Le Président de l'office européen des brevets RÉSUMÉ

CA/55/15 Orig. : en Munich, le 05.06.2015 OBJET : Bilan social pour l'année 2014 SOUMIS PAR : DESTINATAIRES : Le Président de l'office européen des brevets Le Conseil d'administration (pour information) RÉSUMÉ Comme lors des années précédentes, le bilan social offre un panorama exhaustif de la situation du personnel et des conditions de travail à l OEB. À l aide d une série d indicateurs, il compare la situation de 2014 à celle de 2013, afin de montrer les évolutions et les tendances. Comme l an dernier, il s articule autour de sept thèmes principaux, qui couvrent toutes les questions sociales majeures, telles que la rémunération, les conditions de travail et le dialogue social. CA/55/15 f

- I - TABLE DES MATIÈRES Objet Page I. STRATÉGIE/FONCTIONNEMENT 1 II. RECOMMANDATION 1 III. MAJORITÉ REQUISE 1 IV. CONTEXTE 1 V. AUTRES POSSIBILITÉS 3 VI. INCIDENCE FINANCIÈRE 3 VII. BASE JURIDIQUE 3 VIII. DOCUMENTS CITÉS 3 IX. PUBLICATION RECOMMANDÉE 3 ANNEXE 1 BILAN SOCIAL 4 AVANT-PROPOS 4 1. EMPLOI ET DÉVELOPPEMENT PROFESSIONNEL 6 1.1 Nombre total d'agents en activité à l'oeb 6 1.2 Répartition des agents par fonction 6 1.3 Répartition des agents par lieu d'affectation 7 1.4 Répartition des agents par sexe 7 1.5 Répartition des agents par tranche d'âge 9 1.6 Répartition des agents par nationalité 10 1.7 Répartition des agents par type de contrat (agents contractuels ou permanents) 16 1.8 Répartition des agents selon la durée de service à l'oeb 18 1.9 Répartition des agents par catégorie, par grade et par sexe 19 1.10 Vacances d'emploi : nombre d'avis publiés 22 1.11 Recrutements externes 23 1.12 Nominations et promotions 25 1.13 Formation 25 1.14 Missions 27 1.15 Cessation définitive des fonctions à l'oeb, y compris mise en invalidité 27 2. RÉMUNÉRATION 28 2.1 Masse salariale de l'année et traitement de base moyen 28 2.2 Comparaison entre le 10 e centile et le 90 e centile 29 2.3 Allocations et indemnités 29 CA/55/15 f

- II - 3. COUVERTURE SOCIALE ET RÉGIME DE PENSIONS 32 3.1 Population affiliée au régime de prévoyance sociale de l'oeb 32 3.2 Prestations sociales 34 3.3 Prestations versées aux bénéficiaires d'une allocation d'invalidité 34 3.4 Prestations versées aux pensionnés 34 3.5 Cotisations aux régimes de prévoyance sociale et de pensions de l'oeb 36 4. CONDITIONS DE TRAVAIL 38 4.1 Personnel travaillant à temps partiel 38 4.2 Personnel bénéficiant du télétravail à temps partiel 38 4.3 Heures de flexibilité et de compensation 39 4.4 Heures supplémentaires, service continu et service de garde 39 4.5 Jours ouvrés et absences 40 5. SANTÉ, SÉCURITÉ ET BIEN-ÊTRE DU PERSONNEL 42 5.1 Activités relatives aux services médicaux (service de santé au travail et médecin-conseil) 42 5.2 Principales activités du service de sécurité au travail 43 5.3 Dépenses en matière de santé et de sécurité 44 5.4 Ressources internes consacrées à la santé et à la sécurité au travail 44 5.5 Financement des affaires sociales 44 5.6 Prêts immobiliers consentis au personnel 45 6. DIALOGUE SOCIAL 46 6.1 Élections des représentants du personnel 46 6.2 Réunions d organes statutaires 48 6.3 Actions revendicatives 49 7. RÈGLEMENT DES CONFLITS 50 7.1 Unité de règlement des conflits 50 7.1.1 Prévention du harcèlement 50 7.1.2 Réexamen par le management 50 7.2 Recours internes 52 7.2.1 Recours par catégorie 53 7.2.2 Issue des recours à l OEB 54 7.2.3 Requêtes présentées par des agents de l OEB auprès du TAOIT 54 7.3 Indicateurs relatifs aux fraudes et aux fautes 55 GLOSSAIRE 57 ANNEXE 2 BARÈMES DES TRAITEMENTS NETS, EN EUROS, À PARTIR DU 1 ER JUILLET 2014 71 CA/55/15 f

I. STRATÉGIE/FONCTIONNEMENT 1. Fonctionnement II. RECOMMANDATION 2. Il est demandé au Conseil d'administration de prendre note du bilan social figurant à l'annexe 1. Le présent document est soumis au Conseil d'administration pour information. III. MAJORITÉ REQUISE 3. Néant IV. CONTEXTE 4. Le bilan social offre une synthèse des principaux faits et chiffres concernant les questions sociales, constituant ainsi une plate-forme objective de discussion. 5. Publié pour la première fois pour l année 2012, le bilan social est devenu le document de référence concernant les questions sociales. Il permet aux différents acteurs du dialogue social d'avoir une compréhension commune de la situation actuelle ainsi que des défis à venir. Les objectifs du bilan social 2014 sont donc les suivants : offrir un panorama exhaustif de la situation du personnel et des conditions de travail à l'oeb ; accroître la transparence en fournissant un ensemble de données cohérent, qui sera mis à la disposition des parties prenantes internes et externes ; promouvoir le dialogue social sur la base de données claires et objectives, pouvant être comparées d'une année sur l'autre ; soutenir la mise en œuvre de la feuille de route RH et contribuer au suivi des mesures envisagées et de leurs conséquences ; présenter des analyses permettant de définir de nouvelles mesures visant à améliorer les conditions de travail, l'efficacité et, plus généralement, la situation de l'organisation dans son ensemble. 6. Le bilan social 2014 présenté à l annexe 1 s articule autour des sept thèmes principaux suivants : 1) l emploi et le développement professionnel ; 2) la rémunération ; CA/55/15 f 1/74

3) les régimes de prévoyance sociale et de pensions ; 4) les conditions de travail ; 5) la santé, la sécurité et le bien-être du personnel ; 6) le dialogue social ; 7) le règlement des conflits. 7. Les nouveaux indicateurs intégrés au bilan social 2014 sont les suivants : le recrutement externe selon les nationalités ; l âge moyen de départ en pension au cours des deux dernières années. 8. Les faits marquants de 2014 sont les suivants : le nombre de candidatures reçues a progressé de 23 % par rapport à 2013, pour s établir à 18 158 ; 193 examinateurs ont été recrutés, soit 6 % de plus qu en 2013 ; le pourcentage d examinateurs a progressé de 2,7 %, si bien que les examinateurs représentent désormais 61 % des effectifs totaux de l OEB ; en 2014, l OEB employait des agents originaires de 34 États membres. Parmi les nouvelles recrues depuis 2012, on compte des agents provenant d Albanie, de l ex-république yougoslave de Macédoine et de Serbie. la proportion d agents de catégorie A a progressé de 2,6 % par rapport à 2013, pour atteindre 75,6 % ; les rémunérations sont restées stables, un examinateur gagnant en moyenne 10 900 EUR nets par mois (après déduction des impôts et des cotisations sociales) ; plus de 9 millions d EUR ont été consacrés à la formation, soit 6 % de plus qu en 2013. Le nombre d heures de formation a augmenté de 13 %, tandis que l utilisation des modules de formation en ligne a progressé de 33 % ; CA/55/15 f 2/74

près de 1 100 agents participaient au système de télétravail à temps partiel, soit 33 % de plus qu en 2013 ; le niveau des congés de maladie est resté stable et s établissait, en moyenne, à 11,5 jours par ETP, soit 22 % de moins qu en juin 2010 ; 223 demandes de réexamen par le management ont été présentées, soit 32 % de moins qu en 2013. Moins de 43 % de ces demandes sont parvenues au stade du recours ; 93 % des décisions de l'office ont été confirmées par le TAOIT, contre 69 % en 2013. 9. La préparation d'un bilan social est une pratique courante et établie dans de nombreuses grandes organisations publiques et privées. Faisant généralement l'objet d'une publication officielle, le bilan est mis à la disposition du personnel et des milieux intéressés externes. V. AUTRES POSSIBILITÉS 10. Néant VI. INCIDENCE FINANCIÈRE 11. Néant VII. BASE JURIDIQUE 12. Article 10 CBE VIII. DOCUMENTS CITÉS 13. Aucun IX. PUBLICATION RECOMMANDÉE 14. Oui CA/55/15 f 3/74

ANNEXE 1 BILAN SOCIAL AVANT-PROPOS En 2014, l OEB a obtenu des performances remarquables, qui lui permettent d être mieux armé face aux défis actuels et futurs. La production et l efficacité globale (en termes de produits par ETP) ont encore progressé, tandis que la grande qualité de notre procédure de délivrance des brevets a été confirmée par la certification ISO 9001. Ces résultats ont contribué à consolider la situation budgétaire de l OEB, déjà saine en soi, ce qui, par ricochet, a permis à l Organisation de continuer à investir davantage dans le recrutement d examinateurs. Le bilan montre que 193 examinateurs ont été recrutés en 2014, soit 6 % de plus qu en 2013. L Office doit toutefois attirer un grand nombre de candidats s il veut maintenir l excellence de ses ressources humaines. Les données de 2014 indiquent que la capacité d attrait de l OEB a progressé, puisque le nombre de candidatures externes a augmenté de 23 % en un an. Les candidatures émanent encore de l ensemble de nos États membres, si bien que l OEB emploie désormais des agents originaires de 34 pays. Afin de garantir la continuité de ces performances et de ces succès, l Office s attache sans réserve à assurer des conditions de travail optimales pour l ensemble de ses agents en contrepartie de leur expertise exceptionnelle et de leur engagement face aux objectifs de l Organisation. Le programme de formations, en particulier de formations en ligne, a été étoffé par rapport à 2013, offrant ainsi une flexibilité accrue aux agents. C est précisément cette flexibilité qui continue de caractériser la vie professionnelle à l OEB. La part d agents exerçant leurs activités dans le cadre du télétravail à temps partiel a ainsi progressé de 33 %. Comme lors des années précédentes, le bilan social souligne la capacité de l OEB à offrir des prestations sociales compétitives et stables. Il offre également un panorama exhaustif de la situation du personnel et des conditions de travail à l OEB. À l aide d une série d indicateurs, il compare la situation de 2014 à celle de 2013, afin de montrer les évolutions et les tendances. Comme l an dernier, il s articule autour de sept thèmes principaux, qui couvrent toutes les questions sociales majeures, telles que la rémunération, les conditions de travail et le dialogue social. En fournissant des informations concises et factuelles sur l'ensemble de ces thèmes, le présent bilan constitue le document de référence concernant les questions sociales. Il permet aux différents acteurs du dialogue social d'avoir une compréhension commune des succès engrangés ainsi que des défis à venir. CA/55/15 f 4/74

Afin de relever ces défis, des réformes et des modifications significatives ont été introduites en 2014, conformément aux orientations stratégiques définies dans les feuilles de route approuvées par le Conseil d administration. Comme le bilan le montre, la mise en œuvre de la feuille de route RH produit des résultats tangibles, tels que le recul constant des congés de maladie ainsi que la baisse de 32 % du nombre de demandes de réexamen par le management par rapport à 2013. Seules quelque 43 % de ces demandes sont parvenues au stade du recours interne. Ces mesures sont essentielles pour améliorer l environnement de travail à l Office et créent des bases solides et pérennes pour financer nos engagements à long terme et les défis à venir. Si les tendances décrites dans le présent document nous fournissent de nombreux arguments pour soutenir la mise en œuvre de la feuille de route RH, nous pouvons également exploiter ces informations de manière prospective. Le bilan social 2014 est un outil précieux pour nous aider à identifier de nouvelles mesures susceptibles d améliorer les conditions de travail et, plus généralement, la situation de l Organisation dans son ensemble. CA/55/15 f 5/74

1. Emploi et développement professionnel La présente section traite de la structure du personnel de l'oeb et détaille la répartition des agents par lieu d'affectation, par fonction, par tranche d'âge, par sexe et par nationalité. Elle fournit également des chiffres clés relatifs au recrutement, à la mobilité interne, à la formation et au développement personnel. Elle présente enfin des statistiques concernant les principaux motifs de cessation de service à l'oeb. 1.1 Nombre total d'agents en activité à l'oeb Fin 2014, le nombre d'agents en activité à l'oeb était de 6 892, soit une augmentation de 1,1 % par rapport à l'année précédente. Tableau 1 : Évolution du nombre total d'agents en activité à l'oeb en 2013-2014 (total des effectifs) 2013 2014 Évolution Effectifs au 31 décembre 6 814 6 892 +1,1 % ETP (équivalent temps plein) 6 737 6 865 +1,9 % Source : FIPS 1.2 Répartition des agents par fonction Fin 2014, le nombre d'agents travaillant en tant qu'examinateurs ou que membres des chambres de recours était de 4 393, ce qui représente 64 % du total des effectifs de l'oeb. Les autres agents exerçaient une activité de soutien à la procédure en matière de brevets ou d'autres activités, par exemple au service juridique, aux ressources humaines, dans le domaine des achats ou dans le service des bâtiments. Les effectifs ont augmenté de 1,1 %. Le nombre d examinateurs et de membres des chambres de recours a progressé de 2,7 % par rapport à 2013, tandis que le nombre d agents soutenant la procédure en matière de brevets ou exerçant d autres fonctions a reculé de 1,5 %. Tableau 2 : Répartition du nombre d'agents par fonction en 2013-2014 (total des effectifs) Fonction 31 déc. 2013 31 déc. 2014 Évolution Examinateurs 4 112 4 221 +2,7 % Membres des chambres de recours 166 172 +3,6 % Soutien à la procédure en matière de brevets 883 847-4,1 % Autres 1 653 1 652-0,1 % Total 6 814 6 892 +1,1 % Source : FIPS CA/55/15 f 6/74

Graphique 3 : Évolution de la répartition des agents par fonction en 2013-2014 Source : FIPS 1.3 Répartition des agents par lieu d'affectation Les agents de l'oeb sont répartis entre les cinq lieux d'affectation suivants : Munich, La Haye, Berlin, Vienne et Bruxelles. Munich et La Haye comptent le plus grand nombre d'agents. Fin 2014, le nombre d'agents travaillant à Munich était de 3 823 (55 % du total des effectifs) et de 2 690 (39 % du total des effectifs) à La Haye. Tableau 4 : Répartition du nombre d'agents par lieu d'affectation en 2013-2014 (total des effectifs) Lieu d'affectation 31 déc. 2013 31 déc. 2014 Évolution Munich 3 771 3 823 +1,4 % La Haye 2 658 2 690 +1,2 % Berlin 272 269-1,1 % Vienne 109 106-2,7 % Bruxelles 4 4 0,0 % Total 6 814 6 892 +1,1 % Source : FIPS 1.4 Répartition des agents par sexe Fin 2014, 33 % du nombre total d'agents à l'oeb étaient des femmes. Ce pourcentage varie en fonction du lieu d'affectation, s'échelonnant entre 26 % pour Berlin et 53 % pour Vienne. CA/55/15 f 7/74

