Les fonctions avancées Nous avons vu jusqu à présent comment créer des paragraphes de texte qu il s agisse d une lettre très brève ou d un mémoire de plusieurs pages, voire d un roman et les mettre en forme. Un traitement de texte ne se limite pas à ces tâches élémentaires, loin de là. Dans cette leçon, nous aborderons des fonctions fort utiles dans le bureau d un travailleur indépendant ou d une petite entreprise. La nouvelle version de Pages possède une fonction de publipostage. Comme l exemple présenté dans ce livre repose sur une liste de correspondants établie dans une feuille de calcul, le publipostage est présenté dans la partie consacrée à Numbers, à la Leçon 11.
66 PARTIE 1 PAGES DISPOSER DU TEXTE SUR PLUSIEURS COLONNES Présenter un texte sur plusieurs colonnes donne un aspect journalistique ou publicitaire à un document. Bien que cette disposition soit très attrayante, elle risque de rendre la lecture difficile si la typographie et la taille de la police sont mal choisies. Un texte en colonne doit être écrit assez petit, de préférence dans un caractère sans empattement bien lisible, comme l Arial, l Helvetica, le Myriad Pro ou d autres. Astuce > Pour présenter agréablement un texte sur plusieurs colonnes, mettez le document en mode Paysage (en largeur). Pour ce faire, cliquez sur Fichier, dans la barre de menus, et choisissez Format d impression. Dans la boîte de dialogue qui apparaît, cliquez sur le bouton Orientation de droite. Dans la barre des formats, l avant-dernier bouton à droite le sélecteur de nombre de colonnes permet de répartir instantanément le document sur une, deux, trois ou quatre colonnes. Pages applique le colonnage à l ensemble du document. De ce fait, le résultat n est pas convaincant car le titre est centré dans la colonne de gauche alors qu il devrait courir sur l ensemble des colonnes, tandis que la colonne de droite commence tout en haut. En-têtes et pieds de page sont eux aussi déstructurés. Les seuls éléments correctement présentés sont les notes de bas de page.
LEÇON 5 LES FONCTIONS AVANCÉES 67 Voyons comment présenter correctement un document qui vient d être mis sur plusieurs colonnes en appuyant sur le bouton de sélection du nombre de colonnes. Nous ferons en sorte que le titre et le chapô (le texte de présentation qui précède l article) recouvrent l ensemble des colonnes : 1 Dans le texte en colonnes, placez la barre d insertion juste après le titre ou, comme pour cette manipulation, après le premier paragraphe, le chapô. 2 Dans la barre de menus, cliquez sur Insertion et choisissez Saut de disposition. Dans une présentation en deux colonnes, le titre reste dans la colonne de gauche tandis que le chapô est en haut de la colonne de droite. Ne vous en souciez pas. 3 Assurez-vous que la barre d insertion est dans le titre ou le chapô. Cliquez ensuite sur le bouton de sélection du nombre de colonnes et choisissez Une colonne. 4 Le titre et le chapô sont correctement disposés. Au besoin, réglez l espacement entre le chapô et le texte en colonnes à l aide de la glissière Après le paragraphe, dans l inspecteur du texte, et régler aussi la taille du titre. Pour parfaire le colonnage, cliquez sur l icône Inspecteur puis cliquez sur la deuxième icône à partir de la gauche. Le panneau Disposition contient les commandes permettant de régler le nombre de colonnes jusqu à 10 ainsi que leur présentation. Vous pouvez aussi régler la largeur de la gouttière entre les
68 PARTIE 1 PAGES colonnes en cliquant sur un des boutons à quatre points, dans la règle, et en tirant vers la droite ou vers la gauche. Attention > Pour que le multicolonnage soit réussi, tous les paragraphes du texte doivent avoir la même largeur. Pour cela, sélectionnez la totalité du texte en appuyant sur #+A, puis assurez-vous que dans la règle horizontale, les taquets de réglage de gauche (le triangle surmonté d un rectangle) soit à zéro à gauche, et à la largeur de page usuelle (19 cm pour du papier A4) à droite. Procédez ensuite au réglage des colonnes avec le panneau Disposition. Le tableau indique le numéro des colonnes, la largeur de chacune des colonnes ainsi que leur espacement (appelé petit fond ). Veillez à ce que la case Largeur de colonne identique soit cochée. Astuce > Lorsqu un document compte trois colonnes et plus, mettez le petit fond à 0,5 cm. L espacement entre les colonnes sera ainsi réduit mais amplement suffisant.
