ActionS pour le mieux-être de l enfance (ActionS enfance) Procédure d attribution de soutien financier aux organismes admissibles Adoptée par le conseil d administration Le 13 août 2009 Dernière révision en date du 12 avril 2014 «Tous en ActionS contre la pauvreté infantile»
PRÉAMBULE ActionS pour le mieux-être de l enfance (ActionS enfance) est une fondation publique de bienfaisance, fondée sur le bénévolat. Elle vise à combattre la pauvreté infantile dans toute la grande région de Montréal où un enfant sur trois vit sous le seuil de la pauvreté. Pour accomplir cet objectif, ActionS enfance encourage la persévérance scolaire et lutte contre le décrochage en offrant du soutien financier à des projets communautaires d organismes locaux qui offrent un encadrement approprié à ces jeunes par des moyens éprouvés, tel : le soutien académique, l apprentissage de la saine alimentation, la pratique des sports et des loisirs, de même qu offrir du soutien moral personnalisé aux jeunes vivant des situations critiques et les guider vers les ressources appropriées. Ces actions tangibles augmenteront l estime de soi de ces jeunes, amélioreront leurs compétences et les aideront à se responsabiliser et se prendre en main pour pouvoir sortir de leur pauvreté. La source du soutien financier octroyé aux projets des organismes admissibles qui rencontrent les critères ci-haut mentionnés, provient essentiellement des revenus des différentes activités de financement entreprises par ActionS enfance. Page 2 de 7
DÉFINITIONS ET ABRÉVIATIONS Organisme communautaire local = tout organisme à but non lucratif qui œuvre à améliorer le niveau de vie des enfants de moins de 18 ans vivant en situation de pauvreté dans la grande région de Montréal. Organisme admissible = tout organisme communautaire local qui répond aux critères établis par le conseil d administration d ActionS enfance, tel que mentionné au point A ci-bas. Organisme bénéficiaire = organisme admissible dont le Projet a été soutenu par ActionS enfance Enfant (s) = toute personne âgée de moins de 18 ans vivant en situation de pauvreté dans la grande région de Montréal. En situation de pauvreté = terme qui désigne et signifie les enfants de moins de 18 ans vivant en situation de pauvreté selon la Loi visant à combattre la pauvreté et l exclusion sociale. Cette Loi fut adoptée à l unanimité par l Assemblée nationale du Québec en décembre 2002. La définition suivante de la pauvreté y est inscrite : «On entend par pauvreté la condition dans laquelle se trouve un être humain qui est privé des ressources, des moyens, des choix et du pouvoir nécessaires pour acquérir et maintenir son autonomie économique et pour favoriser son intégration et sa participation à la société québécoise.» (L.R.Q., chapitre L-7 2002 c.61, a.2) Enfant bénéficiaire = tout Enfant qui bénéficie d un Projet soutenu par ActionS enfance CSO = comité de soutien aux organismes d ActionS enfance. Projet = projet ou activité en quête de financement, présenté(e) à ActionS enfance par un organisme communautaire local. Le Projet se déroulera durant l année qui suit l année de la soumission de la demande. Projet retenu = projet qui rencontre les critères d évaluation et que les membres du CSO ont retenu et qui pourra être soutenu. Soutien financier attribué = tout soutien financier que le conseil d administration d ActionS enfance a approuvé pour être attribué à un Projet prédéfini, présenté par un organisme admissible. CA = le conseil d administration ou les membres du conseil d administration d ActionS enfance. Activité de financement = toute activité entreprise par ActionS enfance dont le but est de collecter des fonds en vue de soutenir des Projets d organismes admissibles. Accord de soutien financier = le document qui sera signé par les deux parties à la date de réception du soutien financier par l Organisme bénéficiaire de la part d ActionS enfance, liant les deux parties. Page 3 de 7
PROCÉDURE D ATTRIBUTION DU SOUTIEN FINANCIER A. Identification des organismes admissibles Pour qu un organisme soit admissible, il doit rencontrer les critères fondamentaux suivants: A.1. Avoir un statut légal en vigueur; A.2. Œuvrer à améliorer le niveau de vie des enfants de moins de 18 ans, vivant en situation de pauvreté ; A.3. Desservir la population de la grande région de Montréal ; A.4. Être géré d une façon démocratique par un conseil d administration; A.5. Fournir des états financiers préparés par un comptable ou un vérificateur/auditeur indépendant ayant un permis reconnu par la loi. B. Lancement de la campagne annuelle de soutien financier et documents requis ActionS enfance lance sa campagne annuelle de soutien aux organismes aux mois de mars-avril par le biais d avis publiés dans les journaux locaux