Complément Critères de reconnaissance ressources intermédiaires (RI) et de type familial (RTF) Page 1 COMPLÉMENT Critères de reconnaissance des ressources intermédiaires (RI) et de type familial (RTF)
Coordination M. André Sauvé Rédaction Mme Geneviève Ribes Turgeon Correction et mise en page Mme Nathalie Duchesneau Mme Carole Germain Mme Marie-Claude Lemay Dépôt légal 2014 Bibliothèque et Archives nationales du Québec Bibliothèque et Archives Canada 978-2-89340-305-2 (version imprimée) 978-2-89340-306-9 (version PDF) Reproduction totale ou partielle autorisée avec mention de la source Document disponible sur notre site Internet : www.agencesss04.qc.caw Ce document a été entériné par la Présidence-direction générale le 14 avril 2014
AVANT-PROPOS Ce complément au document Critères de reconnaissance des ressources intermédiaires (RI) et de type familial (RTF) apporte des précisions sur la portée de certains critères et suggère différents outils pour faciliter la tâche de vérification de la conformité des postulants aux critères de reconnaissance. Les établissements y verront une grande pertinence au regard des outils suggérés pour aider au processus d évaluation du postulant et des pièces justificatives à fournir à l Agence lorsqu on recommande la reconnaissance d un postulant. Ce complément s inspire grandement d une publication de la Direction générale des services sociaux du ministère de la Santé et des Services sociaux, intitulée Document en soutien à l application de certains critères apparaissant au Guide des responsabilités des agences de la santé et des services sociaux au regard des ressources intermédiaires et des ressources de type familial (février 2014). intermédiaires (RI) et de type familial (RTF) Page 5
TABLE DES MATIÈRES AVANT-PROPOS... 5 TABLE DES MATIÈRES... 7 QUATRE NOUVEAUX OUTILS... 9 PRÉCISIONS LES TYPES D INSTALLATIONS ET L OFFRE DE SERVICE ATTENDU... 10 PRÉCISIONS CRITÈRES DE RECONNAISSANCE POUR LE TYPE D INSTALLATION RESSOURCE INTERMÉDIAIRE MAISON D ACCUEIL (RIMA)... 12 BALISES D APPLICATION DES CRITÈRES 3-4-5-6-7-10-19... 13 Critère 3 Reconnaissance antérieure... 13 Critère 4 Place d affaires... 13 Critère 5 Antécédents judiciaires... 14 Critère 6 Solvabilité... 21 Critère 7 Immatriculation... 22 Critère 10 Accessibilité au milieu de vie... 22 Critère 19 Lien contractuel avec l établissement... 23 BALISES D APPLICATION D UNE DEMANDE D EXEMPTION... 24 BIBLIOGRAPHIE... 25 ANNEXE I DÉCLARATION ET ENGAGEMENT DU POSTULANT... 27 ANNEXE II DÉCLARATION RELATIVE AUX ANTÉCÉDENTS JUDICIAIRES... 31 ANNEXE III RAPPORT DE VÉRIFICATION DES ANTÉCÉDENTS JUDICIAIRES... 33 ANNEXE IV OFFRE DE SERVICE DU POSTULANT... 36 ANNEXE V PARTIE 1 DE L ANNEXE DU RÈGLEMENT SUR LA CLASSIFICATION DES SERVICES OFFERTS PAR UNE RESSOURCE INTERMÉDIAIRE ET UNE RESSOURCE DE TYPE FAMILIAL... 39 ANNEXE VI PROCESSUS DE VÉRIFICATION DES ANTÉCÉDENTS JUDICIAIRES... 44 ANNEXE VII SCHÉMA DE LA VÉRIFICATION DES ANTÉCÉDENTS JUDICIAIRES... 46 intermédiaires (RI) et de type familial (RTF) Page 7
QUATRE NOUVEAUX OUTILS Quatre nouveaux outils sont présentés dans les annexes 1 à 4 du complément. Ils permettent aux établissements d obtenir des informations afin qu ils remplissent une partie de leur travail de vérification. Il s agit de la Déclaration et engagement du postulant, de la Déclaration relative aux antécédents judiciaires et du Rapport de vérification des antécédents judiciaires. Ces quatre nouveaux outils introduits par le complément faciliteront les premières étapes du recrutement et de l évaluation de postulant effectuées par les établissements. Des copies de ces formulaires seront à transmettre à l Agence comme complément au formulaire Dossier du postulant. La complétion de ces formulaires par le postulant repose sur sa bonne foi. Il a donc l entière responsabilité de la qualité et de la véracité de l information qu il y inscrit. Tout comme pour les 3 formulaires précédents, il est suggéré aux établissements d ajouter à leur processus de recrutement le formulaire d Offre de service du postulant permettant de valider des informations de base sur le postulant et sur son projet. Il sera particulièrement utile pour valider certains critères, dont le critère 4 portant sur la place d affaires. De plus, il est utile pour le recrutement de RTF et peut facilement être joint aux documents d appel d offres d une RI. Les prochaines sections de ce document illustrent la pertinence pour un établissement d inclure ces quatre (4) nouveaux outils pour compiler les informations de base d un postulant. Les balises de vérification des critères 3, 4, 5, 6, 7, 10 et 19 s y réfèrent et proposent une utilisation optimale de ces formulaires. intermédiaires (RI) et de type familial (RTF) Page 9
