Résultats de l enquête EPCI

Sondage Résultats de l enquête EPCI Intitulé du sondage : Les EPCI françaises et Internet Intranet, Extranet Référence : 02SD421 Destinataire(s) : Répondants à l enquête Version : 1.0 Date : Octobre 2002 Contact : Emmanuelle Tiberghien emmanuelle.tiberghien@cotranet.com 35 Chemin du Vieux Chêne 38 240 Meylan Tél. : 04 76 04 00 90 Fax : 04 76 04 00 91 Web : www.cotranet.com Octobre 2002 E-Mail : infos@cotranet.com Enquête réalisée par Cotranet 1

Extrait de l analyse Introduction ETAT DES LIEUX Internet Intranet - extranet PERSPECTIVES L Administration française utilise de plus en plus les TIC, Technologies de l Information et de la Communication, pour améliorer le service rendu aux citoyens et leur mode de fonctionnement interne. Si la plupart des Ministères et des CCI ont déjà bien avancé, qu en est-il plus exactement des EPCI, Etablissements Publics de Coopération Intercommunale? Cotranet a mené un sondage auprès des EPCI disposant d un email, afin de dresser un état des lieux des outils et services d ores et déjà utilisés au sein de ces communautés de communes et d agglomération, et de déterminer quelles sont leurs intentions à l avenir. Alors qu ils disposent déjà d un email, l un des premiers résultats du sondage montre que plus de la moitié des EPCI n ont pas encore de site web, mais que 80% des EPCI non équipés prévoient d en créer un à terme. A noter que ce sont les principalement des EPCI de petite taille qui ne sont pas encore équipées : 84% d entre elles comptent moins de 20 000 habitants pour moins de 10 communes. 15% des EPCI interrogés disposent d un intranet-extranet visant à améliorer le travail collaboratif entre les communes. A terme, plus de 90% des EPCI devraient disposer d un site web, et ce dans moins d un an pour la plupart. En matière d intranet-extranet, près de 50% des EPCI non équipés prévoient d en doter leur communauté. Les critères de choix principaux pour ce projet sont avant tout la simplicité d utilisation, la sécurité des données et le coût de la mise en œuvre. Viennent ensuite les fonctionnalités parmi lesquelles les plus recherchées sont la messagerie, les bases de données et bases documentaires et enfin l annuaire de personnes. BILAN Les résultats de cette enquête montrent au global un bénéfice perçu à l utilisation des TIC pour améliorer la communication et le fonctionnement des EPCI : gain de temps, rapidité des échanges, dynamisation des modes de travail en interne ; sensibilisation du citoyen et reconnaissance du rôle des EPCI, moyen de briser l isolement de certaines communautés rurales en externe. Cependant, les freins à leur déploiement existent et se trouvent parmi les suivants : manque de formation du personnel, infrastructures non adaptées, problème de l accès au haut débit pour les cantons ruraux, manque de volonté politique et problèmes juridiques liés à la dématérialisation des actes et à la signature électronique sont autant de barrières qu il reste à lever Les EPCI ont une volonté d accélérer l intégration des TIC, ainsi à terme : - 90% d entre eux possèderont un site web - les 2/3 auront un intranet-extranet AVERTISSEMENT La publication des résultats de ce sondage vise à donner une tendance limitée à la représentativité de l échantillon interrogé (768 EPCI disposant d un email) et du nombre de répondants (12,5%). Octobre 2002 Enquête réalisée par Cotranet 2

Les EPCI et Internet Plus de la moitié des EPCI n a pas de site web Bien que le développement des NTIC soit bien amorcé au vu du nombre d EPCI disposant d un email (768 emails recensés), le nombre d EPCI non équipés en site Internet reste tout de même significatif, puisqu il atteint 52%, soit plus de la moitié des établissements. Les raisons évoquées sont diverses : «un manque de formation aux nouvelles technologies, un manque d infrastructures adaptées notamment en milieu rural, des coûts encore élevés, la peur du changement, pas de volonté politique suffisamment forte», etc. Parmi les EPCI interrogés, 47% ont mis un site Internet à disposition de leurs citoyens, pour les informer et mieux communiquer sur les différents projets intercommunaux. Répartition des EPCI avec ou sans site web Sans site web 52% NC 1% Avec site web 47% Mais 90% des EPCI devraient posséder à terme un site Web. Internet est toutefois un moyen efficace de communiquer pour les EPCI, que ce soit entre communes ou pour le public. 80% des EPCI n ayant pas de site Web envisagent déjà d ici à un an, ou plus, de mettre en place leur propre site. Si vous n'avez pas de site Web, avez-vous le projet d'en créer un? OUI dans plus d'1 an OUI entre 6 mois et un an OUI entre 3 mois et 6 mois OUI dans les 3 prochains mois NON 8% 20% 20% 22% 30% Plus de 55% des EPCI ayant un site Internet prévoient de le faire évoluer à court terme (moins d un an). Quant aux plus réticentes vis à vis de l Internet, il s agit en grande partie de Communautés de Communes de moins de 20 000 habitants, et regroupant moins de 10 communes. Octobre 2002 Enquête réalisée par Cotranet 3

