MANUEL D UTILISATION www.drooms.com
MANUEL D UTILISATION Cher utilisateur, Chère utilisatrice, Drooms est l outil qui vous permet d examiner les documents mis à disposition dans une data room, de poser des questions dans le cadre d une procédure de Due Diligence ou d administrer votre propre data room. Pour la majorité des utilisateurs, la consultation de documents est l activité principale effectuée dans une data room. Vous trouverez l espace de travail prévu à cet effet dans l espace Data Room de Drooms. Cet espace est expliqué dans ce manuel d utilisation. Des informations détaillées concernant Drooms Q&R et Drooms Administration sont disponibles dans un manuel d utilisation consacré à ces outils. Pour garantir une utilisation optimale de Drooms, lisez attentivement ce manuel d utilisation. Si vous avez des questions supplémentaires, notre support est à votre disposition: support@drooms.com Sincères salutations, Votre équipe Drooms 1
SOMMAIRE 1 Premiers pas 3 2 Démarrer 4 Espace Démarrer et l interface utilisateur Drooms 5 3 Data Room 6 Index et affichage des documents 7 Statut de documents 8 Mises à jour & changements 9 Impression par lots 10 Enregistrement par lots 11 Marque-pages et notes 12 Metadonnées 13 Division verticale 14 Recherche 15 Derniers documents 16 Rapports 17 4 Configuration système recommandée 18 5 Mentions légales et contact 19 2
1 PREMIERS PAS L email d invitation dans une data room Drooms comporte un lien vous permettant de créer votre profil d utilisateur: Après avoir défini votre mot de passe, vous devez vérifier vos coordonnées et accepter nos conditions d utilisation puis enregistrer Drooms sur votre PC /Mac (pour plus d informations, voir le manuel Guide d installation ). Démarrez Drooms et choisissez votre langue de travail. Utilisez votre adresse email comme identifiant et votre mot de passe pour vous connecter. Vous entrez alors dans Drooms. L espace DÉMARRER est votre page d accueil et vous offre un aperçu des projets auxquels vous avez accès (cf. chapitre 2). Sélectionnez un projet dans l aperçu ou dans le menu déroulant en haut à droite, puis acceptez, si nécessaire, les conditions d utilisation spécifiques au projet. Les trois onglets suivants s affichent: DATA ROOM est votre espace de travail principal pour la consultation des documents. Cet espace s ouvre automatiquement après la sélection d un projet (cf. chapitre 3). Q&R contient les questions et réponses. Cette fonction est disponible uniquement si l outil est activé pour le projet sélectionné (cf. manuel d utilisation Drooms Q&R ). ADMINISTRATION est uniquement accessible pour les utilisateurs gérant le projet (cf. manuel d utilisation Drooms Administration ). Remarques:! Les utilisateurs ayant des droits d administrateurs doivent définir un mot de passe téléphonique lors de l inscription.! Certains projets requièrent à la demande du client un changement fréquent de mot de passe et/ou l entrée pour chaque visite d un PIN envoyé par SMS.! Drooms peut à tout moment être téléchargé sur https://drooms.drooms.com 3
2 DÉMARRER L espace DÉMARRER est le point de départ après votre connection et vous donne un aperçu de tous les projets auxquels vous avez accès. Sur le côté gauche, vous pouvez sélectionner les fonctions suivantes : Vue d ensemble: contient la liste des projets. Cette fonction est affichée par défaut après votre connection. Actualités: vous trouvez dans cette partie des informations actuelles sur l entreprise Drooms. Paramètres: vous pouvez définir ici votre mot de passe et modifier vos coordonnées. Aide: vous pouvez télécharger dans cet espace les manuels d utilisation Drooms. Dans la fonction Vue d ensemble, la fenêtre au centre affiche les informations suivantes: Projet: vos projets sont listés par ordre alphabétique et s ouvrent lorsque vous cliquez sur le nom du projet. Vous pouvez égalementutiliser le menu situé en haut à droite pour sélectionner un de vos projet. Rôle dans la VDR: votre rôle dans la data room virtuelle (VDR). Les rôles existants sont: Utilisateur: permet de voir/imprimer/enregistrer des documents (selon autorisations). Administrateur de contenu: droits d administration réduits pour le contenu d une ou plusieurs parties de la data room. Responsable de transaction: totalité des droits d administration pour le projet. Responsable de projet: interlocuteur Drooms en charge du projet. Changements: nombre de mises à jour & changements effectués depuis la dernière connection. Alertes: fréquence d envoi des emails de notifications concernant les changements. Q&R: signale la disponibilité de l outil Q&R (questions et réponses). ios: signale si l accès via ipad et iphone est autorisé pour ce projet. Assistance: coordonnées d assistance pour ce projet. 4
