Protection et transfert des résultats de la recherche

Protection et transfert des résultats de la recherche 1 - Projet de valorisation et gestion de la propriété intellectuelle Procédure Qualité N o PRQ040002BPC Introduction...3 Objet... 3 Public visé... 3 Notions clés... 3 Glossaire... 6 Formalisme... 7 Actions par acteur, circuit des documents... 8 Mise en œuvre... 8 Etapes... 9 Circuit détaillé... 10 Annexe... 20 Version Nature des modifications Date V1 Création du document Octobre 2004

Protection et transfert des résultats de la recherche 1 - Projet de valorisation et gestion de la propriété intellectuelle Introduction notamment la durée de vie du produit, les applications industrielles, le marché potentiel Objet La présente procédure qualité décrit le circuit complet de la protection des résultats de recherche allant du lancement du projet de valorisation jusqu aux décisions relatives à la protection des inventions. Elle décrit également la gestion de la propriété industrielle liée au projet de valorisation (extension de la demande initiale, cession, abandon, acquisition de brevet). Elle s articule avec la procédure «Pilotage de la commercialisation des droits d exploitation et suivi des accords de licences» et avec les procédures de support, «Soutien au transfert», notamment. Public visé Cette procédure est destinée : aux unités de recherche ; aux services du partenariat et de la valorisation (SPV) ; à la délégation Paris Michel-Ange ; à la délégation aux entreprises (DAE) ; pour information : à la direction des ressources humaines (DRH) et à la direction des affaires juridiques (DAJ). Notions clés Protection des résultats de la recherche La valorisation des résultats de la recherche et le transfert technologique vers les entreprises nécessitent généralement une étape de protection afin d obtenir les droits de propriété intellectuelle (cf. glossaire) des résultats acquis en vue de les exercer lors de leur exploitation commerciale. Les outils de protection sont : - le secret ; - les outils juridiques du droit de la propriété intellectuelle, tels que le brevet d invention. Le type de protection dépendra de la nature des résultats obtenus (base de données, logiciel, collections de matériels biologiques, invention brevetable, droits d auteur) mais aussi du choix du transfert en considérant Brevet d invention Le brevet d invention est un titre délivré par l état donnant à son titulaire un droit exclusif d exploitation de la création industrielle protégée, pour une durée de 20 ans à compter du dépôt (exception faite du domaine de la pharmacie où la durée peut être étendue par le biais d un certificat complémentaire de protection CCP) et sur un territoire donné. Ce monopole n est accordé que sous réserve du paiement d annuités. Le brevet protège une invention qui se définit comme une solution technique apportée à un problème technique. En France et en Europe, pour être brevetable 1, la création industrielle ou invention doit être : - nouvelle, c est-à-dire qu elle n est pas comprise dans l état de la technique au moment du dépôt de l invention. De fait, toute divulgation de l invention (publication, communication ) antérieure au dépôt peut entraîner la nullité du brevet ; - inventive, c est-à-dire que pour un homme du métier, elle ne découle pas de manière évidente de l état de la technique ; - susceptible d application industrielle. Selon ces critères, ne sont pas considérés comme des inventions en France et en Europe notamment : - les découvertes ainsi que les théories scientifiques et les méthodes mathématiques ; - les créations esthétiques ; - les plans, principes et méthodes dans l exercice d activités intellectuelles, en matière de jeu ou dans le domaine des activités économiques ainsi que les programmes d ordinateurs ; - les présentations d informations. Ces éléments sont exclus du champ de brevetabilité si «la demande de brevet ou le brevet ne concerne que l'un de ces éléments considéré en tant que tel». Ne sont pas considérées comme des inventions susceptibles d application industrielle, les méthodes de traitement chirurgical ou thérapeutique du corps humain 1 Article L611-10 du code de la propriété intellectuelle PRQ040002BPC - Version 1 3/20

