Code : Page 1 de 29 DOCUMENT DE GESTION Type de document : Règlement Révision prévue : 2020 Objet : RÈGLEMENT SUR LA RÉGIE INTERNE DU COMITÉ DES INFIRMIÈRES ET INFIRMIERS AUXILIAIRES (CIIA) DU CISSS DE LANAUDIÈRE Adopté par : Conseil exécutif du conseil des infirmières et infirmiers Document(s) remplacé(s) : Direction émettrice : Direction des soins infirmiers (DSI) Adopté le : Entrée en vigueur : Révisé le : Responsable (s) de son application : Comité exécutif du Conseil des infirmières et infirmiers Destinataire (s) : Lieu d application : Infirmières et infirmiers auxiliaires Infirmières et infirmiers Gestionnaires CISSS de Lanaudière Document(s) associé(s) : Aucun ADOPTÉ PAR LE COMITÉ EXÉCUTIF PROVISOIRE DU CONSEIL DES INFIRMIÈRES ET INFIRMIERS Le 22 SEPTEMBRE 2015 ADOPTÉ EN ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DES INFIRMIÈRES ET INFIRMIERS AUXILIAIRES Le 2015 ADOPTÉ PAR LE COMITÉ EXÉCUTIF DU CONSEIL DES INFIRMIÈRES ET INFIRMIERS Le 2015
Page 2 de 29 TABLE DES MATIÈRES SECTION 1 - DISPOSITIONS GÉNÉRALES... 5 1.1 Objet... 5 1.2 Définition des termes... 5 1.3 Règles d interprétation... 6 SECTION 2 - FORMATION ET COMPOSITION DU COMITÉ... 6 2.1 Formation... 6 2.2 Composition du comité... 6 2.3 Profil et rôles attendus des membres du CIIA... 7 2.4 Élection... 7 2.5 Durée du mandat... 7 2.6 Vacance et destitution... 7 2.7 Remplacement... 8 2.8 Liste des membres... 8 SECTION 3 - MANDAT DU COMITÉ... 8 3.1 Responsabilités du comité... 8 3.2 Rapport annuel... 9 SECTION 4 - RÉUNIONS DU COMITÉ... 9 4.1 Lieu... 9 4.2 Fréquence des réunions... 9 4.3 Convocation... 9 4.4 Quorum... 9 4.5 Comités ad hoc... 10 4.6 Comité de la relève infirmière et infirmière auxiliaire... 10 4.7 Vote... 10 SECTION 5 - LES OFFICIERS DU COMITÉ... 10 5.1 Désignation... 10 5.2 Élection des officiers... 10 5.3 Les officiers... 11 5.3.1 Présidente... 11
Page 3 de 29 5.3.2 Vice-présidente... 11 5.3.3 Secrétaire... 11 5.3.4 Trésorière... 12 5.3.5 Agente de communication... 12 5.3.6 Conseillères... 12 SECTION 6 - ASSEMBLÉE DES MEMBRES... 12 6.1 Composition... 12 6.2 Pouvoirs... 12 6.3 Assemblée générale régulière... 12 6.4 Assemblée générale annuelle... 13 6.5 Assemblée générale spéciale... 13 6.6 Convocation... 13 6.7 Avis de convocation... 13 6.8 Présidence... 13 6.9 Quorum... 14 6.10 Décisions d une assemblée générale... 14 SECTION 7 - PROCÉDURE D ÉLECTION DU CIIA... 14 7.1 Élection des membres au CIIA... 14 7.2 Nomination de la présidente et de la secrétaire d élection... 14 7.3 Rôle de la présidente d élection... 14 7.4 Éligibilité... 15 7.5 Modalités des mise en candidature... 15 7.5.1 Période pour les mises en candidature... 15 7.5.2 Avis de mise en candidature... 15 7.5.3 Bulletin de mise en candidature... 15 7.5.4 Mise en candidature... 16 7.6 Élection par acclamation... 16 7.7 Scrutin... 16 7.8 Élection lors de l assemblée générale annuelle... 16 7.9 Certification d élection... 16 7.10 Début du mandat... 16
Page 4 de 29 SECTION 8 - DOCUMENTS ET ARCHIVES... 17 8.1 Caractère public... 17 8.2 Conservation des documents... 17 SECTION 9 - DISPOSITIONS FINALES... 17 9.1 Entrée en vigueur du règlement... 17 9.2 Modification, amendement, remplacement... 17 9.3 Révision... 17 SECTION 10 DISPOSITIONS LOGISTIQUES ET FINANCIÈRES... 17 10.1 Soutien logistique... 17 10.2 Soutien financier... 17 ANNEXE I LOI SUR LES SERVICES DE SANTÉ ET SERVICES SOCIAUX (art 219 à 225)... 18 ANNEXE II DISPOSITIONS TRANSITOIRES... 21 ANNEXE III BULLETIN DE MISE EN CANDIDATURE CIIA... 22 ANNEXE IV BULLETIN DE VOTE... 23 ANNEXE V LISTE DES CONTINUUMS ET SERVICES... 24 ANNEXE VI CERTIFICAT D ÉLECTION - CIIA... 25 ANNEXE VII CODE D'ÉTHIQUE EN LIEN AVEC LA NOTION DE CONFLITS D'INTÉRÊT-CIIA... 26 ANNEXE VIII PROFIL ET RÔLES ATTENDUS DES MEMBRES DU CIIA... 29
Page 5 de 29 SECTION 1 - DISPOSITIONS GÉNÉRALES 1.1 Objet Le présent règlement a pour objet d établir les règles sur la régie interne du Comité des infirmières et infirmiers auxiliaires (CIIA) du Centre intégré de santé et de services sociaux de Lanaudière en application de la loi sur les services de santé et les services sociaux (LSSSS). Les articles 219 à 225 de ladite loi apparaissent en annexe I. 1.2 Définition des termes Dans le présent règlement, à moins que le contexte n indique un sens différent, les expressions ou termes suivants signifient : a) Assemblée : assemblée générale réunissant toutes les infirmières auxiliaires qui exercent pour le CISSS de Lanaudière; b) CECII : le comité exécutif du conseil des infirmières et infirmiers du CISSS de Lanaudière; c) CII : le conseil des infirmières et infirmiers institué dans le CISSS de Lanaudière; d) CIIA : le comité des infirmières et infirmiers auxiliaires institué dans le CISSS de Lanaudière; e) Comité : tout comité constitué par la loi et le CIIA; f) Conseil d administration : le conseil d administration du CISSS de Lanaudière ; g) Établissement : centre intégré de santé et de (CISSSL); h) Installation : lieu de dispensation ou point de service rattaché au CISSS de Lanaudière; i) Loi : la Loi sur les services de santé et les services sociaux (L.R.Q., c. S-4.2), ses règlements d application ainsi que ses amendements; j) Majorité simple : 50 % + 1 des voix exprimées par les membres présents à une assemblée au cours de laquelle il y a quorum; k) Membre : selon le contexte où il est utilisé, une personne faisant partie du CIIA, d un comité prévu au présent règlement ou une infirmière auxiliaire qui exerce pour le CISSS de Lanaudière; l) Membre élu : une infirmière auxiliaire du CISSS de Lanaudière élue pour représenter une direction au CIIA; m) Membre coopté : une personne sollicitée par les membres élus du CIIA pour assurer une représentation clinique et/ou une expertise spécifique; la personne sollicitée peut provenir de l extérieur du CISSS de Lanaudière; n) Quorum : nombre spécifique de membres présents à une assemblée pour avoir le droit de passer à un vote.
