Réussir la mise en place d un reporting fiscal PAR ERWAN LIRIN Associé Bellot, Mullenbach & Associés (BM&A) activité Consolidation et Reporting ET FRANÇOIS MORNET Directeur de mission Bellot, Mullenbach & Associés (BM&A) activité Consolidation et Reporting La mise en place d un reporting fiscal est incontournable pour les groupes qui souhaitent passer d un impôt subi à un impôt contrôlé et maîtrisé. Ainsi, les fonctions fiscale et de se voient, en complément de leurs missions usuelles, confier une mission commune d organisation et de conduite du processus de rationalisation de la charge d impôt consolidée qui s inscrit souvent dans un environnement de sécurisation de l information fiscale, comptable et financière et d accélération des délais de publication des informations financières. Le reporting fiscal, outil indispensable de cette mission, peut s avérer décevant au regard des objectifs initialement fixés si sa mise en œuvre ne s accompagne pas d une démarche structurée tenant compte des attentes des «clients» de ces deux fonctions. LA NÉCESSITÉ D UNE MÉTHODOLOGIE ADAPTÉE Face aux écueils, listés ci-dessous, à éviter pour mettre en place un reporting fiscal, nous proposons une méthodologie, facteur de sécurisation et de maîtrise du projet. Nous en expliciterons chacune des grandes étapes, sachant qu un tel projet doit impliquer des représentants des fonctions fiscale, de et des filiales. Les principaux écueils d un reporting fiscal Projet répondant exclusivement aux enjeux de l une des deux fonctions Étapes de la méthodologie proposée Définir en amont du projet, les enjeux des fonctions fiscale et de Processus ne tenant pas compte du niveau de maîtrise de l impôt par les différents intervenants Processus insuffisamment documenté et outillé Format de reporting trop complet nécessitant des temps rédhibitoires d alimentation Format trop standard limitant les apports aux différents intervenants Définir un processus optimisant la répartition et l industrialisation des travaux Définir un format de reporting fiscal adapté aux contraintes de production des comptes L outil retenu limite les contrôles de cohérence avec les données de L outil retenu nécessite des travaux importants de déploiement et des efforts importants d appropriation par les différents intervenants Les informations reportées dans l outil sont de mauvaise qualité ou incomplètes Choisir l outil en capitalisant sur les outils existants Déployer l outil en accompagnant sa mise en production D É C E M B R E 2 0 0 8 RF COMPTABLE N 305 N 356 11
Les différentes étapes de la mise en place d un reporting fiscal Étape 0 Étape 1 Étape 2 Étape 3 Établir un diagnostic Sécuriser Définir Déployer de l existant les processus l organisation l outil et définir les objectifs amont et le format du projet de reporting ÉTAPE 0 DIAGNOSTIQUER L EXISTANT ET DÉFINIR LES OBJECTIFS DU PROJET Après avoir identifié les zones de complexité propres à l environnement du groupe, le diagnostic a pour objectifs, sur la base des processus actuels, d identifier et de formaliser les déficiences et axes d amélioration. Ces derniers pourront porter aussi bien sur la traçabilité des informations ou la maîtrise technique des sujets traités que sur les informations délivrées. L environnement de reporting Cette analyse est opérée en tenant compte du caractère significatif ou non des éléments traités. Trois sources majeures de complexité sont présentées ci-dessous. L implantation du groupe à l international est une source de complexité dans le traitement et l analyse des informations, notamment du fait de la multiplicité des régimes fiscaux. Dans ce cas, le format du reporting fiscal doit trouver un équilibre entre un format standard et un format intégrant les spécificités propres à chaque filiale. Un reporting trop volumineux le rendrait quasiment inexploitable selon un mode industriel. La décentralisation des traitements est généralement accompagnée d une décentralisation du suivi et de traitement des impôts. Dans ce cas, le projet doit intégrer une composante forte de sécurisation des informations et des opérations en local, notamment en mettant à disposition des filiales des outils et des modes opératoires. La structure de reporting peut être différente entre, d une part, la qui peut traiter les informations au niveau de la business unit, niveau plus fin que l entité juridique et, d autre part, la fiscalité qui traite les informations au niveau de l entité juridique. Ces différences d organisation doivent être prises en compte dans la définition de la structure du reporting et intégrées dans le choix d outil. Les processus de traitement Chaque étape du processus de production des informations est analysée en partant de l information délivrée et en remontant jusqu à l information d origine. Cette analyse intègre la fonction des intervenants, les sources d information et les outils utilisés. Elle évalue les contrôles opérés et donne une appréciation du niveau