LA GESTION D AFFAIRES QUI STRUCTURE VOTRE ACTIVITÉ Le progiciel de gestion web 2.0 des sociétés de services 1
Everwin, le leader français des ERP pour sociétés de services Avec 2 500 clients, 60 000 utilisateurs, 10,3 M de CA en 2013, plus de 100 personnes, 9 agences régionales et près de 20 ans d expérience, Everwin est le leader français du progiciel de gestion d affaires pour les TPE, PME et ETI prestataires de services. Everwin propose une gamme composée des ERP GX et SX, du CRM Everwin CXM et du portail web ivision. Cette gamme complète vous offre : des logiciels très puissants et très souples, possédant un temps d avance technologique, l expérience de ses équipes de développeurs, de consultants et d ingénieurs d affaires, la proximité client grâce à ses agences régionales, des partenariats avec Sage, IBM, Microsoft et Oracle, un réseau de 35 Revendeurs Agréés, un objectif de qualité et de service rendu. La réussite d Everwin s est bâtie sur la pertinence de nos solutions et la fidélité de nos clients. Cette réussite peut demain être la vôtre. Tony PENOCHET Président Eric ANGELIER Directeur Général UNE OFFRE 1OO% DÉDIÉE AUX SOCIÉTÉS PRESTATAIRES DE SERVICES Entrez dans le cœur de votre métier Everwin SX, le progiciel web 2.0 pour la gestion de vos affaires Everwin SX est un ERP full web spécifiquement dédié aux PME-MGE souhaitant des fonctions puissantes, des workflows structurants, des rôles utilisateurs encadrés et un accompagnement sur mesure. Plusieurs centaines d entreprises de renom utilisent déjà SX, parmi lesquelles des : bureaux d études et d ingénierie, cabinets de conseil, SSII et intégrateurs, éditeurs de logiciels, agences de pub, communication et web centres techniques, R&D, analyses et essais et bien d autres. 2
DES CLIENTS SATISFAITS Everwin SX compte plus de 25O clients sociétés de services. L amélioration de leur modèle de gestion est notre meilleure argument. Voici des extraits de quelques-uns de leurs témoignages, à découvrir en intégralité sur notre site web. CONSEIL RH ÉTUDE DE MARCHÉ 70 collaborateurs «Outre un gain de temps grâce à l automatisation, SX nous permet des prises de décision rapides sur la base d informations homogènes et à jour.» Groupe SORGEM Marie-Luce Cyprien-Delmotte, Directrice du Contrôle de Gestion CONSEIL SI INGÉNIERIE 70 collaborateurs «Nous avons fait le choix d un ERP métier pour nous faciliter la vie et celle de nos consultants. Grâce au SaaS, nous maîtrisons mieux nos coûts sans avoir à nous soucier de technique.» IDRH François-Xavier Rousseau, Directeur Général Délégué 80 collaborateurs «Outre une grande visibilité sur la gestion des projets et le planning des consultants, DEODIS a constaté une réduction importante des erreurs de facturation et une information mieux partagée.» 120 collaborateurs «Nous souhaitions avant tout rationaliser nos outils de gestion, éviter les doubles saisies, centraliser les données et nous doter des outils de pilotage pour mieux maîtriser notre activité.» DEODIS (Groupe NEURONES) Pierre Biragnet, Directeur du Développement Groupe HISA Ingénierie Yves Maugard, Directeur Général INGÉNIERIE ÉDITEUR DE LOGICIELS INGÉNIERIE SSII 280 collaborateurs «Avec Everwin SX, AMETRA a trouvé un progiciel de gestion intégré tout à la fois flexible, adapté à sa taille et à son activité.» AMETRA (Groupe DEROURE) Anne-Charlotte Fredenucci, Président 560 collaborateurs «SX est au cœur de notre système d information métier. C est aujourd hui la seule application utilisée par chaque collaborateur de Generix Group.» Generix Group Guillaume Corréa, Responsable des Systèmes d Information 900 collaborateurs «Nous avons un outil unique et homogène pour gérer les propositions et les projets. Le travail de contrôle de gestion est facilité et le calcul des encours réalisé avec précision.» Safège (Groupe SUEZ Environnement) Dominique Poirot, Responsable du Groupe Projetl 1 500 collaborateurs «Avec SX, nous nous sommes dotés d un véritable outil de pilotage de notre activité. Désormais pour chaque client, chaque collaborateur, chaque projet nous connaissons exactement notre marge.» Modis (Groupe ADECCO France) Laura Masclet, Contrôleur Financier pour les activités Professionnal staffing and human capital services 3
