GUIDE DU NOUVEL UTILISATEUR Le but de ce tutoriel est de vous guider à travers les fonctions de base de votre logiciel. Nous partirons du principe que votre terminal de pointage est déjà installé. A la première ouverture du logiciel, la base de donnée est vide (à l exception des codes fonction). Nous allons la remplir. 1- SELECTION DU LANGAGE. Vous avez déjà sélectionné la langue de votre logiciel lors de l installation. Si le choix vous convient, vous pouvez passer directement à la section 2, sinon voici comment changer le langage. Cliquez sur l icône Paramètres, et sélectionnez la langue désirée dans la liste déroulante. Validez votre choix en cliquant sur le V vert situé sur le côté droit de l écran. Une fenêtre pop-up vous informe que le logiciel doit être redémarré. Le logiciel s arrêtera à la fermeture de la fenêtre. 2- CONNEXION ENTRE LE LOGICIEL ET LE TERMINAL DE POINTAGE. Workforce Planner peut communiquer avec votre terminal de pointage de deux différents façons. Vous pouvez récupérer les données à l aide d une clé USB, ou en connectant votre terminal sur le réseau local. Communication par clé USB: Cliquez sur l icône Dispositif du logiciel, vous verrez alors un tableau vide. Cliquez sur le symbole plus situé sur la droite de l écran, une fenêtre pop-up apparaitra.
Donnez un nom à votre dispositif, puis cliquez sur le bouton Mon ordinateur, sélectionnez votre langage dans la liste déroulant Langue. Validez votre choix en cliquant sur OK. Le logiciel est maintenant prêt à échanger des données avec une clé USB. Communication réseau : Veuillez-vous référer au manuel de votre terminal pour configure son adresse IP. Configuration automatique: cliquez sur la loupe située à sur la droite de l écran l adresse IP de votre terminal apparaitra.. Une fenêtre pop-up contenant Cliquez sur le bouton Yes. Le dispositif apparaitra comme connecté sur l écran. Vous pouvez double-cliquer sur la ligne dans le tableau pour éditer les informations du terminal (le nom par exemple). Votre terminal est maintenant connecté à votre logiciel.
3- CREATION DES DEPARTEMENTS. Utiliser les départements peut vous aider à organiser vos employés, surtout si vous devez gérer un grand nombre de personnes. Cliquez sur l icône Département, il y a déjà un département dans le tableau, le nom et la description sont simplement remplis avec des points d interrogation. Nous allons changer cela. Cliquer sur la ligne du département dans le tableau, l arrière-plan devient bleu, cliquez ensuite sur l icône d édition, changez le nom et la description dans la fenêtre pop-up, puis cliquez sur OK.
Pour ajouter un autre département, cliquez sur le symbole plus à la droite de l écran dans la fenêtre pop-up., et renseignez les champs 4- CREATION D EMPLOIS DU TEMPS. Worforce Planner vous permet de gérer les emplois du temps de vos employés, qu ils travaillent en suivant des emplois du temps fixes ou variables. La présente section traite de la création des emplois du temps réguliers. Pour des emplois du temps variables, veuillez-vous référer à la section 7 de ce guide : «Création de plannings». Si vos employés ont des emploi du temps réguliers, Workforce Planner vous permet de renseigner ces emplois du temps et de les lier à vos employés. Cliquez sur Emploi du temps vous trouverez un tableau vide. Cliquez sur le symbole plus à la droite de l écran cliquez ensuite sur OK., renseignez le nom et la description de votre emploi du temps,
Un nouveau tableau apparaitra en bas de l écran. Nous allons utiliser un exemple, notre emploi du temps est le suivant : du lundi au jeudi de 9h à 17h, le vendredi de 9h à 15h. Les employés pointent aussi une pause de midi à 13h tous les jours. Sélectionnez lundi, mardi, mercredi et jeudi dans la liste déroulante de la cellule Jours semaine.
La cellule Début est automatiquement remplie en tant que Entrée, l heure de début est 09 :00, et l heure de fin 17 :00. Remplissez une seconde ligne pour le vendredi de 09 :00 à 15:00. Ensuite remplissez une troisième ligne pour indiquer que les employés prennent une pause pointée tous les jours de 12 :00 à 13 :00. Veuillez d abord sélectionner les jours du lundi au vendredi, changez la case Début de Entrée à Pause exclue, remplissez ensuite l heure de début et l heure de fin de pause. L emploi du temps est maintenant complet, vous pouvez le sauvegarder en cliquant sur le V vert en haut du tableau. * A propos du champs Début: ce champs peut prendre quatre valeurs différentes : Entrée: Utilisé pour signifier le début de la journée de travail. Pause Incl: Utilisé si les pauses ne sont pas décomptées du temps payé (purement informatif). Pause exclue: Utilisé lorsque les employés doivent pointer leurs pauses. Pause impl: Utilisé pour déduire automatiquement le temps de pause sans que les employés aient à pointer.
