L incidence de la maladie sur le bulletin de salaire

Maladie EDC.06.2.010 L incidence de la maladie sur le bulletin de salaire Référence Internet EDC.06.2.010 Saisissez la «Référence Internet» EDC.06.2.010 dans le moteur de recherche du site www.editions-tissot.fr pour accéder à cette fiche actualisée (voir mode d emploi page 7) L un de vos salariés est absent pour cause de maladie (en lien ou non avec son activité professionnelle). Le contrat étant suspendu, vous êtes en théorie dégagé de l obligation de verser le salaire. Cependant, le Code du travail ainsi que les conventions collectives imposent fréquemment un maintien de la rémunération. Quelles sont les conséquences de l absence pour maladie sur l établissement du bulletin de salaire? Comment matérialiser ces absences en pratique? La bonne méthode *1 Calculer la retenue sur salaire pour maladie Vous devez d abord calculer la retenue sur salaire correspondant à la période de maladie et ce, même si la loi ou la convention collective impose un maintien de salaire. Cette retenue doit impérativement apparaître sur le bulletin de paie. *2 Choisir ou non la subrogation pour les indemnités journalières de Sécurité sociale Le salarié en arrêt pour maladie peut prétendre au versement d indemnités journalières de Sécurité sociale (IJSS) sous certaines conditions. Indemnisation des six premiers mois Cotisations sur au moins 1.015 fois le SMIC horaire dans les six mois civils précédents ou Travail au moins 200 heures dans les trois mois civils ou quatre-vingt-dix jours précédents Indemnisation après six mois - être immatriculé depuis au moins douze mois ; - cotisations sur au moins 2.030 fois le SMIC dans les douze mois civils précédents, dont 1.015 dans les six premiers mois ou travail au moins 800 heures dans les douze mois civils ou 365 jours précédents, dont 200 au moins dans les trois premiers mois En principe, les indemnités journalières sont versées par la Sécurité sociale ; elles n apparaissent donc pas sur le bulletin de paie. 84 RESPONSABLE PAIE - 2013/2014 ÉDITIONS TISSOT

L incidence de la maladie sur le bulletin de salaire Il existe toutefois une possibilité de subrogation, qui consiste à ce que vous fassiez l avance des IJSS au salarié pour les percevoir ensuite de la CPAM. Dans ce cas, ces indemnités doivent figurer sur le bulletin de paie pour les déduire de l assiette des cotisations. Cette faculté de subrogation dépend du montant du salaire maintenu : si le salaire doit être maintenu en totalité sans déduction des indemnités journalières, la subrogation est de plein droit ; s il est prévu que le salaire soit maintenu en tout ou partie sous déduction des indemnités journalières, mais que vous n opérez pas cette déduction, la subrogation est possible, avec l accord de l assuré, si le salaire maintenu est au moins égal aux indemnités journalières. Dans le cas contraire, vous pouvez seulement obtenir du salarié le reversement de la somme correspondant aux IJSS, dans la limite du salaire maintenu pendant la même période. Le Code du travail ne prévoit que le maintien partiel de la rémunération. EDC.06.2.010 *3 Maintenir le salaire Le droit au maintien du salaire du salarié malade peut résulter de la loi ou des conventions collectives. Conditions légales du maintien ancienneté d un an dans l entreprise ou l établissement, appréciée au 1 er jour d absence ; justification de l incapacité de travail dans les quarante-huit heures par certificat médical ; prise en charge par la Sécurité sociale ; soins prodigués sur le territoire français ou dans l un des pays de l Union européenne ou de l Espace économique européen. Durée et montant Pendant trente jours, le salarié reçoit 90 % de la rémunération brute qu il aurait perçue s il avait continué à travailler. Pendant les trente jours suivants, il en reçoit les deux tiers. Ces temps d indemnisation sont augmentés de dix jours par période entière de cinq ans d ancienneté en plus de la durée minimale d un an, sans que chacun d eux puisse dépasser quatre-vingt-dix jours. Ces dix jours d indemnisation complémentaire sont dus à compter de la 6 e année d ancienneté. L indemnisation s applique à compter du 8 e jour d absence calendaire en cas de maladie, d accident non professionnel ou d accident de trajet. Si l absence est consécutive à un accident du travail ou à une maladie professionnelle, le délai de carence ne s applique pas. RESPONSABLE PAIE - 2013/2014 ÉDITIONS TISSOT 85

L incidence de la maladie sur le bulletin de salaire EDC.06.2.010 La journée de travail au cours de laquelle l accident se produit est intégralement à la charge de l employeur. L indemnisation commence à partir du premier jour qui suit l arrêt du travail consécutif à l accident. Salaire à maintenir La rémunération à maintenir est la rémunération que le salarié aurait gagnée s il avait continué à travailler. Elle inclut toutes les indemnités qui n ont pas un caractère bénévole et ne sont pas représentatives de frais professionnels. Pour plus de précisions, voir la fiche «Le maintien de salaire en cas d absence pour raison de santé». Déduction des IJSS La garantie s entend déduction faite des IJSS brutes versées pour la période où le salaire est maintenu. Vous n êtes pas tenu, sauf accord particulier, d en faire l avance au salarié. Vous pouvez donc les déduire du salaire brut maintenu au titre de la période de maladie. Elles doivent en outre être déduites pour leur montant brut, avant déduction par la caisse des contributions sociales (CSG et CRDS). Le salarié malade ne doit pas, en principe, percevoir une rémunération supérieure à celle qu il aurait perçue s il avait travaillé pendant la période de maladie. Toutefois, il convient de se référer à la convention collective pour savoir si le salaire à maintenir est le salaire brut ou net. *4 Établir le bulletin de paie L établissement du bulletin de paie en cas de maladie varie selon différents paramètres : le maintien de salaire à pratiquer compte tenu des IJSS ou indemnités journalières complémentaires versées ; le fait que le salarié perçoive lui-même les IJSS ou, au contraire, que vous pratiquiez la subrogation. Les indemnités journalières versées par la Sécurité sociale ne sont pas soumises aux cotisations de Sécurité sociale, sauf à la CSG et à la CRDS, même dans le cas où elles sont versées par votre intermédiaire. Les indemnités journalières de maladie versées aux salariés par les organismes de Sécurité sociale et de la mutualité sociale agricole ou pour leur compte sont soumises à l impôt sur le revenu. Les allocations complémentaires aux IJSS sont soumises aux cotisations de Sécurité sociale, mais seulement pour leur part financée par l employeur ; elles sont soumises à CSG et à CRDS. Les sommes reçues par les salariés en plus des IJSS dans le cadre d un régime complémentaire obligatoire sont soumises à l impôt sur le revenu, qu elles soient versées directement par vous ou par un organisme de prévoyance ou d assurance. 86 RESPONSABLE PAIE - 2013/2014 ÉDITIONS TISSOT

