Politique de gestion des documents administratifs et des archives Préparation : Division de la gestion des documents administratifs et des archives Révision : Bureau du secrétaire général Entrée en vigueur : 15 février 2012 Approbation : (CA-2012-6) Cadre juridique : Loi sur les archives (L.R.Q., chapitre A-21.1, art.6, 15.)
TABLE DES MATIÈRES Préambule... 3 1. OBJECTIFS... 3 2. CADRE NORMATIF... 3 3. DÉFINITIONS... 4 4. DISPOSITIONS GÉNÉRALES... 5 5. PRINCIPES DE VERSEMENT OU D ACQUISITION D ARCHIVES... 6 6. CHAMPS D'INTERVENTION... 7 7. PRIORITÉS... 7 8. MÉCANISMES D'ACQUISITION... 7 9. RESPONSABILITÉS... 8 10. CONFLITS D INTÉRÊT... 8 11. RÉVISION DE LA POLITIQUE... 8 12. DISPOSITION TRANSITOIRE... 8 13. DISPOSITION FINALE... 8 Dans le présent document, le genre masculin est utilisé sans aucune discrimination. - 2 -
Préambule La Division de la gestion des documents administratifs et des archives a pour mandat, d une part, de constituer et de préserver la mémoire de l'université et de ses diverses composantes et des individus et organismes qui ont marqué son histoire et, d'autre part, de répondre aux besoins de l'enseignement et de la recherche en donnant efficacement accès aux documents conservés sous toutes les formes. Pour réaliser ce mandat, la Division de la gestion des documents administratifs et des archives analyse des documents significatifs produits et accumulés par les unités de l'université et procède à une sélection. Aussi, elle acquiert, préserve et rend accessibles à la recherche divers fonds et collections d'archives non institutionnelles dont la valeur intrinsèque peut constituer un témoignage de la vie universitaire en complétant les archives institutionnelles ainsi qu une ressource documentaire importante tant pour ses chercheurs que pour la population en général. Pour ce faire, la Division de la gestion des documents administratifs et des archives peut recevoir le versement ou acquérir des archives sous toutes les formes : textuelle, photographique, sonore, filmique, architecturale, cartographique, ou numérique. Ces archives sont qualifiées d institutionnelles ou de non institutionnelles. La Division de la gestion des documents administratifs et des archives s est vue attribuer la responsabilité de la gestion des documents administratifs et des archives par le Conseil exécutif de l Université. Elle est appuyée dans son mandat par le comité des archives. Par la présente politique, l Université Laval établit ses orientations en matière de gestion des documents actifs, semi-actifs et inactifs et précise les modalités d opération en ce domaine. 1. OBJECTIFS Les objectifs de cette politique sont de permettre à l Université : 1.1 de gérer efficacement et de façon sécuritaire les documents institutionnels durant tout leur cycle de vie, c est-à-dire depuis leur création ou réception, jusqu à leur disposition finale, soit l élimination ou la conservation permanente aux archives historiques, et ce, peu importe leur support; 1.2 en faisant l acquisition d archives non institutionnelles associées à l Université de compléter sa mémoire organique et consignée nécessaire à l accomplissement de la mission dans le respect des valeurs et des principes fondateurs de l'université; 1.3 en faisant l acquisition d archives non institutionnelles non associées à l Université, d appuyer l'enseignement et la recherche. 2. CADRE NORMATIF La Division de la gestion des documents administratifs et des archives procède à la gestion des archives dans le respect du Règlement sur la propriété intellectuelle à l Université Laval et de la législation provinciale et fédérale. En matière de législation provinciale, la Division de la gestion des documents administratifs et des archives s appuie sur les dispositions pertinentes de la Loi sur les archives, la Politique sur les archives privées et son Règlement sur l'agrément d un service d'archives privées, la Loi sur les impôts, la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels de même que le Code civil du Québec. - 3 -