5- CREATION DE CODES FONCTIONS Les codes fonctions sont au cœur du fonctionnement de Workforce Planner. Ils peuvent être utilisés de différents façons. L une d entre elles est la décomposition du temps de travail. Les codes fonctions permettent de suivre le temps passé sur une tâche spécifique ou un projet défini. Cliquez sur l icône Code Fonction, le tableau comporte déjà un certain nombre de codes fonctions. Nous aurons l occasion de revenir plus tard sur ces codes fonctions déjà définis. Pour ajouter un code fonction, Cliquez sur le symbole plus à la droite de l écran, une fenêtre pop-up s ouvrira. Quelques explication sur les éléments de cette fenêtre: Workcode: identifiant du code fonction, il n est pas nécessaire de le changer. Nom: le nom du code fonction (ce champs doit être rempli). Description: la description du code fonction (ce champs doit être rempli).
Type de code fonction: Il y a plusieurs types de codes fonctions avec différents impacts sur le décompte du temps de travail, nous reviendrons dessus plus en détails lorsque nous traiteront la création de plannings. Pour créer des codes fonctions standards, utilisez Temps planifié. Sortie normale: permet l utilisation de ce code fonction pour terminer la journée. Couleur: permet de changer la couleur du code fonction dans le planning et la grille horaire. En résumé: Pour créer un code fonction standard, remplissez le nom, la description, et choisissez une couleur. 6- CREATION DES UTILISATEURS. Il est possible de créer des utilisateurs de deux façons. Vous pouvez soit commencer à partir du logiciel, soit commencer à partir du dispositif. Nous avons constaté que créer les utilisateurs à partir du terminal occasionnait moins de chances de commettre des erreurs. À partir du dispositif de pointage: Enregistrez l utilisateur dans le dispositif (voir manuel du dispositif), et assurez-vous que la communication est établie entre le logiciel et le dispositif. Cliquez sur Dispositif, et sélectionnez votre dispositif dans le tableau.
Cliquez sur Synchroniser les utilisateurs et les empreintes digitales, une nouvelle fenêtre mentionnant les différences entre le logiciel et le dispositif apparaitra. Récupérez les données du terminal en cliquant sur Dispositif -> base de données, cliquez ensuite sur S engager. L utilisateur se trouve maintenant à la fois dans le dispositif et le logiciel. Cliquez sur Utilisateur et sélectionnez l utilisateur pour lequel vous voulez éditer les données et cliquez sur. L onglet Données du système : Vous trouverez ici toutes les données nécessaires à la bonne communication entre le logiciel et le dispositif.
1-Nom d utilisateur: C est aussi le nom qui apparaitra sur l écran du dispositif. La longueur maximum est de huit caractères. 2-Privilège: la valeur par défaut est Utilisateur, vous pouvez la changer si vous voulez attribuer plus de droits à l utilisateur. 3-Statut: assurez-vous que le statut soit Actif. 4-RFID: Renseignez ici la valeur écrite sur le badge RFID attribué à l utilisateur. 5-Mot de passe : vous pouvez définir un mot de passe pour chaque utilisateur qui lui permettra de s authentifier sur le logiciel. Si vous voulez que ce mot de passe soit aussi valable sur le terminal, veillez à n utiliser que des chiffres (maximum cinq). 6- emploi du temps: Vous pouvez relier votre utilisateur à un emploi du temps créé précédemment. Une fois l édition terminée cliquez sur le V vert pour sauvegarder.
À partir du logiciel: Cliquez sur Utilisateurs puis sur le symbole plus vert à la droite de l écran. Une fenêtre pop-up apparaitra. Le logiciel sélectionne automatiquement le premier ID utilisateur disponible. A moins d avoir une bonne raison de changer cet ID, nous vous recommandons de conserver l ID pré sélectionné. Sélectionnez un département dans la liste déroulante, puis cliquez sur le OK. Vous pouvez maintenant renseigner les données utilisateur. Cliquez sur le V vert lorsque vous avez fini.. NB: lorsque vous créez un utilisateur à partir du logiciel, le mot de passe est identique à l ID utilisateur. Nous allons maintenant envoyer les données au terminal de pointage. Cliquez sur Dispositif et sélectionnez votre dispositif.
