CONDITIONS ET PARAMÈTRES D EMPLOI DU PERSONNEL DE RECHERCHE UNIVERSITÉ CONCORDIA SERVICE DES RESSOURCES HUMAINES Août 2006
INTRODUCTION Le présent guide est destiné à l usage du personnel embauché dans le but d assurer la direction ou le soutien des activités liées à la recherche. L on y aborde les sujets suivants : Définition du «personnel de recherche»... Section 1 Paramètres d emploi... Section 2 Responsabilités des employés qui se prévalent des privilèges universitaires... Section 3 2
SECTION 1 Définition «Personnel de recherche» s entend des employés de l Université Concordia dont la rémunération provient de l une des sources suivantes : subventions d un organisme extérieur à l Université, octroyées à un chercheur ou à un groupe de chercheurs dans le but de financer des activités liées à la recherche; subventions octroyées par l Université aux fins de la réalisation de travaux de recherche universitaire et qui ne font donc pas partie du budget d exploitation normal de l Université; contrats conclus par l Université pour l exécution de travaux de recherche ayant des objectifs établis. Le personnel de recherche peut comprendre des employés de soutien ou des professionnels, travaillant à temps partiel ou à temps plein. La période d emploi de ces employés peut être de courte durée (quelques semaines ou quelques mois) ou de longue durée (quelques mois ou quelques années), mais elle est toujours liée à la période de financement. Par définition, ces employés n appartiennent pas à une catégorie d employés qui leur confère des avantages en matière de sécurité d emploi, même si la durée de leur emploi excède deux ou trois ans. SECTION 2 Salaire minimum À compter du 1 er mai 2006, le salaire minimum au Québec est de 7,75 $ de l heure. L organisme qui subventionne le projet de recherche pour lequel vous avez été embauché-e peut cependant exiger que vous observiez une autre grille de rémunération minimale. Le salaire minimum du Québec est affiché sur le site Web dont voici l adresse :http://www.cnt.gouv.qc.ca/fr/normes/salaire.asp#taux Procédures d emploi Heures de travail La semaine de travail normale est fixée par la Loi sur les normes du travail (LNT) à 40 heures par semaine. Au-delà de ce seuil, l employé doit être rémunéré au taux qui s applique aux heures supplémentaires (soit le taux de salaire normal majoré de 50 pour cent). Les employés de l Université Concordia sont rémunérés à raison de 35 heures par semaine et, dans certains cas, de 38,75 heures par semaine. Il se peut que le gestionnaire ou le titulaire de subvention dont vous relevez préfère observer la semaine de travail de l organisme subventionnaire ou suivre les normes établies par ce dernier. 3
Vacances La LNT prévoit au minimum : 1 jour de vacances par mois de service pour le personnel ayant moins de 1 an de service (maximum de 10 jours); 2 semaines de vacances pour le personnel ayant plus de 1 an de service; 3 semaines de vacances pour le personnel ayant plus de 5 ans de service. En vertu de la LNT, certaines catégories d employés ont droit à 4 pour cent de vacances. Ce montant est versé à l employé à chaque paie dans les contrats de moins d un an, et selon les paiements effectués conformément aux fiches de temps. Le personnel de recherche employé pour une durée initiale de plus de 12 mois a droit à la période de vacances de 22 jours par année établie par l Université Concordia pour les employés non syndiqués. Il convient de noter que les vacances accordées sont calculées du 31 mai d une année donnée au 1 er juin de l année suivante. Une portion d année travaillée donne lieu à un calcul proportionnel. Jours fériés, chômés et payés La LNT prévoit 7 jours fériés, chômés et payés, auxquels s ajoute la Fête nationale (le 24 juin), pour un total de 8 jours. Ces jours fériés sont les suivants : le 1 er janvier, le Vendredi saint ou Lundi de Pâques, le lundi précédant le 25 mai (Journée nationale des patriotes), la Fête nationale (24 juin), le 1 er juillet (ou 2 juillet lorsque le 1 er est un dimanche), le 1 er lundi de septembre (Fête du Travail), le 2 e lundi d octobre (Action de grâce), le 25 décembre. Un employé recevra 1/20 de ses gains pour la période de quatre semaines précédant le jour férié. Les gains excluent les heures supplémentaires. Un congé compensatoire doit être accordé à l employé qui travaille un jour férié. Si le calendrier ne permet pas de lui accorder deux jours de congé compensatoire, ses heures supplémentaires lui seront payées au double du taux de salaire normal. Si un jour férié tombe durant une période de vacances, ce dernier ne doit pas être compté dans le calcul des vacances auxquelles a droit l employé. Le calendrier de l Université Concordia prévoit 5 jours de congé supplémentaires : le Lundi de Pâques, le 24 décembre, 4
le 26 décembre, le 2 janvier, le congé du recteur (le vendredi de la semaine de révision). Il appartient au titulaire de subvention ou au gestionnaire de décider s il convient d accorder au personnel de recherche tous les congés supplémentaires prévus au calendrier de l Université Concordia, certains de ces congés seulement ou aucun d entre eux. Encore une fois, les avantages sociaux accordés au personnel de recherche embauché pour plus de douze (12) mois donnent droit au programme complet de congés de l Université Concordia. Préavis de cessation d emploi La LNT du Québec exige un préavis de cessation d un contrat d emploi : de 1 semaine pour les employés ayant jusqu à un an de service ; de 2 semaines après un an de service; de 4 semaines après 5 ans de service; de 8 semaines après 10 ans de service. Ce préavis doit être signifié par écrit. Par définition, la