ainsi que par courriel aux organismes déjà identifiés, avisant les organismes intéressés à recevoir un soutien financier pour un Projet, à soumettre une demande UNIQUEMENT PAR COURRIEL à actions@actionsenfance.org selon le délai mentionné dans l avis. Nous encourageons fortement les organismes à nous fournir tout au long de l année, leurs coordonnées ou à les mettre à jour, en nous les transmettant par courriel, pour les ajouter à notre liste d envoi. Les documents requis sont les suivants : B.1. BRÈVE lettre de présentation de l organisme sur papier entête; B.2. Copie des lettres patentes mises à jour ; B.3. Copie de la résolution du conseil d administration de l organisme approuvant de présenter une demande de soutien financier à ActionS enfance; B.4. Les plus récents États financiers préparés par un comptable ou un vérificateur/auditeur indépendant ayant un permis reconnu par la loi. Les documents préparés à l interne NE SONT PAS ACCEPTÉS, B.5. Description détaillée d un Projet, qui aura lieu durant L ANNÉE SUIVANTE, pour lequel l organisme recherche du soutien financier. Le Projet doit porter sur une ou plusieurs de nos priorités suivantes: B.5.1. Aide pédagogique ou matérielle pour l éducation, B.5.2. Sécurité alimentaire (saine alimentation), B.5.3. Santé, bien-être et prévention, B.5.4. Sports et loisirs (culturels, artistiques, scientifiques). B.6. Budget détaillé du Projet avec la ventilation des dépenses; B.7. Formulaire d Information générale, dûment rempli (voir Annexe A). B.8. Récapitulatif du Projet soumis, dûment rempli (voir Annexe B) Les documents B.7 et B.8 sont disponibles sur http://actionsenfance.org/campagne.htm Voici quelques indications importantes : - Le montant alloué à un Projet retenu varie généralement entre 2 000 et 5 000$, - Nous vous suggérons fortement de ne pas créer un Projet spécifiquement pour cette demande, - Il faut toujours prévoir d autres sources de financement au Projet soumis, - Prenez en considération que généralement le soutien financier est octroyé vers les mois de févriermars de l année qui suit l année de la soumission de la demande. - Les projets qui visent à offrir UNIQUEMENT du soutien matériel sans aucun encadrement et suivi aux Enfants bénéficiaires tel que mentionné dans le Préambule, ne sont pas admissibles - Le nombre de projets soutenus annuellement varie selon les ressources disponibles et le nombre de projets retenus. Idéalement, 9 à 12 projets pourront être soutenus. Page 4 de 7
C. Les critères d évaluation des Projets reçus Pour qu un Projet soit évalué, il doit traiter d au moins, d une des priorités mentionnées au point B.5. De plus, plus le Projet démontre son efficacité à aider les Enfants bénéficiaires à sortir de leur situation de pauvreté et les aider à se prendre en main, plus il aura de chance d être retenu. Voici certains des points qui sont pris en considération durant l évaluation. Ils ne figurent pas en ordre de priorité et varient selon le genre du Projet soumis : C.1. Finalité du Projet; C.2. Durée totale du Projet; C.3. Fréquence des rencontres : C.3.1. Nombre de rencontres allouées à chaque Enfant bénéficiaire; C.3.2. Durée de chaque rencontre; C.3.3. Intervalle entre les rencontres; C.4. Moyens utilisés pour s assurer que chaque Enfant bénéficiaire vit sous le seuil de la pauvreté; C.5. Personnalisation de l intervention pour chaque Enfant bénéficiaire; C.6. Nombre d intervenants/animateurs versus nombre d Enfants bénéficiaires durant chaque rencontre; C.7. Qualifications et formation des intervenants/animateurs; C.8. Présence de suivi pour chaque Enfant bénéficiaire : C.8.1. Régularité des suivis ; C.8.2. Type de suivi; C.8.3. Personnalisation du suivi. C.9. Rôle attribué aux parents; C.10. Genre de matériel utilisé dans le Projet (si applicable); C.11. Évaluation du succès du Projet; C.12. Nature des dépenses; C.13. Montant total du budget versus nombre d Enfants bénéficiaires; C.14. La santé financière de l organisme admissible. D. Attribution du soutien financier et suivi D.1. Le montant accordé à un Projet retenu n est pas nécessairement le montant requis par l Organisme bénéficiaire. Il variera selon : D.1.1. Les ressources disponibles, D.1.2. Le nombre de Projets retenus, D.1.3. La pertinence du Projet basée sur le point C ci-haut. D.2. Lorsque le montant accordé est inférieur au montant requis, une vérification aura lieu auprès de l Organisme bénéficiaire pour s assurer que le Projet retenu pourra tout de même atteindre ses objectifs. Si le montant ne suffira pas pour l aboutissement du Projet, il sera octroyé à d autres organismes. D.3. L Organisme bénéficiaire signera le document de l «Accord de soutien financier» qui engagera les deux parties. D.4. Tel que mentionné dans l «Accord de soutien