Logiciels concernés. Situation. Ciel et le pont comptable. Note conçue et rédigée par Jalons sprl tous droits réservés - 27/06/2007.

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1 Logiciels concernés Ciel Gestion Commerciale Premium, Evolution, et Réseau et Ciel Compta Premium, Evolution et Réseau. Situation Ciel Gescom et Ciel Compta ne sont pas des logiciels intégrés. C'est-à-dire qu'ils disposent chacun de bases de données qui leur sont propres. Par exemple, le fichier "Clients" est spécifique dans chacun des logiciels. Il ne s'agit pas d'un fichier en commun. De même, les factures encodées dans Ciel Gescom n'apparaissent pas automatiquement dans la compta. Il ne vous est pas nécessaire pour autant de ré-encoder à la main les factures établies avec Ciel Gescom dans Ciel Compta. Une procédure d'exportation de ces documents vers la comptabilité existe. C'est le pont comptable (ou liaison comptable). C'est cette procédure qui sera détaillée dans ce document. tous droits réservés - 27/06/ /13

2 Les étapes du pont comptables Résumé - Validation des factures. - Génération du journal comptable. - Exportation vers la compta. - Importation dans la compta. Si c'est votre premier pont comptable Pour que le pont comptable fonctionne bien, il est crucial de vérifier 2 choses : 1. Le compte comptable des clients doit être correctement renseigné. Il faut que le compte comptable existe (la zone ne peut pas être vide). Ce champ ne peut contenir que des lettres (non accentuées) ou des chiffres, sans espace. Il faut également veiller à ce qu'il n'y ait pas 2 comptes comptables les mêmes pour 2 clients différents. En effet, le compte comptable est créé automatiquement par Ciel Gescom sur base du code client. Ex. Code client TOTO Compte comptable: 400TOTO. Comme le compte comptable est limité à 8 caractères derrière la racine 400, on risque d'avoir des comptes comptables en double avec des codes clients comme VANDERPETEGHEM et VANDERPEIREN car, spontanément, ces 2 codes donneront 400VANDERPE. Attention également au fait que une modification du code client ne modifie pas automatiquement le compte comptable. Si vous changez le code d'un client (EX.: TOTO devient TITI), vous devez prendre soin de modifier le compte comptable également. tous droits réservés - 27/06/ /13

3 2. Les comptes comptables des articles doivent être correctement renseignés. Ces champs ne peuvent pas être vides! A priori, chaque article peut avoir un compte de vente différent. En général toutefois, les utilisateurs de Ciel Gescom donnent le même compte à la plupart des articles utilisent ou donnent un compte par type d'articles. Ex.: pour les articles marchandises, pour les articles services, Le compte renseigné dans les champs "Belgique", "CEE" et "Hors CEE" peut être le même sauf si vous voulez que vos comptes d'imputation reflètent votre chiffre d'affaires sur le marché belge, européen et extra-européen. Le champ "Suspension de taxe" n'est pas d'application en Belgique. Valider les factures Avant de procéder à la génération du journal comptable, il est indispensable de valider les factures que l'on souhaite envoyer dans la compta. Pour valider des factures, il faut d'abord les marquer. Cliquez sur le bouton "Factures" (ou sur le point de menu Ventes - Factures) pour afficher la liste des factures. tous droits réservés - 27/06/ /13

4 Pour savoir si une facture est validée ou non, il suffit de consulter la colonne "Validée" (qui se trouve en général avec les colonnes "Comptabilisée" et "Editée"). Pour n'avoir à l'écran que les factures non validées (ou, autrement dit, les factures à valider), cliquez sur le bouton "Multicritères" (1) puis sur "Les factures non validées" (2). tous droits réservés - 27/06/ /13

5 Si vous souhaitez valider toutes les factures affichées, faites un clic droit de la souris au milieu de la liste des factures et sélectionnez "Tout marquer" dans le menu contextuel. Si vous souhaitez ne valider qu'une partie des factures affichées, faites un clic de la souris sur la première facture que vous voulez valider et un "MAJ + clic" (vous maintenez enfoncée la touche "MAJ" du clavier pendant que vous faites un clic avec la souris) sur la dernière facture que vous voulez valider. L'ensemble de votre sélection apparaît en surligné noir. Pour marquer les factures de votre sélection, faites un clic droit de la souris au milieu de la liste et sélectionnez "Marquer/Démarquer" dans le menu contextuel. tous droits réservés - 27/06/ /13

6 Les éléments marqués se caractérisent par un petit rectangle rouge (bleu, si la ligne est surlignée en noir) en début de ligne. Pour valider les factures que vous venez de marquer, faites un clic droit de la souris au milieu de la liste et sélectionnez "Valider". Cliquez sur le bouton "Oui" de la demande de confirmation. Cliquez sur le bouton "Ok" de l'assistant EUREKA. Cliquez sur le bouton "Ok" vous informant que l'opération s'est bien effectuée. tous droits réservés - 27/06/ /13

