TECHNO PARADE SAMEDI 13 SEPTEMBRE 2014 GUIDE DU CHARISTE. L ORGANISATION LES PARTENAIRES LA SECURITÉ. LA DECORATION LES SPONSORS LES ASSURANCES LES RÉGISSEURS TECHNOPOL LA PROGRAMMATION. SONORISATION LA TECHNIQUE LES ARTISTES LE SITE DE MONTAGE LA SACEM LE MATÉRIEL
INTRODUCTION La Techno Parade est une manifestation festive et revendicative organisée par l association Technopol Techno Parade depuis 1998 afin de donner une visibilité aux acteurs de la scène électronique française et internationale. SOMMAIRE LE RÔLE DE TECHNOPOL TECHNO PARADE P.3 LA TECHNIQUE ET LA RÉALISATION D UN CHAR P.4 LES PARTENAIRES ET SPONSORS P.6 LES ASSURANCES P.7 LA SACEM P.7 MODALITÉS D INSCRIPTION ET PLANNING P.7 CONTACT P.8 2
1 LE RÔLE DE TECHNOPOL TECHNO PARADE L association s occupe de l organisation générale de la Techno Parade, c est-à-dire de : La conception générale de la Techno Parade. Faire les démarches nécessaires auprès des Pouvoirs Publics (Préfecture, Mairie) afin d obtenir les autorisations légales et administratives du site de montage jusqu au site de démontage. Prendre les assurances nécessaires à la couverture de la production (Responsabilité Civile Organisateur, dommages). Fournir cinq agents de sécurité au minimum par char et des agents de sécurité en volantes. Les 5 agents de sécurité par char sont là pour assurer essentiellement la sécurité du char dont ils ont la charge et des gens qui s y trouvent à bord. Payer les droits SACEM liés à la diffusion de la musique lors de la Techno Parade. Fournir un chariot élévateur sur le lieu de montage avec cariste à disposition. La régie générale de la Techno Parade Fournir un régisseur dédié à votre char. La gestion administrative : téléphone, courriers, loyer et ressources humaines (salariés, stagiaires, bénévoles...). L organisation technique et financière : direction de production, logistique générale. Mettre en place un Poste Associatif Médicalisé (PAM) en collaboration avec la Protection civile de la Ville de Paris, les pompiers de Paris et le SAMU. Fournir un site de montage Mettre en place un PC sécurité/organisation le jour de la Parade en liaison permanente avec la Préfecture de Police. Ce PC est aussi en liaison avec la Protection Civile et la Régie Générale. Les effectifs déployés par la Préfecture de Police de Paris ont en charge la sécurité du public et ce sont eux qui doivent intervenir en cas de bagarre ou d agression. Il ne peut y avoir qu un seul et unique service d ordre pour l ensemble de la Parade, afin d être le plus efficace en cas de problème et de pouvoir synchroniser tous les agents via un unique réseau de communication. En cas de problèmes, nous avons plusieurs groupes d agents de sécurité en volantes pouvant intervenir. LE SITE DE MONTAGE Un site de montage est mis à disposition des charistes chaque année à Paris ou en très proche banlieue. Le gardiennage en est assuré et est pris en charge par Technopol du jeudi soir au lundi midi. Vous devrez fournir les numéros d'immatriculation du ou des véhicules que vous désirez faire accéder sur ce site le jour du montage. Vous trouverez sur le site de montage : Un bureau de Production / Régie Générale, avec des régisseurs présents pour vous aider et vous conseiller. Des bennes à votre disposition pour vos déchets non recyclables. Un éclairage nocturne assuré par des mâts, au cas où l éclairage du site ne serait pas assez puissant. Des WC chimiques installés sur place. Un espace de petite restauration. Un extincteur qui sera mis à disposition gratuitement sur votre char par votre régisseur 3
2 LA TECHNIQUE ET LA RÉALISATION D UN CHAR Dans le cas où vous souhaitez réaliser votre propre char : Quelle que soit la qualité de votre création, il vous faudra fournir un dossier technique précis et détaillé des aménagements techniques pressentis. Les types de camion Il existe différents types de camions : avec ou sans bâche de protection, avec ou sans structure métallique. Pour tout véhicule, vous devrez fournir la photocopie du permis de conduire du/des chauffeurs, la photocopie de la carte grise de la remorque et/ou du tracteur, l'attestation d'assurance ainsi que le certificat de passage aux Mines du véhicule. Vous devrez vous engager contractuellement à respecter les règles suivantes : Le poids total en charge autorisé (selon le type de remorque choisie). Les dimensions maximales : Longueur = 22,00 m (incluant le tracteur et la remorque) Largeur = 2,50 m Hauteur = 4,50m maximum à partir du sol pour le déplacement entre le lieu de montage et le départ de la Parade et de même pour le retour. Pendant le parcours, la hauteur ne doit pas excéder 5,50m. 4
