idylis Gamme Entreprise Le Cloud Computing pour les petites et moyennes entreprises www.idylis.com Numéro 1 français des logiciels de comptabilité, de paye et de gestion par Internet. une marque du groupe
idylis Gamme Entreprise Dans un univers économique en mouvement et en constante évolution, les entreprises se doivent de disposer de logiciels de gestion qui continuent d assurer les besoins fondamentaux mais qui répondent aussi aux problématiques actuelles Disposer de logiciels fiables, riches et faciles à utiliser Grâce à l ergonomie conviviale et intuitive de nos logiciels, vous éprouverez une facilité de navigation et de compréhension, que vous soyez expert ou néophyte. De plus, vous capitalisez votre apprentissage car tous les logiciels idylis sont conçus avec la même interface ; la maîtrise d un logiciel vous facilite donc la prise en main de tous les autres. Accéder à ses données depuis d autres lieux que son bureau En déplacement, chez un client, chez un fournisseur, chez votre expert-comptable, chez vous comme au bureau, votre code d accès vous permet d accéder à vos données, à tout moment, depuis n importe quel poste de travail doté d une connexion Internet. Partager instantanément certaines données Vous pouvez ouvrir des accès temporaires ou permanents, pour tout ou partie de l application, à vos collaborateurs ou à vos partenaires distants géographiquement (experts-comptables, consultants, etc.). Avoir l esprit tranquille sur les sauvegardes idylis réalise des sauvegardes quotidiennes de vos données qui sont stockées dans des lieux sécurisés avec des matériels redondants. Vous n avez donc plus à vous soucier de la pérennité de vos données et vous n avez plus à craindre ni les vols d ordinateurs, ni le crash d un disque dur. Personnaliser les logiciels Vous pouvez définir des profils d utilisation par logiciel et par utilisateur. Vous pouvez donc donner ou interdire l accès à chaque fonction du logiciel et changer ces choix à tout moment. Les menus des logiciels sont générés dynamiquement en fonction des droits (profils) qui ont été donnés aux utilisateurs. De ce fait, les écrans sont allégés, car les utilisateurs ne voient que les options qu ils ont le droit d utiliser. Absence d investissement lié à l achat des logiciels Vous ne prenez pas le risque d acheter un logiciel parfois inadapté et souvent coûteux. Vous pouvez souscrire pour 1 an sans obligation de renouvellement et donc, pour un budget très faible, tester en grandeur nature. La simplicité du système de tarification permet une parfaite prédictibilité des coûts. idylis Gamme Entreprise est une solution moderne multi-société comprenant 19 logiciels de gestion, fonctionnant exclusivement avec Internet (mode SaaS pour Software as a Service) qui permet de bénéficier des fonctions fondamentales des logiciels de gestion et des dernières innovations technologiques du moment. 2
une offre pour les PME et les TPE idylis Comptabilité pour la tenue de la comptabilité jusqu au bilan; idylis Immobilisations pour la gestion des immobilisations et de leurs amortissements; idylis Banque pour récupérer les relevés bancaires et en générer des écritures comptables; idylis Liaisons bancaires pour générer des fichiers bancaires permettant de réaliser des virements ou des prélèvements; idylis Liasse fiscale pour la réalisation de la liasse fiscale annuelle; idylis Plaquette pour produire des documents comptables complets, clairs et bien présentés; idylis Paye pour la réalisation des bulletins de paye et la gestion des absences; idylis Notes de frais pour la saisie et le suivi des frais engagés; idylis Feuilles de temps pour la saisie et l analyse des temps passés; idylis Gestion commerciale pour les achats, les ventes et la gestion des stocks; idylis GRC pour la prospection commerciale et la gestion de la relation client; idylis E-mailing pour adresser des courriers électroniques en masse à des tiers (prospects, clients ou autres); idylis Associations pour gérer les activités des associations (membres, cotisations, dons); idylis Mon compte, outil d administration permettant de gérer