FAQ RENOUVELLEMENT Ce document d informations intitulé «FAQ RENOUVELLEMENT» permet de répondre à toutes les questions que vous pouvez vous poser concernant le renouvellement annuel de votre société. Nous essayons de traiter au mieux votre renouvellement pour éviter tout blocage, nous comprenons que vous pouvez avoir des questions et restons à votre disposition pour y répondre. Nous vous remercions pour votre fidélité et espérons que vous faites bon usage de votre société. Attention! Pour que votre renouvellement soit effectué, il vous faut impérativement effectuer le règlement dès réception de l e-mail et dans les délais requis et ce pour éviter le blocage du compte bancaire de la société. Concernant les renouvellements, le délai moyen de réponse par e-mail est de 48 à 72h, veuillez donc lire intégralement ce document avant de nous contacter. QUESTIONS ESSENTIELLES AU RENOUVELLEMENT : 1. Qu est-ce que le renouvellement? 2. Quand faut-il effectuer le renouvellement? 3. Comment et quand sommes-nous avertis du renouvellement, et par qui? 4. Qu inclut le coût de renouvellement? 5. Une fois le règlement effectué, combien de temps dois-je attendre avant que la situation soit débloquée? 6. Je souhaite recevoir une facture concernant le renouvellement, avant même d'effectuer le règlement? 7. Comment payer le renouvellement? 8. Quel est le coût de renouvellement pour ma société? 9. Que se passe t-il si le renouvellement n'est pas fait à temps? 10. La société risque-t-elle d être radiée? Que faire pour éviter cela? 11. Puis-je clôturer ma société ainsi que mon compte bancaire? Quelle est la procédure? 12. Mon compte est bloqué et je ne peux donc pas effectuer le renouvellement de ma société, est-il possible de le débloquer avant afin que je puisse ensuite effectuer le virement depuis mon compte? 13. Mon compte a été bloqué car je n ai pas été averti du renouvellement, je ne peux pas effectuer de virement sortant, que faire? 14. Est-il possible de faire débloquer le compte par la banque aussitôt après avoir payé? 15. Etant en déplacement, je ne peux régler le renouvellement, comment faire? 16. J'ai contacté la banque qui me dit ne pas avoir reçu de renouvellement, comment est-ce possible? 17. J ai reçu un e-mail de renouvellement alors que les 12 mois ne sont pas finis, que faire? 18. Quelles sont les documents qui sont envoyés à la banque?
2 19. J'ai bien reçu l e-mail de renouvellement, mais je n ai pas pu utiliser ma société bien après la date de création, dois-je tout de même effectuer le renouvellement? 20. Pourquoi le délai est-il si long? 1. QU'EST-CE QUE LE RENOUVELLEMENT? Le renouvellement annuel d'une société inclut : - La fonction du nominee director - Le nominee shareholder - Le nominee secretary - La domiciliation commerciale - La taxe forfaitaire selon les pays - La comptabilité (pour les onshore uniquement) - L'obtention d'un Certificate of Good Standing Et d'autres formalités nécessaires pour votre compte. 2. QUAND FAUT-IL EFFECTUER LE RENOUVELLEMENT? Le renouvellement s effectue 12 mois après la date d incorporation de la société. Néanmoins, nous vous adressons par e-mail un rappel ainsi que la facture deux à trois mois avant pour éviter un blocage du compte. Sachant qu'une fois votre règlement reçu il nous faut disposer d'un délais suffisant pour payer les droits dus et obtenir les documents de renouvellement à fournir à la banque. 3. COMMENT ET QUAND SOMMES-NOUS AVERTI DU RENOUVELLEMENT, ET PAR QUI? Quelques mois avant la date d échéance de validité de votre société, la banque vous envoie un ou plusieurs messages sur votre interface bancaire vous signalant que votre société expire bientôt, et vous demande la production des documents. Aussi, nous vous envoyons la facture de renouvellement par mail. 4. QU INCLUT LE COUT DE RENOUVELLEMENT? Le coût annuel du renouvellement inclut la taxe locale et l obtention de la procuration, ainsi que le CGS (certificat de solvabilité) : document prouvant que votre société est à jour au niveau de ses obligations (merci de noter qu un supplément de 650 Euros est nécessaire pour chaque signataire supplémentaire à partir du 2éme signataire si votre société comporte plus d une personne).