Analyses et Tableaux de bord GED, Gestion documentaire Outils d administration Gestion de la Relation Client CRM Mobile et agenda Gestion des Propositions et Contrats Gestion d'affaires et de Budgets Gestion de Projets et Planification Interface S.I. (compta, paie, etc.) Calcul de production et Suivi d encours Gestion RH et Compétences Gestion des Temps et des Frais Un progiciel full web offrant des avantages sans précédent CHOISISSEZ LES FONCTIONS QU IL VOUS FAUT Facturation et Règlements Gestion de la hotline et des contrats d abonnement 12 modules fonctionnels Interface Bureautique (Word, Excel, Outlook, Project) Gestion de propositions et contrats Gestion d affaires et de budgets Gestion de projets et planification Gestion RH et compétences Gestion des temps et des frais Gestion des achats, articles et unités d œuvre Gestion de la hotline et des contrats d abonnements Facturation et règlements Suivi d encours et interface comptable Analyses et tableaux de bord GED : gestion documentaire ADM : outils d administration Gestion des achats, articles et unités d œuvre En mode SaaS ou licences En mode achat de licence : le progiciel peut alors être hébergé chez vous, chez votre hébergeur ou chez notre partenaire IBM, en mode SaaS (location mensuelle) : vous disposez d un service clé en main tarifé par utilisateur et intégrant les droits d usage, l hébergement sur serveur chez IBM, l accès au réseau Internet, la gestion de la sécurité et de la confidentialité des données, la disponibilité garantie, le support des utilisateurs clés assuré par Everwin, ainsi que la maintenance corrective et évolutive de SX. 4
OUTILS D ADMINISTRATION Paramétrage du fil d actualités avec alerte en temps réel sur les modifications des principaux éléments de l application Administration des droits d accès aux fonctionnalités selon les rôles utilisateurs Outils d administration Gestion multi-entités (sociétés, BU, agences, etc.), multidevises et multi-langues Gestion des rôles utilisateurs et des droits d accès avec outil d administration et authentification LDAP Personnalisation et création de champs et d écrans Fil d actualités et vues de synthèse sur ressources, sociétés et affaires Page d accueil personnalisable avec collection de widgets Alertes e-mails (relance utilisateurs sur temps, frais et demandes de congés) Fusion Word et import-export Excel Synchronisation Outlook et Google sur agenda & contacts Outil de gestion des imports, exports et interfaces Personnalisation des widgets de la page d accueil par l utilisateur Vue de synthèse graphique : vue d ensemble sur l état d une société, d une affaire, d une ressource GESTION DES PROPOSITIONS ET CONTRATS Gestion des propositions et contrats Gestion des sociétés et contacts Construction et valorisation des propositions/devis avec modèles et copies Imports Excel, gestion des ajustements (dont loi MOP), versions et avenants Édition des devis mono ou multi-affaires et envoi par mail Suivi des contrats (tarifs, commandes, règles de facturation, etc.) 5
Gestion d affaires et de budgets Compte d exploitation des affaires en ventes, coûts et marges sur temps, frais et achats Structuration analytique des affaires (typage des activités et des lignes d affaires) Gestion des budgets d affaires en envisagé, initial, actualisé, engagé, réalisé et produit Gestion des budgets d exploitation : saisie des objectifs (CA, coûts, marges...), comparaison au réalisé, révisions Gestion automatisée de la sous-traitance interne et externe Historisation mensuelle avec suivi des évolutions et des écarts Le cœur d Everwin SX associe gestion d affaires et gestion de projets, de façon à réconcilier dans l entreprise la gestion financière et la gestion opérationnelle. Ainsi la structure du compte d exploitation d une affaire se retrouve dans l écran de planification du projet. En complément les éléments financiers peuvent être vus avec différents filtres ou axes d analyse et la planification peut être effectuée aux niveaux des ressources. Depuis cet écran de pilotage, vous pouvez très facilement deviser, commander, planifier, établir un plan de facturation, facturer ou consulter le rapport de suivi du