En matière de compétences fédérales, la Division est assujettie à la Loi sur l'exportation et l'importation de biens culturels, la Loi de l'impôt sur le revenu, la Loi sur le droit d'auteur. 3. DÉFINITIONS 3.1 Acquisition Processus qui permet à l'université d'accroître ses fonds et collections d'archives non institutionnels. Les principaux modes d'acquisition sont l'achat, le dépôt, le don, le legs et le prêt. 3.2 Aliénation Processus qui permet à l Université de céder des archives non institutionnelles en sa possession à un autre service d archives. 3.3 Archives Documents résultant des activités d une personne physique ou morale qui sont conservés pour leur valeur administrative, financière, de témoignage ou d'information permanente. 3.4 Archives institutionnelles Ensemble des documents provenant des unités ou des membres de l'université constitué dans le cadre des fonctions universitaires d enseignement, de recherche ou d administration ou au moyen de subventions gérées par l Université. 3.5 Archives non institutionnelles Ensemble des documents provenant d individus ou d organismes liés ou non à l Université, mais excluant les archives institutionnelles. 3.6 Archives non institutionnelles associées Archives provenant d'individus ou d organismes ayant œuvré à l'université ou dont les activités sont liées à la vie universitaire. 3.7 Collection Ensemble de documents dont la réunion est le fruit d'un choix ou du hasard. 3.8 Dépôt Opération par laquelle une unité transfère ses documents semi-actifs aux entrepôts de la Division de la gestion des documents administratifs et des archives et conserve le contrôle de leur usage. Se dit également de l opération par laquelle une personne physique ou morale confie des archives non institutionnelles à l'université pour une période indéterminée tout en en conservant la propriété physique et intellectuelle. 3.9 Document Toute information consignée sur quelque support que ce soit. 3.10 Document actif Document qui est couramment utilisé à des fins administratives, financières ou légales conservé dans les locaux des unités qui le produit ou le reçoit. - 4 -
3.11 Document inactif Document qui n est plus utilisé couramment à des fins administratives, financières ou légales et qui est éliminé ou versé aux archives, s il possède une valeur archivistique. L unité qui verse le document en confère la juridiction à la Division de la gestion des documents administratifs et des archives. 3.12 Document semi-actif Document qui est occasionnellement utilisé à des fins administratives, financières ou légales; les documents semi-actifs sont transférés dans les entrepôts de la Division de la gestion des documents administratifs et des archives, en dépôt. 3.13 Fonds Ensemble des documents accumulés et organisés par une personne physique ou morale dans l'exercice de ses fonctions ou de ses activités. 3.14 Fonds documentaire 3.15 Legs 3.16 Prêt Comprend la documentation, les bases de données, les collections, les artéfacts, les résultats de la recherche d un membre de la communauté universitaire, ou d un groupe de membres constitué grâce à des subventions entérinées par l Université, dans les locaux de l Université et en bénéficiant de ses services. Don consigné par testament. Dépôt, pour une période déterminée, qui peut être renouvelé ou converti en don. 3.17 Principe de respect des fonds Principe archivistique selon lequel chaque document doit être placé dans le fonds d'archives dont il provient et, dans la mesure du possible, à sa place d'origine dans ce fonds. 3.18 Principe de provenance territoriale Aussi appelé principe de territorialité, ce principe archivistique stipule que les archives devraient être conservées à l'intérieur du territoire où elles ont été produites. 3.19 Valeur archivistique Valeur de témoignage, d information et de recherche qui justifie la conservation pérenne de documents dans un service d archives. 3.20 Versement Opération par laquelle une unité transfère ses documents inactifs à la Division de la gestion des documents administratifs et des archives qui en devient entièrement responsable. 4. DISPOSITIONS GÉNÉRALES Pour gérer adéquatement les documents institutionnels, la Division de la gestion des documents administratifs et des archives a établi un programme de gestion des documents administratifs qui a pour objectif de : 4.1 fournir aux unités une méthode de classification uniforme pour leurs documents actifs; - 5 -