L incidence de la maladie sur le bulletin de salaire Lorsque vous pratiquez la subrogation, vous avez le choix entre calculer tout de suite les IJSS pour les déduire sur la paie le mois de l absence ou attendre leur versement par la CPAM et les passer sur la paie à ce moment-là. Lorsque vous récupérez de la Sécurité sociale le montant des IJSS lors de la paie suivante ou d une paie ultérieure, vous devez les déduire du montant du salaire de base pour obtenir la rémunération brute soumise à cotisations et ensuite les réintégrer après calcul des cotisations pour déterminer le net à payer. Si vous devez maintenir le salaire brut, vous déduisez le montant brut des IJSS de la base des cotisations. Vous ajoutez ensuite le montant net au net à payer pour neutraliser l opération pour le salarié. EDC.06.2.010 Évitez les erreurs Attention aux règles s appliquant aux salariés à temps partiel Le salarié à temps partiel doit être indemnisé en fonction de son horaire de travail. Un salarié passé à temps partiel quatre mois avant son arrêt de travail après dix-huit ans de travail à temps complet ou tombé malade au moment de la transformation de son emploi à temps plein en emploi à temps partiel n a droit qu à une indemnisation correspondant à ce temps partiel puisque, s il avait travaillé normalement, il aurait travaillé à temps partiel. Le rôle des RP Aucun rôle particulier n est dévolu aux représentants du personnel concernant l incidence de la maladie sur le bulletin de salaire. Les sanctions possibles Ne refusez pas à un salarié l explication de sa fiche de paie s il ne la comprend pas : une erreur s y est peut-être glissée et vous pourrez éviter un éventuel litige. En effet, en cas d erreur, vous vous exposez à une demande de rappel de salaire. Notre conseil Référez-vous toujours à votre convention collective Celle-ci peut en effet prévoir des indemnisations plus favorables que les règles légales ou des durées d indemnisation plus longues. Attendez le versement de la Sécurité sociale Il est souvent plus commode de n opérer la déduction des IJSS qu au moment du versement effectif des indemnités journalières par la Sécurité sociale (généralement lors d une paie suivante). RESPONSABLE PAIE - 2013/2014 ÉDITIONS TISSOT 87

L incidence de la maladie sur le bulletin de salaire Questions-Réponses EDC.06.2.010 En cas de subrogation, devez-vous conserver les IJSS même si leur montant dépasse celui du salaire maintenu du salarié? Non, la subrogation n est valable que dans la limite du montant du salaire maintenu par l employeur. Vous ne pouvez pas conserver les IJSS si leur montant dépasse celui du salaire que vous versez au salarié. Dès lors, si le montant des IJSS que vous percevez est supérieur au salaire maintenu, vous avez l obligation de reverser la différence au salarié. Saisissez la référence EDC.06.2.010 dans le moteur de recherche sur www.editions-tissot.fr pour accéder aux mises à jour de ce bulletin ainsi qu aux rubriques suivantes : Outils à télécharger MOD.2949 - Maintien de salaire : formule de calcul du salaire brut résiduel et de la garantie du net Pour aller plus loin sur le sujet Modèle(s) de bulletin(s) de paie commenté(s) - Le bulletin de paie des salariés en arrêt pour maladie non professionnelle Étude(s) de cas EDC.06.2.020 - Le maintien de salaire en cas d absence pour raison de santé Dossier(s) TSE.46 - La maladie du salarié Références aux textes officiels sur www.editions-tissot.fr 88 RESPONSABLE PAIE - 2013/2014 ÉDITIONS TISSOT

Maladie Le bulletin de paie des salariés en arrêt pour maladie non professionnelle Référence Internet Saisissez la «Référence Internet» dans le moteur de recherche du site www.editions-tissot.fr pour accéder à cette fiche actualisée (voir mode d emploi page 7) Situation 1 : Salarié en arrêt-maladie non professionnelle pendant moins de trois jours et RESPONSABLE PAIE - 2013/2014 ÉDITIONS TISSOT 89

Les points de vigilance Dans la situation exposée, le salarié est à temps complet et dépend de la convention collective de la restauration rapide. Il a été en arrêt-maladie pendant deux jours du 13 au 14 juin 2013 inclus. 1. Les dispositions de la convention collective : en l occurrence, la convention collective de la restauration rapide ne prévoit pas de dispositions particulières concernant la situation exposée. Il convient donc, dans cet exemple, d appliquer les dispositions légales. 2. Salaire brut habituel : le bulletin de salaire doit faire apparaître le salaire brut que perçoit habituellement le salarié. Le salarié est à temps complet, payé 9,50 euros de l heure ; son salaire brut habituel s élève à : 151,67 h x 9,50 euros, soit 1.440,87 euros. 3. La retenue correspondant à l arrêt-maladie : il convient d indiquer sur le bulletin de paie la retenue sur salaire effectuée par l employeur en raison de l absence du salarié en arrêt de travail. Le salarié a été en arrêt-maladie non professionnelle pendant deux jours (jeudi et vendredi). Celui-ci effectuant 7 h de travail hebdomadaire du lundi au vendredi, son absence réelle est de 14 h. Le taux horaire appliqué à ce salarié étant de 9,50 euros, la retenue sur salaire sera de : 14 h x 9,50 euros, soit 133,00 euros de retenue correspondant à la perte de salaire subie par le salarié du fait de son absence. Dans cet exemple, le décompte est fait en heures moyennes de travail (et non en heures réelles). 4. L absence d indemnisation du salarié : le salarié ayant été en arrêt-maladie pendant deux jours, l employeur déduit de son salaire la rémunération correspondant aux deux jours non travaillés. Cette perte de salaire ne fait l objet d aucune indemnisation en raison de la durée de l arrêt-maladie. En effet, l absence pour maladie non professionnelle du salarié étant inférieure au délai de carence pour le paiement des IJSS (la Sécurité sociale ne verse des IJSS qu à partir du 4 e jour d incapacité de travail), celui-ci ne percevra aucune indemnité. 5. Le salaire brut soumis à cotisations sociales : le bulletin doit indiquer le salaire brut du salarié soumis à cotisations sociales. Ce montant correspond à la différence entre le salaire brut habituel et la retenue correspondant à l absence du salarié pour maladie non professionnelle. À retenir La délivrance par un médecin à un salarié d un arrêt de travail pour maladie non professionnelle entraîne la suspension de son contrat de travail. Le salarié, en possession de son arrêt de travail, doit avertir son employeur de son absence dans les plus brefs délais et lui adresser, ainsi qu au service médical de la caisse d assurance maladie, les différents volets de l avis d arrêt de travail, remis par son médecin, dans un délai de quarante-huit heures suivant la date de son arrêt. L employeur peut ainsi établir l attestation de salaire qui doit être transmise à la caisse de Sécurité sociale permettant, si nécessaire, le versement des indemnités journalières de Sécurité Sociale (IJSS). 90 RESPONSABLE PAIE - 2013/2014 ÉDITIONS TISSOT

Pendant la période d arrêt-maladie, le contrat de travail est suspendu. Le salarié ne travaille plus et l employeur ne lui verse plus la rémunération correspondante. À ce titre, l employeur va retenir, sur son salaire, le montant de la rémunération correspondant aux jours d absence du salarié pour maladie non professionnelle. Le décompte de l absence peut se faire de différentes manières, en décomptant l absence en heures moyennes mensuelles, en heures réelles travaillées, en jours ouvrés (pour des journées entières) ou encore en jours calendaires. L employeur doit appliquer le même type de décompte pour les absences de même nature et pour l ensemble de son personnel. Sous réserve que le salarié remplisse les conditions requises et accomplisse les formalités requises, la caisse d assurance maladie dont il dépend lui versera des indemnités journalières de Sécurité sociale (IJSS) pendant son arrêt de travail pour maladie, à partir du 4 e jour d arrêt de travail après un délai de carence de trois jours calendaires. Cela signifie que la retenue sur salaire opérée par l employeur au titre des trois premiers jours d arrêt-maladie ne fait l objet d aucune indemnisation de la part de la Sécurité sociale. Toutefois, certains accords (de branche ou d entreprise) applicables à l entreprise peuvent convenir de conditions plus avantageuses et prévoir un maintien de salaire pour le salarié, selon conditions (ancienneté, statut, etc.) pendant les trois premiers jours de carence. RESPONSABLE PAIE - 2013/2014 ÉDITIONS TISSOT 91