Protection et transfert des résultats de la recherche 1 - Projet de valorisation et gestion de la propriété intellectuelle ou animal et les méthodes de diagnostics appliquées au corps humain ou animal. En outre, sont exclues du domaine de la brevetabilité, sous certaines conditions les inventions dont la publication ou la mise en œuvre serait contraire à l ordre public ou aux bonnes mœurs. En sont exclues également les races animales et les variétés végétales (ces dernières peuvent cependant bénéficier de certificats d obtention végétales). Une analyse de la brevetabilité de l invention est réalisée avant d engager une procédure de dépôt de brevet. Procédures de protection de la propriété industrielle Chaque pays dispose de sa propre législation et réglementation en matière de propriété industrielle et sa propre procédure d obtention du brevet. On distinguera notamment : - la procédure nationale conduisant à l obtention d un brevet «national». Pour un brevet français, les droits conférés sont limités au territoire français ; - la procédure européenne permettant d obtenir la protection par brevet dans un ou plusieurs pays membres signataires de la Convention de Munich du 5 octobre 1973, et désignés par le déposant ; - la procédure d extension internationale du brevet par voie PCT (Patent Cooperation Treaty). Elle permet, par une procédure unique, de déposer une demande d extension à l international. Cette procédure allège, par la suite, l entrée en phase nationale : dépôt dans chacun des états choisis et dans un délai de 20 à 30 mois. Dans la majorité des cas au CNRS, l invention issue de résultats de recherche après décision de protection par un brevet, fait l objet d un dépôt prioritaire en France. Ceci permet dans un délai d un an d engager une extension internationale du brevet dans d autres pays par l intermédiaire d une procédure PCT ou directement dans les pays choisis. Protection des logiciels Les logiciels sont protégés au titre du droit de propriété littéraire et artistique (droit d auteur). Il s'agit d'une protection automatique pendant 70 ans, sans formalité de dépôt. En effet, l'article L.111-1 du code de la propriété intellectuelle prévoit que «l'auteur d'une oeuvre de l'esprit jouit sur cette oeuvre, du seul fait de sa création, d'un droit de propriété incorporelle exclusif et opposable à tous». Cependant, l'auteur d'un logiciel peut avoir à prouver qu'il est bien le créateur d'un certain logiciel à une date déterminée : - soit pour fixer le point de départ de la durée de protection ; - soit pour faire valoir ses droits, en cas de plagiat («action en contrefaçon»). En prévision, le logiciel peut faire l'objet d un dépôt auprès d'un organisme spécialisé dans la protection des programmes (APP) ou par l'intermédiaire d un huissier de justice, chez un tiers (banque, notaire, enveloppe Soleau à l INPI, ). Les logiciels peuvent, dans certains cas particuliers, relever de la loi sur les brevets d'invention, lorsqu ils sont considérés comme une innovation technique, selon les critères de brevetabilité (cf.brevet d invention). Propriété de l invention Dans la législation française, les inventions réalisées par un salarié se classent en trois catégories. - L'invention de mission est réalisée dans le cadre de l exécution du contrat de travail, comportant une mission inventive, et appartient à l employeur. L employeur décide librement s il souhaite ou non breveter l invention. De même, les inventions réalisées par un agent de l État, appartiennent à l établissement dont il relève. Ce dernier décide librement d exercer ses droits et de déposer ou non une demande de brevet sur l invention. Dans le cas où l employeur décide de ne pas breveter l invention et sauf convention particulière, l inventeur est en droit de déposer un brevet en son nom propre et en supportant les frais (dépôt, maintien, extension ). - L'invention hors mission attribuable appartient au salarié mais selon l article R611-12 du Code de la propriété intellectuelle (CDPI) «la personne publique employeur a le droit, dans les conditions et délais fixés [ ], de se faire attribuer tout ou partie des droits attachés au brevet protégeant l'invention lorsque celle-ci est faite par un fonctionnaire ou agent : soit dans le cours de l'exécution de ses fonctions ; 4/20 PRQ040002BPC version 1

Protection et transfert des résultats de la recherche 1 - Projet de valorisation et gestion de la propriété intellectuelle soit dans le domaine des activités de l'organisme public concerné ; soit par la connaissance ou l'utilisation de techniques, de moyens spécifiques à cet organisme ou de données procurées par lui». - L'invention hors mission non attribuable : elle appartient au salarié si elle a été conçue hors de son temps de travail, sans aucun apport matériel ou intellectuel et sans aucun rapport avec l'activité de son employeur. Le salarié auteur d une invention a l obligation d en faire immédiatement déclaration à son employeur, qu'elle que soit sa nature. La déclaration d invention doit permettre à ce dernier de classer l invention dans l une des catégories mentionnées ci-dessus (invention de mission, invention hors mission). Ces dispositions s appliquent également aux fonctionnaires et agents publics. Intéressement d'un agent de l'état En application des décrets n 96-857 et n 96-858 du 2 octobre 1996 modifiés par les décrets n 97-843 et 844 du 10 septembre 1997 et par les décrets n 2001-140 et 141 du 13 février 2001 relatifs à «l intéressement de certains fonctionnaires et agents de l Etat et de ses établissements publics auteurs d une invention», les établissements publics dont le CNRS ont mis en place un système d intéressement des inventeurs. Ainsi 50% des redevances perçues par le CNRS, après déduction des remboursements à l ANVAR et des frais directs de propriété industrielle, sont répartis entre les inventeurs au prorata de leur contribution respective à l invention (ce taux est réduit à 25% au-delà d un seuil défini par le décret n 2001-140 sus cité, c est-à-dire le montant du traitement brut annuel soumis à retenue pour pension correspondant au deuxième chevron du groupe hors échelle D). Commercialisation de l invention Le brevet confère à son (ses) propriétaire(s) un monopole d exploitation sur son (leur) invention. Dans ce cadre, le(s) propriétaire(s) peu(vent)t transférer tout ou partie de ce droit à un tiers. On distingue : - le contrat de cession de brevet : le titulaire du brevet cède son droit de propriété à un tiers moyennant le versement d une contrepartie ; - le contrat de licence de brevet : le titulaire concède l exploitation de son droit à un licencié moyennant le versement d une contrepartie, en conservant la propriété du brevet. Les résultats protégés par le secret, et en particulier le savoir-faire, peuvent également faire l objet d un transfert. Il est alors réalisé dans le cadre d un contrat de communication de savoir-faire. En général, le CNRS mandate FIST SA pour la commercialisation de l invention. Projet de valorisation Le projet technico-économique de valorisation est un programme de travail fondé sur une recherche généralement technologique. Il est réalisé au sein d une unité de recherche et est susceptible de déboucher sur une application industrielle transférable (produit, procédés, logiciel, savoir-faire ). Les résultats de recherche obtenus dans le cadre de ce projet peuvent nécessiter une protection de la propriété industrielle réalisée par un dépôt de brevet ou une protection par droit d auteur (pour les logiciels notamment). Le projet de valorisation peut également être conduit dans le cadre d un contrat de collaboration de recherche dès lors que le CNRS est propriétaire ou copropriétaire des résultats obtenus dans le cadre de ce contrat (cf. procédure «Contrat de collaboration de recherche, négociation et signature» n PRQ030012BPC). Par ailleurs, le projet peut faire l objet d un soutien spécifique notamment lorsque les technologies se situent à un stade très amont et nécessitent ce soutien afin de permettre leur transfert vers un partenaire industriel : aide financière ou recrutement de personnel (cf. procédure «Soutien au transfert» n PRQ040001BPC). Comme tout projet, il se définit par des objectifs, une planification des ressources (humaines, matérielles mais aussi financières et «informationnelles») et des étapes de développement. Il est formalisé dans un dossier de valorisation décrivant les différents éléments du projet. Le projet de valorisation ne se limite pas aux simples résultats de recherche retranscrits dans une déclaration d invention (élément constitutif du dossier de valorisation) mais s intègre dans une approche méthodologique de gestion de projets. Évaluation L évaluation du projet de valorisation est réalisée par le comité des engagements et porte sur plusieurs critères : PRQ040002BPC - Version 1 5/20

