Date limite des inscriptions : le vendredi 4 novembre 2016 Catégories (n en choisir qu une seule) : Renseignements Char allégorique sur le(s) ( participant(s) SVP préciser ci-dessous (*champ ) obligatoire) Groupe : de marcheurs Organismes de bienfaisance Petite entreprise (1-50 employés) Groupe de musique Entreprise moyenne (51-200 employés) Grande entreprise (200+ employés) Animaux Nom de l organisme ou de l entreprise : Contact* : Adresse postale* : Code postal : Téléphone*: Courriel* : Autre contact* : Téléphone*: Courriel* : Trousse d inscription (les documents ci-dessous doivent être soumis au moment de l inscription) : Page n 1 Renseignements sur le(s) participant(s) Page n 2 Description de l inscription Page n 3 Entente signée Page n 4 Renseignements à l intention des médias Frais d inscription Notez bien : Les inscriptions ne seront pas acceptées sans paiement et vous serez limités aux descriptions fournies dans ce formulaire. Organismes de bienfaisance : 75 $ pour le premier char ou véhicule, 100 $ pour chaque char ou véhicule additionnel Entreprises ou commerces : 150 $ pour le premier char ou véhicule, 200 $ pour chaque char ou véhicule additionnel N.B. Le comité se réserve le droit de limiter le nombre de chars par inscription. (Les frais doivent être payés en espèces, par VISA ou MasterCard, ou par chèque libellé à l ordre de la Ville du Grand Sudbury) Vous pouvez soumettre votre trousse d inscription par la poste ou en personne à cette adresse : Ville du Grand Sudbury Services de loisirs, à l attention de : Défilé du père Noël C. P. 5000, succ. A, Sudbury (Ontario) P3A 5P3 1
Description de l inscription (veuillez remplir toutes les cases qui s appliquent) : Chars allégoriques (consultez les règlements sur les chars allégoriques à la page 5) : Compagnie de remorquage : Longueur du char (avec le véhicule remorqueur) : Nombre de participants à pied (âge minimum de 12 ans pour accompagner un char; le conducteur doit les voir en tout temps, soit devant ou derrière le char) : Système pour la musique sur le char (p. ex., musiciens + style de musique; amplificateur et génératrice + style de musique) : Description générale du char : (Dessinez ou décrivez brièvement le char dans l espace ci-dessous.) Animaux (consultez les règlements sur les animaux à la page 5) : Espèces d animaux : Nombre d animaux : Type de véhicule (le cas échéant) : Nombre de participants à pied : Surface requise dans la zone d agencement (en pieds) : Type d éclairage : *Nombre de participants préposés au nettoyage : *(Obligatoire pour l approbation de toute inscription) Groupes de marcheurs (consultez les règlements sur les groupes de marcheurs à la page 5) : Type de groupe de marcheurs : Nombre de participants à pied: Type de véhicule (un seul véhicule décoré sera accepté) : Musique : Oui Non Type de musique / d instruments : Surface requise dans la zone d agencement (en pieds) : 2
Entente d inscription Avis à tous les participants au défilé du père Noël Il incombe à tous les demandeurs de s occuper de l assurance de leurs participants, de leurs véhicules et de leurs chars allégoriques. Le demandeur est responsable de toute blessure et de tout dommage à la propriété causés par ses participants, ses véhicules et ses chars allégoriques, non pas le Comité du défilé du père Noël du Grand Sudbury ou la Ville du Grand Sudbury. Je, soussigné(e) (le demandeur), reconnais que j ai lu cette entente, ainsi que les règlements du défilé, les directives de l agencement, les directives de dispersion et les règles des juges et j en comprends les conditions. Je signe le présent accord en toute connaissance de sa signification. Veuillez signer l accord ci-dessous pour confirmer avoir bien reçu ces renseignements. Puis, retournezle avec votre formulaire d inscription aux Services de loisirs. Nom du groupe ou de l organisme : Nom (en lettres moulées) Signature Date 3
Renseignements à l intention des juges et des médias Nom exact de l organisme qui présente l inscription : Énoncé de mission : Décrivez brièvement votre inscription pour le défilé du père Noël du Grand Sudbury et son lien avec le thème de cette année «Noël féerique» : Caractéristiques intéressantes ou uniques de votre présentation (le cas échéant) : Personne à rejoindre pour obtenir d autres informations sur votre présentation, ou qui représente votre organisme auprès des médias : Numéro de téléphone : Quel est votre «souhait du temps des Fêtes» pour la communauté en 2016-2017? 4