3 5. UNE FOIS LE REGLEMENT EFFECTUE, COMBIEN DE TEMPS DOIS-JE ATTENDRE AVANT QUE LA SITUATION SOIT DEBLOQUEE? Un délai de 4 à 6 semaines est nécessaire à la création des documents de la société à renouveler. D où l intérêt de procéder à ce renouvellement au plus vite, sinon vous risquez de subir un blocage de compte bancaire pour non renouvellement dans les délais. 6. JE SOUHAITE RECEVOIR UNE FACTURE CONCERNANT LE RENOUVELLEMENT, AVANT MEME D'EFFECTUER LE REGLEMENT. Cette facture vous est envoyée par e-mail en même temps que la demande de renouvellement. Vous pourrez donc l inclure dans la comptabilité de votre société si nécessaire. Si vous n'avez pas reçu votre facture merci d'écrire à renewals@compadvise.co.uk et la demander. 7. COMMENT PAYER LE RENOUVELLEMENT? Uniquement par virement bancaire sur le compte de COMPADVISE LIMITED. Nous comprenons que certains clients souhaitent payer par chèque, malheureusement nous ne pouvons accepter de chèques sous COMPADVISE LTD et vous remercions de votre compréhension. 8. QUEL EST LE COUT DE RENOUVELLEMENT POUR MA SOCIETE? Le coût de votre renouvellement apparait dans la facture qui vous à été adressée par e-mail, le cas échéant, merci de consulter votre e-mail ou de vous rendre sur le lien ci-dessous: http:///renouvellement 9. QUE SE PASSE T-IL SI LE RENOUVELLEMENT N'EST PAS FAIT A TEMPS? Lorsque la société n est pas renouvelée, la banque bloque votre compte, vous empêchant de fonctionner normalement jusqu à ce que les documents de renouvellement soient fournis. Et pour cause, le renouvellement permet de mettre à jour les informations de votre société et de ses droits. Par ailleurs, si le nécessaire n a toujours pas été fait, des majorations sont applicables selon la grille ci-jointe. 10. LA SOCIETE RISQUE-T-ELLE D ETRE RADIEE? QUE FAIRE POUR EVITER CELA?
4 Tout d abord, lorsque la société n a pas été renouvelée, la banque bloque votre compte, vous empêchant de fonctionner normalement jusqu à ce que les documents de renouvellement soient fournis. Ensuite, dans un délai de 4 mois après la date limite la société est radiée, le coût du renouvellement et de la réinscription sera égal ou supérieur au coût de création que vous avez initialement payé. Pour éviter ce désagrément, vous devez donc procéder au règlement dés réception de cet email afin de nous donner le temps de procéder à votre renouvellement, fournir les documents à la banque et vous autoriser à continuer efficacement. 11. PUIS-JE CLOTURER MA SOCIETE AINSI QUE MON COMPTE BANCAIRE? QUELLE EST LA PROCEDURE? C'est en effet possible, en cas de non utilisation. Le coût est 1 500 Euros. Il faut également nous retourner tous les documents originaux de la société et nous fournir une demande écrite de clôture sur papier libre. 12. MON COMPTE EST BLOQUE ET JE NE PEUX DONC EFFECTUER LE RENOUVELLEMENT DE MA SOCIETE, EST IL POSSIBLE DE LE DEBLOQUER AVANT AFIN QUE JE PUISSE ENSUITE EFFECTUER LE VIREMENT DEPUIS MON COMPTE? Malheureusement nous n'avons aucun pouvoir, la banque ne peut pas débloquer sans avoir reçu les documents, légalement, ils n'ont pas le droit de laisser un compte actif si celui-ci n'est pas prouvé être en règle or l'absence des documents que nous envoient les juridictions concernées. Après avoir reçu le règlement il faut un délai de 4 à 6 semaines pour débloquer la situation. En clair, nous devons : Recevoir votre paiement Payer la taxe locale Attendre la confirmation de l'avis d'imposition réglé. Faire certifier un certificat de solvabilité (Certificate of Good Standing) Le transférer à la banque qui débloquera le compte. Nous ne pouvons donc solutionner le problème plus rapidement. 