Plan de soutien financier Coupe de science 2011
Le 9 novembre 2010 Madame, Monsieur, La Coupe de science est une activité qui s inscrit dans le cadre du Festival de Sciences et Génie de l Université Laval qui donnera la chance à 200 élèves en 5 e secondaire de l école de Rochebelle, de la Polyvalente de Charlesbourg et à 150 élèves du niveau collégial de vivre une expérience de design et d ingénierie scientifique. Le but de l activité est d amener les jeunes à découvrir leurs capacités, à développer leur débrouillardise et à apprendre à travailler en équipe. Notre objectif est de les amener à poursuivre des études en science. Les élèves seront regroupés en équipes de quatre et chaque équipe sera accompagnée d un étudiant au baccalauréat en science. Ils disposeront de trois heures et de matériaux limités pour relever un défi de nature scientifique qui leur sera révélé le matin même (par exemple, construire un véhicule, une catapulte, une éolienne, etc.). Les équipes se succéderont dans l après-midi pour faire l essai de leur prototype et chaque équipe fera une courte présentation orale devant les juges afin d expliquer les choix faits pendant la phase de design et leur influence sur leurs performances. Ce projet est mis sur pied de façon bénévole par une équipe dynamique d étudiants qui espèrent éliminer les préjugés qui existent par rapport aux carrières dans le domaine scientifique. La Coupe de science en est à sa quatrième édition et les éditions précédentes ont connu un succès remarquable. En plus de recevoir des réactions unanimement positives de la part des participants et de la direction de l école de Rochebelle et de la Polyvalente de Charlesbourg, le projet a remporté la première place du concours provincial Forces Avenir dans la catégorie Société, Communication et Éducation. Les organisateurs de l événement ont également été nommés Lauréats de Québec le Soleil/Radio Canada pour la semaine du 14 octobre 2008 puis Gagnants Jeunesse de l année 2008. Cette année, l activité aura lieu le lundi 17 et mardi 18 janvier 2011 à la salle Hydro-Québec du pavillon Alphonse Desjardins de l Université Laval. Le comité organisateur de la Coupe de science espère augmenter l ampleur de l événement cette année et au cours des années à venir. Il nous fait donc plaisir de vous offrir de vous associer à nous pour assurer la réussite de l édition 2011 et du projet de la Coupe de science. Il me fera plaisir de vous rencontrer et de répondre s il y a lieu à vos interrogations. Nous vous remercions à l avance de l intérêt que vous porterez à la Coupe de science. Veuillez agréer madame/monsieur, l expression de nos sentiments distingués. Simon Verret simon.verret.2@ulaval.ca (418) 622-1152 7253 rue Jeanne Sauvé Québec, QC G1H 5S9 coupedescience.com
Présentation de la Coupe de science C est le 24 janvier 2008, dans le pavillon Desjardins de l Université Laval, que ce qui n était alors qu un petit projet un peu fou a pris son envol. La première édition de la Coupe de science s achevait, les participants quittaient le sourire aux lèvres, le bilan des organisateurs était extrêmement positif et on commençait à parler de répéter l événement sur une base annuelle. Aujourd hui, la Coupe de science est un projet bien établi qui cherche à continuer à prendre de l ampleur et à rejoindre de plus en plus de jeunes. Dans le contexte actuel, le travail scientifique s effectue surtout en équipe et il devient alors important de pouvoir compter sur des personnes ayant des talents différents et complémentaires (capacités manuelles, ingéniosité, débrouillardise, créativité, talents de communication). Or, historiquement, les carrières en science n intéressent qu un groupe restreint d individus. La Coupe de science vise donc à démontrer que les capacités de chacun peuvent être mises à profit dans une démarche de design scientifique. C est un événement qui cherche à convaincre les jeunes, en leur faisant vivre une expérience concrète et valorisante, qu une carrière en science peut être intéressante. La Coupe de science se démarque des autres activités scientifiques qui visent les jeunes par son approche démocratique. Le projet ne s adresse pas qu aux jeunes qui sont déjà intéressés par la science, mais bien à tous les jeunes. Pour rejoindre ce public, l activité est gratuite, à lieu un jour de classe et ne requiert aucune préparation préalable de sorte que les jeunes n ont pas à investir de temps libre ou d argent pour participer. Finalement, des prix très intéressants (ipods et autres) sont offerts aux gagnants. Cette stratégie a permis historiquement d intéresser une majorité d étudiants si bien que nous devons chaque année refuser plusieurs équipes faute de disposer des moyens pour les accueillir. L événement a reçu sa part d éloges et a connu une visibilité impressionnante dans les médias (Forces Avenir, La Presse, Le Soleil, Radio-Canada, RDI). L'année passée, nous avons doublé l'ampleur et le nombre de participants à l'événement en augmentant le nombre d'écoles secondaires participantes et en étalant les compétitions sur plusieurs jours. Cette année, nous avons l'intention d'étendre encore plus cet événement en ouvrant aussi les portes à tous les Cégeps de la région de la ville Québec. L'inscription sera volontaire et les compétitions du cégep auront lieu le soir afin de maximiser le nombre de participants. Nous prévoyons accueillir jusqu'à 120 élèves de plus que la précédente édition.