Page 6 de 29 1.3 Règles d interprétation Le genre féminin est utilisé dans ce document sans discrimination à l égard du genre masculin, et ce, dans l unique but d alléger le texte. SECTION 2 - FORMATION ET COMPOSITION DU COMITÉ 2.1 Formation Conformément à la loi sur les services de santé et les services sociaux (LSSSS), un comité d infirmières et infirmiers auxiliaires (CIIA) est institué pour le Centre intégré de santé et de services sociaux (CISSS) de Lanaudière. 2.2 Composition du comité Le comité est composé de 9 membres dont cinq membres élus par et parmi les infirmières auxiliaires faisant partie des directions programmes, trois membres cooptés et une infirmière membre du CII nommée par la direction des soins infirmiers. Les membres ne doivent pas exercer dans l établissement à titre d infirmière auxiliaire provenant d une agence de placement en soins infirmiers. Direction programme Jeunesse Direction programme SAPA Direction programme Santé mentale et dépendance Direction programme DI-TSA-DP Direction programme DSI (unités de soins) Direction programme DSP Direction programme DSI (conseillères en soins) Membres cooptés 1 infirmière auxiliaire élue 1 infirmière auxiliaire élue 1 infirmière auxiliaire élue 1 infirmière auxiliaire élue 1 infirmière auxiliaire élue 1 infirmière nommée par la DSI 3 membres sollicités par les membres élus du CIIA Nous favorisons la représentation de chaque direction programme du CISSSL. Cependant, si une direction ne soumet pas le nombre suffisant de candidatures, le choix des membres se fera parmi ceux et celles qui auront posé leur candidature issue des autres directions, et ce, par les membres du CIIA.
Page 7 de 29 2.3 Profil et rôles attendus des membres du CIIA Tout membre élu du comité doit être membre en règle de l OIIAQ et exercer la profession d infirmière auxiliaire pour le CISSS de Lanaudière. Pour être éligible à un poste de membre coopté ou nommé du CIIA, il faut s assurer que la personne représente une valeur ajoutée en matière de représentation clinique et/ou d expertise spécifique. Cette personne n est pas tenue d exercer la profession d infirmière auxiliaire pour le CISSS de Lanaudière et peut provenir de l extérieur de l établissement. Voir l annexe VIII pour la description détaillée du profil et des rôles attendus des membres du CIIA. 2.4 Élection Les membres du comité sont choisis par et parmi les infirmières auxiliaires qui exercent pour le CISSS de Lanaudière, suivant la procédure d élection prévue au présent règlement. 2.5 Durée du mandat Le mandat des membres élus, cooptés et nommés du comité est d une durée de trois ans renouvelable. Si l élection est reportée, les membres sortants demeurent toutefois en fonction malgré l expiration de leur mandat, jusqu à ce qu ils soient élus de nouveau ou remplacés. Dans le but d assurer une continuité au sein du comité, le CIIA privilégie des mandats rotatifs. 2.6 Vacance et destitution Un membre cesse de faire partie du comité et son poste devient vacant : S il démissionne; S il décède; S il perd son éligibilité suivant les dispositions prévues à l article 2.3 du présent règlement; S il ne s acquitte pas des fonctions qui lui sont dévolues. S il s absente du travail pour une durée de plus d un mois pour des motifs autre que la maladie et des vacances annuelles, à moins que ce membre s engage par écrit, à participer activement aux activités normales du comité, et ce, de façon non rémunérée; S il s absente pour plus de 50% des rencontres du CIIA prévues au calendrier annuel (excluant les vacances annuelles); Avant de se prononcer sur la destitution d un membre élu, coopté ou nommé, le comité doit l aviser par écrit et lui permettre de se faire entendre lors d une séance au cours de laquelle cette question est inscrite à l ordre du jour.