financier», ActionS enfance se réserve le droit de faire un suivi sur l utilisation des fonds attribués aux Organismes bénéficiaires pour s assurer qu ils ont bien été utilisés pour les fins du Projet auquel ils étaient destinés. D.5. L Organisme bénéficiaire qui aurait utilisé le soutien financier en partie ou en totalité pour d autres fins, sans en avoir reçu l approbation écrite préalable d ActionS enfance, pourrait, par résolution du CA, ne plus recevoir de soutien financier de notre part. Les organismes admissibles dont les Projets n auront pas été retenus seront avisés par écrit dans les plus brefs délais. N.B : Le CA peut à sa discrétion et sans préavis, apporter certaines modifications à cette Procédure. Page 5 de 7
Annexe A Exemple du document B.7. Formulaire d Information générale CE DOCUMENT DOIT ÊTRE COMPLÉTÉ ET SOUMIS AVEC LES AUTRES DOCUMENTS REQUIS Il est disponible sur http://actionsenfance.org/campagne.htm INFORMATION GÉNÉRALE Nom de l'organisme Année de constitution Adresse du siège social Adresse de correspondance (si différente du siège social) Téléphone (s) Adresse courriel Adresse Site internet Nom Téléphone Personne à la direction Courriel En poste depuis La zone (quartiers) desservie par vos services Mission de l'organisme Objectifs de l'organisme Numéro d'enregistrement comme organisme de bienfaisance auprès de l'agence du Revenu du Canada, si enregistré? Énumérez sans détails vos activités principales Nombre d'employés rémunérés à temps plein Nombre d'employés rémunérés à temps partiel Nombre de membres sur le conseil d'administration (CA) Président/te Vice-président/te Trésorier/ère Secrétaire Nom et position des membres de votre CA Nombre total de membres de l'organisme INFORMATION SUR VOS ÉTATS FINANCIERS Date de fin de votre année financière? (Jour et mois) Date de vos États financiers soumis avec cette demande de soutien Vos états financiers présentés sont-ils vérifiés ou audités? Total de vos revenus Total de vos dépenses Montant de votre masse salariale incluant les charges sociales Excédent / déficit Page 6 de 7
Annexe B Exemple du document B.8. Récapitulatif du Projet soumis CE DOCUMENT DOIT ÊTRE COMPLÉTÉ ET SOUMIS AVEC LES AUTRES DOCUMENTS REQUIS Il est disponible sur http://actionsenfance.org/campagne.htm Nom de l'organisme INFORMATION SUR LE PROJET SOUMIS Nom du Projet présenté Précisez la nature du Projet: (éducatio n, saine alimentatio n, so utien mo ral et préventio n, spo rts et lo isirs) Brève description du Projet Par quels moyens le Projet va-t-il améliorer le niveau de vie des enfants défavorisés? Depuis combien d'année le Projet est-il en cours? Nombre total de bénéficiaires du Projet de moins de 18 ans Nombre de bénéficiaires de moins de 18 ans vivant sous le seuil de pauvreté Tranches d'âges des bénéficiaires de moins de 18 ans Montant total requis pour le Projet Montant requis d'actions enfance Utilisation du montant requis d'actions enfance (détails et montant pour chaque type de dépense) achat de matériel salaires inscription aux activités déplacement autres: précisez Date souhaitée pour recevoir le soutien Durée totale du Projet Date du début du Projet Date de la fin du Projet Pendant la durée du Projet, combien de rencontres sont prévues pour le même bénéficiaire? Quelle est la durée de chacune de ces rencontres? À quelle fréquence se tiennent les rencontres pour le même bénéficiaire? Quelles sont les qualifications des intervenants/animateurs? Quelles formations offrez-vous aux intervenants/animateurs? Nombre d'intervenants/animateurs durant chaque rencontre versus le nombre de bénéficiaires Comment les bénéficiaires sont-ils référés à votre organisme? Comment vous assurez-vous que vos bénéficiaires vivent sous le seuil de la pauvreté? Votre intervention est-elle personnalisée selon la situation de chaque bénéficiaire? Décrivez le suivi effectué auprès de chaque bénéficiaire durant le cours du Projet. Y-a-t-il un certain rôle attribué aux parents durant le cours du Projet. Quel est ce rôle? Quel genre de matériel est utilisé durant le Projet? (Si applicable) Comment vous assurez-vous à court terme, que votre intervention a contribué à améliorer la situation de vie de chaque bénéficiaire? Quel est votre taux de succès? Quel suivi à moyen ou à long terme, effectuez-vous pour vous assurer que le bénéficiaire a pu vraiment sortir de sa pauvreté grâce à votre intervention? Quel est votre taux de succès? Quelles sont les mesures d'évaluation du succès du Projet? Noms des commanditaires confirmés du Projet et montant reçu ou à recevoir de chacun Noms des commanditaires potentiels du Projet et montant demandé à chacun Quels sont les éléments qui distingue votre Projet pour qu'il soit retenu par ActionS enfance parmi tant d'autres? Page 7 de 7