les droits d accès; Fridylis, un ensemble de quatre outils collaboratifs gratuits constituant un bureau personnel; idylis Gestion documentaire (GED) pour partager des documents avec des collaborateurs, des clients ou encore des fournisseurs. Les logiciels idylis Gamme Entreprise sont immédiatement utilisables sur tout ordinateur disposant d un navigateur Internet. Dotés de puissantes fonctions d import, ils permettent de récupérer facilement les données des logiciels de gestion les plus courants du marché. Les logiciels peuvent être utilisés de manière indépendante ou de manière intégrée comme pour un PGI. Les fichiers sont partagés entre les modules ce qui implique, par exemple, qu une donnée concernant un client saisie dans idylis Gestion commerciale est immédiatement consultable dans idylis Feuilles de temps ou idylis GRC. 3
Le Cloud, comment ça marche? Cloud Computing Une application en mode Cloud Computing est un logiciel qui est installé dans un Data center hautement sécurisé. Les utilisateurs de cette application y accèdent en se connectant via Internet. Les logiciels ne sont jamais installés sur la machine de l utilisateur et les données sont hébergées dans des infrastructures sécurisées. L utilisateur est locataire de l application. Il ne paye qu un droit d utilisation mensuel ou annuel. Les meilleurs analystes s entendent pour dire que cette méthode va progressivement remplacer les applications logicielles traditionnelles. Les avantages génériques du Cloud Computing Nomadisation des utilisateurs et des données; Plus besoin d ordinateurs puissants et coûteux puisqu ils n agissent qu en simples terminaux; Aucune installation n est nécessaire; Sécurisation des données grâce aux sauvegardes automatiques faites par l éditeur; Disponibilité instantanée des dernières versions : mises à jour automatiques. Les avantages du Cloud Computing selon idylis Toutes les applications sont immédiatement disponibles dès l abonnement; Une suite de logiciels utilisables indépendamment (modulaires) ou de manière intégrée (PGI); Des logiciels ultra-performants aux fonctionnalités étendues; Des prix d utilisation inédits comprenant les mises à jour automatiques et gratuites; Des logiciels équipés d une aide en ligne et dont la prise en main est extrêmement rapide. 4
Essai gratuit et simplicité dès l abonnement Essai gratuit et abonnement Pour tester idylis Gamme Entreprise pendant 15 jours, il suffit de s inscrire en ligne à l Essai Gratuit sur le site www.idylis.com ou via le site du revendeur habituel. Pendant toute la durée de l essai gratuit, l utilisateur a accès à la quasi intégralité des fonctionnalités et peut convertir à tout moment son essai gratuit en abonnement. L outil étant clair et simple d utilisation, nous avons pu très rapidement nous y familiariser, notamment lors de l essai gratuit, grâce auquel nous avons réalisé une simulation complète de notre gestion. Il nous a convaincu des bénéfices de la gamme idylis et fut un élément clé de notre décision. Philippe Arnaud, Fondateur et associé de Cenolia Lors de la procédure d abonnement, qu elle soit réalisée depuis un essai gratuit ou directement à partir du site, c est l abonné qui dimensionne son abonnement en fonction de ses besoins initiaux : Choix des modules; Nombre d utilisateurs; Durée d abonnement; Mode de paiement. Ensuite dans son interface personnelle de gestion de son abonnement, l abonné a tout loisir de gérer, en ligne, ses différents abonnements. 5
La simplicité aussi... Une ergonomie simple et intuitive L interface minimaliste permet une prise en main rapide, même pour des débutants. Tous les modules idylis disposent de la même interface. 3. Module d administration et outils collaboratifs 1. Barre de sélection des modules 2. Espace de travail L écran est divisé en trois zones : 1. La liste des modules auxquels l utilisateur est abonné : il suffit d un clic pour passer d un module à l autre; 2. Le back office d administration et les outils personnels des utilisateurs : agenda, gestionnaire de tâches, annuaire; 3. L espace de travail concernant le module en cours d utilisation. Un paramétrage précis des utilisateurs et de leurs droits d accès L utilisateur administrateur peut créer autant d utilisateurs qu il le souhaite, puis leur affecter un profil d utilisation pour chacun des modules. Un droit d accès peut être associé à chaque page des menus et aux principales fonctions. L administrateur peut paramétrer très finement le profil des utilisateurs. 6
