Préparer une mission de prospection Service du Commerce Extérieur Mardi 31 mai 2011
Le voyage professionnel est considéré aujourd'hui comme l'un des outils les plus efficaces de la prospection export. Le voyage d'affaires représente un investissement dont le coût est élevé; c'est pourquoi il faut préparer les déplacements de manière rigoureuse, afin d'éviter les frais inutiles. Une bonne préparation peut conditionner le succès de la mission. Il permet à l'entreprise de s'ouvrir sur des marchés extérieurs, de rechercher des nouveaux partenaires commerciaux et d'établir des contrats avec des entreprises étrangères. L'organisation d'un voyage professionnel s'oriente en trois phases essentielles : la préparation du départ, l'organisation sur place et le suivi de la mission.
Préparation de la mission Rétro planning Exécution Actions sur place Retour de mission Bilan
Avant tout Diagnostiquer ses capacités à l exportation Vérifier sa trésorerie Avoir minimum 3 mois pour la préparation de la mission Valider ses objectifs Vous aider à maîtriser les conditions de succès d une mission de prospection : être plus rentable, atténuer certaines incertitudes et vous aider à prévoir certains risques liés aux voyages internationaux
Préparation de la mission
a) La logistique - La réservation de votre billet d'avion doit se faire le plus rapidement possible, afin d obtenir les meilleurs tarifs. Dans certains cas, il faut prévoir d'arriver un à deux jours à l'avance (pendant le week-end par exemple), afin de pouvoir se remettre du décalage horaire et de préparer ses rendezvous. - L'hébergement est aussi important que le voyage. En effet, la réservation de l'hôtel doit, elle aussi s'effectuer à l'avance. Il faut savoir que pendant la période des salons ou des foires commerciales, les hôtels sont souvent complets. Le choix de l'hôtel n'est pas une décision à prendre à la légère. Il faut vérifier s'il y a une possibilité d'organiser des réunions, de recevoir des fax, si l'emplacement est approprié par rapport aux rendez-vous, particulièrement dans les grandes villes.
b) Déterminer son marché-cible en fonction : - de ses objectifs commerciaux : ce que vous souhaitez accomplir en vous rendant sur ce marché ( ex : action de communication, trouver un importateur, rechercher un partenaire, ) - de ses ressources financières : ce que vous allez dépenser et le CA minimum (commandes, contrat car pas de vente directe) à réaliser et aussi les sources d aides que vous pouvez solliciter
Il s agit de déterminer son marché-cible en fonction : - d une étude de marché et de la concurrence via des ouvrages spécialisés, de la veille sur internet, des études ( Missions économiques, CCI, associations de professionnels, ), Profitez de l expérience des sociétés polynésiennes et étrangères qui ont réussi sur le marché ciblé
c) Déterminer son type de mission : - soit une mission de prospection personnalisée organisée par les missions économiques ou des chambres de commerce franco-étrangères ou préparé soi-même ( identification des prospects, prise de RDV en direct, ) - soit une mission de prospection collective organisée par la CCISM ou le SCE
c) Établir une liste de prospects : - soit des clients directs ( ex : Grossistes, Distributeurs, Détaillants, ) - soit des partenaires en fonction de critères que vous aurez établis ( ex : Agent, franchisé, filiale, ) Vous pouvez faire appel à des organismes spécialisés comme les missions économiques permettant de cibler les prospects selon vos objectifs, leur sérieux ou solvabilité.
d ) L argumentaire commercial Il suppose une réflexion sur : les points forts de l entreprise et des produits ex : avantage naturel ou aspect «bio», créativité, qualité des matières premières, pérennité de la société, renommée des clients, = Différenciez votre offre => Le marché n attend personne, personne n a n a besoin de rien. Il faut que vous proposiez une offre différente de vos concurrents et interpelliez l interlocuteur l sur ce point, sans trop vous étaler. L offre s entend s de manière globale : pensez au produit mais aussi au «plus-produit» (proximité géographique avec la clientèle, le, SAV ).
