Modernisation Tisser des liens pour l'avenir Réponse de Bibliothèque et Archives Canada aux recommandations publiées dans les rapports de Paul McCormick et de Terry Cook Le 30 mars 2011
1. Aperçu Bibliothèque et Archives Canada (BAC) est l'une des nombreuses institutions responsables de l'acquisition, de la conservation et de l'accessibilité du patrimoine documentaire canadien publié et non publié. Ces institutions, tout comme les associations de bibliothécaires et d'archivistes ainsi que les historiens de profession dont la recherche est directement associée au mandat de BAC, tissent de nombreux réseaux partiellement communs. L ensemble de ces milieux intéressés forment officieusement un réseau pancanadien du patrimoine documentaire. Le fondement stratégique de Bibliothèque et Archives Canada est qu'il est essentiel de renouveler l'engagement de collaboration entre les institutions et les organisations de patrimoine documentaire pour surmonter les défis complexes du XXI e siècle. Parmi ces défis, notons le volume et le caractère éphémère de l'information numérique, l'apparition de nouveaux processus administratifs et de modèles de services rendus accessibles grâce à la communication électronique, les changements au niveau des pratiques sociales et des attentes, de même que la pression constamment exercée sur les ressources. BAC a donc commencé à mobiliser les milieux intéressés dans le but de définir les nouvelles approches qui permettront, dans le cadre d un réseau de patrimoine documentaire et dans un environnement en constante évolution, de remplir nos mandats individuels tout en tirant profit de mesures collectives propres à réaliser les objectifs nationaux. Comme première étape du processus de modernisation lancé par le bibliothécaire et archiviste du Canada, Daniel J. Caron, BAC a commandé des sondages sur l'état de ses relations avec ses trois principaux milieux intéressés. Le présent document comprend un sommaire des conclusions de l'enquête ainsi que la réponse de BAC à l'essentiel des recommandations faites par les parties consultées. La réponse s'appuie sur les douze Initiatives de modernisation et d'innovation élaborées par BAC à l'automne 2010 et jointes en annexe à la suite du présent document. 2. Sondage mené auprès des milieux intéressés Peu après sa nomination au poste de bibliothécaire et archiviste du Canada en avril 2009, Daniel J. Caron a demandé à Paul McCormick et à Terry Cook, d'examiner la relation entre Bibliothèque et Archives Canada et ses principales communautés d intérêt, c'est-à-dire les bibliothécaires, les archivistes et les historiens professionnels canadiens. Paul McCormick a mené un sondage auprès des bibliothécaires à l'été 2009, alors que Terry Cook a interrogé la communauté archivistique ainsi que celle des chercheurs en histoire à l'hiver 2010. 2
Le sondage comprenait dix questions qui avaient été élaborées à l'origine par M. McCormick à l'intention des bibliothécaires. M Cook les a reprises et modifiées ensuite à l'intention de la communauté archivistique ainsi que celle chercheurs en histoire. Les questions tentaient d'évaluer l'état des relations actuelles entre les communautés et BAC, puis de donner la possibilité à ceux qui étaient interrogés de commenter la façon dont elles pourraient progresser. Le motif des sondages s appuyait sur un fondement politique : le bibliothécaire et archiviste du Canada a reconnu qu une nouvelle relation de collaboration entre BAC et les milieux intéressés constituait l'un des piliers de la modernisation, l'orientation stratégique de BAC pour l'avenir. Le premier pas vers cette relation renouvelée a été de mener une analyse de l'environnement pour cerner les préoccupations clés des principales parties prenantes de BAC et recueillir des renseignements qualitatifs et quantitatifs par rapport aux attitudes et aux enjeux de chacune des communautés concernant leur relation avec BAC. Les renseignements recueillis grâce aux sondages pouvaient ensuite servir à amorcer un dialogue franc sur l'orientation possible de la nouvelle collaboration. Les résultats des sondages ont permis de constater l état de désarroi total des relations entre BAC et chacune des communautés, ainsi que la remise en question généralisée concernant l'engagement de BAC à collaborer avec ses principaux intervenants. Malgré tout, les participants ont exprimé un espoir renouvelé et ont fait montre d'un appui de collaboration continu en demandant à BAC de renouveler son engagement envers ses communautés, de revoir ses programmes de consultation ou ses structures de gouvernance, d'améliorer ses communications à tous les niveaux et d'élaborer de manière collaborative des stratégies nationales. 3. Réponse actuelle du BAC aux sondages Bibliothèque et Archives Canada a commencé à rédiger sa réponse à mesure qu'elle recevait les résultats du premier sondage mené par Paul McCormick. BAC a pu prendre connaissance de la gamme des enjeux soulevés par les participants dans les sondages de M. McCormick et M. Cook, et en tirer grandement parti. Dans l'ensemble, la réponse de BAC devait aborder les recommandations les plus importantes et urgentes formulées par les communautés concernant leurs relations futures avec BAC. Le bibliothécaire et archiviste a lancé la première étape de la réponse de BAC. Depuis la fin de 2009, Daniel J. Caron parcourt l'ensemble des provinces et des territoires pour rencontrer diverses parties intéressées dans chaque juridiction. Au sein de BAC M. Caron a communiqué au Conseil de direction son avis quant à la nécessité d'exécuter une transition fondamentale 3
