N de convention Audencia/MAE à rappeler pour toute candidature : 97/08 CONVENTION D'ACCUEIL D'ETUDIANTS AU MINISTERE DES AFFAIRES ETRANGERES DANS LE CADRE DES STAGES D'ETUDES I. CONDITIONS GENERALES DE STAGE Article 1er Le ministère des Affaires étrangères propose des stages à l'administration centrale, ci-après dénommés stages en service, ou à l'étranger, dans une représentation ou un service relevant des Affaires étrangères, ci-après dénommés stages en poste, aux personnes de nationalité française ou ressortissantes de l un des Etats membres de l'union européenne, majeures, ayant le statut d'étudiant. Ces stages sont accessibles aux étudiants inscrits dans un établissement d'enseignement, public ou privé sous contrat avec l'etat, qui suivent, à la date de dépôt de leur demande, - une formation universitaire au moins niveau de la licence ; - une formation au moins en 2ème année dans un institut universitaire de technologie, un institut d'études politiques, dans une école d'ingénieurs, de commerce ou bien de même niveau ; - une 2ème année de formation en vue de l'obtention d'un brevet de technicien supérieur ; - une formation en vue de l'obtention d'un baccalauréat professionnel. Le candidat à un stage doit justifier d'une motivation suffisante pour le fonctionnement ministère des Affaires étrangères et des représentations diplomatiques et consulaires françaises à l'étranger. La motivation candidat est appréciée par le ministre des Affaires étrangères. Article 2 L'étudiant appartenant à un établissement ayant conclu une convention avec le ministre des Affaires étrangères est soumis aux dispositions de cette convention. Article 3 Le stage a une rée minimale de deux mois et une rée maximale de neuf mois. Toutefois, les stages de plus de quatre mois sont réservés aux étudiants pour lesquels le stage fait partie intégrante de leur cursus de formation. Pour tous les stages, l'établissement d'enseignement devra obligatoirement indiquer sur la demande remplie par le candidat s'il s'agit d'un stage obligatoire dans le cadre cursus suivi par l'étudiant. Le stage peut éventuellement être prolongé à la demande (exprimée deux mois avant la fin de la première période de stage) stagiaire après avis responsable service ou poste d'accueil et information de l'établissement d'enseignement. La prolongation de stage est décidée par le ministre 2 des Affaires étrangères. Toutefois, la rée stage ne peut jamais excéder neuf mois, renouvellement(s) compris. En aucun cas le stage ne peut être poursuivi au-delà de la date à laquelle expire l'inscription de l'étudiant dans son établissement d'enseignement. Article 4 Les étudiants candidats à un stage remplissent préalablement un formulaire de participation à un stage dont le modèle est arrêté par le ministre des Affaires étrangères («37/PL»). Article 5 Les demandes de participation à un stage sont diffusées aux étudiants intéressés par l'établissement d'enseignement auquel ils appartiennent. Le ministre des Affaires étrangères informe l'établissement délai de réception des candidatures pour l'année en cours. Après vérification de leur contenu et pré-sélection éventuelle, les demandes de participation à un stage sont retournées au ministère des Affaires étrangères pendant ce délai, soit collectivement, soit indiviellement, par l établissement. Les demandes reçues après ce délai ne seront pas examinées. Article 6
La demande de participation à un stage comprend un engagement exprès de l'intéressé de se conformer à toutes les dispositions de la présente convention. Elle n'est recevable que si toutes les rubriques qu'elle comporte sont complétées par l'intéressé et si toutes les pièces annexes qu'elle prévoit sont effectivement jointes. Les dossiers incomplets sont retournés à l'établissement avec l'indication des informations ou des pièces manquantes ; il appartient à l'université et/ou au candidat de régulariser la demande de stage et de la renvoyer dans le délai mentionné à l'article 5 ci-dessus. En tout état de cause, seules sont recevables, les demandes de participation à un stage visées par l'établissement. Article 7 L'intéressé est informé, par courrier postal, courrier électronique ou par téléphone, de la recevabilité de sa demande. Toutefois, cette recevabilité n'implique pas l'obligation pour le ministre des Affaires étrangères