C ompétition La compétition de la Coupe de science se divise en deux parties, la conception et la présentation. La phase de conception commence dès l arrivée des participants avec la présentation du ou des défis scientifiques que les équipes auront à relever. Chaque équipe est alors jumelée à un étudiant au baccalauréat en science et se dirige vers son espace de travail. Chaque équipe reçoit un ensemble de matériaux et d outils. La phase de conception dure trois heures au cours desquelles les équipes ont la chance d effectuer des essais sur les maquettes officielles. Durant cette période, les juges rencontreront également chacune des équipes et leurs poseront quelques questions sur les choix qu ils ont effectués pour leur design. Au terme de la conception, chaque équipe doit, à tour de rôle, faire l essai de son ou de ses prototypes et en démontrer les performances. De plus, pendant ces essais, un ou plusieurs des membres de l équipe doit présenter le projet au public et aux juges et expliquer la démarche scientifique qu ils ont suivie et le design qui en a résulté. Il s agit pour l équipe de «vendre» son concept aux juges et de les convaincre que, même si les résultats du prototype ne sont peutêtre pas concluants, leur idée de design est la meilleure. La compétition se conclut par la remise de prix aux équipes ayant obtenu les meilleures performances aux essais et aux équipes ayant été les plus convaincantes de l avis du jury. Il vous est possible de consulter une description vidéo de l'édition 2010 de cette compétition à l'adresse internet suivante: www.coupedescience.com
Budget Prévisionnel Dépenses $ 23,000.00 Logistique $ 4,700.00 Transport $ 600.00 Location des salles $ 300.00 Dîner $ 2,000.00 Souper $ 1,000.00 Collations $ 800.00 Compétition $ 15,000.00 Matériel fourni aux équipes $ 3,000.00 Matériel général $ 1,000.00 Outils $ 600.00 Trophées $ 100.00 Animation $ 150.00 Prix $ 10,150.00 Promotion $ 3,300.00 Chandails - participants $ 2,000.00 Chandails - bénévoles $ 300.00 Publicité $ 1,000.00 Revenus $ 23,000.00 Commandites universitaires $ 6,000.00 Université (Vice-rectorat exécutif) $ 1,000.00 Faculté de sciences et génie $ 1,000.00 Départements de la FSG $ 1,500.00 CADEUL $ 400.00 Centre d optique, photonique et laser $ 400.00 Fondation de l Université Laval $ 400.00 AEEGPUL $ 250.00 Autres $ 1,050.00 Commandites externes $ 17,000.00
Forfaits de partenariat Nous vous offrons divers niveaux de partenariat qui vous donneront accès à une visibilité plus ou moins grande avant, pendant et après l événement. Nom de la compétition et avantages du partenaire principal : La Coupe de science désire former une alliance durable avec une entreprise dynamique de la région de Québec pour permettre à l activité de prendre de l ampleur au cours des années à venir. En nous assurant votre soutien comme partenaire principal pour plusieurs années (3 à 5 ans), nous vous proposons d ajouter le nom de votre compagnie au nom de la compétition (La Coupe de Science «Nom du partenaire»). Nous ajouterons également le logo de votre compagnie au logo de la Coupe de science. L importance du logo de notre partenaire principal sera également prépondérante dans tous les domaines. Finalement, nous assurons l exclusivité à notre partenaire principal ; i.e. aucun de ses compétiteurs ne pourra commanditer l activité. Site web : Tous nos commanditaires verront leur logo affiché dans toutes les sections de notre site web (coupe.festivalsg.com). Le logo est également un lien vers votre page corporative. Les logos auront des tailles et seront disposés dans un ordre proportionnel à votre participation financière. Le site web est très consulté par les participants après la tenue de l activité, car on y retrouve les résultats officiels et les photos de l événement. Logo sur le chandail: Tous nos commanditaires Or, Argent et Principal auront leur logo bien en vue sur les chandails officiels de la compétition. La taille du logo dépendra du niveau du partenariat. Il y aura plus de 200 t-shirts produits et ces t-shirts seront remis aux participants, aux accompagnateurs (étudiants universitaires) et aux organisateurs. Ces chandails sont habituellement portés régulièrement après la compétition.