Espace DÉMARRER et interface utilisateur Drooms L espace DÉMARRER montre la mise en page générale de l interface utilisateur Drooms : l espace de navigation sur la gauche (ainsi que l index dans l espace DATA ROOM) permet de sélectionner certaines fonctions (ou documents) et de les afficher au centre de l écran. Les fonctions disponibles sont décrites ci-dessous, par exemple: sélection de projets, logout (déconnection) et la fonction afficher/masquer. Espace DÉMARRER Fonction ou document sélectionné(es) Fenêtre d affichage Sélection de projets Menu de navigation Logout (déconnection) Actualités: informations actuelles concernant Drooms +/-: Ouvrir/fermer les sous-points! Cliquer sur un sous-point de menu pour afficher la fonction ou le document dans la fenêtre à droite Paramètres: fonctions Définir le mot de passe ou Données de l utilisateur Aide: téléchargement des Manuels d utilisation Afficher/masquer l espace à gauche Vue d ensemble Vue par défaut après la connection avec des informations générales sur les projets disponibles. Curseur pour déplacer l espace gauche/droit 5
3 DATA ROOM. L espace DATA ROOM est pour la majorité des utilisateurs l espace de travail principal dans le cadre d une procédure de Due Diligence au cours de laquelle beaucoup de documents doivent être examinés. Vous trouverez ci-dessous un résumé des fonctions disponibles. Celles-ci sont expliquées en détail ultérieurement dans ce manuel. L espace DATA ROOM vous permet de naviguer dans quatre parties différentes: La partie Index est sélectionnée par défaut et présente tous les points d index et les documents présents dans la data room. La partie Recherche vous permet de combiner plusieurs paramètres (exemple: texte, points d index, nouveaux documents, marque-pages, statuts de document et métadonnées) pour effectuer une recherche de documents ciblée. La partie Derniers documents liste les documents mis en ligne au cours des 30 derniers jours. La partie Rapports permet d exporter l index de la data room en format.xls ainsi qu une liste des mises à jour et changements de la semaine et des modifications plus anciennes. Sélectionnez dans les parties Index, Derniers documents ou Recherche les documents que vous souhaitez ouvrir dans la fenêtre d affichage. Vous pouvez enregistrer et/ou imprimer plusieurs documents simultanément. Dans la partie Index, vous pouvez définir les alertes vous prévenant des modifications effectuées sur les points d index qui vous intéressent. Dans la fenêtre d affichage vous pouvez déplacer, zoomer, faire défiler, tourner un document et l imprimer ou l enregistrer. Vous pouvez également définir le statut de document, écrire des marque-pages, poser des questions et utiliser l aperçu des pages présent au bas de la page. Les fonctions Marque-Page et Métadonnée peuvent être affichées ou masquées avec le bouton d information qui se trouve à droite dans la barre de menu. La partie Marque-pages permet la lecture, la modification et la suppression des marque-pages. La partie Métadonnées permet la lecture, la modification et la suppression des métadonnées. 6
