L'ESSENTIEL sur OpenOffice WRITER

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1 L'ESSENTIEL sur OpenOffice WRITER Table des matières 1.AVERTISSEMENT AFFICHAGE -BARRES D'OUTILS DIVERSES INSERTIONS Insertion d image Insertion d une Note de bas de page En-tête et pied de page Autres insertions utiles Insertion d'un lien hypertexte RECHERCHER et REMPLACER du TEXTE ORTHOGRAPHE Rechercher et remplacer du texte Vérification orthographique STYLES et FORMATAGES ENREGISTREMENT et EXPORT du FICHIER Enregistrer sous Exporter en PDF INFORMATIONS DOCUMENTS...17 manip_ooo_w_ed2.odt Retour au sommaire Page 1/17

2 1. AVERTISSEMENT Le document présent a été rédigé dans le contexte d'openoffice Texte, aujourd'hui compte-tenu de l'évolution des logiciels libres de bureautique, il semble opportun de travailler avec la suite bureautique de LibreOffice. Si la philosophie reste la même qu'avec OpenOffice les icônes des barres d'outils sont quelque peu différentes. Figure 1 Ci-dessus une barre une vue de l'affichage de la configuration des 2 barres d'outils les plus utilisées : Standard et Formatage. Il est toujours possible de mettre la souris sur une icône pour connaître la fonction de l'outil correspondant. Une suggestion : Vous pouvez personnaliser vos barres d'outils, c'est-à-dire définir les outils les icônes que vous souhaitez voir affichés sur votre barre. Pour cela dans le menu affichage>barre d'outils> choisissez : Personnaliser et là en ayant préalablement sélectionné la barre d'outils pour laquelle vous personnalisez les outils:standard ou autre, avec le menu déroulant vous déterminez à l'aide des cases à cocher les outils qui seront affichés sur votre barre d'outils. Figure 2 Tout au long de ce document il sera fait référence à OpenOffice mais dans le contexte LibreOffice ce sera la même procédure. manip_ooo_w_ed2.odt Retour au sommaire Page 2/17

3 2. AFFICHAGE -BARRES D'OUTILS L application OOo Writer a été lancée. Je m assure que sur la Barre d outils les 2 lignes : Formatage Normal sont cochées. Pour cela : Barre de menu Menu : Affichage choisir Barre d outils et vérifier si les 2 cases sont bien cochées sinon le faire, en cliquant sur la ligne correspondante. Figure 3: C'est ce que vous devriez avoir sur votre écran Vérifiez que : le paramètre Règle est bien sélectionné ( ) les 2 règles : verticale et horizontale doivent apparaître. Je suggère que vous mettiez en mode affichage : Mise en page d'impression J ai tapé les caractères correspondant à mon texte : lettre, document Pour sélectionner : Un mot Double-cliquez sur ce mot Une phrase.triple-cliquez n importe où dans la phrase Tout le texte CTRL + A ou menu Édition et sélectionner Tout Vous pouvez toujours sélectionner du texte en positionnant la souris à un endroit du texte et tout en maintenant le côté gauche enfoncé, vous balayez de gauche à droite ou de droite à gauche, la zone de texte qui vous intéresse. Pour pouvoir couper ou copier puis coller du texte, ou en changer la police, la taille etc il faut qu il soit Sélectionné Pour effectuer ces opérations on peut soit utiliser le menu : Édition puis Couper, copier ou coller, soit les icônes correspondantes de la barre d outils (ciseaux,.) ATTENTION : La barre verticale qui clignote est le point d insertion : lorsque vous entrez un caractère ou vous insérez une image c est là que ce caractère ou l image sera inséré. Lorsque vous tapez sur la touche : Entrée, vous faites un Retour à la ligne suivante, si vous souhaitez mettre de l'espace entre plusieurs lignes de texte, tapez plusieurs fois sur la touche : manip_ooo_w_ed2.odt Retour au sommaire Page 3/17