Situation 2 : Salarié en arrêt-maladie non professionnelle pendant plus de trois jours ne remplissant pas les conditions pour bénéficier du maintien de salaire 92 RESPONSABLE PAIE - 2013/2014 ÉDITIONS TISSOT

Les points de vigilance Dans la situation exposée, le salarié est à temps complet et dépend de la convention collective négoces et prestations de services dans les domaines médico-techniques. Il a été embauché le 1 er avril 2013 et bénéficie d une ancienneté de deux mois à la date de l arrêt-maladie. Le salarié a été en arrêt-maladie pendant sept jours calendaires du 3 juin au 9 juin 2013 inclus et a repris le lundi 10 juin 2013. 1. L ancienneté du salarié : pour le versement du complément de salaire par l employeur, il peut exister des conditions d ancienneté. Dans la situation exposée, le salarié bénéficie d une ancienneté de deux mois au premier jour d arrêt. Il ne remplit donc pas la condition d un an d ancienneté exigée par la loi, pour profiter, de la part de son employeur, d un complément d indemnisation au titre du maintien de salaire. 2. Les dispositions de la convention collective : il est nécessaire de se rapporter aux dispositions de la convention collective applicable au salarié qui peuvent prévoir des conditions d indemnisation plus souples (par exemple : absence de condition d ancienneté pour bénéficier de l indemnisation légale patronale). En l occurrence, la convention collective «négoces et prestations de services : domaines médico-techniques» ne comporte pas de dispositions particulières plus favorables au salarié concernant la situation exposée. Il convient donc, dans cet exemple, d appliquer les dispositions légales. Ainsi, le salarié n ayant pas un an d ancienneté ne bénéficiera pas du complément d indemnisation de l employeur. 3. Salaire brut habituel : le bulletin de salaire doit faire apparaître le salaire brut que perçoit habituellement le salarié. Le salarié étant à temps complet à 10 euros de l heure, son salaire brut habituel s élève à 151,67 h x 10,00 euros, soit 1.516,70 euros. 4. La retenue correspondant à l arrêt-maladie : il convient d indiquer la retenue sur salaire effectuée par l employeur en raison de l absence du salarié en arrêt de travail. Le salarié est en arrêt-maladie non professionnelle pendant une durée de sept jours calendaires (du lundi au dimanche), soit cinq jours ouvrés (du lundi au vendredi). Décompte en heures réelles : le mois de juin compte vingt jours ouvrés, soit 20x7 = 140heures réelles sur le mois. Chaque heure est décomptée pour : 10 x 151,67 / 140 = 10,8336 euros. Ainsi, pour cinq jours de sept heures, 35 heures d absence sont décomptées, pour un montant de : 35 x 10,8336 = 379,18 euros, retenus pour l absence maladie du salarié. 5. Le salaire brut soumis à cotisations sociales : le bulletin doit indiquer le salaire brut du salarié soumis à cotisations sociales. Ce montant correspond à la différence entre le salaire brut habituel et la retenue correspondant à l absence pour maladie du salarié. 6. Les indemnités versées par la Sécurité sociale : le salarié va percevoir uniquement des indemnités journalières qui lui seront directement versées par la Sécurité sociale. Le salarié ayant été absent sept jours calendaires, il percevra des indemnités journalières pour quatre journées (délai de carence RESPONSABLE PAIE - 2013/2014 ÉDITIONS TISSOT 93

de trois jours calendaires, soit 7 3 = 4 jours). Ces indemnités journalières étant directement versées au salarié, elles n apparaissent pas sur le bulletin de salaire. À retenir L arrêt de travail pour maladie non professionnelle est subordonné à la délivrance par le médecin d un avis appelé arrêt de travail. La maladie est dite non professionnelle lorsqu elle n a pas pour origine l exécution de sa profession par le salarié. Le médecin déterminera si la maladie est de nature professionnelle ou pas. Le médecin indique sur l arrêt de travail les dates pendant lesquelles le salarié ne pourra pas exécuter son contrat de travail. Le salarié, en possession de son arrêt de travail, doit avertir son employeur de son absence dans les plus brefs délais et lui adresser, ainsi qu au service médical de la caisse d assurance maladie, les différents volets de l avis d arrêt de travail, remis par son médecin, dans un délai de quarante-huit heures suivant la date de son arrêt. L employeur peut ainsi établir l attestation de salaire qui doit être transmise à la caisse de Sécurité sociale permettant, si nécessaire, le versement des indemnités journalières de Sécurité sociale (IJSS). L employeur va retenir, sur le salaire du salarié en arrêt-maladie, le montant de sa rémunération correspondant aux jours d absence. Le décompte de l absence peut se faire de différentes manières, soit en décomptant l absence en heures réelles travaillées, soit en jours ouvrés (pour des journées entières) ou encore en jours calendaires. L employeur doit appliquer le même type de décompte pour les absences de même nature et pour l ensemble de son personnel. Sous réserve que le salarié remplisse les conditions et accomplisse les formalités requises, la caisse d assurance maladie dont il dépend lui versera des indemnités journalières de Sécurité sociale (IJSS) pendant son arrêt de travail pour maladie, à partir du 4 e jour d arrêt de travail après un délai de carence de trois jours calendaires. Cela signifie que la retenue sur salaire, opérée par l employeur au titre des trois premiers jours d arrêt-maladie, ne fait l objet d aucune indemnisation de la part de la Sécurité sociale. Ces indemnités sont versées par la Sécurité sociale directement au salarié ; elles n apparaissent donc pas sur le bulletin de salaire mais sont déduites, en cas d indemnisation par l employeur, du complément dû par l employeur. Pour les arrêts-maladies (non professionnelles) supérieurs à sept jours calendaires, le Code du travail, d après la loi dite de mensualisation, rend obligatoire le maintien partiel du salaire brut, sous certaines conditions. Aussi, l employeur doit-il compenser la perte de salaire du salarié, en complétant les indemnités journalières que ce dernier perçoit. Cette obligation de maintien de salaire nécessite que le salarié en arrêt-maladie remplisse les conditions suivantes : avoir une ancienneté d un an au 1 er jour d absence ; avoir justifié de l incapacité de travail dans les quarante-huit heures par certificat ou arrêt de travail ; 94 RESPONSABLE PAIE - 2013/2014 ÉDITIONS TISSOT

être pris en charge par la Sécurité sociale ; être soigné sur le territoire français ou dans un État membre de l Union européenne ou dans un État partie de l Espace économique européen. Si l une ou l autre de ces conditions fait défaut, l employeur ne sera pas tenu de verser une compensation et le salarié ne bénéficiera alors que des indemnités versées par la Sécurité sociale. Certaines dispositions plus favorables peuvent être prévues par la convention collective ou autre accord applicable à l entreprise (par exemple, absence de condition d ancienneté, maintien total et non partiel du salaire, maintien du salaire net et non du salaire brut, absence de jours de carence, etc.). RESPONSABLE PAIE - 2013/2014 ÉDITIONS TISSOT 95