Graphique 5 : Répartition des agents par sexe en 2014 Source : FIPS Pour des raisons administratives, les agents de Bruxelles sont regroupés avec ceux de Munich dans les tableaux qui suivent. CA/55/15 f 8/74

1.5 Répartition des agents par tranche d'âge L'âge moyen d'un agent de l'oeb est de 45,9 ans, contre 46,5 ans en 2013. 53 % des effectifs totaux ont entre 36 et 48 ans. Graphique 6 : Pyramide des âges des agents de l'oeb au 31 décembre 2014 Source : FIPS CA/55/15 f 9/74

1.6 Répartition des agents par nationalité Fin 2014, 34 nationalités étaient représentées à l'oeb (soit une de plus qu'en 2013). Graphique 7 : Répartition des agents de l'oeb par nationalité (pays) au 31 décembre 2014 Source : FIPS Un agent originaire d ex-république yougoslave de Macédoine est entré en fonctions à l OEB en 2014. CA/55/15 f 10/74

Tableau 8 : Évolution du nombre d'agents par nationalité (pays), 2013-2014 Nationalité 31 déc. 2013 31 déc. 2014 Évolution Allemagne 1 862 1 886 +1,29 % France 1 244 1 256 +0,96 % Pays-Bas 548 535-2,37 % Italie 517 535 +3,48 % Espagne 480 490 +2,08 % Royaume-Uni 475 469-1,26 % Belgique 333 332-0,30 % Autriche 229 229 0,0 % Grèce 182 191 +4,95 % Roumanie 133 135 +1,50 % Suède 116 115-0,86 % Portugal 101 105 +3,96 % Irlande 80 80 +0,00 % Suisse 69 70 +1,45 % Danemark 69 70 +1,45 % Pologne 68 73 +7,35 % Luxembourg 60 60 0,00 % Finlande 49 49 0,00 % Bulgarie 41 43 +4,88 % Hongrie 31 32 +3,23 % Turquie 31 34 +9,68 % République tchèque 22 25 +13,64 % Slovaquie 20 21 +5,00 % Slovénie 16 16 0,00 % Chypre 9 10 +11,11 % Estonie 7 7 0,00 % Lettonie 6 6 0,00 % Croatie 5 5 0,00 % Lituanie 5 6 +20,00 % Islande 2 2 0,00 % Malte 2 2 0,00 % Albanie 1 1 0,00 % Serbie 1 1 0,00 % CA/55/15 f 11/74

Nationalité 31 déc. 2013 31 déc. 2014 Évolution Ex-République yougoslave de Macédoine 0 1 - Liechtenstein 0 0 - Monaco 0 0 - Norvège 0 0 - Saint-Marin 0 0 Total 6 814 6 892 +1,14 % Source : FIPS Tableau 9 : Comparaison entre la représentation des nationalités à l'oeb et la population totale des États parties à la CBE Nationalité (pays) Nombre d'agents de l'oeb au 31 déc. 2014 En % du total des effectifs de l'oeb Population des États parties à la CBE (en millions) au 1 er janv. 2014 En % de la population totale des États parties à la CBE Demandes de brevet par pays de résidence du demandeur 1 Allemagne 1 886 27,37 % 80,78 13,24 % 25 621 France 1 256 18,22 % 65,86 10,80 % 10 557 Italie 535 7,76 % 60,78 9,97 % 3 613 Pays-Bas 535 7,76 % 16,83 2,76 % 6 844 Espagne 490 7,11 % 46,51 7,63 % 1 456 Royaume-Uni 469 6,81 % 64,31 10,54 % 4 687 Belgique 332 4,82 % 11,20 1,84 % 1 900 Austriche 229 3,33 % 8,51 1,40 % 1 963 Grèce 191 2,77 % 10,99 1,80 % 87 Roumanie 135 1,96 % 19,94 3,27 % 28 Suède 115 1,67 % 9,64 1,58 % 3 837 Portugal 105 1,53 % 10,43 1,71 % 112 Irlande 80 1,16 % 4,60 0,75 % 608 Pologne 73 1,06 % 38,50 6,31 % 475 Suisse 70 1,02 % 8,14 1,33 % 6 833 Danemark 70 1,02 % 5,63 0,92 % 1 973 Luxembourg 60 0,87 % 0,55 0,09 % 463 Finlande 49 0,71 % 5,45 0,89 % 2 193 Bulgarie 43 0,62 % 7,25 1,19 % 32 Turquie 34 0,49 % 76,67 12,57 % 402 CA/55/15 f 12/74

Nationalité (pays) Nombre d'agents de l'oeb au 31 déc. 2014 En % du total des effectifs de l'oeb Population des États parties à la CBE (en millions) au 1 er janv. 2014 En % de la population totale des États parties à la CBE Demandes de brevet par pays de résidence du demandeur 1 Hongrie 32 0,46 % 9,88 1,62 % 110 République tchèque 25 0,36 % 10,51 1,72 % 167 Slovaquie 21 0,30 % 5,42 0,89 % 28 Slovénie 16 0,23 % 2,06 0,34 % 123 Chypre 10 0,15 % 0,86 0,14 % 47 Estonie 7 0,10 % 1,32 0,22 % 36 Lituanie 6 0,09 % 2,94 0,48 % 24 Lettonie 6 0,09 % 2,00 0,33 % 12 Croatie 5 0,07 % 4,25 0,70 % 8 Malte 2 0,03 % 0,43 0,07 % 55 Islande 2 0,03 % 0,33 0,05 % 41 Serbie 1 0,01 % 7,15 1,17 % 11 Albanie 1 0,01 % 2,90 0,48 % 3 Ex-Rép. yougoslave de 1 0,01 % 2,07 0,34 % 1 Macédoine Saint-Marin** 0,03 0,00 % 6 Norvège 5,11 0,84 % 525 Monaco* 0,04 0,01 % 22 Liechtenstein 0,04 0,01 % 277 Total 6 892 100,00 % 609,91 100,00 % 75 180 Source : FIPS, Eurostat (au 1 er janvier 2014), sauf pour Monaco et Saint-Marin * Population au 31 déc. 2013, chiffre fourni par l'institut Monégasque de la Statistique et des Études Économiques (IMSEE) ** Population en janvier 2014, chiffre fourni par le Ministère des affaires étrangères et politiques de la République de Saint-Marin (http://www.esteri.sm) 1 Site Internet de l'oeb : "Demandes de brevet européen déposées auprès de l'oeb" CA/55/15 f 13/74

Graphique 10 : Nombre d'agents de l'oeb par million d'habitants dans les États parties à la CBE Source : comme tableau 9 Ce graphique compare le nombre d'agents de l'oeb d'une nationalité donnée au nombre d'habitants du pays correspondant (en millions). Exemple : 1 886 Allemands employés à l'oeb par rapport à 80,78 millions d'habitants en Allemagne en 2014, donnant un ratio de 23,35. CA/55/15 f 14/74

Tableau 11 : Regroupement des nationalités par lieu d'affectation au 31 déc. 2014 Lieu d'affectation Pourcentage d'agents ressortissants d'un État autre que le pays d'affectation Nombre de nationalités représentées Munich* 65 % 32 La Haye 84 % 30 Berlin 66 % 21 Vienne 69 % 18 Total OEB 73 % 34 Source : FIPS * agents de Bruxelles inclus Tableau 12 : Répartition des nationalités par lieu d'affectation au 31 déc. 2014 Nationalité Berlin % des effectifs du site Munich* % des effectifs du site La Haye % des effectifs du site Vienne % des effectifs du site Allemagne 91 33,8 % 1 330 34,8 % 440 16,4 % 25 23,6 % France 53 19,7 % 640 16,7 % 554 20,6 % 9 8,5 % Italie 15 5,6 % 342 8,9 % 176 6,6 % 2 1,9 % Espagne 24 8,9 % 261 6,8 % 197 7,3 % 8 7,6 % Royaume-Uni 22 8,2 % 256 6,7 % 181 6,7 % 10 9,5 % Autriche 9 3,3 % 150 3,9 % 37 1,4 % 33 31,1 % Grèce 5 1,9 % 100 2,6 % 85 3,2 % 1 1,0 % Pays-Bas 3 1,11 % 98 2,6 % 433 16,1 % 1 1,0 % Belgique 5 1,9 % 82 2,1 % 240 8,9 % 5 4,7 % Roumanie 1 0,4 % 73 1,9 % 59 2,2 % 2 1,9 % Suède 16 5,9 % 72 1,9 % 27 1,0 % 0,0 % Irlande 3 1,1 % 55 1,4 % 21 0,8 % 1 0,9 % Suisse 4 1,5 % 48 1,3 % 18 0,7 % 0,0 % Danemark 1 0,4 % 44 1,2 % 25 0,9 % 0,0 % Pologne 5 1,9 % 39 1,0 % 28 1,0 % 1 0,9 % Portugal 5 1,9 % 37 1,0 % 63 2,3 % 0,0 % Luxembourg 1 0,4 % 36 0,9 % 21 0,8 % 2 1,9 % Finlande 1 0,4 % 32 0,8 % 15 0,6 % 1 0,9 % Bulgarie 0 0,0 % 28 0,7 % 15 0,6 % 0,0 % Hongrie 0 0,0 % 17 0,4 % 14 0,5 % 1 0,9 % Slovaquie 0 0,0 % 16 0,4 % 3 0,1 % 2 1,9 % CA/55/15 f 15/74

Nationalité Berlin % des effectifs du site Munich* % des effectifs du site La Haye % des effectifs du site Vienne % des effectifs du site République tchèque 2 0,7 % 15 0,4 % 8 0,3 % 0,0 % Turquie 1 0,4 % 15 0,4 % 17 0,6 % 1 0,9 % Slovénie 0 0,0 % 12 0,3 % 3 0,1 % 1 0,9 % Chypre 2 0,7 % 7 0,2 % 1 0,0 % 0,0 % Estonie 0 0,0 % 6 0,2 % 1 0,0 % 0,0 % Lituanie 0 0,0 % 6 0,2 % 0,0 % 0,0 % Lettonie 0 0,0 % 4 0,1 % 2 0,1 % 0 0,0 % Croatie 0 0,0 % 2 0,1 % 3 0,1 % 0 0,0 % Malte 0 0,0 % 2 0,1 % 0 0,0 % 0 0,0 % Albanie 0 0,0 % 1 0,0 % 0 0,0 % 0 0,0 % Ex-Rép. yougoslave de Macédoine 0 0,0 % 1 0,0 % 0 0,0 % 0 0,0 % Islande 0 0,0 % 0,0 % 2 0,1 % 0 0,0 % Serbie 0 0,0 % 0,0 % 1 0,0 % 0 0,0 % TOTAL 269 100,0 % 3 827 100,0 % 2 690 100,0 % 106 100,0 % Source : FIPS * agents de Bruxelles inclus 1.7 Répartition des agents par type de contrat (agents contractuels ou permanents) Les agents contractuels sont engagés sur la base d'un contrat à durée déterminée. Ils représentent moins de 3 % du nombre total d'agents. Le nombre total d'agents contractuels a augmenté chez les examinateurs afin qu'ils puissent acquérir les compétences linguistiques minimales requises. Une fois ces compétences acquises, les examinateurs sous contrat deviennent fonctionnaires (décision CA/84/08). 33 % des agents sont de sexe féminin (50 % dans les domaines autres que l'examen et 23 % dans le domaine de l examen). CA/55/15 f 16/74

Tableau 13 : Évolution du nombre d'agents permanents et contractuels en 2013-2014 Nombre d'agents (total des effectifs) Fonction 31 déc. 2013 31 déc. 2014 Évolution Agents permanents Examinateurs 4 057 4 126 +1,7 % Chambres de recours 166 172 +3,6 % Personnel de soutien à la procédure en matière de brevets 882 847-4,0 % Autres 1 584 1 576-0,5 % Total agents permanents 6 523 6 549 +0,4 % Agents contractuels Examinateurs* 55 95 +72,7 % Personnel de soutien à la procédure en matière de brevets 0 0 - Autres 69 76 +10,1 % Total agents contractuels 124 171 +37,9 % Membres des chambres de recours 166 172 +3,61 % Total membres des chambres de recours 166 172 +3,61 % Total 6 814 6 892 +1,1 % Source : FIPS * Suite à la décision CA/84/08 Graphique 14 : Répartition des agents contractuels et permanents par sexe au 31 déc. 2014 Source : FIPS CA/55/15 f 17/74

1.8 Répartition des agents selon la durée de service à l'oeb Plus de 60 % des agents de l OEB ont été recrutés entre 1998 et 2009. 30 % des agents actuellement en service sont entrés à l'oeb entre 1999 et 2003. Au cours de cette période, le taux de recrutement a été multiplié par six par rapport aux cinq années précédentes (1994-1998), pendant lesquelles les recrutements avaient été gelés. Graphique 15 : Répartition du nombre d'agents selon la durée de service à l'oeb (en années) au 31 déc. 2014 CA/55/15 f 18/74

1.9 Répartition des agents par catégorie, par grade et par sexe La catégorie A compte principalement des examinateurs, des administrateurs et des juristes : les agents de grades A3 et A4 représentent 75 % des effectifs de la catégorie A ; en moyenne, 24 % des agents de catégorie A sont de sexe féminin. Le pourcentage des agents de sexe féminin de grade A5 (directeurs) est de 15 %. La catégorie B compte principalement des agents administratifs : 63 % des agents de catégorie B sont de sexe féminin (pour l essentiel de grades B3 et B4) ; pour le grade B6 (agents de maîtrise), ce sont les agents de sexe masculin qui prédominent, représentant 60 % des effectifs totaux. La catégorie C compte principalement des agents de service : 90 % des agents de catégorie C sont de grades C4 et C5 ; 91 % des agents de catégorie C sont de sexe masculin. CA/55/15 f 19/74

