HIPPODROME DU HAUT RILLON GESTION DE LA RESTAURATION ET PROPOSITION DE DEVELOPPEMENT ECONOMIQUE CAHIER DES CHARGES 2015 Article 1 : Objet Le présent cahier des charges a pour objet de définir les conditions dans lesquelles un professionnel de la restauration désigné ci-après comme «traiteur» pourra servir les repas sur l Hippodrome de Châtelaillon-Plage. En effet, la Société des Courses de la Côte de Lumière organise chaque année une dizaine de journées de courses à enjeux régionaux ou nationaux. Afin d assurer la restauration des professionnels, mais aussi et surtout du public, la Ville de Châtelaillon-Plage confiera à un professionnel de la restauration cette mission pour la saison de course 2015, mais aussi pour des évènements en dehors des jours de course selon un planning qu il conviendra de définir. Par ailleurs, dans le cadre du développement économique du site, ce professionnel organisera et apportera à la ville une dizaine de réservations annuelles afin de valoriser cet équipement. Le titulaire du marché sera le garant de l image de l établissement et devra être force de proposition quant à son développement. Article 2 : Définition des besoins Afin d assurer la restauration sur l Hippodrome de Châtelaillon-Plage, la Mairie de Châtelaillon-Plage s engage à mettre à disposition du «traiteur» les installations et matériels suivants : 1. Des espaces publics (cf. plan annexe 1) Un restaurant panoramique avec bar (280 m²), Une terrasse attenante à l Ouest du restaurant (50 m²), Une terrasse avec bar à l Est du Restaurant (400 m²), Un bar avec son espace dans le hall des paris, Un bar extérieur et son espace. 2. Des espaces techniques (cf. plan annexe 1) Une zone d accès traiteur avec vestiaires pour le personnel, Un local stockage avec rayonnage, Un office cuisine et ses équipements (détail dans l inventaire du cahier des charges), 3. De matériels techniques (cf. liste en annexe 2)
Dans le cadre des réunions hippiques, la Société des Courses s engage à assurer, chaque année, 10 réunions dont 4 «Prémium», soit un total d environ 80 courses. Le programme des courses de l année 2015 est joint en annexe 3. Dans le cadre de cette programmation, le «traiteur» devra organiser et gérer, pour chaque journée de courses, la restauration pour un volume moyen de : 150 à 200 couverts pour le public, 80 à 120 couverts pour les professionnels. En dehors de ces réunions hippiques, le «traiteur» devra proposer à la Mairie de Châtelaillon-Plage un programme d une dizaine de dates, permettant de valoriser et de développer économiquement le site de l Hippodrome. Ce programme devra être présenté à la Mairie de Châtelaillon-Plage et chiffré afin que cette dernière puisse en mesurer les conséquences. Le «traiteur» restera le seul référent auprès de la Mairie de Châtelaillon-Plage dans le cadre de l organisation et la gestion de ces évènements. Il en assumera l entière responsabilité. A ce titre, le «traiteur» devra nécessairement proposer une formule rapide avec entrée, plat chaud et dessert dont le tarif de vente devra nécessairement être inférieur ou égal à 18. Le «traiteur» devra garantir un temps de service réduit à un maximum de 30 minutes afin de limiter la durée des repas des personnels des courses. Compte-tenu de la caractéristique de cet espace, le «traiteur» devra en permanence maintenir l accès des parieurs aux guichets de jeu lors des réunions de la saison hippique. Article 3 : Définition des ambiances souhaitées 1. Restaurant panoramique et Terrasse Ouest : Ces espaces, situés au niveau R+1 de la tribune principale, permettent d assurer la restauration des parieurs, visiteurs, propriétaires et invités de la Société des Courses et de la Mairie de Châtelaillon-Plage. Leur image doit se rapprocher d un restaurant de type gastronomique. Le menu proposé ne doit pas excéder le prix public de 30, boissons non incluses. Le «traiteur» devra proposer à la Mairie de Châtelaillon-Plage, une (1) semaine avant la date de réunion de courses, les idées de menu afin de recevoir sa validation. La salle de restaurant devra dégager une ambiance «cosy». Les tables devront être napées en tissu, la vaisselle appropriée aux mets et aux boissons. Le «traiteur» devra également proposer à la Mairie de Châtelaillon-Plage des axes de valorisation de la terrasse Ouest en se conformant à l ambiance du restaurant. Les tenues des serveurs seront à définir avec la Mairie de Châtelaillon-Plage. Au minimum, 50% des serveurs devront être présents sur l ensemble des réunions de la saison hippique et des manifestations organisées en dehors des journées de courses. Les réservations seront prises en charge directement par le «traiteur», selon une procédure qui devra être validée par la Mairie de Châtelaillon-Plage. Un point hebdomadaire devra être fait sur l état des réservations par le «traiteur» auprès de la Mairie de Châtelaillon-Plage 3 semaines avant la date prévue. Le «traiteur» devra en permanence maintenir l accès au guichet de jeu lors des réunions de la saison hippique.