Page 8 de 29 2.7 Remplacement Toute vacance à une fonction d officier est comblée par résolution du comité pour la durée non écoulée du mandat de l officier à remplacer, et ce, par un membre du comité. Un officier peut démissionner de ses fonctions sans devoir démissionner comme membre du comité. Il doit transmettre à la secrétaire ou à la présidente du CIIA, un avis écrit daté et signé par lui à cet effet. Cette démission prend effet à la date mentionnée dans l avis. Lorsqu un poste de membre est non comblé suite aux élections ou devient vacant suite à une situation prévue suivant l article 2.6 du présent règlement, les autres membres du comité choisissent un remplaçant, pour la durée du mandat qu il reste à écouler. S il s agit d un poste de membre élu, les autres membres choisissent parmi les infirmières auxiliaires qui exercent pour le CISSS de Lanaudière. 2.8 Liste des membres La secrétaire du comité s assure de la mise à jour de la liste des infirmières auxiliaires qui exercent pour le CISSS de Lanaudière qui lui est transmise par le DRHCAJ ou par toute autre personne que ce dernier désigne. Cette liste, mise à jour annuellement et avant chaque élection, contient le nom et le prénom de chaque infirmière auxiliaire ainsi que l installation où elle exerce principalement. Aux fins d application du présent règlement, un infirmière auxiliaire est réputée exercer principalement dans l installation où elle détient un poste ou, à défaut, dans l installation où elle a travaillé le plus grand nombre d heures au cours de l année financière précédente. La liste demeure confidentielle et est réservée à l usage interne du CIIA. SECTION 3 - MANDAT DU COMITÉ 3.1 Responsabilités du comité a) Apprécier la qualité des soins infirmiers posés par les personnes qui exercent des activités d infirmières auxiliaires pour l établissement; b) Donner son avis sur les moyens à prendre pour évaluer et maintenir la compétence de l ensemble des personnes qui exercent des activités d infirmières auxiliaires pour l établissement; c) Faire des recommandations au comité exécutif du CII sur la distribution appropriée des soins dispensés par les personnes qui exercent des activités d infirmières auxiliaires pour l établissement; d) Présenter au comité exécutif du Conseil des infirmières et infirmiers tous les règlements, procédures, recommandations, avis, études, analyses et résolutions touchant l exercice professionnel de ses membres qui exercent des activités d infirmières auxiliaires;
Page 9 de 29 e) Faire rapport au comité exécutif du Conseil des infirmières et infirmiers des travaux effectués en fonction des mandats précités; f) Adopter des règlements concernant sa régie interne, son fonctionnement et la poursuite de ses fins. Ces règlements entrent en vigueur après avoir été approuvés par le comité exécutif du Conseil des infirmières et infirmiers; g) Recommander au comité exécutif du Conseil des infirmières et infirmiers des procédures d élection des membres du CIIA. 3.2 Rapport annuel a) Le CIIA prépare et soumet un rapport annuel au Comité exécutif du conseil des infirmières et infirmiers avant le 30 avril de chaque année; b) Ce rapport est transmis lors de l assemblée générale annuelle des infirmières et infirmiers auxiliaires; c) Ce rapport est déposé au conseil d administration du CISSS de Lanaudière. SECTION 4 - RÉUNIONS DU COMITÉ 4.1 Lieu Les réunions du comité se déroulent généralement dans une des installations du CISSS de Lanaudière. Elles peuvent également se tenir dans tout autre endroit convenu à cette fin par la présidente. Cette dernière favorise une alternance du lieu des rencontres entre les installations situées dans le sud et le nord de la région Lanaudière. 4.2 Fréquence des réunions Le comité se réunit au moins 6 fois par année. 4.3 Convocation La secrétaire transmet aux membres un avis de convocation écrit au moins cinq jours ouvrables avant la date prévue pour la réunion. L avis indique le lieu, la date et l heure de la réunion ainsi que l ordre du jour proposé. En cas d urgence, la convocation peut être faite verbalement et le délai n est alors que de soixante-douze heures. Aucun sujet non indiqué à l ordre du jour ne pourra être discuté. 4.4 Quorum Le quorum est fixé à cinq membres élus, cooptés ou nommés du CIIA, dont la présidente ou la vice-présidente. S il n y a pas quorum, 30 minutes après l heure indiquée sur l avis de convocation, la réunion est annulée et reportée à une date ultérieure déterminée par la présidente ou la vice-présidente.
Page 10 de 29 4.5 Comités ad hoc Le comité peut mettre sur pied des comités ad hoc pour étudier toute question particulière. Il en détermine le mandat et la composition, procède à la désignation des personnes qui en feront partie et il en établit les modalités de fonctionnement. Les procès-verbaux de ces comités ad hoc sont acheminés au CIIA. 4.6 Comité de la relève infirmière et infirmière auxiliaire Le CIIA s engage à soutenir les activités du comité de la relève infirmière et infirmière auxiliaire. Ce comité est composé d infirmières et d infirmières auxiliaires de moins de cinq ans d expérience professionnelle. Ce comité peut adopter des règlements concernant sa régie interne, son fonctionnement et la poursuite de ses fins. Ces règlements entrent en vigueur après approbation du CECII. Il favorise l intégration et l accueil des nouveaux. Il contribue au partage des connaissances tout en favorisant la consolidation de la pratique clinique. Il organise des activités de réseautage professionnel afin de favoriser le sentiment d appartenance dans l établissement et au sein de la profession infirmière et infirmière auxiliaire. Une fois par année ou à la demande du CECII, le comité fait un rapport écrit de ses activités. 4.7 Vote La décision de la majorité simple des membres présents votant en faveur ou contre une décision, recommandation ou avis du CIIA constitue une résolution et lie le comité. Cette résolution doit être conservée avec les procès-verbaux du comité. La présidente ou, en son absence, la vice-présidente, n a pas droit de vote. En cas de partage des voix, la présidente ou, en son absence, la vice-présidente, dispose d une voix prépondérante. Cependant, elle n est pas tenue de l exercer. SECTION 5 - LES OFFICIERS DU COMITÉ 5.1 Désignation Les officiers du comité sont la présidente, la vice-présidente, la secrétaire, la trésorière, l agente de communication et deux conseillères. 5.2 Élection des officiers Les officiers sont élus par et parmi les membres du comité, et ce, à chaque élection, par acclamation ou par scrutin secret selon les besoins (si plus d une candidature). Un équilibre entre les représentants des installations du nord et du sud de la région Lanaudière est souhaité dans la répartition des postes d officiers. Le comité choisi également parmi ses membres celui qui provient de la région opposée de la présidente et qui siégera avec cette dernière au CECII.