LEÇON 5 LES FONCTIONS AVANCÉES 69 CRÉER UN TABLEAU Il existe deux manières de créer un tableau : la première, esquissée à la Leçon 3, Améliorer la présentation, consiste à placer des tabulations permettant d aligner des mots ou des nombres les uns sous les autres. Le résultat est parfaitement acceptable, mais relativement rigide. Les corrections notamment (déplacement, ajout ou suppression d éléments) sont compliquées. Un tableau est beaucoup plus facile à créer et à manipuler. Nous allons en créer un contenant quatre colonnes intitulées Réf., Article, Quantité, Prix. Nous y ferons figurer une demi-douzaine d articles. 1 Cliquez à l emplacement où doit se trouver le coin supérieur gauche du tableau. Vous devrez peut-être corriger l espacement après le titre ou le paragraphe précédent pour placer la barre d insertion exactement à l endroit désiré. Au besoin, choisissez Présentation/Afficher les caractères invisibles pour mieux voir la structure de la page. 2 Dans la barre d outils, cliquez sur l icône Tableau. Pages crée d office un tableau de trois colonnes et de quatre lignes et affiche le panneau Tableau. La ligne supérieure du tableau qui vient d être créé est en grisé et la barre d insertion est centrée. Observez la barre des formats et vous constaterez que le texte que vous taperez sera affiché en gras, car cette ligne contient des titres. En revanche, dans les autres lignes censées contenir des données, le texte est normal, sans gras.
70 PARTIE 1 PAGES Il manque une colonne pour faire tenir les intitulés Réf., Article, Quantité et Prix. Si la barre d insertion est placée dans le tableau, deux boutons avec des chiffres sont visibles à droite dans la barre des formats. Ces boutons règlent le nombre de rangs et le nombre de colonnes du tableau. 3 Cliquez une seule fois sur le bouton fléché supérieur du bouton de droite pour ajouter une colonne. Cliquez trois fois sur le bouton fléché supérieur du bouton de gauche pour ajouter trois lignes et obtenir un tableau de 7 rangs et 4 colonnes. 4 Tapez les mots Réf., Article, Quantité et Prix dans les cellules de la ligne du haut. Vous devez double-cliquer dans chaque cellule pour pouvoir écrire dedans. 5 Réglez la largeur des colonnes en cliquant sur les bords verticaux intérieurs et en les tirant dans la direction appropriée. 6 Cliquez dans la cellule de titre de gauche et, touche s enfoncée, cliquez dans celle de droite. Vous sélectionnez ainsi une plage de cellules. Retenez cette manipulation, car elle vous servira aussi dans le tableur Numbers.