vers une approche de collaboration et a demandé à ses sous-ministres adjoints d'intégrer la pensée en réseau à toutes leurs activités. M. Cook et M. McCormick ont d'abord présenté le contenu de leurs rapports aux membres du Conseil de direction puis à tous les gestionnaires de BAC au printemps 2010. Cela a favorisé l adoption rapide de mesures relativement à des recommandations précises. Par exemple, BAC participe à des projets de conservation avec un groupe d'archives provinciales et collabore également avec les Archives publiques de l'ontario et l'association des bibliothèques de recherche du Canada dans le but de faire progresser le chantier du dépôt numérique fiable. En dernier lieu, M. Caron a nommé un directeur général principal à la tête du Bureau des relations avec les milieux intéressés de BAC. La deuxième phase de la réponse de BAC a débuté le 22 septembre 2010 avec la tenue d'un Forum de consultation universitaire. BAC a réuni les dirigeants des universités canadiennes responsables des programmes de bibliothéconomie, d'archivistique et de sciences de l'information, afin qu'ils examinent la possibilité d'élaborer un programme de recherche conjoint. Le Forum des milieux intéressés s'est ensuite tenu le 21 octobre et a regroupé des représentants du milieu de la bibliothéconomie, de l'archivistique et de la recherche historique. M. Caron lancé la discussion en faisant référence aux effets causés par l'environnement numérique de même qu'à la nécessité d'innover et de collaborer. Une fois que Paul McCormick et Terry Cook ont présenté les recommandations établies à partir des résultats des sondages, le bibliothécaire et archiviste a répondu en admettant que BAC s'était éloigné de ses réseaux par le passé et qu'il devait s'engager à collaborer avec les milieux intéressés à tous les niveaux. Les participants ont également discuté des objectifs, des activités et de la structure d'un réseau, et BAC a accepté de rédiger un document de travail sur le réseau pancanadien du patrimoine documentaire qui sera présenté lors du prochain forum, au printemps 2011. La dernière étape de la réponse de BAC sera réalisée grâce au travail actuellement mené en collaboration avec les milieux intéressés. À mesure que BAC met en œuvre les douze Initiatives de modernisation et d'innovation, de nouveaux concepts et de nouvelles approches relatives à l'acquisition, à la conservation et à l'accessibilité du patrimoine documentaire seront proposées au Réseau pour être mis à l'épreuve, permettant d amorcer des discussions en vue d'une éventuelle collaboration 4. Initiatives de modernisation de BAC La réponse de BAC aux recommandations des milieux intéressés s'articule autour de l'initiative de modernisation. L'organisation espère adopter une perspective novatrice et créatrice dans la réalisation de son mandat à court et à long terme. BAC cherche à restructurer ses activités et ses processus, afin 4
de remplir son mandat dans un environnement numérique. Les propositions de BAC concernant le renouvellement des relations avec les milieux intéressés sont formulées par rapport à la nécessité de surmonter les défis en matière de changements qui surviennent dans notre travail d édification de la mémoire documentaire collective du Canada. Bibliothèque et Archives Canada a défini douze Initiatives de modernisation et d'innovation comme étant ses priorités pendant le prochain exercice. Ces initiatives correspondent aux orientations stratégiques devant être établies par BAC dans les délais prescrits (La liste des initiatives est annexée au présent document). À l'exception de l'initiative 5 qui traite du perfectionnement professionnel et de la mobilisation interne, les initiatives correspondent aux sujets de préoccupation et aux recommandations formulées par les milieux intéressés. Quatre d'entre elles traitent des demandes généralisées présentées à BAC afin que l'organisme améliore ses pratiques en matière de communication et de collaboration de manière significative. Deux initiatives traitent de questions touchant l'évaluation et l'acquisition, deux autres portent sur les enjeux concernant l'environnement numérique et quatre concernent les services à la clientèle. 