Prévoyez, sinon, une décoration que vous monterez au dernier moment, sur le lieu du départ et démonterez à l arrivée de la Parade avant de repartir vers le lieu de montage. Les systèmes de sonorisation embarqués ne peuvent excéder une puissance d émission supérieure à 12Kw RMS et devront être arrimés solidement au châssis avec des sangles à cliquets. Si cette limite de puissance et si le niveau de décibel maximal (105 db) est dépassé, les régisseurs de TECHNOPOL peuvent intervenir pour que vous respectiez la limite légale d'émission sonore (cf. décret «Bruit» de 1998). Si aucune mesure n'est prise par le chariste, nous pouvons être amenés à couper le groupe électrogène et à arrêter le char. Les installations électriques secondaires directement gérées par les participants doivent répondre à la norme NFC 15-100. Les liaisons équipotentielles reliant le groupe électrogène au châssis du véhicule doivent être effectuées et les départs d armoires doivent être calibrés en 30mA. Le groupe électrogène doit être solidement arrimé au châssis avec 2 sangles à cliquets. Un bon plan : prévoyez un tuyau de hotte de cuisine pour évacuer les gaz d échappement en hauteur afin ne pas asphyxier vos occupants, surtout si votre groupe électrogène est en-dessous d une structure. Les jupes de bas de caisse : peuvent être en bâches PVC descendant de chaque côté de la remorque du camion pour prévenir d'éventuels accidents de personnes, sauf sur 2,50m au bout avant de la remorque à cause des roues du tracteur (hauteur protection : 1,10m environ). Nous vous conseillons de ne pas utiliser de bois pour les bas de caisse car ils risquent de casser si vous passez sur un dos d âne. Ces jupes de bas de caisse sont obligatoires. Garde-corps : sur toute la longueur du véhicule, cette rambarde d une hauteur de 0,9m à 1,10m doit être installée pour empêcher la chute des personnes présentes sur le char. Des câbles tendus peuvent être acceptés si la rambarde est constituée d une double ligne d élingues (+ 0,45 m et + 0,90 m). Des éléments de décors rigides peuvent également être acceptés. LA DÉCORATION L ensemble des éléments de décoration devra être fabriqué en matériaux ignifugés (norme M1 extérieur). Il faudra vous munir des certificats de conformité des matériaux et structures utilisés. Les éléments de décors devront être solidement fixés et arrimés sur les châssis des remorques. Aucun élément de décoration survolant le public ne sera accepté. Aucun effet pyrotechnique fixe ou aérien ne sera autorisé. Il faudra vous équiper de tous les outils nécessaires au montage. Les éléments de décors rigides peuvent être acceptés. Les aménagements réalisés ne doivent en aucun cas occulter les plaques d immatriculation, feux de signalisation, clignotants, rétroviseurs, vitres et pare-brise de véhicules. Les Charistes sont responsables de leur véhicule, des aménagements et équipements ; ils s engagent de ce fait au strict respect des prises de décisions de l organisation et doivent impérativement respecter leurs directives. Les plateaux ne doivent pas être composés de plus de 50% d acier, pour permettre de visser en cas de besoin. ATTENTION : un concours de scénographie de char est mis en place cette année. Le casting des chars se fera aussi sur l aspect visuel et la créativité de la scénographie de votre char. 5
GUIDE DU CHARISTE. 3 LES SPONSORS Technopol a conscience du coût important de la réalisation d un char pour une organisation et donc la nécessité pour beaucoup d avoir recours à des marques privées afin de financer leur projet. Nous vous demandons de nous informer au plus tôt de vos éventuels SPONSORS, car : La visibilité sur la Parade est exceptionnelle pour une marque et doit être évaluée au plus juste. Toute visibilité de marque doit avoir fait l objet d une validation par TECHNOPOL. Il est fréquent que des marques déclinent une offre de partenariat officiel, puis essayent d intégrer indirectement la Parade par l intermédiaire d un char afin de payer moins cher. Un sponsor officiel (déjà engagé) ne peut avoir de concurrent direct sur le même événement. Dans le cas où la marque est nationale et connue, un droit d entrée est demandé par TECHNOPOL. Nous sommes extrêmement vigilants sur le «parasitage» ou tout détournement du défilé de la Techno Parade. TECHNOPOL se réserve le droit de poursuivre tout contrevenant à cette règle et de refuser le départ du lieu de montage si le responsable du char n a pas informé de la visibilité d une marque. Présentation des différents cas de figure : Vous n avez aucun partenaire et vous avez de quoi financer tout votre char en entier. Vous avez un partenaire institutionnel (Mairie, DRAC, Région ). Vous avez un ou plusieurs partenaire(s) média(s) (radio, TV, presse écrite ). Ces derniers sont rarement des partenaires financiers : ils n apportent pas de fonds, mais une visibilité sur leur média. Merci de nous contacter pour nous demander notre autorisation. Vous faites le char du BDE (bureau des élèves), d une école privée, ou semi-privée : au même titre qu un annonceur, l école devra s acquitter de droits d entrée. Exception : Les établissements publics, qui ne génèrent ni chiffre d affaires ni bénéfices, ne sont pas assujettis à cette règle. Vous avez un partenaire privé régional (discothèque, magasin de votre ville...) ou toute entité connue uniquement sur un périmètre régional. Attention, certains