1/6 Les étapes du projet pour la mise en place d une solution de gestion d entrepôt «WMS» Auteur :Elie KHOURI (CC3i) Date :18/11/2008 17:15
2/6 1 Introduction Ce document présente les étapes d un projet d implémentation d un système de gestion d entrepôt WMS. On suppose que les intérêts et les objectifs du projet ont déjà été étudiés et acquis; la décision de la mise en place d un WMS est validée par la direction générale. On distingue six grandes étapes: Etape 1 : Initialisation du projet Etape 2 : Analyse du besoin et rédaction des cahiers des charges. Etape 3 : Appel d offre / choix du fournisseur /contrat Etape 4 : Analyse fonctionnelle /prototypage Etape 5 : Préparation avant le démarrage Etape 6 : Démarrage 2 Etape 1 : Initialisation du projet La phase d initialisation du projet consiste à former l équipe projet. La taille de l équipe projet dépend naturellement de l ampleur de l organisation et des entrepôts concernés. Dans tous les cas l équipe projet pour la mise en place d un WMS doit obligatoirement comprendre : - Un Directeur (ou chef) de projet - Des responsables des domaines fonctionnels ( Réception, stockage, expédition, ). Les équipes fonctionnelles doivent comporter du personnel issu de l opérationnel pour les raisons suivantes : Décrire les besoins fonctionnels réels du terrain et avoir un rôle de communication pour défendre le projet d auprès le reste des équipes opérationnelles. - Des responsables techniques, issus de l informatique dont le rôle est de valider la qualité technique de l application et de réaliser toutes les tâches informatiques nécessaires à l intégration du WMS dans le système d information de l organisation.
3/6 3 Etape 2 : Analyse du besoin et rédaction des cahiers des charges. La phase «Analyse du besoin» consiste à recueillir les informations des différents domaines opérationnels et administratifs concernés par le WMS afin de rédiger les documents de référence nécessaires au succès du projet. L objectif est : 1- Comprendre et décrire les processus opérationnels et administratifs existants et futurs. 2- Rédiger le cahier des charges fournisseur nécessaire à l appel d offre. Les livrables de la phase «Analyse des besoins» est un ensemble de documents comprenant : I- Document Objectif et positionnement global du WMS dans l organisation - Description globale de la chaîne logistique et positionnement de l entrepôt. - Description des flux physiques et des flux de données avec l entrepôt - Rappel des objectifs de la nouvelle application WMS II- Document Analyse fonctionnelle des processus opérationnels et administratifs Ce document décrit les processus opérationnels et administratifs de chaque service lié à l entrepôt : - Réception / contrôle - Gestion des stocks et des inventaires - Planification et ordonnancement - Préparation - Expédition - Service transport - Service administratif de l entrepôt ( Statistique, personnel, indice, ) - Service achat ( commande fournisseur ) - Service commercial et administration des ventes -.. Pour chaque service, le document définit : - Le processus existant en mettant l accent sur les spécificités qui sortent du cadre d une logistique classique. - Les besoins en terme d améliorations voulues. - Le processus futur. III- Document de contrainte technique Ce document décrit la place du WMS au sein du système d information de l organisation, il comprend : - Les contraintes technologiques ( Système d exploitation, Base de données, Architecture matérielle,
4/6 - Définition des interfaces d échange de données entre le système d information et le WMS. IV- Cahier des charges fournisseur A partir des différents documents réalisés précédemment, rédiger le cahier des charges fournisseur. Ce document résume d une manière claire et synthétique les différents besoins attendus : - Besoin en terme de fonctionnalités - Besoin en terme technique - Besoin en terme de capacité de réalisation de projet et suivi après vente. Ce document est à envoyer aux fournisseurs pour l appel d offre. 4 Etape 3 : Appel d offre / choix du fournisseur /contrat Cette phase consiste à envoyer le cahier des charges pour l appel d offre et à choisir une solution. Appel d offre Choix de 5 fournisseurs au maximum pour l envoi de l appel d offre. Ces cinq fournisseurs doivent avoir déjà travaillé avec des sociétés possédant la même nature d activité de la votre. Le budget accordé au projet peut être aussi un critère de sélection. Sélection du fournisseur de la solution Demande de démonstration. Visite d un site possédant une activité similaire à la votre. Selon la taille de votre société et du budget accordé, choisir un fournisseur selon les critères suivants : 1- Adéquation avec les fonctionnalités demandées 2- Capacité et Qualité de mise en place sans dépassement de temps et du budget. ( Ressource disponible, taille de la société, méthodologie de l implantation, ) 3- Connaissance de votre métier. 4- Adéquation avec votre taille. 5- Capacité à répondre à vos attentes en terme de support et évolution. Rédaction du contrat et signature
5/6 5 Etape 4 : Analyse fonctionnelle /prototypage Cette phase à pour objectif d adapter la solution choisie à l activité de votre organisation. Elle comporte les phases suivantes : - Prototypage fonctionnel : Avec le document d analyse fonctionnelle, définir, pour chaque service, les processus d utilisation du logiciel WMS en adéquation avec les besoins exprimés. Cette phase implique dans la plupart des cas des développements spécifiques. - Développement spécifique : Réalisation des développements spécifiques par le fournisseur. - Développement des interfaces de communication avec le WMS. Implication du fournisseur et de l équipe informatique de votre organisation. - Mise en place d une machine de test ou d homologation. - Formation des supers utilisateurs. Attention il est nécessaire d inclure des utilisateurs finaux. Ce ne sont pas les informaticiens qui doivent suivre cette formation. - Paramétrage à effectuer par les supers utilisateurs. - Rédaction des procédures d utilisation - Test unitaire - Test de bout en bout : Test de toute la chaîne d exécution du processus logistique. Dès la commande fournisseur jusqu au livraison client, interface de communication et facturation. - Test de monté en charge. - Formation des équipes opérationnelles et administratives.
6/6 6 Etape 5 : Préparation avant le démarrage C est un ensemble de vérifications et d actions à effectuer, avant le démarrage de l application : - Le balisage de l entrepôt, si nécessaire, avec les exigences de la nouvelle application. - Préparation et réalisation de la procédure de reprise de stock. Cette action est à ne pas négliger. Un mauvais stock de démarrage, implique l échec du projet. Faire un inventaire si nécessaire. - Vérification de la couverture de la radio fréquence et la capacité de lecture de tous les code à barre à utiliser avec la nouvelle application. - Installer les nouveaux postes de travail - Vérifier que tous les utilisateurs ont été déclarés et qu ils possèdent leurs login et mot de passe. - Vérifier les différentes imprimantes et les éditions dans les conditions réelles d utilisation. - 7 Etape 6 : Démarrage Durant cette phase il est nécessaire de se faire accompagner par le personnel du fournisseur du logiciel. Au moins la première semaine pour les grandes organisations. Durant cette période, il est nécessaire de vérifier, tous les jours, l exactitude des stocks dans l entrepôt et le phasage entre la gestion commerciale et le WMS. Prévoir les procédures de contrôle des stocks à l avance, durant la phase d analyse. Vérifier les échanges avec les autres applications.