Protection et transfert des résultats de la recherche 1 - Projet de valorisation et gestion de la propriété intellectuelle la maturité du projet ; le potentiel du marché : contexte, taille globale et environnement concurrentiel ; la gestion du projet : l équipe, le programme de travail, les moyens et ressources disponibles et envisagés ; l identification des cibles : perspective et intention de transfert ; l état des contacts avec l industrie ; la qualité de la propriété intellectuelle : la technologie, les modalités de gestion, l existence de brevet concurrent ; le positionnement du projet en regard des priorités du CNRS (scientifiques, technologiques..) ; le degré d implication des tutelles dans le projet. Glossaire Ayant droit d une invention : personne physique ou morale à laquelle est reconnu le droit d exploitation exclusif du brevet. Il peut s agir du ou des déposants du brevet ou de toute autre partie pouvant revendiquer une part de la propriété (employeur d un inventeur, autre établissement de rattachement, industriels dans le cadre d un contrat de collaboration de recherche, partenaire dans un projet européen ). Comité des engagements : comité responsable de l évaluation des projets de valorisation en vue d un engagement de ressources concernant : l attribution des soutiens au transfert ; la protection de la propriété intellectuelle et le courtage de technologies. Présidé par le directeur de la DAE, le comité des engagements regroupe des représentants des départements scientifiques, de la société FIST SA et le responsable du pilotage de la valorisation qui en assure le secrétariat général. En tant que de besoin, le directeur de la DAE y associe le responsable de l appui à la création d entreprise à la DAE et d autres personnes qualifiées. Courtage technologique : recherche de partenaires dans le cadre de la commercialisation d une invention brevetée ou d un savoir-faire. DOC : document type constituant un support de formalisation. Etablissement partenaire : établissement de rattachement de l UMR autre que le CNRS. ERQ : enregistrement relatif à la Qualité, document présentant des résultats obtenus ou la preuve de la réalisation d une activité et jugé utile à la traçabilité des opérations (source norme ISO/DIS 9000 : système de management de la qualité principes essentiels et vocabulaire). Les ERQ définis pour cette procédure sont recensés dans le tableau page 18. FIST SA : France Innovation Scientifique et Transfert, société anonyme, filiale commune du CNRS et de l ANVAR, chargée de la gestion de portefeuilles de propriété intellectuelle et de la commercialisation des droits d'exploitation de technologies, notamment pour le compte du CNRS. Inventeur : personne physique qui a apporté une contribution inventive à l invention telle que revendiquée dans la demande de brevet. La désignation d un inventeur s établit de façon objective, indépendamment de toute considération honorifique ou de préséance hiérarchique, financière, dès la déclaration d'invention. Toute déclaration incorrecte des inventeurs lors du dépôt du brevet peut conduire à la nullité du titre et à d éventuelles sanctions. Mandat de gestion : contrat entre les différents ayants droit d un brevet définissant le gestionnaire et lui concédant la responsabilité de la gestion du brevet (dépôt, maintien, défense), du courtage, de la négociation et de la signature des contrats de licence. Propriété intellectuelle : la propriété intellectuelle recouvre une série de droits répartis en deux domaines, la propriété industrielle et la propriété littéraire et artistique. Elle confère aux titulaires des droits exclusifs leur assurant une position protégée face aux concurrents. La propriété industrielle regroupe plusieurs droits couvrant la protection des inventions et des connaissances techniques (en particulier les brevets), les marques de fabriques, les dessins et modèles. La propriété littéraire et artistique recouvre le droit d auteur, les droits voisins du droit d auteur et les droits relatifs aux bases de données. Responsable projet : personne responsable du projet de valorisation, avec l appui du responsable du SPV. Porteur du projet, il élabore les dossiers de valorisation et les demandes de soutien au transfert. Il assure la 6/20 PRQ040002BPC version 1