Tableau 16 : Répartition des agents par catégorie et par grade au 31 déc. 2014 Grade Tableau des effectifs 31 déc. 2013 Tableau des effectifs 31 déc. 2014 Évolution % du total des effectifs à l'oeb % du total pour la catégorie A7 6 6 +0,00 % 0,09 % 0,12 A6 57 55-3,51 % 0,80 % 1,06 A5 344 340-1,16 % 4,93 % 6,53 A4(2) 379 397 +4,75 % 5,76 % 7,62 A4 1 484 1 602 +7,95 % 23,24 % 30,73 A3 2 278 2 268-0,44 % 32,91 % 43,53 A2 435 425-2,30 % 6,17 % 8,16 A1 93 117 +25,81 % 1,70 % 2,25 Total A 5 076 5 210 +2,64 % 75,60 % 100,00 B6 87 83-4,60 % 1,20 % 5,17 B5 383 404 +5,48 % 5,86 % 25,19 B4 476 479 +0,63 % 6,95 % 29,86 B3 530 536 +1,13 % 7,78 % 33,42 B2 171 96-43,86 % 1,39 % 5,99 B1 7 6-14,29 % 0,09 % 0,37 Total B 1 654 1 604-3,02 % 23,27 % 100,00 C6 3 2-33,33 % 0,03 % 2,56 C5 39 42 +7,69 % 0,61 % 53,85 C4 32 28-12,50 % 0,41 % 35,90 C3 9 6-33,33 % 0,09 % 7,69 C2 1-100,00 % Total C 84 78-7,14 % 1,13 % 100,00 Total OEB 6 814 6 892 +1,14 % 100,00 % Source : FIPS * Conformément au modèle d'efficacité, les recrutements d'agents de catégorie B sont très lents. Des efforts sont faits pour couvrir les besoins de l'office via un redéploiement interne. CA/55/15 f 20/74

Graphique 17 : Répartition des agents par sexe et par grade au 31 déc. 2014 CA/55/15 f 21/74

1.10 Vacances d'emploi : nombre d'avis publiés Tableau 18 : Répartition du nombre de vacances d'emploi par type de publication et par groupe de grades en 2013-2014 Type de publication Groupe de grades 2013 2014 Évolution Interne A6 4 5 +25 % A5 6 5-17 % A4/1 26 19-27 % B6/4 6 10 +67 % B5/1 82 63-23 % C5/1 1 0-100 % Total 125 102-18 % Interne/externe A6 0 2 - A5 19 7-63 % A4/1 39 36-8 % B6/4 2 0-100 % B5/1 5 3-40 % Total 65 48-26 % Total 190 150-21 % Source : CADABRA Remarque : un avis de vacance peut impliquer plusieurs recrutements (postes d examinateurs). Remarque : les vacances d'emploi A7 sont soumises à des procédures spécifiques non enregistrées dans CADABRA. Tableau 19 : Nombre de candidatures, 2014 Lieu d'affectation Examinateurs Non-examinateurs Total Munich 6 461 5 295 11 756 La Haye 4 290 1 914 6 204 Berlin 188 3 191 Vienne 0 7 7 Total 10 939 7 219 18 158 Source : CADABRA 18 158 candidatures ont été reçues en 2014, soit une augmentation de 23 % par rapport à 2013. CA/55/15 f 22/74

1.11 Recrutements externes En 2014, 240 personnes ont été recrutées à l'oeb, soit 8,1 % de plus que l'année précédente. La grande majorité des personnes embauchées (80 % contre 83 % en 2013) étaient des examinateurs et des administrateurs (groupe de grades A4/A1). Plus de 69 % étaient des hommes (75 % en 2013). L'âge moyen des nouvelles recrues en 2014 était de 34,3 ans (35 ans en 2013). Tableau 20 : Répartition des recrutements externes, 2013-2014 Fonction Groupe de grades 2013 2014 Évolution Chambres de recours A5 2 2 0,0 % Examinateurs A4/A1 182 193 +6,0 % Autres A7 0 0 - A6 0 1 - A5 5 2-60,0 % A4/A1 27 35 +29,6 % B6/B4 0 3 - B5/B1 6 4-33,3 % Total autres 38 45 +18,4 % Total 222 240 +8,1 % Source : FIPS Graphique 21 : Répartition des recrutements externes par sexe et groupe de grades, 2014 Source : FIPS CA/55/15 f 23/74

Tableau 22 : Répartition des recrutements par nationalité, 2013-2014 NOUVEL INDICATEUR Nationalité 2013 2014 Part Évolution Allemagne 52 82 34,2 % +58 % France 42 42 17,5 % 0 % Italie 19 22 9,2 % +16 % Espagne 19 18 7,5 % -5 % Grèce 18 11 4,6 % -39 % Pays-Bas 10 11 4,6 % +10 % Royaume-Uni 7 10 4,2 % +43 % Belgique 8 7 2,9 % -13 % Autriche 5 6 2,5 % +20 % Pologne 4 5 2,1 % +25 % Roumanie 6 4 1,7 % -33 % Portugal 10 4 1,7 % -60 % République tchèque 3 1,3 % - Turquie 3 3 1,3 % 0 % Bulgarie 3 2 0,8 % -33 % Suisse 1 2 0,8 % +100 % Serbie 1 1 0,4 % 0 % Ex-Rép. yougoslave de Macédoine 1 0,4 % - Slovaquie 1 1 0,4 % 0 % Finlande 1 1 0,4 % 0 % Lituanie 1 1 0,4 % 0 % Danemark 1 0,4 % - Chypre 1 0,4 % - Hongrie 1 1 0,4 % 0 % Irlande 3 0,0 % -100 % Albanie 1 0,0 % -100 % Croatie 2 0,0 % -100 % Islande 1 0,0 % -100 % Luxembourg 1 0,0 % -100 % Slovénie 2 0,0 % -100 % Total 222 240 100,0 % +8 % CA/55/15 f 24/74

1.12 Nominations et promotions Les fonctionnaires de l'oeb peuvent soit être promus, sur décision du Président suite à une recommandation de la commission de promotions, soit être nommés à un autre emploi suite à une procédure de sélection (article 49 du statut des fonctionnaires). En 2014, 567 agents au total ont été promus ou nommés à un autre emploi (contre 480 en 2013), ce qui correspond à 8,2 % des effectifs. 96,5 % de ces agents ont été promus, tandis que les 3,5 % restants ont été nommés. Tableau 23 : Nombre d'agents nommés ou promus en 2013-2014 Groupe de grades Femmes Hommes Total 2014 Total 2013 Évolution Nominations A6 2 2 4 5-20 % A5 2 8 10 23-57 % A4/A1 0 2 2 5-60 % B6/B4 0 0 0 1-100 % B5/B1 0 2 2 1 +100 % C6/C4 0 1 1 0 - Total nominations 4 15 19 35-46 % Promotions A4/A1 115 296 411 321 +28 % B6/B4 32 21 53 51 +4 % B5/B1 59 18 77 66 +17 % C6/C4 0 0 0 2-100 % C5/C1 0 7 7 5 +40 % Total promotions 206 342 548 445 +23 % Total 210 357 567 480 +18 % Source : FIPS 1.13 Formation Un budget total de 11,8 millions d'euros a été affecté à la formation en 2014 (12 millions en 2013). 76 % du budget alloué a été effectivement dépensé. Le nombre total d'heures de formation s'est élevé à 231 954, ce qui représente une hausse de 13 % sur 2013. Cette progression est due essentiellement à la formation des nouveaux arrivants. En outre, 24 219 heures de formation en ligne ont été assurées, ce qui représente une hausse de 33 % sur 2013. CA/55/15 f 25/74

Tableau 24 : Dépenses prévues et effectives pour la formation (en EUR), 2013-2014 2013 2014 Pourcentage dépensé Prévisions Dépenses Pourcentage dépensé Prévisions Dépenses Total des dépenses 12 065 000 8 486 776 70 % 11 880 000 9 020 727 76 % Source : FIPS Graphique 25 : Répartition des dépenses de formation en 2014 Source : FIPS Tableau 26 : Indicateurs relatifs aux activités de formation, 2013-2014 Indicateurs relatifs à la formation 2013 2014 Évolution Nombre d'agents ayant bénéficié d'une formation au minimum 4 880 4 602-5,7 % Proportion d'agents ayant bénéficié d'une formation au minimum (pourcentage des effectifs de l'oeb) 72 % 67 % Dépenses moyennes de formation par agent (en EUR) 1 245 1 309 +5,1 % Dépenses moyennes de formation par agent ayant bénéficié d'une formation au minimum (en EUR) 1 739 1 960 +12,7 % Source : FIPS CA/55/15 f 26/74

1.14 Missions Tableau 27 : Répartition des missions, 2013-2014 1 2013 2014 Évolution But du voyage Voyages Agents Dépenses Voyages Agents Dépenses Voyages Agents Dépenses Professionnel 6 003 1 313 7 219 490 5 849 1 352 6 893 462-3 % +3 % -5 % Formation 4 301 2 546 5 681 278 4 163 2 390 5 933 751-3 % -6 % +4 % Missions combinées 359 277 589 528 342 243 534 170-5 % -12 % -9 % Total 10 663 4 136 13 490 296 10 354 3 985 13 361 383-3 % -4 % -1 % En 2014, près de 20 % des agents ont voyagé pour des raisons professionnelles et 35 % pour des formations, représentant un total de 10 354 voyages. 1.15 Cessation définitive des fonctions à l'oeb, y compris mise en invalidité 183 personnes ont cessé définitivement leurs fonctions à l'oeb en 2014. Le principal motif de cessation des fonctions a été la mise à la retraite (78 % des cas). En 2014, le taux de renouvellement du personnel à l'oeb a atteint 2,6 %, contre 2,5 % en 2013. Tableau 28 : Répartition des agents ayant cessé leurs fonctions, 2013-2014 Motif 2013 % du total en 2013 2014 % du total en 2014 Évolution Mise à la retraite 108 56 % 143 78 % +32 % Démission 17 9 % 16 9 % -6 % Fin de contrat 47 25 % 7 4 % -85 % Mise en invalidité 12 6 % 11 6 % -8 % Autres* 7 4 % 6 3 % -14 % Total 191 100 % 183 100 % -4 % Source : FIPS * La catégorie "autres" inclut les décès et les licenciements. En 2014, l âge moyen de mise à la retraite était de 62,7 ans, contre 63,1 ans en 2013. À la fin de l'année 2014, 20 fonctionnaires étaient en position de non-activité, en raison soit d un détachement soit d un congé non rémunéré de longue durée (plus de 6 mois). 1 Du fait d ajustements rétroactifs et de l application d une méthode de calcul plus précise, les données varient légèrement par rapport à celles indiquées dans le bilan 2013. CA/55/15 f 27/74

2. Rémunération 2 En 2014, les dépenses totales encourues pour les traitements de base, les allocations et les indemnités ont atteint 865 millions d'euros, dont 670 millions d'euros (77 % de ce total) pour les traitements de base. 2.1 Masse salariale de l'année et traitement de base moyen Tableau 29 : Traitements de base versés en 2014 Catégorie Total des traitements de base versés en 2014 Variation par rapport à 2013 Traitement de base moyen versé en 2014 Montants des traitements de base 2014 selon barèmes Minimum Maximum A 561 179 544 +5,28 % 8 972 5 125 15 555 B 105 180 736-0,14 % 5 464 2 992 8 173 C 4 515 458-5,56 % 4 824 2 680 5 889 Total 670 560 738 +4,31 % 8 107 Source : FIPS En 2014, les dépenses totales encourues pour les traitements de base ont été supérieures de 4,3 % à celles de 2013. Cette hausse repose sur les traitements de base de la catégorie A et est due à une combinaison de facteurs (hausse du nombre d agents de catégorie A, ajustement des rémunérations, hausse du nombre d agents avec des grades élevés au sein de la catégorie A). Le personnel de l'oeb est réparti en trois catégories 3 : la catégorie A est constituée principalement d'examinateurs, d'administrateurs, de juristes et de managers ; la catégorie B est constituée principalement d'agents administratifs ; la catégorie C est constituée principalement d'agents de service. À des fins de simplification, c'est la moyenne des barèmes de traitements des agents en poste en Allemagne et aux Pays-Bas qui a été retenue pour les traitements de base minimums et maximums. Les barèmes de rémunérations ont été ajustés de la manière suivante à compter du 1 er juillet 2014 : Autriche : +0,9 % ; Belgique : +1,8 % ; Allemagne : +1,4 % ; Pays-Bas : +0,9 %. 2 Toutes les valeurs sont exprimées en euros. 3 Définition détaillée dans le glossaire CA/55/15 f 28/74

2.2 Comparaison entre le 10 e centile et le 90 e centile Les 10 % d'agents les mieux payés perçoivent un traitement de base mensuel 4 supérieur ou égal à 11 776 EUR (90 e centile). Les 10 % d'agents les moins payés perçoivent un traitement de base mensuel inférieur ou égal à 5 292 EUR (10 e centile). Le rapport entre le 90 e et le 10 e centile est donc de 2,2. 2.3 Allocations et indemnités En 2014, en sus des traitements de base, 194 millions d'eur ont été versés en allocations et indemnités (22 % du total des rémunérations). Ce montant inclut notamment 88 millions d'eur versés au titre de l'indemnité d'expatriation aux 66 % d'agents ayant le statut d'expatrié (article 72 du statut des fonctionnaires). Tableau 30 : Allocations et indemnités versées, 2013-2014 5 Catégorie Type 2013 2014 Évolution Famille Allocation pour personne à charge 29 077 776 30 187 710 +3,82 % Allocation de foyer 28 194 031 29 686 528 +5,29 % Allocation de garde d'enfants 4 095 245 4 143 677 +1,18 % Indemnité d'éducation* 17 810 938 27 931 720 +56,82 % Indemnité de congé parental/ familial 1 153 909 1 173 230 +1,67 % Allocation de naissance 167 527 192 960 +15,18 % Cadre professionnel Heures supplémentaires et service continu 1 872 924 1 926 940 +2,88 % Indemnité de logement 1 097 063 1 023 804-6,68 % Indemnité d'installation 1 516 263 1 680 768 +10,85 % Frais de déménagement 1 154 401 1 188 894 +2,99 % Indemnité de langue 180 755 107 428-40,57 % Frais de voyage 59 355 69 302 +16,76 % Indemnité de fonctions 29 092 11 768-59,55 % Divers** 630 030 664 867 +5,53 % Expatriation Indemnité d'expatriation 84 382 055 88 453 048 +4,82 % Congé dans les foyers 3 735 465 3 968 866 +6,25 % Cessation de fonctions Allocation de départ 2 357 364 1 345 970-42,90 % Contributions au plan d épargne salariale 558 984 279 404-50,02 % Indemnité de licenciement 25 145 61 431 +144,31 % Indemnité de fin de contrat 349 097 107 355-69,25 % Total 178 447 421 194 205 670 +8,83 % Source : FIPS * La hausse des dépenses au titre de l indemnité d éducation est due à un changement du système de facturation au sein de l OEB effectif à compter de 2013. Ces dépenses ont augmenté de 15 % de 2012 à 2014. ** Cette catégorie inclut l'indemnité de mise en disponibilité, l'indemnité de représentation, l'allocation de logement, les versements au titre de la promotion, la contribution de l'employeur au régime national d'assurance, l'indemnité temporaire ainsi que diverses autres allocations. 4 Hors déductions pour travail à temps partiel et absences entraînant des retenues sur traitement 5 L'allocation d'invalidité n'est pas comprise dans les allocations et indemnités au chapitre 2.3, mais figure séparément au chapitre 3.3. CA/55/15 f 29/74

