Département fédéral de la défense, de la protection de la population et des sports DDPS armasuisse Immobilier keine Klassifikation Etat au 18.03.2015 Guide concernant les formulaires Annonce préalable de besoin et Formulation de besoin 1 But du document Le présent guide contient des informations complémentaires et des indications sur la manière de remplir les deux formulaires Annonce préalable de besoin et Formulation de besoin dans le processus AM1. Les indications se réfèrent en règle générale à la manière de remplir le formulaire plus complet Formulation de besoin. Elles s'appliquent par analogie également pour le formulaire plus simple Annonce préalable de besoin. 2 Principes Les principes suivants s'appliquent dans tous les cas pour l'élaboration de la formulation du besoin : aisément compréhensible ; aussi bref que possible, aussi long que nécessaire ; le besoin doit être formulé de manière mesurable pour les quantités, le standard, la qualité et les délais ; pour améliorer la compréhensibilité et l'obtention de la vue d'ensemble, le besoin doit être structuré de manière appropriée ( par exemple une structure par domaines fonctionnels, comme les cantonnements, la subsistance, la logistique, etc. ) ; dans la mesure du possible, les textes doivent être complétés au moyen de graphiques ( par exemple des diagrammes fonctionnels avec les déroulements de l'exploitation, pour le chapitre des «exigences fonctionnelles» ). 2.1 Annonce préalable du besoin et formulation du besoin Une formulation du besoin doit dans tous les cas être établie! Elle constitue la base des étapes de processus suivantes ( processus OP1 et suivants ). Une annonce préalable de besoin est obligatoire pour les projets de plus de 3 millions de francs, en vue de l'introduction dans la planification des investissements. Pour les projets de moins de 3 millions de francs aussi, les priorités sont généralement fixées ( planification grossière ) sur la base d'une annonce préalable de besoin. Il peut être renoncé à une annonce préalable du besoin si un projet de moins de 3 millions de francs doit être réalisé immédiatement. Pour les besoins de moins de 3 millions de francs, il suffit de remplir la page de couverture de l'annonce préalable de besoin et d'apposer les signatures conformément aux dispositions réglant les droits de signature. Pour les besoins de plus de 3 millions de francs, il est obligatoire de remplir intégralement une annonce préalable de besoin. 1/7
3 Indications concrètes pour remplir les formulaires Dans les différents chapitres de la formulation du besoin, des textes indicatifs de couleur bleue contiennent des informations au sujet des contenus requis. 3.1 Page de couverture La page de couverture contient les principales indications concernant le projet. Elle est signée conformément aux dispositions régissant les droits de signature. Toutes les données sont saisies dans les systèmes SAP d'armasuisse Immobilier et s'affichent dans le plan d'investissements ainsi que dans les listes et analyses. Par conséquent, ces indications méritent une attention toute particulière. Désignation du champ Projet n ( SAP PS ) Pour les besoins déjà saisis dans le système, le numéro de projet ( DNA-A / XXXX ) doit être indiqué. Il figure dans la confirmation de réception de l'annonce préalable de besoin ainsi que dans le plan d'investissements. Pour les nouveaux besoins ( sans annonce préalable de besoin ), le champ reste vide et le numéro est annoncé par le point de contact d'armasuisse Immobilier avec la confirmation de réception de la formulation du besoin. Mandat n o ( ISIM ) Comme le n o de projet ( SAP PS ) Genre de projet Région PFM Le genre de projet doit être indiqué conformément à la sélection proposée : Les besoins des locataires sont des projets déclenchés par le locataire opérationnel. Tous les besoins comportant des améliorations au bénéfice du locataire opérationnel sont fondamentalement des besoins du locataire. Les mesures de sécurité découlant de concepts intégraux de sécurité de la SIO doivent également être soumises comme besoins du locataire. Les besoins de remise en état sont des projets déclenchés par le Facility Management d'armasuisse Immobilier. Les besoins de remise en état de plus de 3 millions de francs doivent être soumis au moyen de la formule Formulation de besoin et être signés par le locataire opérationnel et le locataire stratégique conformément aux dispositions régissant les droits de signature. La région du portefeuille doit être indiquée conformément à la sélection proposée. Pour les besoins concernant l'ensemble du territoire suisse, il faut utiliser l'indication «projets au niveau national». La répartition des régions de gestion des portefeuilles est indiquée dans les cartes des régions du domaine spécialisé Gestion du portefeuille. 2/7
