LE POINT SUR La base de données unique (BDU) dans les entreprises de moins de 300 salariés Afin de renforcer l information des instances représentatives du personnel, la loi du 14 juin 2013 a créé un nouveau document, appelé base de données unique (BDU) ou base de données économiques et sociales (BDES) qui a vocation à se substituer aux informations et rapports récurrents transmis au CE. L obligation d instituer cette base concerne exclusivement les entreprises de plus de 50 salariés ayant mis en place un CE conformément à la loi. I. Délai de mise en place de la base de données unique La base de données unique doit être mise en place le 14 juin 2015 au plus tard. Au titre de l'année 2015, les entreprises ne sont pas tenues d'intégrer dans la base de données les informations relatives aux deux années précédentes. La BDU se substitue aux informations et rapports récurrents transmis au CE, au plus tard le 31 décembre 2016. Par conséquent, dans un premier temps, la BDU doit être constituée, au plus tard en juin 2015, en intégrant toutes les rubriques prévues par la loi sans reprendre nécessairement ni toutes les informations ni tout le contenu des rapports récurrents transmis au CE. Dans un second temps, ces éléments transmis de manière récurrente au comité d'entreprise doivent être mis à la disposition de ses membres dans cette base de données au plus tard le 31 décembre 2016. En d autres termes, les employeurs devront s assurer que toutes les informations et rapports récurrents transmis au CE en vertu des multiples dispositions du Code du travail seront intégrés dans la BDU à cette date. Avant cette date, il ne pourrait être reproché à l employeur de ne pas avoir intégré toutes ces données dans la base, dès lors qu elles seront transmises dans les rapports visés par le code du travail. II. Contenu de la BDU Selon l article R. 2323-1-4 du Code du travail, la BDU doit comporter les mentions suivantes : A. Investissements 1. Investissement social : a) Évolution des effectifs par type de contrat ; b) Évolution des emplois par catégorie professionnelle ; c) Situation en matière d'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et mesures prises en ce sens ; d) Évolution de l'emploi des personnes handicapées et mesures prises pour le développer ; e) Évolution du nombre de stagiaires ; f) Formation professionnelle : investissements en formation, publics concernés ; g) Conditions de travail : durée du travail dont travail à temps partiel et aménagement du temps de travail ; 2. Investissement matériel et immatériel : a) Evolution des actifs nets d'amortissement et de dépréciations éventuelles (immobilisations) ; b) Le cas échéant, dépenses de recherche et développement. 1 / 6
B. Fonds propres, endettement et impôts 1. Capitaux propres de l'entreprise ; 2. Emprunts et dettes financières dont échéances et charges financières ; 3. Impôts et taxes. C. Rémunération des salariés et dirigeants, dans l'ensemble de leurs éléments 1. Evolution des rémunérations salariales : a) Frais de personnel y compris cotisations sociales, évolutions salariales par catégorie et par sexe, salaire de base minimum, salaire moyen ou médian, par sexe et par catégorie professionnelle ; b) Pour les entreprises soumises aux dispositions de l'article L. 225-115 du Code de commerce, montant global des rémunérations visées au 4 de cet article ; c) Epargne salariale : intéressement, participation. D. Activités sociales et culturelles : montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du comité d'entreprise, mécénat E. Rémunération des financeurs, en dehors des éléments mentionnés au B 1. Rémunération des actionnaires (revenus distribués) ; 2. Rémunération de l'actionnariat salarié (montant des actions détenues dans le cadre de l'épargne salariale, part dans le capital, dividendes reçus). F. Flux financiers à destination de l'entreprise 1. Aides publiques ; 2. Réductions d'impôts ; 3. Exonérations et réductions de cotisations sociales ; 4. Crédits d'impôts ; 5. Mécénat. G. Sous-traitance 1. Sous-traitance utilisée par l'entreprise ; 2. Sous-traitance réalisée par l'entreprise. H. Pour les entreprises appartenant à un groupe, transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe 1. Transferts de capitaux tels qu'ils figurent dans les comptes individuels des sociétés du groupe lorsqu'ils présentent une importance significative ; 2. Cessions, fusions, et acquisitions réalisées. Pour la constitution de la base, il convient de s assurer que toutes les informations devant être communiquées en vertu des multiples dispositions du Code du travail relatives à l information périodique du comité d entreprise soient intégralement reprises, si possible, dans chacune des rubriques correspondantes visées ci-dessus, et le cas échéant, en dehors de ces rubriques dès lors que ces informations ne s intègrent dans aucune d elles. Pour vous aider, nous disposons d un tableau de correspondance reprenant de manière exhaustive l ensemble des informations devant être intégrées dans chacune des rubriques de la base de données, nous vous le communiquerons sur simple demande. Exemple : Les informations listées dans le rapport annuel au titre de l article R. 