Protection et transfert des résultats de la recherche 1 - Projet de valorisation et gestion de la propriété intellectuelle maîtrise de la réalisation du projet conformément aux objectifs définis. En forte interaction avec le SPV, il est la personne de l unité de recherche la plus à même de porter le projet de valorisation jusqu au bilan final. Sur toute la durée du projet de valorisation il reste l interlocuteur privilégié de la DAE. Responsable scientifique : personne en charge du déroulement d un projet de recherche dont les résultats peuvent, dans certains cas, être valorisés. Initiateur du projet de valorisation, il n en est pas nécessairement le responsable. Savoir-faire 2 : ensemble d informations non immédiatement accessibles au public qui présente une cohérence et un caractère pratique ou opératoire. On définit différents types de savoir-faire : - de conception ; - de fabrication ou de production industrielle ; - d utilisation, d application de mise en œuvre. La réglementation européenne (règlement CE n 240/96 article 10) définit pour sa part le savoir-faire comme «un ensemble d informations techniques qui sont secrètes, substantielles et identifiées de toute manière appropriée». Les termes «secret», «substantiel» et «identifié» font l objet d une définition particulière (se reporter au texte réglementaire). SI : système d information. Formalisme Entités responsables de l'action principale Entité X (siège, délégation, direction...) Entité Y (le cas échéant) Entités interne au CNRS contribuant à l'action principale responsable de l'action Flux de données Tâches enchaînées Entités externes au CNRS contribuant à l'action principale n de l'étape intitulé de l'action début fin Outil informatique ET OU connecteurs : Courrier : Courriel 2 avertissement : plusieurs définitions du savoir-faire existent, celle-ci est issue de la brochure éditée par le Ministère délégué à la recherche et aux nouvelles technologies «Protection et valorisation des résultats de la recherche publique» septembre 2003. PRQ040002BPC - Version 1 7/20

Actions par acteur, circuit des documents Mise en œuvre Acteurs Actions Documents et système d information Niveau régional Le responsable scientifique intention de valorisation. Le responsable projet élaboration du projet de valorisation, présentation du projet de valorisation au comité des engagements sur convocation de la DAE. Le correspondant valorisation si un correspondant valorisation a été désigné au sein de l unité, il pourra, après accord avec le responsable projet et le RSPV, prendre part, au niveau régional, à tout ou partie à la gestion du projet de valorisation. Le directeur d unité validation du dossier de valorisation et signature de la fiche de synthèse. Dossier de valorisation Dossier de valorisation (fiche de synthèse) Le responsable du SPV (RSPV) et ses collaborateurs Niveau national La délégation aux entreprises, responsable du déroulement de l ensemble du processus et des décisions de protection des projets de valorisation accompagnement du responsable projet dans l élaboration du dossier, contrôle et visa avant transmission du dossier complet à la délégation aux entreprises, organisation des modalités de gestion de propriété intellectuelle avec les ayants droit, organisation du suivi du projet. Le responsable du pilotage de la valorisation enregistrement des dossiers de valorisation, planification des réunions du comité des engagements, convocation des participants, information des RSPV et des unités de recherche des décisions du comité, mandatement de FIST SA et des cabinets de propriété intellectuelle, décision sur la gestion du portefeuille de brevets. Le comité des engagements évaluation des projets et décision de protection, avis sur la gestion du portefeuille de brevets. Saisie des données dans le système d information Relevé de décisions Le département scientifique évaluation et classement des dossiers de valorisation par ordre de priorité, participation aux réunions du comité des engagements. Classement 8/20 PRQ040002BPC - Version 1

Etapes 8 semaines maximum entre l'enregistrement du dossier de valorisation et la décision en comité des engagements 1 Lancement d un projet de valorisation 2 Elaboration du dossier de valorisation 3 Validation du dossier de valorisation 4 Préparation du comité des engagements 5 Décisions relatives aux projets de valorisation 6 6a Décision de report ou de refus pour la protection et/ou le courtage technologique 6b Décision de protection et de courtage technologique 7 Suivi du projet de valorisation 8 8a Gestion du portefeuille de brevets : extension de la protection ; cession ou acquisition de brevets 8b Clôture de projet de valorisation PRQ040002BPC - Version 1 9/20