projet. GESTION D AFFAIRES ET DE BUDGETS Le compte d exploitation permet de visualiser les recettes, les dépenses et la marge réalisée sur chaque élément de l affaire. Vous pouvez à tout moment visualiser le budget de votre affaire dans son état Envisagé/ Initial/Actualisé/Engagé/ Réalisé/Produit, comparer et mesurer les écarts entre ces différents états. L état de chaque ligne de projet est géré de manière indépendante (envisagé, commandé, encours, terminé ) Budget de : Projet Phase Activité Lignes de temps, frais ou achats Sur une ligne de temps, on peut affecter soit un profil générique, soit un collaborateur (avec son trigramme), après une éventuelle recherche de compétence et disponibilité. 6
GESTION DE PROJETS ET PLANIFICATION Planification périodique : Vous visualisez le temps réalisé, le temps planifié et le reste à répartir. Vous pouvez alors réévaluer le reste à faire au global ou par période. Le menu donne accès aux fonctions d ordonnancement (gestion des contraintes) et de visualisation graphique (Gantt)... Planification quotidienne via l agenda ou le planning général collaborateurs ainsi qu à différentes méthodes de répartition automatique (charge finie, lissage, etc.). Gestion de projets et planification Définition et structuration des projets (heures/jours, phases/activités/tâches/sous-tâches, etc.) Affectation collaborateurs et profils, selon potentiel, charge, compétences et disponibilités Planification quotidienne (agendas ou planning général) Planification périodique (hebdo ou mensuelle) Planification graphique Gantt avec liaison charge/ durée Gestion des actions de production (avec type, statut, date, acteurs, priorité, etc.) Agenda partagé avec planning général Synchronisation Outlook et Google Agenda Suivi de l avancement des projets (reste à faire, décalages, expansion, échéances, livrables, etc.) Synchronisation MS Project (structure, planning, affectations, etc.) L affichage présente par période (mois, semaine, etc.) le potentiel de temps disponible, le réalisé et le total planifié sur chaque tâche. Vous pouvez ainsi indiquer manuellement ou automatiquement le temps planifié (heures, jours, etc.) par période. Charge de : Phase Activité Tâche par profil ou par collaborateur Les périodes sont ouvertes ou fermées à la saisie selon la durée indiquée pour chaque tâche. Planning projet graphique de Gantt avec ordonnancement, contraintes et simulations Répartition et taux de charge souhaités 7
Gestion RH, temps, frais, achats et hotline Gestion RH & compétences Base collaborateurs internes et externes Gestion des coûts salariaux et des temps de travail Plans de charge, planning général et individuel Compteurs temps, demandes de congés & RTT Ordres de mission avec contraintes sur frais Gestion des échanges de collaborateurs (prêts/emprunts inter-entités, sous-traitance, etc.) Module RH intégrant : - Actions RH (entretiens, visites médicales, recrutement, etc.) - Modifications RH (validation salaires, contrats, etc.) - Candidats (profil, origine, CV + actions de validation) - Contrats de travail (édition de contrats types) - Compétences (3 niveaux + recherches multicritères) - Formations (catalogue, planification, prise en charge, etc.) Gestion des temps et des frais Feuilles de temps (hebdomadaire/mensuelle, détaillée/ cumulée, taux horaire, contrôles, notes, etc.) Notes de frais (avec gestion TVA, refacturation, acompte, lettrage, forfaits de frais, etc.) Workflow de validation paramétrable (chefs de projets, managers, gestionnaires, etc.) Gestion des temps spéciaux (astreintes, heures supplémentaires, travail de nuit, etc.) Gestion des matériels internes (temps passés) Gestion des achats, articles et unités d œuvre Gestion des achats (commandes mono ou multi-affaires, réception, factures, workflow de validation, etc.) Gestion des fournisseurs (coordonnées, contacts, conditions de règlement) Base produits/articles multi-niveaux (désignation, tarification, quantités, etc.) Gestion du parc (liste des articles vendus et autres équipements détenus par client) Suivi des unités d œuvre (saisie de consommation, facturation et rapport) Planification prévisionnelle des achats Gestion de la hotline et des contrats d abonnement Gestion des demandes clients (nature, affectation, traitement, évolution, alertes, etc.) Accès Extranet client, suivi des réponses et alerte mail Gestion des contrats d abonnement (maintenance, hébergement, SaaS, TMA avec chiffrage, facturation, indices, renouvellement, etc.) Fiche collaborateur avec temps passés, coûts salariaux, compétences, CV, congés Plan de charge des collaborateurs avec visualisation du potentiel, du temps affecté et des écarts GESTION RH, TEMPS, FRAIS, ACHATS Feuille de temps avec commentaires et workflow de validation 8