...dans l utilisation et le paramétrage Des menus générés dynamiquement Les menus sont générés dynamiquement en fonction des droits attribués à l utilisateur de sorte que les options auxquelles l utilisateur n a pas droit n apparaissent pas dans les menus. Exemples de paramétrages : Consultation Administration Saisie Des éditions au format HTML, PDF et Excel TM Les éditions, qu elles soient issues de modèles créés à partir du générateur d état ou qu elles proviennent d états spécifiques, sont disponibles dans trois formats : HTML, PDF et Excel TM. Cela vous assure une disponibilité rapide, esthétique et facilement exportable vers d autres logiciels. 7
Focus sur idylis Comptabilité (extraits de la fiche produit) Conçu et développé en collaboration avec les experts-comptables, idylis Comptabilité est un logiciel entièrement pré-paramétré qui permet de tenir l ensemble de la comptabilité, de la saisie d écritures à l impression du bilan. idylis Comptabilité intègre automatiquement les journaux comptables générés par les autres logiciels idylis ; par exemple, le journal des ventes d idylis Gestion commerciale. Les atouts d idylis Comptabilité qui font la différence Contrôles de saisie paramétrables; Pré-paramétré avec de nombreuses possibilités de personnalisation. Par exemple : utilisation optionnelle d un brouillard de saisie, choix des champs affichés, etc.; Gestion de la TVA sur les débits, les encaissements ou les deux; Nombre d exercices illimité par société; Multi-budgétaire : possibilité de saisir plusieurs budgets à périodicités différentes (mensuelle, trimestrielle et annuelle). La saisie d écriture Module de saisie extrêmement ergonomique et semi-assisté; Plusieurs modes de saisie : par journal, sur pièce ou en vrac; Saisie assistée pour les non comptables; Ventilation analytique multiple d une ligne d écriture; Echéances multiples pour une ligne d écriture; Possibilité de création ou de modification des paramètres des comptes en cours de saisie; Nombreux contrôles de cohérence lors de la saisie: équilibre, comptes de compensation, comptes interdits par journal; Personnalisation de la saisie; Contrepartie automatique de solde, contrepartie automatique détaillée, saisie des quantités; Possibilité d attacher la photo de la facture ou de toute autre pièce comptable à l écriture; Gestion de modèles d écritures (salaires, etc.); Gestion des écritures récurrentes avec et sans montants (abonnements, etc.); Saisie dans le brouillard ou directement dans la comptabilité; Recherche et modification de lignes d écritures au sein des journaux; Recherche multi-critères et modification de lignes d écritures; Contre-passation automatique. 8
Les éditions Grand livre : global, partiel, sur liste ou auxiliaire avec de nombreuses options; Paramétrage libre des colonnes à afficher dans le grand livre et les journaux; Balance : globale, partielle, sur liste ou auxiliaire avec de nombreuses options, balance âgée; Journaux avec de nombreuses options; Etats de synthèse : bilan, compte de résultat, SIG, tableaux de financement. Edition avec comparatif par rapport à une situation sauvegardée; Echéanciers; Création de modèles types pour chaque édition; Editions modificatives dans les grands livres, les balances et les journaux, permettant une recherche et une modification des écritures. Les traitements Génération du fichier EDI pour les télédéclarations de TVA; Lettrage / délettrage manuel avec test de cohérence; Ecritures d ajustements paramétrables; Lettrage et délettrage automatique selon plusieurs méthodes; Rapprochement bancaire; Travail sur un compte; Validation groupée des écritures; Imports / Exports (écritures, comptes, journaux, codes analytiques). Les budgets