PRÉCISIONS LES TYPES D INSTALLATIONS ET L OFFRE DE SERVICE ATTENDU L annexe V du complément présente la définition complète des services de soutien et d assistance communs libellés dans la section 1 et 2 de la partie 1 de l annexe du Règlement sur la classification des services offerts par une ressource intermédiaire et une ressource de type familial (chapitre S-4.2, r. 3.1). Le tableau suivant en fait le résumé. Type de ressource dont les services de soutien ou d assistance communs sont ceux visés par la SECTION 1 de la PARTIE 1 de l annexe du règlement RTF - Famille d accueil RTF - Famille d accueil de proximité RTF - Résidence d accueil RI - Résidence de groupe RI - Maison d accueil Services de soutien ou d assistance communs Entretenir le milieu de vie; Assurer le confort et la sécurité; Préparer et assurer le service des repas; Entretenir les vêtements; S assurer que l usager a une hygiène adéquate; Effectuer les acquisitions nécessaires aux usagers; Assurer la gestion de l allocation pour dépenses personnelles des usagers et faire l inventaire des biens; Soutenir et assister l usager dans les activités de la vie courante; Établir un cadre de vie; Favoriser l accès de l usager aux activités organisées par la ressource ou dans la communauté; Assurer un suivi adéquat de l ensemble des services de santé et des services sociaux nécessaires; Assurer la protection contre les abus; Assurer une présence de qualité; Favoriser l intégration dans le milieu de vie et social; Collaborer avec les différents intervenants impliqués auprès de l usager; Collaborer avec l établissement; Favoriser le maintien des liens de l usager avec sa famille, s il y a lieu, et les personnes significatives pour lui. intermédiaires (RI) et de type familial (RTF) Page 10
Type de ressource dont les services de soutien ou d assistance communs sont ceux visés par la SECTION 2 de la PARTIE 1 de l annexe du règlement RI - Appartement supervisé RI - Maison de chambre Services de soutien ou d assistance communs Offrir un appartement ou une chambre sécuritaire, propre et fonctionnel; S assurer de la réalisation des activités de la vie domestique (AVD) de l usager; S assurer de la réalisation des activités de la vie quotidienne (AVQ) de l usager; S assurer des bonnes habitudes de vie de l usager; Assurer la gestion de l allocation pour dépenses personnelles des usagers et faire l inventaire des biens; Assurer un suivi adéquat de l ensemble des services de santé et des services sociaux nécessaires; Assurer la protection contre les abus; Assurer la disponibilité d une personne responsable en tout temps; Favoriser l intégration dans le milieu de vie et social; Collaborer avec les différents intervenants impliqués auprès de l usager; Collaborer avec l établissement; Favoriser le maintien des liens de l usager avec sa famille, s il y a lieu, et les personnes significatives pour lui. intermédiaires (RI) et de type familial (RTF) Page 11
PRÉCISIONS CRITÈRES DE RECONNAISSANCE POUR LE TYPE D INSTALLATION RESSOURCE INTERMÉDIAIRE MAISON D ACCUEIL (RIMA) Le milieu de vie est la résidence principale d une ou deux personnes physiques qui accueille neuf usagers ou moins. En raison des dernières modifications législatives et réglementaires, ce type d organisation résidentielle se révèle l équivalent d une ressource de type familial (RTF). Ainsi, à moins d un impératif, par exemple en matière de protection de la jeunesse, ce type d organisation résidentielle ne doit plus être utilisé et le recours aux ressources de type familial (RTF) doit être privilégié. Il est important de préciser que pour la même raison, les critères de reconnaissance des RIMA sont les mêmes que ceux attribués aux RTF. intermédiaires (RI) et de type familial (RTF) Page 12
BALISES D APPLICATION DES CRITÈRES 3-4-5-6-7-10-19 Critère 3 Reconnaissance antérieure Dans le cadre de son processus de recrutement et d évaluation, l établissement fera la vérification de ce critère à partir des informations apparaissant sur le formulaire Déclaration et engagement du postulant. Celle-ci comprend notamment une déclaration à l effet que le postulant n a jamais fait l objet d une révocation de reconnaissance dans notre région ou ailleurs au Québec. Si le postulant a fait l objet d une reconnaissance antérieure, l établissement pourrait être confronté à 4 situations. Il devra en saisir l Agence afin de savoir s il est pertinent de poursuivre le processus d évaluation du postulant. L Agence a mis fin à la reconnaissance de la ressource après deux ans SITUATION 1 d