Publicités: Les logos de notre partenaire Principal seront présents sur toute forme de publicité utilisée par l organisation pour annoncer l activité ou les résultats de l activité. Affiches: Durant les phases de conception et de présentation, nous nous engageons à afficher de façon évidente tous nos commanditaires Bronze et plus, à condition que du matériel visuel nous soit fourni par ceux-ci. Présentation multimédia: En plus de la mention de leur participation par notre animateur, les logos de notre commanditaire Principal et de nos partenaires Or seront visibles en tout temps pendant la phase de présentation. Ils apparaîtront sur la présentation PowerPoint diffusée sur le grand écran de la salle Hydro-Québec. Cet écran est utilisé pour afficher le pointage et le classement des équipes, il est regardé par les participants et spectateurs. Juges: Nous offrons la possibilité à nos partenaires Principal, Or et Argent d être représentés pendant la compétition par un porte-parole qui agira comme juge. En plus d interagir directement avec les participants et les accompagnateurs, les juges auront la chance de remettre les prix et d être pris en photo avec les équipes gagnantes. Le juge de notre commanditaire principal remettra le trophée de la Coupe de science à l équipe gagnante. Médias: La Coupe de science bénéficie d une visibilité importante dans plusieurs médias. On a notamment parlé de la Coupe de science à la radio (émission de Gilles Parent et émission de Claude Bernatchez, 1 re chaîne Radio-Canada), à la télévision (Radio-Canada et RDI) et dans les journaux (Le Soleil, La Presse, L appel, Le Fil des Événements). Cette édition a toutes les chances d être couverte par les journaux et nos partenaires importants recevront leur juste part de visibilité. Articles promotionnels: Nous encourageons nos partenaires à nous remettre des articles promotionnels (crayons, calepins, etc.). Ils seront remis aux participants (120) et aux accompagnateurs (30) ou seront distribués comme prix de présence. Ces articles sont extrêmement appréciés des participants. Kiosque: Durant toute la durée de la compétition, les locaux d essais de prototypes seront aménagés pour accueillir plusieurs kiosques. Ces kiosques seront aménagés pour présenter des projets étudiants d ingénierie qui peuvent être stimulants pour les participants (Formule SAE, mini-baja etc.). Nous offrons également la possibilité à tous
nos partenaires Principal, Or et Argent d y installer un kiosque. Vidéo: Nous allons aussi réaliser un montage vidéo qui résumera la compétition afin de faciliter la présentation de l évènement dans les années futures. Nos partenaires Principal et Or auront leur logo bien en vue et seront remerciés dans cette vidéo qui sera largement diffusé.
Adresse du partenaire : Contrat de partenariat Niveau de partenariat contracté : Montant de l entente : Dans le cadre de la «Coupe de science 2011», l entreprise, ci-après désignée le «partenaire», et l organisation de la Coupe de science 2011, ci-après désignée le «comité organisateur», se souscrivent aux termes du document «Plan de soutien financier». Dispositions générales 1. Les droits de cette convention ne peuvent être modifiés, cédés, transférés ou vendus, en tout ou en partie, de quelque manière que ce soit sans le consentement écrit des deux partis. 2. Le paiement se fera en un seul versement. Ce montant devra être envoyé sous la forme d un chèque à l ordre de la Coupe de Science. 3. Le partenaire s assure que toute correspondance, documentation et matériel publicitaire seront acheminés au plus tard, le 15 décembre 2010. 4. Le comité organisateur s assure de satisfaire aux obligations du forfait du «Plan de soutien financier». En foi de quoi, les deux partis ont signé à Québec, Ce 2010 _ Simon Verret Partenaire Président de la coupe de science 2011 simon.verret.2@ulaval.ca (418) 622-1152 7253 rue Jeanne Sauvé Québec, QC G1H 5S9 coupedescience.com