Charte du Comité des Étudiants en Génie Logiciel

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1 Charte du Comité des Étudiants en Génie Logiciel En date du dimanche, 2 octobre 2005 I- Définition I.1 Le comité étudiant de Génie Logiciel (CEGL) est un comité à l éducation de l Association des Étudiants de Polytechnique (AEP). I.2 Les buts premiers du CEGL sont de défendre et de promouvoir les intérêts des étudiants à temps plein de génie logiciel au premier cycle. I.3 Le CEGL assure la représentation des étudiants de génie logiciel auprès de : 1) L AEP et ses différents comités 2) Le département de génie informatique (DGI) 3) Tout autre organisme jugé à propos I.4 Le CEGL est formé par des étudiants inscrits au programme de Génie Logiciel à temps plein à l École Polytechnique de Montréal. II- L Exécutif II.1 Sont membres de l exécutif : 1) Directeur 2) Vice-président aux communications 3) Trésorier 4) Vice-président à l éducation 5) Vice-président à l interne (affaires sociales) 6) Vice-président à l externe 7) Webmestre (membre nommé par le reste de l exécutif, donc non élu) 8) Sénateur (membre honoraire, ancien directeur, donc non élu) II.2 Fonctions communes à l exécutif : 1) Présence aux réunions du CEGL 2) L Exécutif ne forme qu un 3) Rédiger le mandat du comité en date requise par l AEP 4) Administrer et préparer les budgets 5) Mettre à jour et réviser les règlements et structures du CEGL 6) Mettre à jour les dispositions de la charte du CEGL, s il y a lieu (1 fois par mandat). II.3 Pouvoirs de l exécutif : 1) Seuls les membres de l exécutif ont le droit de vote lors des réunions du CEGL. 2) Rédiger et faire appliquer l ensemble des règlements du CEGL. 3) Nommer le webmestre et toute autre personne ressource.

2 4) Former des comités spéciaux pour satisfaire aux besoins des étudiants de Génie Logiciel. (Un exemple pourrait être un sous-comité du CEGL pour l organisation de la Semaine Informatique et Logicielle) 5) Les membres de l exécutif peuvent se nommer un ou des adjoints en cas de besoin. Un adjoint n est pas considéré comme membre de l exécutif et peut avoir tous les pouvoirs du poste de la personne qui l a nommé. Ces pouvoirs ne peuvent cependant pas excéder ceux du poste de cette personne. Un adjoint peut avoir le droit de vote durant les réunions du CEGL, mais seulement en tant que remplaçant de la personne qui l a nommé. 6) Toute dépense monétaire majeure encourue par le comité doit être approuvée par majorité de l exécutif du CEGL. Les dépenses mineures, c est-à-dire de moins de 200$, peuvent être approuvées par le directeur ou le trésorier. III- III.1 Définition des rôles et tâches de l exécutif Le Directeur 1) Représentant officiel du CEGL auprès de toute instance. 2) Il est le responsable du bon fonctionnement du comité. 3) Il voit à l exécution des politiques et directions votées par l exécutif. 4) Il est chargé de présider les réunions, officielles ou spéciales, du CEGL. 5) Il représente les étudiants de génie logiciel auprès du DGI. 6) Est admissible au poste tout étudiant de génie logiciel ayant déjà accompli un mandat au sein du CEGL, et respectant les conditions mentionnées dans la charte de l AEP. Est également admissible une personne ayant complété au moins 45 crédits en génie logiciel à la Polytechnique. 7) En l absence du directeur, celui-ci doit nommer à sa discrétion un remplaçant temporaire pour assumer ses responsabilités. III.2 VP-Communication 1) Il doit rédiger les procès-verbaux de chaque réunion du CEGL et doit les rendre publics sur le site web. 2) Il doit veiller à ce que le nom et le logo du CEGL ne soient pas utilisés sans le consentement de l exécutif. 3) Il doit veiller à ce que rien ne soit publié ou ne soit dit sous le nom du CEGL sans le consentement de l exécutif. 4) Il est responsable de l affichage et de la publicité lors des événements. III.3 Le Trésorier 1) Il a la charge et responsabilité des fonds du comité tels que : accorder des chèques, des billets, des transactions de fonds, des MATOs, de l argent liquide ainsi que tout autre actif monétaire du comité. 2) Il doit gérer les entrées et les sorties de fonds en faisant un budget lorsque nécessaire, ainsi que de tenir les livres à jour.