inscription dans la banque régionale des ressources reconnues sans entente Le postulant pourra être reconnu par l Agence, s il répond aux autres critères de reconnaissance et aux exigences de l établissement. SITUATION 2 La reconnaissance a été abandonnée à la demande de la ressource Le postulant pourra être reconnu par l Agence, s il répond aux autres critères de reconnaissance et aux exigences de l établissement. SITUATION 3 La reconnaissance a été suspendue par l Agence La situation doit faire l objet d une analyse exhaustive par l établissement et l Agence pour évaluer si les circonstances qui ont conduit à la suspension rendent aujourd hui le candidat inapte à agir à titre de ressource. Il est possible que l événement qui a conduit à la suspension de la reconnaissance de la ressource ne soit plus d actualité. L Agence devra en tenir compte. Ainsi, le postulant pourra être reconnu par l Agence, si les motifs ayant mené à la suspension de la reconnaissance ne sont plus d actualité et qu il répond aux autres critères de reconnaissance et aux exigences de l établissement. SITUATION 4 La reconnaissance a été révoquée par l Agence Le postulant ne pourra être reconnu par l Agence. Le processus d évaluation de sa candidature se termine à cette étape. Critère 4 Place d affaires Au Québec, quiconque désire exploiter une entreprise doit s immatriculer pour répondre aux exigences des lois applicables en la matière. De plus, toute entreprise doit avoir en permanence un siège au Québec dans le district judiciaire mentionné dans ses statuts. Le siège est considéré comme le domicile de la compagnie et est habituellement la place d affaires qui concentre la majorité des décideurs et des dirigeants. Si l entreprise est immatriculée au Québec et qu elle y a en permanence son siège, elle est alors considérée comme possédant sa place d affaires au Canada et répond donc au critère 4. Cependant, si une personne entend exploiter une entreprise sous ses seuls nom et prénom, elle n a pas l obligation de s immatriculer et d identifier une place d affaires au Canada. intermédiaires (RI) et de type familial (RTF) Page 13
C est le formulaire Offre de service du postulant qui sera le plus utile pour apprécier ce critère de reconnaissance. L établissement pourra valider les informations qui s y retrouvent en consultant le site Web du Registraire des entreprises du Québec (REQ) : http://www.registreentreprises.gouv.qc.ca/fr/. Critère 5 Antécédents judiciaires Le critère concernant la vérification des antécédents judiciaires est probablement le plus complexe à appliquer puisqu il ne vise pas seulement le postulant, mais plusieurs autres personnes impliquées dans le milieu de vie de la ressource. La démarche implique des vérifications de la part de l établissement et du postulant. Elle repose sur la collaboration des corps de police et les informations doivent être mises à jour régulièrement. De plus, l analyse de ce critère doit être abordée avec rigueur et objectivité afin d assurer la sécurité des usagers, de respecter l équité procédurale et de ne pas créer un préjudice au postulant ainsi qu aux personnes visées par la vérification. La vérification des antécédents judiciaires doit conduire uniquement à la disqualification des postulants inaptes à assumer la fonction de ressource, soit à cause d un antécédent judiciaire qui lui est propre ou d un antécédent judiciaire touchant une des personnes visées par ce critère de reconnaissance. La difficulté de l appréciation de ce critère repose sur le fait qu il n exclue pas automatiquement un postulant personne physique, personne morale ou société de personnes sur la seule base d une accusation ou d un délit de nature pénale ou criminelle. Seul un antécédent judiciaire pouvant avoir un impact sur «les aptitudes requises et la conduite nécessaire à l exercice de la fonction de ressource» doit être considéré. De plus, il faut tenir compte de la fonction exercée par la personne faisant l objet de la vérification. L objectif de la sécurité de l usager doit s exercer dans le respect des droits de la personne. Le tableau suivant présente les personnes visées par la vérification du critère de reconnaissance 5 sur les antécédents judiciaires. RTF-RI (RIMA) Le ou les postulants personnes physiques; Toute personne majeure vivant dans la résidence; Toute personne requise pour agir auprès des usagers. RI Le ou les postulants personnes physiques; Les associés; Les dirigeants; Les administrateurs; Toute personne requise pour agir auprès des usagers. intermédiaires (RI) et de type familial (RTF) Page 14
