Comment Utiliser PO Convert pour créer une facture à partir d'un bon de commande

Transcription

1 1 / 7 Comment Utiliser PO Convert pour créer une facture à partir d'un bon de commande 1. Accédez à votre compte OB Sélectionnez la file acceptée - Sur votre page d'accueil Compte OB10, cliquez sur la file acceptée sous Récapitulatif de mes BC Aller sur «Comment réviser vos bons de commande et les modifier» pour voir comment «accepter» un bon de commande.

2 2 / 7 3. Sélectionnez le bon de commande que vous souhaitez utiliser pour créer une facture. - Cliquez sur le numéro du bon de commande que vous souhaitez utiliser pour créer une facture. - N'oubliez pas que vous pouvez également choisir de refuser ou archiver un bon de commande se trouvant dans la file acceptée. Pour cela, cochez la case associée au bon de commande et vérifiez ensuite l'icône «X» pour refuser le bon de commande ou l'icône «dossier» pour archiver le bon de commande. 4. Révisez le bon de commande et sélectionnez la fonction PO Convert. - Cliquez sur le bouton «PO Convert» au bas de l'écran.

3 3 / 7 5. Saisissez le numéro de facture 6A. Si vous souhaitez créer une facture complète pour toutes les lignes et toutes les quantités (passez sinon à l'étape 6B) : - Cliquez sur la case située à côté du champ «QTY». - OB10 cochera automatiquement la case pour chaque ligne et saisira la quantité du bon de commande comme quantité de la facture.

4 4 / 7 6B. Si vous souhaitez créer une facture partielle : - Cliquez sur la case située à côté du champ «QTY» pour chaque ligne que vous souhaitez facturer. - OB10 saisira la quantité commandée pour chaque ligne cochée. Mettez à jour cette valeur si la somme facturée est inférieure au montant total. - Notez que certains acheteurs ne permettent pas d'utiliser PO Convert pour les factures partielles. 7A. Si vous pouvez utiliser un taux d'imposition unique pour toutes les lignes (dans le cas contraire, passez à l'étape 7B) : - Cliquez sur «la flèche vers le bas» pour afficher la liste des codes fiscaux disponibles. - Sélectionnez le code fiscal à utiliser dans la liste déroulante des codes fiscaux.

5 5 / 7 7B. Sélectionnez le taux d'imposition pour chaque élément (si vous n'avez pas pu sélectionner un taux d'imposition unique) : - Cliquez sur «la flèche vers le bas» pour un élément pour afficher une liste de codes fiscaux disponibles. - Sélectionnez le code fiscal à utiliser dans la liste déroulante des codes fiscaux pour chaque élément. 8. Créez la facture. - Révisez les informations saisies et cliquez sur le bouton «Créer la facture» au bas de l'écran.

6 6/7 9. Confirmez la facture. - OB10 calcule les taxes et affiche un total actualisé pour la facture. Révisez et confirmez en cliquant sur le bouton «Confirmer» au bas de l'écran. 10. Modifier et envoyer la facture. - Après avoir sélectionné «Confirmer», OB10 inscrit les données du bon de commande dans les champs correspondants de votre modèle de facture et affiche la facture pour confirmation. - Vous pouvez modifier ou ajouter des champs comme renvoi à l'adresse, conditions de remise, frais supplémentaires, etc. - Révisez la facture et, si vous estimez qu'elle est complète et précise, cliquez sur le bouton «Envoyer la facture» au bas de l'écran.

7 7/7 Foire Aux Questions 1. Qui dois-je contacter si j'ai besoin d'aide? Les mêmes options vous sont offertes que pour la facturation électronique. Veuillez créer un ticket d'assistance auprès d'ob10 sur 2. Dois-je m'inscrire pour accéder aux services en ligne Bons de Commande OB10? Oui. Votre profil OB10 doit être configuré pour vous permettre d'accéder aux services Bons de Commande OB10. N'oubliez pas qu'il est indispensable qu'un ou plusieurs de vos clients utilisent OB10 pour vous envoyer des bons de commande électroniques. 3. Pourquoi ne puis-je pas créer une facture partielle? Votre client décide s il vous autorise à émettre une facture partielle. Contactez votre client si vous ne pouvez pas émettre de facture partielle. 4. Où puis-je configurer les taux d'imposition? Vous pouvez configurer des taux d'imposition dans la section «Administrative» du portail Internet OB Que se passe-t-il si j'annule PO Convert avant d'envoyer une facture? Aucune facture n'est créée. Le bon de commande reste dans la file «Acceptée». Vous pouvez toujours utiliser PO Convert pour créer une facture plus tard. 6. Est-il possible de suspendre la fonction PO Convert et de l'exécuter plus tard? Oui. Après avoir «confirmé» la création d'une facture (étape 9) mais avant d'envoyer la facture (étape 10), cliquez sur le bouton «Enregistrer» en bas à droite sur l'écran. OB10 enregistre la facture mais ne l'envoie pas à OB10 en vue de sa validation. Vous pouvez rappeler la facture plus tard pour finir de l'élaborer et l'envoyer.