Situation 3 : Salarié en arrêt-maladie non professionnelle pendant plus de trois jours remplissant les conditions pour bénéficier du maintien de salaire 96 RESPONSABLE PAIE - 2013/2014 ÉDITIONS TISSOT

Les points de vigilance Dans la situation exposée, la salariée est à temps complet et dépend de la convention collective des avocats : personnel salarié. Elle a été embauchée le 1 er avril 2011 et bénéficie d une ancienneté de deux ans et deux mois à la date de l arrêt-maladie. Elle a été en arrêt-maladie pendant quatorze jours du 3 juin au 16 juin 2013 inclus. Ayant perçu la même paye les trois mois précédents (1.516,70 euros), elle a reçu de la Sécurité sociale des IJSS brutes journalières de : (1.516,70 x3x1/91,25) x 50 % = 24,93 euros par jour calendaire d arrêt 1. L ancienneté du salarié : pour le versement du complément de salaire par l employeur, il peut exister des conditions d ancienneté. Dans la situation exposée, la salariée bénéficie d une ancienneté de deux ans et deux mois au premier jour d arrêt. Elle remplit donc la condition d ancienneté exigée par la loi, pour bénéficier, de la part de son employeur, d un complément d indemnisation au titre du maintien de salaire. 2. Les dispositions de la convention collective : la convention collective applicable à cette salariée prévoit des dispositions équivalentes à celles prévues par la loi en matière d indemnisation des absences pour maladie. Il convient donc d appliquer le régime d indemnisation légale. 3. Salaire brut habituel : le bulletin de salaire doit faire apparaître le salaire brut que perçoit habituellement la salariée. Étant à temps complet à 10,00 euros de l heure, son salaire brut habituel s élève à 151,67 x 10,00, soit 1.516,70 euros. 4. La retenue correspondant à l arrêt-maladie : il convient d indiquer la retenue sur salaire effectuée par l employeur en raison de l absence du salarié en arrêt de travail. Cette salariée est en arrêt-maladie non professionnelle pendant une durée de quatorze jours calendaires (du lundi 3 juin au dimanche 16 juin 2013). Le décompte est fait en jours calendaires. Pour chaque jour d absence, une retenue est faite pour un montant de : 1.516,70 / 30 = 50,557 euros par jour calendaire. Aussi, pour quatorze jours calendaires, la retenue opérée au titre de son absence pour maladie non professionnelle est de : 14 x 50,557 = 707,80 euros 5. L indemnisation complémentaire de l employeur : L employeur est tenu de maintenir le salaire du salarié à hauteur de 90 % de sa rémunération brute sous déduction des indemnités journalières de la Sécurité sociale à compter du 8 e jour d arrêt-maladie. Salaire brut habituel du salarié pour les sept jours d absence pour lesquels l employeur doit maintenir une partie de la rémunération : 7 jours calendaires = 7x50,557 = 353,90 euros L employeur doit donc maintenir 353,90 x 90 %, soit 318,51 euros sous déduction des indemnités journalières de la Sécurité sociale perçues pendant ces sept jours. RESPONSABLE PAIE - 2013/2014 ÉDITIONS TISSOT 97

Montant des IJSS brute journalière : 24,93 euros IJSS brutes globales pour sept jours calendaires : 24,93 x 7 jours = 174,51 euros Complément employeur à verser pour maintenir 90 % de la rémunération du salarié : 318,51 174,51 = 144,00 euros 6. Le salaire brut soumis à cotisations sociales : le bulletin doit indiquer le salaire brut du salarié. Ce montant correspond à la somme entre le salaire brut habituel et le maintien opéré par l employeur, de laquelle est déduite la retenue correspondant à l arrêt maladie. À retenir Lorsqu un salarié est en arrêt de travail pour maladie non professionnelle, l employeur effectue une retenue sur son salaire correspondant à la rémunération perdue du fait de son absence. Le décompte de l absence peut se faire de différentes manières, soit en décomptant l absence en heures réelles travaillées, soit en jours ouvrés (pour des journées entières) ou encore en jours calendaires. L employeur doit appliquer le même type de décompte pour les absences de même nature et pour l ensemble de son personnel. Durant son arrêt, le salarié bénéficie du versement d indemnités journalières, qui lui sont directement versées par la Sécurité sociale à compter du 4 e jour d arrêt-maladie, s il respecte les conditions pour en bénéficier. L employeur peut ainsi établir l attestation de salaire qui doit être transmise à la caisse de Sécurité sociale permettant, si nécessaire, le versement des indemnités journalières de Sécurité Sociale (IJSS). L indemnité journalière de la Sécurité sociale (IJSS) versée pendant un arrêt de travail pour maladie est égale à 50 % du salaire journalier de base, calculé d après la moyenne des salaires bruts (= salaires soumis à cotisations) pris en compte dans la limite de 1,8 fois le SMIC mensuel en vigueur (soit 2.574,40 euros au 1 er janvier 2013), des trois mois qui précèdent l arrêt de travail, ou des douze mois en cas d activité saisonnière ou discontinue. Pour les arrêts-maladies (non professionnelles) supérieurs à sept jours calendaires, le Code du travail, d après la loi dite de mensualisation, rend obligatoire le maintien partiel du salaire brut, sous certaines conditions. Aussi, l employeur doit-il compenser la perte de salaire du salarié, en complétant les indemnités journalières que ce dernier perçoit. Cette obligation de maintien de salaire nécessite que le salarié en arrêt-maladie remplisse les conditions suivantes : avoir une ancienneté d un an au 1 er jour d absence ; avoir justifié de l incapacité de travail dans les quarante-huit heures par certificat ou arrêt de travail ; être pris en charge par la Sécurité sociale ; être soigné sur le territoire français ou dans un État membre de l Union européenne ou dans un État partie de l Espace économique européen. 98 RESPONSABLE PAIE - 2013/2014 ÉDITIONS TISSOT

Si l ensemble de ces conditions sont remplies, l employeur sera tenu de maintenir le salaire du salarié en arrêt-maladie. Certaines dispositions plus favorables peuvent être prévues par la convention collective ou autre accord applicable à l entreprise concernant la méthode de calcul à retenir pour le décompte de l absence ou concernant les règles de maintien de salaire, notamment selon la nature de l arrêt (arrêt- maladie non professionnelle, accident de trajet, accident professionnel, etc.). Elles peuvent également prévoir des conditions différentes concernant l ancienneté (par exemple, pas d ancienneté requise), ou le montant du complément (par exemple, maintien total et non partiel du salaire, maintien du salaire net et non du salaire brut ou absence de jours de carences, etc.). À défaut de dispositions plus avantageuses, il faut appliquer les règles prévues par le Code du travail. Dans ce cas, le maintien du salaire par l employeur commence, lors de chaque arrêt de travail, à compter du 8 e jour calendaire d absence en cas de maladie et d accident d origine non professionnelle ou d accident de trajet (délai de carence de sept jours calendaires). Le délai de carence de la Sécurité sociale étant de trois jours calendaires, le salarié n est pas du tout indemnisé pendant les trois premiers jours ; ensuite il est seulement indemnisé par la Sécurité sociale du 4 e au 7 e jour. À partir du 8 e jour, l indemnité complémentaire légale patronale complétera les indemnités journalières de la Sécurité sociale et ce, dans certaines limites de durée et de montant. La durée d indemnisation du salarié pendant son arrêt de travail varie suivant son ancienneté et la durée de son absence. Pendant une première période de trente jours, le salarié perçoit 90 % de sa rémunération brute ; puis les trente jours suivants, il perçoit les deux tiers de cette même rémunération. Ces durées sont augmentées de dix jours par période de cinq ans d ancienneté, sans pouvoir dépasser quatre-vingt-dix jours chacune (ce qui suppose une présence continue de trente et un ans dans l entreprise). Sur le bulletin, doivent apparaître distinctement la déduction liée à l absence du salarié, et la part maintenue du salaire par l employeur correspondant au pourcentage du salaire à maintenir moins les indemnités journalières perçues par le salarié. RESPONSABLE PAIE - 2013/2014 ÉDITIONS TISSOT 99