Désignation du champ Unité de gestion Objet principal Titre du besoin Description succincte du besoin Coûts finaux prévisionnels Loyer annuel brut Le numéro de l'unité de gestion, l'indication de l'utilisation / de l'affectation ainsi que la désignation géographique de l'unité de gestion doivent être indiqués. L'unité de gestion est indiquée dans le plan d'investissements ainsi que dans toutes les listes et analyses. Par conséquent, les indications y relatives méritent une attention toute particulière. Attention à ne pas confondre l'unité de gestion ( BWE ) et l'unité économique ( WE )! L'objet le plus important en relation avec un besoin doit être indiqué pour permettre l'identification simple du projet. Les points suivants doivent être respectés : Si plusieurs objets sont concernés, l'objet nécessitant les mesures plus importantes doit être indiqué ou, éventuellement, on indiquera l'objet le plus connu. Si un besoin concerne l'ensemble d'un site, on optera généralement pour les environs de l'objet ( par exemple «Environs généraux d objet» ). Pour les objets concernant l'ensemble de la Suisse, on optera pour l'objet «9000 / CH, projets au niveau national '». L'objet le plus important est indiqué dans le plan d'investissements ainsi que dans toutes les listes et analyses. Par conséquent, l'indication de l'objet le plus important mérite une attention toute particulière. Le titre du besoin doit être explicite sans indication supplémentaire et, dans la mesure du possible, être indicatif de l'ensemble du besoin. Il faut renoncer à utiliser des abréviations peu usuelles. La longueur du titre est limitée à 40 frappes ( en vue de l'introduction dans les systèmes et pour l'utilisation dans les listes et analyses ). La description succincte du besoin est une indication brève de ce dernier. La teneur de ce texte doit indiquer le besoin dont la couverture est prévue avec le projet qu'il est proposé de réaliser ( sans les motivations ). La longueur de la description succincte du besoin est limitée à 400 frappes au maximum. Cette description succincte est automatiquement imprimée dans le plan d'investissements et dans d'autres documents. Les coûts finaux prévisionnels doivent être évalués en âme et conscience. Des indications supplémentaires à ce sujet figurent au chapitre 3.3. L'augmentation du loyer annuel brut doit être évaluée en âme et conscience. Des indications supplémentaires à ce sujet figurent au chapitre 3.4. 3/7
Désignation du champ Proposition de financement Dépendance ( par exemple de projets d'armement ). Durée minimale de location Timbres et signatures Le locataire opérationnel peut faire une proposition concernant le financement du projet ( par exemple : financement par le crédit-cadre 2015 ). Cette proposition sert de base à la saisie initiale du projet dans le plan d'investissements ( aussi pour les petits projets ). L'année effective de financement est fixée dans le cadre de la priorisation périodique de la planification des investissements. Les interdépendances et interfaces importants avec d'autres projets doivent être mentionnés ici. Il faut indiquer pour quelle durée le besoin dont la couverture est demandée est certain. La durée prévisionnelle d'utilisation est une donnée fondamentale pour une couverture économique du besoin ( par exemple utilisation transitoire pendant les 10 prochaines années ). Les formulations de besoins doivent être validées / approuvées conformément au manuel pour l'immobilier ( chapitre 5.5, Droits de signature ). 3.2 Indications concernant les unités de gestion Les indications relatives aux unités de gestion sont à disposition comme suit dans SAP RE- FX : 4/7
Etape SAP RE-FX ( RE80, RE-Navigator ) 1. Introduire l'identification de l'objet 2. Onglet Relations 3. Double clic sur l'«ident. AO» de l'unité de gestion 1 3 2 4. Onglet 'Général' 5. Indications recherchées : - numéro de l'unité de gestion - désignation géographique de l'unité de gestion - désignation de l'affectation / utilisation de l'unité de gestion 4 5 3.3 Pronostic des coûts finaux ( détermination des charges d'investissements ) Pour l'introduction dans la planification des investissements, il est nécessaire d'évaluer les coûts des investissements. On sait, par expérience, que les gens se souviennent longtemps du premier montant mentionné, c'est pourquoi l'évaluation des coûts des investissements doit être aussi réaliste que possible. Bases : Valeurs empiriques découlant de la réalisation de projets comparables ( réalisés ), comme l'assainissement total d'une halle polyvalente. Indicateurs découlant de la réalisation de projets comparables ( réalisés ), comme les coûts de construction par m 2 pour un nouveau bâtiment administratif. Si disponibles : estimations grossières du Facility Manager concernant les remises en état faites dans le cadre de la planification de la maintenance. Dans des cas exceptionnels : estimation concrète des coûts approximatifs ( la fourniture de prestations de planification est généralement nécessaire à cet effet ). La liste des prix figurant au chapitre 9.2 du