FACTURATION ENCOURS, REPORTING Rapport de CA et marge par agence, client, projet, type de ligne, etc. Rapport de production et d encours en recette/dépense, par période ou cumulé Rapport d avancement avec dépassement, facturation, production Facturation, encours, reporting, etc. Facturation & règlements Gestion des affaires au forfait, en régie, régie plafonnée, mixtes régie-forfait, etc. Pré-facturation des régies (validation des temps, frais et achats, encours et bonus/malus) Facturation détaillée des régies (choix jour par jour des prestations facturées) Plan de facturation des forfaits (échéances, couplage dates et livrables, encours, validation, etc.) Facturation mono ou multi-affaires (édition html, Word ou pdf) avec envoi en masse par mail Suivi des règlements (échéances, paiements partiels, mesure des retards) Relances de paiement (cycles, édition de lettres-type et gestion des actions de relance) Suivi d encours et interface comptable Gestion des périodes et des clôtures comptables Calcul de la production sur affaire (avancement automatique ou manuel, physique ou budgétaire) Détermination des encours (PCA & FAE) et régularisations Paramétrage du plan comptable et interface avec la comptabilité générale GED GESTION DOCUMENTAIRE GED : Gestion documentaire Analyses & tableaux de bord Suivi des affaires (budget, réalisé, marge par période, projet, client, etc.) Suivi des collaborateurs (temps, frais et CA par période, taux d activité, etc.) Suivi du CA et des marges (par client, période, commercial, agence, etc.) Plan de charge et planning général des collaborateurs (signé/envisagé, prévu/constaté, etc.) Compte d exploitation analytique (CEA) avec production par collaborateur et indicateurs (TACE, TJM, etc.) Rapports avec générateur d états multi-critères sur la base de données et export Excel Requêteur décisionnel (rapports multi-dimensionnels avec affichages graphiques) Attachement de fichiers dans la base de données (liés aux éléments de la base) Gestion des droits d accès (visualisation/modification, public/privé/élément/entité, etc.) Verrouillage/déverrouillage des documents pour éviter la concurrence de modification Gestion du versioning par historisation des versions et actions (mises à jour, téléchargements, etc.) Indexation (titre, mots-clés, auteur, date, commentaires, thésaurus, etc.) et recherche multi-critères Navigation dans l arborescence des données SX et dans le thésaurus des documents (mots-clés) Recherche full texte dans le contenu ou dans les attributs 9
LA GARANTIE D UNE SOLUTION PERSONNALISÉE Une innovation technologique majeure Avec son architecture de composants applicatifs basée sur un méta-modèle, le progiciel Everwin SX est personnalisable selon les besoins, les processus et l organisation de chaque entreprise. Les principaux éléments du système d information peuvent alors s adapter : modèle de données (tables, champs, liens, vues), traitements (requêtes, contrôles, restitutions), états (tableaux de bord, indicateurs, éditions), interface utilisateur utilisant les standards du web 2.0 et les dernières technologies Ajax, profils utilisateurs et droits d accès (gestionnaire, manager, chef de projets, chef des ventes, commercial, assistante, administrateur, etc.). L adaptation peut se faire à plusieurs niveaux : paramétrage (ex : choix de gestion des temps en heures ou en jours), ajout de composants (ex : tableau de bord spécifique, import/export de paye, etc.). Cette capacité de modularité permet de maximiser les gains de productivité en facilitant l intégration de l outil au sein de l organisation humaine et en assurant son évolutivité au fil du temps. Grâce à son avance