommés par leur association, les représentants des comités techniques font l objet d une élection. Ils ne sont donc pas considérés comme membre délégué d une association. Les représentants des comités techniques sont : - Représentant des entraîneurs ; - Représentant des arbitres ; - Représentant des marqueurs ; - Représentant du baseball féminin ; - Représentant à chaque ligue régionale. Chaque représentant d un comité de vote a droit de vote s il est présent lors de la réunion. Il peut désigner un substitut pour se remplacer. Son substitut doit idéalement être un membre actif rattaché au comité technique en question. c) Durée du mandat Le mandat de tous les membres du comité est d un an, renouvelable. d) Vacance Tout membre du comité qui démissionne ou doit se retirer en vertu des articles 3.10 et 3.12 est remplacé à la réunion suivante. L organisation de provenance de ce membre doit lui désigner un successeur. e) Fonctions des membres Les fonctions des membres sont attribuées à la première réunion aussitôt que chacune des organisations a désigné son (ses) représentant (s). f) Fin du mandat Le mandat de chacun des membres du comité se termine avec l entrée en fonction des nouveaux membres désignés par les organisations à leur première réunion. g) Organisation qui cesse ses activités Si une organisation cesse d exister, les joueurs seront comptés dans l association qui les accueillera.
8 3.02 Fonctions Parmi les membres dits «délégués» et les membres «représentants des comités techniques», les tâches suivantes seront réparties de façon à ce que le comité se compose : - d un président ; - d un vice-président ; - d un secrétaire ; - d un trésorier ; - d un registraire ; - d un représentant des entraîneurs (tâche assumée préférablement par le représentant élu) ; - d un représentant des arbitres (tâche assumée préférablement par le représentant élu) d un représentant des marqueurs (tâche assumée préférablement par le représentant élu) ; - d un représentant à chaque ligue régionale, s il y a lieu (tâche assumée préférablement par le représentant élu) d un responsable des équipements. 3.03 Réunion Le comité se réunit aussi souvent qu il est nécessaire. 3.04 Convocation Toute réunion est convoquée au moins 5 jours à l avance. 3.05 Quorum Le quorum de toute réunion est constitué des membres présents à la réunion. 3.06 Votation Tout membre représentant une association (article 3.01), ainsi que les représentants des entraîneurs, arbitres et marqueurs, a droit à un (1) vote sur tout sujet et le président a droit à un vote prépondérant en cas d égalité. Sur demande de deux (2) membres, le vote est pris au scrutin secret. 3.07 Décision Toute décision est prise à la majorité des votes.
9 3.08 Procuration Toute procuration est prohibée. 3.09 Exercice financier L exercice financier se termine le 31 octobre de chaque année. 3.10 Absence Tout membre du comité absent sans motif à trois (3) réunions consécutives dûment convoquées est automatiquement déchu de son poste. L organisation d origine de ce membre doit lui désigner un successeur. Le comité peut selon les circonstances répartir de nouveau les tâches en comblant le poste à la réunion suivante. 3.11 Pouvoirs généraux Les pouvoirs généraux du comité sont, d une façon non-limitative, les suivants : a) voir à ce que les décisions et les actes administratifs de la zone ne viennent pas en contradiction avec les règlements provinciaux ou régionaux de la F.B.A.Q. ; b) voir à l exécution des décisions prises par l assemblée générale ; c) exercer les pouvoirs et accomplir les actes prévus dans les règlements de la F.B.A.Q. ; d) expédier les affaires et administrer les biens de la zone ; e) choisir le banquier de la zone et déterminer les signataires des effets bancaires qui devront être au nombre de trois (3) dont le président et le trésorier (trésorier). Deux (2) signatures sont requises. f) agir comme comité de discipline des ligues de la zone et/ou des ligues interzones dont le plus grand nombre d équipe provient du secteur ; g) collaborer avec le palier régional pour la tenue de stages pour entraîneurs, arbitres et marqueurs ; h) voir à ce que les arbitres, entraîneurs et marqueurs évoluent au sein d activités à la taille de leurs talents ; i) éveiller les jeunes et les adultes à une pratique motivante du baseball ; j) mettre en place des écoles de baseball, si possible ; k) organiser les équipes élites de la zone.