Situation 4 : Salarié en arrêt-maladie non professionnelle pendant plus de trois jours remplissant les conditions pour le maintien de salaire -option pour la subrogation 100 RESPONSABLE PAIE - 2013/2014 ÉDITIONS TISSOT

Les points de vigilance Dans la situation exposée, le salarié est à temps complet et dépend de la convention collective nationale des ETAM du bâtiment. Il a été embauché le 1 er janvier 2010 et bénéficie d une ancienneté de trois ans et cinq mois à la date de l arrêt-maladie. Il a été en arrêt-maladie pendant onze jours calendaires du 13 juin au 23 juin 2013 inclus. L employeur pratique la subrogation. Le salarié perçoit une rémunération mensuelle brute de 2.000 euros (salaires notamment perçus en mars, avril, mai). 1. L ancienneté du salarié : celle-ci est à prendre en compte pour la mise en place du maintien de salaire partiel ou total. 2. Les dispositions de la convention collective : la convention collective applicable au salarié prévoit des dispositions plus favorables que la loi en matière d indemnisation de l absence maladie. En effet, elle prévoit, pour les arrêts de travail de moins de 90 jours, un maintien total du salaire, sans application de délai de carence, notamment pour les ETAM justifiant d au moins une année de présence dans l entreprise. Il sera donc fait application ici des dispositions conventionnelles. 3. Salaire brut habituel : le bulletin de salaire doit faire apparaître le salaire brut que perçoit habituellement le salarié. Son salaire mensuel brut s élève à 2.000 euros, pour un temps complet soit 151,67 heures. 4. La retenue correspondant à l arrêt-maladie : il convient d indiquer la retenue sur salaire effectuée par l employeur en raison de l absence du salarié en arrêt de travail. Le salarié est en arrêt-maladie non professionnelle pendant une durée de onze jours calendaires (du jeudi 13 juin au dimanche 23 juin inclus). Pendant ces onze jours calendaires, s il n avait pas été en arrêt-maladie, il aurait travaillé sept jours ouvrés, soit, avec une durée de travail de sept heures par jour, une absence de quarante-neuf heures. Le salarié n a donc pas travaillé durant dix jours. Décompte en jours calendaires Trente jours par mois Un jour calendaire d absence : 2.000 / 30 = 66,67 euros Absence maladie : 11 x 66,67 = 733,37 euros Décompte en jours ouvrés Vingt jours pour le mois de juin Un jour ouvré d absence : 2.000 / 20 = 100,00 euros Absence maladie :7x100,00 = 700,00 euros Décomptes en heures réelles 20x7 = 140heures réellement travaillées pour un mois complet 1 heure d absence : 13,187 x 151,67 / 140 = 14,286 euros RESPONSABLE PAIE - 2013/2014 ÉDITIONS TISSOT 101

Absence maladie : 49 x 14,286 = 700,00 euros Il convient donc de retenir la méthode du décompte en heures réelles. 5. L indemnisation de l employeur avec application du mécanisme de la subrogation : l employeur est tenu de maintenir le salaire du salarié à hauteur de 100 % de sa rémunération brute. Le mécanisme de la subrogation trouvant à s appliquer, l employeur est tenu de verser au salarié 100 % de son salaire, puisqu il percevra lui-même les IJSS. Comme l absence doit figurer sur le bulletin, un complément correspondant au montant déduit de l absence est versé afin de garantir le montant brut habituel. 6. Le traitement des indemnités journalières au niveau de la rémunération brute : l employeur, ayant maintenu le salaire du salarié à 100 %, a soumis à cotisation la partie de l indemnisation correspondant aux indemnités journalières. Or celles-ci ne sont pas soumises à cotisations sociales. Afin de neutraliser l opération, l employeur est donc tenu de déduire le montant brut des IJSS de la rémunération brute du salarié. IJS brutes journalières : (2.000 x 3) / 91,25 x 50 % = 32,88 euros IJSS brutes globales (pour onze jours calendaires, moins le délai de carence de trois jours appliqué par la Sécurité sociale) : 32,88 euros x (11 3) = 263,04 euros à déduire. 7. Le salaire brut soumis à cotisations sociales : le bulletin doit indiquer le salaire brut du salarié. Ce montant correspond à la somme entre le salaire brut habituel et le maintien opéré par l employeur, de laquelle sont déduites la retenue correspondant à l arrêt-maladie et les IJSS brutes qui ne sont pas soumises. 8. Le traitement des indemnités journalières au niveau de la rémunération nette : le montant des IJSS nettes, déduction faite de la CSG-CRDS sur les revenus de remplacement, doit être ajouté à la rémunération nette du salarié puisque l employeur est subrogé dans les droits du salarié (il est tenu de lui verser les IJSS). Le montant des IJSS n entre pas dans le salaire net imposable. IJSS nettes : 263,04 x 0,933 = 245,42 euros ajoutés au salaire net À retenir Lorsqu un salarié est en arrêt de travail pour maladie non professionnelle, l employeur effectue une retenue sur son salaire correspondant à la rémunération perdue du fait de son absence. Le décompte de l absence peut se faire de différentes manières, soit en décomptant l absence en heures réelles travaillées, soit en jours ouvrés (pour des journées entières) ou encore en jours calendaires. L employeur doit appliquer le même type de décompte pour les absences de même nature et pour l ensemble de son personnel. En contrepartie, le salarié bénéficie d indemnités journalières, qui lui seront directement versées par la Sécurité sociale à compter du 4 e jour d arrêt-maladie, s il respecte les conditions pour en bénéficier. 102 RESPONSABLE PAIE - 2013/2014 ÉDITIONS TISSOT