manuel pour l'immobilier fournit des indications suffisantes en matière de prix pour les principaux types d'objets et de surfaces en vue de la détermination des coûts de construction ( CFC 1 5 ). Pour la détermination des coûts de construction portant sur de nouveaux besoins ou sur des réaffectations incluant un assainissement total, il faut utiliser la valeur maximale de la fourchette. Si la couverture du besoin ne nécessite que la réalisation de mesures de construction de faible ampleur, l'évaluation grossière des coûts de construction peut être réduite en utilisant un facteur déterminé sur la base du niveau d'intervention ( par exemple hypothèse de 30% pour des adaptations des aménagements intérieurs ). Le chapitre 9.2 contient des informations plus détaillées au sujet de l'utilisation de la liste de prix. 5/7
3.4 Loyer annuel brut Le loyer de la construction existante est une composante de la convention d'affectation en vigueur. Par conséquent, la formulation du besoin doit indiquer séparément, à titre approximatif, l'augmentation du loyer brut découlant des investissements prévus. En cas de retour en provenance du parc à disposition ou lors d'un changement interne de locataire ( transfert ), il faut indiquer la totalité du loyer brut ( construction existante plus augmentation découlant des investissements ). Pour l'augmentation du loyer brut, on utilise la formule suivante pour une approximation Augmentation des coûts bruts de location ( du loyer brut ) = coûts finaux prévisionnels x part d'accroissement de la valeur x 10% La part d'accroissement de la valeur correspond à la répartition approximative suivante : Part d'accroissement de la valeur Description 100% Investissements dans des constructions nouvelles ou de substitution. 70% Investissements comportant une part prépondérante d'accroissement de la valeur servant à couvrir des besoins du locataire, par exemple la réaffectation d'un bâtiment avec remise en état partielle. 40% Investissements comportant une part prépondérante de mesures de conservation de la valeur et une part mineure servant à couvrir des besoins du locataire, par exemple l'assainissement total d'une caserne avec adaptation simultanée aux standards actuels de besoin. La convention d'affectation qui doit être établie ultérieurement porte et établit dès lors une obligation contractuelle sur le montant total du loyer brut pour l'objet en question ( augmentation découlant des investissements + substance construite existante ). Par conséquent, les indications figurant dans la formulation du besoin ne correspondent pas à la teneur de la future convention d'affectation. 3.5 Chapitre 2.8 «objets concernés» ( dans la mesure où ils sont connus ) Chaque objet concerné par le besoin doit figurer dans l'énumération. Cela est important notamment aussi pour les projets et les programmes portant sur plusieurs sites ( par exemple durcissement de noeuds du réseau, X sites ). 3.6 Chapitre 4.2 «potentiel d'économies et d'optimalisation» Les potentiels d'économies sont une donnée élémentaire de la détermination de l'économicité de projets de constructions. Les économies potentielles et les possibilités de transferts internes doivent être indiquées dans la matrice mise à disposition. Il s'agit en priorité de montrer quelles optimalisations peuvent être réalisées par les mesures proposées. Ainsi, il est par exemple possible de procéder au transfert interne de six emplois à plein temps pour combler les lacunes de personnel dans le domaine de l'instruction en regroupant quatre cuisines dans un nouveau centre de subsistance. Les besoins dont la réalisation induit une optimalisation notable des charges de personnel et d'exploitation récurrentes sont réalisés en priorité. 6/7
4 Collaboration La direction de l'élaboration de la formulation du besoin est attribuée en fonction du genre de projet : Genre de projet Besoin des locataires Besoin de remise en état Autres cas spéciaux, par exemple la densification du portefeuille découlant du concept d'affectation Direction de la formulation du besoin Généralement : le locataire opérationnel Généralement : le Facility Manager d'armasuisse armasuisse Immobilier, gestion du portefeuille et de l'environnement ( généralement : SIP ) Les titulaires de rôles de la gestion immobilière du DDPS fournissent leur contribution à l'élaboration de la formulation des besoins ( par exemple le Facility Manager d'armasuisse pour les indications concernant le chapitre 1.4.2 «carences de l'état actuel du point de vue du représentant du propriétaire et de l'exploitant» et le chapitre 2.6 «état visé du point de vue du représentant du propriétaire et de l'exploitant». 5 Informations et renseignements Pour toute question concernant les formules et / ou en cas de dysfonctionnement, veuillez vous adresser au point de contact d'armasuisse Immobilier : Renseignements : Mme Carole Trösch Téléphone : +41 58 464 54 17 E-mail : carole.troesch@ar.admin.ch 7/7