3 3) Il doit présenter à une réunion du CEGL un état des revenus et des dépenses pour chaque période faisant suite à une activité et/ou démarche où des fonds monétaire ont été impliqués. 4) Il doit présenter avant le début de l année une demande budgétaire ventilée selon les méthodes usuelles de l AEP. 5) Il doit présenter à la dernière réunion du CEGL de la session un état des revenus et des dépenses et être en mesure de justifier les dépenses des fonds du comité. 6) Il est responsable de préparer les demandes de subventions ou de commandites pour les événements du CEGL. 7) Il doit respecter les exigences par rapport à la tenue des comptes fournies par l AEP. III.4 Le Vice-Président à l Éducation 1) Il doit veiller à défendre les intérêts académiques des étudiants de génie logiciel au premier cycle. À ce sujet, il est entre autre responsable de répondre aux questions des étudiants par rapport à l éducation et de traiter les plaintes de ceux-ci envers les cours, professeurs ou autres. 2) Il doit assister aux réunions de la régie à l éducation de l AEP, et représenter et défendre les intérêts du CEGL à la Régie. Il fait parvenir au CEGL toutes les décisions et projets entrepris par la Régie. 3) Il doit promouvoir la participation des étudiants de génie logiciel à leur propre formation académique. 4) Il est responsable des services académiques tels que la banque de quiz. III.5 Le Vice-Président à l interne 1) Il doit veiller à entretenir de bonnes relations avec les différents comités internes et externes de la communauté de l École Polytechnique, et en particulier le CEGInfo. 2) Il doit organiser et promouvoir le PIED et les 5@7 du comité. 3) Il doit organiser et promouvoir toute autre activité ayant pour but de rassembler les étudiants de Génie Logiciel. 4) Il doit voir à la coordination et à la bonne marche des activités du comité. 5) Il est responsable de s assurer du remplissage du réfrigérateur. III.6 Le Vice-Président à l Externe 1) Il doit organiser des activités favorisant les rapprochements des étudiants de génie logiciel avec l industrie et autres organismes extérieurs, telles que la semaine informatique et logicielle et les visites industrielles. 2) Il garde le contact avec d autres organismes qui visent à promouvoir les activités reliées au génie logiciel, tels que la FEUQ, le CUSEC et autres comités de logiciel ou informatique d autres universités. 3) Il doit être en contact constant avec le service de placement de Polytechnique. À ce propos il doit favoriser la communication entre les étudiants du génie Logiciel et le service de placement dans la recherche des stages.