2323-9 du Code du Travail devant figurer au «II Evolution de l emploi, des qualifications et de la formation, a) Données générales et b) Données par types de contrat» pourront être considérées comme relevant de la rubrique «A 1 a) Evolution des effectifs par type de contrat» de la base de données. Les informations listées au «I 1 h) Evolution de la structure et du montant des salaires» du rapport annuel pourront figurer dans la rubrique «C 1 a) Frais de personnel». Les informations transmises de manière récurrente au comité d entreprise sont de quatre types : - des informations récurrentes non liées à une consultation, qui peuvent ou non être contenues dans des rapports et bilans ; Exemple : L article L. 2323-46 du code du travail relatif à l information trimestrielle; l article L. 2323-48 du code du travail relatif à l information semestrielle sur la conclusion de contrats aidés. 2 / 6
- des informations données à l occasion de consultations récurrentes, qui peuvent ou non être contenues dans des rapports et bilans ; Exemple : L article L. 2323-7-1 du Code du Travail, relatif à la consultation sur les orientations stratégiques de l entreprise et sur leurs conséquences sur l activité, l emploi, l évolution des métiers et des compétences, l organisation du travail, le recours à la sous-traitance, à l intérim, à des contrats temporaires et à des stages. - des informations transmises au CHSCT qui sont également transmises au comité d entreprise ; Exemple : L article L. 4612-17 du code du travail relatif au rapport faisant le bilan de la situation générale de la santé, de la sécurité et des conditions de travail. - des informations issues d autres codes et pour lesquelles le Code du travail prévoit qu elles sont fournies de manière récurrente au comité d entreprise ; Exemple : L ensemble des informations relevant des documents comptables et financiers a vocation à être mis à disposition des élus dans la base de données, les articles L. 2323-8 à L. 2323-11 du Code du travail prévoyant que ces informations fournies aux instances dirigeantes de l entreprise doivent être communiquées au comité d entreprise. La BDU doit aussi retracer les sommes perçues par l entreprise au titre du crédit d impôt et leur utilisation, quel que soit l effectif de l entreprise. Les informations transmises de manière ponctuelle au comité d entreprise (exemple : le plan de sauvegarde de l emploi) n ont pas à être mises à disposition dans la base de données. En plus des informations transmises de manière récurrente au comité d entreprise, si d autres informations complémentaires s avèrent utiles à la consultation sur les orientations stratégiques, elles sont mises à disposition dans la base de données. Il conviendra donc d intégrer chaque année, dans la base de données unique, en vue de la consultation sur les orientations stratégiques, une notice explicative précisant quelles sont les orientations stratégiques de l entreprise et leurs conséquences sur l activité, l emploi, l évolution des métiers et des compétences, l organisation du travail, le recours à la sous-traitance, à l intérim, à des contrats temporaires et à des stages tels qu ils sont retracés dans les différentes rubriques prospectives de la BDU. Par ailleurs, l'ensemble des informations de la base de données doit contribuer à donner une vision «claire et globale» de la formation et de la répartition de la valeur créée par l activité de l entreprise. Les documents mis à disposition des instances représentatives doivent donc être lisibles et compréhensibles. Les rubriques de la base de données doivent être remplies de bonne foi par l employeur pour respecter l exigence de clarté et d exhaustivité résultant de la loi. III. Périodes sur lesquelles doit porter l information Les informations contenues dans la base de données doivent porter sur les deux années précédentes, l année en cours et intégrer des perspectives sur les trois années suivantes. Au titre de l'année 2015, les entreprises ne sont pas tenues d'intégrer dans la base de données les informations relatives aux deux années précédentes. Les perspectives sur les trois années suivantes doivent être présentées sous forme de données chiffrées ou à défaut, sous forme de grandes tendances. L employeur peut s abstenir de communiquer certaines données prospectives mais, il devra, dans ce cas, motiver expressément l absence de communication. La communication de ces informations engage-t-elle l employeur? Cette communication ne constitue nullement un engagement de l employeur pour l avenir. Des évènements peuvent se produire dans le futur et modifier les perspectives de l employeur, sans pour autant engager sa responsabilité. Néanmoins, l employeur est tenu à une obligation de bonne foi au moment où il délivre ces informations prospectives et ne peut se permettre de fournir des informations fantaisistes ou mensongères au vu des éléments dont il dispose au moment de son analyse prospective. 3 / 6