Circuit détaillé Le point de départ de cette procédure est l intention du responsable scientifique de transférer des résultats de recherche. Les étapes ci-dessous présentent les actions indispensables à réaliser. L aspect chronologique est ici un choix de formalisation et n a pas de caractère systématique. Etape 1 : Lancement d un projet de valorisation Le responsable scientifique informe le directeur d unité, le correspondant valorisation de son unité, s il existe, ainsi que le responsable du SPV de la délégation, de son intention de valoriser des résultats de recherche, évalue l opportunité de valorisation en collaboration avec le RSPV et le correspondant valorisation s il existe. Le responsable du SPV évalue si le projet de valorisation relève bien du CNRS et est, le cas échéant, en accord avec les dispositions du contrat quadriennal en vigueur pour l unité, fournit au responsable scientifique les informations nécessaires à l élaboration du dossier, vérifie que le dossier technique est suffisamment documenté pour assurer une instruction, sensibilise le responsable scientifique sur les délais de dépôt de brevet, sur la nécessité de l absence de divulgation des résultats (publications, congrès..). Le responsable scientifique identifie avec le directeur d unité le responsable du projet 1 de valorisation. 1 Le choix du responsable projet est guidé par les critères précisés dans le modèle de dossier de valorisation. Il peut ne pas être le responsable scientifique. Etape 2 : Elaboration du dossier de valorisation Le responsable projet établit le dossier de valorisation suivant le document type 2 et notamment : - le descriptif technique du projet et la planification ; - la liste des auteurs/inventeurs et des ayants droit ; établit avec l ensemble des inventeurs la fiche de répartition 3 des parts inventives entre les inventeurs et s assure de la présence de toutes les signatures, transmet aux auteurs/inventeurs une fiche individuelle d auteur/inventeur et recueille les fiches renseignées et signées. Le responsable du SPV conseille le responsable projet dans l élaboration du projet de valorisation, établit, en collaboration avec le responsable projet, un état des lieux des activités de collaborations contractuelles et informelles de l unité, informe les établissements partenaires de l unité du projet de valorisation et, le cas échéant, prévoit avec eux les modalités de gestion de la propriété intellectuelle (choix de l organisme valorisateur, termes de copropriété, dans un objectif de simplification de la gestion ultérieure des copropriétés), saisit, si nécessaire, le responsable pilotage de la valorisation de la DAE pour un appui (administratif, PI, juridique, expertise technico-économique). En cas de saisie : Le responsable du pilotage de la valorisation examine la recevabilité de la demande du RSPV et décide de l appui à fournir, requiert pour avis si nécessaire le comité des engagements, saisit, le cas échéant, FIST SA pour une expertise technico-économique du projet de valorisation. 2 DOC 1 : dossier de valorisation 3 ERQ : Fiche de répartition des parts inventives. 10/20 PRQ040002BPC - Version 1

Elaboration du projet de valorisation Entité de recherche Délégation DAE Autres entités Résultats de recherche Intention de valorisation Responsable Scientifique 1 Lancement du dossier de valorisation Info Conseil Responsable du SPV 1 Accompagnement et sensibilisation Projet de valorisation Responsable Projet 2 Elaboration du dossier de valorisation Responsable du SPV 2 Conseil et information Informations du projet ou Définition modalités de gestion saisie si nécessaire Etablissements partenaires Fiche individuelle inventeur Répartition parts inventives ERQ Responsable du Pilotage de la valorisation 2 Appui à l'élaboration du projet FIST Dossier de valorisation Analyse technicoéconomique vers étape 3 PRQ040002BPC - Version 1 11/20