Page 11 de 29 5.3 Les officiers 5.3.1 Présidente a) Représente le comité et en est le porte-parole officiel, est nommée d office au CECII; b) Assure le bon fonctionnement du comité et veille à ce que le comité s acquitte de ses devoirs et de ses responsabilités; c) Prépare l ordre du jour des réunions du comité des infirmières et infirmiers auxiliaires; d) Préside les réunions du comité et les assemblées générales des membres ; e) Conjointement avec la secrétaire, signe les procès-verbaux et les documents officiels; f) Est membre d office des comités ad hoc du CIIA et s assure de leur bon fonctionnement; g) Assume toute autre tâche que peut lui assigner le comité. 5.3.2 Vice-présidente En l absence de la présidente ou dans l incapacité d agir de celle-ci, elle exerce les fonctions de cette dernière et accomplit toute autre tâche que peut lui confier le CIIA. 5.3.3 Secrétaire a) Maintient à jour la liste des membres prévue à l article 2.8 du présent règlement; b) Convoque l assemblée générale annuelle et les réunions du comité; c) Rédige les procès-verbaux des réunions, les soumet pour adoption puis signe conjointement avec la présidente les procès-verbaux et les documents officiels; d) Prépare l ordre du jour des réunions; e) Signe conjointement avec la présidente les procès-verbaux et les documents officiels. f) reçoit et assure le suivi de la correspondance du comité, avec l approbation de la présidente; g) s assure que toute la documentation concernant les affaires du CIIA et des autres comités soit conservée à l endroit prévu par la direction générale; h) favorise l accessibilité aux informations et la participation des membres; i) assume toute autre fonction que peut lui assigner le CIIA. La secrétaire est appuyée dans ses fonctions par une secrétaire administrative désignée par l établissement.
Page 12 de 29 5.3.4 Trésorière a) S assure du respect du cadre budgétaire alloué; b) Prépare le budget annuel et le soumet au comité pour adoption; c) Prépare le bilan annuel des activités financières et le soumet à l assemblée générale. 5.3.5 Agente de communication a) Diffuse des informations (la tenue des assemblées du comité, comptes rendus des réunions du comité, journal, bulletin d information) auprès des membres; b) Établit des liens de communication avec les membres; c) Favorise toute consultation des procès-verbaux des comités à tout membre qui en fait la demande; d) Assume toute autre tâche que peut lui assigner le comité. 5.3.6 Conseillères a) Appuient les officiers dans leurs travaux ; b) Assument toute autre tâche que peut leur assigner le comité. SECTION 6 - ASSEMBLÉE DES MEMBRES 6.1 Composition Une assemblée générale des membres réunit toutes les infirmières auxiliaires qui exercent pour le CISSS de Lanaudière. Les membres ne doivent pas exercer dans l établissement à titre d infirmière auxiliaire provenant d une agence de placement en soins infirmiers. 6.2 Pouvoirs L assemblée générale des membres peut discuter de tout sujet d intérêt pour les infirmières auxiliaires. Elle exerce un rôle consultatif auprès du CISSS de Lanaudière. 6.3 Assemblée générale régulière Une assemblée générale peut être convoquée par le CIIA durant l année pour (1) demander l avis des infirmières auxiliaires qui exercent pour le CISSS de Lanaudière sur différents dossiers en cours; (2) leur donner de l information ou recueillir leurs opinions sur les sujets relatifs aux responsabilités du CIIA; (3) procéder, lorsque nécessaire, à l adoption, l amendement, l abrogation ou la révision des règlements de régie interne; (4) présenter les officiers du CIIA.
Page 13 de 29 6.4 Assemblée générale annuelle Au moins une assemblée générale annuelle des infirmières auxiliaires qui exercent pour le CISSS de Lanaudière doit être tenue à une date déterminée par le CIIA au plus tard 90 jours après la fin de l année financière. Le CIIA peut inviter toute autre personne à y assister. Lors de l assemblée générale annuelle, les infirmières auxiliaires présentes qui exercent pour le CISSS de Lanaudière : a) reçoivent le rapport annuel du CIIA et, le cas échéant, de ses autres comités; b) ratifient toute modification, remplacement ou abrogation du présent règlement; c) considèrent toute autre affaire inscrite à l ordre du jour et qui relève des responsabilités des infirmières auxiliaires qui exercent pour le CISSS de Lanaudière. 6.5 Assemblée générale spéciale Une assemblée générale spéciale peut être convoquée en tout temps par le CIIA lorsqu une question doit être soumise, de façon urgente, à l ensemble des infirmières auxiliaires qui exercent pour le CISSS de Lanaudière. Seuls les sujets inscrits à l ordre du jour tel que transmis peuvent être discutés lors de cette assemblée. 6.6 Convocation L assemblée générale régulière ou annuelle des membres est convoquée par résolution des membres du CIIA. Une assemblée générale spéciale des membres peut être convoquée par résolution des membres du CIIA, par la présidente du CIIA, par demande écrite de la part de la présidente du CII, du président du conseil d administration, du président-directeur général ou de la directrice des soins infirmiers. 6.7 Avis de convocation Une assemblée générale est précédée d'un avis de convocation signé par la présidente ou la secrétaire du CIIA. Cet avis doit être affiché dans chacune des installations de l établissement. L avis doit préciser le lieu incluant l adresse, la date et l'heure de l'assemblée ainsi que l'ordre du jour proposé. S'il s'agit d'une assemblée générale régulière ou annuelle, l'avis doit être donné au moins vingt jours ouvrables avant la date fixée pour la tenue de l'assemblée. Dans le cas d'une assemblée générale spéciale, un avis d au moins cinq jours ouvrables suffit. 6.8 Présidence Toute assemblée générale est présidée par la présidente du CIIA ou, en son absence, par la vice-présidente. Si ces deux personnes sont absentes, l'assemblée élit, parmi ses membres présents, une présidente d'assemblée.