5. Collaboration et communication La recommandation principale de tous les milieux intéressés à BAC était de renouveler son engagement en faveur d'une collaboration efficace avec ses partenaires du patrimoine documentaire. La communauté des bibliothécaires a demandé à BAC de reconnaître et d'appuyer la collaboration, d'élaborer conjointement une cyber-infrastructure et une infrastructure de politique à l'échelle nationale, d'améliorer la communication en convoquant des réunions auxquelles participeront les dirigeants des bibliothèques, en participant activement dans les associations de bibliothécaires et de bibliothèques ainsi qu en utilisant efficacement les moyens de communication électronique. De la même façon, les archivistes ont mis l'accent sur l'importance d'établir un partenariat durable concernant l'orientation stratégique du système d'archives canadien. Les historiens et les archivistes ont insisté sur la nécessité d'avoir recours aux outils virtuels, aux réunions et aux comités consultatifs dans le but d'établir une communication plus étendue. Conformément à l'engagement de Daniel J. Caron à l'endroit des activités collaboratives, BAC a déterminé que l'objectif de sa première initiative consiste à renforcer ses capacités de collaboration avec les parties intéressées. De manière plus importante, BAC s'engage à travailler avec les milieux intéressés pour consolider le réseau de patrimoine documentaire. À la demande des intervenants, BAC organise un deuxième Forum, au printemps 2011. BAC travaillera avec les représentants des communautés en 5
mettant de l avant des solutions pratiques aux enjeux auxquels fait face le réseau pancanadien du patrimoine documentaire canadien. BAC établira aussi un cadre de politique relatif à l engagement externe au gouvernement, élaborera et mettra en place des mécanismes de conseil externes et mettra en œuvre ses instruments de politique en matière de partenariat. En dernier lieu, BAC élaborera et mettra en œuvre une stratégie de communication externe détaillée. Au-delà du lien direct avec l'initiative 1 visant à améliorer la capacité de collaboration de BAC, bon nombre d'autres initiatives entendent soutenir l élaboration concertée de nouvelles approches des enjeux clés qui préoccupent l ensemble des institutions du patrimoine documentaire. Cela comprend le travail de conceptualisation «d'une approche sociétale cohérente» concernant l'évaluation des documents à acquérir et à conserver à long terme (Initiative 2), la réévaluation de la pertinence des ressources documentaires de BAC et la détermination du meilleur endroit pour les préserver (Initiative 4), et la gamme de services offerts actuellement par BAC aux institutions ou en collaboration avec celles-ci (Initiative 10). Chaque initiative offre des possibilités de collaboration en vue de réaliser nos mandats respectifs de manière plus efficace. 6. Évaluation et acquisition Les milieux intéressés ont formulé un éventail de recommandations en faveur d'une approche pancanadienne coordonnée de l'évaluation et de l'acquisition du patrimoine documentaire. La recommandation capitale provenant des communautés des archives et de la recherche historique portait sur un processus concerté visant la constitution des meilleures archives au Canada, y compris les documents produits en format numérique et analogique ainsi que les publications dans tous les formats. De plus, les parties intéressées sont particulièrement préoccupées par l'élaboration d'un cadre ou d'une stratégie de documentation concernant les archives privées, reflétant la préoccupation relative à l existence de lacunes importantes dans l ensemble des documents acquis à l'heure actuelle. D'autres intervenants ont recommandé à BAC de solliciter l'avis de spécialistes sur le développement des collections. En dernier lieu, les milieux intéressés s'opposaient fermement à la possibilité de décharger une part des responsabilités fédérales de collectionnement archivistique vers des institutions sousfinancées, qu elles soient provinciales, universitaires ou autres. Dans l'initiative 2, BAC examine les possibilités théoriques et pratiques d'établir une approche sociétale qui permettra de déterminer la meilleure documentation de la société canadienne soumise à l évaluation, peu importe le format du patrimoine documentaire. Parallèlement, dans l'initiative 3, BAC met en œuvre un cadre d'évaluation des documents fédéraux qui ont une 6
valeur documentaire basé sur une approche de l'ensemble du gouvernement Ces deux approches offrent aux institutions de patrimoine documentaire de nouvelles possibilités pour gérer le volume d'information créée à l'ère numérique. Dès que le travail de délimitation sera terminé. BAC présentera les résultats au réseau de patrimoine documentaire aux fins de discussion et d'une éventuelle collaboration. 7. Numérique Les bibliothécaires et les archivistes ont recommandé à BAC de collaborer avec le réseau du patrimoine documentaire afin de créer un Dépôt numérique fiable. Parallèlement, la communauté des bibliothèques a recommandé à BAC de préciser les parties des infrastructures digitales auxquelles BAC ne participerait pas. Tous les milieux intéressés ont mis l'accent sur la nécessité d'effectuer une révision exhaustive du site Web de BAC. Dans l'initiative 6, BAC a entrepris d'analyser les technologies actuelles et d'élaborer une nouvelle architecture administrative de la technologie de l information (TI) qui permette de relever les défis en matière de modernisation auxquels l'organisation fait face. Ce projet est l'une des principales étapes garantissant la contribution de BAC à une infrastructure nationale. Le travail sur le Dépôt numérique fiable se poursuit sous l égide de l'initiative 11 et favorise la participation massive des communautés des milieux universitaires, des bibliothèques et des archives. 