N.B. : Les agents ont droit à différentes allocations et indemnités en fonction de leur situation particulière, conformément aux dispositions du statut des fonctionnaires de l'oeb. Le recul considérable des contributions au plan d épargne salariale est dû à l expiration de contrats temporaires en 2013, qui explique également le recul des versements d indemnités de fin de contrat. Outre ce qui précède, l'oeb contribue directement au budget de l'école européenne de Munich et subventionne des places dans différentes crèches : Tableau 31 : Contributions aux crèches et à l'école européenne de Munich Type de dépense 2013 2014 Évolution Subventions aux crèches* 857 740 791 830-7,68 % Budget de l'école européenne de Munich** 19 028 602 20 780 338 +9,20 % Source : FIPS * Structures de garde d'enfants destinées exclusivement aux agents de l'oeb ** À la différence du bilan 2013, les chiffres représentent les dépenses effectives pour chaque année. Un examinateur type de grade A3, échelon 9 (échelon le plus représenté au grade A3 6 ), travaillant en Allemagne, marié, dont le conjoint n'exerce pas d'activité rémunérée, qui a deux enfants à charge et bénéficie du statut d'expatrié percevra une rémunération mensuelle nette totale d'environ 10 988 EUR, à savoir : Traitement de base : 9 021 EUR Allocation de foyer : 541 EUR Indemnité d'expatriation : 1 987 EUR Allocation pour personne à charge : 650 EUR Total des retenues 7 : -1 211 EUR 6 22 % des agents de grade A3 (en décembre 2014) 7 Les retenues comprennent les cotisations à l'assurance soins de santé, au régime de pensions, à l'assurance dépendance, ainsi qu à l'assurance décès et invalidité permanente. CA/55/15 f 30/74

Le même examinateur en poste aux Pays-Bas percevra une rémunération mensuelle nette totale d'environ 10 997 EUR, à savoir : Traitement de base : 9 028 EUR Allocation de foyer : 542 EUR Indemnité d'expatriation : 1 988 EUR Allocation pour personne à charge : 651 EUR Total des retenues 8 : -1 212 EUR Un agent administratif type de grade B4, échelon 13 (échelon le plus représenté au grade B4), travaillant en Allemagne, marié, dont le conjoint n'exerce pas d'activité rémunérée, qui a deux enfants à charge et ne bénéficie pas du statut d'expatrié percevra une rémunération mensuelle nette totale d'environ 6 380 EUR, à savoir : Traitement de base : 6 171 EUR Allocation de foyer : 370 EUR Allocation pour personne à charge : 650 EUR Total des retenues : -811 EUR Le même agent en poste aux Pays-Bas percevra une rémunération mensuelle nette totale d'environ 6 385 EUR, à savoir : Traitement de base : 6 175 EUR Allocation de foyer : 370 EUR Allocation pour personne à charge : 651 EUR Total des retenues : -811 EUR 8 Les retenues comprennent les cotisations à l'assurance soins de santé, au régime de pensions, à l'assurance dépendance, ainsi qu à l'assurance décès et invalidité permanente. CA/55/15 f 31/74

3. Couverture sociale et régime de pensions Le régime de prévoyance sociale de l OEB comprend un régime de pensions, un régime d'assurance soins de santé (géré par Cigna) ainsi que des prestations en cas de décès, d'invalidité et de dépendance. En 2014, le montant des versements à ce titre a atteint environ 235 millions d'eur. 3.1 Population affiliée au régime de prévoyance sociale de l'oeb Fin 2014, 22 187 personnes étaient affiliées au régime de prévoyance sociale de l'oeb. La population totale couverte par ce régime inclut également les agents qui n étaient pas en activité de service (par ex. congé non rémunéré) mais qui sont restés affiliés au régime de l'oeb. Seuls cinq agents contractuels ont décidé de ne pas s affilier au régime de prévoyance sociale de l'oeb. Tableau 32 : Répartition des personnes affiliées au régime de prévoyance sociale de l'oeb au 31 déc. 2014 Catégorie 2013 2014 Évolution Agents en activité de service affiliés au régime de prévoyance sociale 6 809 6 887 +1,2 % Congé non rémunéré, détachement et disponibilité 22 18-27,3 % Bénéficiaires de pensions 1 734 1 791 9 +3,3 % Bénéficiaires d allocations d invalidité 236 227-3,8 % Membres de la famille (conjoints et personnes à charge) 12 950 13 264 +2,4 % Total 21 751 22 187 +2,0 % Source : ISRP, FIPS 9 Inclut les anciens agents, les personnes veuves et les orphelins couverts par le régime de prévoyance sociale. CA/55/15 f 32/74

Graphique 33 : Pyramide des âges de la population totale affiliée à l'assurance soins de santé de l'oeb au 31 décembre 2014 Source : FIPS, ISRP CA/55/15 f 33/74

3.2 Prestations sociales Tableau 34 : Répartition des prestations sociales au titre du Contrat collectif d'assurance en EUR Type de prestation 2013 2014 Évolution Remboursement soins de santé 62 091 396 62 242 258 +0,20 % Assurance dépendance * 3 705 244 4 182 635 +12,88 % Assurance décès 288 944 742 159 +156,90 % Assurance invalidité (somme forfaitaire) 2 617 606 1 531 577-41,50 % Total des versements 68 703 190 68 698 629-0,01 % Source : FIPS, Vanbreda International * Les données relatives à l assurance dépendance en 2013 ne correspondent pas à celles indiquées dans le bilan social 2013, compte tenu des ajustements résultant du délai de 3 mois de rétroactivité concernant les paiements et le traitement des demandes. 3.3 Prestations versées aux bénéficiaires d'une allocation d'invalidité À la fin de l'année 2014, on comptait 227 bénéficiaires d'une allocation d'invalidité. Tableau 35 : Répartition des versements en EUR Type de prestation 2013 2014 Évolution Allocation d invalidité* 15 485 306 15 036 330-2,9 % Autres allocations (familiales) 1 406 142 1 313 077-6,6 % Total 16 891 448 16 349 407-3,2 % Source : FIPS * Y compris compensation transitoire versée aux agents qui étaient invalides avant 2008 3.4 Prestations versées aux pensionnés À la fin de l'année 2014, on comptait 1 874 bénéficiaires d'une pension de l'oeb, soit 8 % de plus qu en 2013. Tableau 36 : Répartition par type de pension au 31 décembre 2014 Type de pension Nombre de bénéficiaires Pension de base mensuelle moyenne, en EUR Retraite 1 486 6 119 Survie 278 3 548 Orphelin 110 1 061 Total 1 874 5 441 Source : ISRP CA/55/15 f 34/74

Tableau 37 : Répartition des versements en EUR Prestations liées à la pension 2013 2014 Évolution Pension de base 108 174 791 117 836 411 +8,9 % Compensation partielle 23 115 280 25 638 928 +10,9 % Autres (allocations, compensations) 5 957 051 6 273 620 +5,3 % Total 137 247 122 149 748 959 +9,1 % Source : FIPS Tableau 38 : Chiffres-clés relatifs aux retraités, 31 décembre 2014 Grade Nombre de retraités Âge moyen de départ en retraite (en années) Nombre moyen d'années de service à l'oeb (en années) Traitement de base mensuel moyen avant la retraite (en EUR) Pension mensuelle moyenne (en EUR) A 1 007 62,2 26,1 12 695 7 152 B 386 61,6 27,5 6 836 4 048 C 93 61,8 24,7 4 839 3 530 Total 1 486 62,0 26,4 10 681 6 119 Source : FIPS/ISRP Un pensionné de catégorie A, marié sans enfants à charge et ayant accumulé 27 annuités, ce qui représente la moyenne actuelle à l'oeb (cessation de fonctions au grade A4, échelon 13, barème allemand des traitements) et résidant en Allemagne, perçoit une pension mensuelle nette totale de 5 832 EUR : Pension de base : 6 354 EUR Allocation de foyer : 381 EUR Compensation partielle : 1 196 EUR Retenues (assurance soins de santé et dépendance) : - 211 EUR Impôt national 10 : - 1 888 EUR Total : 5 832 EUR 10 Sur la base du régime fiscal allemand 2013 CA/55/15 f 35/74

Un pensionné de catégorie B, marié sans enfants à charge et ayant accumulé 27 annuités, ce qui représente la moyenne actuelle à l'oeb (cessation de fonctions au grade B5, échelon 13, barème allemand des traitements) et résidant en Allemagne, perçoit une pension mensuelle nette totale de 3 670 EUR : Pension de base : 3 820 EUR Allocation de foyer : 245 EUR Compensation partielle : 389 EUR Retenues (assurance soins de santé et dépendance) : - 127 EUR Impôt national : -657 EUR Total : 3 670 EUR 3.5 Cotisations aux régimes de prévoyance sociale et de pensions de l'oeb À l'instar d'autres organisations internationales, l'oeb doit entretenir, organiser et financer de manière autonome des régimes de prévoyance sociale et de pensions. Afin de financer les prestations au titre des différents régimes de prévoyance sociale et de pensions, des cotisations sont versées par l'office et par les personnes affiliées. Avec une contribution s'élevant à 188 millions d EUR (68 % du total des contributions), l'oeb est le principal contributeur. Comme dans la plupart des organisations internationales d'europe, les cotisations aux régimes sont réparties selon le principe "1/3 à la charge de l'agent, 2/3 à la charge de l'employeur", sauf pour l'assurance soins de santé, pour laquelle la cotisation versée par les agents était fixée à 2,4 % des traitements de base jusqu'à la fin 2013 (contre 2,64 % en 2014). Tableau 39 : Total des cotisations aux régimes de prévoyance sociale et de pensions et au plan d'épargne salariale en EUR Cotisations aux régimes de prévoyance sociale et de pensions, en EUR 2013 2014 Évolution OEB 188 104 930 197 415 279 +4,9 % Agents 82 191 269 89 970 440 +9,5 % Bénéficiaires d une pension 3 040 154 3 592 783 +18,2 % Bénéficiaires d une allocation d invalidité 1 720 242 1 740 345 +1,2 % Total 275 056 595 292 718 847 +6,4 % Source : FIPS CA/55/15 f 36/74

Tableau 40 : Cotisations au régime de prévoyance sociale (hors pensions) en EUR Cotisations au régime de prévoyance sociale hors pensions, en EUR 2013 2014 Évolution OEB 63 222 360 61 221 021-3,2 % Agents 21 190 315 23 359 611 +10,2 %* Bénéficiaires d une pension 3 040 154 3 592 783 +18,2 % Bénéficiaires d une allocation d invalidité 418 431 435 722 +4,1 % Total 87 871 260 88 609 138 +0,8 % Source : FIPS * En 2014, le taux de cotisation des agents est passé de 2,40 % à 2,64 %, conformément à la circulaire n 350. Tableau 41 : Cotisations au régime de pensions en EUR Cotisations au régime de pensions, en EUR 2013 2014 Évolution OEB 124 882 570 136 194 257 +9,1 % Agents 61 000 954 66 610 830 +9,2 % Bénéficiaires d une allocation d invalidité 1 301 811 1 304 622 +0,2 % Total 187 185 335 204 109 709 +9,0 % Source : FIPS Le régime de pensions, le régime d'assurance dépendance ainsi que le régime d'assurance soins de santé sont financés par capitalisation, c'est-à-dire que les taux de cotisation sont fixés de manière à constituer un fonds de réserve destiné à couvrir les futurs engagements. La population assurée étant encore relativement jeune, la plupart de ces régimes se trouvent encore dans leur phase d'épargne. Le régime d'assurance décès et invalidité permanente déroge aux principes de financement énoncés ci-dessus. En effet, il fonctionne selon la méthode par répartition, c'est-à-dire que les taux de cotisation sont déterminés de manière à ne financer les prestations que pendant la période où elles sont versées, sans constituer de réserves. Au 31 décembre 2014, les agents affiliés au NRP (nouveau régime de pensions) et au PES (plan d'épargne salariale) étaient au nombre de 912 (entrée en fonctions à l'office après le 1 er janvier 2009). Les autres (5 975 + 18 en position de non-activité) étaient affiliés à l'ancien régime de pensions. Pour les deux groupes d'agents, la cotisation globale aux avantages postérieurs à l'emploi est la même (27,9 %), un tiers étant supporté par les agents et les deux tiers par l'office. Les actifs gérés dans le PES s'élevaient à 30 millions d'eur au 31 décembre 2014. CA/55/15 f 37/74

4. Conditions de travail Les agents de l'oeb bénéficient de divers aménagements du temps de travail, dont le travail à temps partiel, le télétravail à temps partiel et l'horaire variable. 4.1 Personnel travaillant à temps partiel Au 31 décembre 2014, 14 % des agents de l'oeb travaillaient à temps partiel. Le temps de travail minimum imposé par l'oeb est de 50 %. Les membres du personnel travaillant à temps partiel étaient à 72 % des femmes. Tableau 42 : Personnel travaillant à temps partiel, 2013-2014 Personnel travaillant à temps partiel 31 déc. 2013 31 déc. 2014 Femmes 666 685 Hommes 260 269 Total 926 954 Pourcentage du total des effectifs 13,6 % 13,8 % Source : FIPS Tableau 43 : Pourcentages des temps de travail, 2013-2014 Pourcentage de temps de travail Nombre d'agents au 31 décembre 2013 Pourcentage travaillant à temps partiel Nombre d'agents au 31 décembre 2014 Pourcentage travaillant à temps partiel 50-59 % 71 7,67 % 72 7,55 % 60-69 % 115 12,42 % 114 11,95 % 70-79 % 153 16,52 % 144 15,10 % 80-89 % 411 44,38 % 449 47,06 % 90-99 % 176 19,01 % 175 18,34 % Total 926 100,00 % 954 100,00 % Source : FIPS 4.2 Personnel bénéficiant du télétravail à temps partiel Au 31 décembre 2014, 16 % du total des effectifs bénéficiaient du programme de télétravail à temps partiel. 80 % des agents en télétravail à temps partiel travaillent à plein temps. Selon une étude récente, le programme de télétravail à temps partiel a eu une incidence positive sur la productivité (5 produits de plus en moyenne par an pour les examinateurs participant au programme). CA/55/15 f 38/74

