IBM Lotus Notes 6.5 Messagerie et agenda Exercices Fac-similé contenant la table des matières et quelques sections d exercices du premier cas Auteur Frédéric Rouquié Cahier d exercices
AVERTISSEMENT Lotus Notes 6.5 est une marque déposée de la société IBM. Toutes les marques citées dans cet ouvrage sont des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Cet ouvrage n est pas la documentation officielle de Lotus Notes 6 et son contenu n engage pas la société IBM. Ce document contient des informations protégées par copyright. La loi du 11 mars 1957 n autorisant aux termes des alinéas 2 et 3 de l article 41, d une part, que les «copies ou reproductions strictement réservées à l usage privé du copiste et non destinées à une utilisation collective», et, d autre part, que les analyses et les courtes citations dans un but d exemple et d illustration, «toute représentation ou reproduction intégrale, ou partielle, faite sans le consentement de l auteur ou de ses ayants droit ou ayants cause, est illicite» (alinéa 1 er de l article 40). Cette représentation ou reproduction, par quelque procédé que ce soit, constituerait donc une contrefaçon sanctionnée par les articles 425 et suivants du Code pénal. Réf : PK0268 Cahier d exercices Lotus Notes 6.5 : Messagerie et Agenda Auteur : Frédéric Rouquié Juin 2004 Editeur Tsoft 10, rue du Colisée 75008 Paris http://www.tsoft.fr Tél. : 01 56 88 29 64 Fax : 01 53 76 03 64
Avant-propos Conçu par des formateurs expérimentés, cet ouvrage vous apporte des cas pratiques à réaliser par vous-même pour apprendre à utiliser efficacement le logiciel Lotus Notes 6.5. L utilisation de la messagerie et de l agenda de Lotus Notes 6.5 est abordée à travers une succession de cinq scénarios correspondant à des situations en entreprise. Ces scénarios sont progressifs : après avoir déroulé Prise en main de la messagerie, le lecteur sait utiliser de façon opérationnelle et efficace sa messagerie. Le scénario suivant, Gestion du contenu des messages, capitalise sur l expérience acquise et montre comment être encore plus efficace dans la pratique quotidienne de la messagerie. Les objectifs de chaque scénario prennent en compte le partage de l information, la répartition des tâches, la gestion du temps. Les cas pratiques sont conçus pour être utilisés par le lecteur en autoformation de façon autonome. Un formateur pourra aussi utiliser ces cas pratiques pour animer une formation à la messagerie et à l agenda Lotus Notes 6.5. Les cas pratiques sont particulièrement adaptés en fin de parcours de formation, à l issue d un stage d initiation ou d un cours de formation en ligne (e-learning) sur Internet, par exemple. Les fichiers nécessaires à la réalisation de ces cas pratiques peuvent être téléchargés depuis le site Web www.tsoft.fr. Vous accéderez à la page des fichiers à télécharger où vous trouverez le lien vers le fichier ExosNotes65.zip. Une fois ce fichier téléchargé sur votre poste de travail, il vous suffit de suivre la procédure d installation de la base d exercices décrite au début du premier cas pratique : Prise en main de la messagerie Les cas pratiques sont particulièrement adaptés en fin de parcours de formation, à l issue d un stage d initiation ou d un cours de formation en ligne (e-learning) sur Internet, par exemple. Téléchargez les fichiers les cas pratiques depuis www.tsoft.fr
SOMMAIRE 1 - PRISE EN MAIN DE LA MESSAGERIE... 3 Objectifs et plan... 4 Copier les messages des exercices... 5 Consulter ses messages... 6 Répondre, faire suivre des messages... 13 Envoyer un nouveau message... 17 Gérer les messages... 20 2 - REVISION ET PUBLICATION D UN DOCUMENT... 25 Objectifs et plan... 26 Cycle de vie d un document... 27 Révision d un document... 28 Publication d un document... 33 Standard de mémo... 36 3 - OPTIMISER LA MESSAGERIE... 39 Objectifs et plan... 40 Gestion des contacts... 41 Classement automatique... 43 Archivage automatique... 44 Gestion d absence... 48 4 - PRISE EN MAIN DE L AGENDA... 49 Objectifs et plan... 50 Agenda au quotidien... 51 Réunions... 58 Partager l agenda... 63 Agenda de groupe... 66 5 - ORGANISATION DE REUNION ET PARTAGE DE TACHES... 69 Objectifs et plan... 70 Organiser une réunion... 71 Gérer les tâches... 77 Créer une tâche depuis un autre élément... 83 Tsoft/Eyrolles Lotus Notes 6.5 Utilisateur 1
