maison pour associations Eléments de compréhension de la comptabilité des petites A.S.B.L. mpa, Association Sans But Lucratif Route de Mons, 80 à 6030 Marchienne-au-Pont Tél 071 53 91 53 - Fax 071 53 91 54 Courriel : info@mpa80.be Londot Thérèse
Table des matières 1. Objectifs de la loi 2. Article 17 de la loi 3. Comptabilité des petites ASBL 4. L état des dépenses et recettes 5. L annexe C 6. Les comptes annuels
1. Objectifs de la loi: (2 mai 2002) - transparence - protection des tiers Soumission des ASBL grandes et très grandes au régime de comptabilité des entreprises (loi du 17 juillet 1975) et obligation de certification pour les très grandes ASBL. Soumission de l ensemble des ASBL à des obligations comptables selon des formes standardisées (encadrement légal). Plus de transparence afin de permettre un meilleur contrôle et de garantir aux tiers plus de sécurité protection des tiers. Éviter l usage inapproprié des ASBL (problématique des fausses ASBL - chasse aux abus). Centralisation des données individuelles relatives aux ASBL dans un dossier déposé pour toutes les ASBL au greffe du tribunal de commerce. Régime de publicité des actes de l association et d opposabilité de ces actes aux tiers. Réglementation des sanctions en cas de non-respect des formalités.
2. Article 17 de la loi 1 er. Chaque année et au plus tard six mois après la date de clôture de l'exercice social, le Conseil d Administration soumet à l Assemblée Générale, pour approbation, les comptes annuels de l'exercice social écoulé établis conformément au présent article, ainsi que le budget de l'exercice suivant. 2. Les «petites» ASBL comptabilité simplifiée. mouvements des disponibilités en espèces (caisse) et en comptes (banque). Modèle établi dans l Arrêté Royal du 26/06/2003.
3. Les«grandes»ASBL comptabilité et comptes annuels conformément aux dispositions de la loi du 17 juillet 1975 relative à la comptabilité des entreprises. + adaptations apportées aux obligations suivant l Arrêté royal du 19 décembre 2003. Si lorsqu'elles atteignent à la date de clôture de l'exercice social, au moins 2 des 3 critères suivants: 1 5 travailleurs, en moyenne annuelle, exprimés en équivalents temps-plein. 2 250.000 EUR pour le total des recettes, autres qu'exceptionnelles, hors taxe sur la valeur ajoutée. 3 1.000.000 EUR pour le total du bilan. 4. Les ASBL «spéciales» des règles particulières, résultant d'une législation ou d'une réglementation publique, relatives à la tenue de leur comptabilité et à leurs comptes annuels, règles au moins équivalentes. ex: hôpitaux, ONG, emplois APE
5. Les «très grandes»asbl comptabilité et comptes annuels conformément aux dispositions de la loi du 17 juillet 1975 relative à la comptabilité des entreprises. + adaptations apportées aux obligations suivant l Arrêté royal du 19 décembre 200 confier à un ou plusieurs commissaires le contrôle de la situation financière, des comptes annuels et de la régularité au regard de la loi et des statuts, des opérations à constater dans les comptes annuels. Soit: - le nombre moyen annuel de travailleurs, exprimés en équivalents temps plein, dépasse 100 - l'association dépasse à la clôture de l'exercice social les chiffres ci-dessous fixés pour au moins 2 des 3 critères suivants : 1 50 travailleurs, en moyenne annuelle. 2 6.250.000 EUR pour le total des recettes autres qu'exceptionnelles, hors taxe sur la valeur ajoutée. 3 3.125.000 EUR pour le total du bilan. Les commissaires sont nommés par l'assemblée générale parmi les membres, personnes physiques ou morales, de l'institut des réviseurs d'entreprises.