4 Entrée Si vous êtes en début de page et que vous souhaitiez entrer du texte vers la fin de cette page vous ne pouvez pas mettre le point d'insertion avec la souris dans cette zone qui est vierge. La seule façon est de faire autant de Retour à la ligne (touche: entrée) que nécessaire. Formatage d'un texte Un texte est constitué d'une suite de caractères et de signes de ponctuation. La police de caractères (Arial, Times New Roman,...) en détermine la forme, les caractères ont une taille (12,14,22...) ils peuvent être en Gras, en Italique, soulignés. Rappel : Pour modifier un de ces paramètres en utilisant la barre d'outils : Formatage, il faut avoir sélectionné préalablement la partie de texte concernée. Les Tabulations lorsque vous devez décaler le point d'insertion, sur une ligne, plutôt que d'entrer des espaces, il est préférable de faire des tabulations en appuyant sur la touche à gauche du clavier De base 1 tabulation décale de 1,25 cm le point d'insertion. Cette valeur peut-être modifiée : menu Outils> Options rubrique : OpenOffice Writer puis ligne Général :Espace entre tabulations Les Taquets de tabulation Les taquets de tabulation sont utiles lorsque vous devez entrer du texte à un endroit bien précis par exemple: un titre que vous voulez centrer, la date que vous souhaitez situer à droite de votre feuille sans pour autant calculer où vous allez commencer à entrer cette date afin qu'il n'y ait pas débordement sur l'autre ligne; 3 taquets sont utiles : Figure 4 le taquet de centrage: 2 le texte se répartira de part et d'autre du taquet défini sur la règle (utile pour un titre) le taquet Vers la gauche :1 aligne le bord gauche du texte sur le taquet de tabulation et étend le texte vers la droite de celui-ci. le taquet Vers la droite:3 aligne le bord droit du texte sur le taquet de tabulation et étend le texte vers la gauche de celui-ci.(utile pour mettre une date à droite de la feuille) Pour placer un taquet sur la règle horizontale: il faut d'abord le choisir en cliquant sur le taquet au dessus de la règle verticale, jusqu'à ce que le taquet souhaité apparaisse. manip_ooo_w_ed2.odt Retour au sommaire Page 4/17

5 Le taquet pointé indique que les caractères entrés le seront à droite de cette tabulation Puis avec la souris on clique sur la règle horizontale à l'endroit où l'on désire placer ce taquet. Il suffira de faire un appui sur la touche Tabulation et le point d'insertion se déplacera au niveau du taquet et sur la ligne courante. Pour enlever un taquet il suffit de placer la souris dessus et de tirer vers le bas, tout en maintenant le doigt sur la souris (côté gauche..bien sûr!). Attention un taquet mis sur une ligne reste actif pour les lignes suivantes! Lorsque vous écrivez votre texte, par exemple une lettre, peut-être avez-vous placé des taquets pour mettre votre identité et coordonnées, la date et éventuellement : une expression telle que: "A monsieur le percepteur". Ensuite pour écrire votre lettre proprement-dit, enlevez tous les taquets qui persisteraient sur votre ligne. Vous n'aurez plus de tabulations à faire. Rappelez-vous qu'un taquet ne prend effet qu'avec un appui sur la touche tabulation Retraits Retrait de la 1 ère ligne Retrait à gauche les 2 triangles de la règle graduée servent à décaler le texte, par rapport à la marge. Pour un paragraphe le retrait de la 1ère ligne peut être défini avec un retrait supérieur au reste du texte. 3. DIVERSES INSERTIONS 3.1. Insertion d image Je veux insérer une image dans mon document : menu: Insertion (cliquez sur insertion pour avoir tout ce qui est proposé). Entre autres possibilités il y a l'insertion Image. Lorsque l'on place la souris sur la ligne Image : 2 propositions sont offertes, retenez : A partir d'un fichier, vous cliquez sur la ligne, une fenêtre s'ouvre : allez chercher l'image que vous voulez insérer dans le dossier où elle se trouve (Mes images peut-être?) quand vous avez cette image cliquez sur le nom de fichier exemple : rose.jpg et faites ouvrir, l'image s'insère à l'endroit où vous aviez mis votre point d'insertion 3.2. Insertion d une Note de bas de page Une note de bas de page comme le nom l indique est un commentaire que l on souhaite insérer à un endroit du texte pour expliciter un mot, une expression, un sigle, etc. La référence à manip_ooo_w_ed2.odt Retour au sommaire Page 5/17