8. Services à la clientèle Les chercheurs professionnels en histoire recherche ont recommandé à BAC de se concentrer sur la description et l'amélioration des instruments de recherche, puis de faire en sorte que ces derniers soient interactifs et figurent dans un site Web à jour auquel ils pourraient contribuer. Ils ont aussi conseillé vivement d'améliorer la diffusion et les services de photocopies, et de repenser la stratégie unique de prestation de services. Cette recommandation fait écho à celles de nombreux utilisateurs quant à la nécessité d'améliorer les services. BAC a fait de l'amélioration de ses services à la clientèle le point central de quatre de ses initiatives de modernisation. La modernisation de la reprographie est l'objectif de l'initiative 7 : d ici 2012, BAC offrira tous ses documents en format numérique seulement, tout en élaborant des procédures pour adapter ces documents à l'utilisation en ligne. Dans l'initiative 8, BAC s'engage à adopter une approcher progressive pour servir les Canadiens, alors que l Initiative 9 vise à élaborer des politiques ainsi que des pratiques permettant de raccourcir le temps de traitement entre 7
l'acquisition et l'accès public aux ressources documentaires de BAC. En dernier lieu, l'initiative 12 prévoit l'élaboration d'un cadre stratégique unique pour les métadonnées à BAC, applicable aux descriptions fournies par les créateurs, les auteurs et les utilisateurs de notre collection. 9. Prochaines étapes Les milieux intéressés, dont BAC, se tournent vers l'avenir et se donnent les moyens de collaborer plus efficacement dans le but de préserver le patrimoine documentaire canadien et de le rendre accessible. BAC prévoit prendre des mesures concrètes pour accroître ses communications à propos de ses activités aux parties intéressées, pour maintenir un niveau plus élevé de réunions avec les organisations et les institutions, et pour intégrer une approche de collaboration à l'exercice de son mandat de même qu'à la modernisation de ses activités et de ses processus. Les milieux intéressés voudront examiner, à la lumière de leurs propres priorités, l étendue du chevauchement des intérêts communs dans les Initiatives de modernisation et d'innovation de BAC. La rencontre du Forum des milieux intéressés, qui doit avoir lieu au printemps 2011, est un apport significatif au renforcement de la capacité de collaboration au sein de la communauté du patrimoine documentaire. BAC, en collaboration avec les représentants des parties intéressées, rédigera une ébauche de programme et proposera des initiatives pour démontrer le caractère stratégique tout autant que pratique des approches des enjeux de la communauté. Un tel travail indiquera la voie à suivre pour le Réseau pancanadien de patrimoine documentaire. 8
Initiatives de modernisation et d'innovation de BAC 1 D'ici avril 2011, BAC aura mis en œuvre une nouvelle stratégie d'engagement externe. 2 D'ici avril 2015, BAC aura complètement mis en œuvre une approche globale logique pour évaluer et conserver les documents les plus représentatifs du patrimoine documentaire canadien (publics, privés, publiés et non publiés, etc.) et pour déterminer le meilleur endroit où les conserver. 3 En avril 2011, BAC mettra en œuvre un cadre d'évaluation dans l'ensemble du gouvernement pour orienter l'élaboration des ADD. 4 À compter d'avril 2011, BAC examinera systématiquement la pertinence de ses ressources documentaires en fonction de son mandat et de l'approche d'évaluation globale. 5 D'ici avril 2011, BAC élaborera et amorcera la mise en œuvre d'une stratégie de la main-d'œuvre et aura mis en œuvre une stratégie de mobilisation à l'intention des employés. 6 D'ici septembre 2011, BAC élaborera une architecture administrative à l'image de la modernisation et veillera à ce que ses priorités en matière de TI soient étroitement harmonisées à la modernisation. 7 D'ici avril 2012, BAC aura modernisé son service de reprographie. L'organisation offrira tous les documents en format numérique seulement et adaptera ces documents à l'utilisation en ligne. 8 D'ici avril 2011, BAC adoptera une approche progressive pour servir les Canadiens (services aux citoyens). 9 D'ici avril 2014, BAC aura raccourci le temps de traitement entre les acquisitions et l'accessibilité, et s'assurera que toutes ses ressources documentaires sont accessibles. 10 D'ici décembre 2011, dans le contexte de son approche pancanadienne, BAC aura examiné les services offerts aux institutions et organisations de patrimoine documentaire. 11 D'ici avril 2017, BAC agira comme dépôt numérique fiable, offrant ainsi l'assurance que le patrimoine documentaire numérique canadien est conservé à long terme. 12 À compter de 2011, BAC élaborera et proposera un cadre unique pour la description du contenu, exploitant les métadonnées créées par les créateurs, les auteurs et les utilisateurs. 9