10 3.12 L éthique Tout membre du comité doit se retirer physiquement des lieux où se tient la réunion lorsque lui-même ou un de ses membres de sa famille sont en cause. Tout manquement à cet article pourrait entraîneur l annulation de la décision prise et/ou l expulsion de la personne concernée lorsqu il y aura une plainte écrite déposée auprès du comité régional de discipline. 3.13 Fonctions des membres du comité d administration a) Le président : - préside toutes les réunions et assemblées générales ; - décide de tous les points d ordre et il est chargé de faire observer le protocole des assemblées délibérantes ; - voit à l application de tous les règlements de la zone et de la F.B.A.Q. ; - veille à ce que les autres membres du comité remplissent leurs devoirs respectifs ; - peut agir comme signataire des effets bancaires de la zone ; - signe avec le secrétaire les procès-verbaux des réunions et assemblées qu il préside ; - peut faire des propositions seulement s il quitte son siège de président mais il peut faire des suggestions et donner son avis sur tout. En quittant son poste de président, il perd cependant son droit de vote prépondérant ; - a droit de vote, comme tout autre membre et il possède un droit de vote prépondérant dans toute réunion ou assemblée en cas d égalité des voix ; - est représentant de la zone auprès du C.A. régional de la F.B.A.Q ; - doit fournir les procès-verbaux de toutes les réunions et assemblées de la zone au C.A. de la région lorsque celle-ci en fait la demande. b) Le vice-président : - agit comme adjoint du président et le remplace en cas d absence et/ou de maladie ; - peut recevoir toute autre fonction par décision du comité
11 c) Le secrétaire : - dresse les procès-verbaux de toutes les réunions et assemblées de la zone ; - est responsable de la transcription des procès-verbaux et de la transcription des résolutions adoptées par le comité; - signe les procès-verbaux avec le président ; - est responsable de toutes les publications de la zone ; - est responsable du classement et de la garde de tous les documents et archives de la zone ; - rédige les avis de convocation et prépare, de concert avec le président, les ordres du jour ; - rédige, reçoit et conserve toute la correspondance officielle de la zone. d) Le trésorier : - est le signataire d office de tous les effets bancaires de la zone. - autorise tout paiement par chèque ; - a la responsabilité de la petite caisse et du compte de banque de la zone ; - doit faire rapport à chaque réunion et assemblée (ou selon la demande) des finances de la zone ; - doit faire parvenir au secrétaire-trésorier régional une copie approuvée par le comité des états financiers de la zone ; - est le porte-parole de la zone auprès des vérificateurs autorisés. e) Le registraire : - établit à l aide des représentants de associations les besoins de cahiers d équipes et pochettes d entraîneurs ; - coordonne avec le registraire régional l enregistrementde tous les cahiers d équipe et listes de réserves approuvés ; - approuve tous les cahiers d équipe et listes de réserve des équipes de la zone ; - émet des directives et informe les représentants d associations sur l utilisation des formulaires autorisés de la F.B.A.Q ;
12 - est responsable de la garde et du classement de tous les documents relatifs à la registration. f) Le représentant des entraîneurs : - siège à titre de représentant des entraîneurs de la zone sur le comité régional des entraîneurs ; - est responsable de la sélection des entraîneurs, de concert avec le sous-comité désigné à cet effet ; - organise et coordonne la formation des entraîneurs de la zone, en collaboration avec les responsables de zone et d associations ; - peut animer des séances d information dans chacune des associations pour expliquer la réglementation de la F.B.A.Q., des ligues régionales, de zone et locales ; - participe à la sélection des entraîneurs de la zone ou régionales ; - évalue le travail effectué par les entraîneurs de la zone et fait des recommandations au comité ; - est élu en assemblée générale par ses pairs, sinon le comité de la zone peut en désigner un. g) Le représentant des arbitres : - siège à titre de représentant des arbitres de la zone sur le comité régional des arbitres ; - fait rapport au comité des réunions du comité régional ; - organise et coordonne la tenue des stages de formation d arbitres dans la zone, en collaboration avec les responsables d associations et le comité régional ; - s assure que chacune des associations de la zone utilise un personnel d arbitres compétent et affilié à la F.B.A.Q. ; - supervise et évalue le travail des arbitres dans chacune des associations ; - vérifie et s assure de l application des règlements applicables à la zone ; - coordonne les supervisions et évaluations des arbitres de la zone ; - fait des recommandations au comité - est élu par ses pairs à l assemblée générale, sinon est nommé par le comité de la zone.
13 h) Le représentant des marqueurs : - siège à titre de représentant des marqueurs de la zone sur le comité régional des marqueurs ; - fait rapport au comité des réunions du comité régional ; - organise et coordonne la tenue de stages de formation de marqueurs dans la zone, en collaboration avec les responsables d association et le comité régional ; - s assure que chacune des associations et la zone utilise un personnel de marqueurs compétent et affilié à la F.B.A.Q. - fait des recommandations au comité - est élu en assemblée générale par ses pairs, sinon le comité de la zone peut en désigner un. i) Le représentant à la ligue régionale ; - siège à titre de représentant du secteur aux réunions de la ligue régionale ; - fait rapport au comité des réunions de la ligue régionale ; - communique les décisions prises par le comité de la zone et des associations lors des réunions de la ligue régionale ; j) Le responsable des équipements : - est responsable des équipements de la zone ; - fait l estimation des achats ; - distribue et récupère les habits et équipements ; - fait des recommandations au comité. 3.14 Pouvoir élastique Le comité de la zone a le pouvoir de nommer des personnes pour accomplir certaines fonctions si des problèmes et/ou difficultés majeures empêchent le déroulement des activités régulières. Ces nominations peuvent assurer l intérim jusqu à la fin de l année en cours. Un rapport devra être présenté pour justifier cette intervention lors de l assemblée générale annuelle de la zone.