7 Les rectangles de marquage disparaissent après validation et la colonne "Validée" affiche la mention "OUI" pour les factures que vous venez de valider. Remarque La loi comptable belge oblige les factures à avoir une numérotation croissante sans trou et à être strictement chronologique. Cela implique qu'il ne peut pas y avoir de "trou" dans les factures que vous validez. Autrement dit, vous ne pouvez pas valider 3 factures, en laisser une non validée et valider les 4 suivantes. Générer le journal comptable Cliquez sur le point de menu Bases - Journal comptable La fenêtre "Journal comptable" affiche toujours le contenu du dernier journal comptable généré. C'est normal que cette fenêtre ne soit pas vide. Faites un clic droit de la souris au milieu de la liste et sélectionnez Générer. tous droits réservés - 27/06/ /13

8 L'assistant de mise à jour s'affiche. Vous pouvez indiquer les pièces à prendre en compte (1) soit en fonction d'une fourchette de dates, soit en fonction des pièces marquées. Personnellement, je conseille la fourchette de date. Une fois que le journal comptable a été généré, les pièces relatives à ce journal mentionnent la valeur "Oui" dans la colonne "Comptabilisée" de la liste des factures. Il n'est donc pas possible de générer 2 fois le même journal comptable, sauf si l'on coche l'option "Inclure les pièces déjà comptabilisées" (2). En temps normal, l'option "Inclure les pièces déjà comptabilisées" NE doit PAS être cochée. Cette option est nécessaire si l'on a fait l'une ou l'autre fausse manœuvre (suppression "pas exprès" des lignes du journal comptable avant l'export vers la compta, problème dans la compta nécessitant la remise en place d'un backup datant d'avant le dernier pont comptable, ). L'option "Générer avec le nombre de décimales paramétré" (3) ne doit jamais être cochée. Après le choix de la fourchette de dates, passez à l'étape 2 et cochez les options "Pièces de vente" et "Factures". Les autres options ne doivent pas être cochées. tous droits réservés - 27/06/ /13

9 Remarque Pourquoi ne puis-je pas cocher l'option "Notes de crédit"? Car le pont comptable ne permet de lier qu'un journal à la fois. Comme on le verra à l'étape 3, la procédure de plan comptable permet de ne définir qu'un seul journal pour les pièces de ventes. Cela signifie que si je coche les options "Factures" et "Notes de crédit en même temps", les factures et les notes de crédit se retrouveront dans le même journal, ce qui n'est pas souhaitable. Mais alors, comment lier les notes de crédit? En répétant la procédure après avoir lié les factures et en prenant soin de décocher l'option "Factures" et de cocher l'option "Notes de crédit" à l'étape 2, et changeant le code journal à l'étape 3 (cf. ci-dessous). N'oubliez pas de valider vos notes de crédit avant d'en générer le journal comptable. A l'étape 3, vérifiez que le code journal "Vente" correspond au code journal existant dans votre compta pour le type de documents que vous êtes en train de lier. Par défaut, le code journal pour les ventes = V; pour les notes de crédit = CV. A l'étape 4, cliquez sur le bouton "OK". Une fenêtre apparaît, affichant le nombre d'écritures (lignes) générées. Cliquez sur le bouton "Ok". tous droits réservés - 27/06/ /13

10 Exporter vers la compta Au milieu de la liste du journal comptable, faites un clic droit de la souris et sélectionnez Export en compta. La fenêtre "Export vers la compta" permet de déterminer vers quel dossier le fichier de liaison doit être envoyé. Les options "Exporter les libellés de comptes" et "Exporter les EURO" n'ont aucune influence sur les fichiers générés. Le bouton (1) permet de sélectionner le dossier d'installation de Ciel Compta. Par défaut, il s'agit de c:\ciel\wcpta ou c:\ciel\wcptaevol. Si vous avez installé Ciel dans un autre dossier, il vous faudra sélectionner cet autre dossier. Cliquez sur le bouton "OK". tous droits réservés - 27/06/ /13

11 Cliquez dans la zone "blanche" pour faire apparaître la liste de vos dossiers comptables. Cliquez votre dossier comptable. Cochez l'option "Réexporter les tiers déjà exportés". Cela vous permettra de récupérer les signalétiques des clients pour lesquels vous liez des factures (ou des notes de crédit). Un message de confirmation du bon déroulement de l'export s'affiche. Cliquez sur le bouton "Ok". Importer dans la compta Démarrez Ciel Compta et ouvrez votre dossier comptable. A l'ouverture du dossier, Ciel Compta détecte automatiquement la présence d'un fichier d'import et propose de l'importer. Cliquez sur le bouton "Oui". tous droits réservés - 27/06/ /13

12 Confirmez le nom et le chemin du fichier d'import en cliquant sur le bouton "Ok". L'importation prend quelques secondes Ciel Compta affiche un message pour confirmer que l'exportation s'est bien déroulée. Cliquez sur le bouton "Ok". tous droits réservés - 27/06/ /13

13 Ciel Compta affiche le nombre de pièces analysées. Ce nombre doit correspondre au nombre de factures (ou de notes de crédit) que vous aviez à lier dans Ciel Gescom. Cliquez sur le bouton "Quitter". Le pont comptable est terminé! Si vous avez besoin d'informations complémentaires, contactez Olivier Loncin au tous droits réservés - 27/06/ /13