LEÇON 5 LES FONCTIONS AVANCÉES 71 7 Modifiez la police des titres si vous le désirez. Pour changer sa couleur, cliquez sur le bouton à droite du bouton Taille de la police et sélectionnez une autre teinte dans le nuancier. Pour modifier la couleur du fond, cliquez sur le bouton Remplissage, à droite de la barre des formats. Astuce > Si vous comptez réutiliser cette ébauche de tableau, enregistrez-le dès à présent comme modèle, ainsi que nous l avons expliqué à la Leçon 2, Votre première page. FORMATER LES CELLULES DU TABLEAU Nous pourrions entrer des données dans le tableau dès à présent, mais nous allons d abord l améliorer. 1 La barre d insertion se trouvant dans le tableau, cliquez sur l icône Inspecteur puis, dans le panneau qui apparaît, sur la septième icône à partir de la gauche. Le panneau Tableau est affiché. Examinez-le : il réunit divers outils de création d un tableau. 2 Cliquez sur le bouton Format. 3 Cliquez dans la cellule sous Prix puis, touche s enfoncée, cliquez dans la cellule tout en bas. Vous sélectionnez ainsi la totalité de la colonne Prix, sauf sa cellule de titre. 4 Cliquez sur le bouton Automatique à la rubrique Format de cellule et, dans le menu, sélectionnez Devise. Les chiffres saisis dans la colonne Prix seront affichés en euros, avec deux décimales et le séparateur de milliers. 5 Réglez également l alignement dans les colonnes. Vous savez comment faire : sélectionnez une plage de cellules comme nous l avons expliqué à l Étape 3, puis cliquez sur l un des boutons d alignement de la barre des formats.
72 PARTIE 1 PAGES Info > Le panneau Tableau/Format contient une intéressante fonction Format conditionnel qui permet de modifier la mise en forme d une cellule selon son contenu. Elle est décrite dans la partie consacrée à Numbers, à la Leçon 9, Soigner la présentation. Vous pouvez à présent saisir les données. N appuyez pas sur la touche r après chaque saisie, car vous produiriez un retour à la ligne. Cliquez au contraire dans une autre cellule ou à l extérieur, une fois que vous aurez terminé. À combien s élève la commande? Ajoutez une colonne comme nous l avons expliqué à la manipulation précédente. Ne vous souciez pas de sa mise en forme car Pages attribue aux cellules de la ligne les mêmes formats que les cellules juste au-dessus. Pour que le tableau soit plus esthétique, nous supprimerons les bordures inférieures et verticales des deux cellules en bas à gauche : 1 Sélectionnez les deux cellules en bas à gauche puis cliquez sur l icône Inspecteur. 2 Dans le panneau Inspecteur, cliquez sur l icône Tableau. 3 À la rubrique Bordure de cellule, sélectionnez le bouton montrant une bordure inférieure. 4 Cliquez sur le bouton servant à sélectionner le type de trait puis choisissez Aucun. La bordure inférieure des cellules sélectionnées disparaît. Un léger filet clair subsiste. Il délimite les cellules à l écran mais ne sera pas imprimé. 5 Supprimez les deux bordures verticales de la même manière.
LEÇON 5 LES FONCTIONS AVANCÉES 73 CALCULER DANS UN TABLEAU Le moment est venu de calculer le montant de la commande : 1 Cliquez dans la cellule où le montant doit apparaître. Elle est obligatoirement en bas d une colonne de chiffres ou à droite d une rangée de chiffres. 2 Dans la barre de menus, choisissez Insertion/Fonction/Somme. Notez que Pages peut aussi calculer une moyenne, ou déterminer la valeur minimale ou maximale d une plage de chiffres, ou compter le nombre d éléments d une liste, ou encore les multiplier entre eux. Info > Les commandes arithmétiques proviennent du tableur Numbers, étudié dans la prochaine partie de ce livre. La colonne de chiffres, sous Prix, réagit exactement comme une feuille de calcul : si vous modifiez un chiffre dans la colonne, la somme est recalculée dès que vous cliquez ailleurs. Vos factures, devis, bons de commande et autres documents comptables sont ainsi toujours maintenus à jour, au gré des changements que vous apportez à la feuille.