IV. Mise à jour de la base de données La BDU doit être mise régulièrement à jour par l employeur. Les informations qui étaient déjà communiquées de manière récurrente au comité d'entreprise et qui doivent être reprises dans la base de données, devront être mises à jour selon la fréquence déjà prévue par les dispositions du Code du travail. Exemple : Les informations trimestrielles données au comité d entreprise devront être mises à jour trimestriellement dans la base de données. Les informations supplémentaires qui s ajoutent aux informations récurrentes, puisqu elles servent de support à la consultation annuelle du CE sur les orientations stratégiques de l entreprise, devront être mises à jour au moins une fois par an. L'employeur doit informer les destinataires de la base de données de son actualisation selon des modalités qu'il détermine. L employeur pourra, par exemple, notifier les mises à jour aux destinataires de la base ou définir un calendrier de ses mises à jour à l avance. Il est essentiel, quelle que soit la modalité retenue, d informer à l avance, les partenaires sociaux des règles présidant à cette mise à jour. V. Titulaires du droit d accès à la base de données Selon le code du travail, la base de données doit être accessible en permanence aux membres du comité d entreprise, (titulaires, suppléants et représentants syndicaux) ou, à défaut, aux délégués du personnel, ainsi qu aux membres du comité central d entreprise, du comité d hygiène, de sécurité et des conditions de travail et aux délégués syndicaux. Les dispositions de l ANI du 11 janvier 2013 étant plus favorables que celle de la loi de transposition, s agissant notamment de l accès des délégués du personnel à la base de données, même en présence d un CE, devraient s appliquer à tous les employeurs quelle que soit la branche d activité dont ils relèvent. Dans les entreprises ayant opté pour la mise en place d une délégation unique du personnel, les membres de la DUP ont accès à la base de données au titre de leurs attributions de comité d entreprise. Concernant le représentant de la section syndicale (RSS) : La loi n accorde pas expressément au RSS de l entreprise un accès à la BDU. Néanmoins, il bénéficie des mêmes prérogatives que le délégué syndical, à l exception du pouvoir de négocier des accords collectifs. On devrait en déduire qu en l absence de disposition légale expresse contraire, le RSS doit bénéficier du même accès à la base de données unique que le délégué syndical. L employeur qui souhaiterait, néanmoins, refuser au RSS l accès à la base de données pourrait se prévaloir du fait que l accès par le délégué syndical à la BDU est justifié exclusivement par sa capacité à négocier, le RSS qui n a pas cette capacité, ne doit pas non plus bénéficier d un accès à la base de données. Cette analyse ne recevra pas nécessairement l approbation des juges en cas de contentieux. L expert libre du CE, désigné en vertu de l article L. 2325-41 du Code du travail dispose des documents détenus par celuici. Il a donc, manifestement, accès à la base de données unique dans les mêmes conditions que les membres du comité qui l a désigné. La loi ne se prononce pas sur la possibilité pour les experts comptables et techniques désignés par le CE sur le fondement des articles L. 2325-35 et L. 2325-38 du code du travail, d accéder à la base de données unique. Si l on considère, néanmoins, que l expert libre a accès à la base de données unique, comme cela vient d être précisé, on peut en déduire, a fortiori, que l expert légal dont le pouvoir d investigation est plus étendu que celui de l expert libre, dispose du même accès. Les inspecteurs et contrôleurs du travail peuvent accéder à la BDU, sans restriction. 4 / 6
VI. Niveau de la mise en place et niveau d accès à la base de données unique La BDU doit être mise en place au niveau de l entreprise. Dans les entreprises à établissements multiples La DGT a précisé : - il n y pas d obligation de mettre en place une base de données par établissement ; - la base de données mise en place au niveau de l entreprise devra toutefois comporter l ensemble des informations que l employeur doit mettre à la disposition des membres du comité central d entreprise et des comités d établissement. En pratique, s agissant du contenu de la base de données mise en place au niveau de l entreprise, il semble nécessaire qu elle comporte : - d une part, les données globales relatives à l entreprise dans son ensemble pour chacune des rubriques prévues par le Code du travail ; - d autre part, les données propres à chaque établissement distinct dans chacune des rubriques prévues par le Code du travail. Dans les entreprises appartenant à un groupe Une convention ou un accord de groupe peut prévoir la constitution d une base de données au niveau du groupe, sans préjudice de l obligation de mise en place d une base de données au niveau de l entreprise. La DGT précise que la BDU mise en place au niveau du groupe ne se substitue en aucun cas à celle de l entreprise. En l absence d accord de groupe, il semble que les employeurs des entreprises du groupe peuvent décider unilatéralement de la mise en place d une base de données au niveau du groupe. Néanmoins, il sera nécessaire d engager préalablement une négociation collective de groupe pour ne prendre une décision unilatérale qu en cas d échec des négociations. Cependant, la loi n oblige pas les employeurs à