1 - Prise en main de la messagerie 1
OBJECTIFS ET PLAN Ce scénario est une mise du pied à l étrier : il déroule les situations courantes d utilisation de la messagerie. Son objectif, tout comme celui des scénarios suivants n est pas le parcours de techniques mais de situations. OBJECTIFS Apprendre rapidement à : Consulter des mémos, Gérer et classer les mémos, Répondre à un mémo. MOTS-CLÉS Au delà des objectifs, le mot-clé qui caractérise ce scénario est le temps, qui se décline en : Gagner du temps avec la messagerie, Gérer le rapport messagerie et téléphone, Gérer son temps. LES GRANDES ÉTAPES Les étapes proposées correspondent à l utilisation journalière de la messagerie : ouvrir votre messagerie, consulter les messages, répondre, envoyer de nouveaux messages. La création d un système de classement des messages et la suppression de messages vous feront gagner du temps au quotidien. Copier les messages des exercices Des messages ont été préparés pour les exercices. Ils sont copiés automatiquement dans votre base courrier. Consulter ses messages Ouvrir la messagerie. Consulter les nouveaux messages. Visualiser les fichiers attachés. Imprimer les mémos. Supprimer des messages. Répondre, envoyer des messages Répondre aux messages, faire suivre. Envoyer un nouveau message. Attacher un ou des fichiers. Gérer les messages Penser le classement. Créer un système de classement simple. Classer un message reçu. Classer un message envoyé. Supprimer périodiquement les messages. RÉFÉRENCE Le scénario met en œuvre des techniques détaillées dans les fiches Environnement de travail, Créer et envoyer un mémo, Gestion des mémos reçus. Les renvois sont indiqués par une loupe et le nom de la fiche à consulter en cas de besoin. Environnement de travail. Lancer/Quitter Notes. 4 Tsoft/Eyrolles Lotus Notes 6.5 Utilisateur
COPIER LES MESSAGES DES EXERCICES Les scénarios sont basés sur des messages qui ne sont pas dans votre base courrier. Vous pouvez charger la base Exercices de messagerie, disponible depuis le site Tsoft.fr, qui les contient. Des automates effectuent le chargement des messages pour un atelier donné.! - TÉLÉCHARGEMENT DE LA BASE D EXERCICES Se connecter à l adresse http://www.tsoft.fr Cliquez sur «Téléchargement» Cliquez sur «Devenir membre» puis remplir le formulaire d inscription Cliquez sur «Filière bureautique» dans la zone de téléchargement Cliquez sur «Exercices Lotus Notes 6», cliquez sur le fichier «Exercices de messagerie» Le dialogue Téléchargement de fichier s affiche. Cliquez sur!enregistrer ce programme sur disque, puis cliquez sur «OK» Le dialogue Enregistrer sous s affiche Naviguer vers un répertoire de travail de votre choix, cliquez sur «OK» " - COPIE DES FICHIERS DE L ATELIER 1 Démarrez l explorateur Windows, puis naviguer vers le répertoire de travail précédent Double-cliquez sur Exercices de messagerie.nsf Lotus Notes est lancé automatiquement. Saisissez le mot de passe Lotus Notes, puis cliquez sur «OK» La page d accueil Exercices de messagerie Notes 6 s affiche Cliquez sur Fermer la fenêtre sur le coin supérieur gauche Cliquez sur Préparation, puis sur Atelier 1 Activez!Accréditer le signataire pour exécuter l action, puis cliquez sur «OK» Répétez l opération jusqu à l affichage du nombre de messages copiés Arrêtez Notes en cliquant sur la case de fermeture de la fenêtre Tsoft/Eyrolles Lotus Notes 6.5 Utilisateur 5