6 cette note est faite par l insertion d un chiffre automatique ou un caractère : * par exemple, qui indique la note en bas de page. S il y a plusieurs notes le chiffre sera automatiquement incrémenté 1. Si une note de bas de page est supprimée, la numérotation des notes et leurs références seront automatiquement mises à jour. Procédure : Cliquez (gauche) à l endroit où vous souhaitez insérer une note de bas de page : ici j ai cliqué derrière "incrémenté" Menu : Insertion choisir : Note de bas de page Cet écran apparaît : Figure 5 Il y a 2 possibilités de types de Notes : Note de bas de page et Note de fin Sélectionnez l option : Note de bas de page Je vous suggère de laisser la numérotation en Automatique comme sur la copie d écran : les références aux notes seront des chiffres 1,2,3 si vous choisissez : Personnalisée vous aurez à définir un caractère pour chaque note insérée: moins pratique. Faites OK : le chiffre relatif à la note apparaît en bas de la page du document, vous écrivez la note : Incrémenter : ajouter 1 à un compteur dans notre exemple En-tête et pied de page Sur un document, il peut être utile de fournir au lecteur divers renseignements comme: l auteur du document, le nom du fichier, la date et surtout le N de page ainsi que le nombre de pages. Ces renseignements font l objet d une rubrique sur chaque page du document, dans laquelle apparaîtra cette rubrique c est l en-tête et/ou 2 le pied de page. Procédure A n importe quel moment, (même si vous n êtes pas sur la 1ère page) pour insérer un En-tête de page ou un pied de page : Menu : Insertion choisissez : la ligne: En-tête ou la ligne: Pied de page cliquez sur standard 1 Incrémenter : ajouter 1 à un compteur 2 Vous pouvez avoir l'un et l'autre manip_ooo_w_ed2.odt Retour au sommaire Page 6/17

7 dans les 2 cas si par exemple vous avez choisi Pied de page un cadre apparaît en bas de votre page, vous allez insérer des champs d'information dans ce cadre, faites menu : Insertion si vous mettez la souris sur la ligne : Champs une autre petite fenêtre apparaît, qui vous propose différents champs : Date, heure; Numéro de page etc. plus d'autres champs visibles en cliquant sur Autres... Figure 6: Vous pouvez insérer divers champs indépendamment de l'en-tête ou le pied de page, à n'importe quel endroit de la zone de texte. Sur ce document le Bas de page a été constitué avec Insertion/Champs et Autres:Onglet document champs :utilisateur pour le nom, date(fixe) et Insertion/champs N de page et Nombre de pages Autres insertions utiles L'insertion de saut de page : lorsque vous entrez du texte et que vous arrivez à la fin de la page, le passage à la page suivante se fera automatiquement. Cependant vous pouvez à tout moment, commencer un autre paragraphe sur la page suivante, pour ce faire : Vous choisissez dans le menu Insertion: la ligne saut manuel, et vous indiquez le Type : saut de page en cliquant dans le rond en face de la ligne. Si vous optez pour: Renvoi à la ligne le curseur se positionne au début de la ligne suivante mais ce n est pas un nouveau paragraphe. De la même façon en cliquant sur le menu Insertion une ligne caractères spéciaux : plusieurs séries de caractères spéciaux ou symboles (mathématiques, dessin, formes, caractères arabes, hébreu, cyrillique, etc...) vous sont proposés. Insertion de formes automatiques Dans le Menu affichage Barre d outils -cochez la case : Dessin Il apparaît une barre avec dessin, Formes automatiques et différents outils pour donner des caractéristiques à vos dessins ou formes automatiques (couleur de trait, de remplissage ). Choisissez votre forme, par exemple : un rectangle: une croix apparaît Avec la souris amenez cette croix à l'endroit où vous souhaitez mettre cette forme ; en maintenant votre doigt sur la souris (gauche) tirez vers la droite ou vers la gauche pour mettre en place et dimensionner la forme. Attention vous pouvez mettre la forme où vous manip_ooo_w_ed2.odt Retour au sommaire Page 7/17