Pour assumer cette responsabilité, l établissement doit prévoir à sa démarche d évaluation des postulants une procédure de vérification des antécédents judiciaires. Pour ce faire, il peut s aider du chapitre dédié à cette responsabilité que nous retrouvons dans le Cadre de référence Les ressources intermédiaires et les ressources de type familial et à l aide des prochaines sections qui présentent des outils favorisant la mise en place d un processus de vérification efficace. L annexe VI présente un résumé du processus de vérification des antécédents judiciaires alors que l annexe VII fait l illustration de ces principales étapes. Responsabilités de l établissement L établissement s assure que sa procédure de vérification des antécédents judiciaires tient compte des tâches suivantes : Informer les postulants, à titre de ressource, de l existence d un critère de reconnaissance relatif aux antécédents judiciaires et des modalités de vérification; Identifier la personne responsable du processus de vérification, de la réception des formulaires et de leur analyse; Remettre aux postulants le formulaire Déclaration relative aux antécédents judiciaires, le remplir et le faire remplir par toutes les personnes visées en indiquant un délai pour le transmettre à l établissement. Établir les règles de traitement et de conservation des informations concernant les postulants; Identifier la personne de l établissement qui assurera les liens avec l Agence dans le dossier de vérification; Identifier, avec l Agence, le mécanisme de traitement dans le cas de présence d antécédents en lien avec la fonction demandant une analyse approfondie; Recevoir du postulant le résultat des vérifications faites par le corps de police pour les personnes concernant sa ressource et en faire l analyse; Transmettre à l Agence l analyse du résultat des vérifications. Responsabilités du postulant L établissement informe le postulant que la procédure de vérification repose sur deux documents, les formulaires Déclaration relative aux antécédents judiciaires et Rapport de vérification des antécédents judiciaires. Le postulant s assure d accomplir les tâches suivantes : Remplir et signer le formulaire Déclaration relative aux antécédents judiciaires; Remettre un exemplaire du formulaire Déclaration relative aux antécédents judiciaires à chacune des personnes visées par le projet, le cas échéant; Réceptionner toutes les déclarations dûment remplies et signées; Prendre contact avec un corps de police de son choix afin de procéder à une demande de vérification dans le cadre d un projet de ressource; intermédiaires (RI) et de type familial (RTF) Page 15
Transmettre à ce corps de police chaque déclaration complétée accompagnée du formulaire Rapport de vérification des antécédents judiciaires. Transmettre à l établissement une copie de chacune des déclarations complétées; Transmettre à l établissement les originaux des formulaires Rapport de vérification des antécédents judiciaires complétés par le corps de police. Remplaçant de la ressource Lorsque la ressource requiert les services d une personne pour la remplacer dans le milieu de vie en son absence, la vérification de ses antécédents judiciaires est exactement la même que dans le cas de la ressource elle-même. Ce principe s inscrit dans l esprit du Règlement sur la classification des services offerts par une ressource intermédiaire et une ressource de type familial, qui stipule que «[ ] la ressource s assure qu une personne responsable soit disponible en tout temps pour l usager. Cette personne doit posséder les attitudes et les habilités suffisantes pour assurer la dispense des services de soutien ou d assistance requis par les usagers et ainsi assurer la stabilité et la continuité des services». Comme pour les personnes requises pour agir auprès des usagers, il est de la responsabilité du répondant de la ressource de faire la démonstration que cette dernière répond au critère sur les antécédents judiciaires. Un établissement est donc légitimé de lui en demander la preuve, et ce, aux frais de la ressource. Exemption de vérification pour les personnes requises pour agir auprès des usagers d une RTF-Famille d accueil de proximité (FAP) L exemption de la vérification des antécédents judiciaires pour les personnes requises pour agir auprès des usagers vise uniquement les familles d accueil de proximité. Cette exemption ne s applique pas aux responsables de la ressource ou aux personnes majeures vivant sous le même toit. Ceux-ci sont visés par le critère de reconnaissance concernant les antécédents judiciaires en lien avec la fonction. Cette exemption s applique en raison du contexte particulier de ces milieux de vie et