6. Pour les «grandes»et «très grandes»absl Dépôt des comptes à la Banque Nationale dans les 30 jours de leur approbation par l Assemblée Générale objectif de transparence: Sont déposés en même temps et conformément à l'alinéa précédent: 1 un document contenant les noms et prénoms des administrateurs et, le cas échéant, des commissaires en fonction; 2 le cas échéant, le rapport du commissaire. (pas le rapport de gestion). Les documents normalisés pour le dépôt des comptes annuels des ASBL et des fondations sont disponibles depuis le 1er septembre 2004 auprès de chacun des sièges de la Banque Nationale de Belgique (BNB). Mais également sur le site de la Centrale des bilans (http://www.nbb.be/ba/f/p1_26_0.htm)
3. Comptabilité des «petites» ASBL Arrêté Royal du 26/06/2003 (MB du 11/07/2003, 2ème édition) relatif à la comptabilité simplifiée des ASBL. Arrêté Royal du 15/09/2006 modifiant les Articles 1 et 2 de l Arrêté Royal du 26/06/2003. 1. Etablissement d une comptabilité simplifiée. Les "petites" associations doivent tenir une comptabilité qui porte au minimum sur les mouvements des disponibilités en espèces et sur les comptes à vue. (comptabilité de caisse) Celle-ci comprend toutes les opérations suivantes : les dépenses et recettes en espèces ; les mouvements effectués sur les comptes à vue comparables à des mouvements de caisse à l exclusion des comptes à terme que nous retrouverons dans l inventaire en fin d exercice
2. Inscription immédiate et chronologique Toutes les opérations et mouvements de caisse et ceux effectués sur les comptes à vue sont inscrits sans retard, de manière fidèle, complète dans l'ordre chronologique dans un livre comptable unique
Modification du 15/09/2006 Le livre peut être tenu au moyen de registres reliés ou brochés, ou au moyen de systèmes informatisés. S il est tenu au moyen de registres reliés ou brochés, il est signé avant sa première utilisation et ensuite chaque année que la/les personne(s) qui représente(nt) l association à l égard des tiers. Le livre tenu au moyen de registres reliés ou brochés doit être conservé en original pendant dix ans à partir du premier janvier de l année qui suit sa clôture. Le livre tenu au moyen de registres reliés ou brochés doit être conservé en original pendant dix ans à partir du premier janvier de l année qui suit sa clôture
Annexe A à l'arrêté royal du 26 juin 2003 relatif à la comptabilité simplifiée de certaines associations sans but lucratif, associations internationales sans but lucratif et fondations: modèle normalisé du livre comptable Dépenses Dépenses N Date Enreg. Description Banque X Banque Y Autres comptes à vue et assimilés Caisse 1 Caisse 2 Montant total March. et serv. Rémun Services et biens div. N Montant N Montant N Montant N Montant N Montant Montant Description Autres Total des dépenses 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Recettes N Date Enreg. Description Recettes Autres comptes à Banque X Banque Y Caisse 1 Caisse 2 vue et assimilés Montant total Autres Cotisations Dons et legs Subsides N Montant N Montant N Montant N Montant N Montant Montant Description Total des recettes 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
4. L état de dépenses et recettes Annexe b L'état des dépenses et des recettes découle directement du livre comptable unique. Cet état annuel de synthèse (dépenses/recettes) est établi selon un schéma minimum. Comme pour les autres documents comptables, il pourra être adapté à la nature et à l étendue des activités de l association. Cet état annuel des dépenses et recettes constitue la première partie des comptes annuels de l association. Remarque: Toute compensation entre les recettes et les dépenses est interdite Dépenses Marchandises et services Recettes 0,00 Cotisations 0,00 Rémunérations 0,00 Dons et legs 0,00 Services et biens divers 0,00 Subsides 0,00 Autres dépenses 0,00 Autres recettes 0,00 Total des dépenses 0,00 Total des recettes 0,00
5.L annexe C 1.L'inventaire Art 5:- inventaire: - complet avoirs, droits, dettes et engagements. - 1X/an minimum. Art. 6:- règles d évaluation: fixées par le Conseil d Administration (prudence, sincérité et bonne foi). Art. 7:- règles d évaluation résumées dans l annexe et en principe identiques d un exercice à l autre. Art. 8:- Les évaluations doivent répondre aux critères de prudence, de sincérité et de bonne foi. L'inventaire donne, à un moment déterminé, un aperçu de tous les avoirs, dettes, droits et engagements que possède l'association. Comme le total des avoirs constitue le critère déterminant pour savoir si on reste ou non une "petite" association, l'établissement de cet inventaire est nécessaire.
2. L état du patrimoine Avoirs Dettes Immeubles (terrains, ) Dettes financières Ce schéma contient deux parties : - Avoirs et dettes - Droits et engagements (Voir tableau) - appartenant à l'association en pleine propriété -autres Machines - appartenant à l'association en pleine propriété Dettes à l'égard de fournisseurs -autres Mobilier et matériel roulant Dettes à l'égard des membres - appartenant à l'association en pleine propriété -autres Stocks Créances Dettes fiscales, salariales et sociales Placements de trésorerie Liquidités Droits Engagements Autres avoirs Autres dettes Subsides promis Hypothèques et promesses d'hypothèque Dons promis Garanties données Autres droits Autres engagements
6. Des comptes annuels. Les comptes annuels des "petites" associations sont constitués des documents suivants : - un état des dépenses et des recettes - une annexe reprenant : 1. d une part, des informations obligatoires définies dans l arrêté royal du 26 juin 2003; 2. d autre part, d un état du patrimoine selon un schéma fixé par l arrêté royal du 26 juin 2003. Ces documents forment un tout et constituent les comptes annuels de l association. Les comptes annuels sont formulés en EUR, sans décimales et doivent être établis avec prudence, sincérité, bonne foi et clarté. (Art. 9,10,11)
7. Référentiel comptable - possibilité pour de changement du référentiel comptable - passage de la comptabilité simplifiée à la comptabilité partie double. - mention et justification dans l annexe. - nouveau référentiel appliqué minimum pendant 3 exercices successifs. - pas de dépôt à la Banque Nationale