74 PARTIE 1 PAGES Le menu Insertion/Fonction propose les fonctions suivantes : Somme. Totalise les chiffres dans les cellules situées en bas d une colonne de chiffres ou à droite d une rangée de chiffres. Moyenne. Calcule la moyenne des cellules contenant des chiffres. Les cellules vides ou contenant du texte sont ignorées. Minimum. Affiche la valeur la plus faible de la série de chiffres. Maximum. Affiche la valeur la plus élevée de la série de chiffres. Compte. Compte le nombre de cellules occupées par des chiffres. Produit. Multiplie entre eux le contenu de chacune des cellules. Plus de fonctions. Affiche le panneau Insérer une fonction. Il contient plus de 250 fonctions compatibles avec celles du tableur Excel. L utilisation de ces formules est étudiée dans la deuxième partie de ce livre, consacrée au tableur Numbers, notamment à la Leçon 10, Les fonctions, entièrement consacrée à celles-ci. Éditeur de formules. Affiche, dans la cellule, une petite interface facilitant la saisie de la fonction et de ses arguments. Pour les détails, reportez-vous à la Leçon 10. L intégration d iwork est si perfectionnée qu il vous sera parfois difficile de déterminer s il vaut mieux réaliser un tableau dans Pages ou recourir à Numbers. En règle générale, pour un document aussi simple qu un devis ou une facture, qui ne sont composés que de quelques colonnes de chiffres et de calculs arithmétiques élémentaires, Pages conviendra parfaitement.
LEÇON 5 LES FONCTIONS AVANCÉES 75 En revanche, dès que les calculs deviennent compliqués (comptabilité, budget prévisionnel, simulation d emprunts bancaires, calculs techniques ou scientifiques), c est vers Numbers que vous vous tournerez, car sa spécialité est le traitement des chiffres nombreux et complexes. CRÉER UN GRAPHIQUE Cliquer sur le bouton Graphique permet de créer un graphique directement dans un document Pages. Les graphiques étant étudiés dans la deuxième partie de ce livre, consacrée à Numbers, nous n entrerons pas dans les détails ici. Mais, si vous êtes pressé, voici comment insérer rapidement un graphique à secteurs. Nous supposerons pour cela que vous devez entrer des chiffres (de vente, d affaires...) de trois régions afin de les comparer : Bretagne : 192 725 Île-de-France : 256 575 Midi-Pyrénées : 112 000 Le texte importe peu. Ouvrez un document vierge dans Pages puis, dans le menu Insertion, choisissez Section/ Page de texte. Une page comprenant trois paragraphes de faux texte remplace la page vide. Le texte pourrait être celui d un rapport ou d un compte rendu. Procédons aux opérations : 1 Placez la barre d insertion sur la ligne vide après le premier paragraphe. 2 Dans la barre d outils, cliquez sur l icône Graphique. Pages insère aussitôt un histogramme provisoire et ouvre deux panneaux : un Éditeur de graphiques dans lequel vous saisirez les chiffres à représenter ; un inspecteur des graphiques avec lequel vous réglerez l'apparence du graphique.
76 PARTIE 1 PAGES LA SAISIE DES DONNÉES Reprenons les étapes de création du graphisme là où nous les avons interrompues : 3 Dans le panneau Éditeur de graphiques, double-cliquez sur la cellule Région 1 et tapez le texte Bretagne. Double-cliquez sur la cellule Région 2 et tapez Île-de-France. Comme la cellule n est pas assez large pour l afficher en entier, cliquez sur la ligne de séparation entre l en-tête de colonne vide et l en-tête 2007 ; le pointeur se transforme en barre fléchée : cliquez et tirez vers la droite pour élargir la colonne. Double-cliquez dans la cellule vide sous Île-de-France et tapez Midi-Pyrénées : Pages ajoute non seulement des zéros dans la ligne en attendant que vous tapiez des valeurs mais attribue aussi une couleur de colonne. 4 Cliquez sur l en-tête 2008 puis, touche s enfoncée, tirez la barre de défilement pour accéder à la dernière colonne 2010 et cliquez sur son en-tête. Les trois colonnes sont ainsi sélectionnées. 5 Touche c enfoncée (ou d un clic droit), cliquez dans les cellules celles qui contiennent des chiffres et, dans le menu contextuel, sélectionnez Supprimer les colonnes. Il ne reste plus que la colonne 2007.
