L es P r a t i q u e s GEREZ VOTRE BUDGET Difficulté : A travers l'exemple du budget personnel vous apprendrez à dompter les cellules et les formules du tableur. Découvrez Windows Faites votre premier courrier Illustrez vos documents
Synopsis Les tableurs graphiques sont des logiciels qui vous permettent de créer des tableaux, d'y ajouter des données de différentes natures (dates, chiffres, pourcentage...) et de réaliser des calculs plus ou moins automatisés. 2
TABLE DES MATIERES I. Les tableurs... 4 II. L'espace de travail... 5 III. Mettre en forme le tableau... 6 1. Changer la hauteur/largeur des cellules... 6 2. Personnaliser les cellules... 6 Couleur et bordures... 6 La fusion de cellules... 6 IV. Ajouter des données... 7 1. La saisie... 7 2. Le formatage... 7 V. Faire des calculs... 9 1. Somme automatique... 9 2. Opérations manuelles... 9 VI. Travailler avec les feuilles de calculs... 10 1. Renommer une feuille... 10 2. Copier/Déplacer une feuille de calculs... 10 3. Supprimer une feuille... 10 3
I. Les tableurs Ce sont des logiciels qui vous permettent de créer des tableaux, d'y ajouter des données de différentes natures (dates, chiffres, pourcentage...) et de réaliser des calculs plus ou moins automatisés sur ces données. Il existe plusieurs tableurs. Certains sont gratuits, d'autres pas. On peut citer : Microsoft Excel, OpenOffice Calc, Gnumeric, Google tableur... 4
II. L'espace de travail ( 3 ) ( 5 ) ( 2 ) ( 1 ) ( 4 ) La partie centrale (1) représente le tableau qu'on appelle aussi feuille de calculs - sur lequel nous travaillons. Ce tableau est constitué de cellules qui sont l'intersection d'une ligne (2) et d'une colonne (3). Un document de tableur qu'on appelle aussi un classeur peut être constitué de plusieurs tableaux (4). On retrouve en haut de la fenêtre les barres d'outils classiques et une particulière au tableur : la barre de formule (5). 5
III. Mettre en forme le tableau Avant d'effectuer une modification nous devrons sélectionner à l'aide de la souris le ou les éléments à mettre en forme. Ce peut être une cellule, plusieurs cellules, une ou plusieurs lignes, une ou plusieurs colonnes. 1. Changer la hauteur/largeur des cellules Il n'est pas possible dans un tableur de modifier la taille des cellules directement. Nous devons modifier la hauteur des lignes et la largeur des colonnes pour modifier les cellules. Attention! En faisant ainsi, toutes les cellules qui constituent une ligne ou une colonne sont modifiées. Dans le menu Format, vous trouverez les options Lignes/Hauteur de ligne et Colonne/Largeur de colonne pour effectuer ces modifications. 2. Personnaliser les cellules Couleur et bordures Vous pouvez remplir des cellules de couleur en utilisant l'outil Couleur d'arrière-plan. Contrairement à ce que nous voyons à l'écran, la grille qui constitue notre tableau n'est pas imprimable. Si vous voulez délimiter votre tableau, ses lignes, ses colonnes, vous devez le faire à l'aide de l'outil Bordures. Cliquez ensuite sur les bordures que vous souhaitez voir apparaître à l'impression. La fusion de cellules Après avoir sélectionné plusieurs cellules nous pouvons les fusionner en utilisant l'outil Fusionner les cellules. 6
IV. Ajouter des données 1. La saisie En cliquant sur une cellule vous la rendez active. Une bordure noire et épaisse apparaît autour de la cellule. Les noms de la colonne et de la ligne active se colorent. Nous pouvons désormais taper le contenu de la cellule au clavier. Pour valider le contenu de notre cellule il suffit d'appuyer sur la touche Entrée du clavier. Pour modifier le contenu d'une cellule, double-cliquez sur celle-ci. Pour vider une cellule, rendez la active en cliquant une fois dessus. Utilisez ensuite la touche Retour arrière de votre clavier. Pour plus d'options de suppression, utilisez la touche Suppr. du clavier. 2. Le formatage Un tableur est capable de manipuler différents types de données : des chiffres, du texte, des dates, des pourcentages, des heures... Cependant, pour pouvoir exploiter le logiciel au mieux, il convient de lui indiquer à quel genre de données il a affaire. Les formats de 7
données sont accessibles par le menu Format/Cellules. Les formats les plus utilisés sont aussi repris dans les barres d'outils. ( 1 ) ( 2 ) ( 4 ) ( 3 ) Commencez par choisir une catégorie (1), puis un format (2) et enfin ajustez les options (3) Vous visualisez le résultat dans le cadre d'aperçu (4). Formater le contenu des cellules permet aussi de nous économiser du travail. Par exemple en choisissant un format monétaire avec 2 décimales et le sigle euro, le logiciel nous affiche 12,00 quand on saisit simplement le chiffre 12. De même pour une date, en tapant 01/01/09 le logiciel peut nous afficher Jeudi 1 Janvier 2009. 8
V. Faire des calculs 1. Somme automatique Commencez par cliquer dans la cellule qui va afficher le résultat de l'opération. Cliquez ensuite sur le bouton Somme de la barre de formule. Le logiciel va sélectionner automatiquement les cellules à proximité qui contiennent des chiffres (le plus souvent au dessus) et les encadrer en couleur. Si cela ne vous convient pas, sélectionnez vous même les bonnes cellules à l'aide de la souris. Validez en appuyant sur la touche Entrée du clavier. Dans notre exemple le contenu de la cellule est égal ( = ) à la somme ( SOMME ) des cellules D13 à D16 ( D13:D16 ). Les tableurs disposent de nombreuses autres fonctions en plus de la somme. 2. Opérations manuelles Maintenant que nous savons à quoi ressemble une opération nous pouvons en créer nous même. Commencez par cliquer sur la cellule qui va afficher le résultat. Appuyez ensuite sur la touche = du clavier. Dés lors le logiciel sait que nous allons effectuer un calcul. Cliquez ensuite sur les cellules qui font partie de votre opération un cadre coloré apparaît autour d'elles - sans oublier les signes mathématiques que vous saisissez au clavier. Validez en appuyant sur la touche Entrée du clavier. Dans notre exemple le contenu de la cellule est égal ( = ) au contenu de la cellule D14 moins ( - ) le contenu de la cellule D13. 9
VI. Travailler avec les feuilles de calculs 1. Renommer une feuille Pour changer le nom d'une feuille de calculs, faites un double clic sur son nom. Saisissez le nouveau nom puis validez en appuyant sur la touche Entrée du clavier. 2. Copier/Déplacer une feuille de calculs Vous pouvez déplacer une feuille de calculs en faisant un simple glisser/déposer. Vous pouvez même passer une feuille d'un classeur à un autre! Pour copier ou déplacer (mais dans ce cas le glisser/déposer est plus simple) une feuille de calculs, faites un clic droit sur le nom de la feuille à copier. Dans le menu contextuel qui apparaît choisissez l'option Déplacer/copier la feuille. Dans la fenêtre d'options qui s'ouvre, choisissez la position de votre nouvelle feuille, sans oublier de cocher la case Copier. 3. Supprimer une feuille Faites un clic droit sur le nom de la feuille à supprimer. Dans le menu contextuel qui apparaît choisissez l'option Supprimer la feuille. 10
NOTES 11
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