s inscrit dans l esprit de l article 4 de la Loi sur la protection de la jeunesse. Ainsi, afin de privilégier le placement dans un milieu de vie significatif pour l usager, de favoriser la reconnaissance de la ressource et d éviter une lourdeur du processus qui irait à l encontre de l objectif initial, la vérification systématique des antécédents judiciaires des personnes requises pour agir auprès de lui n est pas obligatoire. Toutefois, cette exemption n a pas pour effet de soustraire la ressource de sa responsabilité de s assurer en tout temps de la sécurité de l usager qui lui est confié. Ainsi, le responsable de la ressource doit veiller à ce que toutes les personnes qui sont en contact avec l usager soient adéquates et possèdent les capacités requises pour agir auprès de lui. De plus, l exemption ne soustrait pas l établissement de sa responsabilité de s assurer de la qualité des services rendus dans le cadre de son contrôle de la qualité. intermédiaires (RI) et de type familial (RTF) Page 16
Vérification des informations L établissement fait la vérification de ce critère à partir des informations contenues dans le formulaire Déclaration relative aux antécédents judiciaires rempli par toutes les personnes visées et à partir du Rapport de vérification des antécédents judiciaires qui est suggéré de faire remplir par un corps de police. Même si la Société québécoise d information juridique (SOQUIJ) met à la disposition du public les données criminelles et pénales de tout citoyen et pour tout délit commis au Québec (Plumitif criminel), il est préférable de faire appel aux divers corps de police (provincial ou municipal) pour effectuer les vérifications des antécédents judiciaires. Ces derniers ont accès au Centre de renseignements policiers du Québec (CRPQ) qui contient des informations plus exhaustives que le plumitif criminel. Confidentialité des renseignements Conformément aux dispositions législatives applicables, les établissements et l Agence mettent tout en œuvre pour assurer la confidentialité des renseignements personnels traités. Ils doivent notamment s assurer que les renseignements relatifs aux antécédents judiciaires ne sont accessibles qu aux personnes concernées et qualifiées pour les recevoir en raison de leurs fonctions. Frais et délais L utilisation de ces services génère des coûts qui varient d un corps de police à l autre. Dans tous les cas, ces coûts sont à la charge du postulant. Le postulant et l établissement doivent considérer que le délai de traitement des demandes de vérification peut varier en fonction du corps de police et ainsi allonger le processus d évaluation d une candidature. Dans la plupart des cas, les postulants devront se présenter en personne dans le service de police pour obtenir les renseignements exigés et faire compléter le Rapport de vérification des antécédents judiciaires. De plus, il est fort probable que le service de police exige un écrit officiel de l établissement justifiant les motifs entourant la requête de vérification des antécédents judiciaires qu il doit effectuer. Vérification d un postulant de type personne morale ou société de personnes Dans le but de s assurer que le postulant, personne morale ou société de personne, ne s est pas rendu inadmissible à l obtention d un contrat public après avoir commis des infractions pénales ou criminelles, une vérification, remplaçant la recherche d antécédents judiciaires, doit être effectuée à partir du site Web du Conseil du Trésor. Plus précisément, l établissement doit consulter le Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA) à l adresse suivante : https://rena.tresor.gouv.qc.ca/rena/rechercher.aspx?type=lettre&lettre=a-z. Ce service est gratuit. Les antécédents judiciaires de l entreprise vérifiés par l Autorité des marchés financiers (AMF) (pour les contrats de plus de 10 millions de dollars) seront aussi pris en compte, le cas échéant. À cet effet, il est possible de consulter l adresse suivante : http://www.lautorite.qc.ca/fr/contrats-publics.html. Ce service est aussi gratuit. intermédiaires (RI) et de type familial (RTF) Page 17