de maîtrise des opérations. Un exemple de grille d analyse est présenté en page suivante pour les éléments relatifs au processus de traitement des. L analyse de cette grille permet d identifier et de formaliser les axes d amélioration en termes d outils, d optimisation des travaux, ou encore de maîtrise du processus, puis de fixer les priorités. L information délivrée Les différents «clients» du reporting incluant les filiales, la direction financière et la direction fiscale, doivent être consultés. Une identification de leurs besoins et de leur niveau de satisfaction actuel conduit à formaliser leurs attentes et à lister les informations à délivrer. Ces éléments sont comparés aux informations actuellement produites. En complément des objectifs communs aux deux fonctions que sont, notamment, la validation de l impôt consolidé et l explication du Taux Effectif d Impôt (TEI) et de son évolution, la fonction fiscale pourra souhaiter élargir les éléments de reporting à des tableaux de bord de suivi des risques, d information prévisionnelle, d analyse de flux intragroupe ou de suivi des obligations déclaratives. 12 N 305 N 356 RF COMPTABLE D É C E M B R E 2 0 0 8
Pour sa part, la fonction cherchera essentiellement à mettre en place un processus industrialisé permettant de délivrer une information fiable dans les délais impartis et permettant de répondre aux exigences en matière de communication financière. Les axes d analyse des informations seront déterminés sur cette base. Certains groupes souhaiteront disposer d une analyse de la charge d impôt par zone géographique ou par activité, d autres préfèreront obtenir une vision par périmètre d intégration fiscale, par entité juridique. Les objectifs du projet Les travaux précédemment réalisés permettent de déterminer les éléments structurants du projet : objectifs, équipe projet, calendrier détaillé, contours du reporting fiscal. ÉTAPE 1 SÉCURISER LES PROCESSUS AMONT Les travaux de diagnostic réalisés en étape 0 ont pu mettre en évidence des dysfonctionnements dans la maîtrise des processus et les contrôles réalisés. Dans ce contexte, cette étape a pour objectif de sécuriser la fonction fiscale. En local, elle peut conduire à mettre en place des guides de procédures fiscales, à redéfinir le mode de délégation de la fonction ainsi que les contrôles opérés et, le cas échéant, à renforcer l accompagnement des filiales en local. Étape du processus Rationalisation de la charge d impôt et identification des différences permanentes Dépréciation des actifs Traitement de l effet des écritures de retraitement et de sur les Traitement des effets de l intégration fiscale sur les Comptabilisation des Détermination des et suivi des bases Comptabilisation des écritures de retraitement Traitement de l intégration fiscale Détermination de l impôt courant Exemple de grille d analyse : application aux du traitement de l information Département comptable groupe Intervenants en charge du contrôle Département fiscal Département comptable groupe Source d information Fichier Excel hors système de Département fiscal/ business plans Journal des écritures/passage du local au consolidé Département fiscal / détermination du résultat fiscal de l ensemble Tableau de suivi des Inventaire des différences fiscal/ comptable Comptes sociaux et manuel des principes groupe Niveau de maîtrise du processus + Excel Outil utilisé ++ Logiciel de ++ Excel/logiciel de +++ Logiciel de + Logiciel de + Excel ++ ERP +++ Outil spécialisé Prestataire externe Comptabilité +++ Excel D É C E M B R E 2 0 0 8 RF COMPTABLE N 305 N 356 13
En central, elle s attache à définir les interactions entre les départements fiscal, comptables locaux et centraux et de : partage de l information, circuit de validation de l information. ÉTAPE 2 DÉFINIR L ORGANISATION ET LE FORMAT DE REPORTING Cette étape permet d établir les spécifications détaillées du reporting qui serviront de support au paramétrage de l outil. Organisation La définition de l organisation cible permet de déterminer la répartition des travaux : horizontalement entre les départements fiscal, comptables et de, puis verticalement entre le groupe et les filiales. Répartition des travaux en central Deux types d organisation se rencontrent en pratique. Le département est en charge du processus de rationalisation de la charge d impôt. Dans ce cas, le responsable fiscal a essentiellement un rôle de support technique dans la revue de l impôt. Il est toujours en charge de la validation de l impôt courant et de l exploitation des éléments de reporting qui lui sont propres. Cette organisation nécessite de développer des compétences fiscales au sein du département de et d organiser un support technique par le département fiscal. Le département fiscal est en charge du processus. Le responsable de la intervient alors essentiellement pour traiter l impact des écritures de sur les et pour anticiper, de concert avec les équipes fiscales, l effet des