de proposer ou de procurer un stage à l'intéressé. L'établissement est informé des candidatures retenues. Article 8 3 Toute correspondance adressée au candidat à un stage est en principe communiquée à l'établissement auquel il appartient. De même, tout candidat qui adresserait un courrier au ministère des Affaires étrangères est tenu d'en adresser, en même temps, une copie à l'établissement dans lequel il étudie. Le candidat à un stage ne doit en aucun cas prendre directement l attache poste ou service dans lequel il souhaite effectuer son stage à moins que le ministère des Affaires étrangères (Direction des Ressources humaines) le lui ait expressément demandé. Au moment où l'étudiant reçoit le formulaire de demande de participation à un stage, l'établissement est tenu de lui rappeler, par écrit, cette obligation. Article 9 La demande de participation à un stage est valable pendant un an à compter de sa réception par le ministère des Affaires étrangères. Article 10 Les lieu et service de stage sont désignés par le ministre des Affaires étrangères, compte tenu des voeux exprimés par le candidat. Le refus de l'intéressé de rejoindre les lieu et service de stage qui lui ont été désignés entraîne l'annulation de sa candidature à un stage pour l'année. Dès lors qu'une proposition de stage a été faite à l'étudiant et que celui-ci l'a acceptée (de préférence par courrier postal ou électronique), l'établissement qu'il fréquente est tenu de s'assurer que l'intéressé a souscrit toutes les assurances nécessaires. L'établissement communique au ministère des Affaires étrangères, au moins deux mois avant la date prévue pour le début stage, les attestations d'assurance requises. A défaut d'une telle communication, l'étudiant ne pourra pas accomplir le stage prévu qui pourra être proposé par le ministère des Affaires étrangères à un autre candidat. Article 11 Durant son stage, le stagiaire conserve son statut d'étudiant. Article 12 Durant son stage, le stagiaire est soumis aux horaires de travail service ou poste. Article 13 Le stagiaire est soumis pendant son stage et au-delà de cette période à une obligation de discrétion sur toute information dont il a connaissance pendant son séjour dans le service ou le poste
ou à l'occasion des activités qui lui sont confiées pendant son stage. Il ne peut conserver aucune pièce originale ou copie des documents auxquels il pourrait avoir accès rant son stage. 4 Tout manquement à la discipline est apprécié par le responsable service ou poste ou toute personne qu'il désigne en qualité de tuteur stagiaire. Il peut être mis fin au stage à tout moment, par le ministre des Affaires étrangères, sur demande responsable service ou poste qui accueille le stagiaire. Article 14 Les frais de voyage, de trajet, de nourriture ou d'hébergement ou toute autre dépense liée au stage sont à la charge stagiaire. Pendant son séjour, le stagiaire ne peut prétendre à aucune rémunération de la part de l'administration. Article 15 Si un étudiant rejoint un lieu de stage alors qu'il n'a pas été officiellement informé par le ministère des Affaires étrangères (Direction des Ressources humaines) qu'il pouvait le faire ou, si l'intéressé n'a pas accompli toutes les démarches préalables, il ne pourra pas commencer son stage et il sera prié de quitter immédiatement les locaux administratifs. II. CONDITIONS PARTICULIERES RELATIVES AUX STAGES A L'ETRANGER Article 16 Pour les Etats dont l'accès au territoire est soumis à un visa, le stagiaire doit être titulaire d'un passeport français dont la date d'expiration se situe au moins 6 mois au-delà de l'échéance normale stage. Les formalités d'obtention d'un visa sont effectuées par le stagiaire. Les éventuels frais, droits ou taxes auxquels ces formalités donnent éventuellement lieu sont à la charge de celui-ci. Pour les Etats membres de l Union européenne et les Etats pour lesquels la formalité visa n'est pas requise, le stagiaire doit être titulaire d'une carte nationale d'identité dont la date d'expiration se situe au-delà de l'échéance normale stage. Article 17 Avant un départ à l'étranger ou en cours de stage, le ministre des Affaires étrangères peut demander au stagiaire de se soumettre à une visite médicale ou de subir une ou plusieurs vaccinations obligatoires prescrites par les autorités sanitaires françaises ou par