2. Terrasse Est : Cet espace, situé au niveau R+1 de la tribune principale, à l Est du restaurant panoramique, permette d assurer la restauration des parieurs, visiteurs, propriétaires et invités de la Société des Courses et de la Mairie de Châtelaillon-Plage. Le «traiteur» devra proposer sur cet espace une ambiance similaire à celle du restaurant panoramique. Les espaces réservés à la restauration et ceux ouverts au public devront être définis entre le «traiteur» et la Société des Courses, puis validés par la Mairie de Châtelaillon-Plage. Le «traiteur» devra en permanence maintenir l accès au guichet de jeu lors des réunions de la saison hippique. 3. Bar du Hall des paris : Ce lieu, situé au RDC du bâtiment tribune, doit proposer une restauration rapide (froide et/ou réchauffée) à emporter. Aucune cuisson dégageant fumées et odeurs ne doit être réalisée dans cet espace. Tous les produits proposés devront être frais, variés et répondront nécessairement à l image souhaitée du bâtiment. Les produits surgelés seront exclus. Cet espace pourra servir de lieu de restauration du personnel des courses et du public. Aussi, ce lieu de restauration «populaire» devra être géré dans un état d esprit convivial, notamment en ce qui concerne la qualité du service, la mise en place et la restauration. 4. Buvette : Situé à l Ouest du bâtiment tribune au RDC, ce lieu est le point de rencontre des parieurs et du public. L ambiance doit donc être conviviale. Le «traiteur» devra proposer une restauration rapide froide et/ou chaude, à emporter ou à consommer au comptoir, ainsi que des boissons. Ce lieu pourra également proposer une restauration à emporter chaude, de type «friterie» complémentaire à celle du bar du hall des paris.
Article 4 : Obligations du traiteur Le «traiteur» devra travailler selon les règles de l art et se conformer à la réglementation en vigueur en ce qui concerne sa profession, les normes de sécurité et la législation du travail. Ce cahier des charges n engage en aucun cas la Mairie de Châtelaillon-Plage sur le respect des réglementations propres à l activité professionnelle concernée (hygiène, sécurité ), même si la Mairie de Châtelaillon-Plage se réserve un droit d intervention sur la prestation voire d interdiction si elle lui semble non conforme aux règles en vigueur pour l accueil du public. Il appartiendra au «traiteur» de se pourvoir des autorisations nécessaires et notamment sanitaires, de telle sorte que la Mairie de Châtelaillon-Plage ne puisse jamais être inquiété à ce sujet. Ces autorisations devront être transmises avec le cahier des charges. Le «traiteur» devra impérativement être inscrit au Registre du Commerce et/ou Registre des Métiers et fournir un justificatif de cette inscription à la Mairie de Châtelaillon-Plage. Le «traiteur» déclare connaître parfaitement les équipements mis à sa disposition par la Mairie de Châtelaillon-Plage, ainsi que leur fonctionnement, et s engage à se munir des instruments et accessoires nécessaires à son activité. Le «traiteur» s engage à n utiliser les locaux, le matériel, l énergie et les fluides de l Hippodrome que pour la réalisation des prestations servies dans ses locaux. Si des installations complémentaires s avéraient nécessaires, elles feraient l objet d un contrat à part et d une facturation particulière. Les tables et chaises nécessaires à l organisation de l activité du «traiteur» seront fournies par la Mairie de Châtelaillon-Plage. Le matériel sera mis en place, débarrassé et rangé par le «traiteur». A l arrivée du «traiteur» ainsi qu à son départ, un état des lieux et un contrôle du matériel mis à sa disposition seront contractuellement dressés en présence du gardien de l Hippodrome et d une personne