COMMUNICATION INTERNE DE LA RÉGION EURO- PÉENNE DU SCOUTISME <EURO.SCOUT.ORG>

Région Européenne Organisation Mondiale du Mouvement Scout 2004-No 1 Communication COMMUNICATION INTERNE DE LA RÉGION EURO- PÉENNE DU SCOUTISME <EURO.SCOUT.ORG> Introduction Le Scoutisme en Europe doit tirer avantage de tous les m oyens disponibles pour améliorer la communication en utilisant les technologies modernes qui sont maintenant amplement disponibles. Idées, propositions et expériences nouvelles doivent être disséminées rapidement et largement. Quelques associations sont en train de «réinventer la roue» et la coopération internationale est souvent perçue comme difficile, chère et trop longue. Le rôle de la Région sera d épauler et de permettre des communications effectives et efficaces avec les Associations au niveau national. Un réseau régional La Région continuera à développer un réseau de communication régional qui comprend les éléments suivants : Un engagement à protéger les enfants et les jeunes sur l Internet ; Une identité visuelle pour la région, en coordination avec l identité développée par l Organisation Mondiale du Mouvement Scout ; La publication d informations et de ressources matérielles qui seront utilisées par les Associations, avec une utilisation accrue de CD comme moyen de publication ; Un maintien du site Internet pour la Région ; Un système de circulaires numérotées pour les communications avec les organisations Scoutes nationales ; L utilisation de listes électroniques d envoi et de groupes de discussions ; Animer (quand cela est demandé par les Associations) des formations et de consultations sur la communication interne ; Des enquêtes auprès des utilisateurs des communications de la Région et des révisions régulières par le Comité Européen du Scoutisme ; Un système de contact personne avec les membres du Comité Européen. En particulier, nous devo n s mettre en place une politique de la manière suivante : INFORMATION Bulletin d information mensuels (Euro.Scout.Info) Europak (en commun avec l AMGE Europe dans une version électronique : invitations, rapports, publications) Listes d adresses électroniques (dialogue direct avec des groupes spécifiques) Rapports OUTILS ÉDUCATIFS Euro.Scout.doc : soutien et d é veloppement dans les d i vers domaines du Plan Régional Scout Ressources pour les projets (par exemple : RAP, Île Verte, les Terres d Aventure) Europe for You! Projet MOBA DOCUMENTS I N S T I T U T I O N N E L S Rapports triennaux Documents de la Conférence Européenne du Scoutisme Rapport financier annuel Euro.Scout.Doc est publié par le Bureau Européen du Scoutisme. Son but est de four - nir aux membres des Associations Scoutes Nationales une mise à jour sur les déve - loppements clefs dans les cinq domaines du Plan Scout Européen de 1999-2007, ainsi que les résultats des séminaires et événements : Développer et promouvoir le Mouvement (Stratégie) violet Un meilleur scoutisme pour plus de jeunes (Programme de la jeunesse) orange Les adultes dont nous avons besoin (Ressources adultes) rouge Le réseau de communication régionale (Communication) bleu Soutien au développement des Associations Scoutes Nationales (Soutien et Finance) vert Chaque numéro se penchera sur un de ces domaines, comme indiqué dans le soustitre, en utilisant les données du Comité Scout Européen, les groupes de travail euro - péens et les associations nationales. Ce sera distribué via l EuroPak et disponible sur le site Internet de la région : www.scout.org/europe. Nous espérons que vous trou - verez l Euro.Scout.Doc intéressant, enrichissant et attirant, et qu il vous donnera l en - vie non seulement de contribuer avec vos propres idées et expériences, mais aussi d essayer les nouvelles idées que vous trouverez ici. SVP adressez tous vos commentaires et suggestions à : eurobureau@euro.scout.org