Page 14 de 29 6.9 Quorum Le quorum requis aux assemblées est constitué des membres présents incluant cinq membres élus ou cooptés du CIIA dont la présidente ou la vice-présidente. 6.10 Décisions d une assemblée générale Les décisions d une assemblée générale des membres sont prises à la majorité simple des membres présents, sauf pour la modification, l amendement ou le remplacement du présent règlement (voir article 9.2). En cas de partage des voix, la présidente d assemblée dispose d une voix prépondérante. Le vote se prend à main levée. La déclaration par la présidente qu une résolution a été adoptée ou rejetée et une entrée faite à cet effet dans le procès-verbal constituent à première vue, la preuve de ce fait, sans qu il soit nécessaire de prouver la quantité ou la proportion des voix enregistrées en faveur de cette résolution ou de son rejet. Seuls les membres présents, dont le nom apparaît à la liste des membres prévue à l article 2.8 du présent règlement, ont droit de vote lors de l assemblée générale. SECTION 7 - PROCÉDURE D ÉLECTION DU CIIA 7.1 Élection des membres au CIIA Le CIIA détermine annuellement les dates de la tenue de l élection des membres du comité dont le mandat est échu. Cette élection doit se tenir au moins vingt jours avant la tenue de l assemblée générale annuelle. (voir annexe II pour les dispositions transitoires). 7.2 Nomination de la présidente et de la secrétaire d élection La présidente d élection et la secrétaire d élection sont désignées par la présidente du comité au plus tard 60 jours avant la date de l élection. La présidente d élection et la secrétaire d élection ne peuvent pas voter ni être candidates lors de l élection pour laquelle elles agissent en qualité d officiers d élection. 7.3 Rôle de la présidente d élection a) Nommer minimalement trois adjointes pour l épauler dans ses tâches; b) Dresser avec ses adjointes, la liste des électrices à partir de la liste des infirmières auxiliaires prévue à l article 2.8 du règlement, en s assurant que chaque électrice ne vote qu une seule fois; c) Donner l avis d élection; d) Recevoir les candidatures, les accepter ou les refuser; e) Afficher la liste des candidates dans chacune des installations; f) Informer tous les membres et toutes les candidates de la procédure d élection;
Page 15 de 29 g) Déterminer la durée du scrutin, la date et l heure limite pour recevoir les bulletins de vote; h) Convenir avec la direction générale de l endroit de réception de tous les bulletins de vote; i) Distribuer un bulletin de vote préadressé à chaque membre et s assurer que toutes les infirmières auxiliaires soient rejointes; j) Voir au bon déroulement de l élection; k) Remplir tout document relatif à l élection, transmettre les originaux à la secrétaire du comité et en afficher une copie dans chacune des installations du CISSS de Lanaudière. 7.4 Éligibilité Toutes les infirmières auxiliaires qui exercent pour le CISSS de Lanaudière sont éligibles pour siéger au CIIA. Tout membre élu du CIIA doit être membre en règle de l OIIAQ. 7.5 Modalités des mise en candidature 7.5.1 Période pour les mises en candidature Au plus tard 45 jours avant la date de l élection, la présidente d élection affiche un avis s adressant à toutes les infirmières auxiliaires qui exercent pour le CISSS de Lanaudière les informant qu elles peuvent présenter leur candidature pour siéger au CIIA. 7.5.2 Avis de mise en candidature L avis est affiché dans un endroit accessible aux infirmières auxiliaires de chacune des installations du CISSS de Lanaudière. Il comprend : Les dates indiquant le début et la fin de la période de mise en candidature (maximum deux semaines); L endroit où l on peut se procurer des bulletins de mise en candidature; Une copie du bulletin de mise en candidature; La date fixée pour la tenue de l élection; Les règles et procédures d élection; Le nom de la présidente d élection et l endroit où doit être déposé le bulletin de mise en candidature. 7.5.3 Bulletin de mise en candidature Le bulletin apparaît à l annexe III.
Page 16 de 29 7.5.4 Mise en candidature Toute personne éligible peut présenter sa candidature. Pour être acceptée, une mise en candidature doit être appuyée par deux infirmières auxiliaires qui exercent pour le CISSS de Lanaudière et être déposée avant la fin de la période de mise en candidature. Les personnes qui appuient les candidatures doivent signer le bulletin de mise en candidature. 7.6 Élection par acclamation Si le nombre de candidates est égal ou inférieur au nombre de sièges à pourvoir pour une direction programme, celles-ci sont alors élues par acclamation. Dans le cas contraire, un scrutin doit être tenu pour départager les candidates. 7.7 Scrutin Lorsqu un scrutin doit être tenu, ce dernier a lieu par scrutin secret. Les membres du CIIA sont élus par les infirmières auxiliaires qui exercent pour le CISSS de Lanaudière. La présidente d élection affiche, dans chacune des installations de l établissement, un avis de scrutin dans les dix jours suivant la fin de la période de mise en candidature. Elle définit les modalités du scrutin et s assure que chaque personne ne puisse voter qu une seule fois et que son vote soit confidentiel. Le vote par procuration n est pas autorisé. Sont déclarés élues les personnes obtenant le plus de voix. En cas d égalité de votes entre les candidates, la présidente d élection procède à un tirage au sort entre ces candidates. 7.8 Élection lors de l assemblée générale annuelle Si un ou des postes demeurent à pourvoir après l application des dispositions qui précèdent, ils sont comblés lors de l assemblée générale annuelle des infirmières auxiliaires qui exercent pour le CISSS de Lanaudière. À défaut, le ou les postes non pourvus sont comblés par les membres élus du CIIA lors de leur première réunion qui suit l assemblée générale annuelle. 7.9 Certification d élection Au terme de l élection, la présidente d élection remplit le certificat d élection prévu à l annexe VI du présent règlement et au plus tard cinq jours après la fin des élections. Elle transmet l original à la secrétaire du CECII, après en avoir affiché une copie dans chacune des installations de l établissement. La présidente d élection détruit les bulletins de vote immédiatement après l assemblée générale annuelle des membres. 7.10 Début du mandat Les personnes élues entrent en fonction immédiatement à la rencontre suivant la fermeture de la période électorale.