L indemnité journalière versée pendant un arrêt de travail pour maladie est égale à 50 % du salaire journalier de base, calculée sur la moyenne des salaires bruts (= salaires soumis à cotisations) pris en compte dans la limite de 1,8 fois le SMIC mensuel en vigueur (soit 2.574,40 euros au 1 er janvier 2013), des trois mois qui précèdent l arrêt de travail, ou des douze mois en cas d activité saisonnière ou discontinue. Pour les arrêts-maladie (non professionnelle) supérieurs à sept jours calendaires, le Code du travail, d après la loi dite de mensualisation, rend obligatoire le maintien partiel du salaire brut, sous certaines conditions. Aussi, l employeur doit-il compenser la perte de salaire du salarié, en complétant les indemnités journalières que ce dernier perçoit. Cette obligation de maintien de salaire nécessite que le salarié en arrêt-maladie remplisse les conditions suivantes : avoir une ancienneté d un an au 1 er jour d absence ; avoir justifié de l incapacité de travail dans les quarante-huit heures par certificat ou arrêt de travail ; être pris en charge par la Sécurité sociale ; être soigné sur le territoire français ou dans un État membre de l Union européenne ou dans un État partie de l Espace économique européen. Si l ensemble de ces conditions sont remplies, l employeur sera tenu de maintenir le salaire du salarié en arrêt-maladie. Certaines dispositions plus favorables peuvent être prévues par la convention collective ou autre accord applicable à l entreprise concernant la méthode de calcul à retenir pour le décompte de l absence ou concernant les règles de maintien de salaire, notamment selon la nature de l arrêt (arrêt-maladie non professionnelle, accident de trajet, accident professionnel, etc.). Elles peuvent également prévoir des conditions différentes concernant l ancienneté (par exemple, pas d ancienneté requise), ou le montant du complément (par exemple, maintien total et non partiel du salaire, maintien du salaire net et non du salaire brut ou absence de jours de carences, etc.). À défaut de dispositions plus avantageuses, il faut appliquer les règles prévues par le Code du travail. Dans ce cas, le maintien du salaire par l employeur commence, lors de chaque arrêt de travail, à compter du 8 e jour calendaire d absence en cas de maladie et d accident d origine non professionnelle ou d accident de trajet (délai de carence de sept jours calendaires). Le délai de carence de la Sécurité sociale étant de trois jours calendaires, le salarié n est pas du tout indemnisé pendant les trois premiers jours ; ensuite il est seulement indemnisé par la Sécurité sociale jusqu au 7 e jour. À partir du 8 e jour, l indemnité complémentaire légale patronale complétera les indemnités journalières de la Sécurité sociale et ce, dans certaines limites de durée et de montant. La durée d indemnisation du salarié pendant son arrêt de travail varie suivant son ancienneté et la durée de son absence. Pendant une première période de trente jours, le salarié perçoit 90 % de sa rémunération brute, puis les trente jours suivants, il perçoit les deux tiers de cette même rémunération. Ces durées sont augmentées de dix jours par période de cinq ans d ancienneté, sans pouvoir RESPONSABLE PAIE - 2013/2014 ÉDITIONS TISSOT 103

dépasser quatre-vingt-dix jours chacune (ce qui suppose une présence continue de 31 ans dans l entreprise). L employeur peut opter, avec l accord du salarié, pour la subrogation et percevoir lui-même les IJSS qui sont normalement versées au salarié. Dans cette hypothèse, l employeur verse au salarié à la fois le complément employeur et les IJSS. Il sera ensuite directement remboursé par la Sécurité sociale. L application de la subrogation entraîne sur le bulletin de salaire l inscription des IJSS à deux niveaux : en haut du bulletin, dans le montant brut où elles sont déduites (en valeur brute) puisqu elles ne sont pas soumises à cotisations sociales ; en bas du bulletin, réintégrées pour leur valeur nette, c est-à-dire déduction faite de la CGS-CRDS sur les revenus de remplacement (6,7 %), afin qu elles soient intégrées dans le montant du salaire net dû au salarié. EXPLICATION DES SITUATIONS 1 À 4 Bon à savoir La suspension du contrat de travail La prescription par un médecin d un arrêt de travail pour maladie non professionnelle entraîne la suspension du contrat de travail. La maladie est dite non professionnelle lorsqu elle n a pas pour origine l exécution par le salarié de sa profession. Le médecin déterminera si la maladie est de nature professionnelle ou pas. Le médecin indique sur l arrêt de travail les dates pendant lesquelles le salarié ne pourra pas exécuter son contrat de travail. Le salarié est donc, pendant cette période, absent pour maladie. Cette absence a plusieurs conséquences : l ancienneté du salarié se poursuit, elle continue à être calculée ; le droit à congés payés est suspendu. Pendant son absence, le salarié cesse d acquérir des droits à congés payés proportionnellement aux jours d absence ; l employeur opère, sur le bulletin de paie du salarié, une retenue de salaire pour absence ; le salarié est indemnisé partiellement ou totalement pour compenser cette perte de salaire. L indemnisation du salarié en arrêt de travail pour maladie non professionnelle Pour compenser la perte de salaire liée à la retenue sur salaire effectuée par l employeur en raison de son absence, le salarié qui est en arrêt-maladie non professionnelle est en général indemnisé pendant la durée de suspension de son contrat de travail : 104 RESPONSABLE PAIE - 2013/2014 ÉDITIONS TISSOT

par la Sécurité sociale ; par son employeur lorsqu il justifie d une certaine ancienneté ; éventuellement par un régime de prévoyance lorsque l entreprise adhère à un tel régime. Ces trois indemnisations, qui ne s ajoutent pas mais se complètent, sont destinées à garantir au salarié un maintien total ou partiel de sa rémunération. L indemnisation par la Sécurité sociale : Conditions d indemnisation L indemnisation par la Sécurité sociale du salarié malade s effectue par le versement d indemnités journalières (IJSS). Pour bénéficier de ces IJSS, le salarié concerné doit faire parvenir à la caisse de Sécurité sociale un arrêt de travail dans les quarante-huit, et avoir travaillé et cotisé un minimum. Si l arrêt est inférieur à six mois, il faut : soit avoir travaillé 200 heures au cours des trois mois civils ou quatre-vingtdix jours précédant l arrêt de travail ; soit avoir cotisé sur au moins 1.015 fois le SMIC horaire pendant les six mois civils précédant l arrêt de travail (soit un minimum de 9.541 euros pour 2013) ; si l arrêt est supérieur à six mois, il faut : soit avoir travaillé 800 heures au cours des douze mois civils ou des trois cent-soixante-cinq jours précédant l arrêt de travail, dont 200 heures au moins au cours des trois premiers mois ; soit avoir cotisé au moins 2.030 fois le SMIC horaire au cours des douze mois civils précédant l arrêt de travail (soit un minimum de 19.082 euros pour 2013). La durée maximale de versement des indemnités journalières de maladie (hors maladie de longue durée), au titre d un ou plusieurs arrêts de travail, est fixée à trois cent soixante jours par périodes de trois années calculées de date à date. Montant indemnisé L indemnité journalière est égale à 50 % du salaire journalier de base. Lorsque le salarié a 3 enfants ou plus à charge, l indemnité est portée à 66,66 % du salaire journalier de base à partir du 31 e jour d arrêt. Le salaire journalier de base est égal, pour tout salarié mensualisé, à 1/91,25 e du total des trois derniers salaires. Le salaire journalier de base est calculé sur la moyenne des salaires bruts des trois mois qui précèdent l arrêt de travail, ou des douze mois en cas d activité saisonnière ou discontinue. Pour tous les arrêts ayant débuté à compter du 1 er janvier 2012, pour le calcul de la moyenne, les salaires bruts sont pris dans la limite d un plafond égal à 1,8 fois le SMIC mensuel en vigueur (soit 2.574,40 euros RESPONSABLE PAIE - 2013/2014 ÉDITIONS TISSOT 105