Possibilité de saisir des budgets par mois, par trimestre ou par an; Possibilité de créer plusieurs budgets; Possibilité de saisir des budgets par codes analytiques ou par comptes; Editions comparatives avec possibilité d'exporter vers Excel. Les analyses Tableaux de bord; Edition de contrôle des tiers (crédits clients et débits fournisseurs non lettrés); Statistiques par journal et par compte; Calcul du délai moyen de règlement (clients et fournisseurs). Les modules associés idylis Immobilisations pour la gestion des immobilisations et de leurs amortissements; idylis Liasse fiscale pour la réalisation de la liasse fiscale annuelle; idylis Plaquette pour produire des documents comptables complets, clairs et bien présentés; idylis Banque pour récupérer les relevés bancaires et en générer des écritures comptables; idylis Liaisons Bancaires pour générer des fichiers bancaires permettant de réaliser des virements ou des prélèvements. 9
Focus sur idylis Gestion commerciale (extraits de la fiche produit) idylis Gestion commerciale permet la réalisation des pièces commerciales et comptables pour l achat et la vente de produits et de services : appels d offres fournisseurs, bons de commande fournisseurs, bons de réception fournisseurs, factures et avoirs fournisseurs, devis (ou pro forma) clients, commandes, bons de livraison, factures (ou notes d honoraires) et avoirs. Outre la facturation et la gestion des stocks (pour les entreprises de négoce), le logiciel permet de nombreuses analyses multi-critères. idylis Gestion commerciale permet la génération d un journal des ventes comptable directement transférable dans idylis Comptabilité ou exportable au format Excel pour une utilisation dans un autre logiciel de comptabilité. Les atouts d idylis Gestion commerciale qui font la différence Analyse multi-critères des ventes; Possibilité de personnaliser les pièces commerciales clients et fournisseurs (ajout de colonne, modification des couleurs, etc.) à partir de modèles proposés ou créés; Gestion des stocks multi-dépôts; Gestion des stocks avec méthode paramétrable (LIFO, FIFO, ou PAMP); Création des pièces commerciales Gestion des devis, commandes, bons de livraison, factures et avoirs (et des appels d offre pour les fournisseurs); Saisie libre d articles ou à partir du fichier; Possibilité de créer des clients (ou des fournisseurs) et des articles lors de la saisie des pièces commerciales; Gestion des remises par ligne d article en pourcentage ou en montant; Gestion des remises globales (pied de facture) en pourcentage ou en montant; Gestion des différentes versions de devis adressées à un client; Archivage des devis; Envoi direct des pièces commerciales par e-mail; Gestion des règlements. Gestion des nomenclatures (articles composés); Possibilité d importer tous types de champs spécifiques à l aide de l outil d import partenaire et de les ventiler dans les champs personnalisés créés à l aide de la fonction de modification des structures de fichiers; Gestion des chantiers pour les activités du bâtiment; Gestion des articles avec grille de références (ex : tailles et couleurs ou longueurs et largeurs). Les éditions Analyse des ventes mensuelles par client, dossier, article, type de dossier, code analytique, émetteur, famille d articles, famille de clients et code vendeur; Journal des ventes et journal des achats avec critères de sélection; Journaux comptables : ventes, achats, règlements pour export vers idylis Comptabilité ou tout autre logiciel du marché; Générateur d états d éditions; Analyse en temps réel de la marge brute par client et par dossier avec intégration des données issues des autres logiciels idylis (Notes de frais, Feuilles de temps); Suivi des commandes fournisseurs pour s assurer de la refacturation aux clients; Suivi des devis clients afin d identifier ceux qui n ont pas encore été facturés; Inventaire et mouvements de stock. 10