Il suppose une réflexion sur : les besoins du client du marché-cible et ses critères de décision De quoi a-t-il besoin? Quelles sont les tendances? Le produit est-il adapté? Que cherchera-t-il à négocier? Quels sont les facteurs les plus importants (prix, quantité, livraison, SAV, )? L argumentaire, les pratiques commerciales diffèrent selon les cultures et le client appréciera les efforts que vous ferez pour vous renseigner sur son pays et sa culture
d ) L argumentaire commercial Il suppose une réflexion sur : les réponses aux objections que l on pourrait vous faire ( produits, conditions, disponibilité, ) l évaluation d un changement de position (coût d une baisse des prix, modalités de paiement modifiés, délais de livraison révisés, )
d ) L argumentaire commercial Il suppose une réflexion sur : Ce que vous allez dire, comment,dans quel ordre vous allez dérouler vos arguments et les réactions de vos clients Préparez votre négociation et répétez-la Faîtes attention aux erreurs d interprétation Faîtes des phrases courtes, utilisez des mots simples et revalidez fréquemment Évitez de vouloir tout présenter, privilégiez les nouveautés et maîtrisez leurs arguments
e) Adapter vos outils de communication en fonction des prospects - Carte de visite traduite - une documentation traduite par des professionnels - un catalogue brochure CD ROM - les conditions générales de vente, liste de prix - les supports de communication : échantillons, pin s, stylos, petits cadeaux L image de l entreprise passe par la qualité des documents présentés. Une identité visuelle claire laisse une bonne impression.
f) L aspect financier : Les aides financières 1. Le soutien de la Polynésie française à l exportation du Service du commerce extérieur ( Procédure de 4 à 6 mois - www.tahitiexport.pf ) 2. L Assurance prospection de la Coface 3. ( www.coface.fr ) Le budget prévisionnel : Coûts d exportation Le budget prévisionnel : Coûts d exportation Voir la fiche n 5 : Mission de prospection
II. RETROPLANNING
-> > 3 mois de préparation pour un maximum d efficacité! -12 semaines constituer un dossier sur l entreprise établir un projet de voyage, définir vos objectifs contacter les organismes susceptibles de fournir des informations sur le marché considéré (SCE, CCISM, ME, ) et/ou d établir pour vous un programme de rendez-vous (formuler votre demande le plus clairement possible sinon vous risquez des RDV pas assez ciblés et une perte de temps et d argent) -8 semaines décider du voyage à la suite des avis recueillis repérer les jours fériés, fêtes nationales, vacances, examiner les éventuels marchés dans la même zone géographique contacter plusieurs agences de voyage, les mettre en concurrence élaborer un budget avec vos premiers devis collecter des informations pratiques sur la destination demander une aide à la prospection (SCE et Coface)
-6 semaines Prise de contact avec les prospects : Prise de rendez-vous en direct : Contact téléphonique, Mailing OU Demande de prise de RDV par un organisme spécialisé ( M.E. ) moyennant finance. Communiquer des informations sur l entreprise, les produits. Préciser vos objectifs, les circuits de distribution souhaité, etc. => liste de prospects communiqué avec un planning de RDV. 1er contact avec les prospects en direct : Il a en général lieu par écrit (courrier, fax, e-mail), soignez votre texte, «vendez» l intérêt que le client aura à vous recevoir. Objectif : obtenir un rendez-vous sur place avec les agents, les clients, le responsable commercial ou des achats,... Conseils : Par téléphone : attention aux langues étrangères! Préparer son argumentaire de vente Bien connaître les caractéristiques des produits vendus (+/-) afin de contrer les objections ( cf. argumentaire )
Démarche : Appel téléphonique + envoi de documentation + relance téléphonique Cette combinaison permet de limiter les envois de documentation aux prospects sensibles à votre offre. 1. Commencez par téléphoner. Posez 2 ou 3 questions pour sonder le potentiel du futur client, puis demandez-lui son consentement pour lui envoyer de la documentation. 2. Envoyer une documentation complète sur votre entreprise, vos produits 3. Fixer ou confirmer le RDV Phrases types : -Préférez «Bonjour, je suis Monsieur Untel, spécialisé dans la vente de bijoux etc..» à «bonjour, j ai créé une petite entreprise il n y a pas longtemps» - écoutez et cernez le potentiel et les attentes de votre client puis dîtes plutôt «ce que j ai c est qui permettra de répondre à vos besoin de, je vous propose de se rencontrer pour en discuter», s il dit non, dîtes «je vous propose tout de même de vous envoyer de la documentation» puis relancer «suite à la documentation que je vous ai envoyée»
-6 semaines actualiser les tarifs des produits ( liste de prix, conditions dégressives, ) vérifier la validité du passeport ( demande de visa si nécessaire ) -5 semaines demander les réservations à l agence de voyages (avion, hôtels, autres) demander à la banque les allocations de devises et un peu de monnaie du pays pour l arrivée se procurer un permis de conduire international souscrire une assurance
II. RETROPLANNING - EXECUTION -4 semaines acheter un dictionnaire et un manuel pour apprendre le cas échéant quelques mots et phrases dans la langue du pays prospecté vérifier les vaccinations et la validité des cartes de crédit préparer une éventuelle opération de relations publiques établir un contrat de représentation dans les 2 langues -3 semaines établir une check-list détaillée des questions à résoudre
II. RETROPLANNING EXECUTION -1 semaine passer les consignes à la personne assurant l intérim établir une liste des bagages à emporter réunir la documentation à emporter: dossier de l entreprise, lettres de recommandation, articles de presse, copies de courriers, contrat de représentation, informations sur le pays, fiches client... Retirer et remplir le carnet ATA pour l importation d échantillons (si marché cible est un des pays signataire) collecter le petit matériel de bureau utile rassembler les documents personnels (visas, certificat de vaccination, passeport, permis de conduire, planning du déplacement, billets et réservations, travellers chèques, cartes de crédit, monnaie locale, cartes de visite...)