13. MON COMPTE A ETE BLOQUE CAR JE N AI PAS ETE AVERTI DU RENOUVELLEMENT, JE NE PEUX PAS EFFECTUER DE VIREMENT SORTANT, QUE FAIRE? La banque vous a envoyé 4 messages en anglais sur votre interface bancaire, et nos services vous ont envoyé 2 rappels par e-mail. Suite à l expiration de votre société et au nonrenouvellement de celle-ci, la banque bloque vos droits jusqu à fourniture des documents justifiant
5 la mise en règle de la société. La banque vous a en effet adressé plusieurs messages pour vous avertir du renouvellement de votre société et éviter ainsi cette situation. Pour débloquer votre compte, vous devez procéder au règlement par virement sur le compte de COMPADVISE LIMITED. Informations du compte à créditer pour les paiements par virement : 14. EST-IL POSSIBLE DE FAIRE DEBLOQUER LE COMPTE PAR LA BANQUE AUSSITOT APRES AVOIR PAYE? A partir du moment où le virement a été effectué, il faut compter 2 à 4 semaines pour recevoir les nouveaux documents de la société (cf.12). Il faudra donc patienter le temps que nous recevions ces documents nous étants adressés par les autorités des pays concernés et fournis à la banque. Nous comprenons qu'en cas de blocage du compte vos opérations se retrouvent bloquées mais nous n'avons malheureusement pas de moyen express de 15. ETANT EN DEPLACEMENT, JE NE PEUX REGLER LE RENOUVELLEMENT, COMMENT FAIRE? Vous avez la possibilité de le faire depuis votre interface bancaire, directement depuis votre ordinateur. 16. J AI CONTACTE LA BANQUE QUI ME DIT NE PAS AVOIR REÇU DE RENOUVELLEMENT, COMMENT EST-CE POSSIBLE? Le délai varie de 2 à 4 semaines une fois le paiement effectué. Les documents sont donc en préparation, la procédure étant longue, il est normal que le compte reste bloqué durant cette attente. 17. J AI REÇU UN MAIL DE RENOUVELLEMENT ALORS QUE LES 12 MOIS NE SONT PAS FINIS, QUE FAIRE? Etant donné le délai de 2 à 4 semaines, nous anticipons pour éviter le blocage du compte (cf.16) 18. QUELLES SONT LES DOCUMENTS FOURNI A LA BANQUE? Une fois votre société renouvelée nous adressons le CGS (Certificate of Good Standing) et le POA (Power Of Attorney) exigés par la banque pour débloquer le compte et lesquels nous sont envoyés par les autorités des juridictions concernées.
6 19. J AI BIEN REÇU L E-MAIL DE RENOUVELLEMENT, MAIS JE N AI PAS PU UTILISER MA SOCIETE BIEN APRES LA DATE DE CREATION, DOIS-JE TOUT DE MEME EFFECTUER LE RENOUVELLEMENT? Malheureusement, la banque prend en compte la date d enregistrement de votre société, c est-à-dire celle qui figure sur le certificat d enregistrement. Cette date d'enregistrement correspond aussi avec votre date de "commande" sachant que dés votre commande passée nous enregistrons votre société pour ne pas subir de retard, c'est donc en référence à la date de création de la société et donc anniversaire que la banque exige le renouvellement. 20. POURQUOI LE DELAI EST-IL SI LONG? Merci de vous référer à la question 12. Nous vous remercions pour votre fidélité, et restons à votre disposition pour toute remarque, commentaire ou plainte à notre service client sur customer@compadvise.co.uk