Les paramétrages Gestion des nombreux fichiers de l application: - clients avec plusieurs contacts; - prospects avec transfert automatique en client; - origines des prospects et des clients; - fournisseurs avec plusieurs contacts; - types de dossier permettant des analyses par groupe de dossiers; - dossiers associés aux clients; - articles à utiliser dans les factures, devis et avoirs; - taux de TVA; - tarifs par quantité; - catalogues de tarifs; - des codes analytiques par article; - dépôts du stock; - modes de règlement pour le calcul automatique des dates d échéance; - familles clients; - familles d articles; - vendeurs. Les traitements Validations groupées des pièces commerciales; Transferts groupés des pièces commerciales : devis, commandes et bons de livraisons; Génération automatique des factures d'abonnements; Gestion des relances clients; Création automatique des comptes et des codes analytiques dans idylis Comptabilité Entreprise; Import de fichiers. Les modules associés idylis GRC pour la prospection commerciale et la gestion de la relation client; idylis Associations pour gérer les activités des associations (membres, cotisations, dons). idylis E-mailing pour adresser des courriers électroniques en masse à des tiers (prospects, clients ou autres); 11
Focus sur idylis Paye (extraits de la fiche produit) idylis Paye permet de gérer la paye de la création des bulletins jusqu à l établissement de la déclaration annuelle des salaires. Si vous utilisez également idylis Comptabilité, il intégrera automatiquement les écritures de paye. Les atouts d idylis Paye qui font la différence Pré-paramétré avec de nombreux profils de paye; Des contrôles de saisie paramétrables; La fiche salarié Informations personnelles du salarié; Informations relatives à l affectation du salarié au sein de l entreprise; Gestion des modalités de paiement du salarié; Gestion des variables de paye; Gestion des JRTT; Multi-établissements; Possibilité d import des variables de paye et des fiches salariés. Gestion du repos compensateur; Gestion des congés payés (en jours ouvrables et jours ouvrés); Gestion analytique; Gestion des périodes d inactivité; Gestion du DIF. Les bulletins de paye Saisie des variables de paye. Elle peut se faire directement pour l ensemble des salariés ou selon un critère tel que type d emploi, code analytique ou encore groupe de salariés; Gestion de la paye inversée; Génération des bulletins de paye. Elle peut se faire directement pour l ensemble des salariés ou selon un critère tel que type d emploi, code analytique ou encore groupe de salariés; Consultation et modification unitaire des bulletins de paye. Le suivi des absences Saisie des absences des salariés. Le fichier est commun avec idylis Feuilles de temps. Calcul automatique dans les bulletins de paye des absences non rémunérées. Les traitements Validations groupées des bulletins de paye; Création automatique dans la comptabilité des comptes comptables et des codes analytiques utilisés dans la paye; Clôture annuelle des congés; Clôture annuelle avec réouverture; Génération du fichier annuel des données sociales. 12
Les paramétrages Gestion des nombreux fichiers de l application : rubriques, cotisations, variables de paye, profils de paye, établissements, exercices (nombre illimité), banques, caisses, codes de regroupement, emplois, tables de rubriques, tables de cotisations, tranches, etc. Les éditions Livre et journal de paye. Ces éditions peuvent être réalisées à partir de plusieurs modèles personnalisés par chaque utilisateur; Edition de l état des charges à payer. Cette édition peut être réalisée à partir de plusieurs modèles personnalisés par chaque utilisateur; Journal comptable de paye; Planning des absences; Provision congés payés; Réduction de cotisations; Impression groupée des bulletins de paye; Déclaration Unifiée de Cotisations Sociales; Attestation Pôle Emploi Agrée; Documents personnalisés (Solde de Tout Compte, contrats de travail, etc.). Les modules associés idylis Feuilles de temps pour la saisie et l analyse des temps passés; idylis Notes de frais pour la saisie et le suivi des frais engagés. 13