4 4) Il doit se tenir au courant des événements extérieurs à la Polytechnique qui sont susceptibles d intéresser la communauté du génie logiciel, tels que des conférences, sommets, forums, concours, etc. III.7 Le Webmestre 1) Le webmestre n est pas élu, il est nommé par l exécutif du CEGL. Le choix de webmestre peut être fait sous forme de concours ou par présentation de candidatures sous forme de CV. 2) Toute personne inscrite en génie logiciel peut être webmestre du CEGL. 3) Le webmestre est un membre à part entière de l exécutif du CEGL. Dans ce sens, il a les mêmes pouvoirs que les autres membres normaux de l exécutif du CEGL. 4) Il est en charge de faire les modifications, mises à jour et ajouts sur le site web du CEGL qui sont demandés par l exécutif. 5) Il est aussi responsable de l entretien du site, de la modération des mailing lists et du forum et du site de photos du CEGL. III.8 Le Sénateur 1) Le Sénateur n est pas élu, c est un ancien Directeur du CEGL et est considéré comme un membre honoraire de l exécutif. 2) Il agit à titre de conseiller auprès des autres membres de l exécutif, sur une base volontaire, de façon à ce que son expérience puisse bénéficier au bon fonctionnement de l exécutif actuel. 3) Le Sénateur est un membre à part entière de l exécutif du CEGL. Dans ce sens, il a les mêmes pouvoirs que les autres membres normaux de l exécutif du CEGL. IV- Fonctionnement V- Élections 1) Le CEGL est composé des membres de l exécutif. 2) Le CEGL tient des réunions régulièrement au cours d une session. 3) Toute personne inscrite en génie logiciel peut assister aux réunions du CEGL. L admission aux réunions du CEGL de toute personne en dehors du génie logiciel est au bon vouloir des membres de l exécutif du CEGL. 4) Toute personne peut avoir le droit de parole durant les réunions du CEGL, mais doit respecter les procédures dictées par les membres de l exécutif. 5) Les membres de l exécutif se réservent le droit d expulser d une réunion toute personne qui contrevient à son bon déroulement, ou pour toute autre raison qu ils jugent valable. 6) Seuls les membres de l exécutif du CEGL ont droit de vote concernant les décisions de l exécutif durant les réunions du CEGL. 7) Les procès verbaux des réunions sont affichés sur le site web du CEGL. V.1 Élection du Directeur, VP-Communications, Trésorier, VP-Éducation, VP-Externe, VP-Interne. Chaque personne doit se présenter individuellement : un seul nom

5 apparaîtra sur le bulletin de vote. (Le choix d un adjoint est discrétionnaire et non lié à l élection). V.1.1 Les mandats de ces postes sont d une durée d un an, à moins de circonstances particulières. V.1.2 En temps normal, le responsable des élections devra être le directeur sortant. En l absence du directeur sortant ou s il se présente à nouveau pour un poste dans l exécutif du comité, l exécutif devra mandater un autre responsable des élections, à sa discrétion. V.1.3 Le responsable d élection devra prendre toutes les dispositions nécessaires pour s assurer que la majorité des étudiants de génie logiciel soit bien informée de toutes les modalités concernant les élections des membres de l exécutif du CEGL. V.1.4 Les modalités à respecter durant les élections sont : 1) Les candidats devront être étudiants inscrits au programme de génie logiciel de premier cycle à temps plein à l École Polytechnique de Montréal. 2) Les candidats sont sujets à poursuivre leurs études pour au moins un an à venir, de façon à pouvoir mener leur mandat à terme, à moins de conditions particulières. 3) Les candidats possèdent le nombre de crédits exigés par le poste. 4) Le responsable des élections ne doit en aucun cas supporter un ou plusieurs candidats. 5) Aucune candidature supplémentaire ne pourra être soumise après la date et l heure limite de mise en candidatures fixées par le responsable des élections. Si et seulement si personne n a postulé, alors la dite date pourra être reportée au gré du comité d élection. 6) Pendant les jours du scrutin, aucune forme de publicité ou de propagande de la part des candidats n est permise (sous peine de retrait de la candidature). 7) Les résultats des élections doivent être connus au plus tard une semaine après la tenue du scrutin et seront communiqués clairement à tous les étudiants de GL. 8) Toute autre modalité sera à la discrétion du responsable des élections. V.I.5 Démission Toute démission déposée par un membre de l exécutif avant la session d hiver fera appel à une élection partielle. Toute démission déposée par un membre de l exécutif à la session d hiver fera appel à une résolution interne de l exécutif. À ce moment, l exécutif décidera s il faut entreprendre une nouvelle élection pour ce poste ou non.

6 La présente version de cette charte a été revue et approuvée par les membres de l exécutif en fonction en date du 2 octobre La charte elle-même a été rédigée par le directeur, avec l accord et les conseils de l exécutif en fonction. Alexandre Viens, Directeur Benoît Lapensée, VP-Communications Anne-Marie Buki, Trésorière Grégory Saget-Rudd, VP-Externe Frédéric Côté, VP-Interne Philippe Paultre, VP-Éducation Mylène Denis, Webmestre