Index et affichage des documents L espace DATA ROOM s affiche après la sélection du projet. Vous avez à votre disposition les fonctions situées sur le côté gauche de l écran et au centre la fenêtre d affichage. Au-dessus de celle-ci se situe une barre d outils et en-dessous un apercu de pages. Espace DATA ROOM Point d index sélectionné Fenêtre d affichage Barre de menu (de g. à droite) La Partie Index présente tous les documents disponibles dans une structure indexée. Choix de l affichage des informations +/-: Fermer/ouvrir les sous-point d index! Un clic droit ouvre le menu avec lequel tous les sous-points d index peuvent être ouverts/fermés en une seule fois. Choix du point d index/document Changer de partie en un clic vers: La Recherche combinant divers critères La fonction Derniers documents listant les documents mis en ligne au cours des 30 derniers jours Les Rapports pour l export de l index ainsi que des mises à jour et changements effectués. Faire défiler vers l arrière Vignettes pour choix de page Agrandir l aperçu : Passer la souris sur une vignette et bouger la souris vers le haut ou vers le bas pour agrandir ou réduire l image. Faire défiler vers l avant Déplacer l extrait Agrandir l extrait Choix du pourcentage d agrandissement (+ fonctions largeur totale et page entière) Réduire l extrait Page précédente Insertion du numéro de page Page suivante Orientation (0, 90, 180, 270 ) Mettre un statut au document (ouvert, en révision, révisé) Mettre un marque-page Poser une question (si autorisé pour le projet) Imprimer le document (si autorisation accordée) Enregistrer le document (si autorisation accordée) Bouton d information: Afficher/masquer les parties à droite des marque-pages et métadonnées 7
Statut de document La fonction Statut de document permet l attribution de différents statuts aux documents de la data room et vous facilite ainsi la révision de ces derniers. Partie Index Sélection Statut du document Barre de menu Document non ouvert Document ouvert Affichage du document Document en révision Document révisé Tous les documents ont initialement un statut non ouvert. Après l ouverture du document, le statut se modifie automatiquement en ouvert. Avec la fonction Statut de document située dans la barre de menu vous pouvez attribuer les statuts en révision ou révisé ou remettre le statut ouvert. Le document sera ensuite représenté dans l index avec le symbole correspondant. Dans la partie Recherche ( voir Recherche ), vous pouvez utiliser les statuts de documents comme filtre de recherche. 8
Notification des mises à jour & changements La fonction Mises à jour & changements (fonction de notification) permet de déterminer avec quelle fréquence vous souhaitez recevoir des emails de notifications et sur quels points d index vous souhaitez être informé. Choix de la fréquence d envoi des alertes de notifications Case pour sélectionner les points d index pertinents Bouton d Alertes (uniquement dans la barre de menu de la partie Index) Bouton Enregistrer (pour enregistrer les modifications)! Un clic droit ouvre un menu avec lequel tous les points d index peuvent être cochés/décochés. Le bouton Alertes dans la barre de menu de la partie Index permet d activer la fonction Alertes. Cocher ou décocher les sections de l index sur lesquelles vous souhaitez être informé des mises à jour et changements. La fréquence d envoi des notifications peut être définie: aucune alerte, 1, 2 ou 4 fois par jour. En cliquant sur le bouton Enregistrer, les modifications effectuées sont enregistrées. 9
Impression par lot La fonction Impression par lots (parties Index, Recherche et Derniers Documents) permet d imprimer plusieurs documents en une fois. Bouton Impression par lots Bouton Imprimer Cases pour cocher/décocher les points d index! Un clic droit ouvre un menu avec lequel tous les points d index peuvent être cochés/décochés. Les boutons Impression par lots dans la barre de menu des parties Index, Recherche et Derniers Documents peuvent être utilisés simultanément. Les documents peuvent être sélectionnés à votre convenance et imprimés en une seule fois.! Vous pouvez uniquement sélectionnerles points d index pour lesquels vous avez une autorisation d impression. Le bouton Imprimer ouvre une boîte de dialogue qui liste les documents sélectionnés. Ceux-ci peuvent-être si besoin retirés de nouveau de la liste. Cliquez sur OK pour ouvrir la boîte de dialogue d'impression. Sélectionnez ensuite votre imprimante et configurez vos paramètres d impression. 10