cessation d un contrat d emploi à la date convenue au début de la période d emploi ne nécessite pas de préavis. La LNT prévoit également des congés pour les événements familiaux suivants : congé de maternité; congé pour rendez-vous médical durant la grossesse; congé parental et congé de paternité; congé de décès; congé de mariage; congé de naissance ou d adoption; congé pour obligations familiales. Tous les congés qui précèdent sont garantis par la LNT. Nous vous suggérons de consulter le Service des ressources humaines et d informer votre superviseur si vous devez demander un congé pour quelconque de ces circonstances (en précisant le moment et le motif). Exonération des frais de scolarité Les employés temporaires qui sont embauchés pour au moins un an et les personnes dont ils ont la charge ont droit à une exonération des frais de scolarité relatifs aux cours crédités auxquels ils s inscrivent à l Université. 5
L exonération ne s applique qu aux frais de scolarité et non aux frais d inscription, aux cotisations pour les associations étudiantes ou à tout autre droit de même nature dont le paiement incombe à l étudiant. Pour les employés temporaires, les avantages liés aux frais de scolarité cessent à la fin du contrat; l étudiant devient alors responsable de la partie des frais de scolarité proportionnelle à l exonération dont il a bénéficié. Pour avoir droit à cette exonération, l employé doit se procurer un formulaire d exonération des frais de scolarité auprès du Service des ressources humaines ou il peut le télécharger à partir du site Web du Service des ressources humaines et renvoyé au Service. Cette demande ne peut être soumise avant le mois d avril pour les trimestres d été, d automne et d hiver. Les exonérations de frais de scolarité sont considérées comme un avantage imposable dont bénéficient l employé, son conjoint ou sa conjointe et ses enfants à charge, et le montant de cet avantage est inclus dans les relevés de paie T4 et relevé 1 émis chaque année, aux fins fiscales. SECTION 3 Responsabilités des employés qui se prévalent des privilèges universitaires Cartes d identité Les cartes d identité des membres du personnel sont la propriété de l Université Concordia et ne sont pas cessibles. Elles sont sujettes à révocation en cas de dérogation aux règlements universitaires. La carte doit être présentée ou rendue au personnel universitaire autorisé sur demande. Les cartes d identité du personnel sont émises à l intention de tous les employés permanents à temps plein, permanents à temps partiel et des employés contractuels embauchés pour une période d au moins un an, des assistants de recherche, des chercheurs invités, des professeurs à temps partiel, à temps plein et associés, de même que des retraités (personnel administratif et enseignant). Les employés occasionnels (qui remplissent des fiches de temps) ou les employés contractuels embauchés pour une période de moins d un an n ont pas droit à la carte d identité de l Université, à moins que leur supérieur hiérarchique en fasse la demande par écrit au Service des ressources humaines, en précisant que ces employés en ont besoin pour s acquitter de leurs tâches. Cartes perdues Si vous perdez votre carte, vous pouvez la remplacer au Service des ressources humaines, au local S-ER-500, moyennant la somme de 5 $. Vous devez pour cela présenter une carte d identité accompagnée d une photo. 6
Accès aux bibliothèques Veuillez consulter la politique générale de prêt à l adresse suivante : http://library.concordia.ca/services/circ/loanspolicy.html Accès aux bâtiments et aux laboratoires Veuillez consulter la politique de l Université en matière de sécurité à l adresse suivante : http://web2.concordia.ca/legal_councel/policies/francais/vrs/vrs-42.html Politique relative aux clés Les départements sont autorisés à demander les clés donnant accès aux locaux qui leur sont attribués. Ils ont la responsabilité de remplir, d autoriser et de soumettre au bureau chargé du contrôle des clés les formulaires nécessaires pour que des clés soient remises aux employés qui relèvent d eux. Les clés demeurent la responsabilité du demandeur qui doit les rendre au bureau chargé d en contrôler la distribution lorsqu il n en a plus besoin. Les clés ne doivent pas circuler entre les départements. Lorsque les clés sont rendues au bureau chargé d en contrôler la distribution, la personne qui les rend obtient un reçu portant son nom et celui du département demandeur, le numéro de série des clés, le ou les locaux auxquels ces clés donnent accès et la date à laquelle elles ont été rendues. Couverture d assurance Tous les employés de l Université sont assujettis aux dispositions de la Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles. Pour obtenir des renseignements sur cette couverture, veuillez consulter la politique VRS-43 de l Université. Droits de propriété intellectuelle Les droits de propriété intellectuelle seront soumis aux principes établis dans les documents et les méthodes de l Université correspondants. Nous vous suggérons de consulter à ce sujet le Bureau de la recherche. Information complémentaire L on peut obtenir de l information complémentaire auprès du chercheur ou du titulaire de subvention qui supervise le projet de recherche ou en visitant le site Web du Service des ressources humaines : www.concordia.ca/hr Ce site contient des renseignements précieux sur les personnes-ressources (à la rubrique du répertoire des services), sur le calendrier de paie, sur les politiques de l Université en matière de ressources humaines et sur de nombreux autres aspects des conditions de travail auxquelles vous êtes assujetti-e. 7