4.2 entreposer et gérer de façon rationnelle et économique les documents semi-actifs des unités; 4.3 établir les règles de conservation des documents institutionnels auxquelles les unités sont soumises; 4.4 éliminer les documents inactifs dont la durée de vie est terminée; 4.5 déterminer et préserver les documents indispensables au fonctionnement et à la protection des droits et obligations de l Université ce qui, par suite d un désastre, permettrait d assurer la reprise et la continuité des opérations; 4.6 préserver les archives institutionnelles à valeur permanente. Pour compléter sa mémoire et appuyer l enseignement et la recherche, la Division de la gestion des documents administratifs et des archives a établi un programme de gestion des archives historiques qui permet de traiter, de préserver et de diffuser les documents institutionnels et d acquérir des archives non institutionnelles. 5. PRINCIPES DE VERSEMENT OU D ACQUISITION D ARCHIVES L Université retient les principes suivants pour orienter les priorités et le choix des mécanismes d'acquisition. 5.1 Toute personne quittant une fonction dans une unité de l Université doit remettre à son successeur ou à la Division de la gestion des documents administratifs et des archives tous les documents encore sous son contrôle, produits par elle-même ou reçus dans le cadre de la fonction qu elle a occupée. Tout document produit ou reçu par une unité ou une personne à l emploi de l Université appartient à l Université au titre de ses archives institutionnelles. 5.2 Les archives institutionnelles sont versées à l Université. Exceptionnellement, elles peuvent être acquises dans la mesure où la démonstration est faite qu elles ne constituent pas un fonds documentaire au sens du Règlement sur la propriété intellectuelle à l Université Laval. 5.3 L'acquisition et le versement se font dans le respect des principes archivistiques généralement reconnus, tels le principe de respect des fonds et le principe de provenance territoriale; dans la mesure du possible, on évitera le fractionnement de fonds tout en privilégiant un traitement distinct. 5.4 L'acquisition et le versement se font dans le respect de toute législation touchant la pratique archivistique québécoise et canadienne. 5.5 L acquisition se fait en conformité avec la Procédure d acquisition et d évaluation monétaire des archives non institutionnelles. 5.6 Seules les archives non institutionnelles font l objet d une acquisition et peuvent faire l objet d une évaluation monétaire par l Université. 5.7 L'acquisition se fait en tenant compte de la capacité de l Université à rendre accessible le fonds d archives. Cette capacité dépend notamment de l état de conservation et du volume des documents concernés, des conditions d acquisition et des ressources disponibles pour le traitement, la préservation et la mise en valeur. 5.8 L'acquisition se fait en tenant compte de la valeur archivistique du fonds, celui-ci étant évalué en lien avec les objectifs de la Politique. 5.9 L'acquisition se fait dans le respect des politiques d'acquisition des autres services d'archives, notamment ceux des autres universités et ceux de la région de Québec. - 6 -
5.10 Règle générale, l acquisition ne comprend pas de publications d auteurs autre que le créateur sauf si celles-ci sont dédicacées significativement ou contiennent des annotations substantielles. Il revient à la Division de la gestion des documents administratifs et des archives de déterminer les publications qui seront conservées. 5.11 Règle générale, l acquisition ne comprend pas d'objet de nature muséologique. Toutefois, pour un fonds donné, la Division de la gestion des documents administratifs et des archives peut conserver certaines pièces significatives de l'œuvre ou des activités du créateur telles que médailles, plaques et autres souvenirs. 5.12 Toute acquisition peut être réévaluée périodiquement et peut être aliénée, si requis. 6. CHAMPS D'INTERVENTION En matière d acquisition, l'université accorde la priorité aux fonds et aux collections d'archives associées mais peut acquérir, à l occasion, des fonds et des collections d'archives non associées. Dans tous les cas, l'université privilégie les archives qui se révèlent complémentaires aux fonds ou aux collections déjà acquis ou qui permettent de répondre à des besoins particuliers d'enseignement et de recherche à l Université. La période concernée, la représentativité des disciplines, la complexité du traitement des documents et leur complémentarité avec les archives institutionnelles sont des critères qui seront considérés au moment de l analyse des projets d acquisition. 