2 Politique sur la divulgation de l Information Article 19 de la Déclaration Universelle des Droits de l Homme : «Tout individu a droit à la liberté d opinion et d expression, ce qui implique le droit de ne pas être inquiété pour ses opinions et celui de chercher, de recevoir et de répandre, sans considération de frontières, les informations et les idées par quelque moyen d expression que ce soit.» La Région Européenne du Scoutisme divulguera des informations (sous condition des exceptions ci-dessous) : Au moyen de ses publications habituelles, à la fois sur papier et par voies électroniques ; Pour des sujet spécifiques, sur demande écrites des organisations Scoutes nationales, via une personne autorisée telle que le(la) Commissaire International(e). Exceptions à la divulgation de l Information : Informations en relation avec le développement de politique avant que la décision finale soit prise ; Informations en ce qui concerne un(e) employé(e) en particulier, un(e) ancien(ne) employé(e) ou un(e) candidat(e) sur le point d être employé(e) par la Région ; Informations au sujet d un(e) titulaire d un poste dans la Région ; Informations au sujet des affaires financières ou professionnelles d une personnes en particulier (autre que la Région elle-même) ; Informations au sujet d un(e) quelconque candidat(e) pour, ou d un bénéficiaire ou ancien bénéficiaire pour, une aide financière ou autre assistance de la part de la Région ; Informations en ce qui concerne des consultations ou négociations en relation avec des contrats ou litiges pour la Région. Stratégie de communication interne De bonnes communications sont essentielles pour toute organisation au XXIe siècle. Les communications au sein d une organisation (c est-à-dire vers les chefs et les membres en général) sont importantes mais sont souvent négligées au profit des relations externes et publiques. OBJECTIFS Quels sont les objectifs des communications internes? Nous devons communiquer au sein d une association afin d : Obtenir un engagement pour la réalisation de la Mission de l Association ; Augmenter l efficacité de l Association ; Améliorer la gestion de l Association ; E n c o u rager une bonne ambiance et de bonnes relations entre les personnes. Bien que beaucoup de personnes soient réticentes au développement d une stratégie, le fait est que la majorité des projets suivent une ligne directrice très similaire. Cet Euro.Scout.Doc a pour but d aider les Associations à développer une stratégie de communication interne, basée sur l analyse de leur situation actuelle. Si on vous demande de produire une stratégie de communication interne, ne supposez pas que vous devez produire un document long et compliqué. En général, plus le plan est vaste et long, moins il est utilisé. Ne le faites donc ni trop grand, ni trop complexe.

3 Une stratégie en dix étapes Les stratégies sont nécessaires pour faire bouger tout le monde dans la bonne direction. Elles aident, en effet, à déterminer qui fait quoi et à convaincre les Associations de dépenser peu tout en faisant une bonne communication. Ainsi, pour produire votre stratégie, faites simple et suivez les dix étapes listées ci-dessous : CONSTAT Ayez une idée générale de la manière dont votre Association et ses communications sont actuellement perçues. Cela peut aller d un projet de recherche important à une enquête rapide auprès de personnes clefs. Quelle que soit la manière dont vous le faites, votre stratégie doit toujours se baser sur ce que les gens pensent maintenant. N oubliez pas, la perception, c est la réalité. OBJECTIFS Est-ce que votre organisation a une idée claire de ses objectifs en communication? Vous serez peut-être en mesure de les glaner au travers de formulations de visions d avenir et des plans de travail. Cependant, le moyen le plus facile est parfois de rassembler tous les acteurs importants pour une courte session afin de se mettre d accord sur ce qu ils essayent de réaliser. PUBLIC Vous devez décider quels sont les publics principaux et quels sont les plus importants. N oubliez pas qu important ne veut pas toujours dire les plus anciens. Par exemple, dans une campagne de communication interne, les personnes les plus importantes sont certainement celles avec le pouvoir d influencer les activités de l Association au niveau local. MESSAGES Quels sont les messages clefs que vous devez faire passer? Vous devez peut être refréner la forte envie de certaines personnes à développer trop de messages complexes. Soye z bref, simple et accessible au public que vous voulez influencer. Une fois que les messages sont développés, testez-les et puis, éditez, éditez, éditez jusqu à ce qu ils soient justes. CANAUX DE COMMUNICATION Quels canaux allez-vous utiliser pour communiquer? Évitez d utiliser les canaux qui arrangent l organisation mais pas le public. N oubliez pas que la communication bilatérale est également importante. Comment allez vous recevoir le feedback? CALENDRIER Quels sont les étapes principales et les délais importants que vous devez atteindre? Dans une campagne d enve r g u r e, vous devrez peut-être déterminer ces derniers en détail, cependant gardez les étapes principales simples afin que tout le monde puissent se concentrer sur les priorités. RESSOURCES De combien d argent et de personnes disposez-vous? Vo s activités doivent être adaptées à vos ressources, ou alors, il vous faut trouver un soutien auprès des décideurs de votre Association ou auprès de l extérieur pour obtenir plus de moyens. Il n y a jamais assez de temps ou d argent, alors, si vos moyens sont limités, concentrez vous sur les activités ayant un grand impact et qui, en même temps, ne sont pas chères. Par exemple, une photo éloquente peut avoir tout autant d effet qu une campagne de relations publiques coûteuse. ACTIVITÉS Une fois que vous vous êtes mis d accord sur ce que vous voulez dire, sur la personne qui va le dire et sur le temps et l argent dont vous disposez, vous pouvez vous concentrer sur le «comment». Vous devez développer une liste complète de toutes les activités de communication utiles dans le projet de travail en tenant compte des délais et des responsabilités. Cela peut inclure des activités comme les relations avec les médias, le marketing, les événements, les publications et la communication électronique. Définissez clairement qui sont les personnes responsables pour chaque activité et auprès de qui elles doivent rendre compte. EVALUATION Comment saurez-vous si vous avez réussi? Il est possible de passer autant de temps à évaluer les stratégies de communication qu il en faut pour les mettre en oeuvre, soyez donc simples. Quels sont les clés du succès et les indicateurs de performance? Et à quel moment allez vous commencer à réviser votre stratégie et la mener vers l étape suivante?