Page 17 de 29 SECTION 8 - DOCUMENTS ET ARCHIVES 8.1 Caractère public Dans la mesure où il y a conformité avec la Loi sur l accès aux documents publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1), les procès-verbaux et documents du comité ont un caractère public. 8.2 Conservation des documents Le conseil d administration de l établissement détermine, par résolution relative au calendrier de conservation des documents du CISSS de Lanaudière, l utilisation et la conservation des documents produits ou émanant du comité conformément aux dispositions de la Loi sur les archives (L.R.Q., c. A-21.1). Les documents sont conservés à la Direction des soins infirmiers. SECTION 9 - DISPOSITIONS FINALES 9.1 Entrée en vigueur du règlement Le présent règlement entre en vigueur dès son approbation par le CECII du CISSS de Lanaudière. 9.2 Modification, amendement, remplacement Toute modification, amendement ou remplacement du présent règlement doit être ratifié par au moins deux tiers des membres présents lors de l assemblée générale. Le texte de la modification, de l amendement ou du remplacement proposé doit accompagner l avis de convocation à l assemblée générale où cette modification, cet amendement ou ce remplacement sera discuté. 9.3 Révision Le présent règlement doit faire l objet d une révision tous les cinq ans suivant son entrée en vigueur ou lorsque des modifications législatives le requièrent. SECTION 10 DISPOSITIONS LOGISTIQUES ET FINANCIÈRES 10.1 Soutien logistique La directrice des soins infirmiers assure le soutien logistique nécessaire à la réalisation des mandats du CIIA. Entre autres, une personne doit être dédiée au support clérical du comité. 10.2 Soutien financier Le conseil d administration s assure que le comité a le soutien financier nécessaire afin de réaliser son mandat.
Page 18 de 29 ANNEXE I Loi sur les services de santé et services sociaux (art 219 à 225) Conseil des infirmières et infirmiers (CII) 219. Un conseil des infirmières et infirmiers est institué pour chaque établissement public qui exploite un ou plusieurs centres où travaillent au moins cinq infirmières ou infirmiers. Composition Ce conseil est composé de l ensemble des infirmières et infirmiers qui exercent leurs fonctions dans tout centre exploité par l établissement. Conseil unique Le conseil d administration, formé suivant l un des articles 119 à 125, 126.1 ou 126.2 doit toutefois prévoir qu un seul conseil des infirmières et infirmiers est institué pour l ensemble des établissements qu il administre. Composition Ce conseil est composé de l ensemble des infirmières et infirmiers qui exercent leurs fonctions dans tout centre exploité par chacun des établissements. Responsabilités du CII 220. Conformément aux règlements de l établissement, le conseil des infirmières et infirmiers est, pour chaque centre exploité par l établissement, responsable envers le conseil d administration : 1 d apprécier, de manière générale, la qualité des actes infirmiers posés dans le centre et, le cas échéant, en collaboration avec le conseil des médecins, dentistes et pharmaciens, des activités visées à l article 36.1 de la Loi sur les infirmières et les infirmiers (chapitre I-8) et exercées dans le centre ; 2 de faire des recommandations sur les règles de s oins infirmiers applicables à leurs membres dans le centre ; 2.1 de faire des recommandations sur les règles de soins médicaux et les règles d utilisation des médicaments applicables à leurs membres dans le centre ; 3 de faire des recommandations sur la distribution appropriée des soins dispensés par leurs membres dans le centre ; 4 d assumer toute autre fonction que lui confie le conseil d administration. Rapport annuel Le conseil des infirmières et infirmiers doit faire un rapport annuel au conseil d administration concernant l exécution de ses fonctions et des avis qui en résultent.
Page 19 de 29 Avis au président-directeur général 221. Conformément aux règlements de l établissement, le conseil des infirmières et infirmiers est, pour chaque centre exploité par l établissement, responsable envers le président-directeur général de donner son avis sur les questions suivantes : 1 l organisation scientifique et technique du cent re ; 2 les moyens à prendre pour évaluer et maintenir l a compétence des infirmières et des infirmiers ; 3 toute autre question que le président-directeur général porte à son attention. Règlements du CII 222. Le conseil des infirmières et infirmiers peut adopter des règlements concernant sa régie interne, la création de comités et leur fonctionnement ainsi que la poursuite de ses fins. Ces règlements entrent en vigueur après avoir été approuvés par le conseil d administration. Comité des infirmières et infirmiers auxiliaires (CIIA) 223. Le conseil des infirmières et infirmiers doit constituer un comité d infirmières et infirmiers auxiliaires. Ce comité est composé d au moins trois personnes choisies par et parmi celles qui exercent des activités d infirmières ou infirmiers auxiliaires pour l établissement. Fonctions du CIIA Ce comité a pour fonctions : 1 d apprécier la qualité des soins infirmiers posé s par les personnes qui exercent des activités d infirmières ou infirmiers auxiliaires pour l établissement ; 2 de donner son avis sur les moyens à prendre pour évaluer et maintenir la compétence de l ensemble des personnes qui exercent des activités d infirmières ou infirmiers auxiliaires pour l établissement ; 3 de faire des recommandations sur la distribution appropriée des soins dispensés par les personnes qui exercent des activités d infirmières ou infirmiers auxiliaires pour l établissement. Règlements du CIIA Ce comité peut adopter des règlements concernant sa régie interne, son fonctionnement et la poursuite de ses fins. Ces règlements entrent en vigueur après avoir été approuvés par le comité exécutif du conseil des infirmières et infirmiers.
Page 20 de 29 Rapport Le comité des infirmières et infirmiers auxiliaires fait rapport au comité exécutif du conseil des infirmières et infirmiers. Comité exécutif du Conseil des infirmières et infirmiers (CECII) 224. Les responsabilités du conseil des infirmières et infirmiers sont exercées par un comité exécutif formé d au moins quatre infirmières ou infirmiers désignés par le conseil, du président et d un autre membre du comité des infirmières et infirmiers auxiliaires, du président-directeur général et de la directrice des soins infirmiers ou, à défaut d une telle directrice, de l infirmière ou de l infirmier responsable des soins infirmiers désigné par le président-directeur général. Pouvoirs Le comité exécutif du conseil des infirmières et infirmiers exerce tous les pouvoirs de ce conseil. Recommandation du CIIA non-retenue par le CECII 225. Lorsqu une recommandation du comité des infirmières et infirmiers auxiliaires n est pas retenue par le comité exécutif du conseil des infirmières et infirmiers, elle doit être transmise au conseil d administration de l établissement accompagnée des motifs de sa non-acceptation.