Enregistrement par lots La fonction Enregistrement par lots (Parties Index, Recherche et Derniers Documents) permet d enregistrer plusieurs documents en une fois. Bouton enregistrement par lots Bouton Enregistrer Cases pour cocher/décocher les points d index Définir le dossier de destination! Un clic droit ouvre un menu avec lequel tous les points d index peuvent être cochés/décochés. Les boutons Enregistrement par lots dans la barre de menu des parties Index, Recherche et Derniers Documents peuvent être utilisés simultanément. Les documents peuvent être sélectionnés à votre convenance et enregistrés en une seule fois.! Vous pouvez uniquement sélectionnerles points d index pour lesquels vous avez une autorisation d enregistrement. Le bouton Enregistrer ouvre une boîte de dialogue qui liste vos documents sélectionnés. Ceux-ci peuvent-être si besoin retirés de nouveau de la liste. Sélectionnez le dossier de destination dans lequel vous souhaitez retrouver les documents que vous enregistrez. 11
Marque-pages et notes Avec le bouton Marque-page vous pouvez mettre en place des marque-pages et écrire des notes concernant un document. Le Bouton-Info permet de masquer ou d afficher la liste des marque-pages et des documents marqués. Dans la partie Recherche, vous pouvez effectuer effectuer une recherche avec un filtre pour trouver tous les documents ayant un marque-page.! La fonction recherche permet de filtrer les documents avec ou sans marque page. Document sélectionné Sélectioner les pages marquées avec un marque-page +/-: Ouvrir / fermer les documents Bouton Marque-page Bouton-Info: Affiche ou masque les fonctions. Lorsque le bouton est jaune, cela signifie que le document a des marque-pages et/ou métadonnées. Partie Marque-page Aperçu du texte en passant la souris sur ce symbole Modifier le marque page Supprimer le marque page! Les marque-pages gris sont visibles pour les autres membres de votre groupe et permettent de partager des commentaires sur un document. Curseur Changement de parties en un clic 12
Métadonnées La partie Métadonnées peut être affichée ou masquée. Lorsque cette fonction est mise en place pour le projet et que vous êtes autorisé à l utiliser, vous pouvez voir les métadonnées liées à un document. Les métadonnées sont particulièrement utilisées dans les data rooms Life Cycle pour conserver des informations administratives ou relatives au contenu des documents dans la data room. Partie Métadonnées +/-: Ouvrir/fermer les métadonnées Supprimer les métadonnées Set de métadonnées 1 Modifier les métadonnées Document sélectionné Set de métadonnées 2 Métadonnées Valeurs Changement de parties en un clic 13
Division verticale Dans les parties Index, Recherche et Derniers documents, vous avez la possibilité d utiliser la fonction Division verticale pour voir et comparer simultanément deux documents ou deux pages d un même document. Désactiver le bouton Division verticale pour fermer l affichage non activé. Bouton Division verticale (active/désactive la division verticale) Affichage activé (barre de menu active)! Ouvrez la boîte à outils si les fonctions disponibles ne sont pas toutes affichées. Point d index sélectionné et document affiché! Un second document peut être sélectionné et apparaît alors dans la partie droite de la fenêtre.! Vous pouvez activer/désactiver la barre de menu d un des deux côtés avec un clic de souris.! Pour un affichage plus large des documents, vous pouvez masquer les fonctions à gauche. Afficher/Masquer l espace à gauche Curseur Curseur 14
Recherche Avec la fonction Recherche, vous pouvez rechercher des documents en utilisant un filtre combinant plusieurs critères. Débuter la recherche en cliquant sur le bouton Recherche. Si vous modifiez un paramètre, cliquer de nouveau sur ce bouton pour obtenir une nouvelle liste de résultats. Pour supprimer tous les paramètres en même temps, cliquez sur Réinitialiser. Fonction Recherche! Les fonctions Impression par lot, Enregistrement par lot et Division verticale sont disponibles dans la barre de menu de la partie Recherche pour traiter les documents trouvés. +/-: Afficher/masquer les options supplémentaires Paramètres de recherche: permet de fixer des paramètres pour effectuer