Focus sur idylis GRC (extraits de la fiche produit) Le suivi de la prospection commerciale, la gestion des échanges avec les clients et l analyse des retours des opérations de communication sont désormais des nécessités absolues pour les entreprises. idylis GRC (Gestion de la Relation Client ou CRM pour Customer Relationship Management) a été conçue pour mémoriser toutes les étapes de la relation client (quel que soit l intervenant), pour gérer des processus d actions à mener en fonction d une action initiale et analyser les retours des opérations. Les atouts d idylis GRC qui font la différence Le détail des actions du jour à mener et des actions en retard instantané; Des fonctions d importation et d exportation permettant d intégrer des données déjà existantes ou d exporter vos listes vers d autres applications; Les liens avec d autres logiciels idylis; La rapidité de recherche d un contact parmi tous les fichiers présents; Gestion des processus permettant la définition des chaînages d actions à mener en fonction d une action initiale avec paramétrage des délais de déclenchement; Un module idylis E-mailing pour adresser des courriers électroniques en masse à des tiers (prospects, clients ou autres). Création et suivi des actions Enregistrement des nouvelles actions directement dans le fichier de contacts concernés (après recherche multi-critères et multi-fichiers) ou en saisie en vrac pour une affectation ultérieure; Détail des actions du jour à mener; Détail des actions en retard; Possibilité d attacher un fichier à une action (proposition commerciales sous Word, compte rendu de visite, etc.); Envoi de rapports d actions. Création et suivi des contacts Partage des fichiers clients et prospects d idylis Gestion commerciale; Création et gestion de nouveaux fichiers (avec fiches mono-contact ou multi-contacts); Personnalisation des fichiers de contacts; Transferts des contacts entre les différents fichiers. Éditions et analyses Fiche historique d un contact avec détail des actions; Entonnoir des ventes; Rapport d activité des collaborateurs par types d actions. Imports / Exports Imports/Exports de fichiers de contacts au format Excel ; Fusions de fichiers avec options de dédoublonnage. 14
Focus sur les outils collaboratifs Les outils collaboratifs sont accessibles dans la barre d outils et les données qui y sont stockées par chaque utilisateur ne sont visibles par les autres que si l utilisateur le désire. Il s agit donc d un vrai bureau personnel partageable partiellement ou totalement. Gestionnaire des tâches Outil d organisation du travail, qui permet de gérer toutes les tâches à réaliser en les ordonnant par dossier ou par groupe de dossier. Agenda Pour la saisie et le suivi de tous les événements importants de la vie privée et professionnelle (rendez-vous, réunions, soirées, etc). Annuaire Permet de créer, d organiser et d éditer plusieurs fichiers contacts au sens large: clients, prospects, contacts privés, etc. GED Véritable «bibliothèque» en ligne avec tous types de documents (images, sons, Word, Excel, etc.) dont l organisation est définissable. 15
Le spécialiste de la gestion des PME et des PMI accompagne plus de 11.000 entreprises de 0 à 3.000 salariés dans près de 300 secteurs d activité. Grâce à l excellence de son réseau de distribution, ce sont plus de 2.000 professionnels qui sont à l écoute des clients et qui distribuent les 4 gammes de progiciels. Certifié ISO 9001, le Groupe Divalto s engage au quotidien dans un processus qualité afin de placer la satisfaction client au coeur de sa stratégie. Le numéro 1 français des logiciels de comptabilité, de paye et de gestion par internet, a rejoint le Groupe Divalto en avril 2010. Ainsi, la synergie et la complémentarité des solutions assurent aux entreprises utilisatrices et à leurs experts comptables une gestion idyllique. DIVALTO - SA A DIRECTOIRE ET CONSEIL DE SURVEILLANCE AU CAPITAL DE 824 700 - RC STRASBOURG B 341 725 786 - DOCUMENT NON CONTRACTUEL - LES SPÉCIFICATIONS PEUVENT ÊTRE MODIFIÉES SANS PRÉAVIS - MARS 2011 idylis 6, boulevard Saint-Denis 75010 Paris Tél. +33 (0)3 88 64 50 60 service.commercial@idylis.com wwww.idylis.com Divalto 15, rue Icare - Aéroparc 67960 Entzheim Tél. +33 (0)3 88 64 50 60 info@divalto.fr www.divalto.fr