Tableau 44 : Personnel bénéficiant du télétravail à temps partiel, 2013-2014 Personnel bénéficiant du télétravail à temps partiel 31 déc. 2013 31 déc. 2014 Évolution Femmes 396 541 +36,62 % Hommes 428 555 +29,67 % Total 824 1 096 +33,01 % Source : FIPS Tableau 45 : Nombre de jours par semaine où les personnes bénéficiant du télétravail à temps partiel ont travaillé depuis leur domicile, 2013-2014 Jours de télétravail à temps partiel 31 déc. 2013 31 déc. 2014 % du total 2014 Évolution 1 jour ou moins 175 273 25 % +56 % Entre 1 et 2 jours 335 431 39 % +29 % Entre 2 et 3 jours 282 342 31 % +21 % Autre (régime variable) 33 50 5 % +52 % Total 825 1 096 100 % +33 % Source : FIPS 4.3 Heures de flexibilité et de compensation En 2014, le nombre moyen d'heures de flexibilité par agent (en ETP) équivalait à 3 jours. La moyenne des jours de compensation par agent (en ETP) était de 5,3 jours 11. Tableau 46 : Heures de flexibilité et de compensation, 2013-2014 Flexibilité et compensation (en agents-jours) 2013 2014 Évolution Total des jours de flexibilité pris 20 385 20 676 +1,43 % Total des jours de compensation pris 36 377 36 970 +1,63 % Source : FIPS 4.4 Heures supplémentaires, service continu et service de garde Tableau 47 : Heures supplémentaires, service continu et service de garde, 2013-2014 Heures supplémentaires, service continu et service de garde (en heures) 2013 2014 Évolution Heures supplémentaires 8 200 8 493 +3,6 % Service de garde 147 516 148 030 +0,3 % Service continu 5 964 2 800-53,1 % Source : FIPS 11 Base de calcul : 6 737 ETP en 2013 ; 6 865 ETP en 2014 CA/55/15 f 39/74

4.5 Jours ouvrés et absences Tableau 48 : Nombre de jours d'absence avec causes et incidence sur le nombre total de jours ouvrés, 2013-2014 Type d'absence 2013 2014 Évolution Nombre de jours d absence* Nombre de jours d absence* Nombre de jours d absence* Nombre moyen de jours d absence/ ETP Pourcentage des absences par rapport au total des jours ouvrés Nombre moyen de jours d absence/ ETP Pourcentage des absences par rapport au total des jours ouvrés Congé annuel et congé dans les foyers 230 425 34,20 13,8 % 231 740 33,76 13,6 % +0,57 % Congé de maladie 77 801 11,55 4,7 % 79 147 11,53 4,6 % +1,73 % Congé social 45 585 6,77 2,7 % 46 257 6,74 2,7 % +1,47 % Congé sans solde 17 307 2,57 1,0 % 21 588 3,14 1,3 % +24,73 % Total 371 118 55,09 22,2 % 378 732 55,17 22,2 % +2,05 % Source : SAS, FIPS * Un jour d'absence ne correspond pas à un agent-jour. Par exemple, pour un agent travaillant à 50 % (4 heures) un jour d'absence compte comme journée complète. C'est l'unité officielle d'enregistrement des maladies. Les congés parentaux et familiaux sont comptés comme congés sociaux. En 2014, 1 065 agents ont pris chacun en moyenne 20,5 jours de congés parentaux et 82 agents ont pris des congés familiaux. Cela représente 24 jours de congés familiaux en moyenne pour chacun de ces agents. CA/55/15 f 40/74

Graphique 49 : Total des jours de maladie par ETP, sur 12 mois glissants, 2010-2014 Source : SAS, FIPS La moyenne annuelle des congés de maladie par ETP a été de 11,5 en 2014. Cette valeur est stable par rapport à 2013. CA/55/15 f 41/74

5. Santé, sécurité et bien-être du personnel 5.1 Activités relatives aux services médicaux (service de santé au travail et médecin-conseil) Tableau 50 : Activités du service de santé au travail, 2013-2014 2013 2014 Évolution Nombre d agents ayant consulté le service de santé au travail 1 639 1 786 +9 % Nombre de consultations (internes) 6 006 5 656-6 % Nombre d activités du service de santé au Type d activité du service de santé au travail travail Examens obligatoires (circulaire n 22) 233 234 +0,4 % Réunions de réintégration 359 414 +15 % Rencontres avec les managers 480 709 +48 % Visites du poste de travail par les infirmières du service de santé au travail/les ergowuc 3 070 5 155 +68 % Examens médicaux bisannuels 1 233 756-39 % Urgences 73 73 +0 % Tests de la vue 596 261-56 % Séances de physiothérapie au sein de l OEB * 5 704 5 808 +2 % Source : service de santé au travail, Medgate * Facturées à l'agent et couvertes par l'assurance soins de santé CA/55/15 f 42/74

Tableau 51 : Activités du médecin-conseil, 2013-2014 Activités du médecin-conseil 2013 2014 Évolution Réunions après 200 jours de maladie 57 0 - Demandes de prolongation, pour raisons médicales, de l allocation pour personne à charge (article 69(5) du statut) 31 25-19 % Demandes d allocation pour personne à charge dans le cas d un enfant handicapé (article 69(1).II du statut) 71 80 +13 % Congés de maladie accordés par la commission médicale 140 152 +9 % Consultations visant à préparer les réunions de la commission médicale 177 249 +41 % Consultations concernant les cures 411 409-0 % Nombre de cures A accordées 12 208 182-13 % Nombre de cures B accordées 13 131 156 +19 % Demandes de congés spéciaux* 1 028 162-84 % Demandes visant à pouvoir passer son congé de maladie ailleurs que sur le lieu de résidence (article 62(3) du statut) 82 91 +11 % Vérifications de congés de maladie (article 62(13) du statut) 7 13 +86 % Conseils concernant l assurance soins de santé 52 44-15 % Examens médicaux d engagement 451 240-47 % Demandes de congés familiaux 98 110 +12 % Examens au titre de l article 26(2) du statut 28 12-57 % Source : médecin-conseil * Depuis le 15 juillet 2013, seules les demandes de congés spéciaux nécessitant un avis médical sont transmises au médecin-conseil. 5.2 Principales activités du service de sécurité au travail Le service de sécurité au travail contribue au processus de prévention à l OEB, qui vise à garantir la sécurité et le bien-être de toutes les personnes présentes dans les locaux de l OEB. Tableau 52 : Nombre d accidents du travail signalés, 2013-2014 Site 2013 2014 Munich 11 35 La Haye 18 40 Berlin 1 2 Vienne 3 2 Bruxelles 0 0 Total 33 79 Source : service de sécurité au travail L augmentation du nombre d accidents du travail signalés est due à l adoption d une procédure interne officielle pour l enregistrement des accidents, qui a été annoncée à 12 Cures d une nécessité médicale absolue (congé de maladie accordé pour toute la durée de la cure) 13 Cures présentant une nécessité médicale (congé de maladie accordé pour 50 % de la durée de la cure) CA/55/15 f 43/74

l ensemble du personnel au troisième trimestre 2013. Les agents et les supérieurs hiérarchiques sont désormais dûment informés et suivent la nouvelle procédure en conséquence. La plupart des accidents du travail sont des accidents de trajet. 10,1 % des accidents du travail signalés étaient sévères, entraînant un congé de maladie de plus de trois jours ouvrables. Les accidents de trajet ont occasionné 177 jours de congé de maladie, tandis que les autres accidents du travail ont donné lieu à 20 jours de congé de maladie. Les accidents du travail non liés aux trajets entraînent, en moyenne, une absence de 0,5 jour par affaire. Le taux d accident de l OEB est faible par rapport à d autres administrations. 5.3 Dépenses en matière de santé et de sécurité Les dépenses globales en matière de santé et de sécurité ont diminué de 2 % en 2014 par rapport à 2013. Tableau 53 : Ventilation des dépenses, 2013-2014 Soins médicaux (en EUR) 2013 2014 Évolution Examens médicaux bisannuels 404 185 223 168-45 % Examens médicaux d engagement 109 328 66 113-39 % Coûts afférents au médecin-conseil 1 129 501 1 309 564 +16 % Dépenses en matière de sécurité 57 798 65 757 +14 % Total 1 700 812 1 664 602-2 % Source : FIPS, service de sécurité au travail et service de santé au travail 5.4 Ressources internes consacrées à la santé et à la sécurité au travail Tableau 54 : Effectifs de l'oeb affectés aux activités en matière de santé et de sécurité au travail Effectifs 2013 2014 Service de santé au travail 10 10 Médecin-conseil 5 5 Service de sécurité au travail 2 2 Total 17 17 Source : budget de l'oeb Du personnel externe (médecins, infirmières, ergonomes, experts) apporte également un soutien aux services et activités en matière de santé et de sécurité. 5.5 Financement des affaires sociales Au total, les dépenses au titre des affaires sociales ont été stables en 2014. En moyenne, l Office a dépensé 582 EUR par agent dans le cadre des affaires sociales. CA/55/15 f 44/74

Tableau 55 : Dépenses au titre des affaires sociales, en EUR Contribution de l Office 2013 2014 Évolution Subsides pour les cantines 2 191 376 2 214 080 +1,04 % AMICALE, clubs culturels et sportifs*, événements sociaux 1 044 975 1 065 266 +1,94 % Subsides pour l association des agents pensionnés 56 600 60 565 +7,01 % Événements sociaux de l Office 452 189 409 919-9,35 % Budget de motivation 199 605 201 528 +0,96 % Circonstances exceptionnelles 69 216 63 549-8,19 % Total 4 013 961 4 014 907 +0,02 % Source : FIPS * L Amicale compte plus de 160 clubs, qui regroupent près de 10 900 membres (agents, membres des familles, pensionnés ; les agents peuvent être membres de plusieurs clubs). 5.6 Prêts immobiliers consentis au personnel Tout agent en poste à l'office depuis au moins deux ans peut demander un prêt. Ces prêts sont exclusivement destinés à la construction, à l'achat ou à la rénovation d'un logement devant servir de domicile principal sur le lieu d'affectation. Fin 2014, plus de 1 550 agents avaient sollicité un tel prêt, pour un montant total emprunté de près de 115 millions d'eur. Tableau 56 : Prêts immobiliers consentis au personnel Prêts immobiliers consentis au personnel 2013 2014 Évolution Nouveaux bénéficiaires 150 132-12,0 % Montant des nouveaux prêts au personnel (en EUR) 16 800 000 16 800 000 0,0 % Nombre total de bénéficiaires au 31 déc. 1 607 1 552-3,4 % Taux d intérêt moyen 3,00 % 2,68 % -10,7 % Montant total des prêts non encore remboursé au 31 déc. (en EUR) 118 176 000 115 000 000-2,7 % Source : service des prêts immobiliers CA/55/15 f 45/74

6. Dialogue social 6.1 Élections des représentants du personnel Les élections des comités du personnel ont eu lieu le 18 juin 2014, dans le cadre du nouveau dialogue social. 6 762 agents étaient habilités à élire le Comité central du personnel et les comités locaux. 68 % d entre eux, soit 4 618 agents, ont participé à l élection du Comité central du personnel. Tableau 57 : Taux de participation aux élections des comités locaux Site Agents habilités à voter Nombre de votants Taux de participation Munich 3 755 2 434 64,82 % La Haye 2 635 1 930 73,24 % Berlin 266 182 68,42 % Vienne 106 48 45,28 % Résultats des élections : Comité central du personnel : 26 candidats, 10 élus en qualité de membres titulaires et 10 en qualité de suppléants, 6 non élus. Comité du personnel de Berlin : 5 candidats, 4 élus, 1 non élu. Comité du personnel de Munich : 11 candidats, 9 élus, 2 non élus. Comité du personnel de La Haye : 13 candidats, 7 élus, 6 non élus. Comité du personnel de Vienne : 4 candidats, 4 élus. CA/55/15 f 46/74

Tableau 58 : Participation à des activités de représentation du personnel en 2014, par lieu d affectation et fonction Site Examinateurs Autres Total Répartition par site Berlin 22 0 22 12 % Munich 82 4 86 47 % La Haye 66 4 70 38 % Vienne 0 6 6 3 % Total 170 14 184 100 % Source : FIPS Tableau 59: Temps alloué aux activités de représentation du personnel, par lieu d affectation et fonction, en agents-jours, 2014* Site Examinateurs Autres Total Répartition par site Berlin 1 285 0 1 285 20 % Munich 2 139 201 2 340 36 % La Haye 2 211 155 2 365 37 % Vienne 0 463 463 7 % Total 5 635 819 6 453 100 % Source : FIPS * En raison d'ajustements rétroactifs, les chiffres ci-dessus diffèrent légèrement de ceux précédemment communiqués au niveau interne. Le nombre d agents participant à des activités de représentation du personnel a diminué de 17 % par rapport à 2013, tandis que le temps alloué auxdites activités a reculé de 22 %. CA/55/15 f 47/74

6.2 Réunions d organes statutaires Au total, les différents organes statutaires ont tenu 48 réunions en 2014. Il y a eu 7 réunions entre les comités du personnel (comité central et comités locaux) et le Président de l'oeb. Graphique 60 : Nombre de réunions des organes statutaires, 2014 Source : DP Ressources humaines CA/55/15 f 48/74

6.3 Actions revendicatives 22 jours de grève ont été dénombrés en 2014, soit 70 % de moins qu en 2013 (71 jours). Tableau 61 : Actions revendicatives en 2014 Pourcentage de grévistes pour la journée entière Pourcentage de grévistes pour une demijournée Pourcentage total de grévistes Capacité perdue (agentsjours) Date Journée entière Demijournée Total 21-03-2014 1 416 284 1 700 20 % 4 % 24 % 1 501 24-03-2014 692 183 875 10 % 3 % 13 % 762 25-03-2014 782 209 991 11 % 3 % 14 % 859 14-04-2014 442 98 540 6 % 1 % 8 % 475 15-04-2014 452 99 551 6 % 1 % 8 % 486 16-04-2014 576 165 741 8 % 2 % 11 % 639 17-04-2014 575 123 698 8 % 2 % 10 % 620 20-11-2014 2 126 423 2 549 30 % 6 % 37 % 2 282 25-11-2014 1 184 392 1 576 17 % 6 % 23 % 1 344 26-11-2014 1 052 404 1 456 15 % 6 % 21 % 1 215 02-12-2014 916 567 1 483 13 % 8 % 21 % 1 173 03-12-2014 554 357 911 8 % 5 % 13 % 707 04-12-2014 484 289 773 7 % 4 % 11 % 611 08-12-2014 204 117 321 3 % 2 % 5 % 253 09-12-2014 251 162 413 4 % 2 % 6 % 322 10-12-2014 888 598 1 486 13 % 9 % 21 % 1 148 11-12-2014 245 153 398 4 % 2 % 6 % 312 15-12-2014 146 58 204 2 % 1 % 3 % 170 16-12-2014 166 73 239 2 % 1 % 3 % 197 17-12-2014 180 74 254 3 % 1 % 4 % 210 18-12-2014 196 75 271 3 % 1 % 4 % 225 19-12-2014 173 62 235 2 % 1 % 3 % 194 Source : DP Ressources humaines La participation aux grèves s est échelonnée de 3 % à 37 %. CA/55/15 f 49/74