magasins de votre quartier peuvent être considérés comme une marque nationale, notamment lorsqu il s agit de franchises. Vous avez un partenaire privé national (sponsor tel que Pepsi, Toyota, Sony ). Vous devez absolument nous prévenir dans ce cas de figure, car la participation des marques à la Techno Parade est régentée par l association. Sachez que l échantillonnage depuis un char (soit la distribution de produits/d échantillons depuis le camion) est RIGOUREUSEMENT INTERDIT POUR DES RAISONS DE SECURITE. Toute demande d échantillonnage au sol avec présence d une marque ou distribution de goodies doit faire l objet d un accord préalable. Exception : vous pouvez toutefois distribuer des éléments de communication et de promotion qui parlent de vous en tant que structure de la scène électro, de votre soirée, de vos actions ou des DJs. 6
4 LES ASSURANCES Assurance du Char : obligatoire pour tout les véhicules roulants. Vous devez posséder une assurance obligatoire pour votre véhicule. Vous devez posséder une Assurance RCO (Responsabilité Civile Organisateur) : celle-ci est obligatoire pour chaque char. Elle garantit, entre autres, la protection de vos invités sur votre char. Les charistes ont la responsabilité de tout ce qui peut survenir sur leur char. Sans attestation à jour, pas de Parade! Si vous êtes une personne morale (association ou société) : demandez une extension de votre police d assurance responsabilité civile ou prenez une assurance spécifique. Si vous n avez pas d assurance, TECHNOPOL peut effectuer une extension de sa propre assurance pour environ 200 (tarif 2013) par char. Votre attestation responsabilité civile d habitation n est pas valable comme RCO! 5 4 SACEM L association s occupe de payer les droits SACEM liés à la diffusion de la musique lors de la Techno Parade. Vous devrez toutefois nous remettre après l événement les feuilles de déclaration SACEM complétées. N hésitez pas à nous demander des feuilles de déclaration vierges pour éviter que ces droits ne rentrent dans les irrépartissables. 6 4 MODALITÉS D INSCRIPION ET PLANNING Afin de poser votre candidature, vous devrez compléter un formulaire de pré-inscription disponible en ligne. Une fois votre projet retenu, l association vous demandera une participation aux frais de 1 250 HT soit 1 500 TTC. FIN DES INSCRIPTIONS : 30 JUIN 2014. Vous devez à cette date remettre votre dossier complet avec le règlement de la participation aux frais soit 1500. Technopol vous enverra à ce moment là un contrat de participation à la Techno Parade 2014. A renvoyer signé. En plus d un nouveau formulaire d inscription à compléter, chaque équipe devra fournir à Technopol, en amont et pour validation, un certain nombre de documents. 7
Pour les associations, une copie du Journal Officiel où figure la déclaration de création d'association en préfecture. Pour les entreprises, la copie du Kbis et la photocopie de la Carte Nationale d'identité du responsable juridique du projet Pour tous les charistes, la photocopie de la Carte Nationale d'identité du responsable juridique du projet. Pour tout véhicule, vous devrez fournir la photocopie du permis de conduire du/des chauffeurs, la photocopie de la carte grise de la remorque et/ou du tracteur, l'attestation d'assurance ainsi que le certificat de passage aux Mines du véhicule. L encaissement des chèques correspondant au matériel loué via TECHNOPOL (camion, groupe électrogène, son etc...) se fera 1 mois avant la Parade pour éviter les impayés. LA VEILLE, DES LE VENDREDI MATIN SUR LE SITE DE MONTAGE : Accueil. Arrivée des camions et de votre équipe sur le lieu de montage. Arrivée des groupes électrogènes et du matériel en général, que les régisseurs vous aideront à installer. Toute la journée, voire toute la nuit, vous montez et décorez votre char. Vous devez procéder aux tests de son selon les contraintes horaires imposées, en restant raisonnable pour respecter l environnement sonore des charistes voisins. A partir de 20h, interdiction de tout test de son. JOUR J, SAMEDI 13 SEPTEMBRE 2014 : Dernier briefing et vérification générale. L'ordre des chars est décidé par la production en accord avec les autorités compétentes. Cette décision n'est prise que le lundi qui précède la Techno Parade. Un document de repérage et d identification des chars sera produit et diffusé en amont, au départ et au cours de la Parade. En ce qui concerne les personnes sur le char : organisez-vous pour la montée et la descente du public, soit en donnant un signe distinctif aux personnes habilitées à monter, soit en désignant un «médiateur» qui indiquera aux agents de sécurité qui peut monter. Prévoir aussi une échelle pour permettre de descendre et monter, sans grand problème. Le régisseur dédié à votre char peut vous demander de faire descendre des personnes s'il estime qu'il peut y avoir des problèmes d'un point de vue de sécurité. CONTACT ASSOCIATION TECHNOPOL - TECHNO PARADE Tel. 01 53 36 04 19 info@technopol.net www.technopol.net - www.technoparade 8