Etape 3 : Validation du dossier de valorisation Le responsable projet établit et vise la fiche de synthèse 4 relative au dossier de valorisation. Le directeur d unité étudie le dossier de valorisation, vise, avec son avis motivé, la fiche de synthèse. Le responsable projet transmet le dossier de valorisation complet et la fiche de synthèse visée au RSPV. Le responsable du SPV vérifie la complétude du dossier de valorisation, valide le dossier en visant la fiche de synthèse avec son avis motivé, transmet le dossier complet au responsable du pilotage de la valorisation (afin de faciliter la transmission des informations, une copie électronique du dossier est également envoyée). Etape 4 : Préparation du comité des engagements Le responsable du pilotage de la valorisation saisit les caractéristiques du projet dans le SI, lui attribue un numéro et accuse réception du dossier au RSPV et au responsable projet, vérifie que le dossier de valorisation remplit toutes les conditions pour être transmis au comité des engagements, et, en cas de pièce manquante, contacte le responsable du SPV, transmet, pour analyse et classement, le dossier de valorisation au département scientifique concerné et à FIST SA, planifie les réunions du comité des engagements et en informe les membres du comité (ordre du jour, et dossiers de valorisation pour examen préalable), informe le responsable projet et le responsable du SPV de la date de l évaluation du projet par le comité des engagements. Le responsable du SPV informe, le cas échéant, les établissements partenaires de la date d évaluation du projet. Le directeur du département scientifique étudie et classe les dossiers de valorisation par ordre de priorité et transmet ses évaluations et son classement à la DAE. Le responsable du pilotage de la valorisation s assure de la réception, dans les délais impartis, des évaluations et du classement par les DS et des analyses des chargés d affaires FIST SA. Etape 5 : Décisions relatives aux projets de valorisation Le cas échéant, sur convocation de la DAE : Le responsable projet accompagné ou représenté par le responsable du SPV présente son projet lors de la réunion du comité des engagements (présence ou visioconférence). Le comité des engagements évalue les projets de valorisation suivant les critères d évaluation définis (cf. Notions clés) et sur la base de l évaluation et du classement par les DS et des analyses FIST SA, prend les décisions relatives au projet en matière de protection et préconise le type de courtage technologique. Le responsable du pilotage de la valorisation rédige le relevé de décisions du comité 5 et le transmet à ses membres, actualise le SI conformément aux décisions du comité (mise à jour des dossiers de valorisation). 4 ERQ : fiche de synthèse visée par le responsable projet, le directeur d unité, le responsable du SPV (modèle : DOC 1 dossier de valorisation) 5 ERQ : relevé de décisions du comité des engagements 12/20 PRQ040002BPC - Version 1

Validation du dossier et évaluation du projet de valorisation Entité de recherche Délégation DAE Autres entités étape 2 Responsable Projet 3 Etablissement et visa de la fiche de synthèse fiche de synthèse Dossier de valorisation Directeur d'unité 3 Validation du projet dossier + fiche visée Responsable SPV 3 Contrôle, visa et transmission dossier validé et fiche synthèse visée ERQ Resp. Projet RSPV accusé de réception ou demande d'éléments complémentaires et retour (dossier incomplet) accusé de réception Responsable du pilotage de la valorisation 4 Enregistrement du projet SI FIST SA Resp. Projet RSPV Date : évaluation comité des engagements Responsable du pilotage de la valorisation 4 Préparation du comité des engagements dossiers avis dossiers évaluation & classement DS 4 Analyse et classement des projets Copies dossiers membres du comité des engagements dossier de valo classement DS Avis FIST sa RSPV Resp. Projet Sur convocation : présentation/information Comité des engagements 5 Evaluation et décisions relatives aux projets SI relevé de décisions ERQ membres du comité des engagements vers étape 6 PRQ040002BPC - Version 1 13/20

Etape 6a : Décision de report ou de refus pour la protection et/ou le courtage technologique Le responsable du pilotage de la valorisation informe le RSPV, le responsable projet, le directeur d unité de la décision du comité des engagements et de ses motifs, propose aux établissements copropriétaires de prendre en charge le dossier ou à défaut aux inventeurs. Etape 6b : Décision de protection et de courtage technologique Le responsable du pilotage de la valorisation mandate 6 FIST SA pour : - le conseil sur la stratégie de protection, la gestion du (des) brevet (s) ; - l analyse de brevetabilité et le dépôt de brevet : le cabinet de propriété industrielle (PI) est mandaté par la DAE par l intermédiaire de FIST SA ; - le courtage technologique; Le mandat de FIST SA est accompagné de tout élément nécessaire à l analyse de l invention, au dépôt du brevet et au courtage. Un chargé d affaires est désigné pour chaque projet. informe le RSPV, le responsable projet et le directeur d unité et de la décision du comité des engagements. FIST SA informe le RSPV, le responsable projet et le directeur d unité du calendrier prévisionnel en indiquant le nom du chargé d affaires FIST SA et du cabinet de propriété intellectuelle. Le responsable projet fournit les documents et les informations nécessaires à la demande de FIST SA et du cabinet de PI. Le responsable du SPV contractualise les modalités de gestion de propriété intellectuelle avec les établissements partenaires de l unité dans un objectif de simplification et leur fait signer un mandat de gestion dans la mesure du possible, saisit si nécessaire le responsable du pilotage de la valorisation pour le mandat de FIST SA afin de contractualiser les modalités de gestion de propriété intellectuelle. Le responsable du pilotage et de la valorisation informe le RSPV, le responsable projet, le directeur d unité de l avis 7 de dépôt de brevet par le cabinet de propriété intellectuelle, saisit, le cas échéant, FIST SA pour la contractualisation des modalités de gestion de propriété intellectuelle, met à jour le SI. Le responsable administratif et financier fait et transmet un bilan semestriel aux directeurs de départements scientifiques. 6 ERQ : copies des mandats cabinet de PI et mandat FIST SA 7 ERQ : avis de dépôt du brevet. 14/20 PRQ040002BPC - Version 1