7. Règlement des conflits 7.1 Unité de règlement des conflits Cette unité est chargée de prévenir le harcèlement (règlement des conflits) et de traiter les conflits liés au travail (réexamen par le management). 7.1.1 Prévention du harcèlement La prévention du harcèlement englobe les affaires "informelles", qui sont traitées selon des méthodes de règlement à l amiable des conflits, et les requêtes "formelles" visant à enquêter sur les allégations de harcèlement. Tableau 62 : Catégories d affaires traitées par l unité de règlement des conflits Affaires ouvertes en 2014 Affaires transmises à l unité chargée des enquêtes Affaires closes en 2014 Affaires traitées par l unité Conflits informels 109 0 71 Plaintes formelles pour harcèlement 5 2 5 Source : unité de règlement des conflits Tableau 63 : Nature des affaires traitées par l'unité de règlement des conflits Nature du conflit Nombre d'affaires Pourcentage du total Entre l agent et son supérieur 75 69 % Entre collègues 27 25 % Privé 7 6 % Total 109 100 % Source : unité de règlement des conflits 7.1.2 Réexamen par le management Le réexamen par le management est une étape préalable à la procédure contentieuse et a été introduit par la réforme des recours internes (CA/99/12), qui vise à régler les litiges à un stade précoce avant le début d une procédure contentieuse (recours interne ou requête auprès du TAOIT). L expression "réexamen par le management" renvoie aux décisions prises par le Président (et ses représentants) en qualité d autorité investie du pouvoir de nomination. Les décisions sont réexaminées par un supérieur de la personne ayant pris la décision, le grade minimum requis étant celui d A5. Une demande de réexamen par le management présentée par un grand nombre de requérants peut entraîner plusieurs recours internes. CA/55/15 f 50/74

Tableau 64 : Nature des affaires soumises à un réexamen par le management Demandes de réexamen par le management Nombre de Catégories requérants Dispositions / politiques 96 922 43,05 % Procédure disciplinaire 19 19 8,52 % Traitement / allocations et indemnités / paiements 27 27 12,11 % Autres affaires 20 28 8,97 % Mutation / nomination / contrat 7 7 3,14 % Rapports de notation questions de procédure 5 5 2,24 % Promotion 3 3 1,35 % Van Breda / assurance dépendance 6 6 2,69 % Congé / temps de travail 9 9 4,04 % Expérience pouvant être prise en compte 3 3 1,35 % Pensions / invalidité 13 13 5,83 % Enquête / dignité 1 1 0,45 % Droits des comités du personnel 14 29 6,28 % Total 223 1 072 100 % Source : unité de règlement des conflits Pourcentage du total 223 demandes de réexamen par le management ont été introduites en 2014, soit 32 % de moins qu en 2013. Tableau 65 : Issue des affaires soumises à un réexamen par le management Statut/issue Demandes de réexamen par le management Part Décision maintenue 143 64,13 % Rejet pour irrecevabilité 54 24,22 % Demandes auxquelles il a été fait droit (en tout ou partie) 12 5,38 % Retrait 5 2,24 % Renvoi au Conseil d administration 4 1,79 % Renvoi à la commission médicale 1 0,45 % Pas de réexamen * 4 1,79 % Décision implicite de rejet 0 0,00 % En instance 0 0,00 % Total 223 100 % Source : unité de règlement des conflits * Trois demandes ont été transmises à la CRI dans un souci d efficacité procédurale et afin d éviter la prolifération de procédures, étant donné que des recours internes étaient déjà en instance pour la même question. Une demande n'était pas conforme aux obligations statutaires concernant l introduction de demandes. Le requérant a été invité à modifier sa demande. CA/55/15 f 51/74

Parmi les 223 demandes de réexamen présentées en 2014, on estime à 97 le nombre de celles ayant atteint le stade du recours (au 1 er mars 2015). Ce chiffre est provisoire. Le nombre définitif de recours internes faisant suite à une demande de réexamen sera connu en juillet 2015, étant donné qu il peut s écouler jusqu à six mois entre la date de présentation de la demande et l enregistrement du recours (2 mois pour exercer le réexamen, 3 mois pour former un recours et 1 mois pour enregistrer le recours). À titre de comparaison, les chiffres définitifs de 2013 montrent que sur les 330 demandes de réexamen enregistrées, 164 (près de 50 %) ont abouti à un recours interne. 7.2 Recours internes Tableau 66 : Variation du nombre de recours internes formés en 2013 et 2014 Nombre d'affaires 2013 2014 Évolution Recours internes 185 14 180-2,8 % Source : Direction Droit applicable aux agents Graphique 67 : Nombre de recours internes enregistrés par mois, 2013-2014 Source : Direction Droit applicable aux agents En 2014, 180 recours ont été formés par 531 agents. Le nombre de recours formés en 2014 a diminué de 2,8 % par rapport à 2013, tandis que les retraits, 40 en 2014, augmentaient de 33 % (30 retraits en 2013). 14 Ce chiffre diffère de celui indiqué dans le bilan social 2013 (178), étant donné qu un recours (RI/114/13) a ensuite été scindé en plusieurs recours. CA/55/15 f 52/74

Cinq recours de masse ont été formés 15 en 2014, tous en lien avec les dispositions, les déductions et les actions en matière de grèves. Ces recours de masse ont été formés respectivement par 150, 41, 34, 29 et 26 requérants. Pour les cas tranchés en 2014, un délai moyen de 45 mois s est écoulé entre la formation du recours et la décision. Fin 2014, 664 affaires étaient encore en instance devant la CRI. 7.2.1 Recours par catégorie Graphique 68 : Nombre de recours internes formés en 2014 Source : Commission de recours interne 15 Seuls les recours formés par au moins 20 requérants sont considérés comme des recours de masse. CA/55/15 f 53/74

7.2.2 Issue des recours à l OEB Tableau 69 : Nombre d affaires clôturées par la CRI, 2013-2014 Issue des recours 2013 2014 Évolution Affaires pour lesquelles la CRI a émis un avis 113 175 +35 % Affaires clôturées par un retrait (avant l émission d un avis / une décision du Président) 30 40 +33 % Source : Commission de recours interne Tableau 70 : Variation concernant l issue des recours à l OEB, 2013-2014 Décision finale de l autorité investie du pouvoir de nomination concernant les recours 2013 2014 Recours auxquels il a été fait droit 5 % 2 % Recours auxquels il a été partiellement fait droit 14 % 10 % Recours rejetés 81 % 88 % Source : Direction Droit applicable aux agents 7.2.3 Requêtes présentées par des agents de l OEB auprès du TAOIT Une fois épuisés les moyens internes de recours, les membres du personnel de l'oeb peuvent se pourvoir devant le Tribunal administratif de l'organisation internationale du travail (TAOIT). Tableau 71 : Variation relative aux requêtes présentées par des agents de l OEB auprès du TAOIT, 2013-2014 Variation relative aux requêtes présentées par des agents de l OEB auprès du TAOIT 2013 2014 Évolution Nombre de requêtes en instance devant le TAOIT 226 208-8 % % de requêtes auxquelles le TAOIT a fait droit 23 % 6 % - % de requêtes auxquelles le TAOIT a partiellement fait droit 8 % 1 % - % de requêtes auxquelles le TAOIT n a pas fait droit 69 % 93 % - Source : Direction Droit applicable aux agents CA/55/15 f 54/74

7.3 Indicateurs relatifs aux fraudes et aux fautes L unité chargée des enquêtes a été créée en 2013 pour aligner l OEB sur d autres organisations internationales publiques. L unité (0.6.1.1) fait partie de la Direction Audits internes et enquêtes (0.6.1), qui relève elle-même de la Direction principale Audit interne et supervision (DP 0.6). Elle est chargée de déterminer de manière objective, indépendante et impartiale les faits liés à des allégations de faute et de communiquer les résultats à l autorité investie du pouvoir de nomination, qui peut arrêter des mesures correctives ou engager une procédure disciplinaire. La procédure d enquête est une mesure administrative consistant à recueillir des informations factuelles et reflétant les meilleures pratiques générales en vigueur dans d autres organisations intergouvernementales, telles qu approuvées par la Conférence des enquêteurs internationaux 16. L unité ne mène pas d enquête concernant les incidents pouvant être traités par des mécanismes de résolution des conflits ou concernant de mauvaises performances. Tableau 72 : Chiffres-clés de l unité chargée des enquêtes, 2013-2014 Ventilation des affaires 2013 2014 Évolution Affaires en instance au 31.12.2013-19 - clôturées au 31.12.2014* - 17 - reportées à 2015 17-2 - Allégations reçues pendant l année 88 68-23 % Allégations refusées du fait d un manque de détails 44 34-23 % Affaires ouvertes pendant l année 44 34-23 % clôturées au 31.12. de la même année 25 10 ** -60 % reportées à l année suivante 19 24 18 +26 % Source : unité chargée des enquêtes * 17 affaires en instance en 2013 ont été clôturées en 2014 : - dans 7 affaires, les allégations ont été jugées fondées ou partiellement fondées ; - dans 2 affaires, les allégations ont été jugées non fondées ; - 8 affaires ont été clôturées pendant la phase préliminaire d examen (allégations ne relevant pas du mandat de l unité ou non matérielles / non vérifiables). 16 Communauté de professionnels regroupant les organes d enquête du système des Nations Unies, des banques multilatérales de développement et d autres organisations internationales publiques 17 Report temporaire afin de recueillir d autres faits essentiels 18 11 de ces affaires ont été regroupées en une seule affaire et clôturées au début du mois de mars 2015. CA/55/15 f 55/74

** 10 affaires ouvertes en 2014 ont été clôturées la même année : - dans 3 affaires, les allégations ont été jugées fondées ou partiellement fondées ; - 4 affaires ont été clôturées pendant la phase préliminaire d examen (allégations ne relevant pas du mandat de l unité ou non matérielles / non vérifiables) ; - 3 affaires ont été retirées ou considérées comme retirées (après que le plaignant a retiré son allégation ou faute de l avoir étayée). Graphique 73 : Catégories d allégations, 2014 2 Diffamation/menaces Autre violation injustifiée des dispositions de l'oeb Divulgation non autorisée d'informations confidentielles 3 Déformation, falsification de certificats 1 Harcèlement Activité externe non autorisée Abus de pouvoir Grave infraction à la législation locale 0 2 4 6 8 10 12 14 Nombre d'allégations Source : unité chargée des enquêtes 1 Comportement offensant ou humiliant 2 Par exemple sous forme de publications anonymes internes ou externes 3 Par exemple, concernant des allocations/indemnités ou l assurance soins de santé CA/55/15 f 56/74

GLOSSAIRE ACTIVITÉS DU MÉDECIN-CONSEIL Terme Réunion après 200 jours de congé de maladie Allocation pour personne à charge, fondée sur des motifs médicaux Allocation pour enfant handicapé à charge Congé de maladie accordé par la commission médicale Consultation pour la préparation de la réunion suivante de la commission médicale Consultations concernant les cures Demande de congé spécial Demande visant à pouvoir passer un congé de maladie dans un autre lieu que le lieu de résidence Conseil relatif à Vanbreda Description Réunion organisée avec un agent qui a atteint 200 jours de congé de maladie au cours d'une période de trois ans. Allocation versée à un agent pour un enfant atteint d'une maladie qui l'empêche de subvenir à ses besoins. Allocation versée à un agent pour un enfant atteint d'un handicap, soit pour une durée définie soit à vie. Enregistrement d'un congé de maladie (par les RH) suite à une décision prise au niveau de la commission médicale. Réunion préliminaire organisée avec les médecins composant la commission médicale. Réunion organisée avec un agent souhaitant bénéficier d'une cure pour raisons médicales. Recommandation donnée aux RH concernant les aspects médicaux d'une demande de congé spécial présentée par un agent en cas de maladie d'un enfant ou d'un parent. En règle générale, un agent doit passer un congé de maladie sur son lieu d'affectation. Toute exception à cette règle est assujettie à l'autorisation du Président de l'office. Aide offerte dans des cas particuliers liés au régime d'assurance soins de santé. ACTIVITÉS LIÉES À LA REPRÉSENTATION DU PERSONNEL Activités externes : réunions avec le management ou les organes créés par le Président ou le Conseil d'administration, les préparations et déplacements nécessaires ainsi que les formations. Activités internes : toutes les autres activités. Types d'activités externes de la représentation du personnel Groupes de travail ad hoc Conseil d'administration et com. Conciliation Groupe de consultation VP 1 Groupe de consultation VP 2 Groupe de consultation VP 4 Protection des données Politique relative à la protection de la dignité du personnel Relations extérieures ("External relations") Évolution du travail Conseil consultatif général (CCG) Groupe de travail "Rémunérations" Commission d'harmonisation Comité de pilotage HC Santé et sécurité Comité des prêts à la construction Commission de recours interne Comité consultatif local (CCL) CA/55/15 f 57/74

Types d'activités externes de la représentation du personnel Gestion de la performance ("Managing performance") Réunions - Président/MAC Réunions gestion locale Réunions/gestion des questions spéciales Préparation et déplacements Commissions de promotions Recrutement Comité Restour (cantine à La Haye) FRPSS et pensions Single Patent Process Élections du comité du personnel Activités externes diverses de la représentation du personnel Formation ACTIVITÉS LIÉES À LA SANTÉ AU TRAVAIL Terme Examens de la vue Vérification des postes de travail par les infirmières Urgences Vérification des postes de travail par des experts en ergonomie Réunions de l'équipe consultative chargée des questions de santé Réunions de réintégration Consultations avec le manager Examens médicaux bisannuels Séances de physiothérapie en interne Description Examens des yeux offerts par l'office aux agents sur une base régulière (au moins une fois par an). Sur demande, les infirmières vérifient les postes de travail des agents afin de s'assurer que bureaux, chaises et ordinateurs sont disposés de manière optimale. Ces visites sont généralement effectuées après une maladie ou un accident. Intervention du service de santé au travail dans les situations urgentes. Vérification régulière, par des experts en ergonomie, des postes de travail des agents, afin de s'assurer que bureaux, chaises et ordinateurs sont disposés de manière optimale. Réunions d'un médecin, des affaires sociales, du partenaire RH et d'un représentant du management, afin de discuter de questions se posant dans une unité. Réunions avec des agents qui reprennent leur travail après une longue période de congé de maladie, et leurs managers, afin de discuter d'une reprise du travail optimale. Réunions avec un supérieur hiérarchique, afin de discuter de cas individuels. Examens médicaux offerts par l'oeb tous les deux ans, pour lesquels l'oeb accorde un soutien financier si l'examen est effectué en externe. Service de physiothérapie disponible à l'oeb aux frais de l'agent. AGENT EN NON-ACTIVITÉ Agent pouvant être rémunéré par l'oeb (réception d'allocations ou d'avantages, ou contributions à certains régimes), n'effectuant aucune tâche pour l'oeb et ressortissant à une des catégories de l'art. 42 du statut. AGENT Membre du personnel rémunéré par l'oeb, couvert par le statut des fonctionnaires ou d'autres conditions d'emploi, employé à titre permanent ou sous contrat. CA/55/15 f 58/74