une recherche dans la data room Rechercher: débuter la recherche Liste de résultats: le document sélectionné s affiche dans la fenêtre à droite. Recherche: filtre l index selon le texte tapé. Lorsque la fonction OCR est activée, la recherche s effectue également dans le contenu du document. Index: limite la recherche à une partie de l index. Dernier(s): limite la recherche aux documents chargés lors des X derniers jours Marque pages: limite la recherche aux documents ayant un marque-page Statut: limite la recherche à des documents ayant un statut spécifique Métadonnées: limite la recherche à des documents ayant des métadonnées spécifiques (lorsque la fonction métadonnées est activée) Réinitialiser: supprime les paramètres de recherche et les résultats obtenus pour pouvoir effectuer une nouvelle recherche Vous pouvez combiner plusieurs paramètres pour affiner votre recherche. Lorsque vous sélectionnez plusieurs types de marque-pages ou statuts de documents comme paramètres de recherche, vous obtiendrez tous les documents qui remplissent au moins un de ces critères de recherche. Vous pouvez ainsi rechercher dans la data room les documents avec le statut «en révision» par exemple ou bien avec le statut de document «révisé» (les statuts peuvent être sélectionnés individuellement). Il est également possible de filtrer les résultats de manière à obtenir une liste de documents avec le statut «en révision» ou «révisé» (sélection des deux statuts de document comme paramètres de recherche). 15
Derniers Documents Ouvrez la fonction Derniers documents pour voir les documents mis en ligne ou modifiés au cours des 30 derniers jours. Fonction Nouveaux documents Choix de l affichage des informations Sélection des informations Remarques: vous pouvez adapter à votre convenance les informations que vous souhaitez afficher ou masquer en sélectionnant les critères pertinents dans l icône choix de l affichage des informations. La fonction Derniers documents a trois colonnes (voir ci-dessus). Référence correspond au point d index parent qui a été fixé dans l espace admnistration de la data room. Par exemple: dans un index listant des objets immobiliers, les points d index sont généralement similaires pour tous les objets. La référence permet de savoir quel objet de l index il s agit. 16
Rapports Utilisez la fonction Rapports lorsque vous souhaitez exporter l index ou les mises à jour et changements effectués dans la data room. Fonction Rapports Le lien Export de l index vous permet de télécharger l index de la data room avec tous les points d index ainsi que la description des documents qui sont visibles pour vous. Le lien Mises à jour et changements / Derniers changements vous permet de télécharger un fichier listant les mises à jour et changements réalisés au niveau de l index de la dataroom ou des documents au cours de la semaine en cours. Le lien Mises à jour et changements / Archives vous permet de télécharger un fichier listant les mises à jour et changements réalisés au niveau de l index de la data room ou des documents. Les informations listées concernent les changements effectués jusqu au dimanche précédent. Tous les rapports sont en format.xls. 17
4 CONFIGURATION SYSTÈME RECOMMANDÉE Windows Windows XP SP2, Windows Server 2003, Windows Vista, Windows 7, Windows 8 Processeur: min. 1.4 GHz Mémoire: min. 512 Mégaoctet (Mo) Espace disque disponible: min. 200 Mégaoctet (Mo) L enregistrement et l installation de Drooms s effectue avec n importe quel navigateur Web commun L accès internet est nécessaire et les ports standard 80 (http) et 443 (https) doivent être ouverts! Merci de nous contacter si le réseau de votre entreprise comporte un serveur d application central avec des accès terminaux (par exemple Citrix ). Mac Mac OS X 10.6, Mac OS X 10.7 Ordinateur Apple avec processeur Intel x86 Mémoire: min. 512 Mégaoctet (Mo) Espace disque disponible: min. 200 Mégaoctet (Mo) L enregistrement et l installation de Drooms s effectue avec n importe quel navigateur Web commun L accès internet est nécessaire et les ports standard 80 (http) et 443 (https) doivent être ouverts Java 6 (Installation) 18