au 1 er janvier 2013). Aussi, si le salaire brut dépasse ce plafond, il n est pris en compte que dans la limite de ce montant. Par exemple, un salarié ayant moins de 3 enfants à charge et ayant perçu 2.000 euros par mois lors des trois mois précédant l arrêt de travail peut prétendre à une indemnité fixée à 32,87 euros (soit 2.000 x3/91,25 = 65,75 euros, puis 65,75 x 50 % = 32,87 euros). Versement des IJSS Les indemnités journalières sont versées après un délai de carence de trois jours calendaires (soit à compter du 4 e jour d arrêt de travail). Par exemple, en cas d arrêt depuis le 6 octobre, les indemnités journalières ne sont versées qu à partir du 9 octobre. Les indemnités journalières sont dues pour chaque jour calendaire d interruption de travail. La caisse primaire d assurance maladie (CPAM) verse les indemnités journalières tous les quatorze jours. Elle adresse en même temps un relevé. L indemnisation du salarié par la Sécurité sociale n a aucune incidence sur son bulletin de paie. Les IJSS n apparaissent pas sur le bulletin de salaire sauf en cas de subrogation. L indemnisation par l employeur Conditions d indemnisation La loi du 19 janvier 1978, dite loi de mensualisation, a créé une obligation de maintien du salaire pour tous les salariés dont les indemnités journalières versées par la Sécurité sociale ne permettent pas de remplacer entièrement le salaire. Ainsi, l employeur est obliger de verser au salarié une indemnité complémentaire lorsque : le salarié a fait parvenir à l employeur un arrêt de travail dans les quarantehuit heures ; il bénéficie d une ancienneté d un an minimum ; il est pris en charge par la Sécurité sociale ; il est soigné sur le territoire français ou dans un État membre de l Union européenne ou dans un État partie de l Espace économique européen. Notez-le La caisse de Sécurité sociale doit avertir l employeur en cas de suspension des indemnités journalières pour maladie. En conséquence, lorsque la caisse de Sécurité sociale informe l employeur de la suspension des indemnités journalières, cette information devrait conduire l employeur à suspendre simultanément le versement du complément. Tous les salariés, à l exception des travailleurs à domicile, des travailleurs saisonniers, des salariés temporaires et des travailleurs intermittents, bénéficient du maintien de leur salaire. 106 RESPONSABLE PAIE - 2013/2014 ÉDITIONS TISSOT

Durée et taux de l indemnisation 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D 3 jours 4 jours 7 jours Aucun salaire IJSS uniquement IJSS + complément employeur Dans le régime légal, le maintien du salaire par l employeur commence, lors de chaque arrêt de travail, à compter du 8 e jour d absence en cas de maladie et d accident d origine non professionnelle ou d accident de trajet. Le délai de carence de la Sécurité sociale étant de trois jours, le salarié n est pas du tout indemnisé pendant les trois premiers jours ; ensuite, il est seulement indemnisé par la Sécurité sociale jusqu au 7 e jour. Ensuite, l indemnité complémentaire légale patronale complétera les indemnités journalières de la Sécurité sociale et ce, dans certaines limites de durée et sous certains plafonds. L employeur peut effectuer une retenue sur salaire pour les jours inclus dans le délai de carence puisqu il n est pas tenu de maintenir le salaire pendant cette période. Les jours susceptibles de faire l objet de cette retenue doivent être des jours habituellement travaillés par le salarié. La déduction se fait généralement en jours ouvrés ou en heures réelles. Les conventions collectives peuvent prévoir d autres modes de décompte, comme en jours calendaires. La durée d indemnisation du salarié pendant son arrêt de travail varie suivant son ancienneté et la durée de son absence. Pendant une première période de trente jours, le salarié perçoit 90 % de sa rémunération brute, puis les trente jours suivants, il perçoit les deux tiers de cette rémunération. Pour le calcul des indemnités dues au titre d une période de paie, il sera tenu compte des indemnités déjà perçues par l intéressé durant les douze mois antérieurs. Il en résulte que le changement d année civile n ouvre pas droit à une nouvelle période d indemnisation. RESPONSABLE PAIE - 2013/2014 ÉDITIONS TISSOT 107

Ancienneté (en années) Indemnisation par période de douze mois Point de départ À90% du salaire brut Durée À 66,666 % du salaire brut 1 à 6 30 jours 30 jours 6 à 11 40 jours 40 jours 11 à 16 50 jours 50 jours 16 à 21 60 jours 60 jours 21à26 8 e jour 70 jours 70 jours 26 à 31 80 jours 80 jours 31 et plus 90 jours 90 jours Comparer l indemnisation légale et conventionnelle La convention collective peut prévoir une indemnisation plus favorable que l indemnisation légale présentée ci-dessus, il est donc nécessaire de se référer aux dispositions de la convention collective. Déduction des indemnités journalières de la Sécurité sociale La garantie de rémunération due par l employeur s entend déduction faite des indemnités journalières que l intéressé perçoit de la Sécurité sociale (IJSS). Les IJSS doivent être déduites pour leur totalité et non seulement celles correspondant à des jours ouvrables. Les indemnités journalières de Sécurité sociale doivent être déduites pour leur montant brut, avant déduction des contributions CSG et CRDS. L employeur doit déduire les IJSS du montant du salaire de base pour obtenir la rémunération brute soumise à cotisations et ensuite les réintégrer après calcul des cotisations pour déterminer le net à payer. La subrogation de l employeur dans la perception des indemnités journalières Sous certaines conditions, l employeur versera au salarié l ensemble de ses substituts (indemnités journalières + complément) et lui sera subrogé pour le paiement des indemnités journalières, que la caisse effectuera directement auprès de cet employeur. Les conditions principales sont que l employeur maintienne tout ou partie du salaire pendant la période d incapacité bénéficiant du complément, et que la partie du salaire maintenue soit au moins égale au montant des indemnités journalières. La subrogation est légale (donc automatique), si l employeur maintient ainsi les salaires de sa propre initiative, ou s il applique une convention collective ayant prévu le maintien du salaire sans prévoir la déduction des indemnités journalières. 108 RESPONSABLE PAIE - 2013/2014 ÉDITIONS TISSOT

En dehors de ces cas, lorsque le complément est prévu sous déduction des indemnités journalières, la subrogation est conventionnelle, c est-à-dire qu elle nécessite l accord contractuel de l employeur et du salarié. Le formulaire que l employeur doit adresser à la caisse pour l établissement des indemnités journalières comporte une rubrique spéciale «demande de subrogation en cas de maintien du salaire», qu il remplira et signera et que le salarié cosignera à son tour. L employeur qui n est pas subrogé et astreint à un complément de salaire établit un bulletin de paie à hauteur de ce complément suivant son mode habituel et retranche les indemnités journalières que va percevoir le salarié, ce qui risque bien souvent d entraîner ensuite un réajustement. Un autre réajustement est encore plus délicat : la déduction des indemnités journalières d un salaire, sur lequel ont été prélevées les cotisations sociales, parvient à un calcul nécessairement faux, puisque les indemnités journalières ne sont pas soumises à cotisation. Certaines conventions collectives autorisent l employeur à «charger» les indemnités journalières d un montant équivalent aux cotisations que cette part de salaire aurait supportées. Ainsi, les indemnités journalières sont-elles transformées en salaire net, et le bulletin de paie tombe sur un complément net. La différence de base de calcul des indemnités journalières (paies antérieures) et du complément (paie qui aurait été versée lors de l absence) peut amener à une correction en faveur du salarié, si l employeur vient ainsi à percevoir plus de la Sécurité sociale qu il n a versé au salarié. La réduction des indemnités journalières par la Sécurité sociale du fait d une sanction encourue par l assuré n a pas d effet sur le calcul de déduction. Les indemnités journalières sont déduites pour le calcul du complément, comme si elles étaient toujours entièrement perçues. Enfin, l employeur conserve le droit de réclamer à l auteur de l accident de droit commun dont le salarié a été victime, le montant de ce complément versé sans contrepartie de travail et ce, à raison de la faute commise par l auteur de l accident. Les obligations des salariés Le salarié en arrêt-maladie doit en informer son employeur. La suspension du contrat de travail est subordonnée à la prescription d un arrêt de travail par un médecin. Il y mentionne la date de reprise possible, toujours sous réserve d une prolongation, sans indiquer la nature de la maladie, qui reste du domaine du secret médical. Le salarié a l obligation de respecter les heures de sortie mentionnées par le médecin sur l arrêt de travail. Le médecin doit avoir constaté une incapacité totale de travail. Cette incapacité est la condition d octroi d indemnités journalières par la Sécurité sociale et le versement d indemnités journalières est lui-même une condition du versement du complément employeur. RESPONSABLE PAIE - 2013/2014 ÉDITIONS TISSOT 109