AGENTS EN ACTIVITÉ Agents rémunérés à plein temps ou à temps partiel par l'oeb, travaillant effectivement pour l'oeb et n'ayant pas été affectés à un statut administratif différent. ALLOCATION Élément supplémentaire de la rémunération au-delà du traitement de base, comme indiqué ci-après : Terme Base juridique Description Allocation pour personne à charge art. 69 et 70 du statut Versement à titre de soutien aux agents ayant des enfants ou des membres de leur famille à charge. Allocation de foyer art. 68 du statut Versement à titre de soutien aux agents qui Allocation de garde d'enfants Remboursement des contributions parentales art. 70bis du statut Communiqué n 8 assument des charges de famille. Versement à titre de soutien aux agents dont les enfants fréquentent une structure de garde d'enfants. Remboursement exceptionnel limité à une durée maximale de trois ans suite aux recours concernant les contributions parentales aux crèches de l'office. Indemnité d'éducation art. 71 et 120bis du statut Versement à titre de soutien aux agents dont les enfants fréquentent un établissement d'enseignement de manière régulière et à plein temps. Budget de l'eem Allocation de congé parental/de congé familial Budget des crèches Accord entre l OEB et le Conseil supérieur de l École européenne art. 45bis et 45ter du statut Contribution annuelle de l OEB au budget de l École européenne de Munich. Versement à titre de soutien aux agents dont la rémunération est réduite du fait d'un congé parental ou familial. Structures de garde d'enfants mises à la disposition exclusive des agents de l'oeb. Allocation de naissance art. 85 du statut Somme forfaitaire versée aux agents lors de la naissance d'un enfant. Allocation pour heures supplémentaires, service continu ou service de garde art. 57, 58 et 58bis du statut Indemnité versée aux agents lorsqu'ils effectuent des heures supplémentaires, assurent un service continu ou par tours ou doivent rester à la disposition de l'oeb. Indemnité de logement art. 74 du statut Versement à titre de soutien aux agents pour la location d'un logement sur le lieu d'affectation. Indemnité d'installation art. 73 du statut Somme forfaitaire versée aux agents à titre de soutien pour les frais encourus lors de l'entrée en fonctions ou lors d'un transfert d'un lieu d'emploi à un autre. Frais de déménagement art. 81 du statut Somme forfaitaire versée aux agents pour le déménagement de leurs effets personnels lors de l'entrée en fonctions/de la cessation de fonctions. Indemnité de langue art. 75 du statut Indemnité versée aux agents de certains grades qui sont appelés à utiliser dans leurs fonctions deux ou trois langues officielles qui ne sont pas leur langue maternelle à condition qu'ils aient réussi les tests de langues correspondants. CA/55/15 f 59/74

Terme Base juridique Description Frais de voyage art. 76 du statut Remboursement de frais encourus par les agents lors de déplacements depuis ou vers le lieu d'affectation. Indemnité de fonctions art. 12(4) du statut Indemnité versée aux agents qui sont appelés à remplir par intérim des fonctions correspondant à un grade supérieur. Divers Article du budget comprenant diverses allocations, entre autres : indemnité de mise en disponibilité, indemnité de représentation, allocation de logement, versement au titre de la promotion, contribution de l'employeur au régime national d'assurance, indemnité temporaire. Indemnité d'expatriation art. 72 du statut Versement à titre de soutien aux agents qui encourent des frais supplémentaires en travaillant et en résidant en dehors du pays dont ils sont ressortissants. Congé dans les foyers art. 60 du statut Congé supplémentaire accordé tous les deux ans pour permettre aux agents de maintenir les liens avec leur foyer en dehors du lieu d'affectation. Le remboursement des frais de voyage pour les agents concernés et leur famille est également prévu. Allocation de départ Divers art. 11 du règlement de pensions Indemnité versée aux agents qui cessent leurs fonctions avant que prenne naissance le droit à pension d'ancienneté, à titre de compensation pour leur contribution au régime de pensions de l'office. Article du budget comprenant diverses allocations, entre autres : indemnité de mise en disponibilité, indemnité de représentation, allocation de logement, versement au titre de la promotion, contribution de l'employeur au régime national d'assurance, indemnité temporaire. Indemnité d'expatriation art. 72 du statut Versement à titre de soutien aux agents qui encourent des frais supplémentaires en travaillant et en résidant en dehors du pays dont ils sont ressortissants. Congé dans les foyers art. 60 du statut Congé supplémentaire accordé tous les deux ans pour permettre aux agents de maintenir les liens avec leur foyer en dehors du lieu d'affectation. Le remboursement des frais de voyage pour les agents concernés et leur famille est également prévu. ALLOCATIONS DIVERSES Il s'agit principalement des allocations suivantes : indemnité de mise en disponibilité, indemnité de représentation, allocation de logement, versement au titre de la promotion, contribution de l'employeur au régime d'assurance national, indemnité temporaire. CA/55/15 f 60/74

AMICALE Association qui organise des événements sociaux, sportifs et culturels dans le cadre des loisirs du personnel et de leurs familles. ANCIEN RÉGIME DE PENSIONS Régime de pensions applicable aux agents recrutés avant le 1 er janvier 2009, en vertu duquel l'agent ayant à son actif au moins dix ans de service effectif peut prétendre à une pension d'ancienneté calculée sur la base du dernier traitement de base. La contribution totale de l'agent à l'ancien régime de pensions en 2013 s'élève à 9,3 % de son traitement de base. La contribution de l'oeb est égale à 18,6 % du traitement de base. ASSURANCE DÉPENDANCE Élément du régime de prévoyance sociale visant à couvrir partiellement les frais engagés en cas de perte d'autonomie grave et durable d'une personne assurée. AUTRE PERSONNEL Agents dont les activités ne portent pas directement sur les brevets. Pour de plus amples détails, se référer à "Fonctions". BARÈMES DES TRAITEMENTS (voir annexe 2) Informations relatives aux barèmes de traitements nets, publiées suite aux décisions que prend le Conseil d'administration en matière d'ajustement salarial, généralement en décembre. Voir les barèmes à l'annexe 2. BRÈVE DESCRIPTION DES TYPES DE CONGÉ Terme Base juridique Description Heures de flexibilité Heures de compensation Congé annuel Congé dans les foyers Congé de maladie Congé social Congé non rémunéré Directives relatives à l'aménagement du temps de travail Directives relatives à l'aménagement du temps de travail Article 59 du statut des fonctionnaires Article 60 du statut des fonctionnaires Article 62 du statut des fonctionnaires Articles 45bis, 45ter, 59(3) et 61 du statut des fonctionnaires Article 45 du statut des fonctionnaires Prestation de congé dans le cadre de laquelle l'agent peut cumuler des heures de travail supplémentaires et prendre un congé à sa convenance. Prestation de congé dans le cadre de laquelle un quart d'heure est crédité à l'agent par journée de présence complète, lui permettant de prendre un congé à sa convenance. Droit à 30 jours de vacances par année de travail complète. Congé supplémentaire accordé tous les deux ans à un agent afin qu'il puisse maintenir les liens avec son foyer en dehors de son lieu d'affectation, et accompagné par un remboursement des frais de voyage correspondants pour lui et sa famille. Absence due à l'incapacité d'exercer ses fonctions pour raisons médicales. Congés parental, familial, spécial, et congé de maternité. Pour de plus amples détails, se référer à "Catégories d'absences". Prestation de congé dans le cadre de laquelle l'agent n'est plus en activité de service pour des motifs de convenance personnelle pendant un certain temps. Pour de plus amples détails, se référer à "Catégories d'absences". CA/55/15 f 61/74

CADABRA Outil électronique basé sur Lotus Notes destiné aux procédures de recrutement. En voie de remplacement au même titre que Lotus Notes. CATÉGORIES D'ABSENCES : Absence Congé de maternité Mariage Déménagement Maladie du conjoint Décès du conjoint Décès de l'épouse pendant le congé de maternité Maladie d'un proche parent Décès d'un ascendant Décès d'un proche parent Décès d'un autre parent Maladie d'un enfant Maladie grave d'un enfant Hospitalisation d'un enfant <12 ans Décès d'un enfant Naissance d'un enfant Mariage d'un enfant Adoption d'un enfant Comparution devant un tribunal Vote Mutation Examen (circ. 267) Formation (circ. 267) Congé spécial Berlin Congé spécial délai de route Congé spécial en instance Absence irrégulière Détachement (non rémunéré) Absence autorisée Décision du Président Service militaire obligatoire Autre Absence rémunérée temps de travail réduit Congé de syndicat Congé parental Congé familial Congé de syndicat Absence non rémunérée Catégorie BS Congé social Congé social Congé social Congé social Congé social Congé social Congé social Congé social Congé social Congé social Congé social Congé social Congé social Congé social Congé social Congé social Congé social Congé social Congé social Congé social Congé social Congé social Congé social Congé social Congé social Congé social Congé social Congé social Congé social Congé social Congé social Congé social Congé social Congé social Congé social Congé social Congé non rémunéré CA/55/15 f 62/74

CATÉGORIES Catégorie A : groupe de grades A4(2)/A1, grades A5, A6, A7 Catégorie B : groupe de grades B5/B1, B6/B4 Catégorie C : groupe de grades C5/C1, C6/C4 COMMISSION MÉDICALE Commission composée d'un médecin désigné par l'office et du médecin de l'agent (plus un troisième médecin en cas de désaccord), chargée de prendre une décision sur diverses questions médicales telles que l'invalidité et les congés de maladie (art. 89 du statut). COMPENSATION PARTIELLE Complément versé aux pensionnés visant à alléger la charge résultant de l'impôt national auquel ils sont soumis dans certains États membres sur la pension de l'oeb. Remplace l'ajustement fiscal depuis le 1 er janvier 2009. CONTRAT NON RENOUVELABLE Contrat conclu au titre de l'art. 3010 du budget pour l'accomplissement de tâches de courte durée ou pour le remplacement d'agents pour une durée maximum de trois ans. DÉTACHEMENT Nomination temporaire d'un fonctionnaire de l'office dans un organisme du secteur public, à la suite de décisions prises dans l'intérêt du service par l'autorité investie du pouvoir de nomination. Les agents concernés sont placés en position de non-activité. DISPONIBILITÉ Le fonctionnaire est mis en disponibilité s'il est touché par une réduction du nombre des emplois décidée par le Conseil d'administration dans le cadre de la procédure budgétaire et s'il ne peut être affecté à un autre emploi du même grade au sein de l'office. DURÉE DU SERVICE Différence entre le 31 décembre et la date d'entrée de l'agent, divisée par 365,25. ÉQUIVALENT TEMPS PLEIN (ETP) Facteur statistique prenant en considération un unique agent en poste chaque jour de l'année, du 1 er janvier au 31 décembre. Il varie d'un lieu d'affectation à l'autre, en fonction du nombre de jours fériés respectifs. Le calcul repose sur les jours ouvrables. Les agents qui travaillent à temps partiel sont assimilés à ceux qui travaillent à plein temps aux fins du calcul (sauf pour les statistiques de maladie). Exemple : si la période de notation s étend du 1 er janvier au 31 décembre, un agent travaillant toute l année correspond à 1 ETP ; un agent partant à la retraite le 1 er juillet correspond à 0,5 ETP. EXAMEN MÉDICAL D'ENGAGEMENT Examen médical effectué lors du recrutement en vue de déterminer si un candidat à un poste est physiquement apte. CA/55/15 f 63/74

FIPS "Finance and Personnel Information System". Système basé sur la technologie SAP utilisé par les RH (recrutement, administration du personnel, temps de travail et congés, rémunérations, notation), les Finances et le Service des achats. FONCTIONNAIRES / AGENTS PERMANENTS Agents employés à durée indéterminée, à qui s'applique le statut des fonctionnaires de l'office européen des brevets. FONCTIONS Examinateurs et chambres de recours : examinateurs de brevets (numéros de budget 1391xx) et membres et présidents de chambres de recours (numéros de budget 310xx) ; Personnel de soutien aux procédures brevets : agents travaillant à la délivrance des brevets autres que les examinateurs et les membres des chambres de recours (budget : 21xxxx, 251xxx et 3010xx) ; Autre personnel : agents non inclus dans les catégories qui précèdent. FRPSS Fonds de réserve pour pensions et pour la sécurité sociale. GROUPE DE GRADES Les groupes de grades à l'oeb sont les suivants : A7 : Vice-Président (qualifications minimales : diplôme sanctionnant des études complètes de niveau universitaire ou - à titre exceptionnel - connaissances équivalentes acquises au cours de nombreuses années d'une activité exigeant des compétences particulières. Longue expérience professionnelle. Excellente connaissance d'une des langues officielles de l'office et aptitude à comprendre les deux autres.) A6 : Directeur principal ou président d'une chambre de recours (qualifications minimales : diplôme sanctionnant des études complètes de niveau universitaire ou - à titre exceptionnel - connaissances équivalentes acquises au cours de nombreuses années d'une activité exigeant des compétences particulières. Longue expérience professionnelle. Excellente connaissance d'une des langues officielles de l'office et aptitude à comprendre les deux autres). A5 : Directeur ou président d'une chambre de recours (qualifications minimales : diplôme sanctionnant des études complètes de niveau universitaire ou - à titre exceptionnel - connaissances équivalentes acquises au cours de nombreuses années d'une activité exigeant des compétences particulières. Longue expérience professionnelle. Excellente connaissance d'une des langues officielles de l'office et aptitude à comprendre les deux autres.) Pour le directeur du Service linguistique, parfaite maîtrise d'une langue officielle et excellente connaissance des deux autres. A4(2) : Assistant de direction / Conseiller (qualifications minimales : travail d'un mérite particulier dans le groupe de grades A4/A1. Expérience professionnelle très large ou hautement spécialisée). CA/55/15 f 64/74