Ces validations s additionnent aux vérifications des antécédents judiciaires des postulants personnes physiques, des associés, des dirigeants, des administrateurs, de même que toute personne requise pour agir auprès des usagers qui se vérifient selon le processus mentionné précédemment. La vérification des personnes requises pour agir auprès des usagers est de la responsabilité de la ressource et se fait à ses frais. Résultat de la vérification des antécédents judiciaires Suite à l analyse des informations obtenues lors de la vérification des antécédents judiciaires, quatre (4) scénarios peuvent se présenter à l établissement. SCÉNARIO 1 Aucun antécédent judiciaire Le rapport de vérification ne fait état d aucun antécédent judiciaire. L établissement poursuit le processus d évaluation du postulant. SCÉNARIO 2 Présence d antécédents judiciaires sans lien avec la fonction Le rapport de vérification révèle la présence d antécédents judiciaires. Après analyse, l établissement estime sans équivoque que l antécédent judiciaire ne met pas en cause la capacité du postulant à agir à titre de ressource. L établissement poursuit son processus d évaluation du postulant. SCÉNARIO 3 Présence d antécédents judiciaires en lien avec la fonction Le rapport de vérification révèle la présence d antécédents judiciaires. Après analyse, l établissement juge que l antécédent judiciaire est suffisamment probant pour mettre fin au processus d évaluation. SCÉNARIO 4 Présence d antécédents judiciaires demandant une analyse approfondie Le rapport de vérification révèle la présence d antécédents judiciaires et après analyse, l établissement n est pas en mesure de déterminer clairement si celui-ci est en lien ou non avec la fonction de ressource. La situation demande un niveau plus approfondi d analyse. L établissement peut s adresser au mécanisme d analyse approfondie des antécédents judiciaires mis sur pied par l Agence. Mécanisme d analyse approfondie des antécédents judiciaires Le mécanisme d analyse approfondie des antécédents judiciaires est mis en place pour supporter les établissements qui n ont pu, sans équivoque, déterminer clairement si l antécédent judiciaire d un postulant est en lien ou non avec la fonction de ressource. Pour poursuivre l analyse, l établissement requiert la vision objective de l Agence. C est au comité de conformité que revient la responsabilité du mécanisme d analyse approfondie. Le comité de conformité de l Agence est une entité mise sur pied par l Agence de la santé et des services sociaux de la Mauricie et du Centre-du-Québec dont le mandat est, entre autres, de suspendre ou de révoquer la reconnaissance des ressources et de collaborer à la préparation d un dossier porté au Tribunal administratif du Québec. De par sa mission reposant sur le respect de l équité procédurale et sa composition, ce comité est l instance la plus apte à assumer le mécanisme d analyse approfondie. intermédiaires (RI) et de type familial (RTF) Page 18
Il est important de retenir que le mécanisme d analyse approfondie est mis en place pour supporter les établissements dans leur positionnement par rapport à des antécédents judiciaires. En ce sens, il s agit d un mécanisme assurant un rôle-conseil en offrant à l établissement une analyse objective de la situation venant enrichir sa réflexion. Ultimement, la décision sur le lien entre la fonction de ressource et les antécédents judiciaires du postulant, ainsi que celle de poursuivre l évaluation du postulant appartient à l établissement, puisque le processus de recrutement et d évaluation des nouvelles ressources est sous son entière responsabilité. En contrepartie, la décision de reconnaître ou non le postulant revient à l Agence et les conclusions de l analyse approfondie serviront à sa décision. Pour faciliter le traitement de sa demande, l établissement doit s assurer de fournir l ensemble des renseignements et des documents pertinents à l analyse du comité. De plus, au besoin, un représentant de l établissement peut être invité à venir présenter ces observations à la séance traitant de sa requête. Procédure de recours au mécanisme d analyse approfondie des antécédents judiciaires 1. L établissement procède au recrutement d une nouvelle ressource. Il lui fait remplir les formulaires Déclaration relative aux antécédents judiciaires et du Rapport de vérification des antécédents judiciaires. 2. Grâce aux renseignements recueillis, l établissement évalue le critère 5 portant sur les antécédents judiciaires du postulant. 3. Il constate que le postulant a des antécédents judiciaires. Il n est pas en mesure de déterminer clairement si l antécédent judiciaire d un postulant est en lien ou non avec la fonction de ressource (scénario 4). 4. L établissement achemine une demande au comité de conformité de l Agence pour que la situation soit analysée par le mécanisme d analyse approfondie des antécédents judiciaires. 5. Il décrit la situation et s assure d acheminer l ensemble des renseignements et des documents pertinents à l analyse du dossier. 6. Le comité de conformité de l Agence analyse la demande et transmet ses conclusions par écrit à l établissement ainsi que les raisons qui les motivent. 