LEÇON 5 LES FONCTIONS AVANCÉES 77 6 Double-cliquez sur l en-tête 2007 et entrez un intitulé. Par exemple Ventes, ou CA, ou Profits, ou n importe quel autre terme. 7 Entrez ensuite les chiffres proposés au début de cette section. Soit, de haut en bas, 192 725, 256 575 et 112 000. Appuyez sur r après chaque saisie ; la cellule d en dessous est ainsi à chaque fois sélectionnée. LE CHOIX DU TYPE DE GRAPHIQUE Pour le moment, les trois valeurs saisies dans l Éditeur de graphiques qui n est autre qu un minitableur apparaissent sous la forme d un histogramme. Voici comment le transformer en graphique à secteurs : 1 Dans le panneau Graphique, cliquez sur le symbole en forme d histogramme situé en haut à gauche. Il contient différentes sortes de graphiques : des histogrammes, des graphiques à barres, des courbes, des surfaces, des graphiques à secteurs et un graphique à nuage de points. 2 Sélectionnez le dernier graphique en bas de la seconde colonne. C est un graphique à secteurs en 3D. Un cercle uniformément coloré portant la mention 100 % apparaît dans le graphique. Pour que des secteurs apparaissent, nous devons permuter les rangs et les colonnes. 3 Allez dans l Éditeur de graphiques et, en haut à droite, cliquez sur la moitié blanche du gros bouton double. Le graphique est à présent correctement représenté. Vous pouvez dès à présent améliorer le graphique de différentes manières. Il est par exemple possible de dissocier des secteurs en cliquant dessus et en les tirant hors du graphique. Cliquez sur le bouton Scène 3D et vous pourrez non seulement orienter le graphique mais aussi régler son épaisseur, son éclairage et, en cliquant sur le bouton Couleur des graphiques, la teinte ou la texture de chaque secteur. Cliquer sur le bouton Séries, dans l inspecteur des graphiques, permet d afficher le nom des régions dans les secteurs, de changer la police et de pivoter le graphique autour de son axe central. Mais nous aurons l occasion de revenir sur toutes ces fonctionnalités, et sur bien d autres encore, lors de l étude de Numbers, le tableur d iwork.
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LEÇON 5 LES FONCTIONS AVANCÉES 79 ORDONNER LES IDÉES AVEC LE MODE STRUCTURE Nouveauté de Pages 09, le mode Structure permet de préparer le plan d un texte, qu il s agisse d un rapport d entreprise, d une communication scientifique, d un roman, etc. Il est utilisable à partir d une page vierge, ou à partir d un document déjà existant que l on souhaite étoffer. Dans le premier cas, vous définissez vous-même la structure au fur et à mesure, comme nous le verrons d ici peu. Dans le second cas, Pages se fonde sur les styles de paragraphe appliqués au texte. PRÉPARER UNE STRUCTURE Pour de nombreux écrits, une méthode de travail universellement appliquée consiste à aller du général (les titres des chapitres) au particulier (les faits, anecdotes ou informations détaillées). Dans l exemple qui suit, nous établirons la structure d un ouvrage consacré à la réalité virtuelle : 1 Ouvrez un document vierge dans Pages. Si Pages ne démarre pas une page vierge par défaut, choisissez Fichier/Créer à partir de la liste de modèles, puis double-cliquez sur le modèle Vierge. 2 Saisissez les titres principaux du document, à raison d un par ligne. Exemple : Introduction, Les techniques, Les applications, L avenir, Conclusion. Ne vous souciez pas de la mise en page. 3 Dans la barre de menus, cliquez sur Préparation/Afficher la structure du document. Pages place des tirets bleus à gauche de chaque ligne. Ils indiquent que ce texte n a pas encore été hiérarchisé. La barre des formats contient des boutons spécifiques au mode Structure, et dix taquets de tabulation spéciaux, propres au mode Structure, apparaissent dans la règle. Ils définissent chacun un niveau hiérarchique. Style de paragraphe Style de caractère Nombre de niveaux Convertir en corps Niveau inférieur Niveau supérieur Affichage des objets en vignettes ou à la taille réelle Affichage de la première ligne uniquement des paragraphes de la structure