Décisions relatives aux projets de valorisation Entité de recherche Délégation DAE Autres entités étape 5 relevé de décisions report/refus OU décision protection/ courtage technologique Resp. Projet Dir. Unité RSPV information de la décision Responsable du pilotage de la valorisation 6a Information sur la décision de report ou refus Proposition de prise en charge Etablissement(s) copropriétaire(s) Responsable SPV 6b Contractualisation des modalités de gestion ou mandat FIST SA Resp. Projet Dir. Unité information de la décision / avis de dépôt de brevet Responsable du pilotage de la valorisation 6b Mandat de FIST/ Information sur la décision de protection/ courtage SI mandat ERQ FIST SA avis dépôt de brevet ERQ Propositions Cabinet de PI Responsable administratif et financier 6b Information départements scientifiques bilan semestriel DS résultats protégés vers étape 8 vers étape 7 PRQ040002BPC - Version 1 15/20

Etape 7 : Suivi du projet de valorisation Le responsable projet en collaboration avec le responsable du SPV informe régulièrement et par écrit, le responsable du pilotage de la valorisation, de l avancée du projet de valorisation (résultats obtenus, contacts industriels, collaborations de recherche ), dans le cas de résultats nécessitant une protection de la propriété intellectuelle, complète le dossier de valorisation avec les éléments nécessaires. Le responsable du pilotage de la valorisation met à jour le SI en fonction des informations complémentaires, met en œuvre les actions nécessaires au traitement de ces informations, notamment pour la protection de nouveaux résultats (cf. étape 4). Etape 8a: Gestion du portefeuille de brevets : extension de la protection, cession ou acquisition de brevets Le responsable du pilotage de la valorisation examine toutes les propositions d extension du brevet (PCT, phases nationales) de la protection, de cession ou d acquisition de brevet transmises par FIST SA, prend la décision ou requiert, si nécessaire, l avis du comité. Cet avis est consigné dans le relevé de décisions, dans le cas d extension ou de cession de la protection, recueille l avis des éventuels copropriétaires du brevet, transmet à FIST SA les avis de décisions 8, informe le responsable du SPV, le directeur d unité et le responsable projet des décisions dans le cas d extension ou de cession, actualise le SI. 8 ERQ : avis de décisions Etape 8b : Clôture du projet de valorisation Le responsable du pilotage de la valorisation examine toutes les propositions de clôture des projets transmises par FIST SA, contacte le cas échéant le responsable projet, le responsable du SPV ou toute entité du CNRS permettant de fournir des données complémentaires sur le projet, propose le cas échéant la rétrocession du brevet aux éventuels copropriétaires, transmet à FIST SA, les avis de décisions 9, dans le cas d une clôture du projet de valorisation, propose aux inventeurs de reprendre les brevets à titre personnel, dans le cas de refus de clôture du projet, transmet les données complémentaires motivant la décision à FIST SA, informe des décisions le responsable projet, le RSPV, le directeur d unité et les directeurs de départements scientifiques, met à jour le SI. 9 ERQ : avis de décisions 16/20 PRQ040002BPC - Version 1

Suivi du projet et gestion du portefeuille de brevets Entité de recherche Délégation DAE Autres entités Etape 6b Responsable Projet 7 Suivi du projet de valorisation Suivi de l'état d'avancement RSPV Informations ou compléments au dossier de valo Responsable Pilotage Valorisation 7 Traitement des informations SI vers étape 4 si nécessaire FIST SA propositions propositions clôture OU RSPV propositions extension/ cession/acquisition Resp. Projet Dir. unité informations Responsable du Pilotage de la valorisation 8a Gestion du portefeuille de brevet : extension, cession, acquisition si nécessaire : demande avis avis Comité Engagements SI Si décision extension ou cession : avis Copropriétaires avis de décisions ERQ FIST SA RSPV Resp. Projet inventeurs informations le cas échéant :proposition de reprise du brevet Responsable du Pilotage de la valorisation 8b Gestion du portefeuille de brevet : clôture du projet rétrocession du brevet Copropriétaires DS SI avis de décisions ERQ FIST SA PRQ040002BPC - Version 1 17/20

