I - Pourquoi découper? Un découpage précis du chemin à parcourir, et des différentes parties du produit à construire, permet une bonne identification et optimisation : Des ressources. Des délais. Des charges et des coûts. Un découpage bien élaboré contribue à améliorer : L'estimation et la planification. Le suivi. Le chef de projet dispose alors : De la liste des tâches à effectuer. De la nature des produits à fabriquer. Il peut alors, pour chaque tâche : Estimer et suivre son déroulement. 1
1. Aborder le projet en termes d'unité de fabrication La liste des activités à gérer se déduit de l'identification des éléments à fabriquer. Le produit fini (découpé en une série de constituants élémentaires) fournit : La liste des tâches à exécuter lors de chacune des phases de l'élaboration du produit. Le problème essentiel est alors : De découper le produit en une série de pièces élémentaires (Avec un processus de production maîtrisé). 2. Diminuer les risques de dérives Les dérives en temps apparaissent inévitable mais pas insurmontable. Les principales causes sont : L'absence d'identification de certaines tâches. Imprécision concernant le déroulement de la tâche (compléxité de la tâche, gestion d'autre projet, ). 2
4. Affecter des activités aux acteurs La connaissance précise des tâches à effectuer, comme niveau de savoir et/ou savoir faire, offre au chef de projet une garantie de succès. Il lui est alors possible : D'identifier les ressources nécessaires. De jouer sur les disponibilités de chacun. De jouer sur les compétences. Reste à choisir le bon ordonnancement. II - Les difficultés rencontrées lors du découpage. L'activité de découpage est en fait tes complexe à réaliser. Il faut pour cela faire preuve de rigueur. 3
1. Identifier la notion de tâche Demander à un chef de projet de décrire les grandes phases d'un projet, il y parviendra. Demander lui de définir, à l'intérieur des tâches : La durée, le début, la fin, les résultats produits. o Cela devient plus dure Demander lui également : Des précisions sur le suivi de la phase. La nature de la validation. Les critères de contrôle qualité. La réévaluation des travaux engagés. o Les choses risquent de se compliquer. 4
En fait, il faut être capable de : Se fixer des bornes. De mettre en place un dispositif de suivi. Un dispositif d'évaluation qualité. Cerner la liste des tâches et leur qualité de réalisation pour faire un bon découpage. 2. Recenser les lots Un projet a pour but de produire une série de produits finis intermédiaires ou définitifs : livrés aux utilisateurs sous différentes formes. La décomposition en résultats à produire dépend avant tout de la vue que peuvent avoir les différents acteurs. Faire un bon découpage en lots homogènes, facilement maîtrisable en terme de fabrication est une gageur pour bon nombre de concepteurs. 5
III - Les critères de choix d'une méthode de découpage. Afin de découper efficacement les tâches d'un projet, le chef de projet doit disposer d'une série de critères destinés à orienter son choix. 1. Prendre en compte l'aspect management du projet Un autre aspect porte sur la conduite de projet et ses activités spécifiques. Cette approche met en avant une série de tâches spécifiques liées au management du projet comme : L'établissement du planning. Le suivi. Le contrôle de l'avancement. Qui fait quoi et à quel moment. Ces approches identifient clairement : Les débuts et les fins de phases. 6
Le dispositif de la phase. Les conditions de validation. Elles constituent un cadre idéal pour établir des relations contractuelles entre les divers partenaires. Un projet, se compose de trois ingrédients interdépendants : Un ensemble d'éléments à «fabriquer». Une série d'activités nécessaires à leur fabrication. Des ressources humaines pour exécuter ces activités. Toute technique de découpage se doit de prendre en compte ces trois aspects. 7
Il est important de découper un projet en une suite de travaux à effectuer. Au sein de chaque phase, une série de travaux destinés à garantir la qualité de la planification et de l'estimation est déterminée. Ne pas oublier de prendre en compte le facteur humain : Compétence de la personne à exécuter la tâche. Affecter la bonne personne à la bonne tâche. Tenir compte des délais imposés : Une bonne estimation de chaque tâche en tant s'avère alors primordiale. Ne pas passer sous silence des tâches qui semblent secondaires alors qu'elles ne le sont pas. 8
I - Plannification : quelle est la nature du problème? Il est important d'estimer face à l'importance des frais de personnel dans les différents travaux composant un projet. 1. Pourquoi estimer? Beaucoup de personnes s'accordent à dire que c'est une phase qui a son importance, pour : Cerner la durée du projet (préoccupation principale). Déterminer les ressources humaines à mettre en œuvre (adéquation par rapport au projet). Déterminer la faisabilité technique du projet (pour évaluer la pertinence du découpage). Améliorer la productivité des services Etudes. Pouvoir négocier. Eviter les dérives de coûts 9
2. Estimer quoi? Pour une même phase, le type de projet, comme sa nature et son degré de maturité interviennent dans le contenu et les finalités de l'estimation : Le commanditaire cherche à obtenir la plus grande quantité de fonctionnalités de qualité au moindre prix ans un temps minimum. Pour cela, il faut estimer : o Des temps : Mois/Homme ou Journée/Homme. o Des coûts : Coûts de personnel, des outils logiciels, des ressources machines. o Des niveaux de qualité : Estimation d'un commun accord avec le commanditaire, le niveau de qualité à retenir afin d'en mesurer les conséquences en termes de temps et de coûts sur la fabrication. 10
o Des niveaux de productivité : La productivité se définit comme le rapport entre la quantité de services fournis, le niveau de qualité requis, le temps imparti et le coût attendu. II - Les actions à entreprendre. La mise en œuvre d'une méthode d'estimation requiert des points de passages obligés, indépendants de la technique retenue. La présence d'un découpage en produits en activités, ressources, constitue un préalable obligatoire. 11
1. Choisir un cadre de référence à partir du découpage L'énoncé du projet donne naissance à une structuration en phases. Chaque phase se caractérise par la production d'un produit tangible prenant la forme d'un document (cahier des charges) C'est à partir de la liste détaillée de ces productions que s'organise l'estimation. Pour déterminer la quantité de produits à sortir, la recherche d'une unité d'œuvre s'avère indispensable : Choisir une unité d'œuvre : elle caractérise la quantité de produit à fabriquer et sert d'étalon de référence pour déterminer le niveau de productivité de l'outil de production. Bon nombre de méthodes existent sur le marché. 12
Déterminer la méthode de calcul : approche empirique, experts, analogiques. 2. Utiliser un modèle d'estimation des temps et des couts La mise au point de critères de productivité a permis au chef de projet de choisir ou de construire son modèle d'estimation. Il reste à la faire vivre. Le premier travail consiste à calculer la charge brute estimée puis l'effort réel à fournir : Calculer la brute (petit projet = mode organique / moyen projet = mode médian / grand projet = mode imbriqué). Calculer le délai total (par rapport à la charge nette du projet et son type). Répartir la charge par phases (le temps n'est pas constant). 13