celles de l'etat sur le territoire quel le poste d'accueil stagiaire est situé. Les honoraires et frais liés à ces visites ou vaccinations sont à la charge stagiaire. Article 18 5 Nonobstant les obligations auxquelles ils sont soumis en application de la présente convention, les stagiaires en poste se déplacent à titre privé ; ils n'entrent pas dans le champ d'application de la Convention de Vienne 18 avril 1961 sur les relations diplomatiques ou de la Convention de Vienne 24 avril 1963 sur les relations consulaires. Le stagiaire est personnellement responsable de toute infraction à la législation locale dont il serait l'auteur. Le stagiaire ne peut se réclamer poste dans lequel il est en stage pour acquérir ou louer des biens meubles ou immeubles. Il ne peut bénéficier de la garantie ou de la caution poste dans lequel il est en stage, directement ou indirectement. Le stagiaire ne peut élire domicile au poste dans lequel il effectue son stage. Article 19 Seules les correspondances adressées au stagiaire, à titre officiel, par l'établissement auquel il
appartient peuvent être acheminées par la valise diplomatique. Article 20 Durant son stage, le stagiaire est soumis à une obligation de réserve à l'égard de la position des autorités françaises, de la politique Gouvernement français et de la politique des autorités locales. En cas de manquement à cette obligation, il sera immédiatement mis fin au stage de l'intéressé. Article 21 Pendant la période de stage, l'étudiant ne pourra en aucun cas être envoyé en mission en dehors pays dans lequel se trouve son lieu de stage. Pendant cette même période, l'intéressé ne pourra se déplacer, à titre privé, que dans son pays de service ou dans un Etat membre de l'espace Economique Européen. Article 22 Le stagiaire est tenu de se conformer à tout ordre de retour immédiat en France qui lui serait donné par l'autorité consulaire française, soit à titre indiviel, soit dans le cadre d'une mesure collective applicable à tout ou partie des Français résidents ou de passage sur le territoire sur lequel il se trouve. III. PROTECTION SOCIALE, ASSURANCE Article 23 6 Pendant la rée de son stage, le stagiaire est affilié au régime d'assurance maladie des étudiants ou le régime d'assurance maladie de ses parents en application de l'article L. 313-3, 3 b code de la sécurité sociale. Le stagiaire fait la preuve de son affiliation à l'un ou à l'autre de ces régimes avant le début stage. Le stagiaire bénéficie de la législation sur les accidents travail de l'article L. 412-8, 2 b code de la sécurité sociale. En cas d'accident de trajet, le ministre des affaires étrangères informe l'établissement auquel appartient le stagiaire. Article 24 Le stagiaire doit justifier qu'il est couvert par une assurance en responsabilité civile valable pour toute la rée stage, ainsi que, le cas échéant, à l'étranger. Article 25 En cas de stage en poste, le stagiaire doit proire une assurance rapatriement valable pour toute la rée stage. IV. COMPTE-RENDU DE STAGE Article 26 Le stagiaire établit un compte-ren de stage destiné au ministre des affaires étrangères. Tout rapport, mémoire ou autre document similaire que le stagiaire est tenu de rédiger et de remettre à l'établissement d'enseignement auquel il appartient, tient lieu de compte-ren. Article 27 Le compte-ren ou le rapport de stage doit être remis au chef de service ou poste au moins une semaine avant le dernier jour de stage de l'agent. Le responsable service ou poste s'assure que ce document ne recèle aucune information non susceptible d'être communiquée hors service ou poste, avant de le viser. Le stagiaire est tenu de se conformer à la décision responsable service ou poste. V. DISPOSITIONS FINALES Article 28 7 Le présente convention entre en vigueur le lendemain de sa signature par les deux parties. Elle expire le 31 décembre 200X. Elle ne peut être renouvelée que de manière expresse. Toutefois, la présente convention peut être résiliée par le ministre des Affaires étrangères
avec un préavis d'un mois. Elle peut être résiliée par l'établissement signataire avec un préavis de deux mois. En cas de résiliation, toutes les demandes de participation à un stage proites par les étudiants appartenant à l'établissement sont annulées. Toutefois, les stages en cours se poursuivent jusqu'au terme initialement prévu.