8 voulez y compris sur le texte... Insertion d'un texte Fontwork Cette fonction est l'équivalent de WordArt de WORD (du Pack office de Microsoft), elle permet d'insérer un texte stylisé dans son document. Sur la boîte à outils : Dessin : cliquez sur l'icône indiquée par la flèche sur la copie d'écran ci-après: Figure 7: Une fenêtre s'ouvre affichant les diverses formes de graphisme du texte, cliquez sur une des formes, elle est alors encadrée, et faites : OK, avec le texte FONTWORK stylisé, une petite barre d'outils apparaît. ( le nombre d'outils disponibles dépend du graphisme Fontwork choisi.) Figure 8: Ce n'est pas le mot «Fontwork» que l'on veut dans son document, en cliquant sur le texte le mot '' Fontwork'' apparaît en petits caractères, le pointeur clignote devant le mot, supprimez les caractères qui composent le mot '' Fontwork'' et remplacez les par votre texte par exemple: RIO, en double-cliquant de nouveau sur le graphisme votre texte, ici RIO remplace "Fontwork". Vous pouvez faire varier l'aspect du graphisme soit en jouant sur les poignées ou en utilisant les Outils de la Barre affichée ci-dessus. Pour pouvoir modifier un texte Fontwork il faut cliquer gauche sur le texte tout en maintenant la touche CTRL enfoncée: les poignées qui délimitent ce texte sont visibles, vous pourrez donc en modifier l'apparence Insertion d'un lien hypertexte Un hyperlien a une source (ou origine) et une destination (ou cible). L'activation de l'élément source d'un hyperlien permet de passer automatiquement à sa destination. La destination peut également être un autre document, voire un élément précis d'un autre document : un N de page par exemple. Cas concret: vous avez trouvé sur un site: une recette, un produit, des photos d'un château etc. et vous voulez indiquer l'adresse de ce site à des personnes de votre choix dont vous avez l'adresse courriel ( ). Vous avez préparé un petit courrier et dans ce courrier vous entrez un hyperlien vers le site voulu destination. Ce courrier sera une pièce jointe à votre courriel destiné à une ou plusieurs personnes. Pour illustrer le propos je veux dans le document présent, donner l'adresse du site RIO à mes lecteurs. Avec mon navigateur: Internet explorer, Mozilla ou autre, je vais sur le site RIO Orgerus manip_ooo_w_ed2.odt Retour au sommaire Page 8/17

9 Figure 9: Je sélectionne l'adresse URL (flèche) : et je fais: CTRL + C (copier) 2 façons de procéder: donner l'adresse URL directement a) A l'endroit voulu de mon document, par exemple ici: je fais CTRL + V (visualiser) pour l'instant je n'ai pas encore un hyperlien b) Je vais dans menu> Insertion > Hyperlien cette fenêtre apparaît: Figure 10: c) Dans la case Cible refaites un CTRL + V pour coller l'adresse URL correspondant au site et cliquer ensuite sur la case: Votre texte est devenu un hyperlien : Il apparaît en bleu manip_ooo_w_ed2.odt Retour au sommaire Page 9/17