4 Planifier des communications internes Quels sont nos buts? Quels sont les bénéfices de la communication pour l association, pour le projet et, de manière plus personnelle, pour le public?......................................... Comment est ce que la communication interne renforcera la réussite des projets ou des opérations de l Association?................................................ Quel sont les objectifs précis? Qu est-ce que la communication essaye d atteindre? Questionnement ou persuasion?........................................ Donner des informations ou demander aux personnes de faire quelque chose?......... Arrière-plan pour la discussion ou les décisions?............................. Confirmation ou enregistrement historique?................................. Les objectifs doivent être «SMART» : Spécifiques Mesurables (avec des indicateurs) Ambitieux Réalistes Définis dans le temps (avec un calendrier et des étapes annoncés à l avance)

5 Qui sont nos publics cibles? Quelles sont leurs attentes et quels sont leurs besoins?.......................... Qui sont les personnes clefs ayant besoin d informations particulières? (À quel groupe de public est ce que la communication est destinée?).................................. Agir Comment est-ce que l information se rapporte a u x projets de l A s s o c i a t i o nou aux projets in d i v -i duels?............................................................ De quelles ressources disposons-nous (ou bien quelles ressources pouvons nous obtenir)?.. Quelle est le calendrier?............................................... Qui fait quoi, et qui est responsable?...................................... Comment communiquer avec nos différents publics cibles? Quel est le message clef?.............................................. Quels sont les meilleurs médias pour envoyer ces messages? (par exemple : courriel, réunions, convocation d une conférence, formation, présentations, bulletin d information, pages sur le site Internet).......................................................... En particulier au début, utilisez un moyen qui a été utilisé par votre Association auparavant et dont vous connaissez le bon fonctionnement.

6 Comment allons-nous évaluer, contrôler et passer en revue? Évaluer les communications internes de manière régulière avec les personnes responsables ainsi qu avec le public (par exemple un questionnaire envoyé à un groupe de personnes choisies ou pendant un atelier/réunion ou au cours des réunions du Bureau National). Qu avions-nous l intention de faire?...................................... Quels étaient nos objectifs?........................................... Que s est-il réellement passé?......................................... Qu est-ce qui s est bien passé?......................................... Qu est-ce qui ne s est pas bien passé?.................................... Pourquoi cela est-il arrivé?........................................... Quelles ont été les raisons de notre réussite?............................... Pourquoi n avons-nous pas atteint les objectifs fixés?.......................... Qu allons-nous faire la prochaine fois?.................................... Que ferons-nous de manière différente la prochaine fois?....................... E u ropean Region Région Euro p é e n n e