Le salarié doit faire parvenir l avis d arrêt de travail à l employeur ainsi qu à la caisse primaire d assurance maladie dans les quarante-huit heures suivant l établissement de l arrêt. Dans tous les cas, le salarié absent est tenu de prévenir aussitôt l employeur de son absence par tout moyen. Les mêmes délais et obligations devront être observés lors d une prolongation d arrêt ordonnée par le praticien. Le salarié qui ne prévient pas l employeur commet une faute dans l exécution du contrat de travail. Il peut alors être sanctionné disciplinairement. Pendant la suspension de son contrat, le salarié est soumis à une obligation de loyauté vis-à-vis de son employeur. Cette obligation implique également que le salarié doit s abstenir d exercer toute activité pendant son arrêt. Enfin, pendant sa période d arrêt, le salarié est tenu de se soumettre aux contrôles organisés par le service médical de la Sécurité sociale. L absence justifiée pour cause de maladie déclenche l ouverture de droits à substituts du salaire, qui sont principalement les indemnités journalières de la Sécurité sociale et le complément employeur. Les erreurs fréquemment commises j! ATTENTION Attention aux dispositions prévues dans la convention collective qui peuvent être plus favorables. Il convient de toujours vous y référer pour éviter d être sous-indemnisé. Sur le bulletin de paie, doivent apparaître : le montant du salaire brut habituel ; le motif de l absence (maladie non professionnelle) et la retenue correspondante ; le montant total de l indemnisation garantie ; la déduction de ce montant total du montant des indemnités journalières de Sécurité sociale (IJSS) brutes. Le montant des IJSS nettes n apparaît qu en cas de subrogation. La mention des dates de l absence n est pas obligatoire mais il peut être utile de les préciser. L employeur qui n est pas subrogé et astreint à un complément de salaire établit un bulletin de paie à hauteur de ce complément suivant son mode habituel et retranche les indemnités journalières que va percevoir le salarié, ce qui risque bien souvent d entraîner ensuite un réajustement. Un autre réajustement est encore plus délicat : la déduction des indemnités journalières d un salaire, sur lequel ont été prélevées les cotisations sociales, 110 RESPONSABLE PAIE - 2013/2014 ÉDITIONS TISSOT

parvient à un calcul nécessairement faux, puisque les indemnités journalières ne sont pas soumises à cotisation. Certaines conventions collectives autorisent l employeur à «charger» les indemnités journalières d un montant équivalent aux cotisations que cette part de salaire aurait supportées. Ainsi les indemnités journalières sont-elles transformées en salaire net et le bulletin de paie tombe-t-il sur un complément net. La différence de base de calcul des indemnités journalières (paies antérieures) et du complément (paie qui aurait été versée lors de l absence) peut amener à une correction en faveur du salarié, si l employeur vient ainsi à percevoir plus de la Sécurité sociale qu il n a versé au salarié. La réduction des indemnités journalières par la Sécurité sociale du fait d une sanction encourue par l assuré n a pas d effet sur le calcul de déduction. Les indemnités journalières sont déduites pour le calcul du complément, comme si elles étaient toujours entièrement perçues. Saisissez la référence dans le moteur de recherche sur www.editions-tissot.fr pour accéder aux mises à jour de ce bulletin ainsi qu aux rubriques suivantes : Pour aller plus loin sur le sujet Étude(s) de cas EDC.06.2.010 - L incidence de la maladie sur le bulletin de salaire Dossier(s) TSE.46 - La maladie du salarié RESPONSABLE PAIE - 2013/2014 ÉDITIONS TISSOT 111

Droit du travail, comptabilité & fiscalité Service client 04 50 64 08 08» Voir la fiche produit en ligne www.editions tissot.fr RESPONSABLE ET GESTIONNAIRE PAIE Toutes les informations utiles pour une paie plus rapide, plus facile et plus sûre. Les fiches conseils et bulletins de paie commentés Les fiches conseils Une fiche = une question ou un sujet précis, rédigée en langage clair. Vous n avez plus besoin de chercher les différentes informations à plusieurs endroits et vous êtes guidé étape par étape dans la procédure à suivre. Les bulletins de paie commentés Accédez à plus de 160 bulletins de paie commentés, correspondant aux situations générales et particulières que vous pouvez rencontrer (arrêt maladie, mois incomplet, télétravail, forfait jour ). A chaque situation concrète correspond son bulletin de salaire avec des explications simples et détaillées (points de vigilance, erreurs à éviter, calculs, erreurs fréquemment commises ). Pour faciliter vos recherches, vous disposez d un accès thématique (sur Internet), d un index détaillé (sur Internet et dans l ouvrage) et d un moteur de recherche (sur Internet) Accès aux textes officiels : liens hypertextes vers les articles du Code du travail et du Code de la Sécurité Sociale cités dans les fiches conseils Sur Internet, les fiches et bulletins de paie sont mis à jour et enrichis en permanence Inclus : Bulletin de veille Les dossiers Pour aller plus loin sur les thématiques traitées dans les bulletins de paie commentés et les fiches conseils, des dossiers complets sont consacrés à chaque sujet clé. VOS AVANTAGES 1. Simple : pour chaque situation générale ou particulière, retrouvez le bulletin de paie commenté, la fiche conseil synthétique et le dossier complet. 2. Pratique : toutes les informations dont vous avez besoin sont au même endroit : bulletins, conseils, taux, calculs, textes officiels, convention collective 3. Fiable : vous êtes sûr de disposer des bonnes informations au bon moment (veille juridique, mises à jour mensuelles ). Support papier Support internet Pour faciliter vos recherches, un moteur de recherche est à votre disposition Les dossiers sont mis à jour et enrichis en permanence Votre convention collective sur Internet Retrouvez toutes les dispositions à jour, spécifiques à votre secteur d activité. Bénéficiez d un accès illimité à votre convention collective en intégralité et à jour, à choisir parmi près de 430 conventions nationales, régionales et départementales. Inclus : Alertes actualité de votre convention collective par e mail Les modèles personnalisables sur Internet Retrouvez tous les modèles de lettres, de contrats, de certificats, de formulaires, de check lists, de tableaux de synthèse et de calculs essentiels pour agir concrètement, rapidement et sans faire d erreur. Vous personnalisez chaque modèle puis vous imprimez le document final : c est prêt! Offres d abonnement disponibles Tarifs totaux, hors frais de port Internet + Papier : 324 HT Internet : 294 HT

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