10 Si vous cliquez dessus en maintenant la touche CTRL enfoncée 3 vous serez automatiquement dirigés sur le site: site RIO en l'occurrence. Je peux également mettre un texte : Par exemple mon texte est "pour aller sur le site RIO cliquez ici ": je sélectionne l'ensemble de mots: Cliquez ici et comme expliqué précédemment en: a, b, c j'associe une cible (destination) à mon texte (source) Résultat : " pour aller sur le site RIO cliquez ici..". de la même façon si vous cliquez sur le groupe de mots soulignés et en bleu vous serez dirigés sur le site cible RIO. 3 Dans un document OOo Writer pour accéder à tout hyperlien il faut cliquer sur le lien avec la touche CTRL maintenue enfoncée manip_ooo_w_ed2.odt Retour au sommaire Page 10/17

11 4. RECHERCHER et REMPLACER du TEXTE ORTHOGRAPHE 4.1. Rechercher et remplacer du texte Dans un texte, l'auteur peut vouloir remplacer un mot, voire un ensemble de mots, par un autre synonyme, mieux adapté au contexte etc. Plutôt que de relire le texte, chercher le mot et le supprimer pour le remplacer au "coup par coup" par un autre, un outil vous est proposé sur la barre d'outils standard. matérialisé par une icône représentant une paire de jumelles: Vous pouvez aussi utiliser le menu >Édition> Rechercher et remplacer... Lorsque vous aurez cliqué sur la paire de jumelles (ou sur la ligne du menu) cette fenêtre se présente: Figure 11: A noter que les cases à droite: Rechercher, Tout rechercher, Remplacer, tout remplacer ne sont accessibles que lorsque vous aurez entré un mot dans la case Rechercher pointée par la flèche rouge sur la copie d'écran ci-dessus. En général on recherche un mot pour le remplacer par un autre : Entrez votre mot dans la case Rechercher Entrez le mot dans la case Remplacer par par lequel vous souhaitez remplacer le mot entré dans Rechercher ou vous voulez contrôler chaque occurrence du mot recherché et décidez si ce mot doit être remplacé (en fonction du contexte) auquel cas vous faites Rechercher (case à droite) et vous ferez remplacer si c'est votre désir sinon vous refaites Rechercher pour une nouvelle occurrence du mot en recherche ou vous souhaitez tout remplacer sans contrôle et vous ferez : Tout remplacer Vous noterez également que vous pouvez cocher la ou les cases d'options : Si vous lancez votre recherche et que votre pointeur n'est pas positionné en début de document, ce message apparaîtra, en répondant OUI vous recommencerez votre recherche et manip_ooo_w_ed2.odt Retour au sommaire Page 11/17

12 remplacement éventuel en début de celui-ci. Figure 12: 4.2. Vérification orthographique OOo Writer ne propose qu'une vérification orthographique sommaire, il reconnaîtra les mots de votre texte absent du dictionnaire. Exemple si je commets une "fote d'orthographe" vous constatez que les mots mal orthographiés sont soulignés en rouge (comme à l'école...). Ceci parce que le vérificateur d'orthographe pendant la saisie, cette icône sur la barre d'outils Standard a été activé. Lorsqu'un mot absent du dictionnaire est trouvé (il est souligné en rouge) en cliquant droit sur ce mot une liste de propositions apparaît, si une proposition vous agréé cliquez gauche dessus, votre mot mal orthographié sera remplacé par celui que vous aurez sélectionné. Si vous voulez procéder à une vérification de votre texte cliquez sur cette icône de la barre d'outils standard: La vérification démarre à l'endroit du pointeur, il vous sera proposé de repartir du début. Lorsqu'un mot est absent du dictionnaire une fenêtre comme ci-dessous apparaît: Figure 13: Vous voyez que le vérificateur vous propose une ou plusieurs Suggestions, dans notre exemple la suggestion : d'orthographe me convient, je cliquerai donc sur: Modifier ou Tout manip_ooo_w_ed2.odt Retour au sommaire Page 12/17

13 modifier (chaque fois que le mot "d'orthografe" est trouvé il est remplacé). A noter que vous pouvez intégrer un mot à votre dictionnaire par exemple si le mot: chebran (branché en slang) doit-être intégré à votre dictionnaire (soyons modernes...) après détection de ce mot par le vérificateur vous pourrez cliquer sur Ajouter pour l'introduire dans votre dictionnaire, désormais il n'apparaîtra plus comme mal orthographié. manip_ooo_w_ed2.odt Retour au sommaire Page 13/17