Page 21 de 29 ANNEXE II DISPOSITIONS TRANSITOIRES 1 Première élection des membres du CIIA Le comité provisoire détermine la date de l assemblée générale pour l adoption des règlements de régie interne incluant la procédure d élection. La première élection des membres du comité est faite à la suite de l adoption par l assemblée générale des présents règlements et par le comité exécutif du CII. La procédure d élection prévue au présent règlement s applique lors de la première élection pour les six membres élus du CIIA. 2 Entrée en fonction Les membres nouvellement élus du CIIA entrent en fonction immédiatement à la rencontre suivant la fermeture de la période électorale. Les membres cooptés du CIIA entrent en fonction immédiatement à la rencontre suivant la résolution des membres élus. 3 Durée du mandat Dans le but d assurer une continuité au sein du comité, le comité privilégie des mandats rotatifs. Lors de la première réunion du comité qui suit l élection, la présidente d élection départage la durée des mandats en fonction de l intérêt des membres élus, cooptés et nommés. Le premier mandat sera, malgré l article 2.5 du présent règlement, d une durée différente pour l ensemble des membres élus, cooptés et nommés soit trois ans pour trois membres, deux ans pour trois membres et un an pour les trois autres membres. En cas de litige, la présidente d élection procédera à un tirage au sort parmi les membres élus, cooptés et nommés. 4 Postes non pourvus lors de l élection Lorsque moins de six membres sont élus, le ou les postes non pourvus sont comblés par les membres du CIIA lors de leur première réunion qui suit l élection.
Page 22 de 29 ANNEXE III BULLETIN DE MISE EN CANDIDATURE CIIA Je soussigné(e) pose ma candidature au poste de membre du CIIA du CISSS de Lanaudière. une seule case doit être cochée Directions programmes Direction programme Jeunesse b Direction programme SAPA Direction programme Santé mentale et dépendance Direction programme DI-TSA-DP Direction programme DSI (unités de soins) Direction programme DSP J autorise la présidente d élection à afficher mon nom en tant que candidat(e) ainsi qu à transmettre cette information à qui de droit afin de compléter les procédures requises pour l élection des membres du comité. Date Signature du candidat ou de la candidate Nous, soussignés infirmières ou infirmiers auxiliaires au CISSS de Lanaudière, appuyons la candidature de la personne mentionnée ci-dessus à un poste de membre du CIIA du CISSS de Lanaudière. Signature des proposeurs Titre d emploi Date
Page 23 de 29 ANNEXE IV BULLETIN DE VOTE Comité des infirmières et infirmiers auxiliaires du CISSS de Lanaudière Directions Candidate(s) Installation Cocher Direction programme - jeunesse Direction programme - soutien à l autonomie des personnes âgées (SAPA) Direction programme - santé mentale et dépendance Direction programme - déficience intellectuelle, trouble dans le spectre de l autisme et déficience physique (DI-TSA-DP) Direction programme DSI (unités de soins) Direction programme - DSP Voir au verso la liste des continuums et services en lien avec chacune des directions programmes)
Page 24 de 29 ANNEXE V LISTE DES CONTINUUMS ET SERVICES (à titre indicatif) DIRECTIONS DIRECTION PROGRAMME - JEUNESSE DIRECTION PROGRAMME - SOUTIEN À L AUTONOMIE DES PERSONNES ÂGÉES DIRECTION PROGRAMME SANTÉ MENTALE ET DÉPENDANCE DIRECTION PROGRAMME DÉFICIENCE INTELLECTUELLE, TROUBLE DANS LE SPECTRE DE L AUTISME ET DÉFICIENCE PHYSIQUE DIRECTION PROGRAMME - DSI DIRECTION PROGRAMME - DSP DIRECTIONS DE SOUTIEN (Incluant des professionnels en soins infirmiers) CONTINUUMS ET SERVICES Enfance jeunesse (0-5 ans) Programme jeunesse (6-18 ans) Programme jeunesse et hébergement Sage-femme / maison des naissances Santé mentale jeunesse Hébergement Milieux urbains et ruraux Continuum SAPA et services gériatriques Clinique externe de gériatrie Soutien à domicile Unité transitoire de récupération fonctionnelle Santé mentale et dépendance adulte Services psychosociaux généraux en CLSC Info-social et équipe mobile de crise Hébergement psychiatrique Hospitalisation psychiatrique CD ; SIM et SIV Hébergement DI-TSA-DP Réadaptation DI-TSA-DP Réadaptation déficience visuelle, auditive et du langage Adaptation / réadaptation spécialisée / URFI Prévention et contrôle des infections Développement clinique et pratique en soins infirmiers Unités d hospitalisation médecine/chirurgie et soins palliatifs Soins de santé primaire ; GMF et IPS Info-Santé Soins critiques ; urgence ; services pré hosp. d urgence activités chirurgicales ; endoscopie ; cancérologie Services ambulatoires et cliniques spécialisées Suppléance rénale ; médecine de jour Pharmacie ; stérilisation et brancarderie Service santé, sécurité et mieux être au travail (DRHCAJ) Maladies infectieuses et santé environnementale (DSP) Gestion intégrée des risques et de la qualité (DQEPE) Gestion de la performance (DQEPE)
Page 25 de 29 ANNEXE VI CERTIFICAT D ÉLECTION - CIIA Je, soussignée présidente d élection, déclare par la présente que : Suite à l élection des membres au comité des infirmières et infirmiers auxiliaires du CISSS de Lanaudière. Les personnes suivantes sont déclarées élues : nom, prénom, installation, direction programme nom, prénom, installation, direction programme nom, prénom, installation, direction programme nom, prénom, installation, direction programme nom, prénom, installation, direction programme nom, prénom, installation, direction programme En foi de quoi, j ai signé le à jour mois année ville Signature :
