Direction des affaires financières Pôle politique d achat Note mise à jour en juillet 2015 Public concerné : toute unité budgétaire. Achat de matériels informatiques et audiovisuels Sommaire : 1. Les ordinateurs (fixes et portables) Information carambole 2. Les imprimantes, périphériques informatiques et pièces détachées Qu est-ce qu un périphérique informatique? Quelle est la différence entre un périphérique informatique et une pièce détachée? Qu est-ce qu un consommable informatique? - UGAP - 3 devis Information Carambole 3. Les matériels audiovisuels Information carambole 4. A retenir Note ENTP Matériels audiovisuels et informatiques Page 1 sur 6
1. Les ordinateurs fixes et ordinateurs portables Le recours aux marchés est obligatoire. Les informations nécessaires sont disponibles via le centre de service. Ce service de la Direction du système d information (DSI) est accessible sur l ENTP, dans Outils (à droite de l écran), ou en cliquant sur le lien suivant : https://intranet.u-bordeaux3.fr/centre_de_services/ Se rendre ensuite dans : «Informatique/réseau : matériel, logiciel, messagerie, déménagement, etc.» > Acquisition/attribution/installation/remplacement matériel» > «Ordinateur professionnel (fixe ou portable)». Carambole Désignation Fournisseurs N de marché Code nomenclature à référencer dans carambole Imputations Microordinateurs bureau DELL Marché n 2013.15 Lot 1 IA.01 218771 achats de matériels informatiques PC/écrans Microordinateurs portables Hewlette Packard France Marché n 2015.14 IA.11 218772 achats de matériels portables Microordinateurs compatibles Mac-OS (ordinateur de bureau ou portable) France Système Marché n 2013.15 Lot 3 IA.01 Ou IA.11 218771 achats de matériels informatiques PC/écrans Ou 218772 achats de matériels portables N.B : Pour les lots n 1 et n 3 (Dell et France Système), la DSI centralise les demandes de créations de compte, y compris pour l IUT, l IJBA, et des UMR ADESS, AUSONIUS et IRAMAT-CRP2A. Note ENTP Matériels audiovisuels et informatiques Page 2 sur 6
2. Les imprimantes, périphériques et pièces détachées Qu est-ce qu un périphérique informatique? De manière générale, un périphérique informatique se branche à l ordinateur. Il est amovible c est-àdire qu il peut être déconnecté de l unité centrale sans empêcher celle-ci de fonctionner. Exemple de périphérique : clavier, souris, scanner, clé USB, disque dur externe, webcam, casque-micro, etc. Attention, tout composant se connectant à un ordinateur ne pourra pas être vu comme un périphérique informatique s il fonctionne de façon autonome. Par exemple, appareil photo numérique, caméscope, lecteur MP3 ne sont pas des périphériques informatiques mais du matériel audiovisuel. Les imprimantes Les imprimantes sont des périphériques informatiques. Les achats d imprimantes ne sont plus autorisés au sein de notre université, suite à la note du VP SI du 11 octobre 2013 diffusée par courrier électronique à l ensemble des responsables de composantes, afin de se mettre en conformité avec la politique d achat de l état en la matière. Quelle est la différence entre un périphérique informatique et un composant interne d ordinateur? Un matériel informatique contient un ensemble de composants internes. Une carte mémoire ou un circuit imprimé sont des exemples de composants internes. On citera encore les disques durs internes, toutes les cartes internes (graphiques ou autres), la carte mère, le processeur, la mémoire, etc. Qu est-ce qu un consommable informatique? Ce terme désigne les cartouches d encre, les cartouches d imprimantes, les toners, les supports de stockage de données de type cédérom, DVD-R ou bandes magnétiques. Les consommables sont répartis dans deux familles d achat : - les consommables pour imprimantes ; - les CD et DVD-R. L UGAP est une centrale d achat ayant recours aux procédures réglementaires de la commande publique. Par conséquent, commander directement à l UGAP dispense l université de recourir elle-même aux procédures complexes des marchés publics. Les commandes se font en directement en ligne, sur le site de l UGAP, sans passer par Delilah. Note ENTP Matériels audiovisuels et informatiques Page 3 sur 6