Cliquez sur Synchroniser les utilisateurs et les empreintes digitales, une nouvelle fenêtre mentionnant les différences entre le logiciel et le dispositif apparaitra. Envoyez les données au terminal en cliquant sur Base de données > dispositif, cliquez ensuite sur S engager. Votre utilisateur est maintenant dans le logiciel et le terminal. 7- CREATION DE PLANNING. Nous avons vu précédemment comment créer un emploi du temps pour les employés ayant un emploi du temps régulier. Nous allons maintenant créer un planning pour nos employés. Vous pouvez créer un planning en assemblant divers gabarits. Ces gabarits représentent l association d un emploi du temps et d un code fonction. Prenons l exemple d une entreprise où les employés travaillent en trois équipes. La première équipe travaille de 08:00 à 17:00, avec une pause pointée de 12:00 à 13:00. La seconde équipe travaille de 17:00 à 01:00, avec une pause de 21:00 à 22:00. La troisième équipe travaille de 01:00 à 08:00 sans pause. Nous allons tout d abord créer trois codes fonctions différents, un pour chaque équipe.
Nous allons maintenant créer les gabarits pour ces équipes. Cliquez sur l icône Planning.
Sur le côté droit de l écran, vous verrez un tableau vide, cliquez sur le symbole plus vert. Donnez un nom au gabarit (ici équipe de jour), ensuite cliquez sur Editer l emploi du temps. Une fenêtre pop-up apparaitra.
Vous pouvez renseigner les données comme vous l avez fait pour un emploi du temps (section 4). Cliquez sur OK pour sauvegarder. Sélectionnez ensuite dans la liste déroulante le code fonction équipe de jour créé précédemment. Sauvegardez votre gabarit en cliquant sur le V vert `a la droite de l écran.
Vous pouvez procéder de la même façon pour les deux autres équipes.
Sélectionnez les jours désirés sur le planning à la gauche de l écran, et faites glisser le gabarit de votre choix. Une fenêtre pop-up apparaitra, vous donnant un retour sur l opération en progrès. Vous pouvez encore changer le code fonction associé ou annuler l opération. Cliquez sur OK pour valider. Répétez l opération pour finir le planning. 8. JOURS FERIES ET CONGES: Jours fériés: Intégrer les jours fériés à votre planning est une opération simple. Cliquez sur Planning, puis sur l icône Importer les congés situé sur la droite de l écran.
Sélectionnez votre pays dans la liste déroulante de la fenêtre pop-up. Validez votre choix en cliquant sur OK. Congés: La planification des congés sera fera de manières différents si vos employés travaillent avec un emploi du temps régulier ou un planning. Employés avec emploi du temps régulier: Nous allons créer un nouveau gabarit. Vous pouvez le nommer comme vu précédemment, mais au lieu de lier ce gabarit à un emploi du temps, nous allons spécifier une plage horaire dans la cellule Planning.
Cette plage horaire doit couvrir l amplitude de l emploi du temps. Si par exemple l emploi du temps de l employé va de 09:00 à 17 :30, nous pouvons entrer 9 :00-17 :30 dans la cellule. Si vous voulez couvrir tout type d emploi du temps vous pouvez entrer 00:00-23:59 dans la cellule. Il n est pas nécessaire de créer un nouveau code fonction pour ce gabarit, il suffit d utiliser le code fonction prédéfini Vacances. Sauvegardez votre gabarit en cliquant sur le V vert sur la droite de l écran. Il vous suffit maintenant de faire glisser ce nouveau gabarit sur les jours de congés dans le planning.
Employés avec planning: Pour planifier les conges d un employé travaillant avec planning, faites glisser un gabarit habituellement utilisé pour cet employé. Lorsqu apparait la fenêtre pop-up de confirmation, changez le code fonction en CongéP. Vous pouvez aussi créer un gabarit avec le nombre d heures désiré et le code fonction CongéP.
9. CONGES MALADIE. Les congés maladie peuvent être gérés de deux façons différentes. Soit l employé a un emploi du temps régulier, ou a déjà des heures planifiées, soit vous devez planifier un congé maladie. Depuis la grille horaire: Cliquez sur Grille horaire et sélectionnez l employé absent.
Faites un clic droit sur le(s) jour(s) où la personne est absente. Sélectionnez Copier l emploi du temps sur les données de pointage, sélectionnez le code fonction pré défini Congé maladie dans la liste déroulante de la fenêtre pop-up qui vient d apparaitre, cliquez sur OK pour valider. L employé est maintenant enregistré en congé maladie pour le(s) jour(s) sélectionné(s).
Planifier un congé maladie: Procédez comme si vous alliez créer un planning pour cet utilisateur. Lorsqu apparait la fenêtre pop-up de confirmation, changez le code fonction en Congé maladie. Le congé maladie de votre employé est maintenant planifié. 10. RECUPERER LES DONNEES DE POINTAGE Si votre dispositif de pointage est connecté au réseau, les données de pointages sont récupérées par le logiciel en temps réel. Si vous utilisez une clé USB, récupérez les données depuis le dispositif (voir manuel du dispositif), et insérez la clé USB dans votre ordinateur, le logiciel récupèrera les données automatiquement.