SÉQUENCE 2 : PRODUCTION D'UN RAPPORT Étape 6 : Export au format PDF Modèle réf : WS2 Fonctions : Les différentes extensions Enregistrement automatique du format Export au format PDF Envoi du document par e-mail Objectif opérationnel : Abord des notions de format et des extensions. Export au format PDF du rapport produit. QCM : 1. L'extension du format de document Writer estelle.ods? 2. Le format PDF est-il un format lisible par tous les systèmes? 3. Puis-je inclure les notes de pages dans l'export au format PDF? Notre rapport est terminé, nous souhaitons maintenant le diffuser. Pour le diffuser sous forme électronique, nous souhaitons le faire dans un format de lecture universel, le PDF. Nous verrons ensuite comment envoyer ce rapport en pièce jointe directement. 1 Les différentes extensions Les fichiers, une fois enregistrés, portent un nom et, séparé par un point, une extension. Cette extension qui comporte en moyenne trois caractères (mais cela peut-être deux, quatre ou plus), permet d'identifier le type de fichier dont il s'agit et le type de logiciel avec lequel on peut le lire. Ces caractères sont en général les initiales du nom du format qu'il représente. Le plus connu du grand public est sans doute le.html (HyperText Markup Language) dont on sait qu'il permet d'afficher ses fichiers dans un navigateur web. LibreOffice ne diffère pas en la matière. Son format de fichier s'appelle OpenDocument Text pour Writer et ses fichiers utilisent donc le format.odt comme extension. Bien sûr, il vous est possible d'enregistrer un document Writer dans un format différent, cela peut-être.rtf,.doc, ou encore.html. Il vous est également possible d'ouvrir des documents portant une autre extension comme les fichiers.doc ou.txt, mais le format natif de LibreOffice est le format OASIS Open Document Format. Illustration 1: Exemple d'extensions de nom de fichiers 2 Modification du format d'enregistrement Vous pouvez modifier le format d'enregistrement automatique de Writer. Par défaut, l'enregistrement se fait au format natif de LibreOffice, mais vous pourriez avoir besoin de régler cet enregistrement différemment, notamment si vous échangez vos fichiers avec des personnes travaillant avec Word. Pour notre exemple, nous allons régler l'enregistrement sur.html 1. Dans le menu Outils>Options, sélectionnez Chargement/Enregistrement 1
2. Cliquez sur Général dans l'arborisation 3. Dans la fenêtre Général, repérez le cadre Format de fichier par défaut et paramétrage ODF 4. Dans le menu déroulant Enregistrer systématiquement sous, sélectionnez Document HTML (LibreOffice Writer) 5. Cliquez sur Ok pour refermer la fenêtre de dialogue, chaque nouveau document aura, par défaut, le format.html lorsque vous l'enregistrerez la première fois. Illustration 2: Enregistrement par défaut Dans cette fenêtre, une version du format ODF vous est proposée : «1.2 Étendu (recommandé). Le format ODF est un format qui évolue régulièrement. Et donc qui s'étoffe en fonctionnalité. Ces fonctionnalités peuvent ne pas être prise en charge par des versions antérieures du format qui sont utilisées par OpenOffice.org. Vous pouvez donc également enregistré vos documents dans une version antérieure du format pour qu'ils soient compatibles avec ces anciennes versions. 3 Exporter au format PDF Qu'est-ce que le format PDF? Portable Document Format, c'est ce que cela signifie, et comme nous l'avons vu tout à l'heure, les fichiers vont donc porter l'extension «monfichier.pdf». Ce format est le format par excellence d'échange des documents car il peut-être visualisé par toutes les machines (à partir du moment ou un lecteur PDF est installé bien sûr mais des lecteurs sont maintenant présents sur toutes les machines) sans que la présentation du document soit modifiée. C'est un peu comme si on prenait une photo du document qui est alors transformé en image. Export du rapport Pour exporter votre rapport au format PDF : 1. Dans le menu Fichier, sélectionnez Exporter au format PDF 2
Illustration 3: Options d'export 2. Une nouvelle fenêtre s'ouvre vous proposant des options afin d affiner l'export un peu comme pour une imprimante, on vous demande de spécifier la plage à exporter, cela peut être tout, quelques pages ou une sélection vient ensuite le réglage de la qualité des images. Cela peut être important pour le poids final de votre document puisque vous devez l'envoyez par Internet. Vous pouvez donc compresser les images sans qu'il y ait de perte, ou alors modifier la qualité de la résolution ou encore réduire le nombre de points contenu dans l'image la signature par filigrane permet de placer un texte qui sera en transparence à l'arrièreplan incorporer le fichier OpenDocument permet de mettre dans le même fichier le document original au format de texte (celui que vous avez créé) et son export au format PDF. Cela permet de pouvoir travailler de nouveau sur le document original, le document PDF étant plus difficile à éditer (c'est possible uniquement sous Draw dans LibreOffice). Le pdf A-1a est une norme de conservation à long terme des documents. Cette option permet d'ajouter des informations lors de l'export, informations qui permettront de le rouvrir dans de nombreuses années avec n'importe quel lecteur 4. Les autres onglets vous permettent de régler des options d'affichages du document dans le lecteur. L'onglet Sécurité permet d'ajouter des options autorisant l'impression et sa qualité ou encore la possibilité de copier ou non des parties du document. 5. Lorsque tous les réglages sont faits, cliquez sur le bouton Exporter. Une fenêtre s'ouvre pour que vous puissiez nommer le fichier. Par défaut il prend le nom du document d'origine. 6. La barre de progression d'export du fichier s'affiche en bas de l'écran, votre fichier est maintenant au format.pdf 3
Illustration 4: Ouverture du document PDF En ouvrant le document dans un lecteur, vous voyez que tous les éléments de votre rapport sont bien repris, que ce soit les hyperliens dans les notes ou encore la structure du document qui apparaît dans l'onglet de navigation Bookmarks. Illustration 5: Reprise de la structure du rapport 4
4 Envoi du document par e-mail Voilà, ça y est, tout est terminé, nous avons bien travaillé, notre document est prêt à être expédié! Nous allons donc l'envoyer par e-mail : 1. Dans le menu Fichier, sélectionnez Envoyez puis Document comme fichier PDF joint 2. Une fenêtre identique à celle de l'export PDF s'ouvre 3. Sélectionnez les options de plage, de compression, et générales 4. Cliquez sur Exporter 5. La barre de progression de l'export s'affiche 6. Lorsque l'export est terminé, la fenêtre de votre courrielleur s'ouvre et le document apparaît en pièce jointe, 7. Complétez votre mail et envoyez-le Illustration 6: Document en pièce jointe Vous pouvez envoyer les documents par e-mail dans un format différent de celui de LibreOffice, à savoir, suivant le document, cela peut être un document attaché au format Word, au format Excel ou encore PowerPoint. Vous accédez à cette fonction par le menu Fichier > Envoyer. 5 En résumé Nous avons abordé rapidement les notions d'extensions de format de fichier, nous avons appris à 5
exporter notre document vers un fichier PDF, à en choisir les options et à l'envoyer comme document joint par e-mail sous différentes formats, ce qui a clos la séquence 2. Appendice Ce document est placé sous licence Creative Commons Attribution-ShareAlike 3.0 Unported License d après le document de Sophie Gautier 2012 6