CONSULTER SES MESSAGES La journée commence par la consultation des messages reçus.! - DEMARRER NOTES Notes se démarre comme n importe quelle application Windows, par exemple : Cliquez sur le bouton «Démarrer» à l extrémité gauche de la barre des tâches Commande Programmes/Applications Lotus/Lotus Notes Environnement de travail. Lancer/Quitter Notes. " - OUVRIR LA MESSAGERIE La page de bienvenue de Notes est affichée. Environnement de travail. La fenêtre de Notes. A partir de la page de bienvenue Général Cliquez sur cette image ou sur le terme Courrier. Courrier en arrivée (nouveaux messages) A l aide de la barre de signets Cliquez sur cette icône dans la barre de signets. A l aide de la barre des tâches Cliquez sur son dernier bouton, à l extrémité droite de la barre d état Dans la liste qui se déroule, cliquez sur Ouvrir courrier A l aide d un signet Notes désigne un raccourci par signet. Les deux mots sont synonymes. Notes crée automatiquement un raccourci vers une base de documents ouverte dans le dossier de signets Signets favoris. Cliquez sur le dossier Signets favoris. Cliquez sur le signet affichant votre nom. Toutes les techniques indiquées sont rigoureusement équivalentes : choisissez selon vos goûts et habitudes personnels. 6 Tsoft/Eyrolles Lotus Notes 6.5 Utilisateur
# - CONSULTER LES NOUVEAUX MESSAGES Courrier en arrivée (4) est en gras suivi du nombre de nouveaux messages, signifie que des courriers nouveaux sont arrivés. Méthode 1 (a) Les nouveaux messages sont signalés en rouge avec une étoile à gauche (a). Double-cliquez sur le premier message Fichier/Fermer, ou appuyez sur -F pour fermer le mémo Le premier message apparaît maintenant en noir puisque lu. Méthode 2 Cliquez sur ce bouton à l extrémité droite de la barre d état. Dans la liste qui s affiche, cliquez sur la commande Parcourir courrier non lu pour afficher le premier mémo non lu. Le second message s affiche. Il vous a été transféré par Claude qui a ajouté une pièce attachée. Vous voulez continuer à consulter le courrier non lu. Utilisez ces boutons dans la barre d outils pour passer au message non lu suivant ou précédent. Tsoft/Eyrolles Lotus Notes 6.5 Utilisateur 7
Le troisième message s affiche. Notez que ce message a remplacé le précédent dans la barre des tâches. Utilisez ces boutons dans la barre d outils pour passer au message non lu suivant ou précédent. Comme vous avez commencé à lire les messages depuis le haut, Notes ne trouve plus de messages non lus vers le haut et affiche la liste des messages, le curseur étant sur le dernier lu. Vous avez maintenant lu trois messages et il en reste un non-lu. Méthode 3 Vue/Afficher/Documents Non lus seulement pour réduire la liste aux messages non lus Il n y a plus qu un seul message. Laisser le message en l état : le titre est assez explicite! Pour voir à nouveau tous les messages : Vue/Afficher/Documents Non lus seulement à nouveau pour désactiver l option Amenez le curseur de l ascenseur vertical vers le haut pour voir toute la liste $ - VISUALISER LES FICHIERS ATTACHES Un message contient fréquemment un fichier attaché : document de traitement de texte, fichier de tableur, graphique. Il est signalé par un trombone (b) dans le Courrier en arrivée. (a) (b) 8 Tsoft/Eyrolles Lotus Notes 6.5 Utilisateur
Truc : pour mettre tous les gros messages avec des pièces attachées en tête, cliquez sur la flèche (a) à côté de l en-tête Taille (c) La flèche est pleine (c), ce qui indique que l ordre de classement n est pas celui par défaut. Par défaut, les mémos sont classés par date croissante. Ouvrez le document avec la pièce attachée par un double-clic Cliquez-droit sur l icône de la pièce jointe, puis cliquez sur la commande Visualiser dans le menu contextuel qui s affiche. Le document joint est affiché dans la fenêtre du Visualiseur de fichiers de Notes. Le Visualiseur de Notes affiche le contenu de ce fichier même si l application à partir de laquelle il a été créé n est pas installée sur votre poste. Le mémo est ouvert en consultation. Fichier/Fermer, ou appuyez sur -F pour revenir au mémo Tsoft/Eyrolles Lotus Notes 6.5 Utilisateur 9