Les EPCI et l Intranet-Extranet 1 EPCI sur 7 dispose d un système Intranet-Extranet 15% des EPCI interrogés possèdent un Intranet-Extranet communautaire, afin d améliorer le travail collaboratif entre les communes. Mais il faut cependant remarquer que 83% ne sont pas équipés. Répartition des EPCI avec ou sans site Intranet-Extranet NC 2% Avec Intranet- Extranet 15% Sans Intranet- Extranet 83% Parmi les EPCI ayant mis en place un tel outil, les mieux équipés sont des communautés regroupant une population démographique élevée, de plus de 20 000 habitants. - Seulement 3% des EPCI de moins de 5000 habitants et 12% entre 5 000 et 20000 habitants ont un site Intra-Extranet. - Tandis que 36% des communautés entre 20 000 et 100 000 habitants et 50% avec plus de 100 000 habitants ont installé un Intra-Extranet. Seulement 8% des communautés ont à la fois un site Intranet et un site Internet. Certaines n ont qu un site Internet, et d autres n ont qu un site Intranet-Extranet. Des perspectives encourageantes Parmi les EPCI qui ne possèdent pas d Intranet-Extranet, presque la moitié ont toutefois le projet d en installer un au sein de leur communauté. Ceci peut traduire une certaine prise de conscience de l utilité des TIC dans le monde de l intercommunalité, où la communication et le travail collaboratif sont primordiaux. Si vous n'avez pas d'intranet-extranet, avez vous le projet d'en mettre un en place? OUI dans plus d'1 an OUI entre 6 mois et 1 an OUI entre 3 et 6 mois OUI dans les 3 prochains mois NON 4% 5% 15% 23% 53% Octobre 2002 Enquête réalisée par Cotranet 4

Un Intranet-Extranet adapté aux EPCI La simplicité d utilisation, critère principal requis par les EPCI Les EPCI ont majoritairement opté pour trois critères essentiels dans le choix d un tel outil, à savoir la simplicité d utilisation, la sécurité des données, et le coût de la mise en œuvre. Les fonctionnalités de l Intranet-Extranet (la gestion des connaissances, des compétences, de l information, ou le travail collaboratif) restent toutefois au second plan : les utilisateurs priment avant tout un outil adapté, et facile à utiliser par les élus et le personnel de la communauté, lesquels ne sont pas toujours formés à la pratique des nouvelles technologies. Classement des critères de choix d'un Intra-Extranet pour un EPCI, par ordre d'importance 1. Simplicité d'utilisation 2. Sécurité 3. Coût de mise en œuvre 4. Un outil de gestion de l'information, des connaissances et des compétences 5. Un outil collaboratif 6. Coût d'exploitation 7. Délai de mise en œuvre 8.Choix du logiciel libre 9. Les références du fournisseur - 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 Source: Etudes EPCI 2002 COTRANET Premier critère de choix calculé sur une base 100. Octobre 2002 Enquête réalisée par Cotranet 5

Un Intranet-Extranet adapté aux EPCI La messagerie et les bases de données : des fonctionnalités essentielles pour les EPCI Les fonctionnalités les plus importantes pour un Intranet-Extranet communautaire sont : La messagerie, laquelle assure des correspondances rapides et efficaces entre les communes, le personnel de l EPCI, et les partenaires. Les bases de données et bases documentaires, mettant à disposition les informations nécessaires au suivi de projets, et permettant une communication rapide sur les missions en cours (développant ainsi un mode de travail collaboratif). L annuaire de personnes est également un outil important au sein d un EPCI, référençant et permettant de trouver rapidement les nombreux acteurs, qu ils soient internes ou externes à l établissement communautaire. Classement des fonctionnalités d'un Intra-Extranet, par ordre d'importance pour un EPCI 1. Messagerie 2. Base de données 3. Base documentaire 4. Annuaire de personnes 5. Agenda 6. Portail 7. Annuaire de sites web 8. Forums 9. Workflow - 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 Source: Etudes EPCI 2002 COTRANET Degré d importance des fonctionnalités calculé sur une base 100. Remarque : l importance du workflow est en fin de compte peu marquée dans les petites structures. Cette fonction est significative pour 7% seulement des communautés en dessous de 20 000 habitants, contre 30% des communautés de plus de 20 000 habitants. Octobre 2002 Enquête réalisée par Cotranet 6