14 5. STYLES et FORMATAGES Que ce soit du texte, des titres, de la numérotation, ou autre éléments qui composent un document, chacun de ces constituants répond à un style et un formatage. L'image ci-dessous rappelle les éléments constitutifs d'un document. Figure 14 Par exemple lorsque j'entre le texte "que ce soit du texte, des titres,..." voir copie d'écran ciaprès, la police de caractères, la taille, l'espacement, etc. correspondent à ce qui est défini par le style : Corps de texte, qui est affiché et pointé par la flèche sur cette copie d'écran Figure 15: manip_ooo_w_ed2.odt Retour au sommaire Page 14/17

15 De même lorsque j'ai entré le titre du chapitre 4. STYLES et FORMATAGES j'ai opté pour le style : Titre1 qui détermine de la même façon : une police, des espacements, des retraits, des effets caractères,etc: tout ce qui fait l'apparence d'une suite de caractères. De base OOo Writer propose des styles et formatages par défaut, l'utilisateur peut modifier ces styles pour les adaptés à sa demande. Il peut charger des styles d'un autre fichier.odt ou un modèle. L'application des styles et formatages est surtout nécessaire dans le cas où l'on rédige un document, une notice, ce qui est le cas pour le document présent. Les styles et formatage ainsi que la numérotation des chapitres, sont assez complexes à gérer, c'est pourquoi, cet aspect ne sera pas explicité davantage dans ce document dont le but est de montrer des manipulations simples. 6. ENREGISTREMENT et EXPORT du FICHIER 6.1. Enregistrer sous Un document rédigé avec OOo Writer peut-être enregistré sous différents formats. Lorsque vous ferez: menu>fichier> Enregistrer sous...en cliquant sur la liste déroulante de types de fichiers vous aurez le choix entre diverses possibilités. Figure 16: Parmi les formats les plus usuels notons :.doc (il est pointé sur la copie d'écran ci_dessus) ce format est celui d'un fichier produit par WORD 4 de Microsoft. Un fichier.doc peut être ouvert soit avec OOo Writer soit avec WORD. Si vous souhaitez que votre fichier devienne un modèle (une lettre modèle par exemple) vous l'enregistrerez dans le format:.ott 4 Pour les versions antérieures à MSOFFICE 2007 manip_ooo_w_ed2.odt Retour au sommaire Page 15/17

16 6.2. Exporter en PDF Le format PDF en Anglais: Portable Document Format est celui de la présentation de beaucoup de documentation officielle. L'avantage du format PDF est qu'il préserve les polices, les images, les objets graphiques et la mise en forme de tout document source, quelles que soient l'application et la plate-forme(système d'exploitation) utilisées pour le lire 5. Les tutoriels de RIO sont proposés dans le format.pdf. Pour ouvrir un fichier pdf il suffit d'avoir sur son PC un logiciel gratuit tel que :Adobe Acrobat Reader que vous pouvez télécharger en cliquant ici 6 Lors de l'export en PDF cette fenêtre vous sera proposée : Figure 17: Les images (copies d'écrans par exemple...) pourront être compressées pour que le fichier résultant ne soit pas trop volumineux; 60% est une valeur correcte qui préserve une bonne qualité d'image. 5 Contrairement au format.pdf, la conversion au format.doc va introduire quelques modifications de formats, de mise en page, de présentation. 6 Il est souvent installé sur le PC à l'achat manip_ooo_w_ed2.odt Retour au sommaire Page 16/17

17 7. INFORMATIONS DOCUMENTS Auteur : FRICARD Claude Adresse fricard.claude@wandoo.fr Document crée le : 12/12/2006 Dernière modification : 26/10/12 manip_ooo_w_ed2.odt Retour au sommaire Page 17/17