Règlements et directives du défilé Soyez gentil! Le père Noël et ses aides vous surveillent! Les lutins et les juges du défilé identifieront les chars : - ayant un éclairage insuffisant; - sans musique de Noël (musique ou chants); - décorés médiocrement; - ayant des participants avec peu d enthousiasme (impolis ou qui ne démontrent pas leur esprit de Noël) Les inscriptions ainsi identifiées recevront un avis par la poste avec une liste de suggestions pour améliorer leur participation l année suivante. Si vous recevez deux de ces avis annuels, on vous demandera de retirer votre char du défilé de façon permanente. Généralités Afin de conserver l intégrité du défilé, le directeur du défilé doit approuver chaque inscription avant la date du défilé. 1. Toutes les inscriptions doivent être décorées et éclairées de façon appropriée pour Noël. 2. Seules la musique de Noël et les chansons de Noël doivent être jouées ou chantées sur les chars. La musique ou les chansons ne doivent pas nuire à celles des autres chars. 3. Les chars allégoriques dans le défilé ne doivent pas avoir de père Noël. Il n y a qu un seul père Noël dans le défilé et sa participation est déjà prévue. 4. Il est interdit de lancer des bonbons ou tout autre objet vers la foule à partir des chars allégoriques ou des autres véhicules. Des marcheurs peuvent distribuer des bonbons ou d autres objets. 5. Tous les participants à pied qui ne font pas partie d un groupe de marcheurs organisés doivent avoir au moins 12 ans et doivent être éclairés adéquatement pour des raisons de sécurité. 6. Tous les participants doivent suivre les directives du directeur du défilé, y compris les directives de la part du personnel de sécurité. 7. L inobservation des règlements du défilé peut entraîner l interdiction de participer à tout défilé à venir. 8. Tous les participants doivent remplir un formulaire d inscription. Chars allégoriques et véhicules 1. Tous les conducteurs doivent avoir un permis de conduire et une assurance valides. 2. Les chars allégoriques ne doivent pas dépasser 80 pieds de longueur, 10 pieds de largeur et 13 pieds de hauteur. 3. L utilisation d avertisseurs est interdite (p. ex., avertisseur à air comprimé, klaxon conventionnel). 4. Les participants doivent rester sur les chars pendant le défilé et un adulte doit bien surveiller les enfants. 5. Tous les participants qui marchent à côté d un char allégorique doivent être éclairés de façon à être bien visibles pour des raisons de sécurité. Groupes d animaux 1. Tous les animaux doivent être éclairés de façon à être bien visibles pour des raisons de sécurité. 2. Les personnes qui inscrivent des animaux au défilé doivent assurer le nettoyage des déjections animales. 5
Règlements et directives du défilé (suite) Défilé du père Noël du Grand Sudbury de 2016 Critères d évaluation L emplacement des juges sera annoncé avant le début du défilé. Veuillez vous assurer que votre numéro d inscription est bien en vue. Toutes les inscriptions seront évaluées sur une échelle de 100 points. Chars allégoriques : Autres (Groupes de marcheurs / Groupes de musique / Animaux) : Décorations / lumières 35/100 Apparence dans la nuit / costumes 50/100 Musique 25/100 Précision 20/100 Thème 10/100 Originalité 20/100 Costumes 10/100 Qualité de la musique 10/100 Emploi du char complet 10/100 Conception 05/100 Originalité 05/100 Directives d agencement La carte ci-jointe décrit les zones d agencement et de dispersion. 1. L agencement débutera à 13 h. On communiquera avec vous durant la semaine précédant le défilé afin de vous informer de votre heure d arrivée. 2. Seuls les chars allégoriques sont permis dans la zone d agencement. 3. Veuillez donner des directives claires aux parents des enfants que vous organisez pour votre char allégorique. Les enfants dans la zone d agencement doivent être surveillés en tout temps. 4. Tous les groupes inscrits au défilé doivent être en place au plus tard à 17 h. Dispersion du défilé 1. Le défilé prendra fin au bout de la rue Elgin. Les participants doivent tourner à droite sur le chemin Ste- Anne et retourner à la zone d agencement, avenue Notre-Dame. 2. On encourage fortement les personnes qui viennent chercher leur enfant ou des participants à fixer d avance un lieu de rendez-vous à l écart de la zone où les passagers descendent des chars. 3. On encourage fortement le retour de tous les chars allégoriques à la zone d agencement avant de laisser descendre les passagers des chars (les voies en direction sud de l avenue Notre-Dame). 6
Zones d agencement et de dispersion Défilé du père Noël du Grand Sudbury de 2016 L itinéraire du défilé est indiqué sur la carte du défilé. La zone d agencement est l avenue Notre-Dame entre le chemin Ste-Anne et la rue Kathleen. Le défilé se terminera à l angle de la rue Elgin et du chemin Ste-Anne, à l exception du père Noël (voir ci-dessous). Si nous devons apporter un changement ou une mise à jour à l itinéraire du défilé, nous l afficherons dès que possible sur le site Web du défilé du père Noël du Grand Sudbury. Renseignements additionnels : Site Web du défilé du père Noël du Grand Sudbury : Page facebook: Sudbury Santa Claus Parade Anne Gervais Coordonnatrice, Services de loisirs 705-674-4455, poste 2333 anne.gervais@grandsudbury.ca Shelley Lalonde Agent des événements spéciaux, Services de loisirs 705-674-4455, poste 2453 shelley.lalonde@grandsudbury.ca 7