Bilan Un apport évident des TIC pour les EPCI Les Technologies de l Information et de la Communication apportent plusieurs avantages au bon fonctionnement des communautés. Les EPCI disposant d une site Internet ou Intra-Extranet témoignent de leur satisfaction, et énoncent les avantages observés suite à leur utilisation : Un gain de temps considérable et une accélération des échanges (transmission de données entre communes, principalement par la messagerie); Une meilleure communication entre les communes : dialogues entre le personnel de l EPCI, les maires des communes, les secrétaires de mairie et des membres des conseils municipaux en charge de différentes missions; Un travail plus collaboratif, et moins «pyramidal» : renforcement des liens entre les communes; Une sensibilisation auprès des citoyens, par le biais des sites Internet (reconnaissance des EPCI auprès d un public plus large); Une façon de briser l isolement de certaines communautés rurales; Une source d informations nombreuses, et un moyen efficace de faire des recherches; Une dynamisation des modes de travail. mais encore des freins à leur développement. Bien que pour certains EPCI, ces TIC sont qualifiées de «sous-exploitées», d autres communautés sont encore confrontées à des freins, qui rendent plus difficile l intégration des TIC dans le mode de travail et dans l organisation des EPCI. Ceux-ci ont été tout particulièrement mis en avant par les EPCI rencontrant des difficultés à aborder ce changement : Les utilisateurs (élus du Conseil de Communauté, maires, secrétaires de mairie, ) ne sont pas toujours prêts à utiliser ce type d outil, surtout dans les communes rurales, où les besoins en formation pour la pratique du matériel informatique restent importants et incontournables. De même, les infrastructures des réseaux (notamment l accès au haut débit) ne permettent pas toujours de développer des systèmes d informations reposant sur Internet, principalement dans les cantons ruraux. Bien que les élus prennent peu à peu conscience de l importance des TIC, les budgets alloués ne sont pas suffisants. L investissement dans un équipement informatique est coûteux et non négligeable pour les EPCI de petite tailles ou de taille moyenne, sans compter le coût de la mise en place d un Intranet-Extranet et les formations à effectuer. La volonté politique n est pas assez puissante et suffisante dans certaines communautés pour permettre de développer les TIC. Cela constitue parfois un blocage. Le problème de la dématérialisation des actes de la communauté, et de celui des pièces comptables et des marchés publics n est pas complètement résolu, de même que le problème de la signature électronique. Octobre 2002 Enquête réalisée par Cotranet 7

Méthodologie et échantillonnage Administration du sondage par e-mail auprès de 768 Établissements Publics de Coopération Intercommunale (EPCI). Ce questionnaire s est circonscrit aux Communautés de Communes (90%), et aux Communautés d Agglomération (10%). Période de diffusion : Fin août 2002 Taux de réponse au questionnaire : 12,5% des EPCI interrogées. Plus exactement, 96 EPCI ont répondu au questionnaire et se sentent concernées par l usage des technologies de l information et des communications, et plus particulièrement par l utilisation d Internet et des Intranets-Extranets. Segmentation des réponses par nombre d'habitant 30% 4% 15% 51% Plus de 100 000 hab. Entre 20 000 et 100 000 hab. Entre 5 000 et 20 000 hab. Moins de 5000 hab. Répartition des personnes ayant participé, selon leur fonction au sein de l EPCI: Répartition des participants par fonction Informaticien, Webmaster, Animateur Multimédia et chargé NTIC Direction Générale Chargé Communication / Tourisme Agent de développement Chargé de mission Autres NC 22,9% 28,1% 17,7% 8,3% 7,3% 6,3% 9,4% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% Remarque : le moyen de réponses utilisé par presque la totalité des participants est l e-mail (à 82,5%). Les limites de cette étude: - La taille de l échantillon; - Les fonctions des personnes interviewées au sein de l EPCI; - La méthode d administration du questionnaire (par e-mail) ne touchant que 35,5% environ de population totale. Contact : Emmanuelle Tiberghien emmanuelle.tiberghien@cotranet.com Octobre 2002 Enquête réalisée par Cotranet 8