Page 26 de 29 ANNEXE VII CODE D'ÉTHIQUE EN LIEN AVEC LA NOTION DE CONFLITS D'INTÉRÊT- CIIA Préambule Ce code d éthique est un document de référence pour les membres que nous représentons. Le comité exécutif du conseil des infirmières et infirmiers (CECII) s engage à respecter ce dernier puisque nos membres sont notre raison d être. Ce code d éthique se veut également un guide nous permettant de nous rallier aux valeurs énoncées et promues par notre organisation, cela devient donc un engagement moral envers nos membres. 1. Objet et application L éthique est liée à la morale et établit ce qui est correct, incorrect, permis ou souhaitable en ce qui concerne une action ou une décision. Un code, pour sa part, est une combinaison de signes qui a une certaine valeur au sein d un système établi. Par conséquent, un code d éthique fixe des règles qui régissent la conduite des personnes au sein d une organisation face à certaines décisions à prendre. Il est important de noter que ces devoirs et obligations s ajoutent au code de déontologie de l Ordre des infirmières et infirmiers du Québec (OIIQ), ainsi qu au code de déontologie de l Ordre des infirmières et infirmiers auxiliaires du Québec (OIIAQ). Cet outil permet de demeurer transparent lors de situations pouvant entraîner des conflits d intérêts. Par ailleurs, la violation des règles du présent code d éthique sera sanctionnée par le comité exécutif du conseil des infirmières et infirmiers conformément aux statuts et règlements. 2. Devoirs et obligations Les membres du comité exécutif, les représentants du conseil des infirmières et infirmiers (CII) ainsi que les membres du comité des infirmières et infirmiers auxiliaires (CIIA), dans l exercice de leurs fonctions doivent : 2.1 Agir avec intégrité, transparence et au meilleur de leurs connaissances; 2.2 S assurer de favoriser l implication de tous les membres; 2.3 Exercer leurs fonctions de façon à préserver et à accroître la confiance des membres à l égard de l intégrité, de l objectivité et de l impartialité du CII et du CIIA; 2.4 Prendre des décisions sans parti pris envers une organisation et faire preuve d objectivité et d impartialité; 2.5 Refuser les gratifications, cadeaux ou faveurs qui pourraient fausser ou sembler fausser le jugement professionnel et ne pas offrir de faveurs dans le but d obtenir un avantage particulier; 2.6 Éviter de se placer dans une situation de conflits d intérêts;
Page 27 de 29 2.7 Faire primer l intérêt des membres du CII et du CIIA dans l éventualité de conflits d intérêts personnels en lien avec les fonctions et les responsabilités d un membre du comité exécutif; 2.8 Faire connaître aux membres les affiliations ou intérêts financiers qui pourraient influencer le choix d une personne ressource (conférencier, consultant, ). Un formulaire de divulgation des conflits d intérêts potentiels doit être rempli par la personne ressource et divulgué aux participants (voir annexe 1); 2.9 S engager à ne pas évaluer, recommander ou promouvoir des produits; 2.10 S engager à respecter les critères établis et divulgués par le CECII lors de l attribution de bourses aux membres du CII ou CIIA en partenariat avec les partenaires; 3. Procédure d amendement Les propositions de modifications au code d éthique seront décidées par le CECII à la majorité de 50 % des votes plus un.
Page 28 de 29 CENTRE INTÉGRÉ DE SANTÉ ET DE SERVICES SOCIAUXDE LANAUDIÈRE DÉCLARATION J ai lu et je comprends le «Code d éthique en lien avec la notion de conflits d intérêts CIIA» et, par la présente, je certifie que je suis en conformité avec ses modalités. Signature Titre Date Nom (caractères d impression) DÉCLARATION J ai lu et je comprends le «Code d éthique en lien avec la notion de conflits d intérêts CIIA» et j ai déterminé que les circonstances suivantes peuvent constituer un conflit d intérêts ou présenter l apparence d un conflit avec le règlement existant ou, par extension, des situations qui pourraient impliquer ma famille immédiate* ou des membres de ma famille, telles que définies dans le règlement : Je m engage à corriger ces situations avec l administration dans les plus brefs délais. Signature Titre Date Nom (caractères d impression) * Dans le cadre de ce règlement, la «famille immédiate» d une personne inclut son conjoint (légal ou de fait), les enfants, ses parents, ses frères et ses sœurs ainsi que ceux de son conjoint.
Page 29 de 29 ANNEXE VIII PROFIL ET RÔLES ATTENDUS DES MEMBRES DU CIIA Les infirmières auxiliaires du CIIA sont des professionnelles qui ont à cœur la profession d'infirmière auxiliaire et la qualité de la pratique en soins infirmiers. Ces dernières sont engagées, disponibles et la qualité des soins infirmiers dispensés au sein du CISSSL constitue un des éléments essentiels et incontournables à l'offre de service. Être membre du CIIA signifie: - Avoir de l'intérêt et être disposé à participer activement aux travaux du comité dans le but d'apprécier de manière générale la qualité des actes infirmiers; - Collaborer à l identification de recommandations et avoir la possibilité de donner son avis sur la pratique en soins infirmiers; - Se démarquer par son leadership, son intérêt pour le travail d'équipe, son autonomie professionnelle et son intérêt pour la pratique et la recherche en soins infirmiers. Les exigences pour être membre du CIIA sont : - Faire preuve de leadership - Être engagé et mobilisé - Être disponible et présent aux rencontres du comité - Faire preuve d'autonomie et de débrouillardise - Avoir de la rigueur - Faire preuve d'ouverture d'esprit - Être capable de donner son opinion - Sens de la critique - Être capable de travailler en équipe - Être capable de mobiliser ses collègues - Avoir le goût de relever des défis entourant la pratique en soins infirmiers - Connaître les différentes lois en lien avec la pratique en soins infirmiers - Être membre en règle de son ordre professionnel - Être disponible à donner des heures en dehors de ses heures rémunérées - Avoir un minimum de 1 an d'expérience en soins infirmiers