Référentiel réglementaire et gestion des enregistrements qualité (ERQ) Réglementation européenne - Règlement (CE) n 240/96 de la Commission, du 31 janvier 1996, concernant l'application de l'article 85 paragraphe 3 du traité à des catégories d'accords de transfert de technologie. Décrets et Code de la Propriété Intellectuelle - Décret n 96-857 du 2 octobre 1996 modifiant le code de la propriété intellectuelle et relatif à l'intéressement de certains fonctionnaires et agents de l'etat et de ses établissements publics auteurs d'une invention. - Décret n 96-858 du 2 octobre 1996 relatif à l'intéressement de certains fonctionnaires et agents de l'état et de ses établissements publics ayant participé directement à la création d'un logiciel, à la création ou à la découverte d'une obtention végétale ou à des travaux valorisés. - Décrets n 97-843 et 844 du 10 septembre 1997 complétant les décrets précédents. - Décret n 2001-140 du 13 février 2001 modifiant le code de la propriété intellectuelle et relatif à l'intéressement de certains fonctionnaires et agents de l'etat et de ses établissements publics auteurs d'une invention. - livre VI (partie législative notamment article L611-10 et partie réglementaire notamment R611-12) du code de la propriété intellectuelle : Protection des inventions et des connaissances techniques. Procédures Qualité PRQ030012BPC «Contrats de collaboration de recherche, négociation et signature». PRQ040001BPC «Soutien au transfert». Système d information Misbrevet Serveur local. Documents de référence «Protection et valorisation des résultats de la recherche publique» : brochure éditée par le Ministère délégué à la recherche et aux nouvelles technologies, septembre 2003. «Le brevet : protéger son invention» : brochure éditée par l'institut national de la propriété industrielle (INPI), juillet 2003. Enregistrements Qualité Nature de l ERQ Modalités d identification de l ERQ Durée de conservation Lieu d archivage Responsable Fiche de répartition des parts inventives N d identification du dossier de valorisation 20 ans (durée du brevet) DAE Resp pilotage valo DAE Fiche de synthèse du dossier de valorisation N d identification du dossier de valorisation clôture du projet + 5 ans DAE Resp pilotage valo DAE Relevé de décisions du comité des engagements Date du comité + N d identification du dossier de valorisation clôture du projet + 5 ans DAE Resp pilotage valo DAE Mandat cabinet de PI N d identification du dossier de valorisation clôture du projet + 5 ans DAE Resp pilotage valo DAE Mandat FIST N d identification du dossier de valorisation clôture du projet + 5 ans DAE Resp pilotage valo DAE Avis de dépôt de brevet N d identification du dossier de valorisation + N de brevet clôture du projet + 5 ans DAE Resp pilotage valo DAE Avis de décision (copie) N d identification du dossier de valorisation clôture du projet + 5 ans DAE Resp pilotage valo DAE 18/20 PRQ040002BPC - Version 1

Annexe - dossier de valorisation type (FQ040002BPC1) La présente procédure qualité sera publiée au Bulletin officiel du Centre national de la recherche scientifique. Fait à Paris, le 5 novembre 2004 Le secrétaire général Jacques Bernard Le directeur de la délégation aux entreprises Ronan Stephan PRQ040002BPC - Version 1 19/20

Annexe Dossier de valorisation type Ce document est disponible sur les sites web suivants : http://www.sg.cnrs.fr/qualite/document/document.htm et http://www.cnrs.fr/dae Dossier de valorisation Avertissement : ce document est un formulaire word «protégé», pour insérer des images ou des graphiques, aller dans le menu «outils» et «ôter la protection». Effectuer cette opération uniquement après avoir renseigné toutes les rubriques et coché les cases correspondantes. Utiliser alors le document comme un fichier Word standard Ne pas verrouiller à nouveau le document, les champs renseignés seraient effacés lors de cette manipulation. Ne remplir aucun champ à la main sauf les signatures. Pour connaître le circuit complet de traitement des dossiers de valorisation, se référer aux procédures : - Protection et transfert des résultats de la recherche 1- Projet de valorisation et gestion de la propriété intellectuelle (PRQ040002BPC) 2- Pilotage de la commercialisation des technologies et suivi des accords de licence (PRQ040003BPC) - Soutien au transfert (PRQ040001BPC) Ce dossier comprend différentes parties : - Fiche de synthèse, - Partie A : présentation générale du projet de valorisation et de son contexte, - Partie B : déclaration d invention, descriptif technique, - Partie C : fiche individuelle d inventeur, - Partie D : fiche de répartitions de parts inventives entre inventeurs. Le dossier de valorisation sera transmis à la DAE, service Pilotage de la valorisation, par l'intermédiaire du service partenariat et valorisation de votre délégation pour : 1- Une demande d évaluation par le comité des engagements : concernant la protection d une invention et/ou la commercialisation des droits d'exploitation - Pour un nouveau projet de valorisation, renseigner la fiche de synthèse et les parties A, B, C et D, - Pour un projet de valorisation déjà enregistré, renseigner la fiche de synthèse (en indiquant le numéro de projet qui vous a été communiqué par le service du pilotage de la valorisation) et les parties B, C et D ( la partie A étant facultative, sauf en cas de mise à jour ou de complément d information). concernant un soutien au transfert - pour un nouveau projet de valorisation, renseigner la fiche de synthèse, la partie A et, le cas échéant, la partie B (pour le descriptif technique s il existe) et les parties C et D s il y a invention. Le dossier de valorisation est associé à une demande de soutien au transfert (document type : annexe 1 de la procédure PRQ040001BPC «Soutien au transfert»). - pour un projet de valorisation en cours et déjà enregistré par la DAE, renseigner uniquement le dossier de demande de soutien au transfert. 2- Une information dans le cas de dépôt de brevet par un tiers pour des résultats dans le cadre d'une collaboration formelle ou non avec le CNRS, Dans ce cas, renseigner obligatoirement la fiche de synthèse, les parties A, C et D. Le cas échéant renseigner la partie B ou joindre une copie du brevet ou de son avant-projet. FQ040002BPC1 1/17 20/20 PRQ040002BPC - Version 1