7. Selon les recommandations de l Agence, l établissement est désormais en mesure de se positionner par rapport à la candidature du postulant. Il décide s il poursuit ou met fin à l évaluation du postulant et l avise de la décision. 8. La demande et tout autre document pertinent sont conservés à l Agence, et ce, pour toute la durée de la reconnaissance de la ressource, si elle est éventuellement accordée. Sinon, ils seront conservés à perpétuité dans un dossier prévu à cette fin. Fondement de l analyse des antécédents judiciaires Qu elle soit faite par l établissement ou par le comité de conformité de l Agence, l analyse du lien entre un antécédent judiciaire et la fonction de ressource est fondée sur la nécessité de concilier la protection des usagers et le respect des droits fondamentaux du postulant. Ainsi, il importe d examiner les circonstances particulières de l événement en cause en tenant compte de la nature des antécédents judiciaires et du lien avec la fonction de ressource. Plusieurs éléments seront pris en compte pour conclure à la présence ou à l absence d un lien entre l antécédent judiciaire et la fonction. Selon la nature et la gravité des antécédents judiciaires, un seul élément peut mener à la conclusion d une incompatibilité entre le rôle de intermédiaires (RI) et de type familial (RTF) Page 19
ressource et les antécédents du postulant. Alors que dans d autres circonstances, ce n est pas tant leur nature, mais un ensemble d éléments qui peuvent conduire à la conclusion d un lien entre les antécédents et la fonction de ressource. Une analyse rigoureuse de la situation implique de considérer plusieurs éléments, comme la conduite de la personne depuis que l infraction a été commise ou le fait que celle-ci a fait les démarches en vue d obtenir son pardon. Ce type d information doit être transmis par le postulant. Une fois connus, ces renseignements doivent faire partie de l analyse. Le tableau suivant présente l ensemble des paramètres d analyse des antécédents judiciaires. Protection des personnes vulnérables L objectif principal de la décision que doit prendre l établissement à propos d une personne ayant des antécédents judiciaires demeure la protection des usagers qui seront confiés à la ressource par l établissement. Le niveau de risque que représente une personne pour la sécurité et l intégrité des usagers doit être évalué. À cet égard, les antécédents de crimes contre la personne doivent être pris en compte de façon particulière. Nature des tâches Personne physique Ce critère d analyse vise à établir la relation de l antécédent judiciaire avec la nature des fonctions. La personne qui accueille dans sa résidence principale des usagers occupe une position de confiance et assume un haut degré de responsabilité par les tâches qu elle accomplit, le modèle qu elle représente et les valeurs qu elle véhicule. On ne saurait donc prétendre au même degré de responsabilité et de confiance de la part de toutes les personnes vérifiées. Ainsi, les mêmes antécédents judiciaires n ont pas la même signification pour l administrateur de la compagnie qui a pour fonction de gérer les affaires de l entreprise, que pour le préposé qui donne des soins quotidiens aux usagers. L appréciation du lien entre l antécédent judiciaire et la fonction repose notamment sur le fait que les tâches : Placent la personne en lien direct et fréquent avec les usagers. Font appel à un haut niveau de responsabilités. Administrateurs, dirigeants et personne morale L évaluation des antécédents judiciaires des administrateurs, des dirigeants ou d une personne morale est d un tout autre registre puisqu ils ne sont pas en lien avec les usagers. L appréciation du lien portera davantage sur les qualités morales et de gestion ainsi que sur l image publique. Par exemple, une ressource dont les administrateurs ou les dirigeants auraient des antécédents de fraude ou d usurpation de biens publics n aurait pas la réputation attendue d un collaborateur du réseau de la santé et des services sociaux. En ce qui concerne les personnes morales, c est particulièrement l AMF ou le RENA qui établit si cette entreprise est inapte à contracter une entente avec un organisme public la rendant ainsi non éligible à exercer la fonction de ressource. Circonstances particulières de l antécédent judiciaire Une personne peut présenter un antécédent judiciaire sans pour autant pouvoir être considérée comme ayant une pensée criminelle. L analyse doit donc tenir compte des circonstances qui entourent la perpétration du délit. intermédiaires (RI) et de type familial (RTF) Page 20