ouvrir des négociations sur ce point, s ils ne souhaitent pas mettre en place une base de données au niveau du groupe. VII. Support de la base de données unique et modalités d accès La base de données est tenue sur un support informatique ou papier. Il appartient à employeur de fixer unilatéralement les modalités d'accès, de consultation et d'utilisation de la base. L administration recommande que la conception de la base fasse l objet d une négociation avec les organisations syndicales représentatives dans l entreprise et/ou au niveau du groupe. A minima, un dialogue relatif à la base de données, à ses finalités et à sa construction lui paraît indispensable. Cette recommandation ne s impose pas à l employeur. Attention, l employeur doit s assurer que les modalités qu il définit permettent bien aux représentants du personnel et syndicaux (visés ci-dessus), d exercer utilement leurs compétences respectives. La base de données doit être accessible en permanence. Cependant, la notion de permanence ne peut s entendre comme une obligation pour toutes les entreprises de rendre la base de données accessible aux élus 24h/24 et 7 jours sur 7. Pour des raisons pratiques (fermeture nocturne et/ou hebdomadaire de l entreprise) la base de données peut ne pas être accessible 24h/24 lorsque la consulter nécessite un accès aux locaux de l entreprise, par exemple quand elle est tenue à disposition sous forme papier ou accessible seulement par l intranet de l entreprise. Les droits d accès à la base de données unique sont strictement personnels et ne peuvent être fournis à des tiers. 5 / 6
VIII. Confidentialité des informations contenues dans la base de données unique Sont considérées comme confidentielles : - les informations comptables, c est-à-dire les documents obligatoires établis en application du code du commerce, à savoir, la situation de l actif réalisable et disponible, valeurs d exploitation exclues, passif exigible, compte de résultat prévisionnel, tableau de financement, bilan annuel et plan de financement prévisionnel ; - les informations données dans le cadre d une procédure d alerte économique. Ces informations sont «réputées confidentielles» et sont donc, par nature, confidentielles, que l employeur l ait rappelé ou pas. A ce titre, elles ne peuvent donc pas être divulguées par les membres du CE. En dehors de ces deux cas de figure, les informations figurant dans la base de données qui revêtent un caractère confidentiel doivent être présentées comme telles par l'employeur qui indique nécessairement la durée du caractère confidentiel de ces informations. Il est important de conserver la preuve de cette information en apposant, par exemple, la mention «confidentiel» sur le document contenant l information en cause. IX. Substitution de la base de données unique aux informations récurrentes Lorsque le comité d entreprise est informé et consulté pour des événements ponctuels, ces consultations continuent de faire l objet de l envoi des informations et rapports habituels distincts des documents contenus dans la base de données unique. La base de données unique a seulement vocation à se substituer aux rapports et informations récurrents transmis auparavant au comité d entreprise. Sa mise à disposition vaudra communication des rapports et informations communiqués périodiquement au comité d entreprise, dans les conditions et limites fixées par un décret en Conseil d État. Sont visés par cette substitution les rapports et informations exclusivement transmis aux CE, CCE et comités d établissement. Deux conditions cumulatives doivent être respectées : - les éléments d information contenus dans la BDU sont régulièrement mis à jour, au moins dans le respect des périodicités prévues par le Code du travail ; - les éléments d'analyse ou d'explication sont mis à disposition des membres du comité d'entreprise, par l employeur, lorsqu'ils sont prévus par le Code du travail. Puisque la base de données unique se substitue aux informations et rapports transmis auparavant au comité d entreprise, il conviendra de procéder de la manière suivante : - lorsque les informations récurrentes qui ne nécessitent pas de consultation du CE sont mises à jour dans la BDU, l employeur devrait pouvoir se contenter d en informer le CE selon les modalités qu il aura fixées unilatéralement. Ainsi, il est possible d informer les destinataires, de sa mise à jour, soit en notifiant la date et la nature de la mise à jour aux intéressés, soit en notifiant un calendrier des mises à jours des éléments de la base de donnée. L employeur pourra, uniquement s il le souhaite, informer également, le CE au cours des réunions périodiques, des mises à jour de la base de données, et présenter succinctement le contenu de la mise à jour et de la notice explicative d accompagnement lorsqu elle est imposée par la loi ; - lorsque le comité d entreprise est saisi pour information et consultation, même procédé de communication que pour les informations récurrentes non soumises à consultation. Cette notification de la mise à jour des informations sera le point de départ du délai de consultation du CE. Il est nécessaire de conserver la preuve de cette notification. 6 / 6