A4/A1 : Examinateur / Juriste / Administrateur / Traducteur / Réviseur / Interprète (qualifications minimales : diplôme sanctionnant des études complètes de niveau universitaire ou - à titre exceptionnel - expérience professionnelle équivalente. Excellente connaissance d'une des langues officielles de l'office et aptitude à comprendre les deux autres.) Dans des cas exceptionnels, excellente connaissance d une des langues officielles de l Office et aptitude à en comprendre une autre. Dans ces cas-là, il serait conclu un contrat à durée déterminée au titre de l'article premier, paragraphe 3, des conditions d'emploi des agents contractuels. (Cette dérogation ne s'applique pas aux postes de traducteurs, de réviseurs ou d'interprètes). B6/B4 : Superviseur / chef de section (qualifications minimales : il est exigé, en principe, une instruction secondaire du second cycle et un diplôme sanctionnant des études de niveau post-secondaire dans un établissement d'enseignement professionnel ou une expérience professionnelle équivalente acquise au cours de nombreuses années d'activité. Huit ans d'expérience dans le domaine concerné. Connaissance des langues officielles suffisante pour l'exercice de l'activité concernée.) B5/B1 : Agent administratif (qualifications minimales : instruction secondaire complète du second cycle ou à titre exceptionnel expérience professionnelle équivalente. Connaissance des langues officielles suffisante pour l'exercice de l'activité concernée.) C6/C4 : Technicien / chef d'équipe (qualifications minimales : il est exigé, en principe, outre une formation de niveau primaire (enseignement obligatoire), un apprentissage sanctionné par un certificat d'aptitude professionnelle et huit années d'expérience professionnelle dans le domaine en cause. Connaissance d'une langue officielle de l'office suffisante pour l'exercice de l'activité concernée.) C5/C1 : Agent de service (qualifications minimales : formation scolaire de niveau primaire - enseignement obligatoire). Connaissance d'une langue officielle de l'office suffisante pour l'exercice de l'activité concernée. INDEMNITÉ DE FIN DE CONTRAT Indemnité de départ supplémentaire versée à l'agent sous contrat, pour les contrats conclus à partir du 1 er janvier 2010. Elle est habituellement combinée à une allocation de départ et un encaissement provenant du plan d'épargne salariale. INTÉGRALITÉ DU TRAITEMENT DE BASE Traitement de base conformément au barème des traitements net après prélèvement de l'impôt interne, sans déduction pour les absences entraînant des retenues sur salaire ni pour les temps partiels. JOUR OUVRABLE Jour auquel l'oeb est ouvert au public dans un lieu de travail donné. MEDGATE Logiciel de gestion de la sécurité et de la santé au travail (application en ligne). CA/55/15 f 65/74

MISSIONS Déplacement effectué par un agent à la demande de son supérieur hiérarchique pour les besoins du service en dehors de son lieu d'affectation. Formation : déplacement effectué par un agent à la demande de son supérieur hiérarchique en vue d'assister à des sessions de formation en dehors de son lieu d'affectation. Déplacement combiné : déplacement effectué par un agent à la demande de son supérieur hiérarchique pour les besoins du service et concernant plusieurs unités de l'office ou déplacement combinant les besoins du service et des sessions de formation au cours d'un même voyage. NATIONALITÉ Nationalité de l'agent qui ressort du dossier individuel électronique et apparaît dans FIPS. En cas de double nationalité, il s'agit de la nationalité renseignée en premier lieu dans FIPS. NOMBRE DE JOURS OUVRÉS EFFECTIFS Différence entre le nombre d'équivalents Temps Plein (ETP) et les absences. NOMINATION Au sens de l'art. 49 du statut et par opposition aux promotions et aux recrutements externes, il s'agit de l'accession à un groupe de grades plus élevé par décision de l'autorité investie du pouvoir de nomination, suite à une procédure de sélection. D'après l'art. 49 du statut, les agents peuvent obtenir un grade plus élevé via une promotion, après recommandation de la commission de promotions, ou par désignation à un autre poste à la suite d'une procédure de sélection ou de reclassement. NOUVEAU RÉGIME DE PENSIONS Régime de pensions applicable aux agents recrutés à partir du 1 er janvier 2009. Lors de la cessation définitive des fonctions, l'agent reçoit une somme forfaitaire qui correspond à l'épargne accumulée par un investissement à long terme (plan d'épargne salariale). L'agent reçoit également une pension mensuelle au titre du nouveau régime de pensions. La pension est calculée sur la base de deux fois le traitement de référence (grade C1, échelon 3). Le taux global de cotisation au nouveau régime de pensions (Office et agent) reste inchangé à 21 % du traitement de base, jusqu'à un plafond égal à deux fois le traitement d'un agent au grade C1, échelon 3. La contribution obligatoire totale (Office et agent) au plan d'épargne salariale est égale à la somme de 6,9 % du traitement de base de l'agent, jusqu'à un plafond égal à deux fois le traitement d'un agent au grade C1, échelon 3, et de 27,9 % de la part du traitement de base au-delà de ce plafond. L'Office et le personnel contribuent respectivement à hauteur de 2/3 et 1/3 au nouveau régime de pensions et au plan d'épargne salariale. CA/55/15 f 66/74

ORGANES STATUTAIRES Terme Base juridique Description Conseil consultatif général (CCG) Comité consultatif général (CCG) Comité général pour la santé, l'ergonomie et la sécurité au travail (COHSEC) Conseil consultatif local (CCL) Comité local pour la santé, l'ergonomie et la sécurité au travail (LOHSEC) Articles 2(1)b) et 38 du statut des fonctionnaires Article 38 du statut des fonctionnaires Articles 2(1)h) et 38bis du statut des fonctionnaires Articles 2(1)h) et 38 du statut des fonctionnaires Articles 2(1)h) et 38bis du statut des fonctionnaires Commission paritaire ayant pour mission de donner au Président de l'office un avis motivé entre autres sur tout projet de modification du statut des fonctionnaires, tout projet de mesure intéressant l'ensemble ou une partie du personnel soumis au statut des fonctionnaires, toute question de caractère général ou toute question dont le comité du personnel a demandé l'examen. Commission paritaire consultée au sujet de : - tout projet de modification du présent statut ou des règlements de pensions, tout projet de règlement d'application et, en général, sauf urgence manifeste, tout projet de mesure concernant les conditions d'emploi de l'ensemble ou d'une partie du personnel soumis au présent statut ou les bénéficiaires de pensions ; - toute question de caractère général que le Président de l'office lui soumet ; - toute question dont le comité du personnel a demandé l'examen, conformément aux dispositions de l'article 36, et qui lui est soumise par le Président de l'office. Commission paritaire ayant pour mission de formuler de sa propre initiative et sans restrictions des propositions sur tout aspect lié à la santé, l'ergonomie et la sécurité au travail affectant le personnel dans plusieurs lieux d'affectation, ainsi que de donner un avis motivé sur tout rapport et toute mesure concernant la protection de la santé, l'ergonomie et la sécurité au travail dans l'ensemble des locaux de l'office. Commission paritaire d'un lieu d'affectation spécifique, ayant pour mission de donner au Président de l'office un avis motivé entre autres sur tout projet de règlement et tout projet de mesure intéressant exclusivement l'ensemble ou une partie du personnel du lieu d'affectation considéré, toute question de caractère local que le Président de l'office lui soumet, toute question qui lui serait soumise par le conseil consultatif général, ou toute question dont le comité du personnel a demandé l'examen. Commission paritaire d'un lieu d'affectation spécifique, ayant pour mission de formuler de sa propre initiative et sans restrictions des propositions sur tout aspect lié à la santé, l'ergonomie et la sécurité au travail affectant le personnel dans le lieu d'affectation concerné, ainsi que de donner un avis motivé sur tout rapport et toute mesure concernant la protection de la santé, l'ergonomie et la sécurité au travail dans les locaux du lieu d'affectation concerné. CA/55/15 f 67/74

Terme Base juridique Description Commission de discipline Articles 2(1)d) et 98 du statut des fonctionnaires Commission de recours interne Commission de promotions Groupe de classification des postes B/C Commission d'harmonisation des postes B/C Groupe de travail "Rémunérations" Comité consultatif Comité des prêts à la construction Comité de surveillance du plan d'épargne salariale Commission pour la formation Articles 2(1)e) et 111 du statut des fonctionnaires Articles 2(1)c) et 49 du statut des fonctionnaires Circulaire n 253 Règlement d'application de l'article 83bis du statut des fonctionnaires Dispositions concernant l'octroi de prêts à la construction Règlement d'application Comité de surveillance Circulaire n 267 Commission paritaire ayant pour mission de donner au Président de l'office un avis motivé sur la sanction que lui paraît devoir entraîner la faute d'un agent. Commission paritaire ayant pour mission de donner au Président de l'office un avis motivé sur les recours internes introduits par des agents contre des décisions ou actes de l'office qui leur font grief. Commission paritaire ayant pour mission de communiquer au Président de l'office une liste d'agents susceptibles d'être promus conformément aux dispositions applicables. Commission paritaire ayant pour mission de donner des conseils sur l'évaluation des postes B et C. Commission paritaire ayant pour mission de donner des conseils sur l'harmonisation et sur les critères à appliquer pour évaluer le niveau des tâches B et C confiées à des agents. Commission paritaire conseillant le Président de l'office sur la politique salariale et l'ajustement annuel des rémunérations. Commission paritaire ayant pour mission d'assurer le suivi du régime de l'assurance dépendance et de veiller à son application uniforme. Commission paritaire conseillant le Président de l'office sur l'octroi éventuel de prêts à la construction. Commission paritaire ayant pour mission de contrôler la gestion des placements et l'administration du plan d'épargne salariale. Commission paritaire ayant pour mission d'émettre des avis sur les mesures et activités dans le domaine de la formation. PENSION DE SURVIE Pension versée au conjoint survivant d'un agent ou pensionné de l'oeb, aux conditions énoncées dans le règlement de pensions. PENSION POUR ORPHELIN OU POUR PERSONNE À CHARGE Pension versée, aux conditions énoncées dans le règlement de pensions, aux enfants ou autres personnes à charge d'un agent décédé, ou d'un agent dont le conjoint est décédé. PERSONNEL DE SOUTIEN AUX PROCÉDURES BREVETS Agents des formalités de la DG 2. Pour de plus amples informations, se référer à "Fonctions". PERSONNEL SOUS CONTRAT Agents recrutés sur contrat à durée déterminée et à qui s'appliquent les conditions d'emploi des agents contractuels de l'office européen des brevets (ces conditions font souvent référence au statut). Enregistrés comme agents sous contrat dans FIPS. Catégorie comprenant les eurocontrats A3010, les contrats non renouvelables A3010 financés via l'art. 3000. Cadres supérieurs sous contrat (les grades A7 et A6 sont couverts par des conditions d'emploi particulières pour les Vice-Présidents et les Directeurs principaux). CA/55/15 f 68/74

PERSONNES À CHARGE Personnes couvertes par le régime de prévoyance sociale de l'oeb et pour qui l'agent a droit à recevoir une allocation de personne à charge. Il s'agit surtout d'enfants. PLAN D'ÉPARGNE SALARIALE Voir NOUVEAU RÉGIME DE PENSIONS. PROMOTION Accès, par décision du Président et sur recommandation de la commission de promotions, à un grade supérieur au sein d'un groupe de grades. RECOURS COLLECTIF Recours introduit contre une même décision, fréquemment pour un même motif, par plusieurs membres du personnel, souvent à l'initiative de la représentation du personnel ou avec son appui. Un recours collectif compte comme un seul recours dans les statistiques de l'office. RÉEXAMEN PAR LE MANAGEMENT Le réexamen par le management est une nouvelle procédure précontentieuse introduite dans le cadre de la réforme du système de recours interne en vue de régler les litiges à un stade précoce avant qu'une procédure contentieuse ne puisse être engagée (en fonction du dossier via l'introduction d'un recours interne ou le dépôt d'une plainte auprès du TAOIT). Le terme "réexamen par le management" se réfère au réexamen des décisions rendues par le Président de l'office (ou ses représentants) en tant qu'autorité investie du pouvoir de nomination, la personne chargée du réexamen étant le supérieur hiérarchique de celui qui a pris la décision et le grade minimum requis étant celui de A5. RÉGIME DE PRÉVOYANCE SOCIALE Régime de prévoyance couvrant l'assurance-maladie, l'assurance décès et invalidité permanente et l'assurance dépendance. RÉMUNÉRATION Traitement de base + allocations éventuelles. RETRAIT D'UN RECOURS Déclaration du requérant visant à obtenir le classement immédiat du recours avant qu'une décision finale ne soit rendue. RETRAITE Cessation des activités avec droit à une pension d'ancienneté. S'il prend sa retraite entre 60 et 65 ans, l'agent perçoit une pension intégrale basée sur son ancienneté. La poursuite des activités jusqu'à 68 ans est possible sur demande. Les agents ayant droit à une pension d'ancienneté et prenant leur retraite avant 60 ans perçoivent une pension différée quand ils atteignent cet âge, mais ils peuvent demander la retraite anticipée avant 60 ans : ils touchent alors une pension d'ancienneté réduite en fonction de coefficients variant selon l'âge. CA/55/15 f 69/74

SIRP Service International des Rémunérations et des Pensions : situé à Paris, anciennement appelé SCAP, administre les pensions de l'oeb depuis le 1 er janvier 2013. SITE Lieu géographique où se déroulent les activités de l'oeb : Munich, La Haye, Berlin, Vienne, Bruxelles. STATUT Statut des fonctionnaires TAUX DE ROTATION Nombre d'agents ayant cessé d'être en activité en 2013 (ne sont pas inclus les cas d'invalidité, de décès et de licenciement), divisé par le nombre moyen d'agents en 2013. TÉLÉTRAVAIL À TEMPS PARTIEL Type d'aménagement du temps de travail visant à assurer un meilleur équilibre entre vie privée et vie familiale et professionnelle, permettant à l'agent d'accomplir à son domicile le travail normalement effectué dans les locaux de l'office. TOTAL DES EFFECTIFS AU 31 DÉCEMBRE Agents (fonctionnaires + agents sous contrat) qui étaient en activité au 31 décembre d'après la liste de FIPS. UNITÉ CHARGÉE DES ENQUÊTES Unité chargée d'établir les faits relatifs à une allégation de faute et rendant compte à l'autorité investie du pouvoir de nomination. UNITÉ DE RÈGLEMENT DES CONFLITS Cette unité est chargée de la prévention du harcèlement (règlement des conflits) ainsi que des procédures de réexamen par le management. CA/55/15 f 70/74

ANNEXE 2 BARÈMES DES TRAITEMENTS NETS, EN EUROS, À PARTIR DU 1 er JUILLET 2014 Allemagne CA/55/15 f 71/74

Pays-Bas CA/55/15 f 72/74

Autriche CA/55/15 f 73/74

Belgique CA/55/15 f 74/74