technologique, Everwin SX offre ainsi : une ergonomie et une navigation intuitive avec moins de menus et plus de fonctions directement accessibles à l écran, une présentation claire et facile à prendre en main grâce à des écrans homogènes dans toute l application, une compatibilité avec les principaux navigateurs web (Google Chrome, Internet Explorer, Firefox, Safari), plus d interactivité dans la navigation (drag & drop, barre latérale d outils, page d accueil personnalisable, recherche full SX, etc.), plus de souplesse pour s adapter aux besoins de chacun (couleurs, personnalisation des vues et listes, choix des éléments à afficher, mémorisation des préférences, etc.). Un logiciel qui s adapte complètement à son environnement SERVEUR WEB Accès via navigateur web Apache Tomcat HTML + Ajax SERVEUR D'APPLICATION Composants techniques Composants métiers Composants d interfaçage Technologies Java 6 et JSP MÉTA MODÈLE Accès aux données Interface graphique Gestion rôles utilisateurs BASE DE DONNÉES SGBDR SQL Server ou Oracle Liaison JDBC avec le serveur d'applications SX profite de la souplesse d un méta-modèle SX intègre un méta-modèle associé à une architecture 3 tiers incluant un serveur web, le moteur de composants applicatifs Everwin et une base de données. Ainsi, la technologie Everwin autorise une personnalisation en profondeur de l application. 10
À VOS CÔTÉS POUR UNE MISE EN ŒUVRE RÉUSSIE Notre démarche projet privilégie l humain et la coopération pour explorer ensemble les attentes et les contraintes de chaque client avant de proposer les outils et les compétences nécessaires pour y répondre. A chaque étape, nous vous accompagnons dans l intégration du progiciel, autant sur le choix des fonctionnalités et des paramétrages que sur les questions humaines pour être plus efficaces dans la gestion de vos affaires. Pour vous accompagner dans la réussite de votre projet, Everwin met à votre disposition des équipes spécialisées : Une équipe de consultants spécialisés sur les sociétés de services qui réalise avec vous les phases d étude d intégration, de paramétrage, d installation, de reprise de données, d interfaçages, de formations et d accompagnement au démarrage. Une équipe de support et maintenance qui a obtenu un taux de satisfaction de plus de 92% lors de notre dernière étude client. Une équipe R&D qui propose 2 fois par an des évolutions pertinentes sur le progiciel, dans le cadre d un plan de développement cogéré avec notre Club Utilisateurs. Placer l humain au cœur de votre projet Notre méthodologie est articulée autour de 10 étapes afin de vous accompagner tout au long du projet d implémentation du progiciel SX : Étapes Everwin Client Etude préalable et proposition Commande Etude d intégration > Rapport Paramétrage > Livraison Formation utilisateurs clés Tests client et adaptations Recette Mise en production Garantie Support et maintenance 11
DES CENTRES D EXPERTISE PROCHES DE VOUS Paris Lyon Grenoble Aix-en-Provence 5-7 rue de l Amiral Courbet 94160 Saint-Mandé Tél : 01 43 53 55 77 Fax : 01 43 98 29 31 paris@everwin.fr Nantes Bâtiment C 1 er étage 178 rue des Sorinières 44400 REZE Tél : 02 40 94 63 31 Fax : 02 40 94 63 10 nantes@everwin.fr 66 bd Niels Bohr CS 52132-69603 Villeurbanne Cedex Tél : 04 37 47 55 55 Fax : 04 37 47 55 56 lyon@everwin.fr Toulouse Hall IV - 1 er étage 244 route de Seysses 31100 Toulouse Tél : 05 61 00 28 22 Fax : 05 61 00 53 19 toulouse@everwin.fr Centre Equation, Bat. A 2 Avenue de Vignate 38610 Gières Tél : 04 76 52 57 81 Fax : 04 76 52 58 75 grenoble@everwin.fr Strasbourg 1 A rue des Frères Lumière 67201 Eckbolsheim Tél : 03 88 26 64 38 Fax : 03 88 26 64 25 strasbourg@everwin.fr Le Triangle Vert, Bat. 1 434 Allée François Aubrun 13 100 Le Tholonet Tél : 04 42 69 78 47 Fax : 09 70 06 66 97 aix@everwin.fr Bordeaux 74 rue Georges Bonnac Les Jardins de Gambetta, Tour 4 33000 Bordeaux Tél : 05 56 98 43 52 bordeaux@everwin.fr Lille 66 avenue Jean Baptiste Lebas 59910 Bondues Tél : 03 20 70 95 80 Fax : 03 20 70 37 67 lille@everwin.fr SIÈGE SOCIAL 6 RUE VAN LOO 9115O ETAMPES TEL : O1 69 78 14 14 FAX : O1 64 94 82 19 www.everwin.fr Conception/création : Lessive Studio Design - VF Hugues Feuillet - SX /2014/07