responsable désignée par le «traiteur» (lui-même ou un membre de son personnel dûment mandaté par lui). Le «traiteur» veillera à ne pas détériorer les locaux qu il utilisera. Les offices et annexes devront être nettoyés et remis en état après usage. Les salles devront être débarrassées du matériel et accessoires amenés par le traiteur et lavées. Les chaises et tables devront être lavées et rangées Quand le «traiteur» organisera plusieurs prestations successives dans la même salle, il aura en charge le balayage, le nettoyage et la remise en place des mobiliers et matériel nécessaires à sa prestation dans cette salle, comme dans les espaces traiteurs. En cas de détérioration, de nettoyage insuffisant ou inexistant (particulièrement du restaurant, de la cuisine, office et annexes), la Mairie de Châtelaillon-Plage se réserve le droit de faire exécuter ces travaux qui seront alors facturés au traiteur. En cas de vol, le «traiteur» sera responsable du matériel qui lui aura été confié à son entrée dans les lieux. Le «traiteur» se porte garant du personnel qu il emploie et devra appliquer les régles du droit du travail pour chacun de ses salariés. Les contrats de travail pourront être demandés par la Mairie de Châtelaillon-Plage. Il est strictement interdit de fumer dans les offices et de se restaurer dans les espaces réservés au client. Les comportements et tenue du personnel doivent être conformes à la qualité requise sur de tels espaces.
Article 5 Règlement intérieur 1. Office circuit propre : Le sol, les écoulements seront nettoyés avec des produits désinfectant et nettoyant : après brossage et rinçage, finition avec raclette fournie par le «traiteur». Les plans de travail seront nettoyés avec un produit alimentaire neutre ainsi que les appareils de cuisson et les chambres froides. Les fours, étuves et chambres froides (positives et négatives) seront nettoyés par le «traiteur». A l arrivée du «traiteur», le gardien de l Hippodrome sera à sa disposition pour lui montrer le fonctionnement du matériel des espaces traiteurs, mais aussi pour palier aux incidents techniques éventuels. Au moment du départ, ou à une date définie, un état des lieux sera effectué par le gardien de l Hippodrome ainsi que la personne désignée par le «traiteur» et ayant en charge le nettoyage des installations afin de s assurer de la bonne exécution du travail demandé. 2. Office circuit sale : Les poubelles, en vue de leur enlèvement, doivent être laissées dans le local à poubelle. Les déchets doivent être évacués dans les sacs fournis par le «traiteur» et déposées dans les conteneurs à l extérieur du bâtiment. Une machine à laver la vaisselle professionnelle est à la disposition du «traiteur», les consommables (poudre de lavage et le liquide de rinçage) restant à la charge de ce dernier. Au moment du départ, le nettoyage de la machine à laver, des poubelles, des plans de travail sera assuré par les soins du «traiteur» avec les produits adaptés. Le sol devra être lavé et brossé. A ce titre, le «traiteur» fournira ses produits d entretien pour le sol, les éviers et les plans de travail ainsi que les balais, brosses et raclettes nécessaires aux nettoyages. Les toilettes et douches réservées à l espace traiteur devront également être laissées propres. 3. Autres espaces Tous les espaces mis à la disposition du «traiteur» seront nettoyés et entretenus par ses soins. Ils devront nécessairement être balayés, lavés et désinfectés après chaque manifestation. Tous les déchets doivent être évacués dans les sacs fournis par le «traiteur» et déposées dans les conteneurs à l extérieur du bâtiment. De même, les toilettes et sanitaires attenants à ces espaces devront être laissés propres après avoir été désinfectés.