opérations spécifiques sur les et le taux effectif d impôt. Répartition des travaux entre les équipes et les filiales Trois exemples d organisation sont présentés ci-dessous. Le scénario A «centralisé» est privilégié par des groupes qui ont une implantation principalement nationale avec une organisation centralisée des fonctions comptables et fiscales. Le scénario B «partiellement décentralisé» convient pour des groupes dont le traitement des liasses de, la comptabilisation des retraitements et la détermination des impôts sont décentralisés mais pour lesquels la gestion de la politique fiscale est centralisée. Cette organisation pourra évoluer progressivement vers le scénario C «totalement décentralisé» au fur et à mesure du transfert des compétences en local. Le scénario C «totalement décentralisé» nécessite une formation régulière des intervenants et un support technique accru aux filiales. Le scénario retenu sera structurant dans la détermination du format de reporting. Exemples de répartition des travaux entre les équipes et les filiales Scénario A Scénario B Scénario C Centralisé Partiellement décentralisé Totalement décentralisé Traitement de l impôt courant Détermination des locaux Dépréciation des Traitement de l intégration fiscale et de ses effets Rationalisation de la charge d impôt au niveau local Synthèse 14 N 305 N 356 RF COMPTABLE D É C E M B R E 2 0 0 8
Définition du format de reporting fiscal Le reporting fiscal inclut au minimum les éléments permettant de gérer les, de rationaliser la charge d impôt et d établir des notes aux états financiers conformes aux réglementations : passage du résultat comptable au résultat fiscal ; analyse des par nature, par taux et par échéance ; compensation des actifs et passifs d impôt différé ; suivi des non reconnus ; analyse des éléments inclus dans la charge d impôt de la période ; analyse de l impôt décaissé et de la variation des dettes et créances d impôt courant ; rationalisation de la charge d impôt de la période. Ce tronc commun peut être enrichi par : des états prévisionnels d impôt ; un suivi détaillé des autres impôts non assis sur le résultat ; des tableaux de bord incluant des indicateurs ; d autres éléments de reporting (flux intragroupe, risques fiscaux, questionnaires sur les principales règles fiscales locales). Ces états devront être accessibles en collecte et en restitution d informations. Les modalités de prise en compte des écritures de de retraitement devront être étudiées. La fréquence d utilisation du reporting dépend de la nature des informations qu il intègre. Un format de reporting allégé peut être prévu pour les arrêtés intermédiaires. Les informations spécifiques peuvent être reportées selon une fréquence et un calendrier déconnectés de celui d établissement des comptes consolidés. En préparation des opérations de clôture, une remontée d information anticipée peut être prévue dans le cadre d une préclôture. Choix de l outil Le choix de l outil doit tenir compte des outils utilisés par les départements fiscal et de. Ainsi, certains groupes retiendront l outil de qui a l avantage d être déployé, connu par les filiales et permet d établir des contrôles de cohérence entre les données issues de la et celles qui sont issues du reporting fiscal. Cependant, il nécessitera des travaux de paramétrage ou d adaptation si le niveau de reporting en est différent de l entité juridique. Cette dernière contrainte peut orienter les groupes vers un outil spécifique et dédié au reporting fiscal. Cette solution peut également être préférée si la fonction fiscale est en charge de la conduite de ce processus. En tout cas, le paramétrage et le déploiement de l outil seront supervisés par le département qui sera ensuite en charge de son exploitation. ÉTAPE 3 DÉPLOYER L OUTIL ET LE REPORTING Mise à niveau de l existant En préalable à la reprise des données historiques, un travail de mise à niveau de l existant doit parfois être réalisé. Cette phase pourra nécessiter un inventaire détaillé des à partir des positions bilancielles à comparer avec les éléments comptabilisés, ainsi que des travaux significatifs de recherche si ces éléments sont insuffisamment documentés. Test et reprise des données historiques Avant de déployer l outil, le reporting pourra être testé sur un échantillon de sociétés. La reprise des données historiques sera ensuite étendue à l ensemble du périmètre. Elle peut être limitée aux données d ouverture ou élargie à des périodes comparatives, en fonction du contenu du reporting et des besoins du groupe. Elle peut être centralisée ou décentralisée, cette dernière solution permettant de former simultanément les filiales. Déploiement de l outil Le déploiement de l outil est accompagné d une formation sur l utilisation de l outil et sur les principes de détermination des. Des guides utilisateurs sont mis à disposition des différents intervenants dans ce cadre. D É C E M B R E 2 0 0 8 RF COMPTABLE N 305 N 356 15