Se référer aux plaquettes présentes sur l ENTP à la rubrique finances > Achats publics > marchés en cours. Cliquer sur le lien «UGAP» dans la colonne de gauche. Que faire si l UGAP ne dispose pas du périphérique ou du consommable voulu? Vous devez fournir trois devis (ou extraits catalogues/pages internet) pour justifier d une mise en concurrence minimale. La DSI propose son aide dans l établissement des trois devis. Toutefois, la commande reste à la charge du service/ de la composante (ou de la DPIL pour certains services). CARAMBOLE Type d achat Fournisseur Code nomenclature à référencer dans carambole Imputations Imprimantes** Achat interdit Si montant unitaire < 800 HT, alors masse 10 : comptes de Périphériques et composants internes d ordinateurs (sauf disques durs externes et clés USB) UGAP IA.24 (périphériques informatique) IA.25 (composants internes pour ordinateurs) classe 6063 Si montant unitaire > 800 HT, alors imputation 218781. Les consommables, disques durs externes et clés USB UGAP IA.23 (pour informatique) IA.22 (pour imprimantes) Compte de classe 6, quel que soit le montant : 6067 : CD et DVD 6063 : autres consommables 6064 : pour les cartouches d encre N.B : l UGAP apparait «hors marché» dans Carambole lorsqu il n a pas été saisi comme «marché» dans Jefyco, vous ne devez pas vous en soucier. Note ENTP Matériels audiovisuels et informatiques Page 4 sur 6
3. Le matériel audiovisuel : Il n y a actuellement aucun marché. CARAMBOLE Les divers codes nomenclatures Nacre en lien avec l équipement et les services audiovisuel sont listés sous la codification IE. Imputations : o Téléviseur / vidéoprojecteur/ banc de montage : 21887 o Caméscope / caméra numérique/ appareil photo : 21888 o Micro/magnétoscope/lecteur DVD/enceinte/amphi : - Si montant unitaire < 800 HT, alors masse 10, compte de classe 6063 - Si montant unitaire > 800 HT, alors imputation 21887 o Lampe pour vidéoprojecteur : 6063 N.B : L utilisation finale du matériel n est pas un critère suffisant pour déterminer sa classification. Par exemple, un ordinateur reste un matériel informatique même s il est destiné à la production audiovisuelle. Un ordinateur devra donc être acheté sur le marché de matériel informatique et non comme matériel audiovisuel. Les besoins en matériels audiovisuels doivent être communiqués à la DSI au moment du recueil des besoins (au moment de la préparation budgétaire N+1). La DSI examinera au cas par cas la prise en charge financière. Pour les cas suivants : - refus de prise en charge par la DSI ; - besoins en cours d exercice budgétaire (notamment les consommables audiovisuels) ; - pour l IUT, l IJBA, et les UMR ; les commandes s effectueront auprès de l UGAP. Si l UGAP n est pas en mesure de fournir, alors 3 devis seront demandés. La DSI peut vous conseiller sur le choix du matériel et les demandes de devis. Note ENTP Matériels audiovisuels et informatiques Page 5 sur 6
4. A retenir - Pour tout ordinateur, se référer au protocole de la DSI indiqué sur son centre de service (sur l ENTP). - Les commandes d ordinateurs s effectuent via les marchés. Pour tout autre achat lié à l informatique et à l audiovisuel, l UGAP est à privilégier. Sinon, il faudra recourir aux 3 devis. - Clavier et souris sont fournis avec l ordinateur dans le cadre du marché, mais achetés séparément, ils constituent des périphériques informatiques (UGAP - IA.24 imputation 6063 ou 218781). - une clé USB est un périphérique informatique (IA.23 imputation 6063) alors qu un CD ou DVD est un consommable (IA.23 imputation 6067). Ils ont pourtant le même code nomenclature. - Tapis de souris, boite rangement de CD, marqueur pour CD et étiquette CD sont des fournitures de bureau et disponibles via le marché de fourniture de bureau dont Fiducial est actuellement titulaire. Note ENTP Matériels audiovisuels et informatiques Page 6 sur 6