7. PRIORITÉS Compte tenu des champs d'intervention retenus, l'université entend privilégier les catégories suivantes parmi les archives disponibles. 7.1 Les archives issues d un fonds documentaire du personnel enseignant et de recherche dont la notoriété et le rayonnement sont indéniables, selon l avis du comité des archives, et dont les méthodes de travail et les résultats obtenus ont particulièrement marqué leur discipline respective. 7.2 Les archives issues d un fonds documentaire d'un membre de l'université dont l'action fut significative pour l'organisation, le développement et le fonctionnement de l'université et de ses diverses composantes. 7.3 Les archives des associations et d autres regroupements qui, à titre de représentants des membres de la communauté universitaire, ont entretenu des relations étroites avec l'université. 7.4 Les archives des personnes ou des organismes externes qui possèdent de l information sur la vie de l'université, de ses composantes administratives et des personnes qui y ont œuvré. 7.5 Les archives littéraires, musicales et des collections d'archives ethnographiques, ainsi que des archives associées aux axes de recherche particuliers à l Université. 7.6 Tout autre fonds ou collection qui est apte à répondre aux besoins de l'enseignement et de la recherche à l Université, si les ressources nécessaires à sa conservation et à sa mise en valeur sont disponibles. 8. MÉCANISMES D'ACQUISITION Les modes d'acquisition privilégiés sont le don et le legs. Cependant, l'université peut, en des circonstances particulières, accepter des archives en dépôt ou en prêt. Dans tous les cas, elle vérifie le droit de propriété des archives à acquérir. - 7 -
L acquisition d'archives non institutionnelles fait habituellement l'objet d'une entente sous forme d'un contrat précisant les droits et les obligations des deux parties. Toute acquisition est faite conformément à la Procédure d acquisition et d évaluation monétaire des archives non institutionnelles. 9. RESPONSABILITÉS Le responsable de la Division de la gestion des documents administratifs et des archives supervise l'élaboration et la mise à jour de la Politique et en assure la mise en application. Il établit les priorités et les stratégies d'intervention, approuve les critères de sélection ainsi que les normes et les procédures qui leur sont associées. Il planifie les acquisitions et négocie avec les propriétaires d'archives toutes les ententes nécessaires. À cet effet, des comités d'acquisition ponctuels peuvent, au besoin, être mis sur pied pour le conseiller sur les priorités d'acquisition dans une discipline donnée. Le comité des archives donne son avis sur la Politique de gestion des documents administratifs et des archives et sur les projets d'acquisition ou de versement qui en découlent. Le Comité exécutif de l'université, sur la recommandation du secrétaire général, approuve les contrats et ententes concernant l'acquisition des fonds et collections d'archives non institutionnelles et les modifications mineures à apporter à la Politique en vue de l'adapter aux circonstances. Le Conseil d'administration de l'université approuve la Politique de gestion des documents administratifs et des archives. 10. CONFLITS D INTÉRÊT Les membres du personnel de la Division de la gestion des documents administratifs et des archives qui désirent acquérir, à des fins personnelles, des documents couverts par la présente politique doivent obtenir au préalable l'autorisation écrite du secrétaire général de l'université. 11. RÉVISION DE LA POLITIQUE La présente Politique fera l objet d une révision aux trois ans à compter de sa date d adoption. 12. DISPOSITION TRANSITOIRE Les fonds en traitement lors de l entrée en vigueur de cette politique continueront à être traités conformément à la politique en vigueur lors de la demande d acquisition. Une fois le fonds acquis, la présente politique trouvera application à moins de dispositions contraires dans l entente convenues entre les parties. 13. DISPOSITION FINALE La présente Politique entre en vigueur lors de son adoption par le Conseil d administration. - 8 -