14 Chapitre 4 Politiques internes 4.01 Coûts et frais Chaque association est tenue de payer un montant déterminé par le comité d administration de la zone. Cette cotisation sert à offrir des services à l ensemble des membres de la zone. 4.02 Politique de libération «Une libération est une procédure permettant à un joueur d'évoluer dans une autre association, ligue ou région. Cette libération peut être temporaire (une saison) ou permanente.» i) Concernant les joueurs de l association/zone : Toute demande de libération de joueurs provenant de notre association/zone sera acceptée par cette dernière, à moins que ladite libération mette en péril la formation d une équipe ou que l association/zone juge la survie de l équipe menacée. Par ailleurs, dans tous les autres cas, une demande de libération temporaire sera autorisée (pour les raisons indiquées précédemment). Des motifs exceptionnels, devant être entérinés par le conseil/comité d administration de l entité concernée, pourront engendrer l acceptation d une demande de libération permanente. ii) Concernant les joueurs de l extérieur : Aucune demande de libération vers notre association/zone ne sera acceptée, à moins de motifs jugés exceptionnels. C est le conseil/comité d administration de l association/zone qui détermine si une demande de libération doit être acceptée pour de tels motifs. Une telle décision est prise à la majorité des deux tiers (2/3) des membres du conseil/comité d administration présents lors du vote. Cette politique est établie dans le but d éviter que des joueurs provenant de l extérieur prennent la place de joueurs locaux. Il importe de nous rappeler que notre mission demeure d assurer le développement de nos joueurs en leur offrant un niveau de jeu à la mesure de leurs compétences, et non la formation d équipes plus compétitives. 4.03 Sélection des entraîneurs Toute personne désireuse d être entraîneur pourra postuler. Toutes les candidatures devront être étudiées par un sous-comité formé à cet effet. Aucun
15 entraîneur ne pourra être nommé d office, sauf s il y a manque de postulant dans une catégorie ou un calibre donné. Le calibre du parent-entraîneur devra être évalué de façon indépendante. 4.04 Radiation ou suspension Le Comité d administration peut expulser ou suspendre pour une période de temps qu il détermine toute personne qui à son avis ne respecte pas le présent règlement ou tout autre règlement de l association, de la Fédération de baseball ou encore leurs codes d éthique ou dont la conduite est jugée préjudiciable aux intérêts ou à la réputation de l association, ceci incluant le pouvoir de refuser éventuellement l inscription de tout joueur d âge mineur dont le(s) parents(s) a (ont) une conduite jugée préjudiciable aux intérêts ou à la réputation de l association et/ou à l égard d arbitres, d instructeurs, de membres bénévoles ayant été mandatés par l'association pour une fonction donnée au sein de cette dernière. Un comité de discipline pourra être formé pour entendre les parties impliquées. La décision prise par ce comité sera finale et sans appel.
16 Chapitre 5 Assemblée générale 5.01 Date L assemblée générale annuelle (AGA) de la zone a lieu au plus tard le dernier jour de novembre. 5.02 Composition Sont membres de l assemblée générale annuelle : - les membres du comité d administration ; - les membres des conseils d administration de chacune des associations de la zone ; - les représentants de chaque ligue de la zone ; - les entraîneurs, arbitres et marqueurs ; - l organisateur ou le représentant de tout tournoi sanctionné de la zone ; - et toute personne intéressée à la cause du baseball. 5.03 Quorum Le quorum de cette assemblée est formé des personnes présentes. 5.04 Convocation Cette assemblée est convoquée au moins dix (10) jours à l avance. 5.05 Pouvoirs - Modifier et ratifier les règlements de l organisation et du fonctionnement de la zone; - Mandater le comité à étudier les points ou suggestions qu elle apporte et à lui en faire rapport ; - Adopter ou refuser des propositions visant à modifier la constitution et/ou les règlements de l Association (ou corporation selon l approbation de Baseball Québec) et/ou la région. 5.06 Modifications des statuts et règlements A- Possibilités Les présents statuts et règlements peuvent être amendés par l ajout, la modification ou l abrogation d articles ;
17 B- Moment Les modifications peuvent être apportées lors de l assemblée générale annuelle ou lors d assemblées générales spéciales ; C- Adoption Les modifications doivent être approuvées par un vote des deux tiers (2/3) des personnes composant l assemblée générale annuelle ou l assemblée générale spéciale. 5.07 Assemblée générale spéciale Une assemblée générale spéciale de la zone peut être convoquée en tout temps par décision du comité de la zone ou à la requête d au moins dix (10) membres de ce secteur. Toute assemblée générale spéciale est convoquée au moins (10) jours à l avance et seuls les sujets inscrits à l ordre du jour sont discutés. Le quorum est formé de tous les requérants et des personnes présentes.
18 Chapitre 6 Dispositions additionnelles 6.01 Voyage hors-québec Une équipe qui désire faire un voyage hors Québec pour jouer des parties hors concours ou un tournoi devra en informer le comité d administration, lui en demander la permission et recevoir l accréditation de la F.B.A.Q. Le comité peut demander tout document qu il juge à propos pour l aider à prendre une décision.