Article 6 : Assurances : Le «traiteur» prendra toutes les assurances indispensables pour couvrir les risques afférents à son activité et tous dommages qu il pourrait faire subir à l Hippodrome et aux clients. Le défaut d assurance entraînerait immédiatement l interdiction de l accès aux équipements. A ce titre, il fournira à la Mairie de Châtelaillon-Plage une copie du contrat souscrit et la police acquittée s y rapportant pour l année en cours. En aucun cas, la Mairie de Châtelaillon-Plage ne pourra être tenue responsable des incidents et accidents qui interviendraient au détriment d un ou de convives reçus par le «traiteur» avant ou après les prestations dont il a la charge. La Mairie de Châtelaillon-Plage dégage toute responsabilité, civile et pénale, pour les accidents professionnels qui surviendraient aux personnels employés par le «traiteur», charge à lui de prendre toutes dispositions utiles. Article 7 : Intervention sur site Pour accéder aux salles, le traiteur utilisera les passages extérieurs réservés aux offices désignés comme tels et strictement ceux-là. Chaque accès de véhicules sera réglementé et fera l objet d une demande. Article 8 : Conditions financières Le «traiteur» transmettra au maximum 3 jours ouvrables après l évènement, un état exhaustif et ventilé par point de restauration du chiffre d affaires réalisé pendant l évènement Aucune gratuité ne sera accordée par le «traiteur» pour les repas réservés par la Société des Courses. Une redevance d occupation indexée sur le chiffre d affaires sera versée par le «traiteur» à la collectivité. Cette redevance est calculée sur la base de.% du chiffre d affaires pour chaque évènement hippique de l année 2015. La facture de la redevance sera réglée à réception par le traiteur. Pour ce qui concerne les prestations liées au développement économique du complexe, le «traiteur» versera une redevance d occupation calculée sur la base de...% du chiffre d affaires de chaque évènement.
Article 9 : Réclamations Contrôles La Mairie de Châtelaillon-Plage transmettra au «traiteur» les éventuelles réclamations écrites qui lui seront parvenues. Le «traiteur» fournira sur celles-ci et obligatoirement par écrit, les explications et propositions qu il jugera convenables. Le «traiteur» s engagera sur le suivi client et la mesure de la satisfaction (des contrôles réguliers de la satisfaction seront menés par la Mairie de Châtelaillon-Plage par toute voie qu elle jugera utile. En plus des contrôles bactériologiques réalisés dans le restaurant et les offices, la Mairie de Châtelaillon-Plage se réserve la possibilité de demander à un laboratoire certifié des contrôles impromptus dans les espaces utilisés. Article 10 : Litiges En cas d inexécution totale ou partielle des obligations définies dans le présent cahier des charges et notamment : si les boissons ou les aliments sont impropres à la consommation ou servis dans des conditions insuffisantes d hygiène, si la tenue du personnel est incorrecte, si les locaux et équipements sont mal nettoyés ou non remis en état après usage, si les redevances de mise à disposition des espaces ne sont pas réglées dans les délais, la Mairie de Châtelaillon-Plage aura toute liberté, si bon lui semble, de ne pas recourir aux services du dit traiteur. Pour tous litiges, seul le Tribunal Administratif de Poitiers sera compétent. Article 11 Durée Le «traiteur» reconnaît avoir pris connaissance du présent cahier des charges et accepte de s y conformer depuis sa date de signature jusqu à la fin de l année 2015. Le cahier des charges n est pas renouvelable. Il devra être signé avant la première prestation à effectuer sur l Hippodrome de Châtelaillon-Plage.
Fait à Châtelaillon-Plage, le. Pour la Mairie de Châtelaillon-Plage Pour le «TRAITEUR» Le Maire, Jean-Louis LEONARD Signature et cachet commercial