Prévoir du temps libre pour glisser des RDV imprévus, du repérage ou démarchage supplémentaire Évaluer le temps nécessaire de déplacement entre 2 RDV Chaque soir, faites un récapitulatif des RDV de la journée en notant les informations concrètes recueillies, vos impressions pour les communiquer plus tard à vos partenaires
III. ACTIONS SUR PLACE
III. ACTIONS SUR PLACE 1. Agir! Si le travail en amont est bien préparé, il sera beaucoup plus facile de trouver la motivation de prospecter (confiance en soi) donc oser y aller! 2. Se fixer des objectifs réalistes Si vous foncez tête baissée dans la prospection avec comme seule idée en tête de vendre, votre prospect se sent comme agressé et n a plus aucune envie de vous écouter. Sachez écouter votre client (besoins, contraintes, ) 3. Le rendez-vous La mise en scène de vos produits (échantillons) : Attention à «l effet quincaillerie»: VOUS NE POUVEZ PAS TOUT MONTRER!!! Privilégiez les nouveautés Adapter votre argumentaire de vente de base à votre prospects ( selon ses besoins, son profil, ) Pensez aux réponses «types» face aux objections
Lors du RDV, faire remplir une fiche contact, échanger des cartes de visite, prenez le temps de la réflexion avant de signer un contrat-type. Un visiteur se souvient mieux de vous si vous lui offrez un cadeau (symbole de votre culture, argument de l offre globale = Tahiti) 4. Bilan d étape Chaque soir, effectuer un bilan d étape avec les points positifs et négatifs de vos entretiens, les intuitions et impressions => Adapter votre argumentaire et votre proposition commerciale dans la limite du possible. Soyez réactif et professionnel en traitant rapidement les demandes complémentaires des clients rencontrés afin de démontrer votre sérieux et votre volonté de travailler avec eux. Prenez des initiatives : contacter les organismes locaux pour rencontrer de nouveaux prospects => Osez!
IV. RETOUR DE MISSION BILAN
C est une erreur de considérer le retour du voyage comme la fin de la mission, c est là au contraire que commence les choses sérieuses! Rédigez à chaud une synthèse du voyage : vous devez être capable d élaborer une stratégie de commercialisation (profils des clients, préférences, façon dont les décisions sont prises, etc) en fonction des informations obtenues Faîtes un bilan : remettez en question vos compétences sur le marché, vérifiez votre gamme de produits et le besoin de les adapter. Comptabilisez vos fiches clients, vos contrats et bons de commande afin de calculer votre retour sur investissement
Effectuez un bilan chiffré, même si la rentabilité d une prospection n est pas toujours mesurable immédiatement. Vous pouvez vérifier si votre participation est amortie selon les 3 ratios suivants : 1. Coût total de la mission nombre de contacts utiles = Coût du contact utile 2. Ventes + Contrats + Montant des devis Coût total de la mission = Le retour sur investissement de chaque franc dépensé 3. montant des ventes conclues * Coût total = la rentabilité * ( 6 mois à 1 an après la mission )
Dans les meilleurs délais : 1. Réalisez un mailing aux prospects intéressés en les remerciant de leur accueil et leur indiquant qu ils recevront le complément d information désiré dans quelques jours. 2. Envoyez vos échantillons, vos tarifs et études sur mesure 3. Envoyez un courrier à ceux qui ont pris le temps de vous recevoir, même ceux avec qui vous ne pensez pas travailler! 4. Si vous avez travaillé avec un organisme (ME, CCI ), informez votre contact de vos résultats et faites le point avec lui. Afin de montrer que vous êtes réactif et professionnel, traitez rapidement les demandes (au-delà de 2 à 3 semaines, votre démarche commerciale et le sérieux de votre entreprise seront remis en cause ). N oubliez pas que votre retour de voyage n est que le début d une relation équilibrée et durable avec les prospects rencontrés
Contacts utiles Mission économique : www.missioneco.org CCI de Paris : www.infomediatheque.ccip.fr Union des CCI françaises à l'étranger : www.uccife.org Annuaires d'entreprises à l'étranger Europages : www.europages.com Kompass : www.kompass.fr France export : www.francexport.com